RESOLUCION 2499 DE 2012

(mayo 3)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Por la cual se aprueba la actualización de las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio

LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES

En uso de sus facultades legales y, en especial, las conferidas por la Ley 489 de 1998 y el artículo 6o, numeral 15; del Decreto 3355 de 2009; y

CONSIDERANDO:

Que la función administrativa está al servício de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que la Ley 594 de 2000 denominada "Ley General de Archivos" contiene las pautas generales sobre la forma y procedimientos para la organización y planeación de archivos al interior de las entidades del Estado en todos sus ordenes y niveles.

Que de conformidad con el literal e) del articulo 4o de la Ley 594 de 2000, se establece que: "El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función Archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultura! de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política".

Que conforme con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000 "Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos".

Que el Artículo 24 de la Ley 594 de 2000 establece la "Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental".

Que el Acuerdo No. 039 de Octubre 31 de 2002 del Archivo General de la Nación, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

Que mediante Resoluciones 2091 de Mayo 11 de 2011, 4847 de Octubre 3 de 2011, 5813 de Noviembre 16 de 2011, 6201 de Diciembre 6 de 2011, 6446 de Diciembre 22 de 2011 y 0477 de febrero 2 de 2012, se crearon Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores, en consecuencia, se hace necesario, actualizar las Tablas de Retención Documental.

Que mediante Resolución No. 5620 del 30 de diciembre de 2010, "Por el cual se crea el Comité de Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y deroga la Resolución 1860 de 2002", en su artículo 3 literal C, establece entre una de sus funciones "Aprobar y ajustar las Tablas de Retención Documental para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, presentando las recomendaciones pertinentes".

Que como consta en el Acta No. 19 de marzo 7 de 2012, el Comité de Archivo recomendó la actualización parcial de las Tablas de Retención Documental de las dependencias que solicitaron actualización y las que presentaron cambios en la estructura orgánica de acuerdo a las Resoluciones 2091 de Mayo 11 de 2011, 4847 de Octubre 3 de 2011, 5813 de Noviembre 16 de 2011, 6201 de Diciembre 6 de 2011, 6446 de Diciembre 22 de 2011 y 0477 de febrero 2 de 2012, del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio; y a doce (12) dependencias no se les realizó actualización de las Tablas de Retención Documental.

Que la revisión de las Tablas de Retención Documental se realizaron conjuntamente con el Grupo Interno de Trabajo de Archivo de la Dirección Administrativa y Financiera y con El Despacho de la Ministra, Despachos de Viceministerios, Secretaría General, Misiones Diplomáticas, y Oficinas Consulares, Direcciones, Oficinas y Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

Que en consecuencia de lo anterior,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Aprobar la actualización de las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

ARTÍCULO 2o. El Despacho de La Ministra, El Despacho de las Viceministras, Secretaria General, Jefes de Misiones Diplomáticas, Jefes de Oficinas Consulares, Directores, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo, serán los responsables de mantener actualizadas las Tablas de Retención Documental y de la aplicación de las mismas con el apoyo del Grupo Interno de Trabajo de Archivo de la Dirección Administrativa y Financiera.

ARTÍCULO 3o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, deroga la Resolución No. 761 de 2011 y las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los

MARÍA ANGELA HOLGUÍN CUELLAR

Ministra de Relaciones Exteriores

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)

Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación, reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono 617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas de uso de la información aquí contenida.