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ARTÍCULO 1.6.1.3.1. FIRMA ELECTRÓNICA. El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), establecerá mediante resolución las personas naturales que podrán utilizar la firma electrónica de que trata este capítulo, para el cumplimiento de las obligaciones tributarias sustanciales y formales a través de los servicios informáticos electrónicos.

La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), pondrá a disposición de los usuarios autorizados, el sistema de firma electrónica, sin uso de mecanismo digital (FESMD), el cual deberá cumplir los requisitos establecidos en los artículos 2.2.2.47.1 al 2.2.2.47.8 del Decreto 1074 de 2015.

(Artículo 1o, Decreto 2926 de 2013)

ARTÍCULO 1.6.1.3.2. ACUERDO. Previo al uso de la firma electrónica, sin uso de mecanismo digital, el usuario deberá suscribir un documento de acuerdo, en el cual se definirán las reglas que regirán las comunicaciones electrónicas confiables entre el usuario y la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Al momento de suscribir el acuerdo el usuario deberá proporcionar la información que permita desarrollar los mecanismos de autenticación que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) usará como medio de identificación.

(Artículo 2o, Decreto 2926 de 2013)

ARTÍCULO 1.6.1.3.3. VALIDEZ. La firma electrónica a que se refiere el presente decreto, tendrá la misma validez y efectos jurídicos de la firma autógrafa.

(Artículo 3o, Decreto 2926 de 2013)

CAPÍTULO 4.

FACTURACIÓN

ARTÍCULO 1.6.1.4.1. OBLIGACIÓN DE FACTURAR. Sin perjuicio de lo señalado en el artículo 511 del Estatuto Tributario, también están obligados a expedir factura o documento equivalente por cada una de la operaciones que realicen, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

(Artículo 1o, Decreto 1165 de 1996) (El Decreto 1165 de 1996 rige a partir de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias, en especial las siguientes: artículos 4o y 7o del Decreto 422 de 1991; artículos 21, 22, 23 del Decreto 836 de 1991 y artículo 39 del Decreto 2076 de 1992. Artículo 15, Decreto 1165 de 1996)

ARTÍCULO 1.6.1.4.2. NO OBLIGADOS A FACTURAR. No se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:

a) Los Bancos, las Corporaciones Financieras y las Compañías de Financiamiento;

b) Las Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de grado superior, las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas Multiactivas e Integrales, y los Fondos de Empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades;

c) Los responsables del régimen simplificado* **;

d) Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en lo referente a estos productos;

e) Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades;

f) Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad;

g) Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, en relación con esta actividad;

h) Las personas naturales que únicamente vendan excluidos del impuesto sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado*.

PARÁGRAFO 1o. Las personas no obligadas a expedir factura o documento equivalente, si optan por expedirlos, deberán hacerlo cumpliendo los requisitos señalados para cada documento, según el caso.

PARÁGRAFO 2o. Los tipógrafos y litógrafos que pertenezcan al régimen simplificado* del impuesto sobre las ventas, deberán expedir factura por el servicio prestado, de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.

(Artículo 2o, Decreto 1001 de 1997. La expresión "sin perjuicio de lo previsto en el artículo anterior,", derogada por el artículo 1o del Decreto 1001 de 1997) (El Decreto 1001 de 1997 rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los artículos 3o; el numeral 7 del artículo 5o y el 10 del Decreto 1165 de 1996, y el artículo 33 del Decreto 1813 de 1984. Artículo 19, Decreto 1001 de 1997)

ARTÍCULO 1.6.1.4.3. FACTURACIÓN EN MANDATO. En los contratos de mandato, las facturas deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario.

Si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimiento del mandato, la factura deberá ser expedida a nombre del mandatario.

Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser avalada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

En el caso de devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato.

El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante.

(Artículo 3o, Decreto 1514 de 1998) (El Decreto 1514 de 1998 rige a partir de le fecha de su publicación y deroga el Decreto 847 de 1996, el artículo 10 del Decreto 1001 de 1997, el último inciso del artículo 29 del Decreto 3050 de 1997 y las demás disposiciones que le sean contrarias. Artículo 18, Decreto 1514 de 1998)

ARTÍCULO 1.6.1.4.4. FACTURA DE VENTA. Conforme con el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, quienes están en la obligación legal de facturar deben cumplir esa obligación expidiendo factura de venta o documento equivalente con el lleno de los requisitos y condiciones previstos en la ley, sin perjuicio de lo establecido para las operaciones de los responsables del Impuesto sobre las Ventas pertenecientes al régimen simplificado*.

Por tanto, a quienes estando en la obligación de facturar emitan documentos distintos a la factura de venta o documento equivalente tales como prefactura, cuenta de cobro, precuenta o similares, se les impondrá la sanción de cierre del establecimiento de comercio conforme con el artículo 652-1 del Estatuto citado y, además, serán objeto de revisión integral de su situación tributaria con fundamento en las facultades del artículo 684 Ib., en especial de la presunción de ingresos en ventas conforme con los artículos 756 y siguientes del Estatuto Tributario, y de la imposición de las demás sanciones a que haya lugar.

(Artículo 19, Decreto 4910 de 2011)

ARTÍCULO 1.6.1.4.5. DOCUMENTO SUSTITUTIVO DE LA FACTURA EN LA DISTRIBUCIÓN MASIVA Y AMBULANTE DE BIENES. Cuando los obligados a facturar realicen operaciones de distribución masiva y ambulante de bienes, se entiende cumplida la obligación de facturar, con el comprobante que estos deben elaborar a sus vendedores.

Los comprobantes deben contener como mínimo el nombre o razón social y NIT de la empresa, la fecha, período al cual corresponde el comprobante, nombre completo del vendedor y su identificación, mercancía entregada, mercancía devuelta, mercancía vendida y valor de la venta. Cuando parte de la mercancía relacionada en el comprobante sea vendida a crédito, se realizará la respectiva conciliación con las facturas que se expidan para soportar esta última. Copia de estos comprobantes deberán reposar en el domicilio fiscal del emisor del documento, para cuando la administración tributaria lo solicite.

PARÁGRAFO. El documento soporte para la procedencia del costo, deducción o impuesto descontable, por concepto de la adquisición de los bienes de que trata este artículo, será el previsto en el artículo 1.6.1.4.44 del presente decreto, salvo en lo que se refiere a las ventas a crédito en cuyo caso se aplicarán las normas generales. Cuando se trate de la distribución de productos de régimen monofásico, no será exigible el requisito señalado en el numeral 5 de la norma citada.

(Artículo 1o, Decreto 1514 de 1998) (El Decreto 1514 de 1998 rige a partir de le fecha de su publicación y deroga el Decreto 847 de 1996, el artículo 10 del Decreto 1001 de 1997, el último inciso del artículo 29 del Decreto 3050 de 1997 y las demás disposiciones que le sean contrarias. Artículo 18, Decreto 1514 de 1998)

ARTÍCULO 1.6.1.4.6. FACTURA. Cuando se trate de factura, el documento llevará esta denominación, entendiéndose cumplido así el requisito señalado en el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

PARÁGRAFO. En la factura, tiquetes de transporte y cuando se utilicen sistemas especiales de impresión en papel químico como el sobreflex que impiden la entrega del original al comprador o usuario del servicio, se entenderá cumplida la exigencia señalada en el inciso 1o del artículo 617 del Estatuto Tributario con la entrega de la copia al comprador.

(Artículo 2o, Decreto 1165 de 1996. La expresión "cambiaria de compraventa" tiene decaimiento en virtud de la evolución normativa (Artículo 772 del Código Comercio)) (El Decreto 1165 de 1996 rige a partir de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias, en especial las siguientes: artículos 4o y 7o del Decreto 422 de 1991; artículos 21, 22, 23 del Decreto 836 de 1991 y artículo 39 del Decreto 2076 de 1992. Artículo 15, Decreto 1165 de 1996)

ARTÍCULO 1.6.1.4.7. FACTURA POR COMPUTADOR. La factura por computador es la que cumple con todos los requisitos establecidos en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario que permiten al Software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas correspondiente, en la que interactúan la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta, tales como emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos, grupos, familias, o subfamilias, etc.

(Artículo 13, Decreto 1165 de 1996) (El Decreto 1165 de 1996 rige a partir de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias, en especial las siguientes: artículos 4o y 7o del Decreto 422 de 1991; artículos 21, 22, 23 del Decreto 836 de 1991 y artículo 39 del Decreto 2076 de 1992. Artículo 15, Decreto 1165 de 1996)

ARTÍCULO 1.6.1.4.8. FACTURACIÓN DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES. Sin perjuicio de la obligación de registrar y declarar de manera independiente los ingresos, costos y deducciones que incumben a los miembros del consorcio o unión temporal, para efectos del cumplimiento de la obligación formal de expedir factura, existirá la opción de que tales consorcios o uniones temporales lo hagan a nombre propio y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de los miembros de consorcio o unión temporal.

Cuando la facturación la efectúe el consorcio o unión temporal bajo su propio NIT, esta, además de señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, indicará el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos. Estas facturas deberán cumplir los requisitos señalados en las disposiciones legales y reglamentarias.

En el evento previsto en el inciso anterior, quien efectúe el pago o abono en cuenta deberá practicar al consorcio o unión temporal la respectiva retención en la fuente a título de renta, y corresponderá a cada uno de sus miembros asumir la retención en la fuente a prorrata de su participación en el ingreso facturado.

El impuesto sobre las ventas discriminado en la factura que expida el consorcio o unión temporal, deberá ser distribuido a cada uno de los miembros de acuerdo con su participación en las actividades gravadas que dieron lugar al impuesto, para efectos de ser declarado.

La factura expedida en cumplimiento de estas disposiciones servirá para soportar los costos y gastos, y los impuestos descontables de quienes efectúen los pagos correspondientes, para efectos del impuesto sobre la renta y del impuesto sobre las ventas.

(Artículo 11, Decreto 3050 de 1997) (El Decreto 3050 de 1997 rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el artículo 10 del Decreto 380 de 1996, el inciso 1o del artículo 7o y el artículo 11 del Decreto 1165 de 1996, el inciso 2o del artículo 43 del Decreto 700 de 1997, el artículo 7, el parágrafo del artículo 14 y el artículo 18 del Decreto 1001 de 1997, y demás normas que le sean contrarias. Artículo 34, Decreto 3050 de 1997)

ARTÍCULO 1.6.1.4.9. INTERMEDIARIOS EN LA ELABORACIÓN DE FACTURAS. Cuando se contrate la elaboración de facturas a través de intermediarios, las obligaciones señaladas en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario, serán exigibles a estos.

(Artículo 14, Decreto 1165 de 1996) (El Decreto 1165 de 1996 rige a partir de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias, en especial las siguientes: artículos 4o y 7o del Decreto 422 de 1991; artículos 21, 22, 23 del Decreto 836 de 1991 y artículo 39 del Decreto 2076 de 1992. Artículo 15, Decreto 1165 de 1996)

ARTÍCULO 1.6.1.4.10. IDENTIFICACIÓN DEL AGENTE RETENEDOR. Únicamente los agentes de retención del impuesto sobre las ventas contemplados en los numerales 1 y 2 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, deberán indicar esta calidad al expedir sus facturas.

(Artículo 6o, Decreto 1001 de 1997) (El Decreto 1001 de 1997 rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los artículos 3o; el numeral 7 del artículo 5o y el 10 del Decreto 1165 de 1996, y el artículo 33 del Decreto 1813 de 1984. Artículo 19, Decreto 1001 de 1997)

ARTÍCULO 1.6.1.4.11. FACTURA DE VENTA. Conforme con el artículo 616-1 y siguientes del Estatuto Tributario, las empresas a que se refiere este artículo, en todos los casos, están en la obligación legal de expedir factura de venta o documento equivalente, según corresponda, con el lleno de los requisitos y condiciones previstos en la ley, sin perjuicio de lo establecido para las operaciones de los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes al régimen simplificado.

(Artículo 14, Decreto 2763 de 2012)

ARTÍCULO 1.6.1.4.12. APLICACIÓN DEL DECRETO 2763 DE 2012. Los aspectos no regulados en el presente decreto (2763 de 2012), se regirán por las disposiciones generales del Estatuto Tributario y sus normas reglamentarias.

(Artículo 15, Decreto 2763 de 2012)

ARTÍCULO 1.6.1.4.13. DEFINICIONES. <Ver Notas del Editor> Para la aplicación e interpretación de los 1.6.1.4.13 a 1.6.1.4.23 del presente decreto, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

a) Factura electrónica: <Ver Notas del Editor> Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en los artículos 1.6.1.4.13 a 1.6.1.4.23 del presente decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito;

b) Obligado a facturar: Es la persona natural o jurídica que conforme a las normas tributarias tiene la obligación de facturar y que, tratándose de la factura electrónica, la expide, generándola y numerándola por medio de un sistema de facturación por computador en los términos del artículo 1.6.1.4.7 del presente decreto o las normas que lo modifiquen, entregándola al adquirente y conservándola para su posterior exhibición en los términos que se establecen en los artículos 1.6.1.4.13 a 1.6.1.4.23 del presente decreto;

c) Adquirente: Es la persona natural o jurídica que como adquirente de bienes o servicios debe exigir factura o documento equivalente y, que tratándose de la factura electrónica, la acepta y conserva para su posterior exhibición, en los términos que se establecen en los artículos 1.6.1.4.13 a 1.6.1.4.23 del presente decreto;

d) Tercero: Es la persona natural o jurídica que presta al obligado a facturar y/o al adquirente, los servicios inherentes al proceso de facturación, tales como: expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, y debe en consecuencia cumplir todos los requisitos y condiciones exigidos en el presente decreto. En todo caso el obligado a facturar y el adquirente son los responsables frente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) por las obligaciones que como tales les corresponden;

e) Número de la factura electrónica: Es el número que obedece a un sistema de numeración consecutivo autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador. Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios deberá solicitarse la respectiva autorización.

(Artículo 1o, Decreto 1929 de 2007) (El Decreto 1929 de 2007 rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1094 de 1996, sin perjuicio de lo previsto en el inciso segundo del artículo anterior. Artículo 13, Decreto 1929 de 2007)

ARTÍCULO 1.6.1.4.14. PRINCIPIOS BÁSICOS DE AUTENTICIDAD E INTEGRIDAD. <Ver Notas del Editor> La factura electrónica cumple con los principios básicos de autenticidad e integridad, si satisface lo dispuesto en los artículos 8o, 9o, 16 y 17 de la Ley 527 de 1999, en concordancia con los artículos 12 y 13 de la misma ley.

El obligado a facturar debe asegurar la aplicación de los principios mencionados en el proceso de facturación empleado y, específicamente, en los procedimientos de expedición (generación y numeración), entrega, aceptación y conservación, incluyendo el procedimiento de exhibición, con la certificación ISO 9001:2000, o las normas que la sustituyan o adicionen, otorgada y vigente por organismos acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO. Cuando el obligado a facturar tenga la categoría de Microempresa o Pequeña Empresa y con el fin de asegurar la aplicación de los principios mencionados en el proceso de facturación electrónica, este podrá optar por certificarse en la norma NTC 6001:2008 o las normas que la sustituyan o adicionen.

Cuando se superen los parámetros establecidos para estas categorías, y el obligado opte por seguir facturando electrónicamente, deberá obtener la certificación en la norma NTC ISO-9001:2008 o las normas que la sustituyan o adicionen

(Artículo 2o, Decreto 1929 de 2007. Parágrafo adicionado por el artículo 1o del Decreto 2668 de 2010) (El Decreto 1929 de 2007 rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1094 de 1996, sin perjuicio de lo previsto en el inciso segundo del artículo anterior. Artículo 13, Decreto 1929 de 2007)

ARTÍCULO 1.6.1.4.15. REQUISITOS DE CONTENIDO FISCAL DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Y DE LAS NOTAS CRÉDITO. <Ver Notas del Editor>  La factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y las normas que lo modifiquen o complementen, salvo los referentes al nombre o razón social y NIT del impresor. La factura electrónica no requiere la preimpresión de los requisitos que según dicha norma deben cumplir con esta previsión.

Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa, el documento llevará esta denominación, cumpliendo así el requisito del literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario. Lo anterior sin perjuicio de los requisitos y condiciones que conforme con el Código de Comercio en concordancia con la Ley 527 de 1999, debe cumplir dicha factura para su expedición.

Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, la factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 1.6.1.4.39 del presente decreto.

PARÁGRAFO 1o. Las notas crédito deben corresponder a un sistema de numeración consecutiva y deben contener como mínimo el número y fecha de la factura a la cual hacen referencia, nombre o razón social y NIT del adquirente, la fecha de la nota, número de unidades, descripción, IVA (cuando sea del caso), valor unitario y valor total.

PARÁGRAFO 2o. Si hay lugar a devoluciones o rescisiones deberá emitirse la nota crédito, o efectuarse la anulación cuando se presente alguna inconsistencia, antes de ser aceptada la operación por el adquirente. Los números de facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente y deberá llevarse un registro de las mismas.

(Artículo 3o, Decreto 1929 de 2007) (El Decreto 1929 de 2007 rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1094 de 1996, sin perjuicio de lo previsto en el inciso segundo del artículo anterior. Artículo 13, Decreto 1929 de 2007)

ARTÍCULO 1.6.1.4.16. REQUISITOS DE CONTENIDO TÉCNICO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Y DE LAS NOTAS CRÉDITO. <Ver Notas del Editor> La factura electrónica y las notas crédito deberán contener dentro del formato electrónico en el que se conservan, información técnica de control referida al contenido fiscal mismo, al momento de expedición y al formato electrónico de conservación del documento, entre otros, de acuerdo con las características que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

(Artículo 4o, Decreto 1929 de 2007) (El Decreto 1929 de 2007 rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1094 de 1996, sin perjuicio de lo previsto en el inciso segundo del artículo anterior. Artículo 13, Decreto 1929 de 2007)

ARTÍCULO 1.6.1.4.17. EXHIBICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA. <Ver Notas del Editor>  En caso de requerirse la exhibición de la factura electrónica, esta deberá realizarse por medios y en formatos electrónicos o físicos, según lo solicite la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y demás entes de control, de modo que se reproduzca con exactitud y de manera comprensible la información correspondiente a los contenidos fiscal y técnico.

PARÁGRAFO. Si la exhibición se le requiere al adquirente, puede cumplir con esta obligación por medios propios, de terceros o del obligado a facturar, según se establezca previamente en el acuerdo para la expedición y aceptación de facturas electrónicas, sin perjuicio de la responsabilidad del adquirente respecto de sus obligaciones contables y tributarias.

(Artículo 5o, Decreto 1929 de 2007) (El Decreto 1929 de 2007 rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1094 de 1996, sin perjuicio de lo previsto en el inciso segundo del artículo anterior. Artículo 13, Decreto 1929 de 2007)

ARTÍCULO 1.6.1.4.18. CONSERVACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA. <Ver Notas del Editor>  El obligado a facturar y el adquirente deberán conservar las facturas electrónicas y las notas crédito en el mismo formato electrónico en que fueron generadas y por el mismo término de las facturas en papel. Las facturas electrónicas y las notas crédito, con su contenido fiscal y técnico, deberán ser conservadas asegurando que cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999.

PARÁGRAFO. El adquirente puede cumplir con esta obligación por medios propios, de terceros o del obligado a facturar, siempre y cuando se pacte previamente en el acuerdo para la expedición y aceptación de facturas electrónicas, sin perjuicio de la responsabilidad del adquirente respecto de sus obligaciones contables y tributarias.

(Artículo 6o, Decreto 1929 de 2007) (El Decreto 1929 de 2007 rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1094 de 1996, sin perjuicio de lo previsto en el inciso segundo del artículo anterior. Artículo 13, Decreto 1929 de 2007)

ARTÍCULO 1.6.1.4.19. ACUERDO PARA LA EXPEDICIÓN Y ACEPTACIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS. <Ver Notas del Editor>  Sólo se podrá usar la factura electrónica cuando el adquirente lo haya aceptado en forma expresa. Para tal efecto deberá suscribirse de manera independiente un acuerdo entre el obligado a facturar y el adquirente, donde se establezcan previa y claramente como mínimo: fecha a partir de la cual rige, causales de terminación, los intervinientes en el proceso, las operaciones de venta a las que aplica, los procedimientos de expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, el formato electrónico de conservación, la tecnología de información usada, asegurando, en todo caso, que se garanticen los principios básicos enunciados en los artículos 1.6.1.4.13 a 1.6.1.4.23 del presente decreto.

Igualmente, en el acuerdo deberá preverse un procedimiento de contingencia, aplicable cuando se presenten situaciones que no permitan llevar a cabo los procedimientos y medios acordados.

Podrán suscribirse acuerdos para la expedición y aceptación de facturas electrónicas, una vez el obligado a facturar cumpla con las condiciones para facturar bajo esta modalidad, conforme a los artículos 1.6.1.4.13 a 1.6.1.4.23 del presente decreto y la resolución que expida la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) sobre la materia.

El acuerdo debe ser conservado tanto por el obligado a facturar como por el adquirente y estar a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para cuando la misma lo requiera.

PARÁGRAFO. Las empresas de servicios públicos domiciliarios deberán garantizar al usuario dentro del proceso de facturación a que se refiere los artículos 1.6.1.4.13 a 1.6.1.4.23 del presente decreto, los servicios de exhibición y conservación.

(Artículo 7o, Decreto 1929 de 2007) (El Decreto 1929 de 2007 rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1094 de 1996, sin perjuicio de lo previsto en el inciso segundo del artículo anterior. Artículo 13, Decreto 1929 de 2007)

ARTÍCULO 1.6.1.4.20. CONTROL DE EMISIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA. <Ver Notas del Editor>  El obligado a facturar que opte por utilizar la factura electrónica, deberá informar las distintas situaciones relacionadas con el uso de la misma, tales como: inicio de operaciones bajo esta modalidad, agotamiento de numeración, contingencias, cese de esta forma de facturación, en los términos que señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

(Artículo 8o, Decreto 1929 de 2007) (El Decreto 1929 de 2007 rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1094 de 1996, sin perjuicio de lo previsto en el inciso segundo del artículo anterior. Artículo 13, Decreto 1929 de 2007)

ARTÍCULO 1.6.1.4.21. OBLIGACIONES GENERALES. <Ver Notas del Editor>  Los sujetos que opten por expedir factura electrónica y los adquirentes tendrán, entre otras, las siguientes obligaciones:

1. Realizar todas las actividades que permitan cumplir lo dispuesto en los artículos 1.6.1.4.13 a 1.6.1.4.23 del presente decreto.

2. Tener disponibles y actualizados todos los registros en el domicilio social o asiento principal de los negocios, cuando estén obligados a llevar contabilidad.

3. Registrar en la contabilidad las operaciones efectuadas electrónicamente, cuando estén obligados a llevarla.

4. Exhibir y/o entregar facturas en el mismo formato en que fueron generadas y/o conservadas, sin perjuicio de requerir información relativa al formato utilizado.

5. Entregar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), con el contenido y en las condiciones de tiempo, modo, lugar y especificación técnica que señale esta entidad, la siguiente información:

5.1. Las facturas electrónicas expedidas, entregadas, aceptadas y conservadas, incluidas las anulaciones y notas crédito, cuando se trate del obligado a facturar y, las facturas electrónicas aceptadas y conservadas, cuando el adquirente pretenda soportar costos y deducciones.

5.2. Las facturas expedidas, generadas y numeradas por el sistema de facturación por computador incluyendo las notas crédito y anulaciones.

(Artículo 9o, Decreto 1929 de 2007) (El Decreto 1929 de 2007 rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1094 de 1996, sin perjuicio de lo previsto en el inciso segundo del artículo anterior. Artículo 13, Decreto 1929 de 2007)

ARTÍCULO 1.6.1.4.22. EXCLUSIONES. <Ver Notas del Editor>  No hay lugar a factura electrónica cuando:

- Se expida factura de exportación.

- Se expida factura en talonario o en papel.

- Se expida factura por computador u otra forma de factura o documento equivalente, para ser generada y entregada directamente al adquirente de bienes y/o servicios que se entregan y/o consumen en el local, consultorio o establecimiento de comercio.

(Artículo 10, Decreto 1929 de 2007) (El Decreto 1929 de 2007 rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1094 de 1996, sin perjuicio de lo previsto en el inciso segundo del artículo anterior. Artículo 13, Decreto 1929 de 2007)

ARTÍCULO 1.6.1.4.23. FACTURA ELECTRÓNICA COMO SOPORTE FISCAL. <Ver Notas del Editor>  La factura electrónica que cumpla los requisitos señalados en los artículos 1.6.1.4.13 a 1.6.1.4.23 del presente decreto y sus condiciones técnicas, servirá como soporte fiscal de los ingresos, costos y/o deducciones, en el impuesto sobre la renta así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas.

(Artículo 11, Decreto 1929 de 2007) (El Decreto 1929 de 2007 rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1094 de 1996, sin perjuicio de lo previsto en el inciso segundo del artículo anterior. Artículo 13, Decreto 1929 de 2007)

ARTÍCULO 1.6.1.4.24. DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA. Son documentos equivalentes a la factura:

1. Los tiquetes de máquina registradora.

2. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.

3. Los tiquetes de transporte de pasajeros.

4. Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.

5. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.

6. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.

7. Los tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros, incluido el tiquete o billete electrónico (ETKT), el bono de Crédito (MCO Miscellaneous Charges Order), el documento de uso múltiple o multipropósito - MPD., el documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias de viajes TASF (Ticket Agency Service Fee), así como los demás documentos que se expidan de conformidad con las regulaciones establecidas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo - IATA, sean estos virtuales o físicos.

Los documentos electrónicos se entenderán entregados al usuario una vez estén disponibles en medios electrónicos para su respectiva descarga y la impresión de los mismos será el soporte de los costos, deducciones e impuestos descontables.

La compañía de transporte aéreo conservará copia física o electrónica de tales documentos.

En el caso de las empresas de transporte aéreo de pasajeros a las que se les ha autorizado la utilización de un único código designador, será documento equivalente a la factura de venta, el tiquete emitido conjuntamente por las compañías bajo este código. En todo caso, previo a la adopción del documento conjunto, las compañías determinarán las reglas que regirán la emisión de estos documentos. El documento deberá identificar correctamente ambas compañías con su razón social y NIT.

8. Factura electrónica.

(Artículo 5o, Decreto 1165 de 1996. Numeral 3 modificado por el artículo 3o del Decreto 1001 de 1997. Numeral 7 modificado por el artículo 1o del Decreto 2559 de 2007) (El Decreto 1165 de 1996 rige a partir de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias, en especial las siguientes: artículos 4o y 7o del Decreto 422 de 1991; artículos 21, 22, 23 del Decreto 836 de 1991 y artículo 39 del Decreto 2076 de 1992. Artículo 15, Decreto 1165 de 1996)

ARTÍCULO 1.6.1.4.25. REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA.ULO 1.6.1.4.25. REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA. Los documentos equivalentes a la factura deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Máquinas registradoras

a) Máquinas registradoras con sistema POS

Los documentos emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:

1. Nombre o razón social y NIT del vendedor o quien presta el servicio.

2. Número consecutivo de la transacción.

3. Fecha de la operación.

4. Descripción de los bienes o servicios.

5. Valor total de la transacción.

b) Máquinas registradoras por artículo (PLU) con departamentos y máquinas registradoras por departamentos.

Los tiquetes emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:

1. Nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio.

2. Número consecutivo de la transacción.

3. Fecha de la operación.

4. Valor total de la transacción.

2. Boletas de ingreso a espectáculos públicos y recibos de pago de matrículas y pensiones

a) Boletas de ingreso a cine.

Las boletas de ingreso a salas de exhibición cinematográfica deberán contener los siguientes requisitos mínimos:

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.

2. Numeración consecutiva.

b) Boletas de ingreso a otros espectáculos públicos y recibos de pago de matrículas y pensiones.

Estos documentos equivalentes deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.

2. Numeración consecutiva.

3. Descripción específica o genérica del servicio.

4. Fecha.

5. Valor de la operación.

6. <Numeral adicionado por el artículo 3 del Decreto 537 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso de los espectáculos públicos de las artes escénicas definidos en el artículo 3o de la Ley 1493 de 2011, el código único del evento asignado al espectáculo y obtenido en el Portal Único de Espectáculos Públicos de las Artes Escénicas (PULEP), administrado por el Ministerio de Cultura, según lo establecido en el parágrafo 1o del artículo 2.9.1.2.6 del Decreto Único del Sector Cultura 1080 de 2015, adicionado por el artículo 2o del Decreto 2380 de 2015.

3. Tiquetes de transporte de pasajeros, pólizas de seguros, títulos de capitalización y sus comprobantes de pago.

Estos documentos deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de quien prestan el servicio su NIT.

2. Numeración consecutiva.

3. Fecha de expedición.

4. Descripción específica o genérica del servicio.

5. Valor de la operación.

4. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.

Estos documentos equivalentes deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.

2. Numeración consecutiva.

3. Fecha del extracto.

4. Descripción específica o genérica del servicio.

5. Valor de la operación.

(Artículo 6o, Decreto 1165 de 1996. La expresión "Recibos de servicios públicos", contenida en el numeral 3, tiene derogatoria tácita porque el numeral 7 del artículo 5o del decreto Reglamentario 1165 de 1996, fue derogado expresamente por el artículo 19 del Decreto Reglamentario 1001 de 1997; el numeral 5 tiene decaimiento por la evolución normativa (El Decreto 1929 de 2007 derogó expresamente el Decreto 1094/96))(El Decreto 1165 de 1996 rige a partir de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias, en especial las siguientes: artículos 4o y 7o del Decreto 422 de 1991; artículos 21, 22, 23 del Decreto 836 de 1991 y artículo 39 del Decreto 2076 de 1992. Artículo 15, Decreto 1165 de 1996)

ARTÍCULO 1.6.1.4.26. DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS DE LA FACTURA. En el servicio de utilización o préstamo a cualquier título de juegos de suerte y azar o electrónicos, el responsable del régimen común* del IVA elaborará un documento que cumpla los requisitos señalados en el numeral tercero (3o) del artículo 1.6.1.4.25 del presente decreto, por cada establecimiento o sitio en que preste el servicio, en donde registre en forma global las operaciones día y el IVA generado en las mismas.

(Artículo 7o, Decreto 1165 de 1996. Inciso 1o fue derogado expresamente por el artículo 34 del Decreto 3050 de 1997) (El Decreto 1165 de 1996 rige a partir de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias, en especial las siguientes: artículos 4o y 7o del Decreto 422 de 1991; artículos 21, 22, 23 del Decreto 836 de 1991 y artículo 39 del Decreto 2076 de 1992. Artículo 15, Decreto 1165 de 1996)

ARTÍCULO 1.6.1.4.27. REPORTES DE LAS AGENCIAS DE VIAJE. En el caso de las agencias de viaje, la obligación de facturar a las empresas transportadoras, se cumple con la relación periódica de operaciones que haya realizado el intermediario por cuenta de la empresa transportadora, siempre que precise el lapso durante el cual se realizaron las operaciones, el valor individual y total de las mismas, junto con el IVA generado y, dado el caso, se fije el monto de las comisiones causadas junto con el valor del IVA correspondiente al servicio de intermediación. Esta relación periódica servirá de soporte para el cálculo del impuesto descontable conforme a lo dispuesto en el artículo 497 del Estatuto Tributario.

Lo anterior sin perjuicio de la obligación de expedir factura o documento equivalente a los usuarios.

(Artículo 8o, Decreto 1165 de 1996) (El Decreto 1165 de 1996 rige a partir de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias, en especial las siguientes: artículos 4o y 7o del Decreto 422 de 1991; artículos 21, 22, 23 del Decreto 836 de 1991 y artículo 39 del Decreto 2076 de 1992. Artículo 15, Decreto 1165 de 1996)

ARTÍCULO 1.6.1.4.28. SUSCRIPCIÓN MASIVA DE SERVICIOS DE TELEVISIÓN. Tratándose de servicios de televisión por suscripción o cable, se entiende cumplida la obligación de facturar con la expedición de la factura a la sociedad o junta administradora del edificio o condominio.

La entidad prestadora del servicio deberá mantener a disposición de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales, los registros completos de sus usuarios y generar al menos mensualmente una relación de los pagos recibidos, la que deberá coincidir con los registros contables.

(Artículo 9o, Decreto 1165 de 1996) (El Decreto 1165 de 1996 rige a partir de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias, en especial las siguientes: artículos 4o y 7o del Decreto 422 de 1991; artículos 21, 22, 23 del Decreto 836 de 1991 y artículo 39 del Decreto 2076 de 1992. Artículo 15, Decreto 1165 de 1996)

ARTÍCULO 1.6.1.4.29. DOCUMENTO SUSTITUTIVO EN LA ENTRADA A ESPECTÁCULOS PÚBLICOS. Cuando el ingreso a espectáculos públicos se realice mediante el uso de un documento adquirido por una suma única, que autorice la entrada a varios espectáculos sin la expedición de una boleta para cada uno de ellos, se entiende cumplida la obligación de facturar con el comprobante soporte de ventas diarias arrojado por un sistema de computadora que contenga como mínimo los siguientes requisitos: Nombre o razón social y NIT de la empresa, fecha que corresponde al comprobante, descripción específica o genérica del servicio y valor total de la venta diaria.

Para la procedencia del costo o gasto, el adquirente deberá elaborar un documento que contenga los siguientes requisitos:

1. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad beneficiaria del pago o abono.

2. Fecha de la transacción.

3. Concepto.

4. Valor de la operación.

(Artículo 10, Decreto 3050 de 1997)

ARTÍCULO 1.6.1.4.30. DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA EN JUEGOS LOCALIZADOS. En los juegos localizados tales como máquinas tragamonedas, bingos, videobingos, esferódromos y los operados en casino y similares, constituye documento equivalente a la factura la relación diaria de control de ventas llevada por el operador, que contenga los siguientes requisitos:

a) Fecha de la operación;

b) Número de instrumentos de juego;

c) Valor de la respectiva operación;

d) Valor del IVA recaudado.

(Artículo 2o, Decreto 427 de 2004)

ARTÍCULO 1.6.1.4.31. DOCUMENTO SOPORTE EN LOS JUEGOS DE SUERTE Y AZAR. En los juegos de suerte y azar en los que se expida documento, formulario, boleta, billete o instrumento que da derecho a participar en el juego como documento equivalente a la factura, constituye soporte de las operaciones la planilla diaria de control de ventas llevada por el operador, la cual deberá cumplir con los siguientes requisitos:

a) Fecha de la operación;

b) Número de cartones, boletas, billetes o formularios vendidos;

c) Valor de cada uno de los anteriores documentos;

d) Valor del IVA recaudado.

(Artículo 3o, Decreto 427 de 2004)

ARTÍCULO 1.6.1.4.32. CONTRATOS DE MEDICINA PREPAGADA Y AFILIACIONES A PLANES DE SALUD. Son documentos equivalentes a la factura los contratos de medicina prepagada, sus planes complementarios y las afiliaciones a planes obligatorios de salud, los cuales cumplirán con los siguientes requisitos:

1. Razón social y NIT de la empresa de medicina prepagada o E.P.S.

2. Numeración consecutiva.

3. Fecha de expedición.

4. Descripción específica o genérica del servicio.

5. Valor de la operación.

(Artículo 4o, Decreto 1001 de 1997) (El Decreto 1001 de 1997 rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los artículos 3o; el numeral 7 del artículo 5o y el 10 del Decreto 1165 de 1996, y el artículo 33 del Decreto 1813 de 1984. Artículo 19, Decreto 1001 de 1997)

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