Resolución 349 de 2018 CGN

RESOLUCIÓN 349 DE 2018

(septiembre 17)

Diario Oficial No. 51.688 de 28 de mayo de 2021

<Rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial (Art. 3)>

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 172 de 2023>

Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de representante legal"

EL CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN

En ejercicio de las facultades establecidas en el artículo 354 de la Constitución Política de Colombia, además de las conferidas por la Ley 298 de 1996 y el Decreto 143 de 2004, y

CONSIDERANDO

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece lo siguiente: "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de economía (...)"

Que el artículo 354 de la Constitución Política le asigna, al Contador General, entre otras funciones, las de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, y determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la Ley.

Que el artículo 4o de la Ley 298 de 1996 fijó las funciones de la Contaduría General de la Nación ICGN), y en su literal e) establece:" Señalar y definir los estados financieros e informes que deben elaborar y presentar las entidades y organismos del sector público, en su conjunto, con sus anexos y notas explicativas, estableciendo la periodicidad, estructura y características que deben cumplir"

Que la Ley 951 de 2005 estableció la obligación que tienen los servidores públicos y particulares, mencionados en la misma, de presentar un informe de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones, a quienes los sustituyan legalmente una vez se separen de sus cargos o analicen su administración.

Que el artículo 1o de la Resolución 354 de 2007, modificado por el artículo 1o de la Resolución 156 de 2018, expedidas por la CGN, adoptó el Régimen de Contabilidad Pública (RCP) y definió su estructura.

Que mediante la Resolución 192 de 2016, expedida por la CGN, se incorporó, en la estructura del Régimen de Contabilidad Pública, el elemento Procedimientos Transversales.

Que se requiere incorporar, dentro de los Procedimientos Transversales del RCP, el Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de representante legal.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 172 de 2023> Incorpórese, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de representante legal, con el siguiente texto:

El informe contable que se debe elaborar cuando se produzca cambio de representante legal en las entidades sujetas al ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública hace parte del acta de informe de gestión establecido en la normativa vigente, y se refiere a las condiciones en que se entrega el sistema contable de la entidad.

Al separarse de su cargo, el representante legal, con el apoyo del contador público de la entidad, deberá presentar un informe sobre los asuntos de su competencia a quien lo sustituya en sus funciones, con el propósito de evidenciar el estado del proceso contable y de los sistemas que lo soportan, así como de garantizar el normal desarrollo del mismo.

Para tal efecto, se verificará la disponibilidad y seguridad de claves de acceso de los usuarios a los sistemas de información que soportan el proceso contable y el estado, funcionamiento y adecuación de los mismos. De igual manera, se verificará el sistema documental contable en lo referente a garantizar la inalterabilidad, integridad, verificabilidad, seguridad y conservación de la información financiera, y la entrega de los documentos contables, los cuales corresponden a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad.

En el informe se deben evidenciar, como mínimo, los siguientes aspectos:

a. La situación de los sistemas de información que soportan el proceso contable.

b. El estado de actualización de los libros de contabilidad, principales y auxiliares, a la fecha de entrega del cargo, con todos los documentos y soportes contables correspondientes a las transacciones y operaciones registradas. Así mismo, los temas pendientes de resolver con la Contaduría General de la Nación.

c. La realización y registro de los cálculos actuariales, cuando haya lugar, y el detalle de los recursos destinados para el pago de estos pasivos. En caso de no contar con información sobre los cálculos actuaríales se debe evidenciar si se está realizando el estudio respectivo o se conoce el estado de esta obligación.

d. La Identificación, valoración y registro de las situaciones especiales que afectan los procesos litigiosos y reclamaciones en contra y a favor de la entidad.

e. La relación de los fondos sin personería jurídica a cargo de la entidad.

f. La relación de los recursos entregados en administración.

g. Información detallada de las situaciones y hechos económicos pendientes de resolver en materia contable

h. El cumplimiento en el reporte del Boletín de Deudores Morosos del Estado, cuando haya lugar.

i. La descripción del avance en la ejecución de planes de mejoramiento suscritos con organismos de control, si existen.

Al informe se debe anexar lo siguiente:

1) El juego completo de estados financieros elaborados con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha en que se produzca el cambio de representante legal, conforme al Marco Normativo que le aplique a la entidad.

2) El dictamen del revisor fiscal, cuando haya lugar, sobre los estados financieros de la entidad con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha en que se produzca el cambio de representante legal.

3) El informe de control interno contable, realizado con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha en que se produzca el cambio de representante legal.

4) Los informes financieros y contables mensuales, con corte al último día del mes anterior a la fecha del cambio de representante legal.

5) El último informe de la auditoría a los estados financieros de la entidad practicado por la respectiva Contraloría.

6) El documento que compila las políticas contables establecidas por la entidad.

7) La certificación automática, expedida por la CGN, del reporte de las categorías de información, a través del CHIP, correspondientes al último periodo anual y al último periodo trimestral.

Los estados financieros y los informes financieros y contables mensuales deberán ser firmados por el Representante Legal y el Contador de la entidad, incluyendo los datos de nombres y números de identidad, y en el caso del Contador, el número de la tarjeta profesional.

Cuando no se disponga de los documentos relacionados en los numerales del 1) al 4), bien sea porque aún no es exigible su presentación o porque siéndolo no se cuente con ellos, se anexarán los correspondientes al último período anual o al último periodo mensual, según corresponda, que hayan sido presentados, y se dejará constancia de los hechos o circunstancias que impidieron la disposición de la información a que hacen referencia los numerales enunciados.

ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 172 de 2023> La responsabilidad por la presentación de los estados financieros de la entidad y del reporte de información financiera a la Contaduría General de la Nación, a través del CHIP, estará en cabeza del representante legal que se encuentre en ejercicio de sus funciones en el momento en que estas obligaciones sean exigibles, sin perjuicio de que dicha información corresponda a periodos e en los cuales no era titular del cargo. Lo anterior, no exonera de responsabilidad a los antecesores en el cargo, por el incumplimiento de las obligaciones en el transcurso de su gestión.

ARTÍCULO 3o. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, de conformidad con el artículo 119 de la Ley 489 de 1998, y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese Y CÚMPLASE,

Dada en Bogotá, D.C., a los

PEDRO LUIS BOHORQUEZ RAMIREZ

Contador General de la Nación