RESOLUCIÓN 5093 DE 2008

(septiembre 30)

Diario Oficial No. 47.164 de 5 de noviembre de 2008

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Por la cual se adoptan el Plan Estratégico Institucional 2006-2010, los Planes de Acción, el Manual de Operaciones y los Procedimientos del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES,

en ejercicio de las facultades legales, en especial las que le confiere la Ley 489 de 1998 y el Decreto 110 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que el inciso 2o del artículo 209 de la Constitución Política establece: “Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”;

Que, el artículo 269 de la Constitución Política establece que: “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley (...)”;

Que el artículo 6o de la Ley 87 de 1993, señala con respecto a la responsabilidad del Control Interno “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”;

Que la Ley 152 de 1994, en su artículo 26 consagró el deber de cada uno de los organismos públicos de preparar su respectivo plan de acción en armonía con el Plan Nacional de Desarrollo, con fundamento en los principios consagrados en el artículo 3o de dicha norma, de autonomía, ordenación de competencias, coordinación, consistencia, prioridad del gasto público social, continuidad, participación, sustentabilidad ambiental, desarrollo armónico de las regiones, proceso de planeación, eficiencia, viabilidad, coherencia y conformación de los planes de desarrollo;

Que de acuerdo con el artículo 48 de la Ley 190 de 1995, todas las entidades públicas de la Rama Ejecutiva deberán establecer, a más tardar el 31 de diciembre de cada año, los objetivos a cumplir para el cabal desarrollo de sus funciones durante el año siguiente, así como los planes que incluyan los recursos presupuestados necesarios y las estrategias que habrán de seguir para el logro de esos objetivos, de tal manera que los mismos puedan ser evaluados de acuerdo con los indicadores de eficiencia que se diseñen para cada caso;

Que el Decreto 2145 de 1999, el artículo 12, concibe la planeación como una herramienta gerencial para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, es el principal referente de la gestión y marco de las actividades de control interno, puesto que a través de ella se definen y articulan las estrategias, objetivos y metas;

Que el parágrafo 1o del artículo 2o de la Ley 872 de 2003 establece que: La máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad que se establezca de acuerdo con lo dispuesto en la presente ley;

Que mediante el Decreto 4110 de 2004 se reglamentó la Ley 872 de 2003 y se adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP1000:2004 para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad;

Que de acuerdo con el numeral 1 del artículo 9o del Decreto 110 de 2004, entre las funciones de la Oficina Asesora de Planeación, está la de “Dirigir, coordinar, controlar y evaluar, el proceso planificador del sector de Relaciones Exteriores”;

Que dicha Oficina asesora a las diversas áreas del Ministerio y su Fondo Rotatorio en la definición y elaboración de los planes de acción y ofrece los elementos necesarios para su articulación y correspondencia en el marco del plan estratégico;

Que el Plan Estratégico Institucional es la herramienta básica del proceso administrativo, que permite dirigir la organización de acuerdo con su misión, visión, política y objetivos de calidad y permite garantizar el desarrollo de las estrategias, programas y acciones a emprender, frente a los nuevos retos asignados a la organización y cumple un papel fundamental en los acuerdos de gestión con los gerentes públicos y sus planes de acción;

Que el Decreto 1599 de 2005, adopta el Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000:2005, y determinó la estructura necesaria, para establecer, documentar, implementar y mantener dicho sistema en las entidades y agentes obligados;

Que el MECI 1000:2005 incluye el componente de Direccionamiento Estratégico, que está integrado por los siguientes Elementos de Control:

-- Planes y Programas: Elemento de Control, que permite modelar la proyección de la Entidad Pública a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos.

-- Modelo de Operación por Procesos: Elemento de Control, que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la Entidad Pública, armonizando con enfoque sistémico la Misión y Visión institucional orientándola hacia una Organización por Procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la Entidad Pública.

-- Estructura Organizacional: Elemento de Control, que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la Entidad, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su Misión;

Que la Resolución número 5344 de 19 de noviembre de 2007, adopta disposiciones sobre el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y en desarrollo de las mismas consagra el artículo 5o de esta disposición dentro de las funciones del Comité las de: Diseñar, formular y proponer políticas, objetivos, metas y estrategias que orienten el diseño e implementación del Sistema Integral de Gestión (SIG) MECI-Calidad orientadas a la satisfacción del cliente y al mejoramiento continuo en la prestación de los servicios a cargo del Ministerio de Relaciones y su Fondo Rotatorio;

Que el literal a) del artículo 6o de la Resolución número 5344 del 19 de noviembre de 2007 establece que al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, como representante de la Dirección para el Sistema Integral de Gestión MECI–Calidad (SIG) le corresponde: “a) Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la implementación del Sistema Integral de Gestión MECI– Calidad (SIG)”;

Que el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, mediante acta de 14 de marzo de 2008 aprobó el Plan estratégico que incluye Visión, Misión, Política de Calidad, Objetivos de Política, Objetivos específicos y Planes de Acción del Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores;

Que el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno mediante acta de 19 de junio de 2008 aprobó el Manual de Operaciones del Sistema Integral de Gestión MECI-Calidad;

En mérito de lo expuesto

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. ADOPTAR EL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL 2006-2010. Adóptese el Plan Estratégico Institucional 2006-2010, del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, en sesión del 14 de marzo de 2008, el cual forma parte de la presente resolución.

ARTÍCULO 2o. ADOPTAR LOS PLANES DE ACCIÓN. Adóptense los planes de acción de las direcciones, oficinas y programas de las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, aprobados por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, en su sesión del 14 de marzo de 2008 y que forman parte de la presente resolución.

ARTÍCULO 3o. ADOPTAR EL MANUAL DE OPERACIONES. Adóptese el Manual de Operaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, en su sesión del 19 de junio de 2008 y que forma parte de la presente resolución.

ARTÍCULO 4o. DIVULGACIÓN. La Oficina Asesora de Planeación, dispondrá lo necesario para que los documentos, Plan Estratégico Institucional 2006-2010, Manual de Operaciones, los Planes de Acción, y los procedimientos de que tratan los artículos 5o y siguientes de la presente resolución sean publicados y dados a conocer en todas las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

ARTÍCULO 5o. IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO. La Oficina Asesora de Planeación coordinará la puesta en marcha de la estrategia institucional encaminada a coordinar con la demás dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, la implementación, seguimiento y evaluación permanente de las acciones que se pongan en marcha para su ejecución.

ARTÍCULO 6o. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ESTRATÉGICOS. Adoptar la versión número 1 de la documentación correspondiente a los procedimientos de los procesos estratégicos del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, que a continuación se señalan y que hacen parte integrante de la presente resolución, así:

ARTÍCULO 7o. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS MISIONALES. Adoptar la versión número 1 de la documentación correspondiente a los procedimientos de los procesos misionales del Ministerio de Relaciones Exteriores, que a continuación se señalan y que hacen parte integrante de la presente resolución, así:

ARTÍCULO 8o. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE APOYO. Adoptar la versión número 1 de la documentación correspondiente a los procedimientos de los procesos de Apoyo del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que a continuación se señalan y que hacen parte integrante de la presente resolución, así:

ARTÍCULO 9o. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN. Adoptar la versión número 1 de la documentación correspondiente a los procedimientos de los procesos de evaluación del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que a continuación se señalan y que hacen parte integrante de la presente resolución:

ARTÍCULO 10.VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 30 de septiembre de 2008.

El Ministro de Relaciones Exteriores,

JAIME BERMÚDEZ MERIZALDE.

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
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