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RESOLUCIÓN 2177 DE 2010
(Junio 9)
<Fuente: Archivo interno de la entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
<NOTA DE VIGENCIA : Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 6333 de 2018>
"Por medio de la cual se reitera la existencia del Comité de conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, se actualiza su reglamento y se derogan unas Resoluciones”
EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en las Leyes 446 de 1998, 1285 de 2009, y el Decreto 1716 de 2009, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política consagra, que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celebridad, imparcialidad y publicidad.
Que, así mismo, el artículo 90 de la Constitución Política consagra, como una herramienta de protección y defensa de los intereses públicos, el deber de repetir cuando el Estado sea condenado a la reparación patrimonial de los daños antijurídicos que le sean imputables como consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de un agente suyo.
Que la conciliación, de acuerdo con el artículo 64 de la Ley 446 de 1998, es definida como el mecanismo alternativo de resolución de conflictos jurídicos por medio del cual dos o más personas gestionan la solución de sus diferencias con la ayuda de un tercero neutral y calificado denominado conciliador.
Que de igual manera el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, establece que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismo <sic> niveles deben integrar un Comité de Conciliación, los cuales tienen la función de orientar las políticas de defensa de los intereses públicos de cada entidad.
Que el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio crearon el Comité de Conciliación mediante la Resolución 4671 de 2001 y en ellas se unificaron las resoluciones 3694 del 25 de agosto de 2000 y 1889 del 4 de mayo de 2001, referentes a la conformación de los Comités tanto del Ministerio de Relaciones Exteriores como del Fondo Rotatorio.
Que de igual manera mediante Resolución No. 0720 de 16 de febrero de 2007 se modificó el artículo 3o, de la Resolución 4671 de 2001 en cuanto hace relación con la integración de Comité de Conciliación, ajustado en esa oportunidad a la normatividad vigente.
Que a través de las reformas introducidas a la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia por la Ley 1285 de 2009, se contribuyó a la necesidad de fortalecer la conciliación extrajudicial como mecanismo eficaz para la solución de conflictos buscando avanzar en la descongestión de la administración de justicia.
Que el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009 dispuso como requisito de procedibilidad para acudir a la jurisdicción contencioso administrativa, el adelantamiento de la conciliación extrajudicial, cuando se trate del ejercicio de las acciones previstas en los artículos 85, 86 y 87 del Código Contencioso Administrativo.
Que de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 1716 de 2009 es necesario actualizar el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio actualmente vigente mediante las Resoluciones Nos. 4671 de 2001 y 0720 de 2007, razón por la cual se retoman los aspectos vigentes de las mismas y se procede a derogarlas, dejando un solo acto administrativo que reúna todos los elementos normativos.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. DEL COMITE DE CONCILIACION. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 6333 de 2018> Reitérese que el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio crearon el Comité de Conciliación mediante la Resolución 4671 de 2001, habiéndose unificado en esta Resolución los Comités tanto del Ministerio de Relaciones Exteriores, creado mediante Resolución 3694 del 25 de agosto de 2000, como el del Fondo Rotatorio, creado mediante Resolución 1889 del 4 de mayo de 2001 y que de igual manera, mediante Resolución No. 0720 del 16 de febrero de 2007 Se modificó el artículo 3o de la Resolución 4671 de 2001 en cuanto hace relación con la integración de Comité de Conciliación, ajustado en esa oportunidad a la normatividad vigente, normas que con la presente resolución quedan incluidas.
ARTÍCULO 2o. DEFINICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 6333 de 2018> El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los Miembros del Comité.
PARÁGRAFO. Las decisiones del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación del gasto y los acuerdos que se lleguen a celebrar tienen control de legalidad previo al desembolso de los dineros públicos.
La decisión de conciliar constituye la primera etapa de la consolidación jurídica del acuerdo, en la medida en que este solo hace tránsito a cosa juzgada una vez se lleve a cabo la revisión de legalidad por parte de administrativo.
ARTÍCULO 3o. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA ACTIVIDAD DE LOS COMITES DE CONCILIACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 6333 de 2018>
Los Comités de Conciliación deben aplicar de manera rigurosa los principios de la función administrativa contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política y, en ese sentido, están obligados a tramitar las solicitudes de conciliación con eficacia, economía, celeridad, moralidad, imparcialidad y publicidad.
ARTÍCULO 4o. INTEGRACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 6333 de 2018> El Comité estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes
1. El Ministro de Relaciones Exteriores o su Delegado, quien lo preside.
2. El Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores.
3. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos del Ministe4rio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio.
4. El Director de Talento Humano.
5. El Director Administrativo y Financiero.
La participación de los integrantes será indelegable, salvo la excepción prevista en el numeral 1 del presente artículo.
PARAGRAFO 1o. Concurrirán solo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio en cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el Secretario Técnico del Comité.
PARÁGRAFO 2o. El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio podrá invitar a sus sesiones a un funcionario de la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia, quien tendrá la facultad de asistir a sus sesiones con derecho a voz.
ARTÍCULO 5o. SESIONES Y VOTACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 6333 de 2018> El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, se reunirá:
Ordinariamente: No menos de dos (2) veces al mes.
Extraordinariamente: cuando las circunstancias lo exijan o a solicitud del Ministro de Relaciones Exteriores o su delegado, o del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna o de la dependencia que según el caso esté conociendo de un asunto concreto.
Lo anterior teniendo en cuenta la presentación de la petición de conciliación ante la entidad, para lo cual el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.
El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres (3) de sus Miembros Permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 6333 de 2018> El Comité de Conciliación del Ministerio Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ejercerá las siguientes funciones:
1. Estudiar las peticiones de conciliación en orden de ingreso, previa asignación de número consecutivo que realice el Secretario Técnico, salvo que exista justificación para alterar el respectivo orden. La decisión acerca de su viabilidad debe tomarse en el menor tiempo posible y con la debida antelación a la citación a audiencia.
2. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.
3. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.
4. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.
5. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.
6. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.
7. Adoptar la decisión sobre la procedencia de la conciliación con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, de manera que el Ministerio de Relaciones exteriores y su Fondo Rotatorio concilien siempre que se presenten los supuestos jurídicos y probatorios que hagan viable la celebración de un acuerdo conciliatorio. La decisión de procedencia de conciliación, así como la de su improcedencia deberá ser debidamente argumentada y sustentada por el Comité de Conciliación y estará contenida en el acta respectiva.
8. Los Miembros del Comité de Conciliación en los asuntos donde exista alta probabilidad de condena, con fundamento en el acervo probatorio allegado al expediente y en la jurisprudencia reiterada decantada de las Altas Cortes, especialmente en asuntos relacionados con reconocimientos pensionales y eventos de responsabilidad objetiva, deberán analizar las pautas en ellas consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de casos.
9. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad y determinar la procedencia de la acción de repetición. Una vez definida la situación, informar al Coordinador de los Agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.
10. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.
11. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.
12. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferiblemente un profesional del Derecho.
13. Mantener permanentemente actualizado el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio.
14. Propender por la solución de las controversias que se presenten entre entidades estatales, a través de la conciliación o de cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, de conformidad con el procedimiento establecido en la Directiva Presidencial No. 02 de 2003, con el propósito de descongestionar los despachos judiciales o las jurisdicciones coactivas de las entidades.
15. Identificación de los casos en que se presente indebida legitimación de la parte convocada, con el fin de decidir oportunamente la improcedencia de la conciliación, y comunicarán de manera inmediata tal pronunciamiento, tanto al convocante como al agente del Ministerio Público ante quien se adelante el trámite extrajudicial.
ARTÍCULO 7o. INFORME DE LOS APODERADOS DE LA ENTIDAD - CUMPLIMIENTO DECISIONES. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 6333 de 2018>
El Comité de Conciliación estudiará la viabilidad de conciliar con base en el informe del apoderado, el cual debe contener:
a) El análisis de los hechos
b) Las pruebas
c) El título de imputación de responsabilidad de acuerdo con la jurisprudencia reiterada aplicable al caso.
d) Los conceptos financieros y del área técnica involucrada.
Los apoderados diligenciarán la ficha correspondiente al estudio de viabilidad que analiza la solicitud de conciliación y que contempla los parámetros anteriormente señalados, la cual ha sido diseñada por el Ministerio del Interior y de Justicia para los Organismos del Estado.
PARÁGRAFO. Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, serán de obligatorio cumplimiento por parte de los apoderados del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio.
ARTÍCULO 8o. CASOS PROCEDENTES DEL EXTERIOR. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 6333 de 2018>
Se retoma el procedimiento adoptado por el Comité de Conciliación como trámite para estudiar los casos provenientes del exterior que las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares reportan con motivo de reclamaciones directas o ante autoridades administrativas y judiciales que efectúan los contratistas de servicios, el cual se encuentra consignado en el Acta No 12 del 30 de noviembre de 2000 del Comité de Conciliación, el que se dio como resultado de la consulta formulada ante la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado - Radicado No. 1286 del 21 de septiembre de 2000 en el cual señala:
"(…)
El Jefe de la respectiva Misión u Oficina Consular, debe hacer llegar a este Comité, para su estudio la propuesta de conciliación, con el análisis legal que refleje las bondades de esa propuesta.
Estudio de la solicitud de conciliación por parte del Comité y aprobación de la misma, si fuere del caso.
Si la utilización de los mecanismos de solución de conflictos requiere decisión judicial o administrativa de acuerdo con la normatividad del país receptor, debe obtenerse el permiso escrito previo del Ministro de Relaciones Exteriores o del funcionario que este delegare.
Información del Comité a la Dirección General de Asuntos Administrativos y financieros, para la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente. Una vez expedido el respectivo certificado la Dirección General de Asuntos administrativos y Financieros dará aviso escrito por parte del Jefe de Misión u Oficina Consular solicitante.
Envío por parte del Jefe de Misión u Oficina Consular a la Dirección General de Asuntos Administrativos y Financieros, del documento que contenga la conciliación definitiva, debidamente autenticado, el cual será suficiente para la ordenación del gasto.
Giro por parte de la Dirección General de Asuntos Administrativos y Financieros, del valor a cancelar, de acuerdo con el documento conciliatorio referido en el literal anterior.
Informe al Comité por parte de la Secretaría Técnica, de la gestión realizada respecto a cada conciliación pagada." (...)".
PARÁGRAFO 1o. Actualmente se encuentra vigente la Resolución 4090 del 18 de septiembre de 2009 expedida por el Ministro de Relaciones Exteriores, la cual en el numeral 3 artículo 4 delega en los Jefes de Misiones Diplomáticas, en los Jefes de Delegaciones Permanentes y en los Jefes de Oficinas Consulares, la función de "Otorgar poderes para las actuaciones judiciales y demás que lo requieran dentro del ámbito territorial de la Misión".
PARAGRAFO 2o. El jefe de la Misión Diplomática o Consular, al ser citado ante la autoridad judicial debe tener en cuenta que el artículo XXXI de la Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas, dispone que el Agente Diplomático goza de "inmunidad de jurisdicción" en materia penal, civil y administrativa y que "no está obligado a testificar”.
De acuerdo con el numeral 2) del artículo XLI de la misma Convención, "todos los asuntos oficiales de que la Misión esté encargada por el Estado acreditante han de ser tratados con el Ministerio de Relaciones Exteriores del Estado receptor por conducto de él, o con el Ministerio que se haya convenido".
Por tanto al tratarse de asuntos oficiales que interesan a las Misiones y al país deberá el jefe de la Misión concurrir en ejercicio de la representación diplomática, dejando constancia expresa de ello, así como de las inmunidades jurisdiccionales a favor de los agentes diplomáticos, e indicando que las actuaciones procesales las asume el apoderado de la Misión.
ARTÍCULO 9o. INDICADORES DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 6333 de 2018> La prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio.
ARTÍCULO 10. DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 6333 de 2018> El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición.
Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no la acción de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión.
PARÁGRAFO. La Dependencia de Control Interno o la que haga sus veces, deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.
ARTÍCULO 11. DEL LLAMAMIENTO EN GARANTÍA CON FINES DE REPETICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 6333 de 2018> Los apoderados del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio deberán presentar informe al Comité de Conciliación para que este pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación contenida en el artículo anterior.
ARTÍCULO 12. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 6333 de 2018> El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, tendrá una Secretaría Técnica que será desempeñada por el funcionario que para tal efecto designe el Comité, quien concurrirá a las sesiones del mismo sólo con derecho a voz.
ARTÍCULO 13. FUNCIONES SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 6333 de 2018> Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación las siguientes:
1. Preparar el orden del día de las sesiones del Comité.
2. Convocar a las reuniones del Comité
3. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente suscrita por el Presidente y el Secretario del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión y custodiar el libro correspondiente.
4. Atender el manejo y trámite de la correspondencia y custodiar su archivo.
5. Asignar un número consecutivo a las peticiones para que el comité las estudie en el mismo orden de ingreso, salvo que exista justificación para alterar el respectivo orden.
6. Mantener contacto permanente con la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.
7. Mantener actualizada la legislación, la doctrina y la jurisprudencia sobre la materia e informar a los Miembros del Comité sobre las mismas.
8. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.
9. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.
10. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
11. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.
12. Solicitar a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia, los formatos para la recolección de la información relacionada con las conciliaciones y el estado de los procesos en los que sea parte el Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio.
13. Diligenciar los formatos a que se refiere el numeral 12 de este artículo y remitirlos semestralmente en los meses de junio y diciembre a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.
En todo caso, el reporte deberá contener como mínimo la siguiente información:
a) Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la indicación de la decisión adoptada por el Comité de Conciliación o por el representante legal, según el caso;
b) Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad;
c) Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso;
d) Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado;
e) Número de condenas y de conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor;
f) Número de llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.
14. Informar por escrito las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación a los apoderados, quienes deben adoptarlas.
15. Las demás que le sean asignadas por la Ley o el Comité.
ARTÍCULO 14. ACTAS. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 6333 de 2018> De toda sesión del Comité de Conciliación el Ministerio de Relaciones Exteriores o de su Fondo Rotatorio, se dejará constancia escrita en un acta que suscribirá el Presidente y el Secretario del Comité.
ARTÍCULO 15. ARCHIVO Y CUSTODIA DE LAS ACTAS. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 6333 de 2018> Las Actas a que se refiere el artículo anterior serán archivadas por orden cronológico y custodiadas por el Secretario Técnico del Comité de Conciliación.
ARTÍCULO 16. VIGENCIA Y DEROGATORIA. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 6333 de 2018> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en todas sus partes las Resoluciones Nos. 4671 del 16 de octubre de 2001 y 0720 del 16 de febrero de 2007, cuyos contenidos normativos vigentes quedaron incorporados en la presente resolución.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá, D.C, a los 9 JUN. 2010.
JAIME BERMUDEZ MERIZALDE
Ministro de Relaciones Exteriores.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)
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