Ministerio de Relaciones Exteriores - Normograma [DECRETO_0780_2016

ARTÍCULO 3.2.1.11. EFECTIVIDAD DE LA AFILIACIÓN. El ingreso de un aportante o de un afiliado, tendrá efectos para la entidad administradora que haga parte del Sistema desde el día siguiente a aquel en el cual se inicie la relación laboral, siempre que se entregue a esta, debidamente diligenciado, el formulario de afiliación. Mientras no se entregue el formulario a la administradora, el empleador asumirá los riesgos correspondientes.

(Artículo 41 del Decreto 1406 de 1999)

ARTÍCULO 3.2.1.12. TRASLADO ENTRE ENTIDADES ADMINISTRADORAS. El traslado entre entidades administradoras estará sujeto al cumplimiento de los requisitos sobre permanencia en los regímenes y entidades administradoras que establecen las normas que reglamentan el Sistema.

<Ver Notas del Editor> En todo caso, el traslado de entidad administradora producirá efectos sólo a partir del primer día calendario del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud del traslado efectuada por el afiliado ante la nueva entidad administradora. La entidad administradora de la cual se retira el trabajador tendrá a su cargo la prestación de los servicios y el reconocimiento de prestaciones hasta el día anterior a aquel en que surjan las obligaciones para la nueva entidad.

Notas del Editor

En el Sistema de Seguridad Social en Salud, el primer pago de cotizaciones que se deba efectuar a partir del traslado efectivo de un afiliado, se deberá realizar a la nueva Entidad Promotora de Salud.

En el Sistema de Seguridad Social en Pensiones, el primer pago de cotizaciones que se deba efectuar a partir del traslado efectivo de un afiliado, se deberá realizar a la antigua administradora de la cual este se trasladó, con excepción de los trabajadores independientes, que deberán aportar a la nueva administradora de pensiones.

Para los efectos del presente artículo, se entenderá por traslado efectivo el momento a partir del cual el afiliado queda cubierto por la nueva entidad en los términos definidos en el inciso anterior.

(Artículo 42 del Decreto 1406 de 1999)

ARTÍCULO 3.2.1.13. IMPUTACIÓN DE PAGOS EN LOS SISTEMAS DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD, PENSIONES Y RIESGOS LABORALES. La imputación de pagos por cotizaciones realizadas a los Sistemas de Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Laborales se efectuarán tomando como base el total de lo recaudado para cada uno de dichos riesgos, y conforme a las siguientes prioridades de acuerdo al sistema:

1. Imputación de pagos para el sistema de salud

a) Cubrir las obligaciones con los fondos de solidaridad;

b) Aplicar al interés de mora por los aportes no pagados oportunamente y correspondientes al período declarado;

c) Cubrir las cotizaciones obligatorias del período declarado.

2. Imputación de pagos para el sistema de pensiones

a) Cubrir los aportes voluntarios realizados por los trabajadores;

b) Cubrir las obligaciones con el Fondo de Solidaridad Pensional;

c) Cubrir la obligación con el Fondo de Garantía de Pensión Mínima del Régimen de Ahorro Individual;

d) Aplicar al interés por mora por los aportes no pagados oportunamente correspondiente al período declarado;

e) Cubrir las cotizaciones obligatorias del período declarado. Se entienden incluidos los aportes para la pensión de invalidez y sobrevivientes, al igual que los gastos de administración y reaseguro con el Fondo de Garantías;

f) Acreditar lo correspondiente a aportes voluntarios efectuados por el empleador en favor de sus empleados.

3. Imputación de pagos para el sistema de riesgos laborales

a) Cubrir las obligaciones con el Fondo de Riesgos Laborales;

b) Aplicar a intereses de mora por los aportes no pagados oportunamente;

c) Cubrir las cotizaciones atrasadas;

d) Cubrir las cotizaciones del período declarado.

PARÁGRAFO 1o. Si al hacer aplicación de las sumas recibidas, conforme a las prioridades fijadas, los recursos se agotan sin haberlas cubierto completamente, habrá lugar a la devolución del remanente. En el caso de cotizaciones para el Sistema de Seguridad Social en Pensiones, habrá lugar a la aplicación proporcional del remanente para todos los afiliados y conforme a las prioridades enunciadas.

PARÁGRAFO 2o. Cuando con base en un mismo formulario se estén efectuando pagos correspondientes a distintos riesgos o a distintas administradoras, el pago correspondiente a cada uno de ellos será el que aparezca registrado en dicho formulario, y su imputación se hará conforme a lo establecido en el presente artículo.

PARÁGRAFO 3o. Para efectuar la imputación de pagos conforme a las prioridades previstas en el presente artículo, se tomará como base el período determinado por el aportante en la respectiva declaración o comprobante de pago. Si después de cubiertos todos los conceptos aquí contemplados existiere un remanente, el mismo se aplicará al período de cotización en mora más antiguo, siguiendo el mismo orden de prioridades establecido.

PARÁGRAFO 4o. Lo dispuesto en el presente artículo no será aplicable para los afiliados voluntarios del sistema general de pensiones, ni para los trabajadores independientes.

(Artículos 53 y 54 del Decreto 1406 de 1999 y artículo 9o del Decreto 510 de 2003)

ARTÍCULO 3.2.1.14. AUTOLIQUIDACIÓN Y PAGO DE APORTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN SOCIAL. Los aportantes obligados al pago de los aportes a los que se refieren las Leyes 21 de 1982, 89 de 1988, y la Ley 119 de 1994, deberán presentar, con la periodicidad, en los lugares y dentro de los plazos que corresponda, conforme a lo señalado en los artículos 2.2.1.1.1.2, 2.2.1.1.1.3, 2.2.1.1.1.4, 2.2.1.1.1.5, 3.2.2.1, 3.2.2.2 y 3.2.2.3 del presente decreto, las declaraciones de autoliquidación y pago al Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena), al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), a las Cajas de Compensación Familiar y, en lo pertinente, a Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), para las escuelas industriales e institutos técnicos nacionales, departamentales, distritales y municipales.

(Artículo 1o del Decreto 1464 de 2005)

TÍTULO 2.

PLAZOS PARA EL PAGO.

ARTÍCULO 3.2.2.1. PLAZOS PARA LA AUTOLIQUIDACIÓN Y EL PAGO DE LOS APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y APORTES PARAFISCALES. <Artículo modificado por el artículo 1 del Decreto 923 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Todos los aportantes a los Sistemas de Salud, Pensiones y Riesgos Laborales del Sistema de Seguridad Social Integral, así como aquellos a favor del Servicio Nacional del Aprendizaje (Sena), del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y de las Cajas de Compensación Familiar, efectuarán sus aportes utilizando la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), bien sea en su modalidad electrónica o asistida, a más tardar en las fechas que se indican a continuación:

Día hábil	Dos últimos dígitos del NIT o documento de identificación
2o	00 al 07
3o	08 al 14
4o	15 al 21
5o	22 al 28
6o	29 al 35
7o	36 al 42
8o	43 al 49
9o	50 al 56
10	57 al 63
11	64 al 69
12	70 al 75
13	76 al 81
14	82 al 87
15	88 al 93
16	94 al 99

PARÁGRAFO. Las entidades públicas del orden nacional pagadoras de pensiones cuya nómina de pensionados sea superior a 900.000 pensionados, con independencia de los últimos dígitos del NIT, efectuarán el pago de los aportes a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), a más tardar el primer día hábil del mes

ARTÍCULO 3.2.2.2. PLAZOS PARA LA AUTOLIQUIDACIÓN Y EL PAGO DE LOS APORTES A LOS SUBSISTEMAS DE LA PROTECCIÓN SOCIAL PARA APORTANTES DE MENOS DE 200 COTIZANTES. <Artículo derogado por el artículo 2 del Decreto 1990 de 2016>

ARTÍCULO 3.2.2.3. PLAZOS PARA LA AUTOLIQUIDACIÓN Y EL PAGO DE LOS APORTES A LOS SUBSISTEMAS DE LA PROTECCIÓN SOCIAL PARA TRABAJADORES INDEPENDIENTES. <Artículo derogado por el artículo 2 del Decreto 1990 de 2016>

TÍTULO 3.

PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACIÓN DE APORTES.

ARTÍCULO 3.2.3.1. CONTENIDO DEL FORMULARIO ÚNICO O INTEGRADO. El Ministerio de Salud y Protección Social señalará el diseño y contenido del formulario único o integrado, bajo su coordinación se establecerá un Comité, integrado por las Superintendencias Financiera de Colombia, Nacional de Salud y del Subsidio Familiar, así como por las entidades acreedoras y recaudadoras de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y de los aportes parafiscales, el cual realizará recomendaciones sobre el diseño y contenido del formulario.

(Artículo 2o del Decreto 3667 de 2004)

Resolución MINPROTECCIÓN SOCIAL 966 de 2008

Resolución MINPROTECCIÓN SOCIAL 252 de 2008

Resolución MINPROTECCIÓN SOCIAL 2145 de 2006

Resolución MINPROTECCIÓN SOCIAL 1317 de 2006

Resolución MINPROTECCIÓN SOCIAL 634 de 2006

Resolución MINPROTECCIÓN SOCIAL 3577 de 2005

Resolución MINPROTECCIÓN SOCIAL 3104 de 2005

Resolución MINPROTECCIÓN SOCIAL 2310 de 2005

Resolución MINPROTECCIÓN SOCIAL 2106 de 2005

Resolución MINPROTECCIÓN SOCIAL 1303 de 2005

Resolución MINPROTECCIÓN SOCIAL 64 de 2005

ARTÍCULO 3.2.3.2. PRESENTACIÓN. El formulario único o integrado podrá ser presentado en forma física o por medios electrónicos. En este último caso, debe ajustarse a lo dispuesto por la Ley 527 de 1999 y a las normas que la modifiquen, sustituyan o reglamenten, así como a los requisitos tecnológicos y de seguridad que pueda señalar el Ministerio de Salud y Protección Social.

(Artículo 3o del Decreto 3667 de 2004)

ARTÍCULO 3.2.3.3. PAGO DE APORTES A TRAVÉS ENTIDADES AUTORIZADAS PARA EFECTUAR RECAUDOS EN SISTEMAS DE PAGO DE BAJO VALOR. El pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales podrá realizarse a través de los sistemas de pago de bajo valor que funcionen de acuerdo con las normas que para tal efecto expida el Gobierno nacional, pero en cualquier caso mediante formulario único o integrado.

(Artículo 4o del Decreto 3667 de 2004)

ARTÍCULO 3.2.3.4. OBLIGATORIEDAD. En desarrollo de lo señalado en los artículos 3.2.3.1, 3.2.3.2 y 3.2.3.3 del presente decreto, las Administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y el SENA, el ICBF y las Cajas de Compensación Familiar, deberán permitir a los aportantes el pago de sus aportes mediante la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, por medio electrónico, la cual será adoptada mediante resolución expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social.

(Artículo 1o del Decreto 1465 de 2005)

ARTÍCULO 3.2.3.5. DEFINICIONES. Para los efectos de este Título se entiende por:

1. Sistema: el Sistema de la Protección Social, que incluye la operación de los subsistemas de pensiones, salud y riesgos laborales de Sistema de Seguridad Social Integral y al Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena), al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y a las Cajas de Compensación Familiar.

2. Subsistemas: cada uno de los componentes del "Sistema", señalados en el inciso anterior.

3. Administradora (s): las Entidades Administradoras de Pensiones del Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida, las Entidades Administradoras de Pensiones del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad, las Entidades Promotoras de Salud (EPS), las Entidades Promotoras de Salud (EPS) del régimen subsidiado cuando haya lugar y demás entidades autorizadas para administrar el Régimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, las Entidades Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), así como el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y a las Cajas de Compensación Familiar y, en lo pertinente, a Escuela Superior de Administración Pública (ESAP) y para las Escuelas Industriales e Institutos Técnicos Nacionales, Departamentales, Distritales y Municipales.

4. Operador de Información: el conjunto de funciones que se enumeran a continuación, las cuales serán asumidas por las entidades que se señalan en el artículo 3.2.3.7 del presente decreto:

4.1. Suministrar al Aportante el acceso a la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, por vía electrónica.

4.2. Permitir al Aportante el ingreso de los conceptos detallados de pagos, así como su modificación o ajuste previo a su envío o su corrección posterior. El ingreso de la información detallada de los pagos se podrá realizar mediante la digitación de la información directamente en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social o de la actualización de los datos del período anterior, si lo hubiere; o la captura de los datos de un archivo generado por el Aportante u otros.

4.3. Aplicar las reglas de validación y generar los informes con las inconsistencias encontradas, para su ajuste o modificación previa a su envío, el cual se hará dentro de los términos establecidos en la ley, así como contar con una validación respecto de los elementos propios del pago y solicitar autorización para efectuar la transacción financiera.

4.4. Generar los archivos de salida, los reportes e informes que se requieran para los actores del Sistema o para las autoridades.

4.5. Almacenar durante un período de tiempo no inferior a tres (3) meses, el registro de identificación de Aportantes y la información histórica de la Planilla.

4.6. Mantener la conexión con la(s) Institución(es) Financiera(s) y/o los Sistemas de Pago, que permitan al Aportante efectuar el débito a su cuenta y a las Administradoras recibir los créditos correspondientes.

4.7. Suministrar a quien corresponda, oportunamente, la información necesaria para efectuar la distribución de los pagos.

4.8. Realizar los procesos de conciliación y contingencias del proceso de intercambio de información.

4.9. Cumplir con el estándar de seguridad ISO 17799, de manera que sus políticas y prácticas de seguridad se enmarquen dentro de dicha norma que garantiza la seguridad necesaria en el proceso de remisión y recepción de la información.

4.10. Si ello se requiere, interactuar directamente con sistemas de pago electrónico, para efectuar la liquidación de los débitos a las cuentas de los Aportantes y de los créditos netos a las cuentas de los Administradores. Para los efectos de lo señalado en este numeral, los operadores de información serán responsables de las funciones señaladas en el numeral siguiente.

5. Instituciones Financieras: la persona o personas que estando autorizadas para ello por la ley, ejecutan las siguientes funciones:

5.1. Servir de intermediario entre el Aportante y las Administradoras, para la realización de las transacciones de débito y de crédito en las cuentas respectivas. Para este efecto, no se podrán modificar los valores de los aportes contenidos en la Planilla Única de Autoliquidación, por tanto las operaciones de débito y de crédito sólo se realizarán por los montos establecidos en dicha Planilla.

Para efectos del costo de la transacción financiera, se entiende como una sola transacción la operación de débito de una cuenta de un titular y su abono a una o varias cuentas de otro u otros titulares.

5.2. Comunicar la información de las transacciones financieras a los Aportantes y a las Administradoras y a las autoridades pertinentes.

5.3. Aplicar las reglas de seguridad y validación definidas para el sector financiero.

5.4. Realizar los procesos de conciliación y contingencias relacionados con el proceso de las transacciones financieras.

(Artículo 2o del Decreto 1465 de 2005)

Doctrina Concordante

ARTÍCULO 3.2.3.6. CONDICIONES DE OPERACIÓN. El mecanismo utilizado para la autoliquidación de los aportes al Sistema de la Protección Social será la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. Los pagos asociados a la Planilla se deberán hacer de manera unificada mediante las modalidades que se d escriben en el presente capitulo. El mecanismo de autoliquidación y pago unificado deberá reunir las siguientes condiciones:

1. La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes será una planilla electrónica. Los aportantes podrán ingresar y confirmar el contenido de la misma mediante los procedimientos descritos en el numeral 4.2 del artículo anterior. También podrán hacerlo a través de la liquidación asistida, en cuyo caso el aportante remitirá la información detallada de los cotizantes, por cualquier medio, al Operador de Información, quien procederá a digitarla o digitalizarla de manera que se transforme en planilla electrónica.

2. Los pagos asociados a la Planilla deberán hacerse de manera unificada a través de alguna de las siguientes modalidades:

2.1. Pago electrónico.

2.2. Pago Asistido: Si el aportante utiliza la liquidación asistida señalada en el numeral 1 anterior, el Operador de Información generará para el aportante un código o número de referencia que vincula el valor por pagar con la liquidación asistida. El Aportante deberá utilizar dicho código o número de referencia para realizar el pago, ya sea mediante consignación bancaria, orden telefónica, tarjeta débito o crédito, cajero electrónico o datáfono, entre otros.

Si el aportante utiliza la liquidación asistida, el Operador de Información le advertirá sobre los intereses de mora que se generarán si no efectúa el pago en la fecha límite prevista para ello. Para asegurar el pago adecuado, liquidará el valor del pago con intereses de mora para los siguientes cinco (5) días hábiles e informará a las entidades financieras y/o sistemas de pago en los cuales se recibirán los pagos sobre el valor que se podrá recibir en cada uno de los cinco (5) días siguientes a la fecha límite. Vencido dicho plazo el código que autoriza la utilización de la Planilla Asistida caducará y, para efectuar el pago, el Aportante deberá solicitar una nueva liquidación y su respectivo código.

Para habilitar la modalidad de pago asistido, los Operadores de Información deberán hacer los acuerdos a que haya lugar y mantener la conexión con las instituciones financieras y/o sistemas de pago elegidos. Una vez se efectúe el pago, vincularán la información de la Planilla con la del pago y la enviarán a sus destinatarios de conformidad con el esquema previsto en el presente Título.

3. Las entidades involucradas en la operación de este mecanismo deberán abstenerse de incurrir en prácticas comerciales restrictivas del libre mercado y deberán desarrollar su actividad con sujeción a las reglas y prácticas de la buena fe comercial. Por tanto, se entienden prohibidos los actos, acuerdos o convenios o la adopción de decisiones de asociaciones empresariales y prácticas concertadas que directa o indirectamente tengan por objeto o como efecto impedir, restringir o falsear el juego de la libre competencia o cualquier acto que constituya un abuso de posición dominante, así como celebrar pactos que tengan como propósito o cuya consecuencia sea excluir a la competencia del acceso al esquema o mecanismo aquí regulado o a los canales que deben utilizarse para su operación. Se entienden dentro de las prácticas prohibidas la utilización de contratos o modificaciones a los mismos en los cuales las instituciones financieras condicionen la utilización de sus cuentas a la aceptación o al registro en un determinado sistema de pago o tecnología predefinida para la dispersión de la información o de los recursos derivados de dicha información.

4. Relación de las Administradoras con los Operadores de Información. En desarrollo de la obligación establecida en el artículo 3.2.3.4 del presente decreto, cada Administradora deberá suscribir convenio con al menos un Operador de Información. Como desarrollo de dicho convenio, en primera instancia debe adelantarse un proceso inicial de registro.

En los convenios los operadores de información incluirán expresamente, de manera independiente a otros cargos, la tarifa por los registros de información enviados a la Administradora o el modo de precisarla, modo que debe responder a criterios objetivos de costeo del proceso. Por lo tanto, el modo de precisar el valor de cada registro debe ser idéntico para todos los actores involucrados en el esquema, sin que proceda establecer condiciones diferenciales. Solo se podrán establecer cobros diferenciales cuando respondan a la prestación de otros servicios de procesamiento de información adicionales a los mínimos previstos en este capítulo y las resoluciones que lo desarrollen, que el Operador de Información y la Administradora decidan convenir de manera voluntaria y expresa.

En los convenios también se deberá incluir de manera expresa el sistema o mecanismo tecnológico elegido para garantizar el flujo oportuno de la información contenida en la Planilla. Además, en estos convenios se señalarán los aspectos inherentes a la seguridad física e informática, los servicios adicionales que se prestarán y los planes de contingencia que se utilizarán; el término para la transferencia de la información y las responsabilidades que corresponden a cada uno de los actores en el proceso, que deberán constar de manera expresa y las sanciones por el incumplimiento de lo allí establecido, sin que ello pueda modificar las responsabilidades y obligaciones propias de las Administradoras respecto del recaudo de las cotizaciones y del recibo y conciliación de la información, así como las demás obligaciones establecidas en la ley para las entidades involucradas, en atención a su objeto o las propias de los empleadores o aportantes.

Copia de los convenios aquí mencionados deberá remitirse a la Superintendencia o entidad que ejerza vigilancia sobre cada una de las Administradoras al momento de su suscripción inicial y cada vez que sean modificados.

Para garantizar la idoneidad del servicio al que se refiere el presente numeral, los Operadores de Información deberán certificar el cumplimiento de la Norma ISO 27001.

Las Administradoras deberán verificar periódicamente, en forma individual o conjunta, que el o los operadores contratados por cada una ejecuten sus funciones en las condiciones de calidad, seguridad, oportunidad y confidencialidad previstas en el presente Título y que cumplan con los parámetros que en ese sentido definan en los convenios que suscriban con los operadores.

También en dichos convenios las Administradoras señalarán el o los sistemas de pago que han elegido para la transferencia del dinero a sus cuentas recaudadoras.

5. Distribución de la información. El esquema debe permitir la distribución de la información a la totalidad de las Administradoras receptoras de la misma. En el evento de que un Operador de Información genere un archivo de salida con destino a una Administradora con la cual no haya firmado convenio, deberá enviárselo por intermedio de otro Operador de Información que sí tenga relación con dicha Administradora. Para el efecto, todos los Operadores de Información deberán interconectarse entre sí y distribuir los registros contenidos en la Planilla y de la información asociada a los pagos.

La interconexión deberá garantizar que la información contenida en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, así como la información de los pagos asociados a la misma, lleguen a sus destinatarios en las condiciones de oportunidad, seguridad, calidad y confidencialidad que el Sistema requiere. Para el efecto, todos los Operadores de Información deberán conocer en todo momento con qué otro Operador u Operadores tiene convenio cada Administradora y deberá saber en qué cuentas de recaudo consignar los recursos de las Administradoras, de acuerdo con lo que definan estas últimas. La interconexión deberá operar en un contexto de absoluta transparencia, por lo cual no podrán establecerse exigencias, condiciones o tarifas diferenciales que desestimulen su utilización por parte de Operador alguno.

Para efectos de lo previsto en el presente Artículo, los Operadores de Información deberán sujetarse a las condiciones de intercambio de información del mecanismo que implemente y defina el Banco de la República para la distribución de la información.

Hasta tanto el Banco de la República habilite el mecanismo mencionado en el inciso anterior, los Operadores de Información podrán, de común acuerdo, establecer el mecanismo que consideren adecuado, siempre y cuando cumpla con las condiciones de calidad, seguridad y confidencialidad que la operación requiere.

6. Para garantizar la oportunidad y calidad de los pagos efectuados mediante este mecanismo las Administradoras deberán emitir a favor de los aportantes una certificación de su pago, digitalmente certificada, de conformidad con el texto y las condiciones que para el efecto establezca el Ministerio de Salud y Protección Social.

Los aportantes que utilicen la liquidación y el pago asistidos, tendrán como confirmación de su pago bien sea el comprobante de consignación, el recibo del cajero automático o del datáfono que contenga la información de la transacción o el código o número de referencia.

7. Relación de las Administradoras con las instituciones financieras. El esquema de pago integrado asociado a la Planilla deberá garantizar el flujo de la información financiera y permitir la distribución de los recursos hacia la totalidad de las Administradoras.

Para que la Administradora pueda realizar la conciliación de las transacciones financieras asociadas a sus recaudos con los archivos de salida que contienen el detalle de la información asociada a dichos pagos, la institución financiera receptora de los mismos debe anexar a la transferencia de recursos los datos mínimos que establezca el Ministerio de Salud y Protección Social y podrá incluir otras adicionales, si así lo hubiere convenido con la Administradora.

Para estos efectos, en los convenios o acuerdos que se suscriban entre las instituciones financieras y las Administradoras a los que se refiere el presente capítulo, en adición a los aspectos allí establecidos y los señalados en los incisos anteriores, debe señalarse la tarifa cobrada por las transacciones financieras o el modo de precisarla.

En el caso de las instituciones financieras que actúen como Operadores de Información, deberán suscribir dos convenios independientes, uno respecto del tráfico de información, en su calidad de Operador de Información y otro en su condición de Operador Financiero. Por ello, en cada uno de los convenios se preverán las tarifas correspondientes de manera independiente, respondiendo cada uno a criterios objetivos propios de cada operación. Las tarifas cobradas por las transferencias de dinero deben ser idénticas para todos los actores involucrados en el esquema, sin que quepa establecer tarifas diferenciales en atención a variables diferentes al número de transacciones.

El o los sistemas de pago a través de los cuales se realizarán las transacciones de dinero, serán aquellos que hubiere señalado expresamente cada Administradora para la realización de las operaciones crédito a sus cuentas recaudadoras, conforme a la definición de sistema de pago contenida en el artículo 2.17.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, lo cual deberá constar de manera expresa en los convenios ya mencionados entre instituciones financieras y Administradoras. Las instituciones financieras no podrán modificar la decisión que sobre el particular hubieren tomado las Administradoras.

En el evento que quien efectúe el giro de los recursos sea el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, este definirá el procedimiento y sistema de pago que utilizará.

La transacción de débito y las transacciones crédito o el pago realizado respecto de la Planilla Asistida y el envío a la Administradora de la información asociada, deberán realizarse en un mismo día.

Las responsabilidades que corresponden a cada uno de los actores en el proceso deberán constar de manera expresa en los convenios que se suscriban para el efecto, sin que en ello se puedan prever condiciones que atenten contra los intereses de los afiliados o aportantes.

Copia de los convenios aquí mencionados deberá remitirse a la Superintendencia Financiera de Colombia o la entidad que ejerza vigilancia sobre cada una de las Administradoras al momento de su suscripción inicial y cada vez que sean modificados.

8. Podrán actuar como Operadores de Información para este esquema las personas señaladas en el artículo 3.2.3.7 del presente Título, por sí o a través de terceros que seleccionen para el efecto; en este último caso, el Operador de Información deberá constatar y dejar constancia expresa en el convenio que suscriba con dicho tercero, de que este actúa en su nombre y representación, para este efecto y que cumple a cabalidad con las condiciones, requisitos, procedimientos y capacidad de interconexión y transferencia de información o de recursos segura y oportuna que la operación requiere, de conformidad con las normas que regulan el pago integrado, para lo cual deberá certificar el cumplimiento de la Norma ISO 27001.

En los términos del inciso anterior, el Operador de Información será responsable frente a los afiliados, los aportantes, las Administradoras y los otros actores del Sistema de la Protección Social por los errores, retardos u omisiones en que incurra dicho tercero, de acuerdo con el convenio suscrito para el efecto.

PARÁGRAFO 1o. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público efectuará el giro de los recursos respecto de las Entidades Estatales y determinará el sistema de pago utilizado para sus giros. Hasta que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público determine la fecha y condiciones en las cuales entrará en operación este servicio, las Entidades Estatales utilizarán el esquema a través de los operadores de información y girarán mediante los débitos correspondientes.

PARÁGRAFO 2o. Para efectos de ejercer la debida vigilancia sobre los convenios o contratos a los que se refiere el presente artículo, las Superintendencias o entidades que ejerzan vigilancia sobre cada una de las Administradoras incluirán en sus Planes Únicos de Cuentas, dos rubros, el primero destinado a registrar los pagos derivados del servicio de procesamiento de información con destino a los Operadores de Información y el segundo destinado a los pagos por los servicios de recaudo de los aportes, destinados a las instituciones financieras.

PARÁGRAFO 3o. El costo de la utilización de las modalidades de pago descritas en el presente capítulo no podrá alterar el valor del aporte por pagar al Sistema de la Protección Social. El Operador de Información deberá realizar los convenios necesarios a fin de asegurar que los costos de los medios de pago se cobren de manera independiente.

PARÁGRAFO 4o. Los operadores de información que habiliten la modalidad de liquidación y pago asistido deberán informarlo a las Administradoras con al menos un mes de antelación al inicio de la operación, a efectos de realizar las pruebas necesarias para verificar su correcto funcionamiento.

PARÁGRAFO 5o. Las Administradoras tendrán la obligación de informar y mantener actualizada la información correspondiente a las cuentas recaudadoras.

(Artículo 3o del Decreto 1465 de 2005 modificado por el artículo 2o del Decreto 1931 de 2006)

ARTÍCULO 3.2.3.7. DEL OPERADOR DE INFORMACIÓN. Podrán actuar como operadores de información en este esquema, las Administradoras del Sistema en forma conjunta, por sí o a través de sus agremiaciones o a través de las entidades de economía mixta de que trata el literal b) del artículo 15 de la Ley 797 de 2003. En el caso de las agremiaciones, estas deberán contar con facultades expresas para representar a sus afiliados para este efecto. También las Administradoras podrán contratarlas con terceros, de conformidad con lo establecido en el numeral 8 del artículo anterior. En ambos casos se deberá garantizar que la operación cumpla con todas las especificaciones establecidas en el presente Título, lo cual constará en los Acuerdos o Convenios que se suscriban con dichos terceros.

También podrán prestar dichas funciones las instituciones financieras directamente o contratarlas con terceros, de conformidad con lo señalado en el numeral 8 del artículo anterior. En los Convenios que suscriban las instituciones financieras en su condición de Operadores de Información, con las Administradoras, deberán señalar en forma expresa si tales funciones se cumplirán directamente o a través de un tercero, último evento en el cual se señalará expresamente que la institución financiera asume totalmente la responsabilidad por la actuación de dicho tercero.

En caso de que el Operador de Información actúe a través de este tercero, responderá en los términos del presente capítulo ante los aportantes, los afiliados, las Administradoras y demás personas involucradas en el Sistema de la Protección Social. Si el tercero por él seleccionado incumple con las obligaciones, condiciones, requisitos y capacidad de interconexión y transferencia de información o de recursos que la operación requiere, en adición a las sanciones que se impondrán a las Administradoras, si incumplen con sus obligaciones respecto del recaudo de los aportes y de la información correspondiente.

El tercero contratado al que se refiere el presente Artículo no podrá subcontratar o delegar las funciones esenciales de la operación del esquema, como son la recepción segura de la información por parte del aportante, la calidad, verificación, análisis y procesamiento de la información y la remisión segura y oportuna de la información a quien corresponda de acuerdo con lo establecido en el presente Título.

(Artículo 4o del Decreto 1465 de 2005 modificado por el artículo 3o del Decreto 1931 de 2006)

ARTÍCULO 3.2.3.8. SANCIONES. El incumplimiento de las obligaciones, características y requerimientos de operación, seguridad, transparencia, igualdad de acceso y conectividad señaladas en el presente Título, dará lugar a que la entidad de vigilancia y control correspondiente aplique las sanciones establecidas en la ley para los aportantes y para cada uno de los actores involucrados en la operación del esquema a los que se refiere el artículo 3.2.3.4 del presente Título señaladas, entre otras normas, en los Artículos 230 de la Ley 100 de 1993, 209 a 211 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y a las previstas en los numerales 16, 17 y 18 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002.

En adición a las anteriores sanciones, por el incumplimiento de lo previsto en este Título, serán aplicables aquellas previstas en la legislación vigente respecto de los empleadores, impuestas por el Ministerio del Trabajo.

(Artículo 5o del Decreto 1465 de 2005 adicionado por el artículo 4 del Decreto 1931 de 2006)

ARTÍCULO 3.2.3.9. PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES. <Artículo modificado por el artículo 1 del Decreto 948 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> El pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales, se efectuará así:

1. Los aportantes y los pagadores de pensiones cuyo número de cotizantes y/o pensionados se encuentren en la siguiente tabla, deberán autoliquidar y pagar sus aportes utilizando la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), mediante la modalidad de planilla electrónica, a partir de las siguientes fechas:

Rango de cotizantes	Obligatoriedad uso modalidad electrónica
20 o más cotizantes	6 de marzo de 2017
10 a 19 cotizantes	1 de marzo de 2018
8 y 9 cotizantes	1 de junio de 2018
6 y 7 cotizantes	1 de noviembre de 2018
5 cotizantes	1 de marzo de 2019
4 cotizantes en municipios con categoría diferente a 5 y 6	1 de marzo de 2019
3 cotizantes en municipios con categoría diferente a 5 y 6	1 de mayo de 2019

Los aportantes y los pagadores de pensiones que cuenten con 1 o 2 cotizantes y aquellos que cuenten con hasta 4 cotizantes en los municipios de categoría 5 y 6, podrán utilizar para el pago de sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales: SENA, ICBF y las cajas de compensación familiar, cualquier modalidad de planilla, bien sea electrónica o asistida.

2. Los cotizantes independientes cuyo ingreso base de cotización se encuentre en la siguiente tabla deberán autoliquidar y pagar sus aportes utilizando la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) mediante la modalidad de planilla electrónica, a partir de las siguientes fechas:

Rango Ingreso Base de Cotización	Obligatoriedad uso planilla electrónica
Mayor o igual a 5 salarios mínimos legales mensuales vigentes	6 de marzo de 2017
Mayor o igual a 4 e inferior a 5 salarios mínimos legales mensuales vigentes	1 de marzo de 2018
Mayor o igual a 3 e inferior a 4 salarios mínimos legales mensuales vigentes para residentes en municipios con categoría diferente a 5 y 6	1 de junio de 2018
Mayor o igual a 2 e inferior a 3 salarios mínimos legales mensuales vigentes residentes en municipios con categoría diferente a 5 y 6	1 de noviembre de 2018

Los cotizantes independientes con ingreso base de cotización menor a 2 salarios mínimos legales mensuales vigentes y aquellos cuyo ingreso base de cotización sea mayor o igual a 2 e inferior a 4 salarios mínimos legales mensuales vigentes, residentes en municipios de categorías 5 y 6 podrán utilizar para el pago de sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales cualquier modalidad de pago, bien sea electrónica o asistida.

PARÁGRAFO 1. El número de cotizantes al que se refiere el numeral 1 del presente artículo, se determinará como la sumatoria de todos los cotizantes vinculados a una misma persona natural o jurídica, incluyendo los vinculados a sus sucursales y agencias, que operen bajo una misma razón social.

PARÁGRAFO 2. Sin perjuicio de lo previsto en los numerales 1 y 2 del presente artículo, en los casos de aportantes, pagadores de pensiones y cotizantes independientes que deban hacer uso de manera obligatoria de la modalidad de pago electrónico y que enfrenten prohibiciones para la constitución de cuentas bancarias, tengan cuentas embargadas, bloqueo de cuentas por fraude, pagos centralizados en otro país y lo manifiesten ante el operador de información por los medios dispuestos por este, de manera excepcional y durante el tiempo en que subsista tal circunstancia, podrán utilizar la modalidad asistida para el pago de los aportes. Los operadores de información deberán enviar al Ministerio de Salud y Protección Social, a más tardar el quinto (5) día hábil del mes siguiente al reportado, la relación de los aportantes que hicieron uso de la excepción aquí prevista, en el anexo que se establezca para el efecto.

ARTÍCULO 3.2.3.10. TARIFAS EN LOS CONVENIOS. <Artículo adicionado por el artículo 3 del Decreto 1990 de 2016. Aplicará a partir del 6 de febrero de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Los convenios entre los operadores de información y las entidades financieras encargadas del recaudo de los aportes y las Administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral, no podrán contemplar tarifas que comprometan los recursos de las cotizaciones recaudadas o de sus ingresos que resulten necesarios para garantizar el pago de las prestaciones económicas y asistenciales, la constitución de reservas, los programas obligatorios de promoción y prevención.

Adicionalmente, los operadores de información y las entidades financieras encargadas del recaudo de los aportes, deberán acordar con las Administradoras del Sistema de Riesgos Laborales tarifas diferenciales que tengan en cuenta la clase de riesgo del cotizante y el costo global de los servicios.

ARTÍCULO 3.2.3.11. PROMOCIÓN Y CAPACITACIÓN SOBRE EL USO DE LA PLANILLA ELECTRÓNICA. <Artículo modificado por el artículo 2 del Decreto 948 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Los operadores de información deberán divulgar y asesorar a través de todos sus canales de comunicación, a aquellos aportantes que utilicen la modalidad de planilla asistida y que se encuentren en alguna de las categorías de aportantes previstas en el artículo 3.2.3.9. del presente decreto, sobre la obligación de utilizar la modalidad de pago de planilla electrónica en las fechas establecidas y la forma en que deberán hacerlo, indicando los elementos y pasos requeridos para la ejecución exitosa de los procesos de autoliquidación y pago de aportes.

En los mismos términos del inciso anterior, las administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y de aportes parafiscales deberán promover el uso de la modalidad de pago de planilla electrónica, utilizando todos los canales de comunicación dispuestos y aquellos que sean requeridos para el contacto con los aportantes.

Los Ministerios de Hacienda y Crédito Público, Salud y Protección Social y del Trabajo, podrán adelantar actividades de divulgación sobre lo previsto en el presente artículo.

TÍTULO 4.

DECLARACIÓN ANUAL DE INGRESO BASE DE COTIZACIÓN DE INDEPENDIENTES.

ARTÍCULO 3.2.4.1. DECLARACIÓN ANUAL DE INGRESO BASE DE COTIZACIÓN. Todos los trabajadores independientes deberán presentar una declaración anual a más tardar en el mes de febrero de cada año, en la cual informen a las entidades administradoras del Sistema de la Protección Social a las que se encuentren afiliados, en la misma fecha prevista para el pago de sus aportes, el Ingreso Base de Cotización (IBC), que se tendrá en cuenta para liquidar sus aportes a partir del mes de febrero de cada año y hasta enero del año siguiente.

Cuando el trabajador independiente no presente su declaración de Ingreso Base de Cotización anual en la fecha prevista, se presumirá que el Ingreso Base de Cotización es igual a aquel definido para el período anual anterior y sobre el mismo se realizará la autoliquidación y pago del mes de enero de cada año.

La declaración de IBC anual podrá realizarse de manera manual en los formularios previstos para el efecto o de manera electrónica, mediante la utilización de la novedad "variación permanente de salario", en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

En todo caso el Ingreso Base de Cotización no podría ser inferior a un salario mínimo legal mensual.

(Artículo 1o del Decreto 3085 de 2007)

ARTÍCULO 3.2.4.2. MODIFICACIONES EN EL INGRESO BASE DE COTIZACIÓN. El trabajador independiente deberá modificar la declaración Anual de IBC siempre que se produzcan cambios en sus ingresos, para ello deberá modificar su declaración del Ingreso Base de Cotización, manualmente, en los formularios diseñados para el efecto, o de manera electrónica utilizando una de las siguientes novedades: "variación permanente de salario", cuando el trabajador independiente conozca con certeza el valor del ingreso mensual que percibirá durante un período de tiempo, o "variación temporal de salario", cuando se desconozca el monto real del citado ingreso.

La variación temporal antes mencionada, sólo será efectiva por un período máximo de tres (3) meses, período dentro del cual no se podrá realizar otra novedad de variación temporal.

Las variaciones del IBC anual causarán efectos exclusivamente hacia el futuro y cuando se realicen en formularios físicos, sólo serán efectivas una vez sean reportadas a todos los subsistemas de la Protección Social, respecto de los que se hubieren realizado aportes en el período anterior.

Las variaciones en el Ingreso Base de Cotización que excedan de cuarenta por ciento (40%) respecto del promedio de los doce (12) meses inmediatamente anteriores, no serán tomadas en consideración, en la parte que exceda de dicho porcentaje, para efectos de la liquidación de prestaciones económicas.

PARÁGRAFO. Las variaciones del IBC, cuando se refieran a períodos ya pagados deberán realizarse mediante los procedimientos establecidos en las normas vigentes para las correcciones de autoliquidación. Dichas correcciones sólo producirán efectos siempre que se soliciten a todas las administradoras de cada subsistema respecto de los cuales se hubieren realizado los aportes correspondientes a los períodos que se pretende corregir.

(Artículo 2o del Decreto 3085 de 2007)

ARTÍCULO 3.2.4.3. OTRAS CONDICIONES PARA LOS TRABAJADORES INDEPENDIENTES CON INGRESOS DE UN (1) SALARIO MÍNIMO LEGAL MENSUAL. Los trabajadores independientes, que no estén vinculados a contratante alguno mediante contratos de trabajo, como servidores públicos o mediante contratos de prestación de servicios u otros de similar naturaleza, que carezcan del ingreso exigido para afiliarse a los Regímenes Contributivos del Sistema de Seguridad Social Integral y, a pesar de ello, se afilien al Régimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, para los efectos del presente Título, deberán presentar su declaración anual de IBC ante la Entidad Promotora de Salud (EPS), en la que se encuentran afiliados, precisando por lo menos los siguientes aspectos: nombre y apellidos completos, sexo, fecha de nacimiento, identificación, tipo de cotizante, actividad económica de la cual deriva sus ingresos, datos de su residencia, nivel educativo. Esta declaración deberá estar suscrita por el trabajador independiente.

La declaración se deberá acompañar de los siguientes documentos:

a) Declaración bajo la gravedad del juramento en la cual se manifieste el valor de los ingresos mensuales;

b) Relación de los miembros del grupo familiar, plenamente identificados;

c) Documento de identificación del trabajador independiente y de cada miembro del grupo familiar (por ejemplo: cédulas de ciudadanía o de extranjería, tarjetas de identidad o registro civil de nacimiento, etc.);

d) Carné o certificación del municipio que corresponda respecto a su inclusión en el Sistema de Identificación y Selección de Beneficiarios de Programas Sociales, Sisbén, para quienes cuenten con dicho carné o certificación.

(Artículo 3o del Decreto 3085 de 2007)