RESOLUCION 3597 DE 2019

(julio 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Por medio de la cual se aprueba la actualización e implementación de las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio

LA VICEMINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES ENCARGADA DE LAS FUNCIONES DEL DESPACHO DEL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES

En uso de sus facultades constitucionales y legales y en especial de los que le confieren el artículo 208 de la Constitución Política, los artículos 59 y 61 de la Ley 489 de 1998, el artículo 8 del Acuerdo 004 de 2019 y el numeral 17 del artículo 7 del Decreto 869 de 2016, y

CONSIDERANDO

Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 8, dispone que es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.

Que el artículo 11 de la Ley 594 del 14 de julio del año 2000, Ley General de Archivos, establece que es obligatorio para las entidades del Estado, crear, organizar, preservar y controlar los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística vigente.

Que el Archivo General de la Nación, mediante Acuerdo No. 004 del 30 de abril de 2019, “Por el cual se reglamentan el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental -TRD y Tablas de Valoración Documental - TVD”, determinó su ámbito de aplicación a las entidades del orden nacional, distrital y municipal y privadas que cumplen funciones públicas.

Que el Artículo 8 del citado Acuerdo, establece que las Tablas de Retención Documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de acuerdo con la Resolución 8783 de 2017.

Que las Tablas de Retención Documental son un instrumento archivístico necesario para la adecuada gestión de los documentos y archivos del Estado, lo que permite disponer de archivos técnicamente organizados, garantizando la protección de la información pública y del patrimonio documental.

Que las Tablas de Retención Documental reflejan el valor primario y secundario de los documentos producidos y recibidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, con miras a su conservación definitiva o su eliminación y que su aprobación favorece la conservación del patrimonio documental del país, facilitando a su vez la adecuada organización de los documentos y por consiguiente el acceso ciudadano a la información pública.

Que las Tablas de Retención Documental son producto de análisis de la estructura orgánica de la entidad, así como las funciones y los documentos que se generan en cada una de las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

Estas muestran agrupaciones documentales en series y subseries documentales, su tiempo de permanencia o retención, su valoración, disposición final y los procedimientos a seguir para su aplicación.

Que el 22 de marzo de 2018 se recibió el Certificado de Convalidación de las Tablas de Retención Documental por parte del Archivo General de la Nación, como resultado del proceso de la anterior actualización y que este se encuentra publicado en la página web de la entidad.

Que mediante Acta del 04 de junio de 2019, los miembros del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, emitieron concepto favorable a la actualización e implementación de las Tablas de Retención Documental. Los cambios se realizaron atendiendo a los criterios señalados en el Título 5 del Acuerdo No. 004 del 30 de abril de 2019.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTICULO PRIMERO. OBJETO. Aprobar la actualización e implementación de las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio que se listan a continuación:

ARTICULO SEGUNDO. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C. a los

LUZ STELLA JARA PORTILLA

Viceministra de Relaciones Exteriores encargada de las funciones del Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)

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