RESOLUCIÓN 3819 DE 2019

(julio 16)

Diario Oficial No. 51.023 de 23 de julio 2019

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Por la cual se reglamentan las prácticas laborales en el Ministerio de Relaciones Exteriores de estudiantes colombianos que se encuentran cursando estudios de pregrado en instituciones colombianas de educación superior, se delega una competencia y se derogan las Resoluciones 2730 de 2018 y 7793 del 14 de septiembre de 2018.

LA VICEMINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES ENCARGADA DE LAS FUNCIONES DEL DESPACHO DEL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES,

en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en particular las conferidas por el numeral 3 del artículo 59 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 17 del artículo 7o del Decreto 869 de 2016

CONSIDERANDO:

Que la práctica laboral es una actividad formativa desarrollada por estudiantes de programas de formación complementaria ofrecidos por las escuelas normales superiores y educación superior de pregrado, durante un tiempo determinado con supervisión y sobre asuntos relacionados con su área de estudio o desempeño, para cumplir el requisito y culminar sus estudios u obtener un título que lo acredite para el desempeño laboral, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1780 de 2016.

Que las prácticas laborales consisten en adelantar una actividad formativa, acorde a los temas establecidos por el programa académico respectivo, en la cual, el estudiante desarrolle una serie de competencias, en escenarios de trabajo real, que lo preparen para su desempeño en el mercado laboral y le permitan formar experiencia profesional, sin que se constituya una relación de trabajo.

Que de conformidad con las funciones de la entidad, los estudiantes colombianos podrán realizar su práctica laboral en asuntos propios de las diversas dependencias de la entidad, como también en las Misiones Permanentes, Embajadas y Oficinas Consulares de Colombia acreditadas en el exterior, de acuerdo con los lineamientos académicos del centro educativo superior en el que se encuentre matriculado y conforme a las directrices del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Que se hace necesario establecer los requisitos y el procedimiento para que los estudiantes colombianos que se encuentren cursando estudios de pregrado en instituciones colombianas de educación superior, debidamente reconocidas y acreditadas por las autoridades correspondientes, puedan adelantar su práctica en las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores, las Misiones Permanentes, Embajadas y Oficinas Consulares de Colombia acreditadas en el exterior, de acuerdo con el artículo 15 de que trata la Ley 1780 de 2016, tanto en el sector público como en el privado.

Que el Ministro de Relaciones Exteriores puede transferir el ejercicio de funciones a los colaboradores y dependencias de la entidad que cumplen tareas afines o complementarias y delegar en estos la atención y decisión de los asuntos confiados por la ley, de conformidad con el artículo 9o de la Ley 489 de 1998.

Que teniendo en cuenta que la Dirección de Talento Humano dirige el proceso gerencial, en sus componentes de planeación, gestión y desarrollo del personal de la entidad y asesora al Ministro en el ejercicio del control administrativo en relación con talento humano; cumple funciones que guardan relación con el componente de administración de personal establecido por la Resolución 3546 de 2018 y, por lo tanto, es la dependencia idónea para que se le delegue la tarea de identificar los escenarios de aprendizaje disponibles en la entidad, así como la potestad para convocar, seleccionar y aprobar los estudiantes que deseen realizar la práctica laboral en el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETIVO. Reglamentar las prácticas laborales de estudiantes colombianos que cursen estudios de pregrado en instituciones colombianas de educación superior, en asuntos propios de las diversas dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y en las Misiones Permanentes, Embajadas y Oficinas Consulares de Colombia acreditadas en el exterior.

ARTÍCULO 2o. DEFINICIONES. Para efectos de la presente resolución se adoptan las siguientes definiciones:

Escenario de práctica laboral: La entidad estatal que recibe al practicante para que realice actividades formativas relacionadas con su área de conocimiento, durante el tiempo determinado por el programa académico respectivo para el cumplimiento de la práctica laboral.

Institución educativa: Escuela Normal Superior o Institución de Educación Superior a la que se encuentra adscrito el estudiante que desarrolla la práctica laboral.

Plaza de práctica laboral: Vacante que contiene el conjunto de actividades que el estudiante realizará para el cumplimiento de la práctica laboral.

Práctica laboral: Actividad formativa desarrollada por un estudiante de programas de formación complementaria ofrecidos por las escuelas normales superiores y educación superior de pregrado, durante un tiempo determinado, en un ambiente laboral real, con supervisión y sobre asuntos relacionados con su área de estudio o desempeño y su tipo de formación; para el cumplimiento de un requisito para culminar sus estudios u obtener un título que lo acreditará para el desempeño laboral.

Practicante: Estudiantes colombianos de programas de formación complementaria ofrecidos por las escuelas normales superiores o de educación superior de pregrado colombianas, que desarrollan actividades de práctica laboral.

Monitor: Docente vinculado a la institución educativa, que ejerce la supervisión de la actividad formativa en conjunto con el tutor, acompañando y haciendo seguimiento al desarrollo de la práctica laboral.

Tutor: Persona designada por el escenario de práctica que ejerce la supervisión de la actividad formativa en conjunto con el monitor, acompañando y haciendo seguimiento al desarrollo de la práctica laboral.

ARTÍCULO 3o. COMPETENCIA. Delegar en la Dirección de Talento Humano, la función de identificar los escenarios de aprendizaje disponibles en la Entidad, así como la potestad para convocar, seleccionar y aprobar los estudiantes que deseen realizar la práctica laboral en el Ministerio de Relaciones Exteriores.

ARTÍCULO 4o. NATURALEZA DE LA PRÁCTICA. La práctica laboral es de naturaleza académica, por consiguiente, no constituye un contrato de aprendizaje ni genera vínculo laboral con el Ministerio de Relaciones Exteriores, teniendo en cuenta que la actividad que los estudiantes desarrollan, constituyen un requisito académico exigido por la institución educativa.

ARTÍCULO 5o. VINCULACIÓN FORMATIVA. Las prácticas laborales a desarrollarse en el Ministerio de Relaciones Exteriores se realizarán a través de acto administrativo.

ARTÍCULO 6o. REMUNERACIÓN. El Ministerio de Relaciones Exteriores no realizará pago por ningún concepto a la institución educativa ni a los practicantes durante el término de duración de la práctica, ni una vez esta termine, por cuanto el objetivo principal, es el de procurar a través de la experiencia, que el estudiante confronte y aplique los conceptos en beneficio de su formación profesional y del Ministerio. De igual forma, la institución educativa tampoco reconocerá al Ministerio costo alguno por la práctica laboral de sus estudiantes.

ARTÍCULO 7o. PROCEDIMIENTO. La Dirección de Talento Humano definirá los procedimientos y tiempos aplicables a cada convocatoria, teniendo en cuenta las siguientes etapas:

1. Publicación de las convocatorias en la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores www.cancilleria.gov.co y plataforma del Servicio público de Empleo.

2. Recepción de las postulaciones enviadas por las instituciones de educación superior.

3. Revisión de documentos enviados por las instituciones de educación superior.

4. Proceso de selección de estudiantes.

5. Aprobación y designación de los estudiantes elegidos para efectuar la práctica laboral.

6. Inducción a los estudiantes seleccionados. Firma del acuerdo de voluntades, confidencialidad y compromiso.

7. Vinculación formativa.

PARÁGRAFO 1o. Todas las comunicaciones entre el Ministerio de Relaciones Exteriores y los estudiantes postulados serán a través de la institución de educación superior.

PARÁGRAFO 2o. Los practicantes laborales serán gestionados únicamente dentro de la convocatoria de cada semestre y dentro de las fechas que se designen para ello.

ARTÍCULO 8o. REQUISITOS EXIGIDOS PARA LA POSTULACIÓN DE ESTUDIANTES. La institución de educación superior deberá remitir por cada estudiante los siguientes documentos para la aprobación de la postulación:

1. Carta de presentación emitida por parte de la institución de educación superior, donde presenta al estudiante y lo autoriza para la realización de la práctica laboral. La comunicación debe expresar que el estudiante ha sido seleccionado previamente, que reúne los requisitos académicos y de perfil, se encuentra matriculado y es requisito para su grado realizar la práctica.

2. Certificado del promedio académico acumulado del estudiante.

3. Formato de Hoja de Vida del Ministerio de Relaciones Exteriores para práctica laboral.

4. Copia del documento de identidad del postulado. En todo caso si el estudiante está entre los quince (15) y diecisiete (17) años de edad y requiere realizar la práctica laboral deberá presentar la respectiva autorización del Inspector de Trabajo y Seguridad social.

5. Certificado de idiomas en caso de que la plaza de postulación lo solicite.

6. Copia del pasaporte colombiano, con vigencia no menor al período de duración de la práctica y con al menos tres (3) meses adicionales a su vencimiento, si su postulación se realizará para la planta externa.

PARÁGRAFO 1o. La documentación de los requisitos debe ser remitida –únicamente– al correo pasantias@cancilleria.gov.co de manera organizada (un archivo por cada postulación).

PARÁGRAFO 2o. El Ministerio de Relaciones Exteriores se abstendrá de aceptar cualquier postulación de quien no reúna la totalidad de la documentación descrita anteriormente, o que se realice fuera de las fechas indicadas para tal fin.

ARTÍCULO 9o. DISCRECIONALIDAD EN EL PROCESO DE SELECCIÓN. El Ministerio de Relaciones Exteriores posee la discrecionalidad en el proceso de admisión y de selección de estudiantes en cada fase del procedimiento de las prácticas laborales.

ARTÍCULO 10. SELECCIONADOS. Los estudiantes que aprobaron el proceso de manera satisfactoria y fueron seleccionados para presentar su práctica laboral en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, las Misiones Permanentes, Embajadas y Oficinas Consulares de Colombia acreditadas en el exterior, deberán presentar a través de la institución de educación superior donde cursan sus estudios, los siguientes documentos:

1. Certificado de Antecedentes Judiciales, Antecedentes Fiscales y Antecedentes Disciplinarios, expedidos por la autoridad competente.

2. Para los estudiantes seleccionados para la realización de la práctica laboral en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores ubicadas en la ciudad de Bogotá, D. C., será necesario hacer entrega de una certificación donde conste que se encuentra afiliado a una Empresa Promotora de Salud, en calidad de beneficiario o cotizante.

3. Exclusivamente para los estudiantes seleccionados para realizar las prácticas laborales en las Misiones Permanentes, Embajadas y Oficinas Consulares de Colombia, será necesario hacer entrega de los siguientes documentos:

3.1. Copia de la Visa o del permiso migratorio de estadía emitido por parte del Estado receptor donde se realizará la práctica laboral.

3.2. Los estudiantes seleccionados deberán adquirir un seguro médico internacional o póliza de salud con cobertura en el lugar donde se desarrollará la práctica laboral, con vigencia no menor al período de duración de la práctica y con al menos quince (15) días adicionales a la fecha de terminación.

PARÁGRAFO 1o. Trámite de visado. Cada estudiante es responsable del trámite de visado o permiso especial exigido por el Estado receptor. Por lo tanto, el Ministerio no podrá adelantar gestión alguna teniendo en cuenta que es un proceso migratorio ajeno al colombiano.

PARÁGRAFO 2o. Situación migratoria. El Ministerio de Relaciones Exteriores quedará exonerado de cualquier compromiso en caso de que el estudiante no hiciere un buen uso de su estatus migratorio en el Estado receptor. De esta manera, el estudiante será el único responsable de su situación migratoria.

ARTÍCULO 11. DURACIÓN. El término de duración de la práctica laboral en el Ministerio de Relaciones Exteriores es de seis (6) meses, el cual no podrá ser inferior o prorrogable.

ARTÍCULO 12. HORARIO DE PRÁCTICA. La práctica laboral se desarrollará en jornadas diarias de siete (7) horas.

ARTÍCULO 13. INICIO DE LAS PRÁCTICAS LABORALES. Posteriormente a la expedición del acto administrativo de vinculación formativa, el estudiante, el tutor y el monitor deberán suscribir un acta donde se señalen las fechas de inicio, terminación de la actividad formativa y el Plan de Práctica en el cual se definen los objetivos formativos a alcanzar, conforme a las actividades que el estudiante desarrollará en el escenario de práctica.

ARTÍCULO 14. ACUERDO DE VOLUNTADES, CONFIDENCIALIDAD Y COMPROMISO. Al inicio de la práctica laboral los estudiantes, la institución educativa y el Ministerio de Relaciones Exteriores deberán suscribir un acuerdo de voluntades, confidencialidad y compromiso, por medio del cual se obligan a dar cumplimiento a lo estipulado en la presente resolución.

ARTÍCULO 15. SUPERVISIÓN DE LA PRÁCTICA. Con el propósito de asegurar la adecuada ejecución de las prácticas laborales, brindar acompañamiento al estudiante y realizar seguimiento al desarrollo de la actividad formativa se deberá contar con:

1. Tutor: El escenario de práctica deberá designar un trabajador con conocimiento y experiencia en los asuntos que serán objeto de la actividad formativa, que tendrá como obligaciones:

1.1. Velar por el correcto desarrollo de las actividades en la ejecución de la práctica laboral.

1.2. Revisar y aprobar el plan de práctica laboral.

1.3. Avalar los informes mensuales presentados por el practicante, en los cuales reporte el avance en el cumplimiento del plan de práctica.

1.4. Informar a la institución educativa cualquier situación que afecte el normal desarrollo de la práctica laboral.

1.5. Las demás que se encuentren establecidas en la normatividad interna del escenario de práctica.

1.6. Reportar oportunamente al Ministerio del Trabajo o a la autoridad competente, cualquier amenaza o vulneración a los derechos del practicante, que evidencie en el ejercicio de su actividad.

2. Monitor: La institución educativa designará a un docente que tendrá como obligaciones:

2.1. Velar por el correcto desarrollo de las actividades en el desarrollo de la práctica laboral.

2.2. Revisar y aprobar el plan de práctica laboral.

2.3. Avalar los informes mensuales presentados por el practicante, en los cuales reporte el avance en el cumplimiento del plan de práctica.

2.4. Informar al escenario de práctica cualquier situación que afecte el normal desarrollo de la práctica laboral.

2.5. Las demás que se encuentren establecidas en la normatividad interna de la institución educativa.

2.6. Reportar oportunamente al Ministerio del Trabajo o a la autoridad competente, cualquier amenaza o vulneración a los derechos del practicante, que evidencie en el ejercicio de su actividad.

ARTÍCULO 16. Obligaciones del Ministerio:

1. Registrar y publicar las plazas de práctica a través del Sistema de Información del Servicio Público de Empleo.

2. Establecer, aplicar y dar a conocer a los estudiantes que se postulen, el proceso de selección para la asignación de plazas de práctica.

3. Fijar a través del tutor, y en conjunto con el estudiante y el monitor, el plan de práctica laboral.

4. Asignar actividades y responsabilidades al practicante, que deberán tener directa relación con el área de conocimiento de su formación.

5. Afiliar a los estudiantes y efectuar los aportes correspondientes al Sistema General de Riesgos Laborales de conformidad con lo establecido por el Decreto 1072 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo (ubicado en la Sección 3, del Capítulo 2, del Título 4, Parte 2, del Libro 2).

6. Las Misiones Permanentes, Embajadas, Oficinas Consulares y Dependencias que acepten hacer parte del programa de prácticas, se comprometen a garantizar la existencia de condiciones propicias de infraestructura, capacidad instalada, recursos físicos, recursos informáticos y demás elementos necesarios para la realización de las prácticas en un entorno adecuado de comodidad.

7. Las Misiones Permanentes, Embajadas, Oficinas Consulares y Dependencias donde se encuentren asignados practicantes deberán delegar a un tutor, para brindar la información y el acompañamiento necesario al practicante para el correcto desempeño de las actividades asignadas.

8. Diligenciar los formatos y documentos que la institución de educación superior remita y requiera, para evaluar y dar la aprobación al requisito de práctica laboral como requisito de grado del estudiante.

9. El Ministerio no asignará a los estudiantes actividades relacionadas con temas cuya documentación esté amparada bajo reserva legal o alta confidencialidad, o la asignación de funciones que por su naturaleza y responsabilidad implícita, no deban asignarse a un estudiante en práctica. En consecuencia, la institución educativa no asume responsabilidad en el evento que se asignen a sus estudiantes en práctica funciones que vayan más allá de aquellas para las cuales se encuentran capacitados.

10. Realizar el respectivo seguimiento a la práctica laboral del estudiante.

11. Certificar la realización de la práctica laboral.

ARTÍCULO 17. Obligaciones de la Institución Educativa:

1. Designar previo al inicio de la actividad formativa un monitor de práctica.

2. Autorizar al estudiante a postularse y desarrollar las actividades correspondientes a la práctica laboral ofertadas por el escenario de práctica.

3. Ser el intermediario entre el estudiante y el Ministerio de Relaciones Exteriores.

4. Acoger el procedimiento dispuesto por el Ministerio de Relaciones Exteriores, para el proceso de convocatoria, selección y vinculación de los estudiantes como practicantes.

5. Postular estudiantes que se encuentren matriculados durante todo el período de práctica laboral, que cumplan con los perfiles disponibles en las convocatorias que presente el Ministerio de Relaciones Exteriores.

6. Supervisar el cumplimiento de todos los requisitos para las postulaciones a prácticas laborales y los compromisos de los estudiantes autorizados.

7. Asumir el compromiso de ejercer y mantener seguimiento al desempeño de los practicantes seleccionados. Para tal efecto podrán programarse reuniones presenciales o teleconferencias entre el tutor de la práctica laboral de la institución de educación superior y el Ministerio de Relaciones Exteriores.

8. Informar al Ministerio de Relaciones Exteriores sobre cualquier situación de la que tenga conocimiento, que se encuentre por fuera de lo habitual y que afecte el vínculo del estudiante con la institución de educación superior.

9. Colaborar con el Ministerio de Relaciones Exteriores en lo relacionado con el buen desarrollo de las prácticas laborales.

ARTÍCULO 18. Obligaciones del practicante laboral:

1. Asumir todos los gastos, costos de traslado, seguro médico o póliza internacional y manutención en el ejercicio de su práctica laboral.

2. Remitir por escrito al Ministerio, las fechas de viaje y de llegada a la Misión Permanente, Embajada u Oficina Consular, requisito sin el cual no podrán dar inicio a su práctica.

3. Cumplir con el horario y la jornada que sean asignados por el tutor del área donde realiza la práctica laboral, por el lapso de seis (6) meses.

4. Cumplir satisfactoriamente con las actividades y compromisos asignados.

5. Dirigirse a terceros siempre con respeto y educación.

6. Guardar la reserva y confidencialidad que exigen las actuaciones diplomáticas y con respecto de los asuntos y actividades asignadas al estudiante.

7. Mantener siempre un comportamiento responsable, prudente y respetuoso en el lugar de realización de sus prácticas laborales.

8. Hacer uso adecuado de los elementos entregados para el desarrollo de su práctica laboral.

9. Respetar las normas internas del Ministerio de Relaciones Exteriores y las del país receptor donde realice la práctica laboral. El incumplimiento de este deber es causal para la cancelación inmediata del servicio como practicante laboral.

10. Abstenerse de recibir dádivas, obsequios o cualquier otra clase de remuneración en dinero o en especie por parte de terceros.

11. El estudiante que no se encuentre matriculado o pierda su estatus de estudiante durante la práctica en este Ministerio, se le dará por terminada su práctica de manera inmediata.

12. El practicante deberá mantener una presentación personal pulcra y formal.

13. Abstenerse de dar declaraciones o realizar informes a terceros relacionados con la actividad realizada en el Ministerio de Relaciones Exteriores.

PARÁGRAFO. El régimen disciplinario aplicable a las actividades de práctica del estudiante será el establecido en los reglamentos y normatividad de la institución educativa a la cual pertenezca.

ARTÍCULO 19. FINALIZACIÓN DE LA PRÁCTICA. Al finalizar la práctica, el estudiante deberá hacer entrega de los bienes y elementos que le fueron asignados para el desarrollo de sus actividades y del carné o credencial que lo acredita como practicante y le autoriza el ingreso a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

ARTÍCULO 20. CERTIFICACIÓN.: Una vez el estudiante culmine su práctica laboral, la Dirección de Talento Humano emitirá un certificado en el cual conste el tiempo, asignación en la planta y las actividades desarrolladas por el practicante.

PARÁGRAFO 1o. El documento será expedido a petición del estudiante al correo pasantias@cancilleria.gov.co, y se otorgará dentro de los diez (10) días hábiles posteriores a la solicitud.

PARÁGRAFO 2o. Cuando el estudiante no haya cumplido con el tiempo estipulado en la presente resolución para el desarrollo de la práctica laboral, la Dirección de Talento Humano no certificará la misma.

ARTÍCULO 21. PROHIBICIONES. Es prohibido para los practicantes:

1. Dirigir comunicaciones a autoridades públicas o privadas, sin la debida autorización del tutor de práctica.

2. Utilizar información conocida durante la práctica laboral, para bien propio o de un tercero.

3. Realizar actividades que atenten contra el ordenamiento jurídico, la normativa interna del Ministerio de Relaciones Exteriores, la seguridad pública y la moralidad pública.

4. Los practicantes laborales no pueden representar al Ministerio de Relaciones Exteriores en escenario alguno.

ARTÍCULO 22. CANCELACIÓN Y SUSPENSIÓN DE LA PRÁCTICA. La relación formativa de práctica laboral terminará en los siguientes casos:

1. Por cumplimiento del plazo pactado para el ejercicio de la práctica.

2. Pérdida de la condición de estudiante por parte del practicante.

3. Escrito de terminación anticipada de la práctica suscrito conjuntamente por parte del estudiante, tutor y monitor. Este documento deberá justificar expresamente la causal que impide la continuidad del ejercicio.

4. Por incumplimiento de los deberes consagrados en la presente resolución o por motivos de fuerza mayor que impidan el desarrollo normal de las actividades propuestas.

ARTÍCULO 23. SUPERVISIÓN Y CONTROL. El proceso de supervisión y control tendiente a establecer y garantizar el cabal cumplimiento del objeto de la presente resolución estará a cargo del Coordinador de prácticas laborales, o en su defecto de la persona que designe LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA y por EL MINISTERIO será responsable la Dirección de Talento Humano.

ARTÍCULO 24. DERECHOS DE AUTOR. El estudiante conservará los derechos morales de autor fijados por los literales a) y b) del artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y b) y c) del artículo 11 de la Decisión Andina 351. Los derechos patrimoniales de autor sobre ensayos, documento, estudios, investigaciones que realice el estudiante en desarrollo de su práctica laboral en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, las Misiones Permanentes, Embajadas y Oficinas Consulares de Colombia acreditadas en el exterior, corresponden en su totalidad al Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.

ARTÍCULO 25. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 2730 del 6 de abril de 2018 y 7793 del 14 de septiembre de 2018.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 16 de julio de 2019.

La Viceministra de Relaciones Exteriores encargada de las funciones del despacho del Ministro de Relaciones Exteriores,

Luz Stella Jara Portilla.

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 30 de septiembre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.869 - 4 de septiembre de 2024)

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