El Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia se permite compartir con los medios de comunicación, nacionales y extranjeros, el siguiente instructivo de acreditación de prensa para el cubrimiento de la Conferencia Internacional Sobre El Proceso Político En Venezuela que se realizará en Bogotá el próximo 25 de abril.
Acreditación
1. Es importante precisar que habrá un punto dispuesto para el cubrimiento periodístico de la Conferencia, el cual estará ubicado en el Palacio de San Carlos (Cra 6 No 9 – 46). Esta sala de prensa NO se encuentra en el mismo edificio del evento, teniendo en cuenta el carácter reservado del mismo.
2. La jornada de acreditación para los medios de comunicación (radio, prensa escrita y televisión) interesados en cubrir la Conferencia estará abierta de 9:00am a 6:00pm (hora Colombia) el 20 de abril de 2023.
3. Para el caso de los equipos de prensa pertenecientes a las delegaciones que viajen con sus respectivos Jefes de Estado, o de Gobierno, deberá acreditarse ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, de acuerdo con el Manual Operativo enviado a cada una de las delegaciones.
4. Por limitaciones en espacio, no se permitirá la ubicación de unidades móviles de radio y televisión en las inmediaciones del Palacio de San Carlos. Las transmisiones deben hacerse a través de LiveU.
5. Los medios de comunicación, nacionales e internacionales, deberán acreditarse este 20 de abril a través del link https://forms.gle/J2YwmHj6kUYnqA2k8 Debido a limitaciones de espacio, el aforo es limitado, por lo tanto, se cerrarán acreditaciones tan pronto se complete el cupo máximo del lugar. Les recomendamos seguir cuidadosamente las instrucciones.
6. Posteriormente a la acreditación, los medios serán incluidos en un chat y se les compartirá el instructivo a medios con todas las recomendaciones de horarios, ingresos, entrega de acreditaciones e instrucciones para el desarrollo de la jornada.
7. El grupo organizador de la Conferencia estará confirmando, vía correo electrónico o al número telefónico, que sus respectivas acreditaciones fueron aceptadas o si -por el contrario- presentan algún inconveniente.
8. El envío del formulario no supone acreditación inmediata.
9. Las credenciales serán entregadas personalmente a cada periodista o técnico, o en su defecto a un representante autorizado por el medio de comunicación y/o delegación oficial, quien tendrá que presentar una carta de autorización el día 24 de abril de 2023, entre las 9:00 de la mañana y las 6:00 de la tarde, en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores. Quienes no reclamen las credenciales en ese horario, no podrán ingresar al evento el día 25 de abril.
10. Por medidas de seguridad no se harán cambios de acreditaciones ni se expedirán nuevas credenciales después de haber diligenciado el formulario.
11. Los medios no podrán ingresar vehículos.
Pasos para completar el formulario
· Paso 1. Completar el formulario de acreditación en su totalidad y presentar el scanner del carnet del medio de comunicación. Los formularios incompletos no serán tenidos en cuenta.
· Paso 2. Verificación: El comité de acreditaciones de Prensa del evento verificará la documentación y aceptará o negará la acreditación de prensa del solicitante.
· Paso 3. Finalización: Una vez se cumplan con los requisitos antes anotados, los periodistas recibirán un correo electrónico donde se confirma su acreditación.
Cubrimiento
1. De la prensa oficial acreditada que acompaña a las delegaciones internacionales, solo una persona tendrá acceso a la Plenaria durante la instalación para toma de fotografías y grabación de video. Las intervenciones de la plenaria serán reservadas y no tendrán ingreso de prensa oficial. La coordinación de prensa de la Conferencia compartirá a través de un drive fotos y video de todas las delegaciones (únicamente de los momentos públicos), así como de las declaraciones a medios de comunicación y foto oficial.
2. Todos los medios acreditados podrán tener acceso al Centro de Prensa (IBC) en el Palacio de San Carlos.
3. El personal acreditado de prensa deberá llegar a las 9:00 am al Centro de Información para los Medios de Comunicación, ubicado en el Palacio de San Carlos (Cra 6 No 9 – 46), con el fin de poder proporcionarles indicaciones y distribuirlos en orden al lugar de cubrimiento. Después de que inicie el evento, no se le permitirá el ingreso a ningún medio de comunicación.
4. El único ingreso de todos los periodistas al Centro de Prensa será por la (Cra 6 No 9 – 46).
5. Para el desplazamiento al salón de la reunión, este se hará de acuerdo con las instrucciones del equipo de prensa logístico.
6. Por razones de espacio, solo se permitirá el ingreso de camarógrafos y fotógrafos al salón de la plenaria. Los periodistas tendrán transmisión de la instalación en el centro de prensa. El ingreso al salón plenario se hará hasta las 9:30am, los camarógrafos y fotógrafos que lleguen después de esa hora, deberán seguir la transmisión en la sala de prensa.
7. La instalación de la Conferencia tendrá transmisión vía streaming, por lo cual los periodistas la podrán seguir desde el centro de prensa. Ningún periodista tendrá acceso en ningún momento al salón de la plenaria.
8. Es importante resaltar que además de la acreditación, los periodistas y en general todo el personal deben llevar su documento de identificación y carné institucional.
Centro de prensa (IBC)
1. El Centro de Prensa IBC estará ubicado en la Cra 6 No 9 – 46 (Palacio de San Carlos)
2. Este lugar estará abierto a todos los periodistas que tengan acreditación el 25 de abril de 8:30am a 6:00pm
3. Allí los periodistas tendrán señal en directo de la instalación de la Conferencia y contarán con los siguientes servicios:
Señal en video y audio en pantalla gigante.
Puestos de trabajo (mesas y sillas).
Distribución de archivos de audio, video y fotografía.
Este centro de prensa contará con internet vía wifi, pero les recomendamos llevar módems propios para garantizar la rapidez del servicio.
Espacio al aire libre para realizar en vivos para sus medios de comunicación.
Traslado al salón plenario:
1. Desde el centro de prensa, saldrán dos grupos de acreditados (fotógrafos y videógrafos) para estar en la instalación de la Conferencia, de acuerdo con las indicaciones y en compañía del personal que conforma el equipo logístico de prensa. No se habilitará acceso a periodistas al salón de la conferencia por limitación de espacio.
2. Los camarógrafos y fotógrafos que deseen ingresar al salón plenario, lo harán a las 9:30am y deben esperar en la tarima de prensa hasta la hora de inicio, no se podrán salir de ese espacio demarcado.
Salón plenario:
1. El ingreso al salón se realizará a las 9:30am, de acuerdo con la organización de los grupos. Solo ingresan quienes están acreditados.
2. Allí serán recibidos por personas del equipo de logística de prensa, quienes les proporcionarán el lugar de ubicación y prestarán el apoyo correspondiente. Los fotógrafos y camarógrafos tendrán un tiempo limitado para realizar imágenes de apoyo desde la tarima de prensa. No tendrán libre movimiento.
3. En la tarima disponible para los camarógrafos encontrarán parlantes con sonido en directo del evento (press box, salida XLR).
4. Una vez ubicados en tarimas, no tendrán acceso a otros sitios ni podrán salir del salón.
5. Solo la prensa oficial de las delegaciones se podrá mover por el salón. Los medios de comunicación estarán ubicados en una tarima de prensa.
Prensa oficial
La prensa oficial, es decir el equipo de asesores, periodistas, fotógrafos, productores, camarógrafos, CMs y técnicos, que trabaja en las oficinas de prensa y comunicaciones de Casas Reinantes, Gobiernos, Ministerios de Relaciones Exteriores y Embajadas, deberán acreditarse con las delegaciones de cada país, siguiendo el procedimiento entregado en el manual operativo y adjuntando la documentación que ahí se detalló; sus acreditaciones se entregarán por medio del enlace diplomático asignado a cada país.
Como prensa oficial cada delegación podrá acreditar máximo tres (3) personas.
La prensa oficial deberá contactar a Camila Mugno al teléfono 3152094827 para coordinar sus solicitudes.
Recomendamos no acreditar para la conferencia camarógrafo o videógrafo toda vez que la organización dispondrá de una transmisión televisiva en vivo de los momentos públicos del evento.
Los países que viajen con medios de comunicación privados deberán acreditarlos siguiendo el procedimiento establecido, el cual podrá ser consultado aquí.
Medios de comunicación privados
La jornada de acreditación para los medios de comunicación privados (radio, prensa escrita, agencias internacionales y televisión) deberá realizarse tal como aparece en este instructivo.
Recuerde que para el ingreso al Palacio de San Carlos, cada periodista y técnico debe portar la acreditación, el carné del respectivo medio de comunicación, así como el documento de identidad (cédula de ciudadanía o pasaporte).
El contacto de la oficina de prensa del Ministerio de Relaciones Exteriores es Camila Mugno, celular 3152094827
Sobre la transmisión de la instalación de la Conferencia
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Página web de la Presidencia de la República: www.presidencia.gov.co
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Contactos para cualquier información de prensa
Camila Mugno: 3152094827
