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RESOLUCIÓN 75 DE 2022
(enero 5)
Diario Oficial No. 51.971 de 9 de marzo de 2022
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022>
Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio.
LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES,
en uso de sus facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas por el literal a del artículo 61 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 17 del artículo 7o del Decreto 869 de 2016, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 65B de la Ley 23 de 1991, adicionado por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, establece que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen. Dichos funcionarios tienen la función de orientar las políticas de defensa de los intereses públicos de cada entidad.
Que mediante la Ley 640 de 2001, se modificaron las normas relativas a la conciliación y se fijaron los parámetros de los asuntos que deben ser estudiados por los Comités de Conciliación extrajudicial en materia de lo contencioso administrativo.
Que a través de las reformas introducidas a la Ley 270 de 2006 por la Ley 1285 de 2009, se contribuyó a la necesidad de fortalecer la conciliación extrajudicial como mecanismo eficaz para la solución de conflictos buscando avanzar en la descongestión de la administración de justicia.
Que el numeral 1 del artículo 161 de la Ley 1437 de 2011 modificado por el artículo 34 de la Ley 2080 de 2021, señala que el trámite de la conciliación extrajudicial es requisito de procedibilidad de toda demanda en que se formulen pretensiones relativas a nulidad con restablecimiento del derecho, reparación directa y controversias contractuales.
Que mediante Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016, se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, a través del cual se reglamentó lo referente a la conciliación extrajudicial en materia contencioso-administrativa y los Comités de Conciliación.
Que mediante la Resolución 4671 de 2001, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, crearon el Comité de Conciliación, unificando las Resoluciones 3694 del 25 de agosto de 2000 y 1889 del 4 de mayo de 2001, para efecto que un solo Comité, estudie las solicitudes presentadas a las dos entidades.
Que mediante Resolución 0720 de 16 de febrero de 2007 se modificó el artículo 3, de la Resolución 4671 de 2001 en cuanto hace relación con la integración de Comité de Conciliación, ajustado en esa oportunidad a la normatividad vigente.
Que mediante Resolución 2177 de 2010, se reiteró la existencia del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y se derogaron las Resoluciones números 4671 del 16 de octubre de 2001 y 0720 del 16 de febrero de 2007.
Que mediante Resolución 6333 de 2018, se adoptó el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se derogó la Resolución 2177 de 2010.
Que teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016, así como los parámetros establecidos en el Modelo Óptimo de Gestión determinados por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, que busca realizar un diagnóstico sobre la gestión de la defensa de las entidades, se hace necesario actualizar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
Que la presente modificación al reglamento se discutió y aprobó por los miembros del Comité de Conciliación en sesión del día 13 de diciembre de 2021.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Actualizar el reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 2o. DEFINICIÓN. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Para los efectos de la presente Resolución, el Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio es una instancia administrativa que actúa como órgano de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente, decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.
La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, responsabilidad fiscal, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del comité.
PARÁGRAFO. Las decisiones del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituyen ordenación del gasto y los acuerdos que se lleguen a celebrar se someten a control de legalidad entre otros trámites pertinentes, previo al desembolso de los dineros públicos.
La decisión de conciliar constituye la primera etapa de la consolidación jurídica del acuerdo, en la medida en que este solo hace tránsito a cosa juzgada una vez se lleve a cabo la revisión de legalidad por parte del juez administrativo.
ARTÍCULO 3o. PRINCIPIOS RECTORES. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Los miembros del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y las personas que intervengan como invitados a las sesiones ordinarias o extraordinarias que se realicen, actuarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y transparencia, y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.
ARTÍCULO 4o. INTEGRACIÓN. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> El Comité estará conformado por los siguientes funcionarios:
1. El Ministro de Relaciones Exteriores o su Delegado, quien preside el Comité.
2. El Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en su calidad de ordenador del gasto.
3. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio.
4. El Director de Talento Humano.
5. El Director Administrativo y Financiero.
6. El Delegado de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, cuando sea invitado o solicite participar.
7. El funcionario titular de la Oficina de Control Interno de Gestión o quien haga sus veces.
8. El Secretario Técnico del Comité.
9. El abogado que represente los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio en cada proceso.
PARÁGRAFO. Serán miembros permanentes por su condición jerárquica con derecho a voz y voto los funcionarios contemplados en los numerales 1, 2, 3, 4, 5, 6 y concurrirán solo con derecho a voz los funcionarios de los numerales 7, 8, 9 del presente artículo.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ejercerá las siguientes funciones, en concordancia con el artículo 19 del Decreto 1716 de 2009:
1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.
2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada la entidad; y las posibles deficiencias en las actuaciones administrativas y procesales por parte de los apoderados, respectivamente, con el objeto de proponer correctivos.
4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo de transacción y conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.
5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional, que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar la normatividad vigente y las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada. La decisión de procedencia de conciliación, así como la de su improcedencia deberá ser debidamente argumentada y sustentada por el Comité de Conciliación y estará contenida en el acta respectiva.
6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los Agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones, anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.
7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.
8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.
9. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité.
10. Autorizar someter al trámite de la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, los conflictos que se puedan suscitar entre el Ministerio de Relaciones Exteriores, su Fondo Rotatorio y organismos del orden nacional.
11. Dictar y Mantener permanentemente actualizado el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio.
12. Elaborar y aprobar de manera anual el Plan de Acción del Comité de Conciliación.
13. Entregar la información que requieran los particulares u otras oficinas de la entidad, siempre y cuando no esté sujeta a reserva.
14. Diligenciar y aprobar los informes solicitados por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, las entidades de Vigilancia y Control, y los Despachos Judiciales.
ARTÍCULO 6o. IMPARCIALIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ADOPCIÓN DE DECISIONES. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Con el objeto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, les serán aplicables las causales de impedimento y recusación, contenidas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, en concordancia con el artículo 36 y siguientes de la Ley 734 de 2002 o las normas que los modifiquen o sustituyan.
ARTÍCULO 7o. TRÁMITE DE IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento previstas en las normas citadas en el artículo 6 de esta resolución, deberá informarlo, para que se resuelva antes de comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás integrantes decidirán sobre la procedencia o no del impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.
Una vez resuelto y aceptado el impedimento, llegado el momento para resolver el asunto a tratar, el miembro del Comité impedido saldrá del recinto o de la reunión si es virtual, para que los demás miembros decidan sobre el asunto.
Los miembros del Comité de Conciliación podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.
Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existiere quórum para deliberar o tomar la decisión, los demás miembros del Comité de Conciliación designarán un miembro ad hoc, que será de la misma dependencia a la que pertenece el funcionario impedido o recusado.
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ.
ARTÍCULO 8o. SESIONES Y VOTACIONES. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> El Comité de Conciliación se reunirá de forma ordinaria, presencial o virtual, no menos de dos (2) veces al mes, y de forma extraordinaria cuando las circunstancias lo exijan.
ARTÍCULO 9o. PRESIDENTE DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Las sesiones del Comité serán presididas por el Ministro de Relaciones Exteriores o su Delegado y en ausencia de este por el Secretario General. En el evento en que ambos miembros estén ausentes será dirigida por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, sus funciones serán las siguientes:
1. Dirigir las sesiones del Comité.
2. Verificar el quorum en cada sesión.
3. Decidir en caso de persistir empate en las decisiones tomadas por el Comité.
4. Autorizar la realización de sesiones extraordinarias y virtuales.
5. Revisar y suscribir el acta de cada sesión.
ARTÍCULO 10. SESIONES VIRTUALES. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> De conformidad con lo dispuesto por el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011, El Comité de Conciliación podrá deliberar, votar a través de conferencia virtual o vía correo electrónico, utilizando los medios electrónicos idóneos disponibles y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio, con los protocolos de seguridad necesarios. En el evento que se utilicen mensajes de correo electrónico se concederá mínimo 8 horas hábiles para la toma de la decisión a que haya lugar.
ARTÍCULO 11. CONVOCATORIA. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> De manera ordinaria, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación procederá a convocar a los miembros del Comité, con antelación mínima de ocho (8) días hábiles, indicando fecha, hora y lugar de la reunión, la que podrá ser presencial o virtual a través del uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, se adjuntará el respectivo orden del día.
Así mismo, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación extenderá la invitación a los funcionarios, personas o abogados cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Comité de Conciliación y a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
PARÁGRAFO 1o. El Orden del día será elaborado por la Secretaría Técnica, donde se numerarán los asuntos a tratar en la sesión, conforme los estudios jurídicos, presentados por los abogados que representan la entidad.
PARÁGRAFO 2o. Cualquiera de los miembros del Comité de Conciliación podrá solicitar al Secretario Técnico convocar a reunión extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan, el Secretario Técnico convocará la reunión con una antelación no inferior a un (1) día a la fecha prevista para la respectiva sesión.
ARTÍCULO 12. INASISTENCIA A LAS SESIONES. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Cuando alguno de los miembros del Comité de Conciliación no pueda asistir a una sesión, deberá justificar previamente mediante prueba siquiera sumaria de una justa causa, que será informada al Secretario Técnico previo a la celebración de la sesión.
En el acta de cada sesión, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.
En el caso de inasistencia injustificada, los miembros del Comité de Conciliación que asistan a la sesión evaluarán si se requiere poner en conocimiento de la Oficina de Control Disciplinario Interno de la entidad, dicha inasistencia, para los fines que considere pertinentes.
ARTÍCULO 13. DESARROLLO DE LAS SESIONES. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> El día y hora señalados, el Secretario Técnico del Comité instalará la sesión; a continuación, informará a los miembros del Comité de Conciliación sobre las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité.
Los apoderados de cada caso realizarán la presentación verbal de las ponencias, contenidas en el modelo de documento previsto en la plataforma E-kogui de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen, con base en la información suministrada por las dependencias competentes.
Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la entidad, los miembros del Comité de Conciliación deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas.
Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité y agotado el orden del día, el Secretario Técnico procederá a socializar el listado de asistencia y a levantar la sesión.
PARÁGRAFO. Los miembros o asistentes a la sesión podrán presentar proposiciones y varios en cuanto tenga que ver con las funciones a cargo del Comité de Conciliación.
ARTÍCULO 14. QUÓRUM. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> El Comité deliberará y podrá decidir con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión.
En caso de empate, el asunto se someterá a una nueva votación, de persistir el empate el Presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.
ARTÍCULO 15. SALVAMENTO Y ACLARACIÓN DE VOTOS. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar por escrito, las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en la respectiva acta.
ARTÍCULO 16. GRABACIÓN DE LOS COMITÉS DE CONCILIACIÓN. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Las sesiones del Comité de Conciliación se registrarán mediante grabaciones de audio y video, con apoyo de tecnologías informáticas interactivas y los medios magnéticos disponibles en la entidad.
Así mismo, el Secretario Técnico dispondrá la incorporación de las grabaciones realizadas y asegurará su archivo junto con las actas respectivas, guardando la debida reserva.
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS.
ARTÍCULO 17. FICHAS TÉCNICAS EN MATERIA DE CONCILIACIÓN. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial, deberá diligenciar verazmente el aplicativo establecido por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, haciendo uso del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, indicando claramente el tipo de acción, radicación, juzgado, accionante, los antecedentes de la situación objeto de controversia, cuantía de las pretensiones y la posición del abogado ponente frente a las mismas.
La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en la información suministrada al Secretario Técnico será responsabilidad del abogado que elabore la misma.
ARTÍCULO 18. FICHAS TÉCNICAS EN MATERIA DE REPETICIÓN. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo el estudio de viabilidad o no de iniciar la acción de repetición deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición, haciendo uso del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, para lo cual deberá diligenciar los formatos que correspondan, y presentarla al Comité de conciliación.
La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.
ARTÍCULO 19. FICHAS TÉCNICAS EN MATERIA CASOS PROCEDENTES DEL EXTERIOR. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Para facilitar la presentación de los asuntos procedentes del exterior ante el Comité de conciliación, los jefes de misión de las embajadas, consulados y delegaciones permanentes de Colombia en el exterior deberán diligenciar el formato establecido en el sistema de gestión de calidad, y remitirlo a la Oficina Asesora Jurídica Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del Jefe de la Misión Diplomática o Consular o de quien estos designen.
SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y ARCHIVO.
ARTÍCULO 20. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio tendrá una Secretaría Técnica, que será asumida por un funcionario designado por el Comité de Conciliación, quien deberá ser abogado de la Oficina Asesora Jurídica Interna o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, y tendrá a su cargo la articulación, liderazgo, implementación y gestión de los asuntos de Comité, de conformidad con lo estipulado en el artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto 1069 de 2015, a través de las siguientes funciones:
1. Convocar a las reuniones del Comité.
2. Requerir a los abogados internos y externos los estudios jurídicos y ayudas de memoria correspondientes de los casos que vayan a someter al Comité, por lo menos con 10 días de anterioridad a la respectiva sesión.
3. Remitir la invitación a cada sesión del Comité a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, mínimo dentro de los ocho (8) días antes de cada sesión.
4. Preparar el orden del día de las sesiones del Comité y remitirla junto con los estudios jurídicos a los miembros y asistentes permanentes al Comité.
5. Efectuar una reunión preparatoria a la sesión del Comité de la que participarán los abogados de la Oficina Asesora Jurídica Interna o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio.
6. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.
7. Atender el manejo y trámite de la correspondencia del Comité y custodiar su archivo.
8. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.
9. Expedir las certificaciones de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación a los apoderados, quienes deben adoptarlas.
10. Mantener contacto permanente con la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y presentar los informes que soliciten dentro del término establecido.
11. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal de la entidad y a los miembros del Comité cada seis (6) meses.
12. Informar semestralmente al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo, acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.
13. Proyectar y someter a consideración del Comité, la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
14. Elaborar los actos administrativos mediante el cual se adopte la política de prevención del daño antijurídico tanto del Ministerio de Relaciones Exteriores como de su Fondo Rotatorio.
15. Rendir informe de los indicadores formulados dentro de la política de prevención del daño antijurídico.
16. Proyectar y someter a consideración de los miembros, el plan de acción anual del Comité y hacer seguimiento a su cumplimiento.
17. Preparar los informes internos y externos que requieren las Oficinas de Planeación y Control Interno de Gestión, así como los entes de control o la Presidencia de la República.
18. Proyectar y someter a consideración del Comité las modificaciones a que haya lugar dentro de la reglamentación del Comité.
19. Elaborar y someter a aprobación los perfiles de selección de los abogados externos y agendar de manera semestral el informe de gestión de los procesos asignados a los mismos.
20. Elaborar y someter a consideración del Comité las directrices institucionales de conciliación de la entidad.
21. Agendar las Sesiones del Comité en la Plataforma e-KOGUI de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, así como diligenciar las decisiones de cada asunto tratado en el Comité y cierre virtual de cada sesión dentro de la misma plataforma, subiendo los soportes necesarios para ello.
22. Las demás que le sean asignadas por la Ley o el Comité.
PARÁGRAFO. La designación del Secretario Técnico debe ser informada a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
ARTÍCULO 21. ELABORACIÓN DE ACTAS. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio deberá elaborar acta de la sesión del Comité dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión, esta contendrá el orden del día, una exposición breve del desarrollo de la reunión, donde se hará alusión sobre los puntos principales de los asuntos presentados por los abogados de la entidad, su recomendación y finalmente la decisión adoptada por los miembros del Comité, proposiciones y varios.
El Acta deberá ser suscrita por el Presidente y el Secretario Técnico del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
Las decisiones que se adopten por el Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio serán informadas por los apoderados de la entidad a las autoridades judiciales o administrativas competentes.
ARTÍCULO 22. ARCHIVO Y CUSTODIA DE LOS LIBROS E INFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica, reposarán en el archivo de la Oficina Asesora Jurídica Interna, siguiendo todos los procedimientos y requerimientos en materia de archivística de la entidad.
El responsable de la custodia y el archivo de estos documentos será el servidor público que tenga las funciones de Secretario Técnico del Comité de Conciliación.
ARTÍCULO 23. EXPEDICIÓN DE COPIAS, CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> En caso de presentarse solicitud de copias de documentos o actas del Comité de Conciliación por particulares, la solicitud se remitirá a la Oficina Asesora Jurídica Interna para que se estudie su procedencia y trámite conforme a los lineamientos establecidos en la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública”, Ley 1581 de 2012 “Ley de Tratamiento de Datos Personales”, y demás disposiciones que le sean aplicables.
Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el Secretario Técnico del Comité de Conciliación.
PARÁGRAFO. Las decisiones del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores estarán certificadas con destino a los despachos judiciales y demás entidades de control o autoridades administrativas que lo requieran, y serán expedidas por el Secretario Técnico de la entidad, quien dará fe según el contenido del acta de la respectiva sesión, dejando clara la posición adoptada por los miembros del Comité.
SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN.
ARTÍCULO 24. SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Cada uno de los abogados que requiera someter a consideración del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio una solicitud de conciliación en desarrollo de un proceso judicial o conciliación extrajudicial o cualquier otro medio de control, deberá enviar al Secretario Técnico conforme el cronograma establecido, la relación de las ponencias que serán sometidas al mismo, de conformidad con el artículo 17 de la presente resolución.
Será obligatorio someter al Comité de Conciliación todos los procesos en los cuales se tramite audiencia de conciliación, audiencia de pacto de cumplimiento y/o las solicitudes de conciliación prejudicial, incluso en las cuales el Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio, haya sido quien inicie el trámite conciliatorio.
ARTÍCULO 25. SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN EN BLOQUE. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Para los asuntos judiciales y extrajudiciales que requieran ser sometidos al Comité de Conciliación en los cuales se presenten idénticos fundamentos de derecho y pretensiones, los miembros del Comité podrán adoptar una directriz general fijando su posición de conformidad con el artículo 38 de la presente resolución.
Los apoderados que tengan la representación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio deberán relacionar los asuntos en un informe junto con la lista de chequeo, que debe ser presentada ante el Secretario Técnico de la entidad, previo a celebrarse el Comité.
El Secretario Técnico presentará en el orden del día todos los asuntos a decidirse en bloque con la información principal, con el fin de que los miembros del Comité determinen si se aplica la directriz a todos ellos, o se fija una posición diferente. De lo anterior, se dejará constancia en la respectiva acta.
ARTÍCULO 26. CASOS PROCEDENTES DEL EXTERIOR. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> De conformidad con la decisión tomada en el acta 145 del 3 agosto de 2010, según la cual el Comité de Conciliación será informado de las reclamaciones directas que se tramitan ante autoridades administrativas y judiciales en contra de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares colombianas acreditadas en el exterior, y en el evento que dentro de las mismas se convoque a etapa conciliatoria se deberá seguir el procedimiento dispuesto en la Resolución 4465 de 2011 o aquellas que la deroguen o modifiquen debiendo hacer llegar a este Comité la propuesta de conciliación conforme el modelo adoptado en el sistema de gestión de calidad, de conformidad con el artículo 19 de la presente resolución, con el análisis legal que refleje las bondades de la respectiva propuesta, el Comité estudiará y analizará cada caso y lo aprobará de considerarlo procedente.
PARÁGRAFO 1o. Para el cumplimiento en Colombia de las conciliaciones celebradas en el exterior, se deberá adelantar trámite exequátur, de conformidad a lo dispuesto por el artículo 605 y siguientes de la Ley 1564 de 2012, o la norma que lo modifique o sustituya.
PARÁGRAFO 2o. Para efectos de otorgamiento de poderes en actuaciones judiciales y demás que requieran dentro del ámbito de la Misión Diplomática colombiana, se deberá estar a lo dispuesto por el acto administrativo de delegación de funciones expedida por el Ministro de Relaciones Exteriores, en cuanto a facultar a los Jefes de Misiones Diplomáticas, Jefes de Delegaciones Permanentes y Jefes de Oficinas Consulares para otorgar poderes para las actuaciones judiciales y demás que lo requieran dentro del ámbito territorial de la Misión.
ACCIÓN DE REPETICIÓN Y DEL LLAMADO EN GARANTÍA.
ARTÍCULO 27. DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia o no de la acción de repetición.
Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente al pago total o al pago de la última cuota efectuado por la entidad, de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes a la Oficina Asesora Jurídica Interna, con el fin de que se designe un abogado para que presente el asunto ante el Comité de Conciliación conforme lo señalado en el artículo 18 de la presente resolución, en un término no superior a cuatro (4) meses, y se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda de ser procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión.
PARÁGRAFO. La dependencia de Control Interno de Gestión o la que haga sus veces, deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.
ARTÍCULO 28. DEL LLAMAMIENTO EN GARANTÍA. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Los apoderados del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, deberán presentar informe al Comité de Conciliación, haciendo uso del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, para lo cual deberá diligenciar los formatos que correspondan, con el fin de que el Comité pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación contenida en el artículo anterior.
SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS DECISIONES DEL COMITÉ.
ARTÍCULO 29. PLAN DE ACCIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> El Comité de Conciliación anualmente aprobará el plan de acción, conforme los lineamientos sugeridos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
ARTÍCULO 30. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DECISIONES ADOPTADAS POR EL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Corresponde al Secretario Técnico realizar el informe semestral de gestión del Comité de Conciliación donde se verificarán las acciones y decisiones tomadas por dicha colegiatura.
ARTÍCULO 31. ASISTENCIA DE APODERADOS DE LA ENTIDAD A LAS AUDIENCIAS. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Es obligatoria la asistencia de los apoderados del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio a las audiencias judiciales o de conciliación extrajudicial, con el objeto de exponer los motivos por los cuales el Comité de Conciliación considera viable o no presentar fórmula de acuerdo conciliatorio y deberán dejar constancia de tal situación en el acta de la diligencia.
Los apoderados del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio asistirán a las audiencias con la certificación suscrita por el Secretario Técnico en la que consten los fundamentos de la posición adoptada por el Comité.
PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y POLÍTICAS PARA LA DEFENSA LITIGIOSA DE LA ENTIDAD.
ARTÍCULO 32. PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y POLÍTICAS PARA LA DEFENSA JUDICIAL DE LA ENTIDAD. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> El Comité de Conciliación deberá formular políticas de prevención del daño antijurídico cada dos (2) años de acuerdo con la metodología elaborada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
Para este propósito, la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación presentará a los integrantes del Comité, un informe de las demandas y sentencias presentadas y notificadas durante los dos años anteriores a la vigencia de la política, en los diferentes temas que dieron lugar a la condena y/o conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, para que el Comité analice las causas y determine las políticas pertinentes a efectos de prevenir el riesgo del daño antijurídico.
ARTÍCULO 33. FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio podrá tomar como insumo de conformidad con las directrices de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado lo siguiente:
1. La litigiosidad a la fecha de corte de la formulación de la política de prevención del daño antijurídico.
2. Las sentencias o laudos condenatorios a la fecha de corte de la formulación de la política de prevención del daño antijurídico, según el tipo de acciones.
3. Las solicitudes de conciliación extrajudicial a la fecha de corte de la formulación de la política de prevención del daño antijurídico.
4. Las reclamaciones administrativas a la fecha de corte de la formulación de la política de prevención del daño antijurídico.
5. Los derechos de petición que puedan anticipar situaciones litigiosas futuras.
10. El mapa de riesgos de la entidad y otros riesgos que tengan la calidad de sobrevinientes.
11. Otros factores relevantes que la entidad considere que pueden ser fuente futura de litigiosidad.
12. Posibilidad de aplicación de la figura de extensión de jurisprudencia en sede administrativa.
ARTÍCULO 34. PROCESO DE FORMULACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Las causas generales deben ser expresadas de acuerdo con la parametrización de causas del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI. Las subcausas serán establecidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, de conformidad con el hecho, acto, operación o conducta antijurídica específica que se quiera prevenir.
ARTÍCULO 35. INDICADORES. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> La prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en este se asignarán las responsabilidades al interior del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio.
ARTÍCULO 36. IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA POLÍTICA DEL DAÑO ANTIJURÍDICO. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, con el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica Interna y demás dependencias asociadas, deberán asegurar la implementación del plan de acción de las políticas de prevención del daño antijurídico durante los dos (2) años calendario siguientes a su formulación y realizar el respectivo seguimiento.
ARTÍCULO 37. INFORMES. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> A más tardar el último día hábil del mes de febrero de cada año, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, deberán enviar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, el informe anual de cumplimiento del plan de acción de las políticas de prevención del daño antijurídico.
El informe debe incluir los resultados de los indicadores de gestión, impacto y resultado siguiendo la metodología y dentro de los aplicativo suministrados por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
ARTÍCULO 38. DIRECTRICES DE CONCILIACIÓN. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio podrá fijar las directrices institucionales de conciliación señaladas en el numeral 4 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, con el fin de optimizar, estandarizar, agilizar la toma de decisiones frente a las solicitudes de conciliación en bloque, para efectos de mejorar los tiempos de respuesta y brindar seguridad jurídica, fortaleciendo así la defensa jurídica del Estado.
PARÁGRAFO 1o. Esta herramienta se puede aplicar cuantas veces sea necesario, dependiendo del volumen de solicitudes de conciliación, demandas o sentencias de cada entidad, para los casos en que se decida conciliar y para aquellos en que opte por no hacerlo.
PARÁGRAFO 2o. El Comité de Conciliación adoptará la metodología para la formulación de directrices de la conciliación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, aplicando los mecanismos y aplicativos diseñados para ello.
ARTÍCULO 39. PUBLICIDAD. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 9634 de 2022> Las directrices del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en relación con las políticas de prevención del daño antijurídico, se darán a conocer a través de su publicación en los medios oficiales de la entidad y serán de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos de la entidad.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 40. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 6333 de 2018.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 5 de enero de 2022.
La Ministra de Relaciones Exteriores,
Martha Lucía Ramírez Blanco.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)
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