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RESOLUCIÓN 1958 DE 2020
(agosto 3)
Diario Oficial No. 51.395 de 03 de agosto de 2020
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por medio de la cual se aprueba la adopción e implementación del Sistema Integrado de Conservación (SIC) del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES,
en uso de sus facultades constitucionales y legales y en especial de los que le confieren el artículo 208 de la Constitución Política, el literal a) del artículo 61 de la Ley 489 de 1998, el artículo 11 del Acuerdo 006 de 2014 y el numeral 17 del artículo 7o del Decreto 869 de 2016.
CONSIDERANDO:
Que al artículo 46 de la Ley 594 de 2000 en el Título XI “Conservación de Documentos”, artículo 46 establece que los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integrado de Conservación (SIC), en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos;
Que el Sistema Integrado de Conservación es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital. Que el Sistema está compuesto por, el Plan de Conservación Documental que aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos y el Plan de Preservación Digital a largo plazo que aplica a documentos digitales y/o electrónicos de archivo;
Que el artículo 1o del Acuerdo 006 de 2014, desarrolla los artículos 46, 47 y 48 de la Ley 594 de 2000, estableciendo que la implementación del Sistema Integrado de Conservación (SIC), tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su periodo de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental;
Que el artículo 5o del Acuerdo mencionado, señala que los planes del Sistema Integrado de Conservación (SIC), establecerán acciones a corto, mediano y largo plazo de conformidad con la valoración de los documentos y su ciclo vital, mediante la aplicación de una estrategia de mejora continua de los procesos. Tanto el plan de conservación documental como el plan de preservación digital a largo plazo, indicando para el efecto su estructura y contenido mínimos;
Que el artículo 11 del Acuerdo 006 de 2014 dispone que el Sistema Integrado de Conservación (SIC), deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades de orden nacional o por el Comité Interno de Archivo en las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el Acta del respectivo Comité;
Que el artículo 2.8.2.1.4 del Decreto 1080 de 2015, Único Reglamentario del Sector Cultura, establece que, en el orden nacional el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto número 2482 de 2012, cumplirá entre otras las funciones de Comité Interno de Archivo”;
Que a través de la Resolución 8783 de 2017, se definió para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 de 2017, denominar al Comité de Desarrollo Administrativo de que trataba la Ley 489 de 1998, como Comité Institucional de Gestión y Desempeño;
Que mediante Acta del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, realizado el 10 de junio de 2020, se aprobó el Sistema Integrado de Conservación (SIC) para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio;
En mérito de lo expuesto.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Aprobar, adoptar e implementar el Sistema Integrado de Conservación (SIC) del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en sesión del 10 de junio de 2020.
ARTÍCULO 2o. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 3 de agosto de 2020.
La Ministra de Relaciones Exteriores,
Claudia Blum.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)
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