DECRETO 1599 DE 2005

(mayo 20)

Diario Oficial No. 45.920 de 26 de mayo de 2005

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

<NOTA DE VIGENCIA: Decreto derogado por el artículo 5 del Decreto 943 de 2014>

Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política y en desarrollo de las normas generales señaladas en la Ley 87 de 1993,

DECRETA:

ARTÍCULO 1o. <Decreto derogado por el artículo 5 del Decreto 943 de 2014> Adóptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme el artículo 5o de la Ley 87 de 1993.

El Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 es parte integrante del presente decreto.

Resolución IMPRENTA 443 de 2005                            

<Concordancias MINRELACIONES>

Resolución MINRELACIONES 2674 de 2010

Resolución MINRELACIONES 5344 de 2007           

<Concordancias MEDELLIN>

Área Metropolitana del Valle de Aburrá:

2006:

Resolución 435 de 2006, por la cual se reestructura el Comité Coordinador de Control Interno en el Área Metropolitana del Valle de Aburrá y se deroga la Resolución Metropolitana 300 de 2001

Resolución 230 de 2006, por medio de la cual se adopta el Código de Ética del Área Metropolitana del Valle de Aburrá

ARTÍCULO 2o. <Decreto derogado por el artículo 5 del Decreto 943 de 2014> El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 5o de la Ley 87 de 2005 <sic, es de 1993>, será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad.

ARTÍCULO 3o. <Decreto derogado por el artículo 5 del Decreto 943 de 2014> El Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, administrará y distribuirá para todas las entidades del Estado obligadas conforme el artículo 5o de la Ley 87 de 1993, los instrumentos necesarios para el diseño, desarrollo e implementación de cada uno de los elementos, componentes y subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno.

ARTÍCULO 4o. TRANSITORIO. <Decreto derogado por el artículo 5 del Decreto 943 de 2014> <Ver Notas de Vigencia> Las entidades obligadas a implementar el Sistema de Control Interno, deberán adoptar el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano en un término no superior a veinticuatro (24) meses, contados a partir de la vigencia del presente decreto.

ARTÍCULO 5o. VIGENCIA. <Decreto derogado por el artículo 5 del Decreto 943 de 2014> El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 20 de mayo de 2005.

ÁLVARO URIBE VÉLEZ

El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública,

FERNANDO GRILLO RUBIANO.

Sistema de Control Interno para las entidades regidas por la Ley 87 de 1993.

1. Introducción.

1.1 Generalidades.

Al Presidente de la República, con sujeción a lo dispuesto en las Leyes 87 de 1993 y 489 de 1998, le corresponde fijar las políticas en materia de Control Interno con apoyo y coordinación del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, Organo Consultivo que ha recomendado establecer y adoptar un Modelo Estándar de Control Interno para las entidades obligadas del Estado que permita desarrollar, implementar y mantener en operación el Sistema de Control Interno establecido en las leyes antes citadas.

El Modelo Estándar de Control Interno que se establece para las entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.

Este Modelo se ha formulado con el propósito de que las entidades del Estado obligad as puedan mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del Control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de Auditoría Interna o quien haga sus veces.

Para ello, las entidades deberán realizar una evaluación sobre la existencia, nivel de desarrollo o de efectividad de cada uno de los elementos de Control definidos, a fin de establecer el diseño, desarrollo o grado de ajuste necesarios para su implementación y mejora.

La orientación de este Modelo promueve la adopción de un enfoque de operación basado en procesos, el cual consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre sí. Una ventaja de este enfoque es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales que hacen parte de un sistema conformado por procesos, así como sobre su combinación e interacción.

El Modelo Estándar de Control Interno para entidades del Estado, se genera tomando como base el artículo 1o de la Ley 87 de 1993, el cual se encuentra compuesto por una serie de subsistemas, componentes y elementos de Control, establecidos en la Figura 1, ilustrando de esta manera los vínculos existentes entre cada uno de ellos, bajo el enfoque sistémico que establece la citada ley.

Figura 1. Modelo Estándar de Control Interno

De esta forma, dado que el presente modelo ha sido planteado como un Sistema, cada una de las partes que lo integra tiene unas características singulares y necesarias para el funcionamiento del mismo.

El presente documento establecerá el marco conceptual del Sistema Estándar de Control Interno para entidades del Estado, el cual debe ser desarrollado mediante las metodologías, procedimientos e instructivos que el Departamento Administrativo de la Función Pública establezca para la implementación del Sistema de Control Interno.

El Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, administrará y distribuirá para todas las entidades del Estado obligadas, los instrumentos necesarios para el diseño, desarrollo e implementación de cada uno de los elementos, componentes y subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno.

1.2 Principios del Modelo Estándar de Control Interno

Los principios del Sistema de Control Interno se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales.

Se han identificado los siguientes principios aplicables al Sistema de Control Interno:

a) Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política;

b) Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública;

c) Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos.

1.3 Compatibilidad con otros Sistemas de Gestión

El Sistema de Control Interno es complementario con los Sistemas de Gestión de la Calidad y Desarrollo Administrativo.

Es posible para una entidad pública, adaptar su(s) Sistema(s) de Control Interno existente(s), para que cumpla con los requisitos del presente documento.

El Sistema de Control Interno debe entenderse como una herramienta que comparte algunos elementos con otros sistemas. Por lo tanto, es posible que la implementación de algunos de los requisitos de este documento permita el cumplimiento total o parcial de requisitos de otros sistemas. En la implementación del Sistema de Control Interno se debe tener cuidado especial en la identificación de estos elementos comunes, para evitar que se dupliquen esfuerzos.

Específicamente, para el caso de los sistemas de Gestión de la Calidad y de Control Interno, algunos elementos de convergencia se han identificado en el Anexo A de este documento.

2. Objeto

Este documento especifica los requisitos para un Sistema de Control Interno aplicable a entidades obligadas por la Ley 87 de 1993, el cual se constituye en una herramienta de gestión que permite establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública.

Para ello, se han identificado los siguientes objetivos específicos:

2.1 Objetivos de control de cumplimiento. Constituyen objetivos de control al cumplimiento de la función administrativa de la entidad pública los siguientes:

a) Establecer las acciones que permitan a la entidad garantizar el cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal que le es aplicable;

b) Determinar el marco legal que le es aplicable a la entidad, con base en el principio de autorregulación;

c) Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el cumplimiento del marco legal aplicable.

2.2 Objetivos de Control Estratégico. Constituyen objetivos de control al direccionamiento estratégico de la entidad pública los siguientes:

a) Crear conciencia en todos los servidores públicos sobre la importancia del control, mediante la generación y mantenimiento de un entorno favorable que permita la aplicación de los principios del modelo estándar de control interno;

b) Establecer los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo organizacional de la entidad de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos que le son inherentes;

c) Diseñar los procedimientos necesarios, que permitan a la entidad pública cumplir la misión para la cual fue creada y proteger los recursos que se encuentren bajo su custodia, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se puedan generar.

2.3 Objetivos de Control de Ejecución. Constituyen objetivos de control a la gestión de operaciones de las entidades públicas los siguientes:

a) Determinar los procedimientos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía;

b) Velar por que todas las actividades y recu rsos de la entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su misión;

c) Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la comunidad;

d) Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información que genera la entidad pública de manera transparente, oportuna y veraz garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.

2.4 Objetivos de Control de Evaluación. Los procesos de evaluación de la entidad pública tendrán los siguientes objetivos:

a) Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento;

b) Establecer los procedimientos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno;

c) Garantizar la existencia de la función de Evaluación Independiente de las Oficinas de Control Interno, Auditorías Internas o quien haga sus veces sobre la entidad pública, como mecanismo de verificación a la efectividad del Control Interno;

d) Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la entidad, así como de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés;

e) Establecer los procedimientos que permiten integrar las observaciones de los órganos de Control Fiscal, a los planes de mejoramiento establecidos por la entidad.

2.5 Objetivos de Control de Información. Constituyen objetivos de Control a la Información de la entidad pública los siguientes:

a) Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación de información veraz y oportuna;

b) Establecer los procedimientos que permitan la generación de la información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la entidad a los órganos de control externo;

c) Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la entidad;

d) Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de rendición de cuentas públicas.

3. Estructura de control

Con base en los artículos 3o y 4o de la Ley 87 de 1993, el Modelo Estándar de Control Interno estará integrado por Subsistemas, Componentes y Elementos de Control de la siguiente forma:

1.  SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO

1.1.1 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

ELEMENTOS DE CONTROL

1.1.2 Acuerdos, compromisos o protocolos éticos

1.1.3 Desarrollo del Talento Humano

1.1.4  Estilo de dirección

1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

ELEMENTOS DE CONTROL

1.2.1 Planes y programas

1.2.2 Modelo de operación por procesos

1.2.3 Estructura organizacional

1.3 COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO

ELEMENTOS DE CONTROL

1.3.1 Contexto estratégico

1.3.2 Identificación del riesgo

1.3.3 Análisis del riesgo

1.3.4 Valoración del riesgo

1.3.5 Políticas de administración del riesgo

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION

2.1 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

ELEMENTOS DE CONTROL

2.1.1 Políticas de operación

2.1.2 Procedimientos

2.1.3 Controles

2.1.4 Indicadores

2.1.5 Manual de procedimientos

2.2 COMPONENTE INFORMACION

ELEMENTOS DE CONTROL

2.2.1 Información primaria

2.2.2 Información secundaria

2.2.3 Sistemas de información

2.3 COMPONENTE COMUNICACION

ELEMENTOS DE CONTROL

2.3.1 Comunicación organizacional

2.3.2 Comunicación informativa

2.3.2 Medios de comunicación

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION

3.1 COMPONENTE AUTOEVALUACION

ELEMENTOS DE CONTROL

3.1.1 Autoevaluación del control

3.1.2 Autoevaluación de gestión

3.2 COMPONENTE EVALUACION INDEPENDIENTE

ELEMENTOS DE CONTROL

3.2.1 Evaluación del Sistema de Control Interno

3.2.2 Auditoría Interna

3.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

ELEMENTOS DE CONTROL

3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional

3.3.2 Planes de Mejoramiento por Procesos

3.3.3 Planes de Mejoramiento Individual

4. Términos y definiciones

Con base en la estructura establecida en el numeral 3, los siguientes términos y definiciones son aplicables para el propósito del presente Modelo Estándar de Control Interno.

1. Subsistema de Control Estratégico: Es el conjunto de componentes de control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la entidad pública.

1.1 Componente ambiente de control. Está conformado por elementos de control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la entidad pública influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la entidad.

1.1.1 Acuerdos, compromisos o protocolos éticos: Elemento de control que define el estándar de conducta de la entidad pública. Establece las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los servidores públicos, son acordados en forma participativa para la consecución de los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución, la ley y la finalidad social del Estado.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano: Elemento de control que define el compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público. Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar p or la entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los servidores públicos del Estado.

1.1.3 Estilo de dirección: Elemento de control, que define la filosofía y el modo de administrar del gobernante o gerente público, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la entidad hacia el cumplimiento de su misión, en el contexto de los fines sociales del Estado.

1.2 Componente direccionamiento estratégico. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión, el alcance de su visión y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales.

1.2.1 Planes y programas: Elemento de control, que permite modelar la proyección de la entidad pública a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos.

1.2.2 Modelo de operación por procesos: Elemento de control que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la entidad pública, armonizando con enfoque sistémico la misión y visión institucional, orientándola hacia una organización por procesos los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.

1.2.3 Estructura organizacional: Elemento de control que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad pública, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión.

1.3 Componente administración del riesgo. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten a la entidad pública evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su función.

1.3.1 Contexto estratégico: Elemento de control, que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la entidad pública, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales.

1.3.2 Identificación de eventos: Elemento de control que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la entidad pública, que ponen en riesgo el logro de su misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia.

1.3.3 Análisis del riesgo: Elemento de control que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo.

1.3.4 Valoración del riesgo: Elemento de control que determina el nivel o grado de exposición de la entidad pública a los impactos del riesgo, per mitiendo estimar las prioridades para su tratamiento.

1.3.5 Políticas de administración de riesgos: Elemento de control, que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la entidad pública.

2. Subsistema de Control de Gestión: Conjunto de componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su misión.

2.1 Componente actividades de control. Constituye el conjunto de elementos que garantizan el Control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad pública, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos.

2.1.1 Políticas de operación: Elemento de control que establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo previamente definidos por la entidad.

2.1.2 Procedimientos: Elemento de control conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad pública. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.

2.1.3 Controles: Elemento de control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la entidad pública.

2.1.4 Indicadores: Elemento de control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad pública. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.

2.1.5 Manual de procedimientos: Elemento de control, materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la entidad pública, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.

2.2 Componente información. Componente de control, conformado por un conjunto de datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para los grupos de interés de la entidad pública a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la entidad al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información.

2.2.1 Información primaria: Elemento de control, c onformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación directa con la entidad, pero que afectan su desempeño.

2.2.2 Información secundaria: Elemento de control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la entidad pública, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la entidad pública.

2.2.3 Sistemas de información: Elemento de control, conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la entidad pública.

2.3 Componente comunicación pública. Componente de control, que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad pública con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 489 de 1998.

2.3.1 Comunicación organizacional: Elemento de control, que orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad pública para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.

2.3.2 Comunicación informativa: Elemento de control, que garantiza la difusión de información de la entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés y externos.

2.3.3 Medios de comunicación: Elemento de control que se constituye por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés.

3. Subsistema de Evaluación: Conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organización pública.

3.1 Componente autoevaluación. Conjunto de elementos de control que al actuar en forma coordinada en la entidad pública, permite en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.

3.1.1 Autoevaluación del control: Elemento de control que basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas.

3.1.2 Autoevaluación a la gestión: Elemento de control, que basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los planes y programas y en los procesos de la entidad pública, permite una visión clara e inte gral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la entidad pública hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.

3.2 Componente evaluación independiente. Componente de control que garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos de la entidad pública por parte de la oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría Interna o quien haga sus veces. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la entidad pública.

3.2.1 Evaluación del Sistema de Control Interno: Elemento de control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.

3.2.2 Auditoría Interna: Elemento de control que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una entidad pública. Asimismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés.

3.3 Componente planes de mejoramiento. Conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y en las observaciones formales provenientes de los Organos de Control.

3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional: Elemento de control, que permite el mejoramiento continuo y el cumplimiento de los objetivos institucionales de orden corporativo de la entidad pública. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus macroprocesos o componentes corporativos debe operar la entidad pública para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la Constitución, la ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con los diferentes grupos de interés.

3.3.2 Planes de Mejoramiento por Procesos: Elemento de control, que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro de la organización pública, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto.

3.3.3 Planes de Mejoramiento Individual: Elemento de control, que contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los servidores públicos para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad.

5. Roles y responsabilidades

5.1 Responsabilidad de la Alta Dirección

La alta dirección debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de Control Interno, están definidas y comunicadas dentro de la entidad.

5.2 Representante de la Dirección

Para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo estándar de Control que establece la presente Norma, el representante legal podrá delegar dicha función en el directivo de primer nivel de la respectiva entidad competente para ello, quien actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno.

A su vez la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno estará a cargo del Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditor Interno o quien haga sus veces en la respectiva entidad.

5.3 Comité de Coordinación de Control Interno

El Comité de Coordinación de Control Interno se reunirá por lo menos cada dos (2) meses. Deberá adoptar un reglamento interno y cumplir con las funciones establecidas en los Decretos 1826 de 1994 y 2145 de 1999.

5.4 Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas

Los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, son responsables por la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Asimismo, por desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen.

5.5 Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría o quien haga sus veces

La Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría o quien haga sus veces, con base en los artículos 3o numeral d), 9o y 12 de la Ley 87 de 1993, es responsable por realizar evaluación independiente al Sistema de Control Interno y la Gestión de la entidad pública, así como por el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a la alta dirección para su puesta en marcha.

6. Implementación del Modelo Estándar de Control Interno

La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad de acuerdo con los requisitos de este Modelo Estándar. Para ello la entidad deberá surtir las siguientes etapas y actividades:

6.1 ETAPA 1: Planeación al diseño e implementación del Sistema de Control Interno

- Establecer el compromiso de la Alta Dirección.

- Definir la organización del equipo de trabajo.

- Definir los diferentes niveles de implementación o ajuste del Sistema de Control Interno actual en términos del Modelo Estándar de Control Interno.

- Elaborar el Plan de Trabajo para el Diseño e Implementación.

* Definir normas de funcionamiento.

* Definir actividades de desarrollo e implementación.

* Asignar responsabilidades.

* Definir cronograma de actividades.

* Establecer los recursos que garanticen el desarrollo e implementación.

* Llevar a cabo la capacitación del grupo de trabajo.

* Realizar socialización a directivos de la entidad.

6.2 ETAPA 2: Diseño e implementación del Sistema de Control Interno

Para el Diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno se deberá llevar a cabo una evaluación sobre la existencia o estado de desarrollo e implementación de cada elemento de Control en la entidad pública y definir la actividad y responsables del diseño, ajuste o implementación utilizando para ello la metodología, procedimientos e instrumentos que para tal efecto defina el Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP.

6.3 ETAPA 3: Evaluación a la implementación del Modelo Estándar de Control Interno

La oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría o quien haga sus veces en la entidad pública, llevará a cabo una evaluación permanente a los procesos de diseño, desarrollo e implementación del Modelo de Control Interno, garantizando con ello la efectividad del sistema de Control Interno de la entidad.

6.4 ETAPA 4: Normograma Sistema de Control Interno

La entidad pública a fin de garantizar el control de cumplimiento, deberá elaborar un Normograma con las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables, verificando a través del desarrollo del Modelo Estándar de Control Interno, el cumplimiento y todas y cada una de dichas normas.

ANEXO A

(Informativo)

Correspondencia entre el Sistema de Control Interno
y el Sistema de Gestión de la Calidad

Este anexo pretende orientar a las entidades sobre la complementariedad del sistema de control interno respecto al sistema de gestión de la calidad. Con este fin se incluye a continuación una tabla que compara los elementos del sistema de control interno con los correspondientes en los otros sistemas.

Las correspondencias presentadas son de carácter genérico y, por lo tanto, es posible que algunas no se hayan identificado. Una correspondencia indica una complementariedad o coincidencia entre los elementos, de carácter total o parcial, la cual debe ser entendida desde el ámbito específico de cada sistema.

Cuando un elemento se correlacione con numerales de los cuales dependan otros subnumerales, debe entenderse que estos también se incluyen dentro de la correspondencia identificada.

Correspondencia entre el MECI 1000:2005 y la NTCGP 1000:2004

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 30 de septiembre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.869 - 4 de septiembre de 2024)

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