RESOLUCIÓN 111 DE 2025
(mayo 6)
Diario Oficial No. 53.125 de 22 de mayo de 2025
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Por la cual se reglamenta la administración y uso del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP).
EL CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN,
en ejercicio de las facultades establecidas en el artículo 354 de la Constitución Política, además de las que le confiere el literal c) y g) del artículo 3o de la Ley 298 de 1996 y el numeral 3, 8 y 23 del artículo 4o del Decreto número 1693 del 2023, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 3o de la Ley 298 de 1996 define las funciones del Contador General de la Nación en los literales a) "Unificar, centralizar y consolidar la contabilidad pública"; c) "Consolidar la Contabilidad General de la Nación", y d) "Elaborar el Balance General de la Nación". Para llevar a cabo dichas funciones, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público diseñó y desarrolló un sistema de información denominado Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP), que es una herramienta a través de la cual se genera, transmite y difunde la información financiera producida por las entidades públicas con destino al gobierno central, las entidades de control y la ciudadanía en general.
Que el artículo 6o de la Ley 298 de 1996 definió la estructura orgánica de la Contaduría General de la Nación "(…) la cual contará con una organización básica por los siguientes cargos: Contador General de la Nación y Subcontadores".
Que el artículo 188 de la Ley 1753 de 2015 modificado por el artículo 308 de la Ley 2294 de 2023 estableció entre Otras cosas que toda la información del orden territorial sobre la ejecución presupuestal de ingresos y gastos será reportada a través de la Categoría Única de Información Presupuestal Ordinaria (Cuipo), la demás información oficial básica, de naturaleza organizacional, financiera, económica, geográfica, social y ambiental que sea requerida por las entidades del orden nacional para efectos del monitoreo, seguimiento, evaluación y control de las entidades territoriales, será recolectada a través del Formulario Único Territorial (FUT).
Que la Ley 1753 de 2015, establece que el Departamento Nacional de Planeación en coordinación con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, definirá las acciones conducentes a consolidar el FUT como único instrumento de reporte de la información territorial, con destino a las entidades del nivel nacional, con el propósito de simplificar el número de reportes y lograr mayor calidad y eficiencia en los flujos de información exceptuando la de carácter presupuestal que se debe reportar a través del Cuipo.
Que mediante Decreto número 1693 del 17 de octubre de 2023 se modifica la estructura de la Contaduría General de la Nación y se determinan las funciones de sus dependencias.
Que el artículo 3o del Decreto número 1693 del 17 de octubre de 2023 se refiere a la Subcontaduría de Centralización de la Información dentro de la estructura de la Contaduría General de la Nación.
Que el numeral 23 del artículo 4o del Decreto número 1693 del 17 de octubre de 2023 define como función del Despacho del Contador General de la Nación "Participar en la formulación de políticas en la administración (...) del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública" con el propósito de facilitar la coordinación, integración, centralización y estandarización de la información financiera pública nacional.
Que en igual sentido el numeral 5 del artículo 6o del citado decreto indica que la Subcontaduría de Centralización de la Información debe "Administrar el Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública".
Que, sin perjuicio de lo anterior, es necesario señalar que mediante la Resolución número 024 del 22 de enero de 2008 expedida por la Contaduría General de la Nación, en su artículo 1o se crea el Grupo Interno de Trabajo (GIT) CHIP en la Subcontaduría de Centralización de la Información.
Que, en igual sentido, la Resolución número 421 del 2 de agosto del 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación reglamenta el Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP).
Que las entidades contables públicas sujetas al Régimen de Contabilidad Pública remiten a través del sistema CHIP a la CGN la categoría Información Contable Pública Convergencia en los plazos establecidos por la CGN en la Resolución número 411 de 2023. Que el sistema CHIP es administrado por la CGN y a través de este las entidades reportantes registran información.
Que en mérito de lo expuesto se hace necesario establecer el marco para la administración, operatividad, uso y aplicabilidad del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP).
RESUELVE:
GENERALIDADES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución establece el marco para la administración, operatividad, uso y aplicabilidad del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP), con el propósito de mejorar la capacidad de operación y seguimiento de la información que reportan las entidades públicas, necesaria para la gestión eficiente, la transparencia, la rendición de cuentas y el control por parte del gobierno nacional, las autoridades económicas, los órganos de control, los órganos de dirección y administración del Sistema CHIP y la comunidad en general.
a) ADMINISTRACIÓN DEL CHIP: Conjunto de actividades y procesos internos y externos, mediante los cuales se organiza, dirige y controla el Sistema CHIP, con el objetivo de garantizar su operatividad eficiente, la integridad de la información reportada por las entidades públicas y su adecuada utilización para la toma de decisiones, definición, evaluación y seguimiento de políticas públicas por parte de las autoridades correspondientes y la comunidad en general.
b) AMBIENTE DE PRODUCCIÓN: Entorno tecnológico donde el sistema opera de manera continua, proporcionado los servicios y funcionalidades propias de cada categoría de información.
c) AMBIENTE DE CONTINGENCIA: Ambiente usado por los usuarios estratégicos para realizar el desarrollo, configuración y pruebas de las parametrizaciones correspondientes a las publicaciones de cada categoría, para posteriormente aplicar los cambios realizados en el ambiente de producción.
d. APLICABILIDAD: Capacidad del Sistema CHIP para mejorar la transparencia, eficiencia y cumplimiento normativo en la administración de los recursos públicos financieros y no financieros, a partir del registro, validación y reporte de la información presentada por las entidades públicas.
e) APLICATIVO WEB: Funcionalidad que permite a las entidades administradoras de categorías, la definición y administración de las diferentes categorías a su cargo pararnetrizadas en el Sistema CHIP, a través de la web.
f) BODEGA DE DATOS: Sitio de almacenamiento y gestión de la información histórica de las diferentes categorías de información reportadas por las entidades públicas en el Sistema CHIP.
g) CHIP CENTRAL: Componente utilizado por la CGN como entidad administradora del Sistema CHIP, que permite la definición de las diferentes categorías parametrizadas por las entidades administradoras de cada categoría, la recepción, validación, envío, gestión y publicación de la información reportada por las entidades. Así como realizar el proceso de consolidación contable y los reportes asociados al resultado de dicho proceso.
h) CHIP LOCAL: Aplicación que permite a las entidades realizar la descarga de las versiones del Sistema CHIP en sus computadores, actualizar las estructuras de los formularios que comprenden una categoría y transmitir la información después de un proceso de validación.
i) CATEGORÍA DE INFORMACIÓN: Conjunto de formularios que permiten la recopilación de datos presentados por las entidades reportantes, agrupados según su naturaleza financiera o no financiera, y estructurados conforme a los lineamientos de las entidades administradoras de cada categoría.
j) CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN: Funcionalidad del sistema CHIP que permite a la entidad consolidadora de información realizar la consolidación de la categoría de Información Contable Pública Convergencia de acuerdo con sus necesidades específicas.
k) OPERATIVIDAD: Capacidad técnica del Sistema CHIP para recepcíonar, procesar, consolidar, y gestionar información financiera y no financiera pública de manera centralizada y eficiente.
l) PÁGINA WEB DEL CHIP: Plataforma digital que brinda acceso a las entidades públicas, órganos de control y a la ciudadanía, a diferentes funcionalidades del Sistema CHIP, permitiendo consultar y gestionar la información reportada por las entidades en sus distintas categorías de manera transparente y eficiente.
m) SITIO FTP (PROTOCOLO DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS): Protocolo que permite a las entidades administradoras de categoría, acceder desde un equipo remoto a un servidor de datos de la CGN, para descargar la información recepción nada a través del Sistema CHIP.
n) TITULAR DE LA INFORMACIÓN: Persona natural o jurídica a quien pertenece la información o a quien hace referencia la misma. En consecuencia, dicho titular es el sujeto de derecho facultado para autorizar que su información sea suministrada o tratada por terceros.
o) WEB ENTIDAD: Funcionalidad del Sistema CHIP que permite a las entidades reportantes actualizar sus datos básicos, visualizar los reportes realizados, actualizar las tablas de composición patrimonial y consultar los saldos pendientes por conciliar de operaciones recíprocas con otras entidades, además, permite descargar al CHIP Local con sus actualizaciones y ayudas.
El Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP) es una plataforma que permite definir, transmitir, consolidar y difundir la información cuantitativa y cualitativa necesaria para la gestión eficiente, la transparencia, la rendición de cuentas y el control por parte del gobierno nacional, las autoridades económicas, los órganos de control, los órganos de dirección, la administración del Sistema CHIP y la comunidad en general, para apoyar la toma de decisiones en materia de política macroeconómica y fiscal, así como en la administración financiera de planes de gobierno.
Está compuesto por un conjunto de procesos e instrumentos requeridos para la generación, validación, transmisión, procesamiento y publicidad de la información pública. Además, cuenta con una plataforma tecnológica (hardware, software y sistemas de comunicaciones) que se utilizan para el desarrollo y operación del Sistema. La CGN fomentará la adopción de los más altos estándares de calidad para que el producto obtenido sea de la mayor utilidad y accesibilidad para los usuarios finales.
ARTÍCULO 4o. USUARIOS DEL SISTEMA CHIP. La presente resolución se aplica a los siguientes usuarios:
1. Entidad administradora del Sistema CHIP: La Contaduría General de la Nación (CGN) es la entidad responsable y propietaria del Sistema CHIP.
2. Entidad administradora de categoría: Entidad pública de orden nacional o territorial, responsable de una o varias categorías de información en el Sistema CHIP, autorizada por la Contaduría General de la Nación para el uso y administración de esta, con el fin de definir, parametrizar y permitir la transmisión de información de las entidades reportantes, para contribuir a la gestión eficiente, la transparencia, la rendición de cuentas y el control de los recursos públicos.
3. Entidad reportante: Entidad responsable de registrar, validar y reportar la información que demandan las entidades administradoras de categorías.
4. Entidad consolidadora de información: Entidad pública de orden nacional o territorial, autorizada por la Contaduría General de la Nación para el uso del sistema CHIP en la funcionalidad de consolidación de información de la categoría de Información Contable Pública Convergencia.
5. Usuario Administrador del Sistema CHIP - Local: Usuario delegado por el Representante legal de la entidad pública reportante.
6. Usuarios de consulta de información: Interesados que pueden acceder y disponer de la información reportada por las entidades públicas nacionales, departamentales, distritales y municipales de los sectores central y descentralizado para sus propias necesidades de investigación, control y veeduría ciudadana o para información general, teniendo en cuenta la capacidad del Sistema CHIP y las autorizaciones correspondientes para la consulta masiva; tales como entes de control, universidades, centros de investigación, ciudadanía en general y demás partes interesadas.
ARTÍCULO 5o. OBLIGATORIEDAD DE USO DEL SISTEMA CHIP. Los responsables de las entidades públicas del orden nacional y territorial deben registrar, validar y reportar en el Sistema CHIP la información que demandan las entidades administradoras de categoría, teniendo en cuenta los plazos y requisitos establecidos por estas, en el marco de sus competencias.
ARTÍCULO 6o. DISPOSICIÓN DE LA INFORMACIÓN REGISTRADA EN EL CHIP. La información reportada por las entidades en el Sistema CHIP, por regla general, es de carácter público salvo las excepciones establecidas por la ley, relacionadas con el tipo de información (reservada, confidencial, semiprivada y dato sensible) como garantía del derecho constitucional del habeas data y el derecho fundamental a la intimidad personal y familiar. Podrá ser consultada por los usuarios mencionados en el numeral 6 del artículo 4o de la presente resolución, en los términos que establezca la CGN y las demás entidades administradoras de cada categoría.
PARÁGRAFO. Las solicitudes de acceso a reportes específicos o a consultas masivas, deben tramitarse ante el comité operativo y de seguridad del Sistema CHIP a través del administrado del Sistema CHIP y solo serán autorizadas para entidades públicas.
ARTÍCULO 7o. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA CHIP. El Sistema CHIP estará conformado por los siguientes órganos de dirección y administración:
1. Un comité directivo del Sistema CHIP.
2. Un comité operativo y de seguridad del Sistema CHIP.
3. Un administrador del Sistema CHIP.
4. Un administrador del Sistema Chip -Local.
ARTÍCULO 8o. COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DIRECTIVO DEL SISTEMA CHIP. El comité directivo del Sistema CHIP estará conformado por:
1. El Contador General de la Nación o su delegado, quien lo presidirá.
2. El Secretario General de la Contaduría General de la Nación.
3. El Subcontador General y de Investigación.
4. El Subcontador de Consolidación de la información.
5. El Subcontador de Centralización de la Información.
6. El Coordinador de GIT de apoyo Informático.
PARÁGRAFO. El Coordinador del GIT CHIP será el secretario técnico del comité directivo del Sistema CHIP.
ARTÍCULO 9o. FUNCIONES DEL COMITÉ DIRECTIVO DEL SISTEMA CHIP. Corresponde al comité directivo del Sistema CHIP, desarrollar las siguientes funciones:
1. Aprobar políticas respecto al funcionamiento, la seguridad, la operación y cobertura del Sistema, de conformidad con las normas vigentes y de acuerdo con las características de este.
2. Aprobar los convenios interadministrativos generados con las entidades administradoras de categorías y las entidades consolidadoras de información contable.
3. Aprobar los cambios en la funcionalidad, la cobertura y/o los aspectos tecnológicos, propuestos por cualquiera de sus miembros, al igual que, las solicitudes de las entidades consolidadoras de información, relacionadas con dicho proceso, y de las entidades administradoras de categorías para la creación o modificación de nuevas categorías. Lo anterior, previa evaluación realizada por el comité operativo y de seguridad.
4. Autorizar los requerimientos e instalación de la infraestructura tecnológica necesaria, cuando haya lugar a modificaciones en los componentes tecnológicos sobre los cuales opera el Sistema CHIP.
5. Autorizar la vinculación de entidades públicas al Sistema CHIP en calidad de entidades administradoras de categorías para parametrizar sus categorías de Información, soportado en el análisis del impacto funcional y tecnológico aprobado por el comité operativo y de seguridad.
6. Autorizar la vinculación de entidades públicas al Sistema CHIP en calidad de entidades consolidadoras de información, soportado en el análisis del impacto funcional y tecnológico aprobado por el comité operativo y de seguridad del Sistema CHIP.
7. Autorizar el acceso al Sistema CHIP a las entidades administradoras de categorías, entidades consolidadoras de información y usuarios de consulta para utilizar la información de las categorías administradas por la CGN; asimismo, el uso de información de las categorías diferentes de la CGN con previa autorización de las entidades administradoras de las respectivas categorías.
8. Resolver todas las solicitudes que lleguen del comité operativo y de seguridad del CHIP.
9. Aprobar la estrategia de capacitación y acompañamiento a las entidades administradoras de categorías, entidades consolidadoras de información, y los procedimientos frente al uso del Sistema CHIP, presentada por el administrador del Sistema CHIP.
10. Establecer su propio reglamento.
ARTÍCULO 10. SESIONES. El comité directivo del Sistema CHIP se reunirá ordinariamente cada seis meses, previa convocatoria del secretario del comité, la cual se realizará con ocho (8) días de anticipación y contendrá el orden del día que se tratará en la respectiva reunión. Igualmente, el comité directivo del Sistema CHIP se reunirá de manera extraordinaria cada vez que sea convocado por el Contador General de la Nación o su delegado.
PARÁGRAFO 1o. A las reuniones ordinarias y extraordinarias del comité directivo del Sistema CHIP podrán asistir personas que sean invitadas por quienes lo conforman, de acuerdo con el tema específico que se requiera tratar en el comité.
PARÁGRAFO 2o. Las decisiones adoptadas por el comité directivo del Sistema CHIP, son de obligatorio cumplimiento por parte de los usuarios del sistema, definidos en el artículo 4o de esta resolución.
ARTÍCULO 11. QUÓRUM DECISORIO. Los comités adoptarán las decisiones a través del sistema de mayoría simple; dejando constancia en el acta respectiva de los resultados de las votaciones para adoptar las decisiones.
ARTÍCULO 12. COMPOSICIÓN DEL COMITÉ OPERATIVO Y DE SEGURIDAD DEL SISTEMA CHIP. El comité operativo y de seguridad del Sistema CHIP estará conformado por:
1. El Subcontador de Consolidación de la información o su delegado.
2. El Subcontador de Centralización de la Información o su delegado,
3. El Secretario General o su delegado.
4. El Coordinador de GIT de apoyo Informático o su delegado.
PARÁGRAFO. El Coordinador del GIT CHIP será el secretario técnico del comité operativo y de seguridad del Sistema CHIP, quién tendrá voz dentro de las decisiones que se tomen en el comité.
ARTÍCULO 13. FUNCIONES DEL COMITÉ OPERATIVO Y DE SEGURIDAD DEL SISTEMA CHIP. Las funciones del comité operativo y de seguridad del Sistema CHIP serán:
1. Trazar directrices para la divulgación de estándares de seguridad por parte de los usuarios del Sistema CHIP.
2. Aprobar la interrupción parcial o permanente del acceso a los usuarios del Sistema CHIP cuando se evidencie que no atienden las medidas de seguridad implementadas.
3. Analizar y gestionar ·ante el comité directivo del Sistema CHIP, a través del administrador del Sistema CHIP, las solicitudes de las entidades administradoras de categorías para la creación o modificación de nuevas categorías, de acuerdo con las capacidades funcionales y tecnológicas evaluadas respectivamente por el GIT CHIP y el GIT de Apoyo informático.
4. Analizar y gestionar ante el comité directivo del Sistema CHIP, a través del Subcontador de Consolidación de la Información, las solicitudes presentadas por entidades públicas sobre el uso del sistema CHIP en la funcionalidad de consolidación, al igual que las modificaciones que requieran los convenios suscritos. Lo anterior de acuerdo con las capacidades funcionales y tecnológicas evaluadas respectivamente por el GIT CHIP y el GIT de Apoyo informático.
5. Atender lo relacionado con la certificación en calidad de la CGN en normas técnicas internacionales cuando se le requiera.
6. Las demás que determine el comité directivo del Sistema CHIP respecto a la seguridad y operación del Sistema.
7. Establecer su propio reglamento.
ARTÍCULO 14. SESIONES. El comité operativo y de seguridad del Sistema CHIP se reunirá ordinariamente de manera bimestral, y de manera extraordinaria cuando alguno de sus miembros lo requiera, previa convocatoria del secretario del comité, la cual se realizará con tres (3) días de anticipación y contendrá el orden del día que se tratará en la respectiva reunión.
PARÁGRAFO. A las reuniones ordinarias y extraordinarias del comité podrán asistir personas que sean invitadas por quienes lo conforman, de acuerdo con el tema especificó que se requiera tratar en cada sesión.
ARTÍCULO 15. ADMINISTRADOR DEL SISTEMA CHIP. El Subcontador de Centralización de la Información de la CGN es el funcionario encargado de la administración del Sistema CHIP.
ARTÍCULO 16. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA CHIP. Las funciones que ejercerá el Administrador del Sistema CHIP son:
1. Verificar que las categorías que administra la CGN funcionen adecuadamente y garanticen la operatividad y reporte de la información de manera correcta.
2. Definir la priorización de los desarrollos requeridos para mantener actualizada la funcionalidad del Sistema CHIP, en coordinación con los órganos de dirección de acuerdo con la normatividad vigente.
3. Presentar al comité operativo y de seguridad del Sistema CHIP, las propuestas de mejora y cambios a la funcionalidad del Sistema CHIP solicitadas por las entidades administradoras de categorías, comités técnicos de FUT o Cuipo respectivamente u otras dependencias de la CGN
4. Proponer, ejecutar y supervisar la estrategia de capacitación y acompañamiento a las entidades administradoras de categorías, entidades consolidadoras de información y los procedimientos frente al uso del Sistema CHIP.
5. Direccionar con el apoyo del GIT CHIP, el soporte funcional y conceptual sobre el Sistema CHIP solicitado por las entidades administradoras de categorías, entidades consolidadoras de información y las entidades reportantes que lo requieran.
6. Presentar para aprobación ante el comité Directivo del Sistema CHIP las solicitudes de creación, modificación o eliminación de categorías de información realizadas por las entidades administradoras de categorías, así como las solicitudes de las entidades consolidadoras de información, a las que haya lugar; junto con las necesidades identificadas desde el comité operativo y de seguridad del Sistema CHIP, con el objetivo de definir contraprestaciones, alcance y otras consideraciones para la suscripción de convenios interadministrativos relacionados con acuerdo de servicio del Sistema CHIP.
7. Establecer el procedimiento para la autorización, apertura y cierre de las categorías de información en el Sistema CHIP, acorde con la normativa vigente.
8. Aprobar los cambios de versión, y puesta en producción de los ajustes al Sistema CHIP de acuerdo con las solicitudes presentadas en el numeral 3 del presente artículo.
9. Definir el protocolo para las publicaciones informativas, manuales, instructivos, guías operativas, normatividad y demás información de las entidades administradoras de categorías en la página web del CHIP, acorde con el manual de identidad visual corporativa y demás políticas de comunicación de la CGN.
10. Autorizar las interrupciones del Sistema CHIP para efectos de realizar mantenimientos preventivos, correctivos o evolutivos.
11. Ejecutar las decisiones adoptadas por los comités del Sistema CHIP.
PARÁGRAFO. Las obligaciones asociadas a las entidades consolidadoras de Información serán gestionadas con el acompañamiento de la Subcontaduría de Consolidación de la Información.
ARTÍCULO 17. RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR DEL CHIP LOCAL. El Administrador del CHIP local de cada entidad pública será responsable de la aplicación de las medidas de seguridad señaladas por la Contaduría General de la Nación y de la administración de los usuarios de la entidad. Para tal fin deberá:
1. Administrar el usuario y la clave institucional asignada por la CGN a la entidad pública a la que pertenece, para el uso del Sistema CHIP.
2. Responder por la creación de usuarios del Sistema CHIP de la entidad.
3. Replicar oportunamente a los usuarios del CHIP todas las comunicaciones emitidas e informadas por la Contaduría General de la Nación asociadas al Sistema CHIP.
4. Verificar, interiorizar y difundir las restricciones de uso del Sistema CHIP.
5. Garantizar que se brinde el soporte funcional y técnico a los usuarios de su entidad.
6- Mantener actualizada la información básica de la entidad en la aplicación Web Entidad.
7. Capacitar a los usuarios nuevos de su entidad, previa creación en el CHIP local de la entidad.
8. Mantener un archivo documental de los usuarios de su entidad y cumplir con las políticas de seguridad de la información emitidas por la CGN.
9. Mantener actualizada la información básica de su entidad en el Sistema CHIP.
10. Consultar y verificar las normas, guías, instrucciones y orientaciones presentadas por las diferentes Entidades administradoras de categoría dentro del Sistema CHIP y las diferentes categorías que se manejan.
ACUERDOS DE SERVICIO.
ARTÍCULO 18. Todos los servicios prestados por parte de la CGN a las Entidades administradoras de categoría y a las entidades consolidadoras de información contable con relación al Sistema CHIP, se deben enmarcar dentro de un convenio interadministrativo.
La Subcontaduría de Centralización de la Información, gestiona y supervisa los convenios interadministrativos a suscribir con las entidades administradoras de categoría. Por su parte, la Subcontaduría de Consolidación de la Información, gestiona y supervisa los convenios interadministrativos a suscribir con las entidades consolidadoras de información contable. En todo caso reciben el acompañamiento del GIT de Jurídica y el GIT de Apoyo Informático.
PARÁGRAFO 1o. El contenido de la información reportada en cada una de las categorías es de responsabilidad exclusiva de los titulares de la misma.
PARÁGRAFO 2o. TRANSITORIO. Las Entidades administradoras de cada categoría, titulares de la información contarán con un (1) año a partir de la expedición de esta resolución para formalizar el convenio interadministrativo.
ARTÍCULO 19. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD ADMINISTRADORA DEL CHIP. Son obligaciones de la entidad administradora del CHIP - CGN:
1. Suscribir los convenios interadministrativos con las entidades administradoras de categorías en el Sistema CHIP y con las entidades consolidadoras de información en el Sistema CHIP.
2. Permitir el uso del Sistema CHIP con el rol de Entidad administradora de cada categoría para la gestión y manejo de la categoría.
3. Permitir el uso del módulo de consolidación del Sistema CHIP a las entidades consolidadoras de información para la gestión y manejo de la categoría Información Contable Pública Convergencia.
4. Brindar apoyo técnico y profesional en la parametrización, implementación, mantenimiento y mejora de la categoría o del proceso de consolidación de información.
5. Evaluar los recursos tecnológicos requeridos para operativizar la categoría y sus respectivas actualizaciones en ambiente de contingencia y producción, o para el proceso de consolidación de la información y proveerlos de acuerdo con sus capacidades y acorde a la contrapartida de la respectiva entidad.
6. Permitir a la entidad administradora de categoría, la consulta, gestión y difusión de la información relacionada con la categoría, mediante el uso del Sistema CHIP.
7. Permitir a la entidad consolidadora de información, la consulta y gestión del proceso de consolidación de la información.
8. Recibir y atender por medio de la mesa de servicios de la CGN las incidencias de orden tecnológico presentadas por las entidades reportantes relacionadas con la categoría del usuario estratégico titular de la información.
9. Recibir y atender por medio de la mesa de servicios de la CGN las incidencias de orden tecnológico presentadas por las entidades consolidadoras de información contable.
10. Prestar el servicio del Sistema CHIP y la mesa servicio en el horario de 8:00 a. m a 4:00 p. m en días hábiles, en horario distinto al indicado el Sistema CHIP puede estar disponible, sin embargo, cualquier mantenimiento será informado oportunamente por medio de la página web, así como, cualquier incidente de indisponibilidad que se presente durante el horario de servicio de acuerdo con los lineamientos establecidos por la CGN.
11. La CGN podrá realizar periódicamente respaldos de la información del ambiente de producción de la categoría en uso por las entidades administradoras de categorías y de las entidades consolidadoras de información.
12. Dar traslado a las incidencias de orden funcional a la mesa de servicios o la instancia que haga sus veces, de la entidad administradora de categoría.
13. Publicar a solicitud de la entidad administradora de categoría en la página web del CHIP los contenidos asociados a las novedades de operación de la categoría.
14. Brindar asesoría técnica, tecnológica, administrativa y funcional al personal que designe la entidad administradora de categoría o a la entidad consolidadora de información en todo lo que se requiera para la correcta ejecución del convenio.
15. Disponer a las entidades administradoras de categorías la información de la categoría reportada por las "entidades reportantes" en el sitio de intercambio de información, en el formato de archivo definido por la CGN y en la periodicidad acordada entre las partes,
16. Publicar la información de la categoría reportada por las entidades administradoras de categorías en la página web del CHIP, quedando disponible para su consulta a partir de los criterios definidos por la CGN.
17. Habilitar el acceso por medio de roles a los servidores públicos que designe la Entidad administradora de categoría o la entidad consolidadora de información al Sistema CHIP, para la administración y gestión respectiva.
18. Facilitar la operación de los ambientes de producción y contingencia, con el fin de realizar los ajustes y pruebas de los cambios de la categoría a las entidades administradoras de categorías.
19. Recibir, evaluar y gestionar las solicitudes de ajustes realizadas por la entidad administradora de categoría a la periodicidad de reporte de la información, al igual que las modificaciones al contenido de los formularios que componen la categoría. Estas modificaciones se deben ajustar a la estructura definida por la CGN.
20. Identificar y levantar incidentes de seguridad frente a ataques de ciberseguridad al Sistema CHIP provenientes de los accesos asociados a la entidad administradora de categoría, las entidades reportantes, y las entidades consolidadoras de información.
21. Tomar las acciones necesarias de bloqueo de los usuarios en el sistema CHIP cuando se presenten ataques de ciberseguridad provenientes de las entidades administradoras de categorías, las entidades reportantes y las entidades consolidadoras de información. El restablecimiento de estos usuarios se hará en los tiempos que considera la CGN.
22. Conceder acceso al Sistema CHIP aplicando el principio de acceso basado en el menor privilegio, otorgando únicamente los permisos necesarios para el cumplimiento de sus obligaciones.
23. Actuar como custodio de la información gestionada en el Sistema CHIP de acuerdo con los términos definidos por la CGN.
24. Definir los mecanismos de entrega definitiva de la información con la entidad administradora de categoría y con las entidades consolidadoras de información.
25. Entregar cada año la información de la categoría o consolidación de información que haya cumplido cinco (5) años de vigencia en el CHIP, con excepción de términos de entrega diferentes, pactados en los respectivos convenios interadministrativos.
26. Proporcionar acceso a las entidades administradoras de categorías a la información colocada en el sitio de intercambio mediante usuario y contraseña, sin aplicar cifrado a dicha información.
27. Entregar la información custodiada en caso de mandato judicial y/o legal o cuando la información tenga carácter público.
28. Realizar seguimiento y presentar alertas sobre los requerimientos técnicos o administrativos presentados a la Entidad administradora de categoría o a la entidad consolidadora de la información.
ARTÍCULO 20. OBLIGACIONES GENERALES DE LAS ENTIDADES REPORTANTES. Con el fin de propender por un registro de la gestión financiera pública basado en criterios de oportunidad, veracidad, confiabilidad, confidencialidad e integridad, son obligaciones del representante legal, del administrador del CHIP local y de los usuarios del Sistema CHIP:
1. Reportar, a través del sistema CHIP, dentro de los plazos establecidos por la normatividad vigente y según la categoría correspondiente, la información cuantitativa y cualitativa de las entidades públicas.
2. Acatar las instrucciones que expida la CGN para el buen uso del Sistema CHIP.
3. Tener a su disposición y mantener en adecuado funcionamiento los equipos de cómputo, los canales de comunicaciones y las redes internas que se requieran para la conexión y uso del Sistema CHIP.
4. Usar de forma adecuada las claves y demás elementos de seguridad por parte de las personas autorizadas para hacer uso del Sistema CHIP.
5. Cumplir con las directrices, especificaciones y políticas generales de orden tecnológico y de seguridad que expida la CGN para el uso del Sistema CHIP.
6. Hacer uso de los canales de atención al usuario para presentar las solicitudes de tipo funcional o técnico que surjan durante el uso del Sistema CHIP.
ARTÍCULO 21. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DE LA ENTIDAD ADMINISTRADORA DE CATEGORÍA. Son obligaciones de la entidad administradora de categoría:
1. Adelantar la suscripción del convenio interadministrativo con la entidad administradora del CHIP, para garantizar la prestación del servicio del Sistema CHIP.
2. Diseñar, parametrizar o actualizar la categoría que administra en el Sistema CHIP y reglamentar lo concerniente al reporte por parte de las entidades de esta categoría, como los formularios de reporte, los tiempos y fechas de corte.
3. Asignar al menos un profesional con vínculo activo, para realizar las actividades que garanticen la operación del Sistema CHIP a partir de la definición, parametrízación e implementación y gestión de información de la categoría.
4. Remitir a la CGN las hojas de parametrización con el objetivo de dar a conocer los ajustes realizados al periodo parametrizado, junto a la solicitud de autorización de categoría. Las modificaciones se deben ajustar a la estructura definida por la CGN.
5. Brindar soporte técnico y funcional a las entidades reportantes de la categoría que administra.
6. Reglamentar lo concerniente al envío de la información, la cual debe operar para las entidades reportantes en coordinación con la CGN.
7. Cumplir cabalmente con el objeto de los convenios interadministrativos, así como los compromisos que en él se establecen.
8. Proteger los datos personales e institucionales gestionados en la categoría.
9. Firmar el acuerdo de confidencialidad de la información definido por la CGN-
10. Otorgar el acceso a los usuarios que utilizan del Sistema CHIP basados en roles específicos, por consiguiente, es responsable de designar al personal idóneo para la operación de las funcionalidades asociadas a los distintos roles.
11. Obtener consentimiento de las entidades involucradas cuando se trate de información sensible o no pública.
12. Recibir la información de la categoría por parte de la CGN, según los plazos y condiciones establecidas en el convenio.
13. Acceder a la información proporcionada en el sitio de intercambio utilizando las credenciales definidas.
14. Garantizar que la información transmitida al Sistema CHIP sea veraz, completa y esté debidamente sustentada.
15. Acordar con la CGN los mecanismos de entrega definitiva de la información al finalizar la custodia.
16. Implementar mecanismos de gestión del conocimiento orientados a documentar, conservar, transferir y actualizar los saberes técnicos y operativos relacionados con la administración, parametrización, implementación y uso de la información de la categoría administrada, garantizando su disponibilidad institucional y la continuidad de los procesos.
17. Atender oportunamente los requerimientos técnicos o administrativos formulados por la Entidad administradora del CHIP.
18. Garantizar una contrapartida de recurso humano, técnico o tecnológico acorde con los servicios prestados por la CGN.
19. Definir, actualizar y compartir con oportunidad las guías, instrucciones o herramientas necesarias para la disposición de la información en el Sistema CHIP y en la página web del CHIP, según la categoría que administre.
ARTÍCULO 22. OBLIGACIONES, ESPECÍFICAS DE LA ENTIDAD CONSOLIDADORA DE INFORMACIÓN CONTABLE EN EL SISTEMA CHIP. Son obligaciones de la entidad consolidadora de información en el sistema CHIP:
1. Adelantar la suscripción del convenio interadministrativo con la Entidad administradora del CHIP, para garantizar la prestación del servicio del Sistema CHIP.
2. Diseñar, parametrizar o actualizar la funcionalidad de consolidación en el sistema CHIP, de acuerdo con las necesidades específicas de agregación y consolidación de la categoría Información Contable Pública Convergencia, administrada por la CGN (consolidación municipal, departamental, u otra).
3. Asignar los profesionales con vínculo activo en la entidad, para realizar las actividades que garanticen la operación del Sistema CHIP a partir de la definición de los árboles de consolidación, las operaciones recíprocas, los periodos a consolidar, entre otros.
4. Proteger los datos personales e institucionales utilizados en el proceso de consolidación, en caso de aplicar.
5. Firmar el acuerdo de confidencialidad de la información definido por la CGN.
6. Solicitar a la CGN, como entidad administradora del Sistema CHIP, el acceso a los usuarios que utilizan el sistema en la funcionalidad de consolidación, y designar al personal idóneo para realizar esta actividad.
7. Solicitar a la CGN la inactivación de los usuarios en el sistema CHIP que se retiren de la entidad o que ya no estén realizando el proceso de consolidación contable.
8. Implementar mecanismos de gestión del conocimiento orientados a documentar, conservar, transferir y actualizar los saberes técnicos y operativos relacionados con el proceso de consolidación del sistema CHIP, garantizando su· disponibilidad institucional y la continuidad de los servicios y productos generados.
9. Atender oportunamente los requerimientos técnicos o administrativos formulados por la Entidad administradora del CHIP.
10. Garantizar una contrapartida de recurso humano, técnico o tecnológico acorde con los servicios prestados por la CGN.
11. Capacitar a los usuarios de su entidad en el módulo de consolidación contable del sistema CHIP.
12. Reportar cualquier tipo de incidente durante la operación del módulo de consolidación contable al Administrador del Sistema CHIP.
ARTÍCULO 23. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en los términos señalados por el artículo 65 de la Ley 1437 de 2011 con la modificación introducida por el artículo 15 de la Ley 2080 de 2021, y deroga expresamente la Resolución número 421 del 2016 expedida por la Contaduría General de la Nación y las demás disposiciones que le sean contrarias.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Las Entidades administradoras de cada categoría - titulares de la información, y las entidades consolidadoras de información contarán con un (1) año a partir de la expedición de la presente resolución para coordinar con la CGN la recepción de la información que registre más de cinco (5) años de vigencia en el Sistema CHIP anteriores a la entrada en vigor de la presente resolución, con excepción de términos de entrega diferentes, pactados en los respectivos convenios interadministrativos.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 6 de mayo de 2025.
El Contador General de la Nación,
Mauricio Gómez Villegas.
