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RESOLUCION 5289 DE 2001
(noviembre 27)
Diario Oficial No. 44.643, de 11 de diciembre de 2001
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
<NOTA DE VIGENCIA: Derogado por la Resolución 5544 de 2003>
Por la cual se reglamenta la Rendición de Cuenta, su Revisión y se unifica
la Información que se presenta a la Contraloría General de la República.
El Contralor General de la República,
en uso de sus atribuciones constitucionales, legales y,
CONSIDERANDO:
Que el inciso 3 del artículo 267 de la Constitución Política establece que la vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales;
Que los numerales 1 y 2 del artículo 268 de la Constitución Política establecen que es función del Contralor General de la República prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse para revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado;
Que el numeral 3 del artículo 268 de la Constitución Política prescribe que es atribución del Contralor General de la República llevar un registro de la deuda pública de la Nación y de las entidades territoriales;
Que los numerales 4 y 11 del artículo 268 de la Constitución Política prescriben que son atribuciones del Contralor General de la República: exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación y presentar informes al Congreso y al Presidente de la República sobre el cumplimiento de sus funciones y certificación sobre la situación de las finanzas del Estado, de acuerdo con la ley;
Que el numeral 6 del artículo 268 de la Constitución Política y el numeral 9 del artículo 5 del Decreto 267 de febrero 22 de 2000, establecen que es función del Contralor General de la República conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Estado;
Que el numeral 7 del artículo 268 de la Constitución Política establece como una de las funciones del Contralor General, la de presentar al Congreso de la República un informe anual sobre el estado de los recursos naturales y del ambiente;
Que el numeral 12 del artículo 268 de la Constitución Política establece que es función del Contralor General de la República dictar normas general es para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial;
Que según el inciso final del artículo 268 de la Carta Política y en concordancia con el numeral 2 del artículo 178 de la misma, a la Contraloría General de la República le corresponde presentar a la Cámara de Representantes para su examen y fenecimiento la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro y certificar el Balance de la Hacienda presentado al Congreso por el Contador General;
Que el inciso 5 del artículo 272 de la Constitución Política establece que los contralores departamentales, distritales y municipales ejercerán en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas en el artículo 268 ibidem al Contralor General de la República;
Que según el artículo 354 de la Carta Política, es competencia de la Contraloría General de la República llevar la contabilidad referente a la ejecución del Presupuesto General de la Nación y la consolidación de ésta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden a que pertenezcan;
Que el artículo 16 de la Ley 42 de 1993 estableció que el Contralor General de la República determinará las personas obligadas a rendir cuentas y prescribirá los métodos, formas y plazos para ello;
No obstante lo anterior, cada entidad conformará una sola cuenta que será remitida por el jefe del organismo respectivo a la Contraloría General de la República;
Que el artículo 26 de la Ley 42 de 1993, en concordancia con el numeral 3 del artículo 5° del Decreto 267 de febrero 22 de 2000, faculta a la Contraloría General de la República para ejercer control posterior en forma excepcional, sobre las cuentas de cualquier entidad territorial, sin perjuicio del control que les corresponde a las contralorías departamentales, distritales y municipales, en los casos expresamente contemplados en la ley.
Que el inciso segundo del artículo 36 de la Ley 42 de 1993 ordena que para configurar la Cuenta del Tesoro se observarán, entre otros los siguientes factores: la totalidad de los saldos, flujos y movimientos del efectivo, de los derechos y obligaciones corrientes y de los ingresos y gastos devengados como consecuencia de la ejecución presupuestal;
Que el inciso segundo del artículo 37 de la Ley 42 de 1993 señala que corresponde a la Contraloría General de la República uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad del presupuesto general del sector público y establecer la forma, oportunidad y responsables de la presentación de los informes sobre dicha ejecución, los cuales deberán ser auditados por los órganos de control fiscal respectivos;
Que el artículo 41 de la Ley 42 de 1993 facultó a la Contraloría General de la República para certificar la situación de las finanzas del Estado y rendir el respectivo informe al Congreso y al Presidente de la República, y le señaló los factores e indicadores que se deben tener en cuenta;
Que para los efectos contemplados en el considerando anterior, el Parágrafo segundo del Artículo 41 de la Ley 42 de 1993 establece que el Contralor General de la República prescribirá las normas de forzoso cumplimiento en esta materia y señalará quiénes son las personas obligadas a producir, procesar, consolidar y remitir la información requerida y la oportunidad para ello;
que el inciso 2 del artículo 42 de la Ley 42 de 1993 dispone que las normas expedidas por la Contraloría General de la República, en cuanto a Estadística Fiscal del Estado se refiere, serán aplicadas por todas las oficinas de Estadística Nacionales y Territoriales y sus correspondientes entidades descentralizadas;
Que el artículo 43 de la Ley 42 de 1993 ordena que todo documento constitutivo de deuda pública deberá someterse a la refrendación del Contralor General de la República;
Que el artículo 46 de la Ley 42 de 1993 establece que el Contralor General de la República para efectos de presentar al Congreso el informe anual sobre el estado de los recursos naturales y del medio ambiente, reglamentará la obligatoriedad para las entidades vigiladas de incluir en todo proyecto de inversión pública, convenio, contrato o autorización de explotación de recursos, la valoración en términos cuantitativos del costo-beneficio sobre conservación, restauración, sustitución, manejo en general de los recursos naturales y degradación del medio ambiente, así como su contabilización y el reporte oportuno a la Contraloría;
Que el Capítulo V del Título II de la Ley 42 de 1993 reglamenta el régimen de sanciones y faculta a los contralores para su imposición, cuando haya lugar en el ejercicio de la vigilancia y control de la gestión fiscal de la administración pública o particulares que manejen fondos, bienes o recursos públicos, señalando sus causales, forma y monto de las mismas;
Que los artículos 18 y 32 de la Ley 60 de 1993, en concordancia con el numeral 6 del artículo 5 del Decreto 267 de febrero 22 de 2000 y la Sentencia C-403 de junio 29 de 1999 de la Honorable Corte Constitucional, se estableció la prevalencia y concurrencia de la Contraloría General de la República con las Contralorías Territoriales en la vigilancia de los recursos transferidos por la Nación a cualquier título a los entes territoriales (Recursos Exógenos);
Que el inciso 2 del artículo 111 de la Ley 99 de 1993, establece que los departamentos y municipios dedicarán durante 15 años un porcentaje no inferior al uno por ciento (1%) de sus ingresos para la adquisición de áreas de importancia estratégica para la conservación de recursos hídricos que surten de agua los acueductos municipales y distritales; información que debe analizarse, con el propósito de que ha ga parte del informe sobre los recursos naturales y el ambiente que se rinde al Congreso de la República;
Que el artículo 95 del Decreto 111 de enero 15 de 1996 establece que la Contraloría General de la República ejercerá vigilancia fiscal de la ejecución del presupuesto sobre todos los sujetos presupuestales;
Que la expedición de la Ley 298 de 1996, mediante la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política y se crea la Contaduría General de la Nación, hace necesario que la Contraloría General de la República adecue los tipos de reporte contables a la estructura de cuentas establecida en el Plan General de Contabilidad Pública;
Que el inciso 3 del artículo 9° de la Ley 358 de 1997, dispone que las corporaciones públicas y las contralorías territoriales deberán vigilar el cumplimiento de los planes de desempeño. La Contraloría General de la República podrá coordinar y controlar el ejercicio de esta función con las contralorías del orden territorial;
Que la Corte Constitucional en Sentencia número C-373 de 1997 estableció "que la articulación de los intereses nacionales y de los intereses de las entidades territoriales puede dar lugar a la coexistencia de las competencias paralelas, que serán ejercidas independientemente en sus propios campos, o a un sistema de competencias compartidas, que se ejercerán de manera armónica". Fundamento del control prevalente y concurrente;
Que el Decreto 1737 de 21 de agosto de 1998, y demás normas promulgadas por el Gobierno Nacional, determinan las medidas de austeridad y eficiencia y somete a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público;
Que el artículo 1 del Decreto 1737 de 21 de agosto de 1998 sujeta a la regulación de este Decreto, salvo en lo expresamente aquí exceptuado, los organismos, entidades, entes públicos y personas jurídicas que financien sus gastos con recursos del Tesoro Público;
Que el artículo 22 del Decreto 1737 de 21 de agosto de 1998, establece que las Oficinas de Control Interno y Control Interno Disciplinario verificarán en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones, como de las demás de restricción de gasto que continúan vigentes; estas dependencias prepararán y enviarán al representante legal de las entidades, entes u organismos respectivos, y a los organismos de fiscalización, un informe mensual, que determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto;
Que el artículo 35 del Decreto 267 de 22 de febrero de 2000, preceptúa dentro de las funciones del Contralor General de la República, entre otras, la de fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con la Constitución y la ley;
Que el numeral 6 del artículo 51 del Decreto 267 de 22 de febrero de 2000 contempla como una función de las Contralorías Delegadas el suscribir convenios de desempeño resultantes de las auditorías organizacionales con las entidades objeto de su vigilancia fiscal dentro del sector correspondiente, efectuando el seguimiento sobre su cumplimiento de acuerdo con el reglamento y sin perjuicio del adelanto de los juicios de responsabilidad fiscal por la autoridad competente o la adopción de otras medidas inherentes al ejercicio de la vigilancia fiscal;
Que el numeral 4 del artículo 54 del Decreto 267 del 22 de febrero de 2000 establece que es función de la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente dirigir, con el apoyo de las demás Contralorías Delegadas, la elaboración del informe sobre el estado de los recursos naturales y del medio ambiente y someterlo al Contralor General para su aprobación, firma y posterior presentación al Congreso de la República;
Que el numeral 6 del artículo 54 del Decreto 267 del 22 de febrero de 2000 establece que es función de la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente, dirigir y coordinar la vigilancia de la gestión ambiental que corresponde efectuar a los servidores públicos responsables de la misma respecto de los distintos megaproyectos del Estado;
Que el numeral 7 del artículo 54 del Decreto 267 del 22 de febrero de 2000 establece que es función de la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente, disponer lo necesario para generar sistemas de vigilancia de la gestión ambiental con miras a su estandarización y adopción por la autoridad competente y acompañar y orientar la integración del componente ambiental en el ejercicio de la vigilancia de la gestión estatal que acometan las demás Contralorías Delegadas;
Que de acuerdo con la exposición de motivos, la Ley 617 de 2000 forma parte de un conjunto de políticas en marcha para equilibrar la economía nacional y hacer viables las entidades territoriales. Uno de sus apartes reza: "En general, el marco legal existente tiende a separar las decisiones de gastos de las decisiones de ingresos, propiciando que los gastos de funcionamiento crezcan muy por encima de los ingresos corrientes de libre destinación, al punto de generar situaciones deficitarias que limitan notablemente la capacidad de los gobiernos locales para cubrir los gasto inaplazables (...). La situación descrita representa un grave riesgo para la estabilidad de las finanzas públicas nacionales, al crear presiones deficitarias a través de un mayor gasto público que es necesario controlar para evitar una hecatombe mayor de las finanzas territoriales...";
Que en el inciso 2 del parágrafo 4 del artículo 1° de la Ley 617 de octubre 6 de 2000, señala que para determinar la categoría de los departamentos, el Contralor General debe expedir las certificaciones sobre los ingresos corrientes de libre destinación recaudados efectivamente en la vigencia anterior y sobre la relación porcentual entre los gastos de funcionamiento y los ingresos corrientes de libre destinación de la vigencia inmediatamente anterior;
Que en el inciso 2 del parágrafo 5 del artículo 2° de la Ley 617 de octubre 6 de 2000, señala que para determinar la categoría de los distritos y municipios, el Contralor General debe expedir las certificaciones sobre los ingresos corrientes de libre destinación recaudados efectivamente en la vigencia anterior y sobre la relación porcentual entre los gastos de funcionamiento y los ingresos corrientes de libre destinación de la vigencia inmediatamente anterior;
Que el artículo 67 de la Ley 617 de octubre 6 de 2000 estableció que sin perjuicio de las competencias de las contralorías departamentales y municipales, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, las entidades financieras acreedoras vigiladas por la Superintendencia Bancaria y la Contraloría General de la República harán control al cumplimiento de los acuerdos de reestructuración;
Que el artículo 81 de la Ley 617 de octubre 6 de 2000 estableció que en desarrollo del inciso tercero (3º) del artículo 267 de la Constitución Nacional, la Contraloría General de la República realizará el control fiscal de las entidades territoriales que incumplan los límites previstos en la Ley. Para tal efecto, la Contraloría General de la República gozará de las mismas facultades que ejerce en relación con la Nación,
RESUELVE:
GENERALIDADES.
DEL ÁMBITO DE APLICACIÓN.
ARTÍCULO 1o. AMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución se aplica a todas las entidades del orden nacional, territorial y particulares que administren y/o manejen fondos, bienes y/o recursos públicos en sus diferentes y sucesivas etapas de planeación, recaudo o percepción, conservación, adquisición, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición, sin importar su monto o participación, que estén sometidos a la vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República, por disposición Constitucional y Legal.
PARÁGRAFO 1°. <Parágrafo modificado por el artículo 1 de la Resolución 5375 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> Los Organismos, entidades, entes públicos, entes autónomos y personas jurídicas que financien sus gastos con recursos del tesoro público, y sean sujetos de control fiscal de la Contraloría General de la República, deberán rendir un informe sobre austeridad y eficiencia del gasto público de que trata el Decreto 1737 de agosto 21 de 1998, conforme con lo establecido en el Título III de la Resolución Orgánica 05289 de noviembre 27 de 2001.
PARÁGRAFO 2°. Los sujetos de control de la Contraloría General de la República, donde se haya realizado una Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, están obligados a presentar un Plan de Mejoramiento, que contemple las acciones que se compromete adelantar la entidad, con el propósito de subsanar y corregir las observaciones formuladas en el proceso auditor, conforme a lo establecido en el Título IV de la presente Resolución.
PARÁGRAFO 3°. Las entidades del orden nacional, los organismos de control fiscal de los distintos órdenes territoriales, las entidades descentralizadas territorialmente y por servicios de cualquier orden, los órganos creados por la Constitución y la Ley que tienen régimen especial, o cuando alguna de las anteriores sea su garante o codeudora y el Banco de la República en lo pertinente a los recursos del Estado administrados o en fiducia, deberán adicionalmente suministrar información a la Contraloría General de la República, según lo normado en el Título V de la presente Resolución.
PARÁGRAFO 4°. Los departamentos, distritos, municipios y particulares que administren y/o manejen fondos, bienes y/o recursos transferidos por la nación – Situado Fiscal, Participación de los Municipios en los Ingresos Corrientes de la Nación y Fondo de Solidaridad y Garantía Fosyga, para los sectores salud y educación en sus diferentes y sucesivas etapas de planeación, recaudo o percepción, conservación, adquisición, custodia, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición, sin importar su monto deberán rendir un informe conforme a lo establecido en el Título VI de la presente Resolución.
PARÁGRAFO 5°. Las entidades del orden territorial, los organismos de control fiscal de los distintos órdenes territoriales, los departamentos, distritos y municipios, están obligados a presentar un informe sobre la gestión ambiental territorial conforme a lo establecido en el Título VII de la presente Resolución.
DE LA CUENTA Y LA RENDICIÓN.
ARTÍCULO 2o. CUENTA. Es el informe soportado legal, técnica, financiera y contablemente de las operaciones realizadas por los responsables del erario, sobre un período determinado.
ARTÍCULO 3o. RENDICIÓN DE CUENTA. Es el deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.
PARÁGRAFO. Para efecto de la presente resolución se entiende por responder, aquella obligación que tiene todo funcionario público y particular que administre y/o maneje fondos, bienes y/o recursos públicos, de asumir la responsabilidad que se derive de su gestión fiscal.
Así mismo, se entenderá por informar la acción de comunicar a la Contraloría General de la República, sobre la gestión fiscal desplegada con los fondos, bienes y/o recursos públicos y sus resultados.
DE LOS RESPONSABLES.
ARTÍCULO 4o. RESPONSABLES DE RENDIR CUENTA ANUAL CONSOLIDADA POR ENTIDAD. Los representantes legales, jefes de entidades, presidentes, directores, gerentes, rectores de establecimientos educativos y demás sujetos de que trata el único inciso del artículo 1º (primero) de la presente resolución, son responsables de rendir un informe anual consolidado por entidad sobre su gestión financiera, operativa, ambiental y de resultados, el cual para su presentación deberá estar firmado por el Representante Legal de la misma, conforme a lo establecido en el Título II de la presente Resolución.
ARTICULO 5o. RESPONSABLES DE RENDIR INFORMES SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 5375 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con lo dispuesto en los Decretos que reglamenten la austeridad y eficiencia del gasto público, los jefes de las oficinas de control interno o quienes hagan sus veces, de los organismos, entidades, entes públicos, entes autónomos y personas jurídicas que financien sus gastos con recursos del tesoro público, y sean sujetos de control fiscal de la Contraloría General de la República, son responsables de rendir un informe mensualmente o por el período que establezca el Gobierno Nacional, sobre austeridad y eficiencia en el gasto público, conforme con lo establecido en el Título 111 de la presente resolución.
ARTÍCULO 6o. RESPONSABLES DE LA PRESENTACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO. <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 5375 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> Los representantes legales de las entidades y organismos públicos donde la Contraloría General de la República haya realizado un proceso de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, deberán presentar y suscribir un Plan de Mejoramiento Consolidado por Entidad, con base en los resultados del respectivo proceso auditor contenidos en el Informe de Auditoría, conforme con lo establecido en el Título IV de la Resolución Orgánica 05289 de noviembre 27 de 2001.
Los Directores o Gerentes de las Seccionales o Gerencias, según sea el caso, de entidades y organismos públicos que se encuentren estructuralmente desconcentradas en el nivel departamental, y que hayan tenido alcance dentro del proceso auditor, deberán presentar, dentro de los mismos términos y condiciones reglamentados en la Resolución Orgánica No. 05289 de 2001, el Plan de Mejoramiento que contenga las acciones de corrección que se deben adelantar directamente en la órbita de sus respectivas regiones, a la respectiva Gerencia Departamental de la Contraloría General de la República, el cual se entiende que es parte integral del Plan de Mejoramiento Consolidado d e la Entidad.
ARTÍCULO 7o. RESPONSABLES DE RENDIR INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL MACROECONÓMICO. Los representantes legales de las entidades y organismos públicos de que trata el único inciso y el parágrafo 3º (tercero) del artículo 1º (primero) de la presente Resolución deberán rendir los informes, conforme a lo establecido en el Título V de la presente Resolución.
ARTÍCULO 8o. RESPONSABLES DE RENDIR INFORMACIÓN SOBRE LAS TRANSFERENCIAS DE LA NACIÓN A LOS SECTORES DE SALUD Y EDUCACIÓN. Los Gobernadores, Alcaldes y particulares que administren y/o manejen fondos, bienes y/o recursos públicos transferidos por la nación – Situado Fiscal, Participación de los Municipios en los Ingresos Corrientes de la Nación PICN y Fondo de Solidaridad y Garantía Fosyga, para los sectores salud y educación, deberán rendir Informes Anuales sobre las Transferencias para Salud y Educación, conforme a lo establecido en el Título VI de la presente Resolución.
ARTÍCULO 9o. RESPONSABLES DE RENDIR EL INFORME SOBRE LA GESTIÓN AMBIENTAL. Los representantes legales de las entidades y organismos públicos de que trata el parágrafo 5º (quinto) del artículo 1º (primero) de la presente resolución, deberán rendir un Informe sobre la Gestión Ambiental Territorial, conforme a lo establecido en el Título VII de la presente Resolución.
ARTÍCULO 10. RESPONSABLES DE RENDIR CUENTA AL CULMINAR LA GESTIÓN. Los representantes legales de los sujetos de control de que trata el único inciso del artículo 1º (primero) de la presente resolución, cuando culminen su gestión fiscal o cuando por vacancia definitiva se produzca un encargo, deberán rendir un informe de gestión, conforme a lo establecido en el Título VIII de la presente Resolución.
DE LA PRESENTACIÓN.
ARTÍCULO 11. LUGAR DE PRESENTACIÓN. Cuando los sujetos de control tengan su domicilio principal en la ciudad de Bogotá, D. C., los responsables de que trata el Capítulo III del Título I de la presente resolución, deberán presentar: la cuenta anual consolidada por entidad; los Informes sobre austeridad y eficiencia en el gasto público; los planes de mejoramiento, los Informes de Transferencias para Salud y Educación y el informe de los representantes legales al culminar su gestión, únicamente en la Central Unica de Recepción de Información de la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia de la Contraloría General de la República.
En caso que el domicilio principal sea en lugar diferente de la ciudad de Bogotá, D. C., su presentación se hará ante el respectivo despacho de la correspondiente Gerencia Departamental de la Contraloría General de la República.
Los informes solicitados en el Título V de la presente Resolución, como son: la información para la contabilidad de la ejecución del presupuesto, la información para la refrendación y registro de la deuda publica, la información para la certificación de las finanzas del Estado, la información para las estadísticas fiscales del Estado, la información para la auditoría del balance general de la Nación y la información para la certificación de ingresos para efecto de la categorización y seguimiento a los programas de saneamiento fiscal y financiero, deben ser presentados únicamente en Bogotá, ante la Central Unica de Recepción de Información de la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia de la Contraloría General de la República.
Los informes sobre la Gestión Ambiental Territorial de que trata el Título VII de la presente Resolución, deben ser presentados únicamente en Bogotá, ante la Central Unica de Recepción de Información de la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia de la Contraloría General de la República.
PARÁGRAFO 1°. La información correspondiente se reportará por parte de los responsables de que trata el Capítulo III del Título I de la presente resolución, a la Contraloría General de la República, tal y como la produzcan los sujetos de control fiscal, según los anexos mencionados en los Títulos II, III, IV, V, VI, VII y VIII de esta Resolución. Aquella información que no se deba rendir a través de anexos se efectuará conforme a la normas que le sean aplicables.
PARÁGRAFO 2°. Los documentos que soporten la gestión fiscal, financiera, operativa, ambiental y de resultados, reposarán en las correspondientes entidades, a disposición de este órgano de control, quien podrá solicitarlos, examinarlos, evaluarlos o consultarlos en cualquier tiempo.
ARTÍCULO 12. INOBSERVANCIA DE LOS REQUISITOS EN LA PRESENTACIÓN. Cuando la presentación de la Información no se realice conforme a lo previsto en esta Resolución en cuanto a lugar de presentación, forma, período, contenido y firmas se entenderá por no presentada.
DE LA FORMA.
ARTÍCULO 13. DE LA FORMA DE PRESENTACIÓN. Los responsables de que trata el Capítulo III del Título I de la presente resolución presentarán la Información a la Contraloría General de la República, optando por cualquiera de las dos siguientes formas:
Transferencia electrónica de información, o
Medio magnético (disquette) y copia dura (documento físico).
Los anteriores, para efectos fiscales constituirán plena prueba de su presentación.
PARÁGRAFO. Cuando los sujetos de control adopten como forma de presentación la transferencia electrónica de información, esta deberá realizarse conforme a lo establecido en el Anexo número 1.
DEL PERÍODO.
ARTÍCULO 14. DE LA CUENTA ANUAL CONSOLIDADA POR ENTIDAD. La cuenta consolidada anual por Entidad, se rendirá por la vigencia fiscal comprendida entre enero 1 y diciembre 31 de cada año.
PARÁGRAFO. Los particulares que administren, manejen y/o inviertan fondos, bienes y/o recursos públicos, por un periodo inferior a una vigencia fiscal, su informe estará comprendido por el tiempo durante el cual se manejaron los recursos.
ARTÍCULO 15. DE LOS INFORMES SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO. Los informes sobre austeridad y eficiencia del gasto público se rendirán mensualmente o por los períodos que reglamente el Gobierno Nacional, en las disposiciones respectivas.
ARTÍCULO 16. DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO. Los planes de mejoramiento cubrirán el período que adopte la administración en su formulación.
ARTÍCULO 17. DE LA INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL MACROECONÓMICO. La Información sobre la contabilidad de la ejecución del presupuesto, la información para la refrendación y registro de la deuda pública, la información para la certificación de las finanzas del Estado, la información para las estadísticas fiscales del Estado, la información para la auditoria del balance general de la nación y la información para la certificación de ingresos para efecto de la categorización y seguimiento a los programas de saneamiento fiscal y financiero, será por los períodos establecidos en el Título V de la presente resolución.
ARTÍCULO 18. DE LA INFORMACIÓN ANUAL SOBRE LAS TRANSFERENCIAS DE LA NACIÓN A LOS SECTORES DE SALUD Y EDUCACIÓN. Los Informes Anuales sobre las Transferencias para Salud y Educación se rendirán por la vigencia fiscal comprendida entre enero 1 y diciembre 31 de cada año.
ARTÍCULO 19. DEL INFORME ANUAL SOBRE LA GESTIÓN AMBIENTAL TERRITORIAL. El informe anual sobre la Gestión Ambiental Territorial se rendirá por la vigencia fiscal comprendida entre enero 1 y diciembre 31 de cada año.
ARTÍCULO 20. DE LA RENDICIÓN DE CUENTA AL CULMINAR UNA GESTIÓN. El informe que deben presentar los representante legales de los sujetos de control de la Contraloría General de la República, cuando culminen su gestión, cubrirá el período desde el 1º de enero de la vigencia fiscal en que se retira, hasta el último día hábil en que se haya realizado efectivamente su retiro.
PARÁGRAFO. Este artículo es aplicable además, a los Gobernadores, Alcaldes y Particulares cuando culminen su gestión, respecto a los recursos de las Transferencias de la Nación para los sectores de Salud y Educación.
DE LOS TÉRMINOS.
ARTÍCULO 21. DE LA CUENTA ANUAL CONSOLIDADA POR ENTIDAD. El término para la presentación de la cuenta consolidada anual por entidad a 31 de Diciembre, será hasta el día 28 de febrero del año siguiente.
Para las sociedades de economía mixta; Empresas que se rigen por el Derecho Privado; Particulares que administren, manejen bienes y/o recursos públicos y Empresas o Particulares que Administren, Manejen y/o inviertan Fondos de Recursos Parafiscales, la fecha máxima de presentación será el día 15 de abril del año siguiente.
Los particulares que administren y/o manejen e inviertan fondos, bienes y/o recursos públicos por un período inferior a 1 (una) vigencia fiscal, presentarán su informe dentro de los 15 (quince) días hábiles siguientes a la fecha de culminación de su gestión.
PARÁGRAFO 1. Si la fecha corresponde a un día no hábil, el término vencerá el día hábil inmediatamente siguiente.
PARÁGRAFO 2. Las mismas fechas establecidas en el presente artículo son aplicables, según sea el caso, a la información que se presente respecto de las entidades que manejen proyectos de empréstitos internacionales (BIRF, BID, PNUD) y de Cooperación Técnica no Reembolsables.
ARTÍCULO 22. DE LOS INFORMES SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO. El término para la presentación de los informes sobre austeridad y eficiencia del gasto público será el último día hábil del período siguiente al que se refiere la información.
ARTÍCULO 23. DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO. <Artículo modificado por el artículo 4 de la Resolución 5375 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> Los planes de mejoramiento se deben presentar, por parte del Representante Legal y los Directores o Gerentes de las Seccionales o Gerencias, dentro de los 15 (quince) días hábiles, contados a partir del recibo del informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.
ARTÍCULO 24. DE LA INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL MACROECONÓMICO. La Información sobre la contabilidad de la ejecución del presupuesto, la información para la refrendación y registro de la deuda pública, la información para la certificación de las finanzas del Estado, la información para las estadísticas fiscales del Estado, la información para la auditoria del balance general de la nación y la información para la certificación de ingresos para efecto de la categorización y seguimiento a los programas de saneamiento fiscal y financiero, será presentada dentro de los términos establecidos en el Título V de la presente Resolución.
ARTÍCULO 25. DE LA INFORMACIÓN ANUAL SOBRE LAS TRANSFERENCIAS DE LA NACIÓN A LOS SECTORES DE SALUD Y EDUCACIÓN. El término para la presentación de los Informes Anuales sobre las Transferencias para Salud y Educación a 31 de diciembre será hasta el día 28 de febrero del año siguiente.
PARÁGRAFO. Si la fecha corresponde a un día no hábil, el término vencerá el día hábil inmediatamente siguiente.
ARTÍCULO 26. DEL INFORME ANUAL SOBRE LA GESTIÓN AMBIENTAL TERRITORIAL. El término para la presentación del Informe Anual sobre la Gestión Ambiental territorial, será hasta el día 28 de febrero del año siguiente.
PARÁGRAFO. Si la fecha corresponde a un día no hábil, el término vencerá el día hábil inmediatamente siguiente.
ARTÍCULO 27. DE LA RENDICIÓN DE CUENTA AL CULMINAR UNA GESTIÓN. El término en que los representantes legales deben presentar el Informe al culminar su gestión será dentro de los 15 (quince) días hábiles siguientes de la fecha efectiva de su retiro.
DE LA CUENTA CONSOLIDADA ANUAL POR ENTIDAD.
ENTIDADES DEL PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN.
ARTÍCULO 28. CONTENIDO DE LA CUENTA. Las entidades incluidas en el Presupuesto General de la Nación anualmente deben presentar la siguiente información:
1. Estados Contables:
Balance General
Estado de Actividad Financiera, Económica y Social
Estado de Cambios en el Patrimonio
Notas y anexos a los estados contables.
Esta información será presentada conforme a las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación. Para el caso de las entidades financieras, esta información se deberá presentar bajo las normas del Plan Unico Contable para el sector Financiero.
2. Estado de Ingresos comparado con el período anterior, si son entidades diferentes a la DIAN, que recaudan impuestos, tasas, contribuciones, multas o recursos parafiscales, incluyendo el origen de los recursos.
3. Plan de Compras Anual y su Ejecución. (Anexo número 2)
4. Informe de Control Interno. (Anexo número 3)
5. Plan Estratégico y Planes Operativos. (Anexo número 4)
6. Información Contractual: (Anexo número 5)
Relación de contratos suscritos por licitación durante la vigencia, determinando si la licitación pública fue nacional o internacional.
Relación de contratos suscritos durante la vigencia por contratación directa
Relación de contratos suscritos durante la vigencia por urgencia manifiesta
Relación de contratos y ordenes de trabajo de prestación de servicios personales
Relación de contratos liquidados durante la vigencia
Relación de licitaciones programadas
Relación de licitaciones declaradas desiertas, especificando si dio lugar a una adjudicación directa.
7. Información Estadística. (Anexo número 6)
8. Indicadores de Gestión: Hace referencia a los indicadores diseñados por la propia entidad, para la medición de los principios de Economía, Eficiencia y Eficacia de los negocios misionales y las áreas de apoyo, incluyendo los que se remiten al Departamento Nacional de Planeación - DNP.
9. Relación de los proyectos de empréstitos internacionales BID, PNUD, BIRF, etc, y de los proyectos de cooperación técnica no reembolsables.
10. Informe sobre la Gestión Ambiental (anexo número 7)
La información que no tiene relacionado anexo, se presentará conforme la produce la entidad.
PARÁGRAFO. Las Superintendencias adicionalmente, deberán presentar un informe de gestión sobre el control ejercido a las entidades de su ámbito de competencia.
EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO.
ARTÍCULO 29. CONTENIDO DE LA CUENTA. Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado anualmente deben presentar la siguiente información:
1. Estados Contables:
Balance General
Estado de Actividad Financiera, Económica y Social
Estado de Cambios en el Patrimonio
Notas y anexos a los estados contables.
Esta información será presentada conforme a las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación. Para el caso de las entidades financieras, esta información se deberá presentar bajo las normas del Plan Único Contable para el sector Financiero.
2. Estado de Ingresos comparado con el período anterior, si son entidades diferentes a la DIAN, que recaudan impuestos, tasas, contribuciones, multas o fondos parafiscales, incluyendo el origen de los recursos.
3. Plan de Compras Anual y su Ejecución. (Anexo número 2)
4. Informe de Control Interno. (Anexo número 3)
5. Informe completo del Revisor Fiscal (si la entidad está obligada a tenerlo)
6. Informe completo de Auditoría Externa (si se ha contratado)
7. Plan Estratégico y Planes Operativos. (Anexo número 4)
8. Información Contractual: (Anexo número 5)
Relación de contratos suscritos por licitación durante la vigencia, determinando si la licitación pública fue nacional o internacional.
Relación de contratos suscritos durante la vigencia por contratación directa
Relación de contratos suscritos durante la vigencia por urgencia manifiesta
Relación de contratos y órdenes de trabajo de prestación de servicios personales.
Relación de contratos liquidados durante la vigencia.
Relación de licitaciones programadas.
Relación de licitaciones declaradas desiertas, especificando si dio lugar a una adjudicación directa.
Relación de contratos de riesgo compartido.
9. Información Estadística. (Anexo número 6)
10. Indicadores de Gestión: Hace referencia a los indicadores diseñados por la propia entidad, para la medición de los principios de Economía, Eficiencia y Eficacia de los negocios misionales y las áreas de apoyo.
11. Relación de los proyectos de empréstitos internacionales BID, PNUD, BIRF, etc, y de los proyectos de cooperación técnica no reembolsables.
12. Informe sobre la Gestión Ambiental (Anexo número 7)
La información que no tiene relacionado anexo, se presentará conforme la produce la entidad.
SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA CON PARTICIPACIÓN IGUAL O SUPERIOR AL 50% DEL TOTAL DEL CAPITAL SOCIAL EFECTIVAMENTE SUSCRITO Y PAGADO.
ARTÍCULO 30. CONTENIDO DE LA CUENTA. Las Sociedades de Economía Mixta con participación igual o superior al 50% del total de capital social efectivamente suscrito y pagado, anualmente deben presentar la siguiente información:
1. Estados Contables:
Balance General
Estado de Actividad Financiera, Económica y Social
Estado de Cambios en el Patrimonio
Notas y anexos a los estados contables.
Esta información será presentada conforme a las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación. Para el caso de las entidades financieras esta información, se deberá presentar bajo las normas del Plan Único Contable para el sector Financiero.
2. Informe de Gerencia.
3. Informe de Control Interno. (Anexo número 3)
4. Informe de Composición Accionaria. Se debe relacionar por cada accionista la siguiente información: Tipo de accionista, Nombre o razón social, Porcentaje de participación y monto.
5. Informe completo del Revisor Fiscal (si la entidad está obligada a tenerlo)
6. Informe completo de Auditoría Externa ( si se ha contratado)
7. Información contractual: (Anexo número 5)
Relación de contratos suscritos por licitación durante la vigencia, determinando si la licitación pública fue nacional o internacional.
Relación de contratos suscritos durante la vigencia por contratación directa
Relación de contratos suscritos durante la vigencia por urgencia manifiesta
Relación de contratos y órdenes de trabajo de prestación de servicios personales
Relación de contratos liquidados durante la vigencia
Relación de licitaciones programadas
Relación de licitaciones declaradas desiertas, especificando si dio lugar a una adjudicación directa.
Relación de contratos de riesgo compartido.
8. Información Estadística. (Anexo número 6)
9. Indicadores de Gestión: Hace referencia a los indicadores diseñados por la propia entidad, para la medición de los principios de Economía, Eficiencia y Eficacia de los negocios misionales y las áreas de apoyo.
10. Relación de los proyectos de empréstitos internacionales BID, PNUD, BIRF, etc, y de los proyectos de cooperación técnica no reembolsables.
11. Informe sobre la Gestión Ambiental (Anexo número 7)
La información que no tiene relacionado anexo, se presentará conforme la produce la entidad.
SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA CON PARTICIPACIÓN INFERIOR AL 50% Y SUPERIOR O IGUAL AL 30% DEL TOTAL DEL CAPITAL SOCIAL EFECTIVAMENTE SUSCRITO Y PAGADO.
ARTÍCULO 31. CONTENIDO DE LA CUENTA. Las Sociedades de Economía Mixta con participación Inferior al 50% y superior o igual al 30% del total del capital social efectivamente suscrito y pagado, anualmente deben presentar la siguiente información:
1. Informe de Gerencia. (Incluyendo los Estados Financieros)
2. Informe de Composición Accionaria. Se debe relacionar por cada accionista la siguiente información: Tipo de accionista, Nombre o razón social, Porcentaje de participación y monto.
3. Informe completo de Revisoría Fiscal.
4. Información Contractual:
Relación de contratos suscritos durante la vigencia. Estableciendo la siguiente información: Nombre o razón social del contratista, objeto del contrato, estado actual del contrato, valor y duración.
Relación de contratos liquidados durante la vigencia.
Esta información se presentará conforme la produce la Entidad.
SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA CON PARTICIPACIÓN INFERIOR AL 30% DEL TOTAL DE CAPITAL SOCIAL EFECTIVAMENTE SUSCRITO Y PAGADO.
ARTÍCULO 32. CONTENIDO DE LA CUENTA. Las Sociedades de Economía Mixta con participación Inferior al 30% del total del capital social efectivamente suscrito y pagado, anualmente deben presentar la siguiente información:
1. Informe de Gerencia. (Incluyendo los Estados Financieros)
2. Informe de Composición Accionaria. Se debe relacionar por cada accionista la siguiente información: Tipo de accionista, Nombre o razón social, Porcentaje de participación y monto.
3. Informe completo de Revisoría Fiscal.
Esta información se presentará conforme la produce la Entidad.
EMPRESAS QUE SE RIGEN POR EL DERECHO PRIVADO, INSTITUTOS DE INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA Y PARTICULARES QUE ADMINISTREN, MANEJEN E INVIERTAN BIENES Y/O RECURSOS PÚBLICOS.
ARTÍCULO 33. CONTENIDO DE LA CUENTA. Las Empresas que se rigen por el derecho privado, Intitutos de Investigación Científica y Particulares que administren, manejen e inviertan bienes y/o recursos públicos anualmente deberán presentar la siguiente información:
1. Informe de Gerencia. (Incluyendo los Estados Financieros)
2. Informe de Auditoría Interna
3. Informe completo de Revisoría Fiscal.
4. Información Contractual:
Relación de contratos suscritos durante la vigencia. Estableciendo la siguiente información: Nombre o razón social del contratista, objeto del contrato, estado actual del contrato, valor y duración.
Relación de contratos liquidados durante la vigencia
Esta información se presentará conforme la produce la Entidad.
PARÁGRAFO. Los Institutos de Investigación Ambiental, además de la anterior información, deberán rendir: el Informe de Control Interno, Indicadores de Gestión y la Información Ambiental de que trata el Anexo número 7 de la Presente resolución.
EMPRESAS O PARTICULARES QUE ADMINISTREN, MANEJEN Y/O INVIERTAN FONDOS
O RECURSOS PARAFISCALES.
ARTÍCULO 34. CONTENIDO DE LA CUENTA. Las Empresas o Particulares que administren, manejen y/o inviertan fondos o recursos parafiscales deberán presentar anualmente la siguiente información:
1. Estados Financieros Básicos y sus notas anexas
2. Información presupuestal:
Inicial, definitiva y en ejecución
3. Plan de Inversión:
Detallando Planes y Programas
4. Informe completo de Revisoría Fiscal o Auditoría Interna
5. Informe de Gerencia
6. Información contractual:
Relación de contratos suscritos durante la vigencia. Estableciendo la siguiente información: Nombre o razón social del contratista, objeto del contrato, estado actual del contrato, valor y duración.
Relación de contratos liquidados durante la vigencia.
Esta información se presentará conforme la produce la Entidad.
ENTIDADES PÚBLICAS QUE MANEJEN PROYECTOS (EMPRÉSTITOS INTERNACIONALES,
BIRF, BID, PNUD).
ARTÍCULO 35. CONTENIDO DE LA CUENTA. Las Entidades Públicas que manejen proyectos (Empréstitos internacionales, BIRF, BID, PNUD) deberán presentar anualmente sobre cada proyecto, la siguiente información:
1. Estados Financieros Básicos del Proyecto en pesos y en dólares.
2. Notas explicativas a los Estados Financieros Básicos del Proyecto.
3. Estado de Efectivo Recibido y de Desembolsos Efectuados.
4. Estado de Inversión por Categoría.
5. Estado de Manejo de la Cuenta Especial.
6. Informe de Gestión del Proyecto.
Esta información se presentará conforme la produce la Entidad.
ENTIDADES PÚBLICAS QUE MANEJEN PROYECTOS DE COOPERACIÓN TÉCNICA
NO REEMBOLSABLE.
ARTÍCULO 36. CONTENIDO DE LA CUENTA. Las Entidades que manejen Proyectos de Cooperación Técnica no reembolsable deberán presentar anualmente sobre cada proyecto, la siguiente información:
1. Estados Presupuestales y de Tesorería.
2. Estados Contables Básicos.
3. Plan de Inversión.
4. Relación Contractual:
Relación de contratos suscritos durante la vigencia
Relación de contratos liquidados durante la vigencia.
5. Desembolsos efectuados.
6. Informe de Gestión del Proyecto.
Esta información se presentará conforme la produce la Entidad.
ENTIDADES PÚBLICAS QUE SE ENCUENTREN EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN.
ARTÍCULO 37. CONTENIDO DE LA CUENTA. El gerente liquidador de las Entidades Públicas que se encuentren en proceso de liquidación, anualmente deberá presentar la siguiente información:
1. Copia de la ley, decreto, resolución o acto administrativo en que se decreta la liquidación.
2. Estados Financieros básicos junto con sus notas
3. Informe de avance y ejecución del proceso liquidador, junto con sus notas.
Este informe, entre otros aspectos, debe considerar:
Costo de la liquidación a la fecha del Informe
Hechos notorios positivos y negativos de la Liquidación
Cronograma de la Liquidación.
PARÁGRAFO 1°. Cuando en las entidades públicas culmine el proceso de liquidación, el gerente liquidador deberá presentar la siguiente información.
1. Acta Final de liquidación, debidamente aprobada por la asamblea o junta de socios.
2. Escritura Pública con la cual se protocolizó la liquidación.
3. Informe de Ejecución y terminación de la liquidación.
PARÁGRAFO 2°. La Información de que trata el parágrafo anterior del presente artículo deberá ser presentada dentro de los quince (15) días hábiles siguientes de haber culminado el proceso de liquidación.
ENTIDADES PÚBLICAS QUE SE ENCUENTREN EN PROCESO DE DESMONTE, FUSIÓN, ABSORCIÓN, ESCISIÓN, CAPITALIZACIÓN Y DESCAPITALIZACIÓN.
ARTÍCULO 38. CONTENIDO DE LA CUENTA. Las personas encargadas mediante acto administrativo emanado de autoridad competente, para adelantar procesos de desmonte, fusión, absorción, escisión, capitalización y descapitalización en entidades públicas cualquiera que sea su naturaleza y que no desarrollen actividades industriales, comerciales y cuyo funcionamiento no implique la repartición de utilidades, anualmente deberán presentar la siguiente información:
1. Informe sobre el manejo y conservación de los archivos y memoria institucional.
2. Relación de la enajenación de activos.
3. Inventario de los procesos judiciales y reclamaciones de carácter laboral y contractual informando el estado de los procesos.
4. Inventario de pasivos en relación cronológica pormenorizada de todas las obligaciones a cargo de la entidad pública, incluyendo las obligaciones a término y aquellas que sólo representan una contingencia para ella, entre otras, las condicionales, los litigios y las garantías.
5. Relación de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad pública y de los créditos y activos intangibles de que sea titular.
6. Relación de los bienes corporales cuya tenencia esté en poder de terceros, indicando en cada caso el nombre del titular, la naturaleza, y la fecha de vencimiento.
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES, DIAN.
ARTÍCULO 39. CONTENIDO DE LA CUENTA. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, además de presentar la información relacionada en el artículo 28 (veintiocho) de la presente resolución, para efecto de la Cuenta del Ingreso Público deberá presentar anualmente la siguiente información:
1. Estados Financieros, con sus correspondientes anexos:
Balance General comparado
Balance General detallado
Estado de Resultados
Notas a los Estados Financieros.
2. Registro contable de movimiento anual.
3. Informe resumen de:
Ingreso a red bancaria, por conceptos y entidades recaudadoras
Consignación al Banco de la República a nombre de la Dirección del Tesoro Nacional.
4. Informe de control interno.
5. Evaluación del programa de fiscalización, ejecutado durante la vigencia rendida.
6. Programa de fiscalización de la vigencia siguiente a la rendida.
7. Evaluación del programa de cobranzas, desarrollado en la vigencia rendida.
8. Programa de cobranzas de la vigencia siguiente a la rendida.
9. Evaluación de las denuncias presentadas ante la Fiscalía por infracciones a la ley tributaria, aduanera y cambiaria.
10. Conciliación del Fondo Rotatorio de devoluciones y compensaciones con la Dirección del Tesoro Nacional.
11. Conciliación de la cuenta fondos en tránsito.
12. Cuadro resumen de avance del proceso de depuración de la cuenta Rentas por Cobrar por administraciones.
13. Informe de avance de los planes de mejoramiento.
DE LA REVISIÓN DE LA CUENTA ANUAL CONSOLIDADA Y SU RESULTADO.
ARTÍCULO 40. REVISIÓN. La Contraloría General de la República, mediante el proceso de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral en sus distintas modalidades, revisará la información que como cuenta anual consolidada rindan los responsables fiscales sobre su Gestión Fiscal, con el propósito de emitir pronunciamientos articulados e integrales sobre la misma.
PARÁGRAFO. Respecto de la cuenta que rinden los sujetos de control referidos en los artículos 31 y 32 la revisión se efectuará mediante un control de segundo orden al Informe de revisoría fiscal.
ARTÍCULO 41. RESULTADO. La Contraloría General de la República, se pronunciará a través de los Informes de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, sobre la gestión fiscal de los responsables que deben rendir cuenta, de acuerdo con los procedimientos previamente establecidos para tal efecto por el organismo de control.
El pronunciamiento emitido será a través del dictamen integral en el Informe de Auditoría, mediante el fenecimiento de la cuenta, el cual constará de una opinión sobre la razonabilidad de los estados contables y los conceptos sobre la gestión y cumplimiento de los criterios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales.
PARÁGRAFO 1°. La cuenta anual consolidada será fenecida por parte de la Contraloría General de la República, cuando:
La opinión de los estados contables sea limpia y el concepto de la gestión sea favorable sobre la aplicación de los criterios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales.
La opinión de los estados contables sea limpia y el concepto de la gestión sea con observaciones que no incidan significativamente sobre la aplicación de los criterios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales.
La opinión de los estados contables sea con salvedades y el concepto de la gestión sea favorable sobre la aplicación de los criterios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales.
La opinión de los estados contables sea con salvedades y el concepto de la gestión sea con observaciones que no incidan significativamente sobre la aplicación de los criterios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales.
La cuenta anual consolidada no será fenecida por parte de la Contraloría General de la República, cuando:
La opinión sobre los estados contables sea negativa o haya abstención de opinión, sin importar el concepto de la gestión sobre la aplicación de los criterios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales.
Cuando el concepto de la gestión sobre la aplicación de los criterios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales, sea desfavorable, sin importar la opinión de los estados contables.
PARÁGRAFO 2°. La Contraloría General de la República, tendrá como plazo máximo cinco (5) años contados a partir de la fecha de la presentación de la cuenta anual consolidada, para emitir pronunciamiento a través de los informes de auditoría; fecha después de la cual, si no se llegaré a producir, se entenderá fenecida, sin perjuicio de que en un proceso posterior de auditoría y/o ante hechos evidentes e irregulares se pueda levantar dicho fenecimiento, conforme a lo establecido en el artículo 17 de la Ley 42 de 1993.
DEL INFORME SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PUBLICO.
ORGANISMOS, ENTIDADES, ENTES PÚBLICOS, ENTES AUTÓNOMOS Y PERSONAS JURÍDICAS QUE FINANCIEN SUS GASTOS CON RECURSOS DEL TESORO PÚBLICO.
ARTÍCULO 42. CONTENIDO DEL INFORME. De conformidad con las disposiciones que emita el Gobierno Nacional sobre Austeridad y Eficiencia del Gasto Público, los organismos, entidades, entes públicos, entes autónomos y personas jurídicas que financien sus gastos con recursos del tesoro público, mensualmente o por el período que reglamente el Gobierno Nacional, deben presentar la siguiente información:
1. Informe de administración de personal y contratación de servicios personales. (Anexo número 8)
2. Informe sobre impresos, publicidad y publicaciones. (Anexo número 9)
3. Informe sobre asignación y uso de teléfonos celulares. (Anexo número 10)
4. Informe sobre asignación y uso de teléfonos fijos. (Anexo número 11)
5. Informe sobre asignación y uso de vehículos oficiales. (Anexo número 12)
6. Informe sobre Inmuebles, Mantenimiento y Mejoras. (Anexo número 13)
7. Informe sobre la adopción de medidas de Austeridad adoptadas por la Entidad en el mes que se reporta.
8. Informe sobre los procesos administrativos que haya iniciado la entidad por causales de no austeridad y eficiencia del gasto público.
DE LA REVISIÓN DEL INFORME SOBRE LA AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO Y SU RESULTADO.
ARTÍCULO 43. REVISIÓN. La revisión sobre el informe sobre la austeridad y eficiencia del gasto público se efectuará de manera selectiva y a través de las diferentes modalidades de auditoría que ha adoptado la Contraloría General de la República dentro del marco de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.
PARÁGRAFO. La revisión de la información de las entidades que se encuentren incluidas en el Plan General de Auditoría, PGA, la efectuará el equipo auditor. Para las que no se encuentren programadas, se realizará mediante un análisis del informe y de encontrarse hechos que lo ameriten se conformará un equipo que realice pruebas de verificación de la información.
ARTÍCULO 44. RESULTADO. La Contraloría General de la República se pronunciará en el Informe de auditoría sobre: cumplimiento de las disposiciones; gestión de los administradores y el seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno y Oficina de Control Interno Disciplinario, en relación con la austeridad y eficiencia del gasto público.
Respecto a las entidades no programadas en el PGA, los Contralores Delegados, con base en el análisis selectivo, definirán si hay lugar a emitir un Informe Especial.
DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO.
SUJETOS DE CONTROL FISCAL DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.
ARTÍCULO 45. CONTENIDO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO. Las entidades u organismos públicos sujetos de control de la Contraloría General de la República, en donde se haya realizado un proceso de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral o en desarrollo de la función de advertencia, deberán elaborar un Plan de Mejoramiento, que contemple las acciones que se compromete adelantar la entidad, con el propósito de subsanar y corregir las observaciones formuladas con base en el respectivo Informe de Auditoría, el cual deberá contener la siguiente información:
1. Fecha en que se suscribe y se da inicio al Plan de Mejoramiento.
2. Período que cubrirá.
3. Objetivo General y Específico que se pretenden alcanzar.
4. Alcance: En este punto debe especificar las áreas, ciclos o procesos que se involucran en el Plan de Mejoramiento para subsanar el proceso y procedimiento observado por la Contraloría General de la República.
5. Relación para cada área, ciclo o proceso, de los hallazgos, estrategias y actividades que se desarrollarán para subsanar el hallazgo evidenciado por la CGR, indicador de cumplimiento y responsables.
6. Indicadores de Seguimiento
7. Responsables del Seguimiento y tiempos de ejecución
8. Relación de la acciones desarrolladas por la entidad para subsanar las Glosas del Balance, respecto de sus Estados Contables.
9. Observaciones Generales
La Información relacionada se presentará de conformidad al Anexo número 14.
DE LA CONFORMIDAD, REVISIÓN Y RESULTADO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO.
ARTÍCULO 46. CONFORMIDAD. <Artículo modificado por el artículo 5 de la Resolución 5375 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> La Contraloría Delegada Sectorial o la Gerencia Departamental respectiva, según sea el caso, deberán manifestar por escrito al representante legal de la entidad, dentro de los 15 (quince) días hábiles siguientes a su recepción, la conformidad del Plan de Mejoramiento en cuanto al cumplimiento de los requisitos de que trata el artículo 45 de la Resolución Orgánica 05289 de noviembre 27 de 2001 o formular los requerimientos respectivos.
Si vencidos los 15 días hábiles, la Contraloría General de la República no manifiesta su conformidad, se entenderá aceptado en su integridad.
Lo anterior, no excluye la responsabilidad del Representante Legal y los Directores o Gerentes de las Seccionales o Gerencias, por su deber de corregir todas las observaciones contenidas en el Informe de Auditoría.
PARÁGRAFO. Los planes de mejoramiento que presentan los sujetos de control que tengan su domicilio principal fuera de la ciudad de Bogotá, D. C., deberán ser remitidos por las Gerencias departamentales respectivas una vez se haya emitido la conformidad sobre el mismo.
ARTÍCULO 47. REVISIÓN. La revisión de los planes de mejoramiento se realizará por parte de la Contraloría General de la República, a través de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, en cualquiera de sus modalidades.
ARTÍCULO 48. RESULTADO. La Contraloría General de la República, se pronunciará a través de un Informe de Auditoría de Seguimiento a los Planes de Mejoramiento, en el cual se incluye un registro sobre el cumplimiento y la efectividad de las acciones desarrolladas por la entidad para subsanar y corregir las observaciones formuladas a través de los Informes de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.
DEL SUMINISTRO DE INFORMACION PARA LA CONTABILIDAD
DE LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO, LA REFRENDACION Y REGISTRO
DE LA DEUDA PUBLICA, LA CERTIFICACION DE LA SITUACION
DE LAS FINANZAS DEL ESTADO, LAS ESTADISTICAS FISCALES
DEL ESTADO, LA AUDITORIA DEL BALANCE GENERAL DE LA NACION
Y CERTIFICACION DE INGRESOS PARA EFECTO DE LA CATEGORIZACION
Y SEGUIMIENTO A LOS PROGRAMAS DE SANEAMIENTO FISCAL
Y FINANCIERO
CONTABILIDAD DE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO.
ARTÍCULO 49. CONTABILIDAD PRESUPUESTAL. Los responsables de los órganos de que trata el único inciso y el parágrafo 3º (tercero) del artículo 1º (primero) de la presente resolución, rendirán a la Contraloría General de la República, información relacionada con la ejecución presupuestal de ingresos, gastos, reservas y programa anual de caja -PAC-, notas y anexos.
PARÁGRAFO. Las Entidades que estén en línea en el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF, no deberán presentar la información de que trata el presente artículo; excepto, la DIAN, la Dirección del Tesoro Nacional y aquellas entidades que estando en línea no hayan reclasificado sus ingresos, casos en los cuales deberán rendir la información de que trata el presente artículo, conforme al Anexo número 15 de la presente resolución.
ARTÍCULO 50. PLAZOS. Para la rendición de la información pertinente, se determinan los siguientes plazos:
Los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, deberán presentar la información presupuestal solicitada en el Anexo número 15 de la presente resolución, en forma mensual dentro de los primeros quince (15) días hábiles del mes siguiente al que se refieren las operaciones.
Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta de carácter no financiero con participación estatal igual o superior al 50%, empresas de servicios públicos domiciliarios, entes universitarios autónomos, corporaciones autónomas regionales y empresas sociales del estado, del orden nacional, deberán presentar la información presupuestal en forma mensual, dentro de los primeros quince (15) días hábiles del mes siguiente al que se refieren las operaciones, de acuerdo con los requerimientos que para tal efecto determine la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas de la Contraloría General de la República.
Las demás entidades del orden nacional y particulares señalados en el artículo primero 1º de la presente Resolución, rendirán anualmente la información presupuestal de acuerdo con los requerimientos que para tal efecto determine la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas de la Contraloría General de la República, a más tardar el 31 de marzo del año siguiente al que se refieren las operaciones.
La Dirección del Tesoro Nacional remitirá mensualmente a la Contraloría General de la República, dentro de los primeros veinte (20) días hábiles del mes siguiente al que se refieren las operaciones, la relación de los recaudos con base en el Anexo número 15, realizados en el período que se reporta, por cada renglón rentístico.
La Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos Nacionales (UAE-DIAN) debe rendir información mensual sobre: recaudos de impuestos nacionales en papeles y su respectiva emisión, dentro de los veinte (20) días hábiles siguiente a la terminación del respectivo período.
PARÁGRAFO 1°. Para la información correspondiente al cierre a 31 de diciembre, la fecha de presentación será hasta el 31 de enero.
PARÁGRAFO 2°. Esta información deberá presentarse por duplicado. La primera copia para la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas y la otra para la Contraloría Delegada del Sector al que corresponda la entidad.
DEL REPORTE DE INFORMACIÓN Y CATEGORIZACIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS,
DISTRITOS Y MUNICIPIOS.
ARTÍCULO 51. INFORMACIÓN PRESUPUESTAL TERRITORIAL. <Artículo modificado por el artículo 6 de la Resolución 5375 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> Los Departamentos, Distritos, Municipios y las demás entidades territoriales que se constituyan en términos de la Constitución y la ley y sus entidades descentralizadas por servicios remitirán:
Antes del 15 de enero de cada año el presupuesto definitivo aprobado para la vigencia en curso por las asambleas, concejos o juntas directivas.
A más tardar el 15 de marzo, la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, con sus respectivas adiciones, reducciones, créditos y contracréditos presupuestales, correspondiente a la vigencia inmediatamente anterior.
No obstante, y para realizar un seguimiento de más corto plazo, la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas, por solicitud directa determinará qué entidades territoriales deberán remitir trimestralmente, la información presupuestal, la cual deberá ser enviada dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la terminación del trimestre correspondiente.
La información solicitada es responsabilidad de cada administración y deberá remitirse en los formatos (magnético y físico) que para el efecto establezca la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas de la Contraloría General de la República, debidamente refrendada por el Secretario de Hacienda correspondiente o quien haga sus veces. Cuando se trate de la información presupuestal definitiva de cada vigencia, además de la refrendación por parte del Secretario de Hacienda, deberá venir auditada por el Contralor Departamental, Distrital o Municipal, según corresponda. En los municipios donde no exista Contraloría, la auditoría a dicha información la realizará el Contralor Departamental.
PARÁGRAFO. Las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios oficiales y mixtas del orden territorial, deberán rendir la información presupuestal a que se refiere el presente artículo, a más tardar el 15 de abril del año siguiente al que se refieren las operaciones.
ARTÍCULO 52. RECATEGORIZACIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS. Cuando un departamento durante el primer semestre del año siguiente al que se evaluó para su categorización, demuestre que han cambiado las condiciones de su categoría, se calificará en la que acredite en dicho semestre, para lo cual debe remitir a la Contraloría General de la República en el formato dispuesto para el efecto, la siguiente información junto con la solicitud de recategorización:
Los ingresos corrientes de libre destinación efectivamente recaudados en el primer semestre del año en que se realiza la categorización y los gastos de funcionamiento causados en el semestre, proyectados justificadamente a treinta y uno (31) de diciembre.
Esta información será recepcionada hasta el 30 de agosto y deberá estar refrendada y auditada por el Secretario de Hacienda o quien haga sus veces y el Contralor Departamental, respectivamente.
ARTÍCULO 53. RECATEGORIZACIÓN DE LOS DISTRITOS Y MUNICIPIOS. Cuando el Distrito o Municipio haya adoptado su categoría en virtud de lo establecido en el artículo 6º de la Ley 136 de 1994 y demuestre que sus gastos exceden el porcentaje establecido en la Ley 617 de 2000, deberá enviar a la Contraloría General de la República, copia de la información remitida para tales efectos a la Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2º del Decreto 192 de 2001.
DEL CONTROL AL LIMITE DE LOS GASTOS EN EL NIVEL NACIONAL Y TERRITORIAL.
ARTÍCULO 54. CONTROL AL LÍMITE DE LOS GASTOS EN EL NIVEL NACIONAL. En concordancia con los artículos 91, 92 y 93 de la Ley 617 de 2000, la Contraloría General de la República, verificará durante los próximos cinco (5) años, contados a partir del primero (1º) de enero de 2001:
a) Que el crecimiento anual de los gastos por Adquisición de Bienes y Servicios de los Órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación y de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta con el régimen de aquellas, dedicadas a actividades no financieras, no superen en promedio el cincuenta por ciento (50%) de la meta de inflación esperada para cada año, proyectada por el Banco de la República;
b) Que los gastos de personal de las Entidades Públicas Nacionales, no superen en promedio el noventa por ciento (90%) de la meta de inflación proyectada por el Banco de la República.
Para tales efectos, los organismos señalados, remitirán anualmente a la Contraloría Delegada pertinente dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la expedición de su presupuesto, un informe en el que expresen los mecanismos que adoptarán para dar cumplimiento al ajuste fiscal.
Trimestralmente, la Contraloría General de la República a través de la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas, con base en la información que sobre la ejecución presupuestal le remitan los organismos del nivel nacional, elaborará un informe sobre el comportamiento observado en los gastos a que se refiere el ajuste fiscal, el cual dará a conocer a cada Contraloría Delegada Sectorial para las medidas que sean del caso.
PARÁGRAFO. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 91 de la Ley 617 de 2000, los límites señalados en el presente artículo para los gastos por adquisición de bienes y servicios no aplican a los gastos para la prestación de los servicios de salud, para los de las Fuerzas Armadas y para los del Departamento Administrativo de Seguridad, DAS.
ARTÍCULO 55. CONTROL AL LÍMITE DE LOS GASTOS EN EL NIVEL TERRITORIAL. <Artículo modificado por el artículo 7 de la Resolución 5375 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> La Contraloría General de la República verificará que las entidades territoriales cumplan con los límites de gastos establecidos en los artículos 4o., 5o., 6o., 7o., 8o., 9o., 10 y 11 de la Ley 617 de 2000. En caso de incumplimiento se procederá de conformidad con lo dispuesto en el artículo 81 de la misma ley y realizará la vigilancia y control fiscal en los mismos términos en que lo ejerce para la Nación.
La verificación se hará a partir de la información suministrada por la respectiva entidad territorial, en los formatos que para tal efecto establezca la Contraloría General de la República, para lo cual se adoptarán los indicadores correspondientes y se aplicarán los procedimientos establecidos en la Guía de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.
Las Gerencias Departamentales de la Contraloría General de la República, previa solicitud de la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas, verificará la veracidad de la información presupuestal suministrada por las entidades territoriales ubicadas en su jurisdicción, cuando:
a) Existan divergencias entre la administración y el órgano de control fiscal territorial correspondiente, respecto con la información generada en forma definitiva para cada vigencia y sus resultados;
b) Se hayan detectado a un mismo ente territorial, recurrentes fallas en la información suministrada y sea preciso dar pautas de corrección y mejoramiento;
c) Cuando un mismo tipo de información sea reportada varias veces variando siempre las cifras y sea necesario obtener evidencias sobre su veracidad para efectos de su certificación; y
d) La Contraloría territorial correspondiente por cualquier motivo no le haya realizado la respectiva auditoría, caso en el cual podrá realizar dicha actividad con la concurrencia de la Contraloría respectiva.
El resultado de la verificación de la información, por parte de la Gerencia Departamental de la Contraloría General de la República, será enviado a la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a dicha solicitud, mediante informe en el cual se indique la confiabilidad de la información suministrada, los procedimientos llevados a cabo y las recomendaciones que considere pertinentes. Dicho informe dará a conocer, además, a la Contraloría territorial correspondiente, independientemente de si dicha diligencia se haya llevado a cabo con o sin concurrencia de la misma, con el fin de que tome las medidas que sean del caso.
Semestralmente, la Contraloría General de la República, a través de la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas, con base en la información que sobre la ejecución presupuestal le remitan los organismos del nivel territorial, elaborará un informe sobre el comportamiento observado en los gastos de funcionamiento, el cual dará a conocer a cada Gerencia Departamental para la adopción de las medidas que sean del caso.
DEL CONTROL A LOS PROGRAMAS DE SANEAMIENTO FISCAL Y FINANCIERO TERRITORIAL.
ARTÍCULO 56. DEFINICIÓN DE PROGRAMAS DE SANEAMIENTO FISCAL Y FINANCIERO. Se entiende por Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero, al tenor de lo establecido en el artículo 11 del Decreto 192 de 2001, aquel programa integral, institucional, financiero y administrativo que cubre a la entidad territorial y tiene como objeto restablecer la solidez económica y financiera de la misma, mediante la adopción de medidas de reorganización administrativa, racionalización del gasto, reestructuración de la deuda, saneamiento de pasivos y fortalecimiento de los ingresos.
ARTÍCULO 57. CONTROL FISCAL A LOS PROGRAMAS DE SANEAMIENTO FISCAL Y FINANCIERO. La Contraloría General de la República, a través de las Contralorías Delegadas para la Gestión Pública e Instituciones Financieras y de Economía y Finanzas Públicas, con base en los procedimientos que se establezcan, hará la evaluación de los programas de saneamiento fiscal y financ iero y verificará el cumplimiento de los mismos. Para tales efectos, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público remitirá a la Contraloría General de la República – Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas–-, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que se suscriban los programas de saneamiento fiscal y financiero acordados con la respectiva entidad territorial y cada vez que se produzca el seguimiento a los mismos, enviará el informe correspondiente. En caso de incumplimiento, el informe será debidamente soportado.
CERTIFICACIÓN Y ESTADÍSTICAS FISCALES DEL ESTADO.
ARTÍCULO 58. OPERACIONES EFECTIVAS. Las entidades señaladas en el artículo primero (1º) de la presente Resolución, deberán presentar trimestralmente a la Contraloría General de la República la información correspondiente a las operaciones efectivas. Esta información deberá ser enviada dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la terminación del trimestre correspondiente.
PARÁGRAFO. La Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público rendirá la información sobre operaciones efectivas en forma mensual, dentro de los primeros veinte (20) días hábiles siguientes a la terminación del respectivo período a que corresponde la información.
ARTÍCULO 59. DIAN. La Unidad Administrativa Especial - Dirección de Impuestos Nacionales (UAE-DIAN), rendirá a la Contraloría General de la República, información preliminar mensual sobre los recaudos de impuestos nacionales para efectos estadísticos, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la terminación del respectivo período a que corresponde la información. Esta información deberá rendirse teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 822 del Estatuto Tributario.
ARTÍCULO 60. PERSONAL Y COSTOS DEL NIVEL TERRITORIAL. Las entidades del nivel territorial deberán rendir a la Contraloría General de la República, a más tardar el 1 de marzo, el número de personas empleadas, clasificándolas por niveles y dependencias y su respectivo costo anual, así como el presupuesto y las asignaciones civiles para la vigencia fiscal siguiente a la que está solicitada la información.
REFRENDACIÓN Y REGISTRO DE LA DEUDA PÚBLICA.
ARTÍCULO 61. OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO. En concordancia con el artículo 3° del Decreto 2681 de 1993, parágrafo 2 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993 y los artículos 10 y 13 de la Ley 533 de 1999, son operaciones de crédito público los actos o contratos que tienen por objeto dotar a la entidad estatal de recursos, bienes o servicios con plazo para su pago o aquellas mediante las cuales la entidad actúa como deudor solidario o garante de obligaciones de pago.
Son documentos de deuda pública los bonos, pagarés y demás títulos valores, los contratos y los demás actos en los que se celebre una de las operaciones de crédito público, así mismo aquellos documentos que se desprendan de las operaciones propias del manejo de la deuda tales como la refinanciación, reestructuración, renegociación, reordenamiento, conversión, sustitución, compra y venta de deuda pública, acuerdos de pago, cobertura de riesgos, las que tengan por objeto reducir el valor de la deuda o mejorar su perfil, así como las de capitalización con venta de activos, titularización y aquellas operaciones de similar naturaleza que en el futuro se desarrollen.
También los documentos y títulos valores de contenido crediticio y con plazo para su redención que emitan las entidades estatales así como aquellas entidades con participación del Estado superior al cincuenta por ciento, con independencia de su naturaleza y del orden al cual pertenezcan.
No se consideran títulos de deuda pública los documentos y títulos valores de contenido crediticio y con plazo para su redención que emitan los establecimientos de crédito, las compañías de seguros y las demás entidades financieras de carácter estatal, que correspondan al giro ordinario de las actividades propias de su objeto social, excepto los que ofrezcan dichas entidades en los mercados de capitales internacionales con plazo mayor a un año, caso en el cual requerirán de la autorización del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su emisión, suscripción y colocación y podrán contar con la garantía de la Nación.
ARTÍCULO 62. REFRENDACIÓN. Para efecto del presente capítulo, se entenderá como refrendación de los documentos constitutivos de Deuda Pública, la expedición del Certificado de Registro de la misma, por la Contraloría General de la República.
ARTÍCULO 63. CERTIFICADO DE REGISTRO DE DEUDA PÚBLICA. Para efectos de la expedición del certificado de registro de deuda pública externa e interna las entidades prestatarias del nivel nacional deberán presentar a la Contraloría General de la República, dentro de los diez (10) días hábiles posteriores al perfeccionamiento del contrato de deuda, los siguientes documentos:
1. Oficio remisorio con la solicitud de la expedición del certificado de registro, en el cual se incluyan los siguientes datos: descripción de las normas de autorización y/o de conceptos requeridos para el crédito, el destino que tendrían los recursos, la fecha de celebración del contrato, y otros contenidos en los formatos que para tal efecto est ablezca la Dirección de Economía y Finanzas Públicas o quien haga sus veces en la Contraloría General de la República.
2. Fotocopia del contrato o documento donde conste la obligación, debidamente perfeccionado.
3. Traducción oficial en idioma español del respectivo contrato o documento donde conste la obligación, cuando se trate de empréstitos externos.
4. Proyección de desembolsos, amortizaciones y condiciones financieras del respectivo contrato.
PARÁGRAFO. La refrendación y el registro de la deuda pública interna y externa de las entidades del nivel territorial es competencia de las contralorías correspondientes.
ARTÍCULO 64. DEUDA INTERNA Y EXTERNA. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público y las entidades pertenecientes al nivel descentralizado del orden nacional reportarán mensualmente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al mes correspondiente, a la Contraloría General de la República, los saldos y el movimiento mensual de los desembolsos, amortizaciones, intereses y comisiones de la deuda interna y externa, y demás datos contemplados en el formato preparado por la Contraloría General de la República.
PARÁGRAFO 1°. Cualquiera que sea el orden y el nivel al que pertenezcan, las entidades públicas que mantengan compromisos de deuda pública externa deberán remitir mensualmente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al mes correspondiente a la Contraloría General de la República, un informe que contenga los saldos y el movimiento mensual de los desembolsos, amortizaciones, intereses y comisiones de la deuda y demás datos contemplados en el formato preparado por la Contraloría General de la República.
PARÁGRAFO 2°. Para efectos de la presente resolución se entiende por formato preparado por la Contraloría General de la República, el Sistema Estadístico Unificado de Deuda (SEUD) Anexo número 15, el cual deberá ser enviado a través de correo electrónico, en medio magnético o impreso en papel con la información básica establecida en el Comité de Estadísticas de la Deuda.
ARTÍCULO 65. CERTIFICADOS DE REGISTRO DE DEUDA PÚBLICA TERRITORIAL. Las contralorías departamentales, distritales y municipales remitirán a la Contraloría General de la República mensualmente, dentro de los primeros diez (10) días hábiles siguientes al mes correspondiente, copia de los certificados de registro de deuda pública producidos por ellas.
ARTÍCULO 66. INFORMES DE LA DEUDA PÚBLICA TERRITORIAL. Los contralores departamentales, distritales y municipales remitirán trimestralmente, dentro de los veinte (20) días hábiles siguiente s al período que corresponda a la Contraloría General de la República, un informe de deuda pública de las entidades y organismos bajo su jurisdicción en el SEUD Anexo número 16 y los demás formatos y nomenclatura que ésta prescriba para tal efecto.
ARTÍCULO 67. PLANES DE DESEMPEÑO PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES. Las entidades descentralizadas territorialmente o por servicios deberán reportar a las respectivas contralorías territoriales los planes de desempeño que celebren con la nación o las entidades financieras para saneamiento fiscal, para la racionalización del sector educativo, y los acuerdos de reestructuración, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la firma con las entidades prestamistas, para su respectivo control y seguimiento.
ARTÍCULO 68. SEGUIMIENTO PLANES DE DESEMPEÑO DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES. Las contralorías territoriales deberán reportar a la Contraloría General de la República trimestralmente, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes al término del período, un informe sobre el seguimiento de los planes de desempeño de las respectivas entidades vigiladas en el que se incluya el diagnóstico financiero e institucional de las respectivas entidades territoriales, incluido el cálculo de indicadores de capacidad de pago y las medidas y metas que se comprometieron a aplicar. Para el seguimiento se deberá aplicar la metodología establecida por la Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda.
INFORMACIÓN DE LAS CONTRALORÍAS DEL NIVEL TERRITORIAL PARA LA AUDITORÍA DEL BALANCE.
ARTÍCULO 69. CONTENIDO DEL INFORME. <Artículo modificado por el artículo 8 de la Resolución 5375 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> Para los fines del informe anual sobre el estado de la contabilidad y el control interno financiero y contable de las entidades territoriales, los Contralores Departamentales, Distritales y Municipales, enviarán a la Contraloría General de la República, a más tardar el 30 de abril del año siguiente al del cierre de las operaciones, copia del dictamen donde se exprese la razonabilidad de los estados financieros y el informe conceptual sobre el control interno contable individualizado de los sujetos de control auditados, preparado de conformidad con la Guía de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral. Para tal efecto se elaborará el anexo 17 de la Resolución Orgánica 05289 de noviembre 27 de 2001, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en cada uno de los formularios, donde se resumen los hallazgos de auditoría, la evaluación del control interno y la gestión y resultados de los entes públicos sometidos a su jurisdicción.
En los informes a que se refiere el presente artículo deberá procurarse el mayor grado de representatividad de las entidades sometidas al control de las Contralorías Territoriales, criterio que se recomienda tener en cuenta en el momento de elaborar el Plan General de Auditoría Territorial.
DEL INFORME SOBRE TRANSFERENCIAS DE LA NACION A LOS SECTORES SALUD Y EDUCACION.
GOBERNADORES, ALCALDES Y PARTICULARES QUE MANEJAN RECURSOS DE TRANSFERENCIAS PARA SALUD Y EDUCACIÓN.
ARTÍCULO 70. CONTENIDO DEL INFORME SOBRE TRANSFERENCIAS PARA EDUCACIÓN. Los Gobernadores, Alcaldes y Particulares que manejen recursos de la Transferencias de la Nación para Educación, anualmente deben presentar la siguiente información:
1. Plan de Compras Anual y su Ejecución (Anexo número 2)
2. Informe de Control Interno (Anexo número 3)
3. Plan Estratégico y Planes Operativos (Anexo número 4)
4. Información Contractual (Anexo número 5)
5. Información presupuestal (Anexo número 15)
6. Información Estadística: (Anexo número 18)
Planta aprobada por el Ministerio de Educación
Planta actual
Número de alumnos
Ascensos en el escalafón
Número de establecimientos educativos
Aumento de cobertura
7. Indicadores de Gestión
8. Ejecución de Recursos (Anexo número 19)
9. Informe de Ejecución de Gastos de Personal (Anexo número 23)
ARTÍCULO 71. CONTENIDO DEL INFORME SOBRE TRANSFERENCIAS PARA SALUD. Los Gobernadores, Alcaldes y Particulares que manejen recursos de las Transferencias de la Nación para Salud, anualmente deben presentar la siguiente información:
1. Informe de Control Interno (Anexo número 3)
2. Plan Estratégico y Planes Operativos (Anexo número 4)
3. Información presupuestal (Anexo número 20)
4. Información Estadística: (Anexo número 21)
Población total departamento y por municipios
Población con necesidades básicas insatisfechas –NBI
Población total sisbenizada
Población sisbenizada niveles 1 y 2
Población afiliada a las ARS
5. Información Contractual (Anexo número 22)
6. Indicadores de Gestión
7. Informe de Ejecución de Gastos de Personal (Anexo número 23)
DE LA REVISIÓN Y RESULTADO DE LOS INFORMES SOBRE TRANSFERENCIAS DE LA NACIÓN A LOS SECTORES DE SALUD Y EDUCACIÓN.
ARTÍCULO 72. REVISIÓN. La Contraloría General de la República a través de la Contraloría Delegada para el Sector Social y las Gerencias Departamentales revisarán los Informes sobre Transferencias, mediante las diferentes modalidades de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral – Audite 2.0.
ARTÍCULO 73. RESULTADO. La Contraloría General de la República, se pronunciará a través d e los Informes de Auditoría mediante un concepto sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y la gestión desarrollada por los responsables en la administración de los recursos provenientes de las transferencias para salud y educación.
INFORME SOBRE LA GESTION AMBIENTAL TERRITORIAL.
REPRESENTANTES LEGALES DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES, CONTRALORES TERRITORIALES, GOBERNADORES, ALCALDES Y PARTICULARES QUE MANEJAN RECURSOS PÚBLICOS DEL ORDEN TERRITORIAL.
ARTÍCULO 74. CONTENIDO DEL INFORME SOBRE LA GESTIÓN AMBIENTAL TERRITORIAL. Los Representantes Legales de las entidades territoriales, los Contralores territoriales, Gobernadores, Alcaldes y Particulares que manejen recursos públicos territoriales, deberán presentar anualmente un Informe sobre la Gestión Ambiental Territorial, de conformidad con el Anexo número 24.
DE LA REVISIÓN Y RESULTADOS DE LA INFORMACIÓN SOBRE LA GESTIÓN AMBIENTAL TERRITORIAL.
ARTÍCULO 75. REVISIÓN. La Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la Contraloría General de la República, mediante estudio analítico, revisará la información de la Gestión Ambiental Territorial.
ARTÍCULO 76. RESULTADO. La información de la gestión ambiental territorial, así como la correspondiente a la del orden nacional, después de su correspondiente análisis y revisión, hará parte integrante del Informe Anual del Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente, que presenta el Contralor General al Congreso de la República.
DE LA RENDICION DE CUENTA AL CULMINAR UNA GESTION.
REPRESENTANTES LEGALES DE LOS SUJETOS DE CONTROL FISCAL DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.
ARTÍCULO 77. CONTENIDO DE LA CUENTA. Los representantes legales de los sujetos de control de la Contraloría General de la República al culminar su gestión, deben presentar la siguiente información:
Período que cubre
Una síntesis comparativa de su gestión por el período informado
La Información relacionada se rendirá con base en el (Anexo número 25) de la presente Resolución.
DE LA REVISIÓN Y RESULTADO DE LA RENDICIÓN DE CUENTA AL CULMINAR UNA GESTIÓN.
ARTÍCULO 78. REVISIÓN. La revisión de la cuenta que presenten los representantes legales al culminar su gestión, la realizará la Contraloría General de la República a través de las respectivas Contralorías Delegadas Sectoriales o Gerencias Departamentales según sea el caso, mediante un análisis descriptivo de la información presentada.
ARTÍCULO 79. RESULTADO. La Contraloría General de la República, se pronunciará a través de un concepto sobre la tendencia de la gestión en el período informado, respecto de: la ejecución de planes y programas en curso y nuevos, situación de superávit o déficit comparado a diciembre 31 de la vigencia fiscal inmediatamente anterior y continuidad de las estrategias y actividades de mejoramiento en el periodo informado.
DE LAS PRORROGAS.
PARA LA PRESENTACIÓN DE LA CUENTA ANUAL CONSOLIDADA.
ARTÍCULO 80. SUJETOS DE CONTROL CON DOMICILIO PRINCIPAL EN BOGOTÁ. Los responsables de rendir la Cuenta Anual Consolidada, de que trata el Título II de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Contralor Delegado Sectorial, al cual corresponda el sujeto de control.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 5 (cinco) días hábiles antes de su vencimiento.
El Contralor Delegado Sectorial, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 10 (diez) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
ARTÍCULO 81. SUJETOS DE CONTROL CON DOMICILIO PRINCIPAL DIFERENTE A BOGOTÁ. Los responsables de rendir la Cuenta Anual Consolidada, de que trata el Título II de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Gerente Departamental respectivo de la Contraloría General de la República.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 5 (cinco) días hábiles antes de su vencimiento.
El Gerente Departamental, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 10 (diez) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO.
ARTÍCULO 82. SUJETOS DE CONTROL CON DOMICILIO PRINCIPAL EN BOGOTÁ. Los responsables de rendir Informe mensual sobre Austeridad y Eficiencia del Gasto Público, de que trata el Título III de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Contralor Delegado Sectorial, al cual corresponda el sujeto de control.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 3 (tres) días hábiles antes de su vencimiento.
El Contralor Delegado Sectorial, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 5 (cinco) días hábiles y tendrá un plazo de 2 (dos) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
ARTÍCULO 83. SUJETOS DE CONTROL CON DOMICILIO PRINCIPAL DIFERENTE A BOGOTÁ. Los responsables de rendir el Informe sobre Austeridad y eficiencia en el gasto público, de que trata el Título III de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Gerent e Departamental respectivo de la Contraloría General de la República.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 3 (tres) días hábiles antes de su vencimiento.
El Gerente Departamental, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 5 (cinco) días hábiles y tendrá un plazo de 2 (dos) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO.
ARTÍCULO 84. SUJETOS DE CONTROL CON DOMICILIO PRINCIPAL EN BOGOTÁ. Los responsables de presentar los Planes de Mejoramiento, de que trata el Título IV de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Contralor Delegado Sectorial, al cual corresponda el sujeto de control.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 3 (tres) días hábiles antes de su vencimiento.
El Contralor Delegado Sectorial, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 15 (quince) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
ARTÍCULO 85. SUJETOS DE CONTROL CON DOMICILIO PRINCIPAL DIFERENTE A BOGOTÁ. Los responsables de presentar los Planes de Mejoramiento, de que trata el Título IV de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Gerente Departamental respectivo de la Contraloría General de la República.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 3 (tres) días hábiles antes de su vencimiento.
El Gerente Departamental, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 15 (quince) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
Para la presentación de la contabilidad de la ejecución del presupuesto, la refrendación y regis tro de la deuda pública, la certificación de la situación de las finanzas del Estado, las estadísticas fiscales del Estado, la auditoría del balance general de la Nación y certificación de ingresos para efecto de la categorización y seguimiento a los programas de saneamiento fiscal y financiero.
ARTÍCULO 86. RESPONSABLES CON DOMICILIO PRINCIPAL EN O FUERA DE BOGOTÁ. Los responsables de rendir la Información sobre la contabilidad de la ejecución del presupuesto, la refrendación y registro de la deuda pública, la certificación de la situación de las finanzas del Estado, las estadísticas fiscales del Estado, la auditoría del balance general de la nación y certificación de ingresos para efecto de la categorización y seguimiento a los programas de saneamiento fiscal y financiero, de que trata el Título V de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Contralor Delegado para Economía y Finanzas Públicas.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 1 (un) día hábil antes de su vencimiento.
El Contralor Delegado para Economía y Finanzas Públicas, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 10 (diez) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES SOBRE LAS TRANSFERENCIAS DE LA NACIÓN PARA LOS SECTORES DE SALUD Y EDUCACIÓN.
ARTÍCULO 87. DISTRITO CAPITAL DE BOGOTÁ, DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA Y SUS MUNICIPIOS. Los responsables de presentar los Informes sobre las Transferencias de Salud y Educación, de que trata el Título VI de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Contralor Delegado del Sector Social.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 5 (cinco) días hábiles antes de su vencimiento.
El Contralor Delegado del Sector Social, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 10 (diez) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
ARTÍCULO 88. LOS DEMÁS DEPARTAMENTOS, DISTRITOS Y MUNICIPIOS. Los responsables de presentar los Informes sobre las Transferencias de Salud y Educación, de que trata el Título VI de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Gerente Departamental respectivo de la Contraloría General de la República.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 5 (cinco) días hábiles antes de su vencimiento.
El Gerente Departamental, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 10 (diez) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
PARA LA PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA GESTIÓN AMBIENTAL TERRITORIAL.
ARTÍCULO 89. RESPONSABLES CON DOMICILIO PRINCIPAL EN O FUERA DE BOGOTÁ. Los responsables de presentar el Informe sobre la gestión ambiental territorial, de que trata el Título VII de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Contralor Delegado del Medio Ambiente.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 5 (cinco) días hábiles antes de su vencimiento.
El Contralor Delegado del Sector Medio Ambiente, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 10 (diez) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
PARA LA PRESENTACIÓN DE LA RENDICIÓN DE CUENTA AL CULMINAR UNA GESTIÓN.
ARTÍCULO 90. SUJETOS DE CONTROL CON DOMICILIO PRINCIPAL EN BOGOTÁ. Los responsables de presentar la cuenta al culminar una gestión, de que trata el Título VIII de la presente resolución, po drán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Contralor Delegado Sectorial, al cual corresponda el sujeto de control.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 5 (cinco) días hábiles antes de su vencimiento.
El Contralor Delegado Sectorial, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 10 (diez) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
ARTÍCULO 91. SUJETOS DE CONTROL CON DOMICILIO PRINCIPAL DIFERENTE A BOGOTÁ. Los responsables de presentar la cuenta al culminar una gestión, de que trata el Título VIII de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Gerente Departamental respectivo de la Contraloría General de la República.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 5 (cinco) días hábiles antes de su vencimiento.
El Gerente Departamental, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 10 (diez) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
DE LAS SANCIONES.
CAUSALES QUE DAN ORIGEN A LA IMPOSICIÓN DE SANCIONES.
ARTÍCULO 92. CAUSALES. De conformidad con la Ley 42 de enero 26 de 1993, son causales para efecto de la imposición de sanciones, en materia de la rendición de cuenta e informes de que trata la presente resolución, las siguientes:
1. No rindan las cuentas que se le exijan o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por la Contraloría.
2. No rindan los informes que se les exijan o no lo hagan en la forma y oportunidad estableci dos por la Contraloría.
3. Incurran en forma reiterada en errores u omisiones en la presentación de cuentas.
4. Incurran en forma reiterada en errores u omisiones en la presentación de informes.
APLICACIÓN DEL PROCESO SANCIONATORIO.
ARTÍCULO 93. TIPOS DE SANCIONES. En el proceso de rendición de cuentas e informes, la Contraloría General de la República podrá según el caso, imponer sanciones pecuniarias a los responsables, de conformidad con las causales establecidas en el artículo anterior y con los procedimientos, términos y competencias de la Resolución Orgánica No. 05145 de octubre 11 de 2000 o el Acto Administrativo que la modifique.
DE LAS EXCEPCIONES.
ARTÍCULO 94. EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS. La forma, período, términos y contenido de la rendición de información de las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios, sin perjuicio de su naturaleza jurídica, es la contenida en el acto administrativo que expida la Contraloría General de la República, para establecer el reglamento general sobre el sistema único de control fiscal en las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios.
ARTÍCULO 95. PARTICIPACIÓN MIXTA. Cuando en una entidad haya participación de recursos de entes nacionales y territoriales, la vigilancia y control fiscal lo ejercerá la Contraloría del nivel que tenga mayor participación, sin perjuicio que la Contraloría General de la República intervenga cuando lo considere conveniente. En caso de que la participación mayoritaria sea igual, lo ejercerá en forma prevalente la Contraloría General de la República.
ARTÍCULO 96. SITUACIONES CONCURRENTE Y PREVALENTE EN EL CONTROL FISCAL. Cuando en una entidad del orden distrital, departamental o municipal, concurra y prevalezca la competencia de la Contraloría General de la República, se aplicará la presente resolución en lo referente al método de rendición, respecto de los recursos de origen nacional que se transfieran a cualquier título.
ARTÍCULO 97. CONTROL POSTERIOR EXCEPCIONAL. En el ejercicio del control excepcional la Contraloría General de la República, aplicará los lineamientos descritos en la presente resolución, a cualquier entidad del orden territorial según su naturale za jurídica.
DE LAS DISPOSICIONES VARIAS.
ARTÍCULO 98. OTRA INFORMACIÓN. La Contraloría General de la República podrá solicitar en cualquier tiempo a las entidades públicas de cualquier orden o particulares que administren, manejen e inviertan fondos, bienes y/o recursos públicos, cualquier otra información diferente a la que se refiere la presente resolución, que se requiera para el cumplimiento de la misión del Organismo de Control. Para tal efecto la Contraloría General de la República mediante comunicación escrita señalará la Información requerida, el término y el lugar de presentación.
ARTÍCULO 99. INFORMACIÓN REQUERIDA EN EL TÍTULO V. La información requerida en el Título V de esta resolución, se tramitará bajo las normas y directrices que señale la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas de la Contraloría General de la República, dependencia que coordinará y prestará la asesoría correspondiente, que permita la oportuna presentación y correcto suministro.
La información señalada en el articulado del Título V, que no tenga anexo en esta Resolución, deberá reportarse en los medios, formatos y nomenclatura de cuentas establecidos por la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas de la Contraloría General de la República.
Cuando la información sea enviada en medio magnético, o correo electrónico las entidades remitentes deberán solicitar a la Contraloría General de la República, las especificaciones de compatibilidad en cuanto a lenguaje y programas.
ARTÍCULO 100. CERTIFICACIÓN INFORMACIÓN TÍTULO V. Los documentos donde conste la información financiera, presupuestal, estadística y de endeudamiento público por cada entidad, deberán ser firmados por el representante legal y por el respectivo Jefe de la Oficina que los elabore, identificando su nombre completo y cédula de ciudadanía.
PARÁGRAFO. Cuando el representante legal delegue la presentación de la información a que se refiere el Título V de la presente resolución, remitirá junto con la información respectiva a la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas de la Contraloría General de la República, el acto administrativo por el cual se produce dicha delegación.
ARTÍCULO 101. ARMONIZACIÓN. De conformidad con los numerales 1, 2 y 12 del artículo 268 de la Carta Política, las Contralorías Territoriales podrán adoptar o adaptar la presente Resolución en las materias de su competencia, acorde con su estructura orgánica y la naturaleza de sus sujetos de control.
ARTÍCULO 102. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente Resolución deroga las Resoluciones Orgánicas número 05168 de diciembre 13 de 2000, número 05217 de junio 11 de 2001, número 05228 de julio 16 de 2001, número 05242 de agosto 23 de 2001 y demás disposiciones que le sean contrarias y rige a partir de la fecha de su expedición y publicación.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C., a 27 de noviembre de 2001.
El Contralor General de la República
Carlos Ossa Escobar.
ANEXOS PARA LA CUENTA ANUAL CONSOLIDADA.
INSTRUCTIVO PARA RENDICION DE CUENTA
VIA TRANSFERENCIA ELECTRONICA DE INFORMACION
A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
El presente anexo contiene el procedimiento e instrucciones, cuando una entidad opte por la presentación de la Rendición de la Cuenta por TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE INFORMACION, así:
Existen dos métodos:
Vía Correo Electrónico (E-mail) o
Medio Magnético (disquete o Disco Compacto)
1. VIA CORREO ELECTRONICO (E-MAIL).
Si usted escoge esta alternativa tiene 2 opciones:
1.1 Haciendo uso del correo electrónico ( E-Mail) de cada entidad.
1.2 Mediante una cuenta de correo electrónico ( E-Mail ) solicitada a la Contraloría General de la República.
Si usted opta por la opción 1.1 Correo electrónico de cada entidad, debe realizar el siguiente procedimiento:
1.1.1 La entidad debe enviar oficio por correo aéreo o personalmente a la Contraloría General de la República remitido a la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia – Central Única de Recepción de Cuentas e Informes, donde informe la dirección de correo electrónico mediante la cual va a enviar la información de la rendición de la cuenta; con una declaración expresa que la información rendida y transferida por este medio, es la única y oficial del sujeto de control, elaborada, avalada y firmada por los funcionarios responsables de cada una de ellas.
1.1.2 El oficio debe estar firmado por el representante legal de la entidad y ser entregado personalmente o por correo aéreo en la Dirección de Archivo Imprenta y Correspondencia - Central Única de Recepción de Cuentas e Informes, ubicada en el edificio Crisanto Luque Carrera 10 No. 19-64 piso 2 (únicamente).
1.1.3 La Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia – Central Unica de Recepción de Cuentas e Informes, enviara dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, un oficio donde le confirmará o le rechazará su petición de acuerdo a la prueba que realizó el grupo de la Central Unica de Recepción de Cuentas e Informes para verificar la validez de la dirección del correo electrónico ( E-mail ).
1.1.4 Si es aceptada por la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia – Central Única de Recepción de Cuentas e Informes, la entidad ya puede enviar el correo electrónico adjuntando los archivos, conforme a los nombres de los mismos que se encuentran en este instructivo (cuadro # 1), que debe enviar de acuerdo a lo estipulado en la presente Resolución.
Si usted opta por la opción 1.2 (Mediante una cuenta de correo solicitada a la Contraloría General de la República), debe optar por el siguiente procedimiento:
1.2.1 La entidad debe enviar un oficio remitido a la Dirección de Imprenta Archivo y Correspondencia – Central Única de Recepción de Cuentas e Informes, firmado por el representante legal de la entidad, donde solicite la creación de la dirección de correo electrónico ( E-mail ) para realizar la rendición de la cuenta (únicamente para ese fin); con una declaración expresa que la información rendida y transferida por este medio, es la única y oficial del sujeto de control, elaborada, avalada y firmada por los funcionarios responsables de cada una de ellas
1.2.2 El oficio debe ser entregado a la Dirección de Imprenta Archivo y Correspondencia – Central Única de Recepción de Cuentas e Informes ubicada en el edificio Crisanto Luque Carrera 10 No. 19-64 piso 2 (únicamente).
1.2.3 La Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia – Central Única de Recepción de Cuentas e Informes en concordancia con la Oficina de Sistemas e Informática, enviará dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud un oficio donde le comunicará la dirección de correo electrónico que le fue asignada, el nombre del usuario y el password.
1.2.4 Teniendo la dirección de correo electrónico ( E-mail ) asignada por la Contraloría, debe realizar los siguientes pasos:
Debe tener acceso a Internet.
Ejecutar el navegador de Internet.
En el cuadro Dirección escribir: http://correo.contraloriagen.gov.co
Aparece la ventana de Outlook Web Access (OWA), en la cual se debe digitar el nombre de usuario correspondiente y la tecla ENTER.
Aparece la ventana de validación en la que se debe digitar el nombre de usuario y la clave (asignada por la Contraloría General de la República y comunicada mediante el oficio enviado a la entidad), luego hacer clic en el botón ACEPTAR.
Después se pueden manejar los servicios que tiene el correspondiente buzón de correo electrónico, y puede enviar el correo adjuntando los archivos, conforme a los nombre de los mismos que se encuentran en este instructivo ( cuadro # 1), que debe enviar de acuerdo a lo estipulado en la presente Resolución.
1.2.5 Debe dirigir el correo a la siguiente dirección electrónica rendicion-cuenta@contraloriagen.gov.co. Para la opción que escoja.
1.2.6 En el asunto o subject debe escribir la razón social y Nit de la entidad que envía la información o número de cédula y nombre completo (Particulares que administren, manejen y/o inviertan fondos, bienes y/o recursos públicos), separados por un guión (-). Ejemplo: Bolsa Nacional Agropecuaria-860071250-9.
1.2.7 Debe escribir en el texto del mensaje:
Por medio del presente, el suscrito (nombre del representante) REPRESENTANTE LEGAL de (nombre de la entidad) identificado con cédula de ciudadanía No. _______ Expedida en __________, RINDE LA CUENTA del período fiscal del año 2001.
1.2.8. Debe traer un índice de la información anexa que contenga:
Nombre del Archivo
Contenido
Formato
Tamaño del archivo
Número de registros
Período rendido.
1.2.9. Una vez escrito el texto anterior, se debe insertar el documento que contiene la información rendida de acuerdo a cada tipo de entidad de acuerdo a lo establecido en la presente resolución.
1.2.10 Al recibir y verificar la información según lo estipulado en el punto anterior (1.2.9.), El grupo especial de recepción de la Rendición de la Cuenta e Informes, confirmará el recibo de los archivos enviados, tamaño y número de registro, conforme a los requerimientos de la presente resolución.
1.2.11 Los Archivos que se envíen deben ser previamente vacunados, con el fin de evitar su devolución por presencia de virus en la información.
1.2.12 La fecha de recepción de la Rendición de la Cuenta por transferencia electrónica, es la de la fecha de recibido el E-mail en la Contraloría (fecha del servidor de correo de la Contraloría).
2. MEDIO MAGNETICO (DISQUETE) O CD.
Si usted escoge esta alternativa, debe considerar:
2.1 El medio magnético debe ser un disquete de 31/2 pulgadas, de alta densidad ó CD.
2.2 El disquete o CD debe tener una etiqueta con la siguiente información: Nit y razón social de la entidad que rinde la cuenta, periodo rendido.
2.3 El disquete o CD que enviarán debe ser previamente vacunado, con el fin de evitar su devolución por presencia de virus en la información.
2.4 El disquete ó CD número 1 (uno) debe traer un archivo el cual debe contener la relación de los archivos enviados por la entidad con el nombre de INDICE con la siguiente información como mínimo:
Nombre del Archivo
Contenido
Formato
Tamaño del archivo
Número de registros.
2.5 Los disquetes ó CD deben ser enviados con Oficio remisorio, en el cual se manifiesta que la información contenida en el medio magnético es igual que la rendida en copia dura. Se debe traer la relación de los mismos y debe ser firmado por el representante legal de la entidad.
Nombre Descripción del Archivo
ACB Anexo consignación al Banco de la República a nombre de la Dirección del Tesoro Nacional.
ACL Acta de Liquidación
BGC Balance General comparado.
BGD Balance General detallado.
BGR Balance General
CCF Conciliación de la cuenta Fondos en tránsito.
CCG Informe de la Cuenta al Culminar la Gestión
CFR Compensación del Fondo Rotatorio de Devoluciones y Compensaciones con la Dirección del Tesoro Nacional
CRA Cuadro Resumen de Avance del Proceso de Depuración de la Cuenta Rentas por Cobrar por Administraciones
CRE Copia de la Resolución o Acto Administrativo en que se Decreta la Liqui- dación
DEF Desembolsos Efectuados
ECE Estado de Manejo de la Cuenta Especial
ECI Resumen evaluación del sistema de control interno
ECO Encuestas Ciclos Operacionales
ECP Estado de cambios en el patrimonio.
ECS Estado de Cambios en la situación Financiera.
ECV Programa de Cobranzas de la Vigencia Siguiente a la Vencida
EDP Evaluación de Denuncias Presentadas ante la Fiscalía por Infracciones a la Ley Tributaria y Cambiaria.
EER Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados.
EFE Estado de flujo de efectivo.
EFV Programa de Fiscalización de la vigencia Siguiente a la rendida
EIC Estado de inversión por categorías.
EIP Estado de Ingreso Comparado con el período anterior, si son entidades diferentes a la DIAN, que recaudan impuestos, tasas, contribuciones, multas o fondos parafiscales.
EPC Informe Ejecución PAC.
EPF Evaluación programa de Liquidación Ejecutado durante la vigencia Rendida.
EPG Información presupuestal de gastos
EPT Estados Presupuestales y Tesorería
ERA Estado de Resultados de la Información Económica, financiera y social.
ERP Información reservas presupuestales
ESP Escritura Pública, con la cual se protocolizó la Información.
EVP Evaluación Programa de Cobranzas desarrollado en la vigencia Rendida
IAPCSP Informe de Administración de Personal y Contratación de Servicios Personales
IPP Informe Sobre Publicidad y publicaciones
IATC Informe sobre Asignación y Uso de Teléfonos Celulares
IATF Informe sobre Asignación y Uso de Teléfonos Fijos
IAVO Informe sobre Asignación y Uso de Vehículos Oficiales
IIMM Informe sobre Inmuebles, Mantenimiento y Mejoras
IAMA Informe sobre Adopción de Medidas de Austeridad
IAE Informe de auditoría externa.
ICA Informe de Composición accionaria.
ICI Informe de control interno.
IEE Informe Estadísticas Educación
IERE Informe Ejecución Recursos en Educación
IES Información Estadística.
IET Informe Ejecución y terminación de la Liquidación
IEP Informe de Ejecución Gastos Personales
IGE Indicadores de gestión.
IGA Informe de la Gestión Ambiental
Nombre Descripción del Archivo
IGAT Informe de la Gestión Ambiental territorial
IAP Informe Avance de los Planes de Mejoramiento
INA Informe de Avance y Ejecución del Proceso liquidador
ING Informe de Gerencia.
INP Información Presupuestal.
IRB Ingreso a Red Bancaria, por conceptos y entidades recaudadoras
IRF Informe del revisor fiscal.
ISC Informe ejecución de ingresos sector central
ISD Informe de ingresos sector descentralizado
NAE Notas y anexos a los estados financieros.
PCA Plan de compras anual.
PE Plan Estratégico.
PA Plan de Acción.
PM Planes de Mejoramiento
RCM Registro Contable de Movimiento Anual
RCL Relación de contratos liquidados durante la vigencia.
RCO Relación de Contratos y Ordenes de Trabajo de Prestación de Servicios Personales.
RCP Relación y monto de los contratos suscritos con recursos públicos.
RCR Relación de contratos de riesgo compartido.
RCS Relación de contratos suscritos durante la vigencia por licitación pública, contratación directa y urgencia manifiesta.
RHA Reporte de hallazgos de auditoría.
RLD Relación de licitaciones declaradas desiertas y adjudicación directa, si la hubo.
RLP Relación de licitaciones programadas.
SEU Sistema estadístico unificado de deuda
TSIP Transferencias de Salud Informe Presupuestal
TSIC Transferencias de Salud Información Contractual
TSIE Transferencias de Salud Información Estadística
TSEIEGP Transferencias de Salud y Educación Información Ejecución Gastos de Personal
Para efectos de Resolver dudas referente a la resolución de Rendición de la Cuenta, deben considerarse las siguientes instrucciones:
1. Debe entrar a la página Web de la Contraloría General de la República www.contraloriagen.gov.co
2. Dé click en el botón de Rendición de Cuenta, allí aparecerá la resolución, al final encontramos Anexos, Preguntas Frecuentes y Contenido de informes de la cuales usted puede escoger Preguntas Frecuentes.
2.1 Hacer preguntas
Si luego de revisar las respuestas no tiene solución a su inquietud, usted puede colocar el cursor en:
Comuníquenos su inquietud, a este e-mail
rendicioncuenta@contraloriagen.gov.co
donde podrá realizar su pregunta la cual tendrá respuesta en el menor tiempo posible dentro del mismo día de la formulación, a la dirección de correo que usted a escrito.
Nota: Si usted Rinde la Cuenta a través de medio magnético y copia dura; esta debe ser entregada en el edificio Crisanto Luque Carrera 10 No. 19 - 64 Piso 2 Oficina Central Unica de Rendición de Cuentas, teléfonos: 2863085 ó 2860321. (UNICAMEN TE).
PLAN DE COMPRAS ANUAL Y SU EJECUCION.
Este anexo se refiere a la información básica que se debe presentar sobre las actividades realizadas por la entidad para la elaboración, ejecución y seguimiento del plan de compras, teniendo en cuenta tres aspectos fundamentales:
1. Plan de necesidades
El plan de necesidades es el estudio de viabilidad y la especificación de los parámetros que fundamentan la elaboración del plan de compras adoptado para la vigencia fiscal que se está informando:
1.1 Objetivos: Son los resultados que pretende alcanzar la entidad en la determinación de las necesidades de bienes o servicios a adquirir.
1.2 Principales políticas: Son los lineamientos o parámetros establecidos por la entidad en la formulación de las necesidades de los bienes y servicios.
1.3 Metodología para su formulación: Es el procedimiento adoptado por la entidad para establecer los requerimientos de bienes y servicios que serán proyectados en el plan de compras.
2. Plan de Compras
Son las especificaciones presupuestadas por la entidad para la elaboración y ejecución del proceso de adquisición de bienes y servicios necesarios para el adecuado funcionamiento de las dependencias misionales y de apoyo.
Para la formulación del plan de compras se deben observar los principios de economía, eficiencia y eficacia y equidad dentro de los términos de calidad, cantidad y oportunidad.
La información sobre el plan de compras debe incluir los siguientes aspectos:
2.1 Responsables: Son los funcionarios que estuvieron encargados de la elaboración y ejecución del plan de compras.
2.2 Cobertura: Es el alcance que tendrá el plan de compras conforme a la estructura organizacional de la entidad, identificando la composición del plan a nivel central, seccional o regional (si se encuentra descentralizada o desconcentrada la entidad).
2.3 Período: Se debe especificar cuales son los tiempos de su ejecución (mensual, bimensual, trimestral o semestral).
2.4 Composición: Se debe detallar:
Rubros que afectan la adquisición de bienes o servicios: compra de equipos, materiales y suministros, mantenimiento, etc.
Valor de los registros presupuestales, sus modificaciones y su valor ejecutado.
Modalidad de adquisición: proceso licitatorio, contratación directa, orden de trabajo, etc.
Cantidades adquiridas
2.5 Metodología: Se describe el procedimiento adoptado por la entidad para la elaboración y ejecución del plan de compras.
3. Seguimiento y monitoreo al plan de compras:
3.1 Acciones de Control: Son las actividades que se desarrollan para la evaluación y seguimiento al plan de compras.
3.2 Período: Son los tiempos establecidos para la evaluación y seguimiento a la ejecución del plan de compras (cronograma de actividades).
3.3 Responsables: Son los funcionarios que están encargados de la evaluación y seguimiento al plan de compras.
3.4 Resultados de evaluación: Es la descripción de las observ aciones y recomendaciones efectuadas en la evaluación y seguimiento del plan de compras.
INFORME SOBRE CONTROL INTERNO.
<Anexo modificado por el artículo 1 de la Resolución 5459 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:>
En el marco de las directrices impartidas por el Gobierno Nacional dentro de la política de fortalecimiento del Sistema de Control Interno, específicamente la de armonizar los controles internos y externos para garantizar, entre otros, el buen uso de los recursos públicos, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, la Contraloría General de la República y la Contaduría General de la Nación, han avanzado en la estandarización de la metodología sobre la elaboración y rendición de informes sobre los Sistemas de Control Interno Institucionales, para lo cual se ha redefinido la estructura del informe, a efectos de satisfacer las necesidades de información de estas tres instancias.
En este sentido, se revisó y ajustó la Encuesta Referencial y se eliminó el Informe Anual de Control Interno Contable, convirtiéndose en un capítulo del cuerpo del Informe, precisando los aspectos relevantes en el seguimiento de la calidad de la información financiera, económica y social.
Para este año, la Encuesta Referencial permite que una vez diligenciada en su totalidad, se obtenga automáticamente la calificación de la matriz, lo cual servirá de parámetro para la evaluación final del Sistema de Control Interno de la entidad. Para el diligenciamiento de la Encuesta Referencial se seguirá el Instructivo expedido para el efecto por el Consejo Asesor.
Igualmente, se mantienen los lineamientos de la "Guía Metodológica para el Fortalecimiento y Evaluación del Sistema de Control Interno", donde se brindan los parámetros conceptuales y técnicos para una mejor comprensión de cada una de las fa ses, de sus componentes y los factores de valoración.
Estructura del informe
1. Carátula o portada.
2. Indice o tabla de contenido.
3. Introducción, en la cual se debe precisar:
Objetivo de la evaluación del Sistema de Control Interno.
Alcance del informe: Cobertura.
Metodología: Técnicas empleadas para efectuar la evaluación.
4. Resumen gerencial de todo el proceso de evaluación efectuado. Se recomienda que la información allí incluida no exceda de tres (3) páginas. Este resumen contendrá:
Concepto del Jefe de la Oficina de Control Interno. Debe expresar el nivel de desarrollo del Sistema, resultante de las evaluaciones adelantadas durante todo el año por la Oficina, complementadas con la aplicación de la Encuesta Referencia (anexa) y su evolución frente al año anterior.
Relación de las fortalezas y debilidades del sistema.
Acciones de mejoramiento emprendidas durante el período.
Relación de los hallazgos relevantes resultantes de las actividades de evaluación que fueron determinados como producto de la labor de la Oficina de Control Interno respectiva, identificando para cada uno de ellos su causa, efecto y cuantificación (si esta última está determinada).
5. Cuerpo del informe
5.1 Descripción de las acciones llevadas a cabo dentro de la organización respecto de cada una de las cinco fases del sistema, a saber: 1. Ambiente de Control. 2. Administración del Riesgo. 3. Operacionalización de los elementos. 4. Documentación, y 5. Retroalimentación.
5.2 Encuesta Referencial consolidad por la entidad.
No. Criterio de evaluación Puntaje 1 a 5
Ambiente de Control
Principios y valores
1 1 ¿La participación de los funcionarios en la identificación de los valores
corporativos ha sido?
2 2 ¿El aporte de la identificación de los valores al fortalecimiento de la
cultura organizacional ha sido?
3 3 ¿Los medios de difusión para promover e interiorizar los principios
y valores corporativos son?
Compromiso y respaldo de la Alta Dirección
4 1 ¿Se percibe y se asume el compromiso de la Alta Dirección
con el Sistema de Control Interno?
5 2 ¿Ha involucrado la Alta Dirección, en la implementación del Sistema
de Control Interno a otros niveles de la organización?
Cultura del autocontrol
6 1 ¿El conocimiento de la misión, visión, normas, planes, programas
y proyectos en todos los niveles de la organización es?
7 2 ¿La capacitación adelantada en la organización para sensibilizar
y fortalecer la cultura de autocontrol es?
8 3 ¿En qué medida el autocontrol se está reflejando en el ambiente
organizacional?
9 4 ¿El compromiso, responsabilidad y sentido de pertenencia
de los funcionarios en la organización es?
Cultura del diálogo
10 1 ¿La generación de espacios en la organización para el diálogo es?
11 2 ¿Las opiniones y aportes de los servidores públicos contribuyen
a la toma de decisiones en la organización?
12 3 ¿La claridad y fluidez de la información en la entidad es?
Administración del riesgo
Valoración del riesgo
13 1 ¿En la organización, la identificación de los riesgos es?
14 2 ¿El conocimiento por parte de los funcionarios sobre la existencia
de riesgos en el desarrollo de sus tareas es?
Manejo del riesgo
15 1 ¿La participación de las dependencias en la formulación de acciones
para el manejo de riesgos es?
16 2 ¿El conocimiento que tienen los servidores sobre los planes
para el manejo de los riesgos de la organización es?
17 3 ¿La implementación de las acciones previstas en el plan
de manejo de riesgos es?
Monitoreo
18 1 ¿El seguimiento al cumplimiento de las acciones contempladas
en el plan de manejo de riesgos es?
19 2 ¿En qué medida la revisión de los planes de manejo de riesgos
permite introducir los correctivos necesarios?
Operacionalización de los elementos
Esquema organizacional
20 1 ¿La estructura organizacional responde a los objetivos, misión
y procesos institucionales?
21 2 ¿La adaptación de la organización a los cambios internos
y del entorno es?
22 3 ¿La oportunidad en la toma de las decisiones en la organización es?
23 4 ¿La respuesta oportuna de la organización en la prestación
de los servicios o productos es?
Planeación
24 1 ¿La identificación de los principales instrumentos
para la planeación institucional es?
25 2 ¿Se considera que hay una relación estratégica entre los objetivos
de la entidad con los programas, proyectos y planes operativos
de cada dependencia?
26 3 ¿La coherencia de la planeación corporativa con las políticas de Estado
y el Plan Nacional de Desarrollo es?
27 4 ¿Existe participación por parte de los servidores, sobre la planeación
de la organización?
28 5 ¿Existen mecanismos efectivos para el seguimiento de lo planeado?
Procesos y procedimientos
29 1 ¿La identificación de los procesos misionales y de apoyo es?
30 2 ¿El mecanismo para la revisión y actualización de los procesos
y procedimientos que mejoren la gestión es?
31 3 ¿El establecimiento e identificación de los puntos de control
en los procesos es?
32 4 ¿La designación de los responsables en la administración y ejecución
de los procesos y procedimientos en la organización es?
Desarrollo del Talento Humano
33 1 ¿La existencia de información básica y actualizada de los servidores
de la entidad es?
34 2 ¿La oportunidad en la atención a las diferentes situaciones de orden
administrativo que solicitan los funcionarios de la entidad es?
35 3 ¿La formulación y ejecución de los planes de bienestar es?
36 4 ¿El fortalecimiento de las competencias personales e institucionales
a través del plan de capacitación es?
Sistemas de información
37 1 ¿La capacitación a los servidores de la entidad sobre tecnologías
de la información es?
38 2 ¿La automatización de los procesos de la organización es?
39 3 ¿La coherencia de la información que fluye en la organización es?
40 4 ¿La planeación para el desarrollo informático de la entidad es?
41 5 ¿La implementación de mecanismos que garantizan la seguridad
de la información es?
42 6 ¿La confiabilidad, oportunidad, integridad y precisión de la información
como base para la toma de decisiones en la organización es?
Democratización de la Administración Pública
43 1 ¿La sensibilización y capacitación a los funcionarios de la entidad
y usuarios sobre la participación ciudadana es?
44 2 ¿La existencia y utilización de canales de comunicación entre
la entidad y los usuarios o comunidad es?
45 3 ¿El grado de recepción de propuestas de la comunidad en pro
al mejoramiento institucional es?
Mecanismos de verificación y evaluación
Autoevaluación
46 1 ¿La existencia de instrumentos o herramientas actualizados
para la autoevaluación institucional es?
47 2 ¿Los instrumentos de verificación y evaluación permiten medir
el cumplimiento de la gestión institucional?
48 3 ¿En qué medida la participación de los funcionarios en la
autoevaluación conduce al mejoramiento continuo de la gestión
institucional?
Unidad u Oficina de Control Interno
49 1 ¿Para el mejoramiento de la gestión institucional, los aportes
de la Oficina de Control Interno son?
50 2 ¿La asesoría de la Oficina de Control Interno, frente a los diferentes
procesos y área de la organización es?
51 3 ¿El desarrollo de programas por parte de la Oficina de Control
Interno o quien haga sus veces, para fomentar la cultura de autocontrol es?
52 4 ¿El seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno o quien
haga sus veces, a sus recomendaciones, es?
Documentación
Memoria institucional
53 1 ¿La conservación, disponibilidad, consulta y seguridad de la
información está acorde con la normatividad vigente?
54 2 ¿La existencia de memoria institucional formal que permita
la adecuada toma de decisiones en la organización es?
Manuales
55 1 ¿La existencia de manuales de funciones, procesos y procedimientos,
y técnicos actualizados es?
56 2 ¿La participación de los servidores en la elaboración de los
manuales de procesos y procedimientos es?
57 3 ¿La coherencia de los diferentes manuales con el quehacer
institucional es?
58 4 ¿El conocimiento y aplicación de los manuales por parte de los servidores
es?
Documentación de la normatividad
59 1 ¿El acceso para consultar la normatividad tanto general como
específica de la organización es?
60 2 ¿La existencia de unidad de materia en los actos administrativos
internos es?
61 3 ¿El grado de difusión de las disposiciones internas y externas es?
Retroalimentación
Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
62 1 ¿El conocimiento sobre la existencia y funciones del Comité
de Coordinación del Sistema de Control Interno es?
63 2 ¿La contribución de las propuestas que hace el Comité para el
mejoramiento institucional es?
Planes de mejoramiento presentados a la Oficina de Control
Interno y a la Auditoría General de la República
64 1 ¿La oportunidad de los planes de mejoramiento es?
65 2 ¿La concertación con los responsables de las áreas o los procesos
en la definición de los planes de mejoramiento y/o acciones correctivas es?
66 3 ¿Los planes de mejoramiento y/o acciones correctivas, consideran
las observaciones y recomendaciones de la Oficina de Control Interno
y de los entes externos de control?
67 4 ¿En qué medida los planes de mejoramiento se están cumpliendo
de acuerdo con lo concertado?
Seguimiento
68 1 ¿La oportunidad en el seguimiento para la toma de decisiones es?
69 2 ¿La contribución del seguimiento para la evaluación y ajuste de los
planes de mejoramiento es?
70 3 ¿El acompañamiento de la Oficina de Control Interno
a los responsables de la toma de acciones correctivas
y de mejoramiento es?
5.3 Matriz de calificación.
6. Control interno contable (ver anexo).
7. Forma y lugar de presentación del informe.
Este informe se remitirá en medio impreso y magnético a la Contraloría General de la República como anexo número 3 de la Rendición de la Cuenta, el cual servirá de insumo y se tendrá en cuenta en el Método de Evaluación y Calificación que aplique esta entidad para determinar el grado de eficiencia y efectividad del Sistema de Control Interno de las entidades.
La "Guía Metodológica para el Fortalecimiento y Evaluación del Sistema de Control Interno", la "Encuesta Referencial", la "Matriz de Calificación" con su instructivo correspondiente, están a disposición en la página web del Departamento Administrativo de la Función Pública, www.dafp.gov.co, o en las instalaciones de la Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites de este Departamento Administrativo, ubicada en Bogotá en la carrera 6a. número 12-62, piso 5o., Conmutador 3344080-85, extensiones 208, 154, 165. Telefax 3412120 y el teléfono 3360686.
ANEXO
(Control Interno Contable)
Avances en el mejoramiento de la calidad de la información contable. Con base en las actividades adelantadas al interior de las entidades y organismos públicos en las tres (3) evaluaciones cuatrimestrales de carácter interno, se deberá indicar el estado de cumplimiento de las actividades establecidas en el numeral 5 de la Circular Externa 042 de 2001 expedida por el Contador General de la Nación, relacionadas con:
1. La existencia y cumplimiento de políticas y planes sobre necesidades de información presupuestal, contable y financiera por parte de la entidad.
2. Comprobación de la existencia de los Libros de Contabilidad debidamente registrados según lo establecido en el acápite 1.2.7.2 del Plan General de Contabilidad Pública, el ordenamiento y disposición de los respectivos documentos fuente o soporte y la fecha a la cual se lleva el registro en los libros principales y auxiliares de las operaciones de la entidad, en el momento de la verificación. La existencia de políticas de seguridad sobre el manejo de copias de respaldo de la información en lugar distinto a la sede de la entidad.
3. Determinación de planes de trabajo y procedimientos específicos que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores hacia el Proceso de Contabilidad de forma oportuna.
4. Verificación de la causación oportuna de ingresos, gastos y costos, según la naturaleza del ente público.
5. La existencia y efectividad de procedimientos administrativos para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados, la elaboración oportuna de informes relacionados, la autorización de los soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos y la oportunidad en la legalización de los avances.
6. Establecimiento de las conciliaciones de saldos del disponible e Inversiones, entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, examinar los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la información.
7. Verificación, si es del caso, de la existencia de mecanismos de control para la colocación y redención de Inversiones y sus actividades relacionadas.
8. Establecimiento de medidas para la salvaguarda de los activos fijos; realización periódica de toma física de inventarios y conciliación de saldos con la Contabilidad.
9. Medidas de protección para la guarda y custodia de los activos, valores, títulos valores, especies venales, cheques girados, chequeras, cheques anulados, tarjetas magnéticas, sellos y protectores, claves de cajas fuertes y demás bienes asociados al manejo del disponible.
10. Existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración, revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o de ahorros.
11. Determinación de políticas relacionadas con la incorporación de los inmuebles, vehículos automotores y demás bienes al Patrimonio de la entidad, lo que incluye seguimiento sobre su legalización y valoración actualizada.
12. Evaluación de los procesos de depuración de saldos en los rubros de Rentas y Cuentas por Cobrar de vigencias anteriores, que contribuyan a garantizar la razonabilidad de los estados e informes contables.
13. Existencia y pertinencia de procedimientos de control para soportar la conciliación de saldos relacionados con los valores correspondientes a Pensiones de Jubilación –cálculos actuariales–, cesantías consolidadas y sus intereses, operaciones de Crédito Público y manejo de Deuda, retenciones tributarias y demás pasivos que de acuerdo con la naturaleza de la entidad se consideren significativos.
14. Determinación de la existencia y cumplimiento de planes de compras, funcionamiento de comités de adquisiciones y cumplimiento de las políticas sobre los procesos de contratación de adquisición de bienes y servicios.
15. Evaluación, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación, del proceso adelantado por el área financiera y contable del ente público, para lograr la conciliación de saldos recíprocos con las entidades y cuentas relacionadas de que trata el formato CGN-002. Este proceso debe incluir la realización de confirmación de saldos a través de circularizaciones periódicas entre las entidades objeto de conciliación.
16. Para las entidades y organismos pertenecientes al nivel nacional y cubiertos por el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF, se deberá verificar la existencia del proceso de conciliación de los saldos registrados en el Sistema con los consignados en sus sistemas alternos o "paralelos", si llegaren a existir y por el tiempo que se mantengan.
17. Presentación oportuna de los informes cuatrimestrales sobre la evaluación del Control Interno Contable, por parte de la oficina de control interno o quien haga sus veces.
18. Si se trata de una entidad del nivel nacional obligada al procedimiento del empalme en el año 2002, indicar si fue cumplido conforme a lo establecido en la Carta Circular 35 de 2002.
19. Indicar el sentido del último dictamen sobre el Balance General de la entidad por parte de la contraloría respectiva y/o el revisor fiscal, si lo hubiere.
20. Verificar la respuesta oportuna a los requerimientos realizados por la Contaduría General de la Nación en la vigencia 2002.
21. ¿Están registrados todas las compras y contratos de la entidad en el SICE y el SIIF?
22. ¿Existen procedimientos para registrar todos los pagos de Tesorería y Obligaciones Financieras de la entidad en el SIIF?
23. ¿Existen procedimientos para registrar en el SIIF los pagos aprobados en el PAC?
Saneamiento contable. Se deberá indicar adicionalmente de manera sumaria, con relación al cumplimiento de la Ley 716 de 2001, el Decreto 1282 de 2002 y la Circular Externa 050 de 2002, expedida por el Contador General:
1. Si se ha constituido el Comité Técnico de Saneamiento Contable.
2. Si se encuentra hecho el diagnóstico de las operaciones objeto de depuración y si existe un Plan de Saneamiento.
3. Qué actividades ha adelantado la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces para dar cumplimiento al artículo 8o. de la Ley 716 de 2001 sobre evaluación al saneamiento contable de la entidad u organismo respectivo.
PLAN ESTRATEGICO Y PLANES OPERATIVOS.
El presente anexo contiene la información básica que se debe reportar sobre el Plan Estratégico y los Planes Operativos. La terminología descrita puede variar de una entidad a otra; por lo tanto, lo importante es satisfacer el concepto presentado para cada uno de los componentes de los Planes.
1. Plan Estratégico
El Plan Estratégico es la formulación de la política directiva y corporativa para cumplir y desarrollar en varios años; lo que es, quiere ser, sus principios, objetivos y las estrategias, que regirán a la entidad durante un período determinado.
– Visión Corporativa: Entendida como una declaración amplia y suficiente, de qué hará y dónde quiere estar la entidad, dentro de tres o cinco años.
– Misión Corporativa:Entendida como la descripción de la formulación de los propósitos de una organización que la distingue de otros negocios en cuanto al cubrimiento de sus operaciones, sus productos, los mercados y el talento humano que soporta el logro de esos propósitos.
– Principios Corporativos: Conjunto de valores, creencias y normas que enmarcan la vida de la organización.
– Objetivos Generales: Son los resultados a largo plazo que se esperan lograr, para hacer real la misión y la visión de la entidad.
– Estrategias:Son las acciones que se realizarán para mantener y soportar el logro de los objetivos generales de la entidad.
– Fecha y Período: Se debe indicar la fecha de formulación del Plan Estratégico y el periodo de cubrimiento en años.
2. Planes Operativos
Los Planes Operativos son las programaciones específicas y puntuales de actividades, recursos y responsables, por lo general a un año, para alcanzar los Objetivos programados dentro del Plan Estratégico.
La siguiente Información se debe reportar para cada uno de los planes operativos que haya formulado la entidad para el cumplimiento del plan estratégico, así:
– Areas Involucradas: Hace referencia a las dependencias de la entidad dentro de las cuales se deben lograr los resultados previstos. Puede referirse también a un proceso o ciclo (por ejemplo: producción, contratación, dirección, compras, etc.)
– Actividades: Son el conjunto de tareas o acciones específicas que se han programado para alcanzar los resultados planteados en los planes operativos.
– Recursos: Descripción de los recursos de talento humano, físicos, tecnológicos y financieros que se programan para cada una de las actividades de los planes operativos.
– Responsables: Son los funcionarios encargados de desarrollar cada una de las actividades a cumplir en los planes operativos.
– Período: Tiempo en que se programa llevar a cabo los Planes Operativos.
– Indicadore s Claves de Rendimiento: Son las unidades de medida gerenciales, mediante las cuales se evalúa el desempeño y rendimiento de la entidad en cuanto a los planes operativos, actividades, recursos y responsabilidades.
– Seguimiento: Hace referencia a una descripción breve sobre las técnicas de seguimiento y sus resultados en la evaluación sobre el cumplimiento de los planes operativos y sus diferentes actividades programadas.
– Acciones Correctivas: Descripción puntual de las acciones correctivas que se hayan realizado sobre actividades (como por ejemplo en tareas, tiempos, recursos, responsables) para ajustar los planes operativos y garantizar el logro de los resultados.
Nota: Finalmente en la información suministrada se debe hacer referencia, sobre si la entidad ha formulado planes de contingencia como estrategia alterna para el logro de la misión y objetivos corporativos.
INFORMACION CONTRACTUAL.
Este anexo tiene como propósito establecer los parámetros que se deben tener en cuenta al diligenciar la información correspondiente a la gestión contractual de la vigencia que se está reportando. Al respecto se debe considerar lo siguiente:
I. El sujeto de control deberá rendir la información contractual con base en la complejidad de la entidad, conforme a la clasificación realizada por la Contraloría General de la República, así:
Entidades de baja complejidad, contratos mayores a 30 salarios mínimos mensuales
Entidades de media complejidad, contratos mayores a 60 salarios mínimos mensuales
Entidades de alta complejidad, contratos mayores a 90 salarios mínimos mensuales
Nota: La anterior complejidad de cada entidad, se puede consu ltar en la Página WEB de la Contraloría General de la República: www.contraloriagen.gov.co
II Los contratos y órdenes de trabajo de prestación de servicios personales deben relacionarse en su totalidad, sin importar su cuantía.
III. La información por suministrar sobre la gestión contractual es la siguiente:
1. En cada una de las relaciones de los contratos suscritos durante la vigencia por licitación pública nacional o internacional, por contratación directa y por urgencia manifiesta, se debe mencionar:
Relación numérica continua de los contratos informados
Nombre o razón social del contratista y su identificación o Nit
Domicilio y dirección del contratista
Configuración jurídica del contratista (unión temporal, consorcio etc).
Objeto del contrato
Clase de contrato (Servicios, Suministro, Mantenimiento y/o Reparación, Obra, Fiduciario, Consultoría, Concesión, Asociación, otros)
Registro presupuestal Inicial
Valor Inicial del contrato
Valor del Reajuste (Si se efectúo)
Registro Presupuestal y Reajustes
Término Inicial del contrato
Prórroga o renovación en tiempo (Si se otorgó)
Establecer quién efectúa la interventoría de los contratos
Porcentaje de Ejecución
Lugar de ejecución del contrato
Fecha de Terminación
Nota: Para el caso de los contratos realizados mediante la figura de urgencia manifiesta, se debe mencionar los motivos que determinaron tal declaratoria.
2. Contratos y Ordenes de Trabajo de Servicios Personales
Relación numérica continua de los contratos y órdenes de trabajo informados
Nombre del contratista y su Identificación
Domicilio y dirección del contratista
Objeto del contrato u orden de trabajo
Registro presupuestal Inicial
Valor Inicial del contrato u orden de Trabajo
Valor del Reajuste (Si se efectúo)
Registro Presupuestal y Reajustes
Término Inicial del contrato u Orden
Prórroga o renovación en tiempo (Si se efectúo)
Establecer quién efectúa la interventoría de los contratos
Tiempo de Ejecución del Contrato u Orden de Trabajo
Lugar de ejecución del contrato
Fecha de Terminación.
3. Relación de contratos liquidados durante la vigencia
Además de la información solicitada en el punto anterior, se deberá reportar la siguiente información:
Fecha de liquidación
Determinar si el contrato se encuentra en proceso de sanción o en proceso judicial
4. Relación de licitaciones programadas
Registro de la disponibilidad presupuestal que soporta la licitación
Objeto de la licitación
Fecha de apertura de la licitación.
5. Relación de licitaciones declaradas desiertas
Además de la información solicitada en el punto anterior, se deberá reportar la siguiente información:
Número y fecha del acto administrativo en que se declaro desierta la licitación
Motivos que dieron origen a la declaración de desierta.
6. Relación de Contratos de Riesgo Compartido
Si la entidad suscribió este tipo de contratos debe informar respecto de los mismos:
Modelos Económicos (Inicial y Ajustes año a año)
Estados Financieros (Resolución 061/97 C.R.T. y Ley 37/93)
Notas a los Estados Financieros.
INFORMACION ESTADISTICA.
Aspectos Generales:
La información sobre las estadísticas es la relación cuantificada de una serie de variables que expresan o explican los resultados de las actividades adelantadas por el sujeto de control, en desarrollo del cumplimiento de su misión y/o objeto social.
Esta contempla:
Actividades misionales y/o del objeto social que fueron atendidas durante el periodo a informar.
Las estadísticas de cobertura de los anteriores conceptos, y
El recurso humano involucrado en la gestión de la entidad.
Al definir la entidad o sujeto de control los patrones de medida utilizados en sus estadísticas, estos deben respetarse hacia el futuro con el fin de poder guardar homogeneidad en cada uno de los periodos y asimismo conservar las series de tiempo.
Es importante que una vez definidos los conceptos consignados en la información presentada, se utilicen estos mismos en períodos de información futuros, con el fin de observar una homogeneidad respecto al contenido y presentación de la información solicitada para los diferentes períodos.
Se pueden dar eventos o circunstancias que hagan cambiar los conceptos y su justificación obedece a muchas razones, entre ellas se pueden mencionar: la prescripción y actualización de principios; procedimientos y técnicas contables y financieras, registros, etc. establecidos por el Contador General de la Nación; el cambio del objeto social; la fusión y/o la transformación de un ente económico, lo cual genera cambios relevantes en las actividades económicas y productivas de bienes y/o servicios. Estas situaciones deben indicarse cuando se dé la ocurrencia de los hechos en el período para rendir la información.
Todos los valores monetarios transcritos en este anexo deben expresarse en miles de pesos, excluyendo cifras decimales, para lo cual se aproxima por exceso o defecto al dígito anterior o siguiente respectivo.
Para brindar la información se pueden utilizar, si así lo desean, los formatos que tradicionalmente se han empleado para este efecto.
1. Actividades misionales y/o del objeto social:
1.1. Relación de Bienes, servicios, actividades administrativas, relacionadas por la entidad
Esta información corresponde a todos y cada uno de los bienes y servicios producidos y/o prestados por la entidad y que hacen parte de la misión y cumplimiento de su objeto social, establecidos por ley y/o enmarcados en una escritura de constitución.
1.2 Número de funcionarios involucrados
Es el personal vinculado y relacionado con las anteriores actividades, trátense de trabajadores o empleados, con o sin vínculo laboral y que intervienen directamente en los procesos o actividades misionales.
1.3 Precio de Venta de los bienes y servicios
Es el precio de venta del bien o servicio cuando estos se cobran al público en general o a la sociedad. Esto sucede con las empresas industriales y comerciales del estado y las sociedades de economía mixta y ciertas entidades que aunque no tengan las calidades anteriores, originan unos ingresos propios; por ejemplo: matrículas, pensiones, licencias y permisos, patentes, pasaporte, visas, certificados, etc.
1.4 Cantidades producidas o suministradas y su unidad de medida
Es necesario que para todos los bienes, servicios, o actividades administrativas, realizados por la entidad que se expresen las cantidades producidas o suministradas.
A fin de contextualizar la información suministrada se debe señalar Unidad de Medida, la cual corresponde a la métrica utilizada en la identificación y cuantificación del bien o servicio generado o atendido, como por ejemplo: unidades, decenas, gruesas, centímetros, yardas, metros, kilómetros, centímetros cúbicos, litros, galones, barriles, camas, pacientes, vacunas, etc.
1.5 Valoración económica
Es la metodología para establecer la Valoración económica de las actividades, servicios o trámites administrati vos que presta o suministra a la sociedad, en especial, de aquellos que son a título gratuito y que por su naturaleza no es posible establecerle un valor comercial o precio, se debe suministrar esta información.
2. Estadísticas de Cobertura
Una forma de medir el principio de eficacia es mediante el análisis de las estadísticas de cobertura. Para esto es necesario manejar los siguientes conceptos: universo de población, población objetivo y población atendida, en combinación de la participación en el mercado a nivel nacional, departamental y municipal, según sea el caso.
Puesto que la cobertura de servicios o actividades que desarrollan las entidades del Estado, no necesariamente se dirigen a la población como tal (número de personas), sino a sujetos de otra naturaleza, es necesario establecer una unidad de medida con que se definen los tamaños de la población en sus diferentes categorías para clarificar y contextualizar la información.
Así, por ejemplo, para la Superintendencia Bancaria su universo de población será el número de instituciones financieras del país; para el Instituto Colombiano de la Reforma Agraria en algunos de sus programas, será la superficie en hectáreas por distribuir; la red vial nacional, que es expresada en kilómetros de vías, es el universo de población que debe atender el programa de mantenimiento de vías del Invías; tratándose de un municipio su universo de población se limitará al radio de competencia en su jurisdicción; para ICETEX su universo podría ser el número de estudiantes matriculados o que tengan las condiciones para acceder a la Educación Superior.
2.1 Universo de Población
Es la población (volumen o número de sujetos que pueden ser objeto de atención directa por parte de la entidad y/o actividad) que es susceptible de atenderse con la producción de bienes y/o servicios ofrecidos lo que también se denomina demanda potencial.
Aunque idealmente las entidades deben atender el universo de población objeto de su razón de ser, esto en la realidad pocas veces es factible en razón a restricciones en la disponibilidad de recursos, capacidad operativa, oportunidad, entre otras. Tal circunstancia hace necesario concretar las acciones en unas metas y objetivos que paulatinamente acerquen la acción a la meta ideal y que se cristaliza con un segmento de población que se decide cubrir o atender en un periodo dado, que se constituye en lo que se denomina población objetivo.
2.2 Población Objetivo
Se refiere a la población que se considera en capacidad de atender (demanda efectiva) y que debe coincidir con la demanda propuesta, que es la que deberá atender la entidad en el período de análisis. En algunos casos esta población puede ser igual al universo de población, dadas las características del bien o servicio de que se trate.
2.3 Población Atendida
Es la población efectivamente atendida con el bien o servicio ofrecido por la entidad. La relación entre esta variable, la población objetivo y la población universo nos da medidas de eficacia en la gestión.
2.4 Participación
Hace relación al radio de acción que tiene la entidad en el contexto nacional, departamental y municipal.
3. Recurso Humano
3.1 Personal a término indefinido:
3.1.1 Número de personas, según niveles jerárquicos
3.1.2 Emolumentos salariales y prestacionales causados
3.1.2.1 Salario básico
3.1.2.2 Prestaciones legales y extralegales
3.1.2.3 Cesantías
3.1.2.4 Otros emolumentos
3.1.3 Bienestar social
3.2 Personal temporal (Incluyendo contratos de prestación de servicios)
3.2.1 Número de personas según niveles jerárquicos
3.2.2 Emolumentos salariales y prestacionales causados
3.2.2.1 Salario básico
3.2.2.2 Prestaciones legales y extralegales
3.2.2.3 Cesantías
3.2.2.4 Otros emolumentos
3.2.3 Bienestar social
Estas variables de información son fundamentales y convenientes para medir la productividad de los sujetos de control, en los diferentes procesos administrativos y productivos de la entidad.
Es de aclarar que las entidades para ciertas ocasiones y por necesidades del servicio, requieren un personal temporal con o sin vinculación laboral, el cual debe ser incluido dentro de los gastos o costos causados, dependiendo de la labor que desarrollan en cada uno de los niveles indicados. La clasificación debe obedecer a los diferentes niveles jerárquicos de la entidad.
La información debe contener el número de trabajadores según los niveles definidos, los diferentes emolumentos salariales y prestacionales causados, al igual que los beneficios por concepto de bienestar social. Se entiende por bienestar social, aquellos valores causados por conceptos tales como auxilios y comisiones para educación, capacitación, asistencia médica y social, entre otras, prestada a los empleados y a sus familiares.
4. Programas de Inversión
Relación de los proyectos de inversión con la siguiente información:
4.1 Denominación del proyecto de inversión y número de identificación
Se solicita la relación de los programas de inversión a nivel de Proyectos, según sea la entidad ejecutora o aportante, al respectivo proyecto.
La descripción de los proyectos de inversión debe hacerse según la metodología del Departamento Nacional de Planeación.
4.2 Responsabilidad de la ejecución
La responsabilidad de la ejecución, se refiere a que se debe señalar si la entidad ejecuta directamente o no el proyecto.
4.3 Fechas establecidas de iniciación y terminación
Fechas de inicio y terminación presupuestada de cada proyecto
4.4 Presupuesto inicial del proyecto
Valor de cada proyecto presupuestado
4.5 Ejecución presupuestal del proyecto
Valor ejecutado de cada proyecto a la fecha del informe
4.6 Modificaciones (adiciones o reducciones) presupuestales, tanto de la entidad ejecutante como de la aportante.
Valores que hayan sido adicionados o reducidos al valor inicial del proyecto, en la vigencia informada
4.7 Avance del proyecto de inversión
4.7.1 % tiempo de ejecución
4.7.2 % trabajo realizado
4.7.3 Unidades de medida
4.7.4 Cantidad
El avance del proyecto de inversión, en lo referente al porcentaje de trabajo realizado, se refiere al porcentaje físico adelantado a la fecha de corte como resultado.
Con el propósito de contextualizar los proyectos, es necesario que se expresen sus Unidades de Medida, que correspondan a la métrica utilizada en la identificación de cada uno de ellos y/o sus componentes relevantes, que pueden ser por ejemplo: unidades, decenas, gruesas, centímetros, yardas, metros, kilómetros, centímetros cúbicos, litros, galones, barriles, camas, pacientes, vacunas, etc. E igualmente las cantidades a que se hace referencia en el número de unidades programadas para cada proyecto o componente.
INFORMACION SOBRE LA GESTION AMBIENTAL.
Los responsables de los órganos a la Contraloría General de la República, la siguiente información:
1. INFORMACION PRESUPUESTAL
1.1 Presupuesto total asignado para la vigencia.
1.2 Presupuesto total ejecutado para la vigencia.
1.3 Presupuesto ambiental total asignado.
1.4 Presupuesto ambiental total ejecutado.
2. ACTIVIDADES AMBIENTALES
2.1 Relación de Actividades Ambientales.
En el fórmulario No. 1 se debe relacionar todas las actividades ambientales llevadas a cabo por la entidad durante la vigencia.
FORMULARIO 1
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO 1
Nombre o descripción de la actividad: Se debe relacionar el nombre de cada una de las acciones enfocadas a la protección, conservación, recuperación y mantenimiento de los recursos naturales y del medio ambiente, desarrolladas por la entidad durante la vigencia.
Tipo de acción: Es una reseña del tipo de actividad que se menciona en el numeral anterior, como programa, instrumento, estrategia o proyecto llevado a cabo.
Recurso ambiental: Corresponde a las erogaciones efectivamente realizadas por la entidad en las anteriores actividades, discriminadas por su origen.
Documento soporte o anexo: Se diligencia cada nombre, número o descripción breve de los documentos que soportan la erogación.
Observaciones: Allí se señala la información adicional que se considere necesaria o relevante.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El fórmulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento de los fórmularios y la solicitud de los mismos en formato Excel, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 82 52 64 – 2 82 46 10. Fax: 2 831638. E-mail: Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.co iymojica@contraloriagen.gov.co
2.2 Implementación de la política nacional ambiental
En el fórmulario No. 2 se deben relacionar las actividades, planes, programas y proyectos ejecutados por la entidad durante la vigencia, en el marco de la Política Nacional Ambiental y sus programas prioritarios.
Para su diligenciamiento se debe tener en cuenta el siguiente cuadro:
PROGRAMA AGUA
CODIGO PRODUCTOS
1 Planificación y ordenamiento de cuencas y microcuencas
2 Formulación e implementación de programas para el uso y reuso eficiente del agua
3 Estado de implementación de las tasas retributivas en la jurisdicción, reporte de recaudos efectivos y en mora
4 Creación de fondos regionales de descontaminación
CODIGO PRODUCTOS
5 Acciones de prevención, mitigación y contingencia de impactos sobre el agua.
6 Implementación de Sistemas de Información Ambiental
7 Ordenamiento de territorios marinos y costeros (Si corresponde)
8 Aplicación de tasas por uso del agua
9 Incorporación del balance hídrico para estudios de oferta y demanda del agua
10 Estudios de amenazas, riesgos impactos sobre el recurso hídrico
11 Inversió n en investigación, transferencia de tecnologías ambientales para mejorar la calidad del agua
PROGRAMA BIODIVERSIDAD
12 Formulación de planes de manejo participativo en áreas protegidas
13 Reglamentación y vinculación de áreas de conservación públicas y privadas
14 Implementación de programas de conservación de resguardos y territorios colectivos
15 Identificación e incorporación de áreas de manejo para su conservación o restauración
16 Formulación e implementación de Programas de conservación de beneficio social
17 Implementación del programa nacional de protección y recuperación de especies prioritarias
18 Implementación de programas de reintroducción de especies amenazadas
19 Programas de investigación y transferencia de tecnologías ambientales
20 Implementación de programas dirigidos a desarrollar usos actuales y potenciales, sistemas tecnológicos tradicionales y alternativos, para el uso y manejo de los componentes de la biodiversidad
21 Participación en la consolidación de red de centros para impulsar la competitividad de la biodiversidad en los mercados nacionales e internacionales
22 Transferencia y difusión de Paquetes tecnológicos
23 Participación en el diseño y operación del Sistema de Información Ambiental
24 Creación del sistema de información y colecciones biológicas sobre la biodiversidad regional y nacional
25 Participación de la Corporación en la elaboración del respectivo informe anual del estado de la biodiversidad regional y nacional año 2000
26 Formulación de normas de protección del conocimiento tradicional y científico
27 Participación en la elaboración del mapa de biodiversidad con ejes internodales.
PROGRAMA BOSQUES
28 Promoción de la conservación de los bosques
29 Promoción del uso sostenible de los bosques, incentivando la restauración ecológica y el fortalecimiento de la incorporación del sector forestal a la economía
30 Formulación y desarrollo de programas dirigidos a la conservación de los bosques en áreas prioritarias de las ecorregiones estratégicas
31 Desarrollo de agendas intra e intersectoriales, enfocadas a promover las plantaciones productoras, asociadas al desarrollo limpio y la sustitución de cultivos ilícitos
32 Programas de restauración ecológica
33 Programas y planes de incentivos económicos para desestimular la deforestación, promover el uso sostenible de los bosques e implementar la restauración ecológica
PROGRAMA SOSTENIBILIDAD DE LOS PROCESOS
PRODUCTIVOS ENDOGENOS
34 Convenios y acuerdos suscritos e implementados sobre agricultura diversificada sostenible y ecológica
35 Acuerdos o convenios sobre agroforestería
36 Programas y proyectos sobre sistemas de producción silvopastoriles
37 Programas y proyectos sobre especies nativas promisorias para la industria (alimentaria, farmacológica, ornamental, textil, tinturas y aceites)
38 Programas y proyectos para la extracción y producción pesquera
39 Programas y proyectos para la zoocría de especies promisorias
40 Programas y proyectos para la repoblación forestal
41 Programas y proyectos para la creación y sostenibilidad de agroindustrias comunitarias y de economía solidaria
42 Programas y proyectos para el reciclaje y reutilización de residuos sólidos y líquidos
43 Programas y proyectos para la introducción de tecnologías limpias en el manejo de cultivos
CODIGO PRODUCTOS
44 Programas y proyectos para la optimización del uso del agua en sistemas de riego
45 Creación de mercados alternativos y generación de empleo a partir de la conservación y manejo sostenible de los recursos naturales y la biodiversidad
46 Estudios sobre potencialidades de mercados alternativos
47 Incentivos para promover la inversión ambiental por medio de mercados alternativos
48 Programas de seguridad alimentaria regional mediante la generación de mercados alternativos
49 Programas de investigación en sistemas de producción y prácticas sostenibles
50 Programas y proyectos regionales de transferencia de conocimiento sobre especies promisorias, prácticas culturales y tecnologías apropiadas para la conservación y el desarrollo sostenible.
PROGRAMA CALIDAD DE VIDA URBANA
51 Programas regionales y locales de manejo integrado de residuos sólidos y peligrosos
52 Programas y proyectos regionales y locale s de aplicación de tecnologías de reciclaje y reúso de residuos sólidos
53 Normatizar y reglamentar los sistemas de prevención, monitoreo y control de la contaminación atmosférica con énfasis en la reducción de contaminación por fuentes móviles
54 Implementación de mecanismos de uso de tecnologías y energías alternativas que ofrezcan mayor rendimiento
55 Mecanismos y programas para la prevención y mitigación del ruido
56 Implementación de programas participativos de desarrollo urbano sostenible en áreas metropolitanas y ciudades intermedias
57 Programas y estrategias regionales para el manejo integrado de la oferta natural en sistemas urbanos regionales
58 Programas de incremento de parques y zonas verdes
59 Programas de prevención del deterioro de áreas protegidas
60 Programas de identificación de zonas y factores de riesgo por ocupación, disponibles para Sistema Nacional de Atención y Prevención de Desastres
PROGRAMA PRODUCCION MAS LIMPIA
61 Convenios de producción más limpia y acuerdos de competitividad y códigos voluntarios con los ministerios, sectores o empresarios
62 Programas y proyectos de investigación y transferencia de tecnologías ambientalmente sostenibles por actividad productiva
63 Programas y proyectos de investigación y de transferencia aplicada a la prevención y control de la contaminación
64 Consolidación del Centro Nacional de Producción más Limpia y en los nodos regionales para asistencia técnica en tecnologías ambientales
PROGRAMA MERCADOS VERDES
65 Programas, estrategias y proyectos orientados a aumentar la capacidad exportadora de productos verdes y servicios ecológicos
66 Programas y proyectos de investigación para la aplicación del "Mecanismo de Desarrollo Limpio", de la Convención de Cambio Climático
67 Programas de producción y consumo de bienes y servicios verdes para el mercado nacional
OTROS PROGRAMAS
68
FORMULARIO 2
INSTRUCCIONES GENERALES PARA DILIGENCIAR EL FORMULARIO 2
1. Código: Se debe relacionar el código del programa al cual pertenece(n) el (los) proyecto(s) de la entidad. Para tal efecto, se debe tener en cuenta el listado de programas que aparece en el cuadro adjunto.
2. Nombre del Proyecto: Descripción de cada uno de los proyectos ambientales de la entidad.
3. Localización y/o área de influencia del programa: Hace mención a la región geográfica donde se ubica el proyecto.
4. Estado actual del producto (%): Indique el porcentaje de ejecución que presenta el proyecto en mención (F: Formulado; I: Implementado; E: Ejecutado)
5. Inversión ejecutada (miles de $): Monto de recursos ejecutados en el proyecto durante la vigencia.
6. Indicadores de gestión: Descripción de cada uno de los indicadores diseñados para el seguimiento del proyecto (ver numeral 4: Indicadores Ambientales)
7. Indicadores de impacto ambiental: Descripción de cada uno de los indicadores utilizados para medir el impacto ambiental (ver numeral 4: Indicadores Ambientales)
8. Observaciones: Registre la información adicional que sea necesaria.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El fórmulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamient o de los fórmularios y la solicitud de los mismos en formato Excel, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 82 52 64 – 2 82 46 10. Fax: 2 83 16 38. E-mail: Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.co. iymojica@contraloriagen.gov.co
2.3 Ecorregiones estratégicas
El fórmulario No. 3 debe ser diligenciado EXCLUSIVAMENTE por las entidades que conforman el Sistema Nacional Ambiental –SINA-: Ministerio del Medio Ambiente (MMA), Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible e Institutos de Investigación Adscritos y/o vinculados al MMA. Se debe diligenciar la información correspondiente a la labor adelantada durante la vigencia, bajo el proceso de desarrollo de las Ecorregiones estratégicas.
FORMULARIO 3
INSTRUCCIONES GENERALES PARA DILIGENCIAR EL FORMULARIO 3
1. Ecorregión: Nombre de la ecorregión que fue objeto de las actividades desarrolladas.
2. Carácter: Indique el orden en el cual se encuentra clasificada la ecorregión: nacional, regional o local.
3. Localización y jurisdicción: Hace referencia a la zona geográfica donde se ubica la ecorregión.
4. Documento soporte o anexo: Registre cada nombre, número o descripción breve de los documentos que soportan la erogación.
5. Proyectos desarrollados: Comprende el nombre del proyecto llevado a cabo dentro de esta estrategia.
6. Inversión ejecutada: Es el monto asignado de recursos para las actividades mencionadas anteriormente, discriminado de acuerdo con su origen.
7. Observaciones: Consigne la información adicional que sea necesaria.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El fórmulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento de los fórmularios y la solicitud de los mismos en formato Excel, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 82 52 64 – 2 82 46 10. Fax: 2 83 16 38. E-mail: Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.co. iymojica@contraloriagen.gov.co
3. RELACION DE PROYECTOS O ACTIVIDADES QUE REQUIEREN LICENCIA Y/O PERMISO AMBIENTAL
Relacione en el fórmulario No. 4 los proyectos o actividades realizados por la entidad, que generen para ésta obligaciones ambientales, de acuerdo con su misión y/o la normatividad ambiental vigente (Ley 99 de 1993, Decreto 1753/94 y posteriores).
FORMULARIO 4
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO 4
Columna No. 1. Relacione el nombre de los proyectos y/o actividades que requieren licencias o permisos ambientales, adelantados por la entidad en la vigencia.
Columna No. 2. Relacione el número y la fecha de las licencias o permisos otorgados a la entidad por la autoridad ambiental.
Columna No. 3. Relacione puntualmente las obligaciones adquiridas por la entidad en las licencias o permisos.
Columna No. 4. Registre el costo individual de las obligaciones ambientales.
Columna No. 5. Registre el avance porcentual del cumplimiento de las obligaciones ambientales.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El fórmulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento de los fórmularios y la solicitud de los mismos en formato Excel, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 82 52 64 – 2 82 46 10. Fax: 2 83 16 38. E-mail: Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.co. iymojica@contraloriagen.gov.co
4. INDICADORES AMBIENTALES
Esta información será diligenciada de acuerdo con el fórmulario No. 5. La entidad debe relacionar los indicadores ambientales que maneja, de acuerdo con las siguientes definiciones:
4.1 Indicadores de Gestión Ambiental: Son indicadores utilizados por la entidad para medir los resultados del manejo de los elementos y problemas ambientales en su jurisdicción o ámbito de aplicación, a través del uso selectivo y combinado de herramientas jurídicas, de planeación, técnicas, económicas, financieras y administrativas.
4.2 Indicadores de Impacto Sobre los Recursos: Son indicadores que evalúan la evolución física de un recurso específico y/o ecosistema. Se trata de indicadores de calidad ambiental que miden el mejoramiento o degradación de los recursos naturales
FORMULARIO 5
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMULARIO 5
1. Nombre de la acción o actividad: Se describe el título de la actividad emprendida.
2. Tipo de acción: Defina si es un programa, instrumento, estrategia o proyecto llevado a cabo.
3. Expresión: Es la razón o término que define el indicador.
4. Descripción y alcance: Lo que pretende medir y sus resultados.
5. Observaciones: Registre la información adicional que sea necesaria.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El fórmulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento de los fórmularios y la solicitud de los mismos en formato Excel, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 82 52 64 – 2 82 46 10. Fax: 2 83 16 38. E-mail: Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.co. iymojica@contraloriagen.gov.co
5. PRESION DE LAS ENTIDADES SOBRE EL MEDIO AMBIENTE
En este punto se busca conocer las presiones que ejercen las entidad es sobre el medio ambiente y los recursos naturales al ejecutar sus actividades de carácter administrativo. Para ello se debe diligenciar el fórmulario No. 6
FORMULARIO 6
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMULARIO 6
Para diligenciar el fórmulario, relacione el consumo de agua, energía, papel, así como los residuos generados en el desarrollo de las actividades administrativas de la entidad.
Columna 3. Marque con una X el insumo utilizado por la entidad en el desarrollo de sus actividades administrativas.
Columna 4. En este espacio registre la cantidad de los insumos, expresada en metros cúbicos, kilogramos y kilovatios, respectivamente, en el año reportado. Para los residuos generados exprese la cantidad en kilogramos, metros cúbicos, emisiones atmosféricas expresadas en las diferentes medidas estandarizadas y el ruido en unidades de decibeles.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El fórmulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento de los fórmularios y la solicitud de los mismos en formato Excel, comunicars e con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 82 52 64 – 2 82 46 10. Fax: 2 83 16 38. E-mail: Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.co. iymojica@contraloriagen.gov.co
GASTO AMBIENTAL
6.1. Entidades del sistema nacional ambiental –SINA-
El fórmulario No. 7 debe ser diligenciado EXCLUSIVAMENTE por las entidades que conforman el Sistema Nacional Ambiental –SINA-: Ministerio del Medio Ambiente (MMA), Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible e Institutos de Investigación adscritos y/o vinculados al MMA. Se deben tomar TODAS las actividades y proyectos ejecutados por la entidad durante la vigencia, diiscriminándolos de acuerdo con la clasificación propuesta, relacionando los montos destinados para dichas actividades e identificando la fuente de dichos recursos.
FORMULARIO 7
6.2. Entidades del orden nacional que no pertenecen al SINA
El formulario No. 8 debe ser diligenciado por las entidades que no pertenecen al Sistema Nacional Ambiental –SINA-.
Para el diligenciamiento del formulario se deben registrar SOLAMENTE las actividades, planes, programas y/ó proyectos AMBIENTALES que haya ejecutado la entidad durante la vigencia.
FORMULARIO 8
INSTRUCCIONES GENERALES PARA DILIGENCIAR
LOS FORMULARIOS 7 Y 8
1. Actividad: Seleccione del listado las actividades llevadas a cabo por la entidad y diligencie la información que para ellas se solicita en las columnas siguientes.
2. Monto: Registre el monto total ejecutado para cada actividad durante la vigencia.
3. Fuente de recursos: Discrimine el valor de la columna 3 de acuerdo con la procedencia de los recursos: PGN: Presupuesto General de la Nación. OTROS: Recursos Propios, Créditos, Cooperación Internacional, Cofinanciación.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El formulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético, deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento de los formularios y la solicitud de los mismos en formato Excel, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 82 52 64 – 2 82 46 10. Fax: 2 83 16 38. E-mail: Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.co. iymojica@contraloriagen.gov.co
ANEXOS PARA EL INFORME MENSUAL SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO PUBLICO.
INFORME SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PUBLICO .
ADMINISTRACION DE PERSONAL
Y CONTRATACION DE SERVICIOS PERSONALES
1. GASTOS DE PERSONAL:
Corresponde a aquellos gastos que debe realizar la entidad como contraprestación de los servicios que recibe sea por una relación laboral o a través de contratos, los cuales están asociados con los servicios personales de la Nómina y los Servicios Personales Indirectos.
1.1. Nómina: Se refiere al pago de las remuneraciones a los servidores públicos que incluye la jornada ordinaria diurna, nocturna, las jornadas mixtas, el trabajo ordinario en días dominicales y festivos y los incrementos por antigüedad.
1.2. Horas Extras y Días Festivos: Es la remuneración del trabajo realizado en horas adicionales a la jornada ordinaria diurna o nocturna, o en días dominicales y festivos.
INFORMACIÓN SOLICITADA:
Valor del registro
presupuestal del mes informado (A): Apropiación en el presupuesto para el mes informado.
Valor pagado en el mes anterior (B): Valor efectivamente pagado por los conceptos de nóminas y horas extras / festivos en el mes o periodo inmediatamente anterior al que se está informado
Valor pagado en el
mes informado (C): Valor efectivamente pagado por los conceptos de nóminas y horas extras / festivos en el mes o periodo que se está informado.
Valor Acumulado
pagado en el año (D): Valor efectivamente pagado por los conceptos de nóminas y horas extras / festivos a través de todo el año (vigencia fiscal en curso)
% de variación del valor pagado
en el mes respecto al mes anterior (E): Variación porcentual de comparar los valores de las columnas (B) y (C)
Totales: Sumatoria de los valores por columnas de la (A) a la (D)
2. SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS:
Son los gastos destinados a atender la contratación de personas naturales y jurídicas para que presten servicios calificados o profesionales, cuando no puedan ser desarrollados con el personal de planta. Incluye también la remuneración del personal que se vincule en forma ocasional, para desarrollar actividades netamente temporales o para suplir a los servidores públicos en caso de licencias o vacaciones.
2.1. Personal Supernumerario: Remuneración al personal ocasional, para suplir a los empleados públicos en caso de licencias o vacaciones, o para desarrollar actividades netamente transitorias que no puedan atenderse con personal de planta.
2.2. Remuneración de Servicios Técnicos: Pago por servicios calificados a personas naturales o jurídicas que se prestan en forma continua para asuntos propios del órgano, los cuales no pueden ser atendidos con personal de planta o que se requieran conocimientos especializados.
2.3. Honorarios: Remuneración de servicios profesionales, prestados en forma transitoria y esporádica, por personas naturales o jurídicas, para desarrollar actividades relacionadas con la atención de los negocios o el cumplimiento de las funciones a cargo del órgano contratante, cuando las mismas no se pueden cumplir con personal de planta. Incluye pago de honorarios a miembros de Juntas Directivas.
2.4. Jornales: Salario estipulado por días y pagadero por períodos no mayores a una semana, por el desempeño de actividades netamente transitorias que no pueden ser desarrolladas por personal de planta.
2.5. Otros Conceptos de Servicios Personales Indirectos: Se relaciona aquí el pago de otros conceptos asociados a Servicios Personales Indirectos.
NOTA: Para él calculo de los servicios personales indirectos se debe tener en cuenta, entre otros los siguientes aspectos: Honorarios por consultoría, honorarios por asesoría jurídica, honorarios por asesorías técnicas, honorarios por avalúo, honorarios por asesorías financieras, servicios de temporales, gastos de prestación de servicios.
Los servicios personales indirectos que van a cargo de los proyectos de inversión, deben igualmente reportarse de acuerdo con este anexo, en formato adicional especificando el nombre del proyecto.
INFORMACION SOLICITADA:
Valor pagado
en el Mes o Periodo anterior (F): Valor total efectivamente pagado en el mes o periodo inmediatamente anterior al que se está informado.
Valor pagado
en el mes o Periodo informado (G): Valor total efectivamente pagado en el mes o periodo que se está informado.
Valor acumulado pagado en el año (H): Sumatoria de todos los valores efectivamente pagados.
% de variación del valor pagado
en el mes respecto al mes anterior (I): Variación porcentual de comparar los valores de las columnas (F) y (G)
Totales: Sumatoria de los valores por columnas de la (F) a la (H)
3. No. DE PERSONAL DE PLANTA:
Se debe reportar el número total de funcionarios de planta de la entidad
4. No. DE PERSONAL CONTRATADO ACTUALMENTE:
Se debe reportar el número total de personas contratas que involucre todos los conceptos de los servicios personales indirectos.
5. PORCENTAJE DE PERSONAL CONTRATADO RESPECTO A LA PLANTA:
Resultante de la formula: No. de personal contratado X 100% / No. de personal de planta
INFORME SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PUBLICO IMPRESOS, PUBLICIDAD Y PUBLICACIONES .
1. IMPRESOS, PUBLICIDAD Y PUBLICACIONES:
Corresponde a aquellos gastos que se realizan por edición de formas, escritos, publicaciones, revistas y libros, trabajos tipográficos, sello, autenticaciones, suscripciones, adquisición de revistas y libros, pagos de avisos y videos de televisión.
1.1. Publicaciones: Hace referencia a los gastos realizados por la contratación de procesos de publicaciones que se realice con cargo al presupuesto de la entidad sobre el giro o no de sus actividades.
1.2. Fotocopias y / o Duplicados: Gastos realizados por la entidad en contratos u órdenes de trabajo de fotocopias y /o duplicados con cargo al presupuesto de la entidad sobre el giro o no de sus actividades.
1.3. Materiales e Impresiones: Gastos realizados por la entidad en contratos u órdenes de trabajo sobre insumos y trabajos tipográficos
1.4. Avisos publicitarios: Gastos realizados en avisos en medios escritos, radiales o de televisión con cargo al presupuesto de la entidad sobre el giro o no de sus actividades.
1.5. Suscripciones: Gastos sobre suscripciones en periódicos, revistas, boletines, televisión por cable, música ambiental, etc.
1.6. Adquisición de revistas y libros: Gastos realizados por concepto de compra de libros y revistas.
1.7. Otros gastos: Corresponde a gastos en otros conceptos no incluidos en los item anteriores, como, entre los que pueden estar entre otros, sellos, autenticaciones, videos de televisión, etc.
NOTA: Para él calculo de estos rubros se debe tener en cuenta, entre otros, los siguientes puntos: elaboración de notas y papelería para citaciones a asambleas, publicaciones internas, licitaciones y remates, cambios de directorios y ediciones.
INFORMACION SOLICITADA:
Valor pagado
en el Mes o Periodo anterior (A): Valor total efectivamente pagado en el mes o periodo inmediatamente anterior al que se está informado.
Valor pagado en el Mes o Periodo informado (B): Valor total efectivamente en el mes o perio do que se está informado.
Valor acumulado pagado en el año (C): Sumatoria de todos los valores efectivamente pagados
% de variación del valor pagado en el mes respecto al mes anterior (D): Variación porcentual de comparar los valores de las columnas (A) y (B)
Totales: Sumatoria de los valores por columnas de la (A) a la (C).
INFORME SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PUBLICO .
ASIGNACION Y USO DE TELEFONOS CELULARES
INFORMACION SOLICITADA:
No (A): Numeración secuencial de la cantidad de teléfonos celulares asignados (1,2,3,4,5,..n)
Responsable (B): Nombre y apellidos de los funcionarios responsables por cada teléfono celular
Cargo (C): Denominación del cargo del funcionarios responsable
Valor Autorizado
Consumo mensual (D): Cifra de consumo autorizado por cada teléfono celular
Valor Consumo Mensual (E): Cifra efectivamente facturada por consumo
Valor reintegro (F): Cifra reintegrada en caso de consumo mayor al autorizado
Fecha de reintegro (G): Fecha del recibo del ingreso por el reintegro que se debe realizar.
Totales: Sumatoria de los valores por columnas de la (D) a la (F)
INFORME SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PUBLICO .
ASIGNACION Y USO DE TELEFONOS FIJOS
INFORMACION SOLICITADA:
No (A): Numeración secuencial de la cantidad de teléfonos fijos (1,2,3,4,5,.n)
No de Teléfono (B): Números de los teléfonos fijos.
Dependencia(C): Nombre de la dependencia donde funciona el teléfono
Valor total
Pagado mes anterior (D): Valor Pagado por cada teléfono fijo, PBX o RDSI en el mes o período inmediatamente anterior al del reporte
Valor Pagado en el mes informado (E): Valores Pagados por consumo en el mes o período informado
% de variación del valor pagado
en el mes o período respecto al mes o período anterior (F): Variación porcentual de comparar los valores de las columnas (D) y (E)
Totales: Sumatoria de los valores por columnas de la (D) a la (E)
NOTA: En caso que la entidad tenga sistemas integrados de líneas telefónicas (PBX, RDSI, etc.), el reporte puede realizarse de manera agrupada por estos sistemas.
INFORME SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PUBLICO.
ASIGNACION Y USO DE VEHICULOS OFICIALES
1. ADQUISICION DE BIENES:
Corresponde a la compra de bienes muebles, destinados a apoyar el desarrollo de las funciones de la entidad.
1.1 Compra de vehículos: Adquisición de vehículos automotores que deben inventariarse
2. MATERIALES Y SUMINISTROS:
Adquisición de bienes tangibles o intangibles de consumo final o fungibles que no se deban inventariar por las diferentes dependencias y no sean objeto de devolución.
2.1 Llantas, repuestos y accesorios: Adquisición de llantas, repuesto y accesorios para mantener el parque automotor en buenas condiciones de uso
2.2 Aceites y Combustibles: Compra de gasolina y aceites de motor, caja y otros para mantener el parque automotor en buenas condiciones de uso
3. ADQUISICIÓN DE SERVICIOS:
Comprende la contratación y el pago a personas jurídicas y naturales por la prestación de un servicio, en este caso para el parque automotor.
3.1 Mantenimiento de Vehículos: Mano de obra e insumos que se paga por mantenimiento normal del parque automotor.
3.2 Arrendamiento o Alquiler de Garajes: Pagos efectuados por garajes prestados a vehículos y parque automotor fuera de la entidad.
4. SEGUROS:
Costos previstos en contratos y pólizas para amparar el parque automotor
5. GASTOS DE DESPLAZAMIENTOS:
Costos por el desplazamiento del parque automotor fuera de una ciudad a otra, como son los peajes.
6. OTROS GASTOS:
Otros costos asociados al parque automotor en que incurra la entidad y no estén considerados en los items anteriores,
INFORMACIÓN SOLICITADA:
Valor pagado
en el Mes o Periodo anterior (A): Valor total efectivamente pagado en el mes o período inmediatamente anterior al que se está informado.
Valor pagado
en el mes o periodo informado (B): Valor total efectivamente pagado en el mes o período que se está informado.
Valor acumulado pagado en el año (C): Sumatoria de todos los valores efectivamente pagados.
% de variación del valor pagado
e n el mes o período respecto al mes o período anterior (D): Variación porcentual de comparar los valores de las columnas (A) y (B)
Totales: Sumatoria de los valores por columnas de la (A) a la (C)
INFORME SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PUBLICO.
ADQUISICION DE INMUEBLES, MEJORAS Y MANTENIMIENTO
JEFE DE CONTROL INTERNO
1. COMPRA DE INMUEBLES:
Compra de instalaciones físicas para la entidad en el nivel central y regional, que permiten una mejor y mayor cobertura de sus actividades.
2. MANTENIMIENTO DE INMUEBLES:
Gastos realizados por la entidad para mantener en buen estado las instalaciones de la entidad
3. ADECUACIÓN DE INMUEBLES:
Hace referencias a conceptos como remodelaciones y adecuaciones que se requieran para la buena prestación de los servicios de la entidad.
4. MEJORAS:
Son las inversiones que se realizan en los bienes inmuebles que incrementan la vida útil y el valor de los mismos.
5. OTROS:
Son otros gastos o inversiones asociadas a los inmuebles de propiedad de la entidad.
INFORMACIÓN SOLICITADA:
Valor pagado
en el Mes o Período anterior (A): Valor total efectivamente pagado en el mes o período inmediatamente anterior al que se esta informado
Valor pagado
en el mes o período informado (B): Valor total efectivamente pagado en el mes o periodo que se está informado
Valor acumulado pagado en el año (C): Sumatoria de todos los valores efectivamente pagados.
% de variación del valor pagado
en el mes respecto al mes anterior (D): Variación porcentual de comparar los valores de las columnas (A) y (B).
Totales: Sumatoria de los valores por columnas de la (A) a la (C).
ANEXOS PARA LA FORMULACION DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO.
FORMULACION PLAN DE MEJORAMIENTO.
Este anexo describe la información que debe suministrar a la Contraloría en la elaboración y presentación del Plan de Mejoramiento, una vez haya lugar al mismo, de acuerdo con los resultados obtenidos en el proceso auditor.
NOMBRE DE LA ENTIDAD
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL
NOMBRE DEL JEFE DE CONTROL INTERNO
FECHA DE SUSCRIPCION
FECHA DE INICIO
PERIODO QUE CUBRE
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECIFICOS
INSTRUCTIVO
FECHA DE SUSCRIPCIÓN: Es el día mes año en que el representante legal y los funcionarios responsables firman el Plan de Mejoramiento.
FECHA DE INICIO: Hace referencia al día, mes y año en que se comienza a desarrollar el Plan de Mejoramiento.
PERIODO QUE CUBRE: Es el tiempo establecido por la entidad para el desarrollo del Plan de Mejoramiento.
OBJETIVO GENERAL: Son los resultados que pretende alcanzar la entidad mediante el desarrollo del Plan de Mejoramiento.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Son los resultados que pretende alcanzar en cada una de las áreas, ciclos o procesos que fueron observados o en las cuales se encontraron hallazgos por parte de la Contraloría y serán objeto del Plan de Mejoramiento.
ALCANCE: Es la descripción de cada una de las áreas, ciclos o procesos que mediante las acciones del Plan de Mejoramiento se corregirán para subsanar observaciones o hallazgos establecidos dentro del proceso auditor por la Contraloría General de la República.
Número (A): En esta casilla se enumera en forma consecutiva los diferentes hallazgos y observaciones formuladas por la Contraloría, los cuales son objeto del Plan de Mejoramiento.
Clase de Observación (B): Se determina en esta casilla si la observación o hallazgo establecido por la CGR es de naturaleza:
Administrativa
Contable ( Glosas del Balance )
Presupuestal
Contractual
Descripción Observación (C): Aquí se transcribe la observación o hallazgo que ha sido establecido por el equipo de auditoría y que será objeto de acciones de mejoramiento
Áreas, Ciclos o Procesos( D ): Se establece si la observación corresponde a un área, ciclo o proceso determinado.
Área: Es aquella dependencia establecida dentro de la entidad para el desarrollo específico de unas actividades Ej. Área de Personal, de Planeación, Financiero, Jurídica y Administrativa, etc.
Ciclo o proceso: Es cuando se involucran en forma transversal las actividades de varías áreas Ej.: Ciclo proceso de contratación, ciclo o proceso de ingresos, etc.
Acciones de Mejoramiento ( E ): Son las medidas correctivas que adoptan las entidades para que las deficiencias detectadas se subsanen y mejoren.
Responsables ( F ): Se identifica a los funcionarios con su respectivo cargo, que estarán encargados de realizar actividades de corrección y mejoramiento en las diferentes áreas, ciclos o procesos que se han establecidos en el Plan de Mejoramiento y Glosas.
Sin perjuicio de la responsabilidad que le corresponde al Representante Legal y Jefe de la Oficina de Control Interno.
Fecha Limite para el Cumplimiento de las Acciones de Mejoramiento ( G): A partir de la fecha de suscripción de Plan, se definirá cuanto tiempo necesita la entidad para desarrollar las acciones de mejoramiento Ej.: 60 días o 2 meses.
Mecanismos de Seguimiento Informe Adoptado por la Entidad ( H ): Se describen las actividades que se van a desarrollar en la evaluación y seguimiento a las acciones de mejoramiento.
Actividad ( H1 ): Es el conjunto de operaciones o tareas que se pretenden realizadas para la evaluación y seguimiento de las acciones de mejoramiento.
Tiempo ( H2): Son las fechas establecidas para las evaluaciones y seguimientos a las acciones mejoramiento.
Responsable del Seguimiento por la Entidad ( I ): Se establece el nombre y cargo de los funcionarios encargados de realizar las actividades de evaluación y seguimiento.
Indicador de Acción de Cumplimiento (J ): Se determina para cada observación ó hallazgo, en que sea viable, la relación de varia bles que permitirán medir el cumplimiento de cada acción de mejoramiento.
Observaciones ( K ): Se describe las diferentes explicaciones que se puedan tener en cuenta para el desarrollo del Plan de Mejoramiento y el seguimiento adoptado por la entidad. ( Ej. Aclaraciones).
SUMINISTRO DE INFORMACION CONTABILIDAD DE LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO, REGISTRO DE LA DEUDA PUBLICA, ESTADO Y AUDITORIA DEL BALANCE GENERAL DE LA NACION.
INFORME SOBRE LA EJECUCION PRESUPUESTAL.
INFORME EJECUCION RESERVAS PRESUPUESTALES
Nota: Se debe identificar nombre de la entidad que rinde la información y código, nombre del jefe de presupuesto, cargo y no de cédula de ciudadanía.
INFORME SOBRE LA EJECUCION PRESUPUESTAL
INFORME EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS
Nota: Se debe identificar nombre de la entidad que rinde la información y código, nombre del jefe de presupuesto, cargo y no de cédula de ciudadanía.
INFORME SOBRE LA EJECUCION PRESUPUESTAL
INFORME EJECUCION DEL PAC
Nota: Se debe identificar nombre de la entidad que rinde la información y código, nombre del jefe de presupuesto, cargo y No. de cédula de ciudadania.
INFORME SOBRE LA EJECUCION PRESUPUESTAL
INFORME EJECUCION DE INGRESO – SECTOR CENTRAL
Nota: Se debe identificar nombre de la entidad que rinde la información y código, nombre del jefe de presupuesto, cargo y no de cédula de ciudadanía.
INFORME SOBRE LA EJECUCION PRESUPUESTAL
INFORME EJECUCION DE INGRESO – SECTOR DESCENTRALIZADO
Nota: Se debe identificar nombre de la entidad que rinde la información y código, nombre del jefe de presupuesto, cargo y no de cédula de ciudadanía.
SEUD - SISTEMA ESTADISTICO UNIFICADO DE DEUDA.
INFORME DE LAS CONTRALORIAS TERRITORIALES PARA LA AUDITORIA DEL BALANCE GENERAL DE LA NACION.
Formulario 1
INSTRUCCIONES
PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO 1
A. OBJETIVO: Condensar los hallazgos de auditoría evidenciados en desarrollo de las auditorías integrales practicadas a los entes públicos territoriales, en la vigencia fiscal correspondiente.
B. ENCABEZAMIENTO DEL FORMULARIO: Está conformado por datos generales que se deben identificar en las casillas 1 a 4.
Casilla 1. Coloque el nombre de la Contraloría indicando en los espacios en blanco al orden que pertenece y el nombre del departamento, distrito o municipio según el caso.
Casilla 2. Identifique el nombre de la entidad sujeto de control fiscal.
Casilla 3. Indique la vigencia sobre la cual se está adelantando la auditoría.
Casilla 4. Indique la fecha en que se está reportando la información a la Contraloría General de la República.
C. CUERPO DEL FORMULARIO:
Columna (1). Identifique el código de la cuenta auditada, de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública adoptado por la Contaduría General de la Nación.
Columna (2). Identifique el nombre de la cuenta auditada, de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública adoptado por la Contaduría General de la Nación.
Columna (3). Cuantifique el valor del hallazgo en millones de pesos.
Columna (4). Cuantifique el valor del hallazgo en millones de pesos.
Columna (5). Relacione el valor de las cuentas sobre las cuales no se pudo establecer su saldo real y en consecuencia no se tiene certeza sobre su razonabilidad.
Columna (6). Indique sucintamente la causa y el efecto de los hallazgos relacionados en las Columnas 3, 4 y 5 y en lo posible, proponga aquellos aspectos que conduzcan a corregir los hallazgos.
Deberá indicarse además el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en el formulario, en la casilla que aparece al final de este.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS.
Los hallazgos que afectan cada una de las cuentas se deben relacionar en el orden en que se presenta en el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública.
En caso de que en una cuenta exista más de un hallazgo (Sobrestimaciones, Subestimaciones, y/o incertidumbres), en la Columna (6). Observaciones, explique cada uno de ellos.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad bajo el diseño aquí previsto.
Cualquier aclaración sobre su diligenciamiento puede comunicarse con la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas de la CGR, Grupo de Auditoría del Balance. Teléfonos 342 07 50 – 282 52 24, Ext. 24, 25 y 26. E-mail maadaime@contraloriagen.gov.co. Fax: 286 11 54
INFORME DE LAS CONTRALORIAS TERRITORIALES
PARA LA AUDITORIA DEL BALANCE GENERAL DE LA NACION
Formulario 2
NOTA: Esta información debe remitirse a la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas en forma impresa (copia Dura) y en medio magnético, archivo EXCEL, PLANO o por E'mail
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO 2
A. OBJETIVO: Calificar los componentes de control interno financiero y contable de las entidades sometidas a control fiscal por parte de las contralorías territoriales en la vigencia fiscal correspondiente.
B. ENCABEZAMIENTO DEL FORMULARIO: Está conformado por datos generales que se deben identificar en las casillas 1 a 4.
Casilla 1. Coloque el nombre de la Contraloría indicando en los espacios en blanco al orden que pertenece y el nombre del departamento, distrito o municipio según el caso.
Casilla 2. Identifique el nombre de la entidad sujeto de control fiscal.
Casilla 3. Indique la vigencia sobre la cual se está adelantando la auditoría.
Casilla 4. Indique la fecha en que se está reportando la información a la Contraloría General de la República.
C. CUERPO DEL FORMULARIO:
Columna (1). En ella se encuentran identificados los componentes o elementos de control interno más importantes desde el punto de vista financiero y contable. Esta relación no es taxativa y en la columna está previsto incluir otros elementos que a juicio de los auditores de la Contraloría Territorial, deban ser sometidos a calificación.
Columna (2). Esta columna se utiliza para relacionar la calificación de cada uno de los componentes de control interno identificados en la columna anterior. Dicha calificación va de uno (1) a cinco (5) y no admite ser fraccionada. Si el componente es malo o se encuentra ausente injustificadamente, deberá calificarse con la nota uno (1); si es deficiente con dos (2); si es regular con tres (3); si es aceptable con cuatro (4) y si es bueno con la calificación cinco (5).
Columna (3). En esta columna deberán justificarse las calificaciones anotadas en la columna anterior, indicando de manera resumida el porqué se llegó a dicha conclusión.
El formulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad bajo el diseño aquí previsto.
Cualquier aclaración sobre su diligenciamiento puede comunicarse con la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas de la CGR, Grupo de Auditoría del Balance. Teléfonos 342 07 50 – 282 52 24, Ext. 24, 25 y 26. E-mail maadaime@contraloriagen.gov.co. Fax: 286 11 54.
INFORME DE LAS CONTRALORIAS TERRITORIALES
PARA LA AUDITORIA DEL BALANCE GENERAL DE LA NACION
Formulario 3
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO
DEL FORMULARIO 3
A. OBJETIVO: Establecer los indicadores que las entidades públicas territoriales, están utilizando de acuerdo con los principios de eficiencia, eficacia y economía.
B. ENCABEZAMIENTO DEL FORMULARIO: Está conformado por datos generales que se deben identificar en las casillas 1 a 4.
Casilla 1. Coloque el nombre de la Contraloría indicando en los espacios en blanco al orden que pertenece y el nombre del departamento, distrito o municipio según el caso.
Casilla 2. Identifique el nombre de la entidad sujeto de control fiscal.
Casilla 3. Indique la vigencia sobre la cual se está adelantando la auditoría.
Casilla 4. Indique la fecha en que se está reportando la información a la Contraloría General de la República.
C. CUERPO DEL FORMULARIO:
Columna (1). En esta columna se deberán identificar por lo menos cinco (5) indicadores de gestión relacionados con la información financiera y presupuestal que maneja la entidad sujeto de control fiscal.
Columna (2). En ella se debe escribir la fórmula matemática utilizada para representar el indicador enunciado en la Columna (1).
Columna (3). Indique el resultado obtenido en desarrollo de la fórmula matemática del indicador.
Columna (4). En esta columna se deberá explicar el resultado del indicador, teniendo en cuenta el contexto dentro del cual se desenvuelve la entidad auditada.
El formulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS.
Los indicadores que los auditores de las Contralorías Territoriales deben incorporar en el formulario deben haber sido diseñados y desarrollados por la entidad auditada, lo mismo que los resultados y correspondientes conclusiones. En este orden de ideas, su diligenciamiento consiste en extractarlos intactos de la entidad, pero en la columna de observaciones es importante incluir un análisis del grupo de auditoría sobre los resultados obtenidos por la entidad.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
Cualquier aclaración sobre su diligenciamiento puede comunicarse con la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas de la CGR, Grupo de Auditoría del Balance. Teléfonos 342 07 50 – 282 52 24, Ext. 24, 25 y 26. E-mail maadaime@contraloriagen.gov.co. Fax: 286 11 54.
ANEXOS ANUAL PARA DE TRANSFERENCIAS PARA EL SECTOR EDUCACION
INFORMACION ESTADISTICA DE POBLACION DE EDUCACION.
SOBRE INFORMACION ESTADISTICA DE POBLACION
Presentarán la siguiente información:
Planta aprobada por el Ministerio de Educación
Planta actual
Ascensos en el escalafón
Número de establecimientos educativos: Públicos y privados
Número de alumnos matriculados: Publicos y privados
EJECUCION DE LOS RECURSOS SITUADO FISCAL INGRESOS CORRIENTES DE LA NACION AL SECTOR EDUCACION.
* Total del rubro
Por Situado Fiscal
Situado Fiscal: Respecto de estos recursos presentarán la siguiente información
Total presupuestado
Asignación inicial y asignación final
Total recaudado, número de la cuenta donde se recibieron dichos recursos
Total comprometido
Total disponible
Total recursos en reserva
De los pagos efectuados indicar fecha, valor y total pagado por rubro.
Por participación en los Ingresos Corrientes de la Nación PICN:
Participación en los Ingresos Corrientes de la Nación-PICN: respecto de estos recursos presentarán la siguiente información:
Total presupuestado
Asignación inicial y asignación final
Total recaudado, número de la cuenta donde se recibieron dichos recursos
Total comprometido
Total disponible
Total recursos en reserva
De los pagos efectuados indicar fecha, valor y total pagado por rubro
ANEXOS ANUAL PARA DE TRANSFERENCIAS PARA EL SECTOR SALUD.
INFORME SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE LOS RECURSOS TRANSFERIDOS POR LA NACIÓN PARA EL SECTOR SALUD.
SOBRE LOS RECURSOS RECIBIDOS
INSTRUCTIVO
I. SOBRE LOS RECURSOS RECIBIDOS
1. Por Situado fiscal:
Total Situado Fiscal transferido por la Nación
Distribución del Situado Fiscal
Total asignado al Sector Salud.
Distribución de este monto: Para subsidio a la oferta, subsidio a la demanda y Plan de Atención Básica – PAB.
Total asignado al sector educación
Distribución del Situado Fiscal de libre asignación entre los sectores salud y educación.
Monto del situado fiscal sin situación de fondos
2. Por Participación en los Ingresos Corrientes de la Nación PICN:
Total Participación de los Municipios en los Ingresos Corrientes de la Nación - PICN transferido. Monto total y asignación a:
Sector Salud: Monto asignado a Régimen Subsidiado y a libre inversión.
Sector Educación
Recreación y Deporte
Agua Potable y Saneamiento Básico
Libre inversión
3. Por FOSYGA:
Total recursos trasferidos por el Fondo de Solidaridad y Garantía – Fosyga.
De la Subcuenta Eventos Catastróficos y accidentes de Tránsito – ECAT.
De la Subcuenta de Solidaridad – Régimen Subsidiado: Diferenciar lo asignado para el primer periodo de contratación, segundo periodo de contratación y otros.
II. SOBRE LA EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS
1. Por Situado fiscal:
Situado Fiscal: Respecto de estos recursos presentarán la siguiente información
Total Presupuestado
Asignación Inicial y asignación final
Total recaudado, número de la cuenta bancaria donde se recibieron dichos recursos.
Total comprometido
Total disponible
Total recursos en reserva
De los pagos efectuados indicar fecha, valor y total pagado por rubro.
2. Por Participación en los Ingresos Corrientes de la Nación PICN:
Participación de los Municipios en los Ingresos Corrientes de la Nación – PICN: Respecto de estos recursos presentarán la siguiente información: transferido:
Total Presupuestado
Asignación Inicial y asignación final
Total recaudado, número de la cuenta bancaria donde se recibieron dichos recursos.
Total comprometido
Total disponible
Total recursos en reserva
De los pagos efectuados indicar fecha, valor y total pagado por rubro.
3. Por FOSYGA
Fondo de Solidaridad y Garantía – Fosyga, Subcuenta de Solidaridad – Régimen Subsidiado:
Total asignado según Acuerdo del Consejo Nacional de Segurid ad Social en Salud CNSSS: Informar el número del Acuerdo, Valor asignado inicialmente y valor final.
Giros efectuados en cada uno de los cuatrimestres, especificando fecha, valor y número de la cuenta bancaria donde se recibieron dichos recursos.
INFORMACION ESTADISTICA DE LOS RECURSOS TRANSFERIDOS POR LA NACION PARA EL SECTOR SALUD.
PROCESO DE DESCENTRALIZACION
INSTRUCTIVO
Población:
Población total departamento informada al Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud – CNSSS para la cofinanciación del régimen subsidiado.
Población total municipio informada al Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud – CNSSS para la cofinanciación del régimen subsidiado.
Población con necesidades básicas insatisfechas –NBI pór municipio
Población total sisbenizada, clasificada por listado censal o población especial por municipio.
Población sisbenizada niveles 1 y 2 por municipio
Población afiliada a las ARS por municipio
Población afiliada al régimen contributivo por municipio.
Proceso de descentralización:
Departamento
Municipios
Si está o no descentralizado o Certificado
INFORME CONTRACTUAL DE LOS RECURSOS TRANSFERIDOS POR LA NACION PARA EL SECTOR SALUD.
INSTRUCTIVO
Este anexo requiere la información sobre los contratos para administrar el régimen subsidiado suscritos durante la vigencia, la relación de contratos liquidados durante la vigencia; la relación de contratos cancelados o suspendidos durante la vigencia (Cuadro 1).
Los contratos deben relacionarse en su totalidad, sin importar su cuantía.
1. Contratos de régimen subsididado
Relación de los contratos suscritos
Nombre o razón social de la ARS, su Identificación o NIT, el número de resolución de autorización de la Superintendencia Nacional de Salud para administrar recursos del régimen, cobertura territorial y cobertura en número de afiliados.
Objeto del contrato
Registro presupuestal Inicial
Fuentes de financiación: Situado Fiscal, Participación de los municipios en los ingresos corrientes de la Nación – PICN, Fondo de Solidaridad y Garantía – Fosyga y otros.
Valor Inicial del contrato
Numero de afiliados
Valor de la Unidad de Pago por Capitación subsidiada - UPCs
Valor del Reajuste (Si lo Hay)
Registro Presupuestal y Reajustes
Periodo contratado, si corresponde a la contratación del 1º de abril al 31 de marzo, a la del 1º de octubre al 30 de septiembre, o a otra autorizada por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud – CNSSS.
Establecer quién efectúa la interventoría de los contratos
Fecha de los Informes de interventoría presentados
Informes de novedades de las ARS
Porcentaje de Ejecución
Fecha de Terminación
Fecha de liquidación del contrato
Reintegros, pagos o conciliaciones producto de la liquidación
Red de servicios aprobada por el ente territorial para cada ARS
Cartera con las ARS
Pagos (valor y fecha) realizados a cada ARS
Determinar si el contrato se encuentra en proceso judicial.
2. Contratos o convenios suscritos por los entes territoriales con las Empresas Sociales del Estado ESE para atención a vinculados y eventos no cubiertos por el Plan de Atención Básico Subsidiado – POS:
Nombre de la Institución Prestadora de Servicios de Salud IPS
Si ha sido transformada en Empresa Social del Estado – ESE
Nivel de atención de prestación de servicios en que está clasificada.
Si aunque estén transformadas aún dependen de la gobernación, municipio o Secretaría de Salud, especificarlo.
Número del contrato de prestación de servicios firmado, valor y plazo.
Estipular si firmaron convenio para atención a vinculados, la forma de pago, bien sea por giro de doceavas, de acuerdo a facturación u otras.
INFORME SOBRE LA EJECUCION DE GASTOS DE PERSONAL
CON LOS RECURSOS TRANSFERIDOS POR LA NACION
PARA EL SECTOR SALUD Y EDUCACION.
Utilizando la definición y programación del Plan de Cuentas de Gastos Personales señalados en la disposiciones generales de la Ley de Presupuesto, se debe indicar el diligenciamiento de la información correspondiente a la ejecución de los gastos personales, así:
1. Gastos de Personal (1.1 + 1.2)
1.1. Servicio de Personal asociados a la nómina (1.1.1 + 1.1.2. + 1.1.3 + 1.1.4 + 1.1.5)
1.1.1. Sueldos de Personal de Nómina
1.1.2. Horas extras y días festivos
1.1.3. Indemnizaciones por vacaciones
1.1.4. Prima técnica
1.1.5. Otros Gastos por Servicios Personales
1.2. Servicios personales indirectos (1.2.1 + 1.2.2 + 1.2.3 + 1.2.4 + 1.2.5 + 1.2.6)
1.2.1. Jornales
1.2.2. Personal Supernumerario
1.2.3. Honorarios
1.2.4. Honorarios Tribunal de Arbitramento
1.2.5. Remuneración Servicios Técnicos
1.2.6. Hora Cátedra
ANEXOS ANUAL PARA EL INFORME DE LA GESTION AMBIENTAL DEL NIVEL TERRITORIAL.
INFORMACION DE LA GESTION AMBIENTAL DEL NIVEL TERRITORIAL.
Los responsables de los órganos de que trata el parágrafo 5º del artículo 1º de la presente Resolución, rendirán a la Contraloría General de la República, la siguiente información:
1. INFORMACION PRESUPUESTAL
1.1 Presupuesto total asignado para la vigencia.
1.2 Presupuesto total ejecutado para la vigencia.
1.3 Presupuesto ambiental total asignado.
1.4 Presupuesto ambiental total ejecutado.
2. ACTIVIDADES AMBIENTALES
2.1. Relación de Actividades Ambientales.
En el formulario No. 1 se deben relacionar todas las actividades ambientales llevadas a cabo por la entidad durante la vigencia.
FORMULARIO 1
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO 1
1. Nombre o descripción de la actividad: Se debe relacionar el nombre de cada una de las acciones enfocadas a la protección, conservación, recuperación y mantenimiento de los recursos naturales y del medio ambiente, desarrolladas por la entidad durante la vigencia.
2. Tipo de acción: Es una reseña del tipo de actividad que se menciona en el numeral anterior, como programa, instrumento, estrategia o proyecto llevado a cabo.
3. Recurso ambiental: Corresponde a las erogaciones efectivamente realizadas por la entidad en las anteriores actividades, discriminadas por su origen.
4. Documento soporte o anexo: Se diligencia cada nombre, número o descripción breve de los documentos que soportan la erogación.
5. Observaciones: Allí se señala la información adicional que se considere necesaria o relevante.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El formulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético, deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento de los formularios y la solicitud de los mismos, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 825264 – 2 824610. Fax: 2 831638. E-mail: Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.
co. iymojica@contraloriagen.gov.co
2.2 IMPLEMENTACION DE LA POLITICA NACIONAL AMBIENTAL
En el formulario No. 2 se deben relacionar las actividades, planes, programas y proyectos ejecutados por la entidad durante la vigencia, en el marco de la Política Nacional Ambiental y sus programas prioritarios.
Para su diligenciamiento se debe tener en cuenta el cuadro adjunto:
CODIGO PROGRAMA AGUA
PRODUCTOS
1 Planificación y ordenamiento de cuencas y microcuencas
2 Formulación e implementación de programas para el uso y reuso eficiente del agua
3 Estado de implementación de las tasas retributivas en la jurisdicción, reporte de recaudos efectivos y en mora
4 Creación de fondos regionales de descontaminación
5 Acciones de prevención, mitigación y contingencia de impactos sobre el agua.
6 Implementación de Sistemas de Información Ambiental
7 Ordenamiento de territorios marinos y costeros (Si corresponde)
8 Aplicación de tasas por uso del agua
9 Incorporación del balance hídrico para estudios de oferta y demanda del agua
10 Estudios de amenazas, riesgos impactos sobre el recurso hídrico
11 Inversión en investigación, transferencia de tecnologías ambientales para mejorar la calidad del agua
PROGRAMA BIODIVERSIDAD
PRODUCTOS
12 Formulación de planes de manejo participativo en áreas protegidas
13 Reglamentación y vinculación de áreas de conservación públicas y privadas
14 Implementación de programas de conservación de resguardos y territorios colectivos
15 Identificación e incorporación de áreas de manejo para su conserva- ción o restauración
16 Formulación e implementación de Programas de conservación de beneficio social
17 Implementación del programa nacional de protección y recuperación de especies prioritarias
18 Implementación de programas de reintroducción de especies amena- zadas
19 Programas de investigación y transferencia de tecnologías ambientales
20 Implementación de programas dirigidos a desarrollar usos actuales y potenciales, sistemas tecnológicos tradicionales y alternativos, para el uso y manejo de los componentes de la biodiversidad
21 Participación en la consolidación de red de centros para impulsar la competitividad de la biodiversidad en los mercados nacionales e internacionales
22 Transferencia y difusión de Paquetes tecnológicos
23 Participación en el diseño y operación del Sistema de Información Ambiental
24 Creación del sistema de información y colecciones biológicas sobre la biodiversidad regional y nacional
25 Participación de la Corporación en la elaboración del respectivo informe anual del estado de la biodiversidad regional y nacional año 2000
26 Formulación de normas de protección del conocimiento
tradicional y científico
27 Participación en la elaboración del mapa de biodiversidad con ejes internodales.
PROGRAMA BOSQUES
PRODUCTOS
28 Promoción de la conservación de los bosques
29 Promoción del uso sostenible de los bosques, incentivando la restau- ración ecológica y el fortalecimiento de la incorporación del sector forestal a la economía
30 Formulación y desarrollo de programas dirigidos a la conserva ción de los bosques en áreas prioritarias de las ecorregiones estratégicas
31 Desarrollo de agendas intra e intersectoriales, enfocadas a promover las plantaciones productoras, asociadas al desarrollo limpio y la sustitución de cultivos ilícitos
32 Programas de restauración ecológica
33 Programas y planes de incentivos económicos para desestimular la deforestación, promover el uso sostenible de los bosques e implementar la restauración ecológica
PROGRAMA SOSTENIBILIDAD
DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS ENDOGENOS
PRODUCTOS
34 Convenios y acuerdos suscritos e implementados sobre agricultura diversificada sostenible y ecológica
35 Acuerdos o convenios sobre agroforestería
36 Programas y proyectos sobre sistemas de producción silvopastoriles
37 Programas y proyectos sobre especies nativas promisorias para la industria (alimentaria, farmacológica, ornamental, textil, tinturas y aceites)
38 Programas y proyectos para la extracción y producción pesquera
39 Programas y proyectos para la zoocría de especies promisorias
40 Programas y proyectos para la repoblación forestal
41 Programas y proyectos para la creación y sostenibilidad de agroindustrias comunitarias y de economía solidaria
42 Programas y proyectos para el reciclaje y reutilización de residuos sólidos y líquidos
43 Programas y proyectos para la introducción de tecnologías limpias en el manejo de cultivos
44 Programas y proyectos para la optimización del uso del agua en sistemas de riego
45 Creación de mercados alternativos y generación de empleo a partir de la conservación y manejo sostenible de los recursos naturales y la biodiversidad
46 Estudios sobre potencialidades de mercados alternativos
47 Incentivos para promover la inversión ambiental por medio de mercados alternativos
48 Programas de seguridad alimentaria regional mediante la generación de mercados alternativos
49 Programas de investigación en sistemas de producción y prácticas sostenibles
50 Programas y proyectos regionales de transferencia de conocimiento sobre especies promisorias, prácticas culturales y tecnologías apro- piadas para la conservación y el desarrollo sostenible
PROGRAMA CALIDAD DE VIDA URBANA
PRODUCTOS
51 Programas regionales y locales de manejo integrado de residuos sólidos y peligrosos
52 Programas y proyectos regionales y locales de aplicación de tecno- logías de reciclaje y reuso de residuos sólidos
53 Normatizar y reglamentar los sistemas de prevención, monitoreo y control de la contaminación atmosférica con énfasis en la reducción de contaminación por fuentes móviles
54 Implementación de mecanismos de uso de tecnologías y energías alternativas que ofrezcan mayor rendimiento
55 Mecanismos y programas para la prevención y mitigación del ruido
56 Implementación de programas participativos de desarrollo urbano sostenible en áreas metropolitanas y ciudades intermedias
57 Programas y estrategias regionales para el manejo integrado de la oferta natural en sistemas urbanos regionales
58 Programas de incremento de parques y zonas verdes
59 Programas de prevención del deterioro de áreas protegidas
60 Programas de identificación de zonas y factores de riesgo por ocupación, disponibles para Sistema Nacional de Atención y Preven- ción de Desastres
PROGRAMA PRODUCCION MAS LIMPIA
PRODUCTOS
61 Convenios de producción más limpia y acuerdos de competitividad y códigos voluntarios con los ministerios, sectores o empresarios
62 Programas y proyectos de investigación y transferencia de tecnolo- gías ambientalmente sostenibles por actividad productiva
63 Programas y proyectos de investigación y de transferencia aplicada a la prevención y control de la contaminación
64 Consolidación del Centro Nacional de Producción más Limpia y en los nodos regionales para asistencia técnica en tecnologías ambien- tales
PROGRAMA MERCADOS VERDES
PRODUCTOS
65 Programas, estrategias y proyectos orientados a aumentar la capaci- dad exportadora de productos verdes y servicios ecológicos
66 Programas y proyectos de investigación para la aplicación del "Me- canismo de Desarrollo Limpio", de la Convención de Cambio Climático
67 Programas de producción y consumo de bienes y servicios verdes para el mercado nacional
68 OTROS PROGRAMAS
FORMULARIO 2
INSTRUCCIONES GENERALES PARA DILIGENCIAR EL FORMULARIO 2
1. Código: Se debe relacionar el código del programa al cual pertenece(n) el (los) proyecto(s) de la entidad. Para tal efecto, se debe tener en cuenta el listado de programas que aparece en el cuadro adjunto.
2. Nombre del Proyecto: Descripción de cada uno de los proyectos ambientales de la entidad.
3. Localización y/o área de influencia del programa: Hace mención a la región geográfica donde se ubica el proyecto.
4. Estado actual del producto (%): Indique el porcentaje de ejecución que presenta el proyecto en mención (F: Formulado; I: Implementado; E: Ejecutado)
5. Inversión ejecutada (miles de $): Monto de recursos ejecutados en el proyecto durante la vigencia.
6. Indicadores de gestión: Descripción de cada uno de los indicadores diseñados para el seguimiento del proyecto (ver numeral 4: Indicadores Ambientales)
7. Indicadores de impacto ambiental: Descripción de cada uno de los indicadores utilizados para medir el impacto ambiental (ver numeral 4: Indicadores Ambientales)
8. Observaciones: Registre la información adicional que sea necesaria.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El formulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético, deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento y solicitud de los mismos, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 825264 – 2 824610. Fax: 2 831638. E-mail:
Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.
co. iymojica@contraloriagen.gov.co
3. RELACION DE PROYECTOS O ACTIVIDADES QUE REQUIEREN LICENCIA Y/O PERMISO AMBIENTAL
Relacione en el formulario No. 3 los proyectos o actividades realizadas por la entidad, que generen para ésta obligaciones ambientales, de acuerdo con su misión y/ó la normatividad ambiental vigente (Ley 99 de 1993, Decreto 1753/94 y posteriores).
FORMULARIO 3
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO 3
Columna No. 1. Relacione el nombre de los proyectos y/o actividades que requieren licencias o permisos ambientales, adelantados por la entidad en la vigencia.
Columna No. 2. Relacione el número y la fecha de las licencias o permisos otorgados a la entidad por la autoridad ambiental.
Columna No. 3. Relacione puntualmente las obligaciones adquiridas por la entidad en las licencias o permisos.
Columna No. 4. Registre el costo de individual de las obligaciones ambientales.
Columna No. 5. Registre el avance porcentual del cumplimiento de las obligaciones ambientales.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El formulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético, deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento y solicitud de los mismos, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 825264 – 2 824610. Fax: 2 831638. E-mail:
Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.
co. iymojica@contraloriagen.gov.co
4 . INDICADORES AMBIENTALES
Esta información será diligenciada de acuerdo con el formulario No. 4. La entidad debe relacionar los indicadores ambientales que maneja, de acuerdo con las siguientes definiciones:
4.1 Indicadores de Gestión Ambiental: Son indicadores utilizados por la entidad para medir los resultados del manejo de los elementos y problemas ambientales en su jurisdicción o ámbito de aplicación, a través del uso selectivo y combinado de herramientas jurídicas, de planeación, técnicas, económicas, financieras y administrativas.
4.2 Indicadores de Impacto Sobre los Recursos: Son indicadores que evalúan la evolución física de un recurso específico y/o ecosistema. Se trata de indicadores de calidad ambiental que miden el mejoramiento o degradación de los recursos naturales
FORMULARIO 4
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMULARIO 4
1. Nombre de la acción o actividad: Se describe el titulo de la actividad emprendida.
2. Tipo de acción: Defina si es un programa, instrumento, estrategia o proyecto llevado a cabo.
3. Expresión: Es la razón o término que define el indicador.
4. Descripción y alcance: Lo que pretende medir y sus resultados.
5. Observaciones: Registre la información adicional que sea necesaria.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El formulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético, deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento y solicitud de los mismos, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 825264 – 2 824610. Fax: 2 831638. E-mail:
Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.
co. iymojica@contraloriagen.gov.co
5. PRESION DE LAS ENTIDADES SOBRE EL MEDIO AMBIENTE
En este punto se busca conocer las presiones que ejercen las entidades sobre el medio ambiente y los recursos naturales al ejecutar sus actividades de carácter administrativo.
Para ello se debe diligenciar el formulario No. 5
FORMULARIO 5
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMULARIO 5
Para diligenciar el formulario, relacione el consumo de agua, energía, papel, así como los residuos generados en el desarrollo de las actividades administrativas de la entidad.
Columna 3. Marque con una X el insumo utilizado por la entidad en el desarrollo de sus actividades administrativas.
Columna 4. En este espacio registre la cantidad de los insumos, expresada en metros cúbicos, Kilogramos y Kilowatios respectivamente, en el año reportado. Para los residuos generados exprese la cantidad en kilogramos, metros cúbicos, emisiones atmosféricas expresadas en las diferent es medidas estandarizadas y el ruido en unidades de decibeles.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El formulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético, deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento y solicitud de los mismos, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 825264 – 2 824610. Fax: 2 831638. E-mail:
Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.
co. iymojica@contraloriagen.gov.co
6. GASTO AMBIENTAL
Para el diligenciamiento del formulario No. 6 se deben tener en cuenta SOLAMENTE las actividades, planes, programas y/ó proyectos AMBIENTALES que haya ejecutado la entidad durante la vigencia, de acuerdo con la clasificación propuesta. Se deben relacionar los montos destinados para éstas actividades, así como la fuente de dichos recursos.
FORMULARIO 6
INSTRUCCIONES GENERALES PARA DILIGENCIAR EL FORMULARIO 6
1. Actividad: Seleccione del listado las actividades llevadas a cabo por la entidad y diligencie la información que para ellas se solicita en las columnas siguientes.
2. Monto: Registre el monto total ejecutado para cada actividad durante la vigencia.
3. Fuente de recursos: Discrimine el valor de la columna 3 de acuerdo con la procedencia de los recursos: PGN: Presupuesto General de la Nación. OTROS: Recursos Propios, Créditos, Cooperación Internacional, Cofinanciación.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El formulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético, deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento y solicitud de los mismos, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 825264 – 2 824610. Fax: 2 831638. E-mail:
Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.
co. iymojica@contraloriagen.gov.co
ANEXOS PARA EL INFORME DE RENDICION DE CUENTA AL CULMINAR LA GESTION.
INFORME DE RENDICION DE CUENTA AL CULMINAR LA GESTION.
<Anexo modificado por el artíuculo 1 del la Resolución 5490 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:> A. El presente anexo contiene la información que deben presentar los representantes legales al culminar su gestión, o quienes por vacancia definitiva actúen por encargo superior a un mes, conforme a los siguientes aspectos:
1. Período que cubre:
Se debe mencionar, que la información está comprendida por el tiempo efectivamente laborado por el responsable, correspondiente a la vigencia siguiente de la última rendición de cuenta anual consolidada.
2. Situación financiera:
Es el análisis financiero que permite establecer a la fecha del informe, el estado actual de la entidad en cuanto a: porcentaje global de ejecución presupuestal, liquidez, endeudamiento, rentabilidad y superávit o déficit.
NOTA: Los a nteriores conceptos aplicarán dependiendo de la naturaleza jurídica de la entidad.
3. Análisis de gestión
3.1 Planes operativos
Hace referencia al estado de avance, en el período informado, de los planes operativos formulados dentro del marco del plan estratégico, puntualizando un análisis entre el tiempo programado y el realmente ejecutado junto con sus observaciones.
3.2 Proyectos de inversión
Hace referencia al estado de avance de los principales proyectos de Inversión, puntualizando un análisis entre el tiempo programado y el realmente ejecutado junto con sus observaciones.
3.3 Información contractual
Hace referencia a una relación de los contratos que hayan sido suscritos en el período especificando: Clase de contrato, nombre del contratista y valor.
3.4 Concepto misional
Hace referencia al concepto propio del representante legal sobre la calidad, efectividad, oportunidad y cobertura en el cumplimiento de la misión y objetivos de la entidad, a la fecha de su retiro.
3.5 Información sobre el Plan de Mejoramiento
Es la descripción de una manera general, sobre el avance del plan de mejoramiento a la fecha de su retiro. (En caso de que se haya formulado).
3.6 Concepto sobre el Sistema de Control Interno
Hace referencia al concepto propio del representante legal sobre el desarrollo y efectividad del Sistema de Control Interno a la fecha de su retiro.
B. Quienes actúen por encargo igual o inferior a un mes, al culminar su gestión deben presentar un informe sobre los siguientes aspectos:
1. Período que cubre:
Se debe mencionar, que la información está comprendida por el tiempo efectivamente laborado por el responsable, correspondiente a la vigencia siguiente de la última rendición de cuenta anual consolidada.
2. Situación financiera:
Informe de la ejecución presupuestal durante el período de encargo, comparándolo con esa ejecución hasta la fecha en que se inicia el mismo y con el período presupuestal faltante para culminar la respectiva vigencia.
3. Análisis de gestión
3.1 Proyectos de inversión y planes operativos
Hace referencia al estado de avance, en el período informado, de los principales proyectos de Inversión y de los planes operativos formulados dentro del marco del plan estratégico, cuando hubiere formulación o modificación a los mismos.
3.2 Información contractual
Hace referencia a una relación de los contratos que hayan sido suscritos en el período informado, especificando: Clase de contrato, objeto, nombre del contratista, valor y pago de anticipo si los hubo.
3.3 Información sobre el Plan de Mejoramiento
Es la descripción de una manera general, sobre el avance del plan de mejoramiento a la fecha de su retiro, si se realizaron avances en este sentido.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de agosto de 2019
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