MEMORANDO 268 DE 2020

(junio 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Estimado Director,

En consideración a la solicitud contenida en el memorando I- GCDA- 20-007175 del 21 de mayo de 2020, mediante el cual solicitó asesoría para la creación del Grupo Interno de Trabajo citado en el asunto o el fortalecimiento de los Grupo Internos de Trabajo que ostentan funciones de capacitación al interior de la entidad, de manera atenta se señala la viabilidad legal de crear el citado Grupo de Trabajo o escindir los existentes en lo que a la actividad de capacitación se refiere, por disposición de la señora Ministra de Relaciones Exteriores, previas las siguientes consideraciones:

El artículo 115 de la Ley 489 de 1998 señala:

“PLANTA GLOBAL Y GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO. El Gobierno Nacional aprobará las plantas de personal de los organismos y entidades de que trata la presente ley de manera global. En todo caso el director del organismo distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las necesidades de la organización y sus planes y programas.

Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo.

En el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento” (Subrayado fuera de texto)

En concordancia con lo anterior, el numeral 14 del artículo 7o del Decreto 869 de 2016 consagra dentro de las funciones del Despacho de la Señora Ministra

“14. Crear, organizar y reglamentar, mediante resolución, los grupos internos de trabajo y comités necesarios, con el fin de desarrollar los objetivos, políticas, planes, programas y proyectos del Ministerio.”

En armonía con lo anterior, el Jefe de la entidad está facultado para crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo, determinándose dentro del respectivo acto, las tareas que deben cumplir, el personal requerido y su respectivo coordinador, entre otros aspectos.

Cabe destacar que los Grupos Internos de Trabajo deben estar integrados como mínimo por 4 personas quienes deberán cumplir con las funciones asignadas al Grupo, de conformidad con lo señalado en el Decreto 2489 de 2006 “por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos públicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del orden nacional y se dictan otras disposiciones” que dispone:

“Artículo 8o. Grupos internos de trabajo. Cuando de conformidad con el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los organismos y entidades a quienes se aplica el presente decreto creen grupos internos de trabajo, la integración de los mismos no podrá ser inferior a cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente.”

Teniendo en cuenta lo anterior, lo que inicialmente debe sostenerse para la creación de un Grupo Interno de Trabajo al interior del Ministerio como el que se propone en su consulta, es contar con la determinación de la señora Ministra, asunto que es jurídicamente viable; ahora bien, para que esto tenga lugar se debe contar con la justificación para su creación y haber decantado de manera precisa las funciones o tareas a desempeñar, las que deben diferir de las asignadas a otras dependencias de la entidad; así mismo se debe establecer la existencia de la infraestructura física, las necesidades de orden técnico y presupuestal que permitan solventar de manera efectiva la actividad propuesta, personal a contratar y/o reubicación de cargos, entre otras necesidades que deben ponderarse y analizarse juiciosamente por parte de la Administración para el correcto y eficiente funcionamiento del Grupo emergente. Incluso tratándose de formación virtual se estima prudente determinar los costos de eventuales plataformas que se utilizarían en su ejecución y soporte y del personal para ello.

Ahora bien, a efecto de revisar las dependencias que actualmente se ocupan de la formación y capacitación al interior de la entidad y tras revisar la Resolución 9709 de 2017 “Por la cual se crean los Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores” se evidencia que muchos de nuestros Grupos de Trabajo cumplen actividades de capacitación tanto a funcionarios como a otras personas, en aspectos que son de la esencia de cada Grupo, como por ejemplo la Dirección de Tecnología capacita en aspectos de este estipe o Servicios al Exterior en materia de informes de rendición de cuentas, entre otros.

No obstante, la capacitación y formación general para los funcionarios del Ministerio es competencia de la Dirección de Talento Humano y de la Academia Diplomática en cuanto al curso de capacitación Diplomática y Consular, así:

- El Grupo Interno de Trabajo de Selección y Capacitación para el Servicio Exterior tiene a cargo coordinar junto con la Dirección de Talento Humano los programas de capacitación de los funcionarios del Ministerio, en desarrollo del Proceso de Gestión de Talento Humano.

- El Grupo Interno de Trabajo de Formación Diplomática establece el contenido de los Cursos de Capacitación y el Examen de Idoneidad Profesional para Ascenso de los funcionarios de Carrera, así como la actividad académica de actualización de Embajadores.

- El Grupo Interno de Trabajo de Cooperación Académica promueve y coordina programas de intercambio y cooperación académica con instituciones académicas, así como la realización de actividades académicas para los funcionarios de la Cancillería y para los alumnos del Curso de Capacitación Diplomática y Consular.

- El Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Capacitación, Seguridad y Salud en el Trabajo se encarga de indagar por las necesidades de capacitación para los funcionarios del Ministerio, coordina sus procesos de contratación y diseña, implementar y evaluar los programas de formación y desarrollo de personal para todos los funcionarios.

Conforme a lo anterior, se evidencia que los Grupos Internos de Trabajo de la Academia tienen actividades de formación en las distintas fases y calidades de funcionarios; se ocupan de la formación de los aspirantes a ser parte de la Carrera Diplomática; de los funcionarios de carrera diplomática (esta formación les permite ascender) y de los demás funcionarios de la entidad tanto provisionales como de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción; cubriendo de esta manera las necesidades de formación que se presentan por parte de diferentes dependencias.

Ahora bien, en lo que respecta a lo solicitado respecto del fortalecimiento de los aludidos grupos, se considera oportuno verificar los eventuales vacíos que se presentan en las dependencias con relación a los grupos en los que cada una se enfoca con la finalidad de determinar la necesidad de una restructuración de la función de capacitación.

De otra parte, se tiene conocimiento informal que la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional viene elaborando un estudio sobre cargas de trabajo en las dependencias de la entidad, cuyos resultados en las citadas dependencias puede coadyuvar la toma de decisiones sobre el fortalecimiento de los grupos de trabajo cuya actividad es la capacitación y formación; o la creación de un nuevo grupo con otras actividades de formación y que eventualmente tome competencia para actividades ya desarrolladas por áreas adscritas a la Academia Diplomática y a la Dirección a su digno cargo.

Colofón de lo expuesto, esta Oficina considera viable crear un nuevo Grupo de trabajo que se ocupe de la formación y capacitación de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, no obstante, previo a ello se debe efectuar un análisis y diagnóstico de las actividades desarrolladas por los Grupos Internos de Trabajo de Selección y Capacitación para el Servicio Exterior; de Formación Diplomática; de Cooperación Académica y de Bienestar, Capacitación, Seguridad y Salud en el Trabajo, ya sea para fortalecerlas o para trasladar esta actividad a un único Grupo emergente, pues se podría generar duplicidad de funciones en las dependencias y el aspecto virtual que se pretendería implantar sería bajo una modalidad o especie dentro de la generalidad de la formación y capacitación del personal.

Alcance al Concepto.

Este concepto no compromete la responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica Interna, ni es de obligatorio cumplimiento o ejecución, esto en virtud a lo dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - Ley 1437 de 2011.

Atentamente,

JOSE VICENTE CIFUENTES SALAZAR

Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 30 de septiembre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.869 - 4 de septiembre de 2024)

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