CIRCULAR EXTERNA ÚNICA DE 2018
(julio 16)
Diario Oficial No. 50.657 de 17 de julio de 2018
COLOMBIA COMPRA EFICIENTE
<Circular sustituida integramente por la Circular Única de 2019>
Contenido
La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, en cumplimiento de su objetivo como ente rector del Sistema de Compra Pública, expide la presente Circular Externa Única.
De acuerdo con el numeral 5 del artículo 3o del Decreto número 4170 de 2011, Colombia Compra Eficiente tiene competencia para expedir circulares externas en materia de compras y contratación pública. Las circulares externas proferidas por Colombia Compra Eficiente son actos administrativos que contienen mandatos, orientaciones e instrucciones que van dirigidas a las Entidades Estatales y al público en general y son de obligatorio cumplimiento(1).
Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que establece el artículo 2.2.1.1.1.1.1 del Decreto número 1082 de 2015. Los términos definidos son usados en singular y en plural según lo requiera el contexto. Los términos no definidos deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.
1. SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA (SECOP).
El Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP) es el medio de información oficial de toda la contratación realizada con dineros públicos. El SECOP es el punto único de ingreso de información para las entidades que contratan con cargo a recursos públicos, los entes de control y la ciudadanía en general.
1.1. QUIÉNES DEBEN PUBLICAR SU ACTIVIDAD CONTRACTUAL EN SECOP.
Deben publicar su actividad contractual en SECOP:
1. Las Entidades Estatales de acuerdo con la definición del Decreto número 1082 de 2015.
2. <Ver Notas del Editor> Las entidades del Estado que tienen un régimen especial de contratación, siempre y cuando el contrato ejecute o tenga como fuente de financiación dineros públicos, sin importar su proporción, a través del módulo “Régimen Especial”, de acuerdo con lo establecido en su propio manual de contratación. De manera enunciativa, estas son: las empresas industriales y comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta en las que el Estado tenga una participación superior al 50% que desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector privado y/o público, nacional o internacional o en mercados regulados, empresas de servicios públicos domiciliarios, empresas sociales del Estado, entidades descentralizadas indirectas, entre otras.
3. <Ver Notas del Editor> No deberán publicar en SECOP las empresas industriales y comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta y las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios que desarrollen su actividad en situación de competencia con el sector privado y que antes del 30 de noviembre de 2015, en cumplimiento de la Circular Externa número 20 del 27 de agosto de 2015, solicitaron a Colombia Compra Eficiente el hipervínculo que comunica al SECOP con sus sistemas de información propios para efectos de la publicidad de su actividad contractual, siempre que dichos sistemas permitan hacer el proceso de contratación en línea, además de permitir a los proveedores y al público en general tener acceso oportuno, permanente e ininterrumpido a la información de su actividad contractual. La información debe cumplir los plazos y requerimientos de las normas aplicables en materia de contratación y de acceso a la información, respetando la información y documentos reservados de acuerdo con la normativa aplicable.
Las Entidades que no hayan solicitado el mencionado hipervínculo en el plazo establecido en la Circular 20 o que habiéndolo solicitado sus sistemas de información propios no cumplieron las condiciones señaladas, deben publicar su actividad contractual en el SECOP utilizando el módulo “Régimen Especial”.
4. Los particulares que contraten con cargo a recursos públicos. Estos deberán realizar la publicación a través del módulo “Régimen Especial”.
5. Las Entidades Estatales que celebren contratos o convenios de los que trata el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, sin importar el régimen jurídico aplicable deben reportar la información al SECOP.
En este caso, si de acuerdo con el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, la contratación se rige por una normativa diferente a la colombiana, la publicación deberá realizarse a través del módulo “Régimen Especial” atendiendo lo dispuesto en los reglamentos del organismo internacional, es decir, publicando los documentos que tales reglamentos establecen, así como adelantar las etapas y en los tiempos que allí se dispone. La publicación en el módulo “Régimen Especial” permitirá adaptar el Proceso de Contratación a lo exigido en los reglamentos del organismo internacional; los restantes módulos corresponden a las modalidades de selección que contempla la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.
El procedimiento para publicar a través del módulo “Régimen Especial” se encuentra disponible en: https://www.colombiacompra.gov.co/secop-iii
Las Entidades que contratan con cargo a recursos públicos están obligadas a publicar oportunamente su actividad contractual en el SECOP sin que sea relevante para la exigencia de esta obligación su régimen jurídico, naturaleza de público o privado o la pertenencia a una u otra rama del Poder público.
Los Documentos del Proceso son públicos salvo por la información sujeta a reserva de conformidad con la normativa aplicable.
1.2. OPORTUNIDAD EN LA PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL SECOP.
Las Entidades que aún utilizan el SECOP 1 están obligadas a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.
La información registrada por las Entidades en el SECOP II y en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, está disponible en tiempo real en razón a que las actuaciones del Proceso de Contratación tienen lugar electrónicamente a través de dichas plataformas transaccionales.
Con respecto a los documentos que no son generados electrónicamente, el SECOP II permite publicarlos a través de un “mensaje público” o como un “documento del proceso”, para la publicidad de dichos documentos la Entidad Estatal tiene el plazo de tres días siguientes a su expedición.
Son componentes del Sistema Electrónico de Contratación las siguientes plataformas administradas por Colombia Compra Eficiente:
- SECOP I: Plataforma en la cual las entidades que contratan con cargo a recursos públicos publican los Documentos del Proceso. El SECOP I es una plataforma exclusivamente de publicidad.
- SECOP II: Plataforma transaccional para gestionar en línea todos los Procesos de Contratación, con cuentas para entidades y proveedores; y vista pública para cualquier tercero interesado en hacer seguimiento a la contratación pública.
- Tienda Virtual del Estado Colombiano: Plataforma transaccional de comercio electrónico a través del cual las Entidades Compradoras hacen las transacciones de los Procesos de Contratación para adquirir:
(i) bienes y servicios a través de los Acuerdos Marco de Precios;
(ii) bienes y servicios al amparo de Contratos de Agregación de Demanda; y
(iii) bienes en la modalidad de Mínima Cuantía en Grandes Superficies.
1.4. PUBLICACIÓN EN UNA PLATAFORMA DEL SECOP.
Las Entidades deben publicar la información de sus Procesos de Contratación en una sola de las plataformas electrónicas del SECOP. Los Procesos de Contratación derivados de los Acuerdos Marco de Precios o instrumentos de agregación de demanda deben ser adelantados en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y no se requiere publicarlos en otras plataformas. Los Procesos de Contratación en línea adelantados en el SECOP II no requieren otro tipo de publicación. Duplicar la información afecta la información del Sistema de Compra Pública.
Los Términos y Condiciones de cada una de las plataformas regulan y reglamentan la forma en la cual se realiza la publicación, el envío, recepción, archivo de mensajes de datos en el SECOP. Los usuarios del SECOP están obligados a cumplirlos. El uso del SECOP implica la aceptación de los Términos y Condiciones.
Los manuales y guías expedidos por Colombia Compra Eficiente son herramientas de orientación que establecen procedimientos para el uso del SECOP e incorporan buenas prácticas en su uso. Las entidades pueden utilizar estas herramientas para su actividad contractual.
Los usuarios del SECOP están obligados a cumplir las disposiciones legales y reglamentarias del Sistema de Compra Pública cuando adelanten Procesos de Contratación. La responsabilidad de la información relacionada con los Procesos de Contratación contenidos en SECOP es únicamente de la entidad contratante y sus funcionarios. Los Usuarios del SECOP son responsables de cualquier actuación efectuada con su Usuario. En consecuencia, deben mantener la confidencialidad de la información de su cuenta y su contraseña.
Los términos y condiciones de cada una de las plataformas podrán ser consultados en: https://www.colombiacompra.gov.co/secop/terminos-y-condiciones
La información diligenciada en plantillas y formularios del SECOP debe corresponder a la información contenida en los Documentos del Proceso. Para el efecto, las Entidades deben revisar que la información registrada corresponda con lo contenido en los Documentos del Proceso.
1.7. DISPONIBILIDAD DEL SECOP Y ACCESO AL SERVICIO.
El SECOP está en operación todos los días del año, las veinticuatro (24) horas del día.
Las fallas en el SECOP no habilitan a las Entidades Compradoras ni a los Proveedores a interrumpir o incumplir los plazos del Proceso de Contratación. En el evento en que se presenten indisponibilidades se deberá verificar el procedimiento correspondiente para cada plataforma:
(a) Indisponibilidad de SECOP I: https://www.colombiacompra.gov.co /proveedores/secop-i
(b) Indisponibilidad SECOP II: https://www.colombiacompra.gov.co/secop-ii/ indisponibilidaden-el-secop-iii
(c) Indisponibilidad TVEC:
https://www.colombiacompra.gov.co/soporte/tienda-virtual-del-estado-colombiano
1.8. REGLAS PARA CASOS ESPECIALES O PARTICULARES.
Las siguientes reglas buscan aclarar las condiciones de calidad y oportunidad de la información del Sistema de Compra Pública en casos especiales o particulares.
(a) En los Procesos de Contratación con varios adjudicatarios la Entidad debe publicar las ofertas de todos los proponentes que resultaron adjudicatarios. Si la Entidad suscribe un contrato por adjudicatario debe publicar todos los contratos del mismo Proceso de Contratación. La Entidad no debe hacer un nuevo registro para cada uno de los contratos pues duplica la información de un mismo Proceso de Contratación lo cual afecta el proceso de seguimiento de la información del Sistema de Compra Pública;
(b) El valor de los convenios o contratos interadministrativos y de los contratos con organismos multilaterales debe corresponder al valor total del convenio o contrato, discriminando el valor del aporte de la Entidad Estatal;
(c) En el SECOP los datos de la modificación de un contrato que adiciona el plazo o el valor del mismo deben ser registrados en el espacio asignado para el efecto y no como un documento adicional;
(d) Los contratos de seguros están contenidos en las pólizas por lo cual las Entidades deben publicar además del contrato suscrito con la aseguradora (i) Las pólizas adquiridas, o (ii) un documento en formato Excel que indique el ramo, la vigencia de la póliza, la prima, la suma asegurada, y el deducible de cada póliza adquirida. Este documento debe estar publicado en el SECOP 1 como documento adicional dentro del Proceso de Contratación y en SECOP II en el módulo de “documentos del contrato”. Este documento no es necesario cuando la Entidad Estatal compra la póliza en la Tienda Virtual del Estado Colombiano;
(e) El SECOP debe contar con la información oficial de la contratación realizada con recursos públicos. Los contratos fiduciarios entendidos como los suscritos entre la Entidad Estatal y la fiduciaria deberán ser publicados por la Entidad Estatal que lo suscriba. Los contratos que realice la fiduciaria en virtud del contrato de fiducia o encargo fiduciario, es decir, la contratación derivada, también deberán ser publicados por la Entidad Estatal con la intervención de la fiduciaria para efectos de la firma del contrato.
Cuando se trate de procesos que se rigen por régimen especial, no sujetos a Ley 80 de 1993, la Entidad Estatal debe utilizar el módulo de “Régimen Especial” del SECOP II. Puede utilizar el módulo con o sin oferta, dependiendo de si desea o no recibir ofertas en línea. Cuando se trate de procesos sujetos a Ley 80 de 1993 la Entidad Estatal deberá usar la funcionalidad de la modalidad de selección correspondiente.
Sobre el uso del SECOP II en el módulo de “Régimen Especial”, la entidad puede elegir si firma el contrato electrónicamente (es decir, utiliza el módulo de gestión contractual del SECOP II con registro por parte del Proveedor y firma electrónica), o si firma el contrato en físico y publica los documentos de ejecución en la etapa precontractual del SECOP II (“Etapa de Proceso”). En el primer caso, quien firma por parte de la fiduciaria tendría que crear un usuario del SECOP II y solicitar acceso a la cuenta de la Entidad Estatal para realizar la firma electrónica. En el segundo caso, quien firma por parte de la fiduciaria suscribiría el contrato en físico y la Entidad Estatal cargaría del contrato en la fase de “Proceso”. Para poder publicar el contrato y cualquier documento de ejecución contractual en la fase “Proceso” no se debe finalizar dicha etapa, pues esta acción cierra el expediente contractual impidiendo cualquier publicación posterior.
Para el uso del módulo de “Régimen Especial” del SECOP II puede consultar nuestro minisitio https://www.colombiacompra.gov.co/secop-ii
Respecto al uso del SECOP II para las modalidades de la Ley 80 de 1993, la Entidad Estatal debe firmar el contrato electrónicamente (es decir, utiliza el módulo de gestión contractual del SECOP II con registro por parte del Proveedor y firma electrónica). Quien firma por parte de la fiduciaria tendría que crear un usuario del SECOP II y solicitar acceso a la cuenta de la Entidad Estatal para realizar la firma electrónica.
Para el uso de las modalidades de selección de la Ley 1150 de 2007 en SECOP II puede consultar nuestro minisitio
https://www.colombiacompra.qov.co/secop-ii/compradoress
1.9. CONSULTA DEL SECOP PARA AUDITORÍAS Y ÓRGANOS DE CONTROL.
Los órganos de control y la ciudadanía podrán verificar la transparencia y publicidad de los Procesos de Contratación a través de la vista pública del SECOP, es decir, por medio de la página oficial de Colombia Compra Eficiente con el número del proceso y el enlace específico que deberá ser entregado por la Entidad Estatal. A su vez, las oficinas de control interno podrán revisar los procesos de la misma forma que los órganos de control. En relación con el acceso a la plataforma por medio de usuario y contraseña, cada Entidad Estatal a través de su usuario administrador, en razón a su autonomía, determinará a cuáles funcionarios, contratistas o auditores se le otorgará el acceso y permiso al perfil de la Entidad.
Referencia Normativa
Ley 80 de 1993, artículo 66.
Ley 1150 de 2007, artículos 1o, 3o y 20 parágrafo 2.
Decreto-ley número 4170 de 2011, artículos 1o, 2o, 3o y 11 numeral 4.
Ley 1437 de 2011, artículo 24.
Decreto-ley número 019 de 2012, artículo 223.
Ley 1712 de 2014, artículos 9o, 10 y 11.
Decreto número 1081 de 2015, artículos 2.1.1.2.1.7 al 2.1.1.2.1.10 y 2.1.1.3.1.4.
Decreto número 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.7.1.
Colombia Compra Eficiente de manera conjunta con el Archivo General de la Nación establece las siguientes directrices respecto al expediente electrónico en SECOP II.
El SECOP II beneficia a compradores públicos y a proveedores, reduce los costos asociados a la impresión, fotocopias y desplazamientos, permite la presentación en línea de ofertas, hace más fácil el seguimiento a los procesos de contratación, el control disciplinario y fiscal, y la solución de controversias, pues permite seguir el detalle en tiempo real de las etapas del proceso de compra pública.
Es necesario ser usuario y tener una contraseña para tener acceso a SECOP II. Las Entidades Estatales están habilitadas para crear usuarios, definir perfiles y otorgar permisos para ver, editar, modificar, y aprobar documentos electrónicos. El público en general puede ver los Documentos del Proceso y el detalle de los Procesos de Contratación.
El SECOP II genera un expediente electrónico siempre que una Entidad Estatal crea un Proceso de Contratación. El expediente electrónico del SECOP II cumple con los criterios para crear, conformar, organizar, controlar, y consultar los expedientes del archivo del proceso de contratación de acuerdo con el Capítulo III del Acuerdo número 002 de 2014 del Archivo General de la Nación. Particularmente, cumple con los requisitos del proceso de gestión documental: producción, gestión y trámite, organización documental (clasificación, ordenación, descripción) transferencias documentales y preservación a largo plazo y las condiciones para la aplicación de los criterios de disposición final.
Los expedientes electrónicos de los procesos de contratación que genera el SECOP II están conformados por documentos electrónicos: formularios o plantillas generados a partir de la información diligenciada por la Entidad Estatal o el proveedor, e imágenes digitales de documentos producidos originalmente en físico que la Entidad Estatal o el proveedor cargan o publican en el SECOP II.
En los casos en que el documento original haya sido producido en físico, la Entidad Estatal debe conservar su original por el tiempo que indiquen sus Tablas de Retención Documental, e incorporar una copia electrónica del mismo al expediente electrónico.
2.1. CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EN SECOP II. El expediente electrónico es generado en el SECOP II así
(a) Los documentos electrónicos elaborados en el SECOP II y anexados por las Entidades Estatales y los proveedores conforman el expediente electrónico del Proceso de Contratación;
(b) El SECOP II organiza los documentos electrónicos en el expediente a medida que avanza el Proceso de Contratación;
(c) El expediente electrónico generado por el SECOP II tienen una única serie documental “procesos de contratación”;
(d) Los documentos electrónicos que conforman el expediente en el SECOP II tienen contenido estable, forma documental fija, vínculo archivístico y equivalente funcional en cumplimiento del artículo 2.8.2.7.2 del Decreto número 1080 de 2015;
(e) El expediente electrónico en el SECOP II cumple con los requisitos establecidos en el artículo 9o del Acuerdo 003 de 2015, puesto que el expediente está conformado por documentos electrónicos, foliados electrónicamente, contiene un índice electrónico; en el detalle de cada documento están sus metadatos. Los documentos electrónicos del SECOP II están firmados electrónicamente de forma confiable en los términos del artículo 2.2.2.47.4 del Decreto número 1074 de 2015;
(f) El SECOP II mantiene la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fidelidad, disponibilidad y conservación de los documentos electrónicos que son parte del proceso de contratación y están en el expediente electrónico.
2.2. CUSTODIA, CONSERVACIÓN, Y PRESERVACIÓN DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS GENERADOS EN SECOP II.
Las entidades son responsables de la administración de los documentos y expedientes electrónicos de sus Procesos de Contratación adelantados en el SECOP II. En consecuencia, la entidad es responsable de la completitud y calidad de la información del expediente electrónico.
Colombia Compra Eficiente es responsable de conservar los documentos electrónicos de los expedientes generados en SECOP II desde su creación y hasta por 20 años contados a partir de la terminación del plazo del contrato o de su liquidación cuando esta es obligatoria. En consecuencia, debe asegurar la no sustracción, destrucción, u ocultamiento de estos. Las entidades son responsables de la disposición final de los expedientes electrónicos de los Procesos de Contratación, de acuerdo con sus tablas de retención, luego de cumplido el plazo de retención de 20 años.
2.3. ACCESO A LA INFORMACIÓN, PROTECCIÓN DE DATOS E INTEROPERABILIDAD CON OTRAS PLATAFORMAS.
El SECOP II cumple con la normativa aplicable de transparencia y derecho de acceso a la información pública, en este sentido ofrece la información en formato de datos abiertos de acuerdo con la normativa aplicable.
Cumplir con las normas de protección de datos de carácter personal es responsabilidad de la entidad que adelanta el Proceso de Contratación y de quienes hacen uso de la plataforma.
El SECOP II permite la interoperabilidad con otros sistemas de información a través de servicios web. En cada caso particular, Colombia Compra Eficiente y la Entidad Estatal administradora de los sistemas de información deben acordar los servicios web y los desarrollos requeridos para la interoperabilidad de las plataformas.
2.4. VALOR LEGAL Y PROBATORIO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.
La normativa colombiana de forma expresa permite que “la sustentación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual” y la “publicación de tales actos” esté en el SECOP.
En consecuencia, los documentos electrónicos que conforman el expediente del SECOP II son válidos y tienen valor probatorio de conformidad con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y con el Código General del Proceso.
Referencia Normativa
Ley 527 de 1999.
Ley 594 de 2000.
Ley 1150 de 2007, artículo 3o.
Ley 1564 de 2012.
Ley 1712 de 2014.
Decreto número 1074 de 2015.
Decreto número 1080 de 2015.
Archivo General de la Nación, Acuerdo número 002 de 2014 Capítulo III.
Archivo General de la Nación, Acuerdo número 003 de 2015.
3. CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS.
Directrices sobre el uso del Clasificador de Bienes y Servicios en el Registro Único de Proponentes:
- No existe un límite en el número de bienes, obras o servicios que los proponentes pueden inscribir en el RUP. Las Cámaras de Comercio no pueden limitar la inscripción de los proponentes por no contar con experiencia certificada en el respectivo bien, obra o servicio.
- La clasificación del proponente no es un requisito habilitante sino un mecanismo para establecer un lenguaje común entre los partícipes del Sistema de Compra Pública. En consecuencia, las Entidades Estatales no pueden excluir a un proponente que ha acreditado los requisitos habilitantes exigidos en un Proceso de Contratación por no estar inscrito en el RUP con el código de los bienes, obras o servicios del objeto de tal Proceso de Contratación.
- La experiencia es un requisito habilitante. Los proponentes deben inscribir en el RUP su experiencia usando los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios. Por su parte las Entidades Estatales al establecer el requisito habilitante de experiencia deben incluir los códigos específicos del objeto a contratar o el de bienes, obras o servicios afines al Proceso de Contratación respecto de los cuales los proponentes deben acreditar su experiencia.
- Las Cámaras de Comercio solo pueden inscribir como experiencia del proponente aquella certificada por documento público o privado, y para la cual el proponente deberá indicar los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios. Las órdenes de compra, órdenes de servicios, y los documentos derivados de la aceptación de ofertas en Procesos de Contratación de mínima cuantía son contratos para efectos de la acreditación de la experiencia. Las Cámaras de Comercio realizarán la inscripción de conformidad con la normativa aplicable.
- En los Procesos de Contratación de mínima cuantía las Entidades Estatales deben incluir en la invitación a participar la descripción del objeto a contratar identificado en el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y servicios. Si esto no es posible a pesar de la revisión cuidadosa de la Entidad Estatal para encontrar el código adecuado, el objeto debe estar identificado con el tercer nivel de Clasificador de Bienes y Servicios.
- Los códigos de “servicios de construcción” están clasificados en el segmento 72: “Servicios de Edificación, Construcción de Instalaciones y Mantenimiento”. El segmento 95 es de bienes “Terrenos, Edificios, Estructuras y Vías” y, por lo tanto, no es adecuado para la identificación del objeto en el Proceso de Contratación de obra pública.
- Colombia Compra Eficiente a solicitud de interesado puede definir códigos en los diferentes niveles del Clasificador de Bienes y Servicios para los bienes o servicios que no tengan un código en la versión 14 del UNSPSC. Colombia Compra Eficiente de forma periódica publica estos nuevos códigos en la dirección electrónica http://www.colombiacompra.gov.co/Clasificacion
Colombia Compra Eficiente tiene en su página web a disposición de los Partícipes de la Contratación Pública:
(a) Una versión navegable del Clasificador de Bienes y Servicios LJNSPSC, las instrucciones para su uso y el Clasificador en formato PDF en www.colombiacompra.gov.co/Clasificacion
(b) La guía para la codificación de bienes y servicios con el uso del Clasificador UNSPSC, conforme con lo previsto por el literal (c) del numeral 2 del artículo 2.2.1.2.5.2 del Decreto número 1082 de 2015 en: https://www.colombiacompra. gov.co/manuales-guias-y-pliegostipo/manuales-y-guias.
(c) El Clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC en formato Excel, en la dirección www.colombiacompra.gov.co/compradores ingresando en la opción “Procesos de Contratación” con su usuario y contraseña registrados en el SECOP.
Referencia Normativa
Decreto número 1082 de 2015, artículos 2.2.1.1.1.2.1, 2.2.1.1.1.3.1, 2.2.1.1.1.4.1, 2.2.1.1.1.5.2, 2.2.1.1.1.5.3, 2.2.1.1.1.5.6 y 2.2.1.2.5.2
4. ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.
El Plan Anual de Adquisiciones es el instrumento de planeación de la actividad de compras para (i) facilitar a las Entidades Estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios, y (ii) para diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del Proceso de Contratación. Este instrumento es el mismo plan general de compras, plan de adquisición de bienes y servicios (PABS) o cualquier otra denominación que tenga.
El Plan Anual de Adquisiciones, además de lo anterior, permite comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de las Entidades Estatales para que estos participen de las adquisiciones del Estado.
En atención a lo señalado en el artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto número 1082 de 2015, Colombia Compra Eficiente establece en relación con el Plan Anual de Adquisiciones: (i) Sujetos obligados a la publicación del Plan Anual de Adquisiciones; (ii) Los lineamientos para su elaboración; (iii) el formato para su elaboración; (iv) la forma en que las Entidades Estatales deben publicarlo en su página web y en el SECOP; y (v) la forma y oportunidad en que las Entidades Estatales deben actualizarlo.
4.1. SUJETOS OBLIGADOS A PUBLICAR EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.
El Decreto número 1082 de 2015 impone la obligación a las Entidades Estatales de elaborar un Plan Anual de Adquisiciones (PAA), el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. Ahora, de acuerdo con el decreto en mención por Entidades Estatales se entienden:
1. Las que refiere el artículo 2o de la Ley 80 de 1993.
2. Las que refieren los artículos 10, 14 y 24 de la Ley 1150 de 2007.
3. Aquellas entidades que por disposición de la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.
De tal forma que todas las Entidades Estatales, independiente de si tienen o no un régimen especial de contratación, están obligadas a publicar el Plan Anual de Adquisiciones.
De conformidad con el parágrafo del artículo 77 de la Ley 1474 de 2011, las empresas industriales y comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta están exentas de publicar la información relacionada con sus proyectos de inversión.
4.2. LINEAMIENTOS PARA SU ELABORACIÓN.
Los lineamientos para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones están consignados en la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, la cual está a disposición en:
https://www.colombiacompra.gov.co/plan-anual-de-adquisiciones/gue-es-el-plan-anual-deadquisiciones
4.3. ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES EN SECOP I.
El formato que se encuentra publicado en la página de Colombia Compra Eficiente es obligatorio para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones de 2014 y años posteriores por medio de SECOP I.
El formato para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones en SECOP I se puede descargar en archivo Excel en:
https://www.colombiacompra.gov.co/plan-anual-de-adquisiciones/que-es-el-plan-anualde-adquisiciones.s
4.4. ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES EN SECOP II.
Las Entidades Estatales pueden elaborar, modificar y publicar su Plan Anual de Adquisiciones a través del SECOP II. La Guía rápida para la gestión del Plan Anual de Adquisiciones se encuentra en: https://www.colombiacompra.qov.co/secop-ii
4.5. PUBLICACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.
La Guía para publicar el Plan Anual de Adquisiciones está a disposición en https:// www.colombiacompra.gov.co/plan-anual-de-adquisiciones/que-es-el-plan-anual-de-adquisiciones
Las Entidades Estatales deben publicar el Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP a más tardar el 31 de enero de cada año, identificando los bienes y servicios con el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC).
4.6. FORMA Y OPORTUNIDAD PARA ACTUALIZAR EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.
Las Entidades Estatales deben actualizar su Plan Anual de Adquisiciones en el mes de julio de cada año, utilizando el formato al que se refiere el numeral 4.3 o 4.4 de la presente Circular, según el caso. La actualización debe ser publicada en la página web y en el SECOP, de tal manera que sólo será visible el Plan Anual de Adquisiciones actualizado.
Adicionalmente, las Entidades Estatales pueden actualizar el Plan Anual de Adquisiciones en cualquier otra fecha, utilizando el formato al que se refiere el numeral 4.3 o 4.4 de la presente Circular, según el caso. La actualización del PAA debe ser publicada en la página web y en el SECOP, de tal manera que solo será visible el Plan Anual de Adquisiciones actualizado.
Si la Entidad Estatal publicó su Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP II, debe continuar actualizándolo en el SECOP II.
Referencia Normativa
Ley 1474 de 2011, artículo 77 parágrafo
Decreto 1081 de 2015, artículo 2.1.1.2.1.10.
Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.4.1.
5.1. ACTA DE CIERRE DEL PROCESO DE SELECCIÓN.
Cuando el Proceso de Contratación se publique en SECOP I, una vez vencido el término para presentar ofertas, la Entidad Estatal debe realizar la apertura de las propuestas en presencia de los proponentes o veedores que deseen asistir y elaborar un acta de cierre en la cual conste la fecha y hora de recibo de las ofertas, indicando el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales. Además, el acta de cierre puede incluir datos generales de las propuestas, como, por ejemplo: la presentación o no de la garantía de seriedad de la oferta, en caso de que se haya requerido; el valor ofertado, salvo en aquellos casos en que se presente sobre económico que deba permanecer cerrado. El acta de cierre debe publicarse en SECOP.
En SECOP II la publicación de la lista de oferentes hace las veces de acta de cierre, la cual es generada por la plataforma, por lo cual no se requiere de la presencia de los proponentes. La Entidad Estatal debe publicar dicha lista de oferentes.
5.2. PUBLICACIÓN DE LAS OFERTAS.
Con fundamento en el principio de transparencia y publicidad de las actuaciones públicas, las Entidades Estatales después de ocurrido el cierre del Proceso deben entregar la copia solicitada de las ofertas recibidas o publicar las ofertas en SECOP II, salvo aquella información sujeta a reserva legal.
En los Procesos de Contratación que se publiquen en SECOP I, las Entidades Estatales expedirán a costa de aquellas personas que demuestren interés legítimo, copia de las actuaciones y propuestas recibidas, respetando la reserva de que gocen legalmente las patentes, procedimientos y privilegios.
En los Procesos de Contratación que se adelanten en SECOP II, la Entidad Estatal dará a conocer las ofertas presentadas en el Proceso de Contratación haciendo clic en la opción “publicar ofertas” para que sean visibles a todos los proponentes.
Referencia Normativa
Ley 80 de 1993, artículo 23, 24, numerales 3 y 4
Ley 1150 de 2007, artículo 3o
Ley 1712 de 2014, artículo 2o
Decreto 1082 de 2015, artículos 2.2.1.2.1.5.2 y 2.2.1.1.2.2.5.
Directrices sobre la subsanación de ofertas en asuntos que no otorgan puntaje en los Procesos de Contratación:
6.1. REQUISITOS Y DOCUMENTOS SUBSANABLES.
La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas, no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos, de acuerdo con el parágrafo 1 del artículo 5o de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 5o de la Ley 1882 de 2018.
En consecuencia, las Entidades Estatales deben solicitar a los oferentes subsanar los requisitos de la oferta que no impliquen la asignación de puntaje, y los oferentes pueden subsanar tales requisitos hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección, salvo lo dispuesto para el proceso de mínima cuantía y para el proceso de selección a través del sistema de subasta.
Serán rechazadas las ofertas de aquellos proponentes que no suministren la información y la documentación solicitada por la Entidad Estatal hasta el plazo anteriormente señalado. Las Entidades Estatales no podrán rechazar la oferta cuando soliciten documentos que no son esenciales para la comparación de las mismas y que no tienen el carácter de habilitantes, sino que son requeridos para la celebración del contrato o para su registro presupuestal, tales como la certificación bancaria, el RUT, el RIT, el formato SIIF, entre otros.
De acuerdo con el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, en el proceso de licitación pública el término de traslado del informe de evaluación es de cinco (5) días hábiles. Los artículos 2.2.1.2.1.2.20 y 2.2.1.2.1.3.2 del Decreto 1082 de 2015 establecen que en el proceso de selección abreviada de menor cuantía y en el proceso de concurso de méritos, el término de traslado del informe de evaluación es de tres (3) días hábiles.
Por otra parte, en los procesos de mínima cuantía la Entidad debe establecer un plazo para recibir los documentos subsanables, so pena de verificar la oferta con el siguiente proponente que ofrezca el mejor precio. Si la Entidad Estatal no estableció un plazo para subsanar los requisitos, los proponentes podrán hacerlo hasta antes de la aceptación de la oferta. En el Proceso de subasta el oferente podrá subsanar los requisitos hasta antes de la realización de la subasta.
En los Procesos de Contratación los oferentes deben acreditar que están inscritos en el RUP de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal, incluso cuando presentan su oferta antes de que la inscripción esté en firme. Sin embargo, mientras la inscripción no esté en firme, la Entidad Estatal no puede considerar que el oferente está habilitado y evaluar su oferta.
6.3. RENOVACIÓN Y FIRMEZA DEL RUP.
El RUP debe renovarse a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año, de lo contrario cesan sus efectos.
Al cierre del Proceso de Contratación, es decir, hasta el plazo para presentar ofertas, el RUP debe encontrarse vigente, esto es, que el proponente haya presentado la información para renovar el registro en el término anteriormente establecido. Para verificar que los efectos el RUP no han cesado, es necesario que el certificado contenga la anotación de que le inscrito ya radicó los documento para la renovación.
La información contenida en el RUP, previa a la suministrada para renovar el registro, continúa en firme hasta que finalice el trámite de renovación correspondiente. Así, en el periodo comprendido entre el momento de la solicitud de renovación y el momento en que adquiera firmeza la información renovada, es válido el RUP del año anterior, cuyos efectos no han cesado y se encuentra vigente y en firme.
El proponente puede acreditar la firmeza del RUP dentro del término de traslado del informe de evaluación, salvo para lo previsto en el proceso de selección a través del sistema de subasta.
6.4. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA.
De acuerdo con el parágrafo 3 del artículo 5o de la Ley 1150 de 2007, adicionado por la Ley 1882 de 2018, la no entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo de la misma. Sin embargo, los errores contenidos en esa garantía son subsanables, siempre y cuando, se remedien dentro del término de traslado de la evaluación que corresponda a cada modalidad de selección.
Las Entidades Estatales deben publicar el informe de evaluación que contiene los requisitos habilitantes y los que son objeto de puntuación; a este informe se le debe dar el término de traslado correspondiente según la modalidad de selección. Al finalizar el término de traslado, la Entidad deberá actualizar el informe de evaluación conforme a los documentos subsanados y observaciones recibidas y deberá darlo a conocer a los oferentes.
6.6. INFORME DE EVALUACIÓN EN PROCESO DE LICITACIÓN PARA OBRA PÚBLICA.
En los procesos de licitación pública para seleccionar contratistas de obra pública, la Ley 1882 de 2018 establece que una vez vencido el término de traslado del informe preliminar de evaluación, la Entidad Estatal se pronunciará sobre las observaciones y publicará el informe final de evaluación de los requisitos habilitantes y los requisitos objeto de puntuación distintos de la oferta económica.
La normativa del Sistema de Compra Pública no prevé un término en el cual la Entidad Estatal deba publicar el informe final de evaluación y correr traslado para que los oferentes realicen observaciones, sin embargo, la Entidad en virtud de su autonomía puede publicar el informe final de evaluación antes de la audiencia de adjudicación o en el desarrollo de la misma.
De conformidad con la Ley 1882 de 2018, la audiencia de adjudicación es el momento en el cual los proponentes pueden presentar observaciones al informe final de evaluación y estas deben ser resueltas en la misma, es decir, que este es el traslado de las nuevas circunstancias contenidas en el informe final de evaluación, sin que esto implique una nueva oportunidad para subsanar requisitos habilitantes. En todo caso, la Entidad Estatal es autónoma para recibir observaciones en una fecha anterior, sin que ello elimine la oportunidad que tienen los oferentes de realizar observaciones al informe definitivo en la audiencia de adjudicación.
En el evento en que la Entidad Estatal no haya requerido en el informe preliminar de evaluación documentos subsanables, debe requerir a ese proponente otorgándole un término igual al establecido para el traslado del informe preliminar de evaluación, con el fin de que los allegue. En caso de que sea necesario, la Entidad Estatal deberá ajustar el Cronograma.
En la audiencia de adjudicación, una vez ha quedado en firme el informe final de evaluación del primer sobre correspondiente a los requisitos habilitantes y los requisitos objeto de puntuación distintos a la oferta económica, la Entidad Estatal dará apertura al segundo sobre que contiene la oferta económica y correrá traslado a los proponentes habilitados dentro de la misma audiencia por un término razonable para que los proponentes realicen observaciones solamente acerca de la oferta económica.
Referencia Normativa
Ley 80 de 1993, artículo 30.
Ley 1150 de 2007, artículo 5o, parágrafos 1 y 3 y artículo 6o.
Ley 1882 de 2018, artículos 1o y 5o.
Decreto 1082 de 2015, artículos 2.2.1.2.1.2.20 y 2.2.1.2.1.3.2; 2.2.1.2.1.5.2
7. METODOLOGÍA PARA CALCULAR LA CAPACIDAD RESIDUAL.
En desarrollo del artículo 2.2.1.1.1.6.4. del Decreto 1082 de 2015, Colombia Compra Eficiente expide la “Guía para determinar y verificar la Capacidad Residual del proponente en los procesos de contratación de obra pública”, y conjuntamente un aplicativo de Excel diseñado para facilitar el cálculo. Este aplicativo es un instrumento de apoyo que no exime a las Entidades Estatales y a los proponentes de real izar el cálculo de la Capacidad Residual en los términos de la Guía.
La “Guía para determinar y verificar la Capacidad Residual del proponente en los procesos de contratación de obra pública” y el aplicativo de Excel están disponibles en la página web:
https://www.colombiacompra.gov.co/manuales-guias-y-pliegos-tipo/manuales-y-guias
Referencia Normativa
Ley 1150 de 2007, artículo 6o parágrafo 1.
Ley 1682 de 2013, artículo 72
Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.6.4
8. ACREDITACIÓN DE SITUACIÓN MILITAR.
La situación militar se deberá acreditar para ejercer cargos públicos, trabajar en el sector privado y celebrar contratos de prestación de servicios como persona natural con cualquier entidad de derecho público. Las entidades públicas o privadas no podrán exigir la acreditación de la situación militar salvo en los contratos de prestación de servicios con persona natural.
No están obligados a cumplir con esta acreditación las personas naturales mayores de 50 años.
Referencia normativa
Ley 1861 de 2017, artículos 11 y 42
9. ACREDITACIÓN DE LA FORMACIÓN ACADÉMICA.
Las Entidades Estatales pueden establecer en los Documentos del Proceso como requisito mínimo para participar en los Procesos de Contratación o como factor técnico puntuable(2), una formación académica determinada del proponente o de quienes estarán a cargo de la ejecución del contrato.
9.1. REQUISITOS PARA EL EJERCICIO DE DETERMINADAS PROFESIONES.
Si el objeto del contrato requiere el ejercicio de profesiones o actividades sujetas a regulación, la Entidad Estatal debe identificar en la etapa de planeación del Proceso de Contratación los casos en los cuales el contratista o alguno de los integrantes de su equipo de trabajo o la actividad requerida, debe cumplir los requisitos previstos en la normativa para el ejercicio de una profesión o actividad determinada y hacer la verificación correspondiente en la etapa de selección(3).
Determinadas profesiones están sujetas a normas especiales que regulan su ejercicio y requieren tarjeta o matrícula profesional u otros requisitos para su ejercicio.
9.2. CÓMPUTO DE LA EXPERIENCIA PROFESIONAL.
El Decreto-ley 019 de 2012, establece que, para el ejercicio de diferentes profesiones acreditadas por el Ministerio de Educación Nacional, la experiencia profesional se computará a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de educación superior; exceptuando de esta condición las profesiones relacionadas con el sistema de seguridad social en salud en las cuales la experiencia profesional se computa a partir de la inscripción o registro profesional.
Sin perjuicio de lo anterior, en los casos en los que el objeto del contrato requiera el ejercicio de profesiones sujetas a regulación especial en razón a la alta responsabilidad y riesgo social que implica su ejercicio para la sociedad(4), como es el caso de las profesiones relacionadas con la ingeniería o de alguna de sus profesiones afines o auxiliares(5), la Entidad Estatal debe remitirse a lo establecido en la regulación específica acerca del cómputo de la experiencia.
9.3. ACREDITACIÓN DE LA FORMACIÓN ACADÉMICA.
El proponente puede acreditar la formación académica en Colombia con la presentación del diploma, acta de grado o los certificados expedidos por el centro educativo.
El proponente puede acreditar la formación académica adquirida en el exterior con (i) copia del diploma expedido por el centro educativo y la descripción del programa correspondiente que permita conocer el nivel de los estudios de acuerdo con la Clasificación Internacional Normalizada de Educación (CINE) o, (ii) la convalidación correspondiente.
La Entidad Estatal debe establecer en los Documentos del Proceso el nivel de educación requerido y señalar los códigos equivalentes en la Clasificación Internacional Normalizada de la Educación en los términos del manual que se puede consultar en el siguiente link
http://unesdoc.unesco.org/images/0022/002207/220782s.pdf
Referencia Normativa y Jurisprudencia
Ley 80 de 1993, artículo 24 numeral 5
Ley 1150 de 2007, artículo 5o
Decreto-ley 019 de 2012, artículo 229
10. DOCUMENTOS EN PROCESOS DE CONTRATACIÓN.
Directrices sobre el manejo que las Entidades Estatales deben dar a los documentos presentados por los proponentes en Proceso de Contratación:
10.1. APOSTILLA O LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS.
Todos los documentos expedidos en el exterior deben ser apostillados o legalizados por la Entidad competente desde el país de origen, para que puedan surtir efectos legales en Colombia.
Para efectos del trámite de apostilla y/o legalización de documentos otorgados en el exterior se debe tener en cuenta lo establecido en la Resolución número 3269 del 14 de junio de 2016, “por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos”, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia.
Las Entidades Estatales solamente pueden exigir la legalización de acuerdo con la Convención de la Apostilla o la legalización de documentos públicos otorgados en el extranjero. Este tipo de legalización no es procedente para los documentos privados.
Cuando en un Proceso de Contratación un proponente presenta un documento público legalizado de acuerdo con la Convención de la Apostilla, la Entidad Estatal no debe solicitar legalizaciones, autenticaciones o ratificaciones adicionales de ninguna autoridad nacional o extranjera, puesto que el trámite de la Apostilla es suficiente para certificar por sí mismo la autenticidad.
De acuerdo con el Manual para el Funcionamiento Práctico de la Convención de la Apostilla(6), el país de origen del documento puede tener una autoridad que verifica y certifica ciertos documentos públicos (autoridad intermedia) y otra autoridad centralizadora que es quien emite la Apostilla. En consecuencia, las Entidades Estatales deben aceptar la Apostilla expedida por la autoridad centralizadora correspondiente.
10.2. PRESUNCIÓN DE AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS Y VALOR PROBATORIO DE LAS COPIAS.
Los documentos públicos y privados se presumen auténticos. Las Entidades Estatales no deben solicitar autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales para documentos aportados a Procesos de Contratación, excepto cuando la ley lo exige expresamente.
Los poderes especiales para actuar en los Procesos de Contratación requieren nota de presentación personal.
Los proponentes pueden aportar a los Procesos de Contratación los documentos públicos o privados en copia simple. Las copias de los documentos también gozan de presunción de autenticidad y su valor probatorio es el mismo del original, excepto cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada copia.
En los pliegos de condiciones y en las invitaciones a participar en Procesos de Contratación, cuando la ley exija expresamente autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales, el proponente puede presentar con la oferta documentos en copia simple y aportar el documento con la exigencia legal correspondiente dentro del plazo previsto para la subsanación.
10.3. DOCUMENTOS EN PODER DE LAS ENTIDADES ESTATALES.
Las Entidades Estatales no deben solicitar a los proponentes documentos que están en su poder.
Si un documento acredita una circunstancia aplicable a varios o a todos los proponentes en un Proceso de Contratación, basta con que un proponente lo aporte para que la Entidad Estatal verifique el requisito respecto de todos los proponentes a quienes corresponda tal documento.
10.4. DOCUMENTOS EN IDIOMA EXTRANJERO.
Los documentos en un idioma distinto al castellano deben ser presentados en su lengua original junto con la traducción oficial al castellano. El proponente puede presentar con la oferta documentos con una traducción simple al castellano y entregar la traducción oficial al castellano dentro del plazo previsto para la subsanación. La traducción oficial debe ser el mismo texto presentado.
Referencia normativa
Ley 455 de 1998
Ley 1437 de 2011, numerales 3 y 5 del artículo 9o y artículo 40.
Decreto-ley 019 de 2012, artículos 5o, 6o, 9o, 25 y 36.
Ley 1564 de 2012, artículos 244, 245, 246, 251 y 260.
Ministerio de Relaciones Exteriores, Resolución número 714 del 20 de octubre de 2014.
De conformidad con el artículo 2.2.1.2.5.2. del Decreto 1082 de 2015, sin perjuicio de la función permanente que el Decreto-ley 4170 de 2011 le asigna a Colombia Compra Eficiente, esta debe diseñar e implementar instrumentos estandarizados y especializados por tipo de obra, bien o servicio a contratar, como los pliegos de condiciones tipo para la contratación y las minutas tipo de contrato.
Cuando una tipología contractual o modalidad de selección sea regulada por un documento tipo reglamentado por el Gobierno nacional, la Entidad Estatal deberá aplicar lo dispuesto en dicho reglamento.
Las Entidades Estatales que ejecuten recursos del presupuesto general de la Nación en desarrollo de los contratos plan(7) a través de Procesos de Contratación de obra pública están obligadas a utilizar:
i) Los pliegos de obra pública tipo para contratos plan, ii) contrato de obra pública tipo para contratos plan, iii) Apéndice de requisitos habilitantes para contratos plan, documentos que se encuentran disponibles en: https://www.colombiacompra.gov.co/manuales-guias-y-pliegos-tipo/contratos.
También están obligadas a hacer los análisis del sector relativo al Proceso de Contratación y la evaluación del Riesgo utilizando los documentos definidos por Colombia Compra Eficiente, teniendo en cuenta el Proceso de Contratación y la demanda en la zona de ejecución del proyecto.
11.2. DOCUMENTOS TIPO PARA PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE OBRA PÚBLICA.
De acuerdo con el parágrafo 7 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, adicionado por el artículo 4o de la Ley 1882 de 2018, el Gobierno nacional adoptará documentos tipo para los pliegos de condiciones de los procesos de selección de obras públicas, interventoría para las obras públicas, interventoría para consultoría de estudios y diseños para obras públicas, consultoría en ingeniería para obras, los cuales deberán ser utilizados por todas las entidades sometidas al Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública en los procesos de selección que adelanten.
Asimismo, el Gobierno nacional tendrá la facultad de adoptar Documentos Tipo que considere necesarios, los cuales deberán ser aplicados de manera especial por las Entidades Estatales.
Los Documentos Tipo comprenden, entre otros, los Pliegos de Condiciones Tipo para los procesos de selección mencionados. El Pliego de Condiciones Tipo para obra pública se podrá consultar en la página de Colombia Compra Eficiente cuando esta los publique.
Referencia Normativa
Ley 1150 de 2007, artículo 2o, parágrafo 7.
Ley 1882 de 2018, artículo 4o.
Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.2.5.2.
12. MANUALES Y GUÍAS DE COLOMBIA COMPRA EFICIENTE.
De conformidad con los artículos 2.2.1.2.5.2. y 2.2.1.2.5.3. del Decreto 1082 de 2015 y de acuerdo con las funciones establecidas en el Decreto-ley 4170 de 2011, Colombia Compra Eficiente debe diseñar e implementar manuales o guías que estime necesario o sea solicitado por los partícipes del Sistema de Compra Pública.
Los Manuales y Guías establecidos en los numerales 1 y 2 del artículo 2.2.1.2.5.2. y en el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015 son de obligatorio cumplimiento por disposición del mismo Decreto 1082 de 2015. Los demás manuales y guías son herramientas de orientación para los partícipes del Sistema de Compra Pública en Procesos de Contratación.
Los partícipes del Sistema de Compra Pública podrán acceder a los manuales y guías expedidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública en https://www.colombiacompra,_gov.co/manualesguias-y-pliegos-tipo/manuales-y-guias.
Además, Colombia Compra Eficiente como ente rector del Sistema de Compra Pública pone a disposición de todos los usuarios las Guías de uso del SECOP II, en donde encontrará de manera detallada las instrucciones en las diferentes funcionalidades de la plataforma para las distintas etapas de los Procesos de Contratación y modalidades de selección, las cuales puede encontrar en el mini sitio https://www.colombiacornpra.qov. co/secop-ii
Referencia Normativa
Decreto 1082 de 2015, artículos 2.2.1.1.1.4.1; 2.2.1.2.5.2; 2.2.1.2.5.3; 2.2.1.1.1.6.3; 2.2.1.1.1.6.4.
13. CONTRATACIÓN DE ACTIVIDADES DE CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN.
La contratación de actividades de ciencia, tecnología e innovación por parte de las Entidades Estatales debe aplicar el régimen propio de dichas actividades con independencia de la fuente de financiación utilizada.
El artículo 2o del Decreto-ley 393 de 1991, el artículo 2o de del Decreto-ley 591 de 1991, el artículo 18 de la Ley 1286 de 2009, que modificó la Ley 29 de 1990, y el Documento CONPES 3582 de 2009 establecen las actividades consideradas de ciencia, tecnología e innovación de los actores del Sistema Nacional de Ciencia Tecnología e Innovación.
En caso de que las Entidades Estatales no tengan certeza sobre la catalogación de las actividades científicas, tecnológicas y de innovación, deben acudir al Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación (Colciencias), autoridad competente en la materia.
13.1. TIPOLOGÍAS CONTRACTUALES PARA ACTIVIDADES DE CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN.
Para que proceda la modalidad de selección de contratación directa es necesario que la Entidad Estatal, conforme a su necesidad, ejecute actividades de ciencia, tecnología e innovación por medio de la celebración de alguno de los siguientes tipos de contrato:
(a) Convenios especiales de Cooperación el cual es celebrado para asociar recursos, capacidades y competencias interinstitucionales, y puede incluir el financiamiento y administración de proyectos. El convenio especial de cooperación está regulado en los artículos 6o, 7o y 8o del Decreto-ley 393 de 1991 y en el artículo 17 del Decreto-ley 591 de 1991.
(b) Contratos de financiamiento para financiar actividades científicas, tecnológicas y de innovación, con los alcances definidos en el artículo 8o del Decreto-ley 591 de 1991.
(c) Contratos para la administración de proyectos los cuales están regulados en el artículo 9o del Decreto-ley 591 y que tienen como propósito encargar a un tercero idóneo para llevar a cabo actividades de ciencia, tecnología e innovación, para la gestión y ejecución de un proyecto en estas materias.
El régimen aplicable a los contratos para actividades de ciencia, tecnología, e innovación, independiente de cuál sea su fuente de financiación, es el que se señala a continuación:
(a) Los contratos para la ejecución de programas, proyectos, y actividades de ciencia tecnología e innovación, pueden celebrarse bajo la modalidad de contratación directa, de acuerdo con el literal (e) numeral 4 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 33 de la Ley 1286 de 2009.
(b) El convenio especial de cooperación está sujeto a las normas de derecho privado, de acuerdo con lo previsto en el Decreto-ley 393 de 1991. Si el convenio respectivo introduce líneas de acción relativas a la administración de proyectos o financiamiento, se somete al mismo régimen privado del convenio.
(c) Los contratos de financiamiento están sujetos a (i) las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 y a sus normas reglamentarias y pueden celebrarse bajo la modalidad de contratación directa; y (ii) el artículo 8o del Decreto-ley 591 de 1991.
(d) Los contratos de administración de proyectos, previstos en el artículo 9o el Decreto-ley 591 de 1991, celebrados de manera independiente a un convenio especial de cooperación, están sujetos a las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y sus normas reglamentarias, y pueden celebrarse bajo la modalidad de contratación directa(8).
Las Entidades Estatales deben cumplir con la exigencia previa de valoración de oportunidad y conveniencia de la contratación, sin perjuicio del régimen aplicable a cada contratación.
13.3. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA.
La supervisión es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico de la ejecución de un contrato, realizado directamente por la Entidad Estatal, para lo cual no se requiere conocimiento especializado. La interventoría es el seguimiento técnico de la ejecución de un contrato que requiere conocimiento especializado y, en consecuencia, la Entidad Estatal requiere contratar a un tercero para realizarlo. Por regla general, en un mismo contrato no se presenta supervisión e interventoría, pero en caso de presentarse deben quedar claramente diferenciadas las tareas del supervisor y las del interventor.
La Entidad Estatal debe tener en cuenta lo siguiente cuando se trata de la supervisión o interventoría de proyectos financiados con recursos del Sistema General de Regalías:
- La supervisión e interventoría pueden ejecutarse con cargo al proyecto de inversión pues son un componente del mismo de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.4.1.1.5.4. del Decreto 1082 de 2015.
- El formulador y la entidad que presentan el proyecto al OCAD son responsables de definir el tipo de supervisión que requiere el proyecto, es decir si debe ser supervisión o interventoría y las características requeridas para adelantar estas actividades. El ejecutor designado es responsable de ejecutar el proyecto de inversión en los mismos términos en los que fue aprobado.
- En caso de que un proyecto de inversión a ser financiado con recursos del Sistema General de Regalías haya sido viabilizado o aprobado por el OCAD o se encuentre en ejecución sin que se hubiere contemplado el valor de la supervisión o interventoría es necesario ajustar el proyecto en el marco de lo previsto en el artículo 4.4.2.2. del Acuerdo 45 de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías.
El artículo 4.3.1.1. del Acuerdo 45 de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías establece los programas y proyectos de Ciencia, Tecnología e Innovación a ser financiados con recursos del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación del SGR. El ejecutor debe acreditar el cumplimiento de los lineamientos y requisitos establecidos en el artículo 4.1.1.3. del Acuerdo 45 de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías ante Colciencias, en su calidad de Secretaría Técnica del OCAD del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación, responsable de verificarlos y de expedir la respectiva certificación de cumplimiento, que será parte integral del acto administrativo de justificación de la contratación directa o soporte para la elaboración de los pliegos o contratos cuando no se acuda a dicha modalidad de contratación.
No obstante, lo anterior, para los proyectos de inversión de ciencia, tecnología e innovación viabilizados, priorizados y aprobados en vigencia del Acuerdo 009 de 2012(9) de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías, no será necesario contar con la certificación de cumplimiento a que se refiere el párrafo anterior.
Finalmente, es importante recordar que la entidad pública designada como ejecutora es responsable de la correcta ejecución de los recursos asignados al proyecto de inversión, y de verificar que la contratación de actividades no enmarcadas en el concepto de ciencia, tecnología e innovación se realice siguiendo su propio régimen de contratación, por ejemplo, régimen de contratación pública tratándose de una entidad territorial, Ley 30 de 1992 cuando el ejecutor sea una universidad pública o manual de contratación para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado. Así mismo, se reitera al ejecutor que, en caso de duda, debe acudir a la entidad competente para definir si la actividad a contratar está comprendida dentro de la categoría de ciencia, tecnología e innovación.
Referencia Normativa
Decreto-ley 393 de 1991, artículo 2o
Decreto-ley 591 de 1991, artículo 2o
Ley 1286 de 2009, artículo 18
Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.4.1.1.5.4.
Documento CONPES 3582 de 2009
Acuerdo 009 de 2012 de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías.
Acuerdo 45 de 2017 de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías.
14. INCENTIVOS EN EL SISTEMA DE COMPRA PÚBLICA.
Las Entidades Estatales deben considerar los incentivos en favor de personas en condiciones de discapacidad, de industria nacional y de Mipyme, además debe tener en cuenta los criterios de desempate en todas las etapas de los Procesos de Contratación cuando correspondan.
En especial la Entidad Estatal debe tener en cuenta que el Decreto 392 de 2018 estableció un incentivo en favor de personas en condiciones de discapacidad como un puntaje adicional, sin que el mencionado decreto haya modificado o derogado el artículo 2.2.1.1.2.2.9 del Decreto 1082 de 2015 sobre los factores de desempate. Para la aplicación del régimen de incentivos se encuentra el “Manual para el manejo de los incentivos en los Procesos de Contratación” disponible en https://www.colombiacompra.gov.co/manuales-guias-y-pliegos-tipo/manuales-y-guias
14.1. INCENTIVOS A LOS BIENES AGROPECUARIOS NACIONALES.
Las Entidades Estatales de que trata el artículo 1o de la Ley 816 de 2003 deben establecer en los Documentos del Proceso un puntaje entre el 10% y el 20% para estimular la industria nacional.
Cuando la oferta es de bienes y servicios extranjeros, se debe establecer un puntaje de entre el 5% y el 15%, cuando tales ofertas incorporan bienes colombianos.
En los Documentos del Proceso de los Procesos de Contratación para adquirir bienes y servicios, las entidades de la rama ejecutiva deben establecer que el 20% del total de la calificación de las ofertas sea otorgado a las ofertas de bienes agropecuarios colombianos tanto productos frescos como productos procesados.
Mientras el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo y Colombia Compra Eficiente establecen la forma como el oferente debe certificar la nacionalidad de los bienes agropecuarios ofrecidos, el oferente debe presentar un certificado expedido por una asociación agropecuaria o asociación campesina debidamente inscrita en la cámara de comercio correspondiente.
Referencia normativa
Ley 816 de 2005 <sic>, artículos 1o y 2o.
15. APLICACIÓN DE LA LEY DE GARANTÍAS.
15.1. RESTRICCIÓN PARA CELEBRAR CONVENIOS Y/O CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS.
El parágrafo del artículo 38 de la Ley 996 de 2005 prohíbe a los gobernadores, alcaldes, secretarios, gerentes y directores de Entidades Estatales del orden Municipal, Departamental o Distrital celebrar convenios interadministrativos para ejecutar recursos públicos durante los cuatro (4) meses anteriores a cualquier elección, sin importar la naturaleza o el orden nacional o territorial de la otra entidad contratante.
Esta restricción es aplicable tanto a los convenios como a los contratos interadministrativos. Toda vez que, al no existir definición legal que diferencie el concepto de convenio del concepto de contrato, la denominación prevista por la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 para tal fin, se entenderán en el mismo sentido. Es así como el Decreto 1082 de 2015 trata indistintamente a los convenios y contratos interadministrativos, al establecer la contratación directa como la modalidad de selección para la contratación entre entidades públicas a través de estas dos figuras jurídicas.
No obstante, por vía jurisprudencial se ha establecido que en los contratos interadministrativos existe una contraprestación directa a favor de la entidad que ha entregado el bien o prestado el servicio a la Entidad contratante, habilitado para ello por su objeto legal como entidad ejecutora, comoquiera que las obligaciones asignadas legalmente a aquella entidad pública están directamente relacionadas con el objeto contractual. Por su parte, en los convenios interadministrativos las entidades se asocian con el fin de cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicios que se hallen a su cargo, sin que exista una contraprestación para ninguna de las entidades ni la prestación de un servicio a cargo de alguna de ellas y en favor de la otra parte del convenio.
En el contexto de la Ley de Garantías, las restricciones además de propender por la igualdad de los candidatos están encaminadas a evitar que por medio de la contratación se altere la voluntad popular, lo cual se puede lograr a través de contratos o convenios. En este sentido, la prohibición que establece el parágrafo del artículo 38 de la Ley de Garantías consiste en evitar que los recursos del Estado se ejecuten para lograr apoyos indebidos mediante la suscripción de contratos y/o convenios, que para efectos de la Ley de Garantías tienen la misma connotación y propósito.
Las entidades descentralizadas para definir la aplicación del parágrafo del artículo 38 de la Ley de Garantías, deben tener en cuenta la participación que tienen las entidades en su capital, en sus órganos de dirección y administración y la asignación de competencias o funciones de la respectiva entidad territorial en función del concepto de descentralización por servicios.
Solo podrán celebrar convenios o contratos interadministrativos las Entidades Estatales definidas en el artículo 2o de la Ley 80 de 1993. En este sentido, si una entidad descentralizada por servicios tiene un porcentaje público superior al cincuenta (50%), podrá celebrar un contrato o convenio interadministrativo y, por lo tanto, le aplicará la restricción establecida por la Ley de Garantías.
No obstante, la contratación directa celebrada por una entidad descentralizada por servicios con un porcentaje público inferior al cincuenta (50%) está restringida en virtud del artículo 33 de la Ley 996 de 2005, la cual se refiere a todos los Entes del Estado y ya no solo a las Entidades Estatales, tal como se observa en el siguiente numeral.
15.2. RESTRICCIÓN PARA CELEBRAR CONTRATOS EN LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA.
El artículo 33 de la Ley 996 de 2005 prohíbe a todos los Entes del Estado celebrar contratos en la modalidad de contratación directa durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la fecha en la cual el Presidente de la República sea elegido. Esta prohibición cobija a todos los entes del Estado, sin importar su régimen jurídico, forma de organización o naturaleza, pertenencia a una u otra rama del poder público o su autonomía.
El inciso 2 del artículo 33 de la Ley de Garantías consagra excepciones para los contratos referentes a la defensa y seguridad del Estado, los contratos de crédito público, los requeridos para cubrir las emergencias educativas, sanitarias y desastres, así como también los utilizados para la reconstrucción de vías, puentes, carreteras, infraestructura energética y de comunicaciones, en caso de que hayan sido objeto de atentados, acciones terroristas, desastres naturales o casos de fuerza mayor, y los que deban realizar las entidades sanitarias y hospitalarias.
Conforme a lo anterior, son dos criterios los que se tienen en cuenta para la excepción de la Ley de Garantías: i) el objeto del contrato y ii) la naturaleza de la Entidad.
15.3. NO APLICACIÓN DE LA LEY DE GARANTÍAS.
De igual forma, no les aplicará la restricción de la Ley de Garantías a los contratos o convenios que se deben celebrar en virtud de un fallo judicial, puesto que la obligatoriedad y la fuerza vinculante de las sentencias ejecutoriadas proferidas por los funcionarios investidos del poder judicial emanan de la autonomía conferida a estos por la Constitución y del derecho que tienen los ciudadanos al acceso y oportuna administración de justicia(10).
15.4. RESTRICCIÓN DE LEY DE GARANTÍAS A LOS CONTRATOS DE COLABORACIÓN Y CONVENIOS DE ASOCIACIÓN CELEBRADOS EN EL MARCO DEL DECRETO 092 DE 2017.
Se encuentran restringidas las contrataciones que en el marco del Decreto 092 de 2017 se realicen a través de procesos no competitivos, que se asimilan a la contratación directa, tales como i) actividades artísticas, culturales, deportivas y de promoción de la diversidad étnica colombiana, que solo pueden desarrollar determinadas personas naturales o jurídicas; ii) Los convenios de asociación en los cuales una única Entidad Privada Sin Ánimo de Lucro (ESAL) comprometa en dinero una proporción no inferior al 30% del valor total del convenio; iii) En los contratos de colaboración en los que la Entidad Estatal en la etapa de planeación identifique que el programa o actividad de interés público que requiere desarrollar solo puede ser realizado por una única Entidad sin ánimo de lucro.
Los procesos competitivos que se adelanten en el marco del Decreto 092 de 2017 no se encuentran restringidos por la Ley de Garantías.
15.5. PRÓRROGAS, MODIFICACIONES, ADICIONES Y CESIÓN DE CONTRATOS DURANTE LA LEY DE GARANTÍAS.
La Ley de Garantías no establece restricciones para las prórrogas, modificaciones o adiciones, y la cesión de los contratos suscritos antes del período electoral, siempre que tales prórrogas, modificaciones, adiciones y cesiones cumplan los principios de planeación, transparencia y responsabilidad.
En este sentido, las prórrogas, modificaciones o adiciones, y la cesión de los contratos suscritos antes del período de la campaña electoral, pueden realizarse en cualquier tiempo antes o después del comienzo de la aplicación de la Ley de Garantías siempre y cuando el contrato se encuentre vigente.
La realización del registro presupuestal y la aprobación de la garantía se pueden realizar con posterioridad a la entrada en vigor de la Ley de Garantías por ser requisitos de ejecución del contrato, pero no requeridos para su perfeccionamiento.
Referencia Normativa y Jurisprudencial
Ley 80 de 1993, artículo 41.
Ley 996 de 2005, artículos 33 y 38.
Ley 1150 de 2007, artículo 23.
Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil. Expediente número 1001-03-06-000-2007-00092-00. Número 1863. C. P.: Luis Fernando Álvarez Jaramillo
16. CONTRATACIÓN PÚBLICA CON ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO (ESAL). DECRETO 092 DE 2017.
16.1. ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL DECRETO 092 DE 2017.
El Decreto 092 de 2017 fue expedido en virtud de la autorización contenida en el artículo 355 de la Constitución Política y su aplicación está restringida a: (i) la contratación con entidades sin ánimo de lucro para impulsar programas y actividades de interés público acordes con los respectivos planes de desarrollo y (ii) la contratación a la cual por expresa disposición del legislador le es aplicable este régimen, como el caso del artículo 96 de la Ley 489 de 1998.
El contrato de colaboración suscrito en desarrollo del artículo 355 de la Constitución Política y el Decreto 092 de 2017 no es conmutativo y por tanto la Entidad Estatal contratante no instruye a la entidad privada sin ánimo de lucro para desarrollar los programas o actividades previstas, sino que se asocian para desarrollar un programa o actividad del plan de desarrollo en beneficio de la población en general.
El Decreto 092 de 2017 establece que la contratación autorizada por el artículo 355 de la Constitución Política solo procede para promover los derechos de personas en situación de debilidad manifiesta o indefensión, los derechos de las minorías, el derecho a la educación, el derecho a la paz, las manifestaciones artísticas, culturales, deportivas y de promoción de la diversidad étnica colombiana.
El convenio de asociación, de acuerdo con la Ley 489 de 1998, tiene como finalidad que las Entidades Estatales, cualquiera que sea su naturaleza y orden administrativo, se asocien con personas jurídicas particulares para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna a aquéllas la ley. Estos convenios de asociación se celebrarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 355 de la Constitución Política, reglamentado por el Decreto 092 de 2017, por lo cual solo pueden celebrarse con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad.
El ámbito de aplicación del Decreto 092 de 2017 obedece a la excepcionalidad del tipo de contratación a la que hace referencia el artículo 355 de la Constitución Política y no a la naturaleza jurídica del contratista. Si la Entidad Estatal adquiere o se abastece de un bien, obra o servicio en un contrato conmutativo en el cual el proveedor es una entidad sin ánimo de lucro, debe aplicar el régimen contenido en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y no el del Decreto 092 de 2017.
El Decreto 092 de 2017 no es aplicable a las contrataciones que cuentan con una norma especial que las regula. A la fecha se han identificado algunas especiales, no obstante, es posible que las Entidades Estatales en el cumplimiento de sus funciones identifiquen otras adicionales:
| Objeto contractual | Normativa |
| Contratos relacionados con el Sistema Nacional de Bienestar Familiar | Ley 7 de 1979 Decreto 2388 de 1979 Decreto 2150 de 1995, artículo 122 Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.7.6.7 Decreto 1084 de 2015, artículo 2.4.3.2.7 |
| Convenios de ciencia, tecnología e innovación | Ley 393 de 1991 Ley 591 de 1991 Ley 1286 de 2009 Conpes 3582 de 2009 |
| Apoyos directos a productores agropecuarios y pesqueros | Ley 101 de 1993, artículo 7o. Ley General de Desarrollo Agropecuario y Pesquero |
| Convenios con Comités Departamentales Cafeteros | Ley 863 de 2003, artículo 59 |
| Convenios para que el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses coordine y promueva las prácticas de docencia de entidades educativas aprobadas por el Icfes | Ley 938 de 2004, artículo 36 numeral 10 |
| Prestación de servicios de programas de protección y servicios sociales | Decreto 1227 de 2005, artículo 70 |
| Sociedad de mejoras públicas | Ley 1217 de 2008, artículo 9o |
| Atención Integral al Adulto Mayor. Centros Vida | Ley 1276 de 2009, artículo 8o |
| Ley General de Bomberos de Colombia | Ley 1575 de 2012, artículo 3o |
| Convenios solidarios entre Entidades Municipales y Juntas de Acción Comunal | Ley 1551 de 2012, artículo 6o Ley 136 de 1994, artículo 141 Código de Régimen Municipal, Decreto-ley 1333 de 1986 artículos 375 a 378 |
| OCAD paz | Constitución Política, artículo 361, parágrafo 8 Decreto-ley 1534 de 2017, artículo 4o Decreto 2039 de 2017 |
16.2. APLICACIÓN DEL DECRETO 092 DE 2017 POR PARTE DE ENTIDADES ESTATALES CON RÉGIMEN ESPECIAL DE CONTRATACIÓN.
Las Entidades Estatales a las que la ley les ha otorgado un régimen especial de contratación diferente al de la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las demás normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, deben regirse por su manual de contratación, y en todo caso en desarrollo de su actividad contractual deben aplicar los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política.
Así, por ejemplo, la Ley 1150 de 2007 exceptúa de la aplicación del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública a los contratos que celebren Satena, Indumil, El Hotel Tequendama, la Corporación de Ciencia y Tecnología para el Desarrollo de la Industria Naval, Marítima y Fluvial (Coctemar) y la Corporación de la Industria Aeronáutica Colombiana (CIAC), estableciendo que se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su actividad.
Estas entidades y, en general las empresas industriales y comerciales del Estado, sociedades de economía mixta, empresas de servicios públicos domiciliarios, empresas sociales del Estado, que tienen régimen especial de contratación, no podrán celebrar contratos de interés público a los que se refiere el artículo 2o del Decreto 092 de 2017 por cuanto no son parte del Gobierno nacional, departamental, distrital ni municipal.
No obstante, es posible que este tipo de empresas puedan celebrar los convenios de asociación de los que trata el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, regulados en el artículo 5o del Decreto 092 de 2017, pero deben evaluar la conveniencia del uso de esa figura frente al uso de las figuras del derecho privado que pueden usar en virtud de su propio régimen de contratación.
16.3. GUÍA PARA LA CONTRATACIÓN CON ENTIDADES PRIVADAS SIN ÁNIMO DE LUCRO Y DE RECONOCIDA IDONEIDAD.
De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 092 de 2017 en su artículo 1o y 3o, Colombia Compra Eficiente expidió la guía en la cual se establecen las definiciones que las Entidades deben tener en cuenta para la interpretación y aplicación del decreto, así como las pautas y criterios para acreditar la reconocida idoneidad de las entidades sin ánimo de lucro, directrices que son de obligatorio cumplimiento.
La Guía para la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad adicionalmente contempla lineamientos orientadores para las Entidades Estatales en la aplicación del Decreto 092 de 2017. Dicha Guía se encuentra disponible en:
https://www.colombiacompra.gov.co/manuales-guias-y-pliegos-tipo/manuales-y-guias
El proceso competitivo se entiende como el proceso de selección en el que hay una libre concurrencia y pluralidad de interesados, correspondiendo esto con la regulación de licitación pública del artículo 860 del Código de Comercio y del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.
El Decreto 092 de 2017 establece como regla general el proceso competitivo para seleccionar la ESAL con la cual la Entidad Estatal celebrará el contrato de colaboración o el convenio de asociación.
a) Contrato de interés público o de colaboración:
Una vez la Entidad Estatal analice la procedencia de la contratación de interés público según las reglas del artículo 2o del Decreto 092 de 2017, debe adelantar un proceso competitivo cuando identifique en la etapa de planeación que más de una entidad sin ánimo de lucro puede ofrecer el programa o actividad de interés público que requiere.
El artículo 4o del Decreto 092 de 2017 establece las fases que debe comprender el proceso competitivo de entidades privadas sin ánimo de lucro para efectos de los contratos de interés público:
(i) definición y publicación de los indicadores de idoneidad, experiencia, eficacia, eficiencia, economía y de manejo del Riesgo y los criterios de ponderación para comparar las ofertas; (ii) definición de un plazo razonable para que las entidades privadas sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad presenten sus ofertas y los documentos que acrediten su idoneidad; y (iii) evaluación de acuerdo con los criterios definidos para el efecto.
Las Entidades Estatales son autónomas de establecer los términos y condiciones de estos procesos.
b) Convenio de asociación.
De conformidad con el artículo 5o del Decreto 092 de 2017, la Entidad Estatal deberá realizar un proceso competitivo cuando en la etapa de planeación identifique que ninguna ESAL ofrece realizar un aporte en dinero de mínimo el 30% del valor total del convenio. Este proceso competitivo es diferente del establecido en el artículo 4o del decreto el cual no le resulta aplicable por expresa disposición del artículo 5o, previsto solamente para los contratos de interés público. Para efecto de los convenios de asociación, las Entidades Estatales son autónomas en la configuración del proceso competitivo.
Si hay más de una entidad privada sin ánimo lucro que ofrece en dinero mínimo el 30% del valor total del convenio, la Entidad Estatal debe seleccionarla de forma objetiva y justificar los criterios de la selección, pero no está obligada a hacer un proceso competitivo, sin embargo, debe garantizar que hace una selección objetiva. La Entidad Estatal debe diseñar herramientas que permitan una comparación objetiva para seleccionar la ESAL que tenga las mejores condiciones para alcanzar el resultado esperado del convenio.
De manera excepcional el Decreto 092 de 2017 establece la posibilidad de contratar una ESAL sin adelantar un proceso competitivo, en tres casos:
1. Cuando el objeto del contrato de interés público (de colaboración) corresponda a la ejecución de actividades artísticas, culturales, deportivas y de promoción de la diversidad étnica colombiana que solo pueden desarrollar determinadas personas jurídicas.
2. En los contratos de colaboración en los que la Entidad Estatal en la etapa de planeación identifique que el programa o actividad de interés público que requiere desarrollar solo puede ser realizado por una única Entidad sin ánimo de lucro.
3. Cuando se celebren convenios de asociación a los que hace referencia el artículo 96 de la Ley 489 de 1998 y la ESAL comprometa recursos en dinero en una proporción no inferior al 30% de su valor total.
Respecto al numeral 3, el Decreto 092 de 2017 no prohíbe la celebración de convenios en los que la entidad sin ánimo de lucro aporte recursos en especie, solo indica que en esos casos la Entidad Estatal debe acudir al proceso competitivo para seleccionar a la entidad sin ánimo de lucro con la cual celebrará el respectivo convenio. La condición del aporte de recursos en dinero solo determinará si la Entidad Estatal deberá adelantar un proceso competitivo o no, para seleccionar a la entidad sin ánimo de lucro.
Los Procesos que se realicen en el marco del Decreto 092 de 2017 deben adelantarse en SECOP II en el módulo de “Régimen Especial”, teniendo en cuenta que este decreto consagra en el artículo 9o que las entidades privadas sin ánimo de lucro deben estar registradas en el SECOP. El SECOP II es la única versión de la plataforma que permite el registro de proveedores toda vez que es transaccional. Adicionalmente, el SECOP II es el medio para acreditar los indicadores de idoneidad, eficiencia, economía, eficacia y manejo del Riesgo definidos por la respectiva Entidad Estatal.
La Entidad Estatal puede publicar los documentos de los subcontratos reportados por la ESAL, una vez esté creado el proceso en el módulo “Régimen Especial”, por medio de la sección “documentos de ejecución del contrato”.
16.7. CLÁUSULAS EXCEPCIONALES EN CONTRATOS DE COLABORACIÓN Y CONVENIOS DE ASOCIACIÓN.
No es posible pactar este tipo de cláusulas en los contratos de colaboración ni en los convenios de asociación.
Este decreto establece que la contratación allí regulada se sujeta a las normas generales aplicables a la contratación pública excepto en lo reglamentado en él. El Estatuto General de Contratación establece que se pueden pactar las cláusulas excepcionales de terminación, interpretación y modificación unilaterales, de sometimiento a las leyes nacionales y de caducidad en contratos que tengan por objeto el ejercicio de una actividad que constituya monopolio estatal, la prestación de servicios públicos o la explotación y concesión de bienes del Estado, así como en los contratos de obra. Las Entidades Estatales podrán pactar estas cláusulas en los contratos de suministro y de prestación de servicios.
Teniendo en cuenta que las cláusulas excepcionales son de aplicación restrictiva, solo podrán pactarse en los casos contemplados en la Ley 80 de 1993, dentro de los cuales no se encuentran los contratos de colaboración ni los convenios de asociación.
Teniendo en cuenta que la Constitución Política establece que el debido proceso debe aplicarse a toda actividad administrativa, que el Decreto 092 de 2017 señala que la contratación a la que hace referencia dicho decreto está sujeta a las normas generales aplicables al Sistema de Compra Pública, excepto en lo reglamentado en él, y que el mencionado decreto no contempla normas particulares sobre el procedimiento para declarar el incumplimiento del contratista, deberá aplicarse el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 para tal efecto.
16.9. UNIONES TEMPORALES Y CONSORCIOS CONFORMADOS POR ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO.
El Decreto 092 de 2017 no restringe ninguna forma de asociación entre las entidades privadas sin ánimo de lucro, y prevé que los contratos y convenios que regula se sujetarán a las normas generales aplicables al Sistema de Compra Pública, es decir, Ley 80 de 1993, salvo lo que de manera expresa esté regulado en dicho decreto. La Ley 80 de 1993 establece las diferentes formas asociativas que pueden utilizar los proponentes para participar en los Procesos de Contratación. De esta forma, entidades privadas sin ánimo de lucro pueden constituirse como unión temporal o consorcio para efectos de la celebración de contratos de colaboración o convenios de asociación.
Los Procesos de Contratación regidos por el Decreto 092 de 2017 no hacen parte del Sistema de Compra Pública y en este sentido no deben incluir los criterios de calificación de las propuestas para estimular la industria nacional establecidos en la Ley 816 de 2003. La Entidad Estatal debe establecer la idoneidad de la Entidad sin ánimo de lucro sin importar su nacionalidad.
Así mismo, los Acuerdos Comerciales no son aplicables a los contratos de colaboración ni a los convenios de asociación celebrados en el marco del Decreto 092 de 2017, pues estos solo resultan aplicables a los Procesos de Contratación en virtud de los cuales una Entidad Estatal adquiere o se abastece de un bien, obra o servicio a través de un contrato conmutativo.
Las Entidades Estatales deben permitir la participación de entidades sin ánimo de lucro extranjeras en sus Procesos de Contratación. Así mismo, pueden celebrar este tipo de contratos con entidades sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad extranjeras que desarrollan proyectos en el territorio de nacional siempre y cuando cumplan los requisitos legales de representación en Colombia y cumplan con lo establecido en el Decreto 092 de 2017.
Referencia Normativa
Constitución Política de Colombia, artículo 6o, 209 y 355
Ley 80 de 1993, artículo 7o
Ley 489 de 1998, artículo 85 y 96
Ley 1150 de 2007, artículo 13, 16 y 17
Ley 1474 de 2011, artículo 86
Decreto 092 de 2017
Colombia Compra Eficiente. Manual para el manejo de Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación.
17. DATOS ABIERTOS Y GOBIERNO ELECTRÓNICO.
Colombia Compra Eficiente está comprometida en poner a disposición del público en general los datos del SECOP en el estándar establecido por la Alianza para las Contrataciones Abiertas (Open Contracting Partnership)(11) llamado Estándar de Datos para las Contrataciones Abiertas (EDCA) (Open Contracting Data Standard (OCDS)). El EDCA busca ofrecer datos de todas las etapas del proceso de compra y contratación, asegurar la legibilidad de los datos, y comparar de la información entre los países que adoptan el estándar.
Cualquier persona interesada en los grupos de datos contenidos en el portal puede acceder a ellos sin necesidad de registro. El acceso y uso de la información a través de los datos expuestos da lugar a oportunidades económicas y a líneas de investigación, y permite la toma de decisión de negocios sobre la base de un comportamiento del mercado con datos reales.
La información publicada corresponde a datos primarios, es decir, proviene de la fuente de origen, constituida por el SECOP como el punto único de ingreso de información de generación de reportes para las Entidades Estatales y para la ciudadanía en materia de compra pública. Los datos se actualizan el día hábil anterior a la consulta y los grupos de datos son actualizados anualmente por Colombia Compra Eficiente.
En este sentido, para acceder a la información contenida en los mencionados grupos de datos no se requiere realizar una solicitud a Colombia Compra Eficiente, sino dirigirse directamente al portal, toda vez que, la Agencia no realiza ningún tipo de modificación ni certificación sobre la información que allí se encuentra; de tal forma, en caso de ser solicitada dicha información a Colombia Compra Eficiente, esta remitirá al peticionario al portal de datos abiertos para que realice directamente la búsqueda, entendiéndose de esta manera atendida su petición.
El Manual de los Datos Abiertos del Sistema de Compra Pública se puede encontrar en:
https://www.colombiacompra.gov.co/content/manual-de-los-datos-abiertos-del-sistema-de-comprapublica
De acuerdo con el valor que puede generarse con los datos producidos y recolectados en el desarrollo de actividades que son mediadas por alguna forma de contratación financiada con recursos públicos, es necesario superar situaciones en las que este aspecto es omitido y se crean dificultades para el acceso a los datos, los cuales a pesar de su generación mediante el uso de recursos públicos reciben tratamiento de propiedad privada, desconociendo su potencial para generar valor social y económico por parte de las Entidades Públicas.
Colombia Compra Eficiente establecerá en sus manuales y guías la forma en la cual las Entidades Estatales deben hacer uso de datos abiertos en sus Procesos de Contratación.
Referencia Normativa
Documento Conpes número 3920 del 17 de abril de 2018. - Política Nacional de Explotación de Datos (Big Data)
Colombia Compra Eficiente, Manual de Datos Abiertos del Sistema de Compra Pública
La presente Circular Externa Única sustituye integralmente todas las circulares que Colombia Compra Eficiente haya expedido con anterioridad a su publicación. Las guías y manuales expedidos la Compra Eficiente permanecen vigentes.
16 de julio de 2018
El Director General,
Juan David Duque Botero.
NOTAS AL FINAL:
1. Consejo de Estado, Sala de la Contencioso Administrativo Sección Tercera Subsección C, Auto del 14 de agosto de 2017, Radicación 11001-03-26-000-2017-00031-00 (58820) CP. Jaime Orlando Santofimio Gamboa. Consideración 11.14.
2. Para los Procesos de Contratación que se rigen por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, esta posibilidad hace referencia a los concursos de méritos y excepcionalmente se podrá tener en cuenta este aspecto como factor de calidad puntuable en otros procesos, cuando la formación académica en una determinada actividad es indispensable, en términos de calidad para garantizar una correcta y adecuada ejecución del contrato, siempre y cuando la experiencia puntuable sea diferente a la solicitada como requisito habilitante.
3. Esta regulación define algunos requisitos “indispensables para acreditar la preparación académica y científica de ciertas profesiones y oficios con alta responsabilidad social y que impliquen un riesgo social a la comunidad”. Corte Constitucional. Sentencia C-296 de 2012. Magistrado Ponente: Juan Carlos Henao Pérez.
4. Sentencia C-296 del 18 de abril de 2012, Magistrado Ponente: Juan Carlos Henao Pérez
5. Regulada en la Ley 842 de 2003.
6. Despacho permanente de la Conferencia de La Haya en Derecho Internacional Privado. Apostille handbook. A handbook on the practica operation of the Apostille Convention. Sección 217, Pg. 50. Documento disponible en http://www.hcch.net/upload/apostille hbe.pdf
7. Suscritos con base en lo previsto por el artículo 8o de la Ley 1450 de 2011 y el artículo 18 de la Ley 1454 de 2011, reglamentadas por el Decreto 819 de 2012.
8. Literal (e) del numeral 4 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007.
9. Derogado por el Acuerdo número 15 del 17 de julio de 2013.
10. Consejo de Estado- Sala de Consulta y Servicio Civil, 15 de noviembre de 2007. Expediente número 1001-03-06-000-2007-00092-00. Número 1863 de 2007. C. P.: Luis Fernando Álvarez Jaramillo.
11. https://www.open-contracting.org/?lang=es
