CIRCULAR 100 DE 2009

(Octubre 14)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

Con motivo de las elecciones de Congreso, Presidente y Vicepresidente de la República que se realizarán en el 2010 y para conformar de manera apropiada el Censo Electoral y facilitar a los connacionales el derecho al sufragio, considero oportuno indicar los pasos a seguir en el proceso de inscripción de cédulas de ciudadanía.

1. DEFINICION

La inscripción de la cédula de ciudadanía conforme a la ley, es un acto mediante el cual, el ciudadano se registra ante el funcionario diplomático o Consular, con el fin de quedar incluido en el censo electoral y así poder ejercer el derecho al sufragio en el lugar más cercano a su residencia.

Los ciudadanos que estén incorporados en el Censo Electoral, no necesitan realizar una nueva inscripción, salvo que deseen cambiar su lugar de votación.

Para confirmar el lugar donde se encuentren habilitados para votar, los ciudadanos pueden ingresar a la página de la Registraduría Nacional www.registraduria.gov.coy en la ventana "Consulte su Sitio de Votación" digitar el número de la cédula sin comas ni puntos.

2. PERÍODO DE INSCRIPCIÓN DE CÉDULAS EN EL EXTERIOR

Mediante el Decreto 3903 del 8 de octubre de 2009, el Gobierno Nacional facultó a los Embajadores y Cónsules de Colombia acreditados ante otros Estados, para habilitar puestos de inscripción y votación en sus sedes diplomáticas y consulares, o en los sitios donde autorice la Registraduría Nacional del Estado Civil.

El citado periodo de inscripción se inicia a partir del 19 de octubre, y concluye el 6 de noviembre de 2009. Estas inscripciones se tendrán en cuenta para conformar el Censo Electoral que se utilizará en las elecciones de Congreso programadas para el domingo 14 de marzo de 2010. Así como para la elección de Presidente y Vicepresidente que se efectuará el domingo 30 de mayo de 2010 y, si hubiere lugar, la segunda vuelta el domingo 20 de junio de 2010.

3. LUGARES DE INSCRIPCIÓN

La inscripción de cédulas de ciudadanía se adelantará en las Embajadas y Consulados debidamente registrados en la División Política (DIVIPOL) vigente.

4. PROCEDIMIENTO PARA HABILITAR NUEVOS PUESTOS

Para habilitar nuevos puestos de inscripción y votación, los Embajadores y Cónsules de Colombia acreditados ante otros Estados, podrán solicitar la autorización correspondiente a la Registraduría Nacional del Estado Civil, Dirección de Censo Electoral, mediante el siguiente procedimiento:

• Deben comunicar a la Cancillería los motivos por los cuales se debe crear el nuevo puesto, argumentando entre otras razones el probable potencial electoral y la distancia al puesto de votación más cercano.
• La Dirección de Asuntos Migratorios Consulares y Servicio al Ciudadano, del Ministerio de Relaciones Exteriores, evaluará la petición y dará viabilidad siempre y cuando cuente con los suficientes recursos económicos para habilitar nuevos puestos de votación.
• La Dirección de Asuntos Migratorios Consulares y Servicio al Ciudadano, del Ministerio de Relaciones Exteriores, emitirá por escrito el concepto de viabilidad correspondiente, a la Dirección de Censo Electoral.
• La Dirección de Censo Electoral asignará y comunicará vía e-mail, el código del nuevo puesto de votación e inscripción, con lo que se entenderá creado en la División Política y por consecuente será habilitado para adelantar inscripciones y votaciones.

El código asignado al nuevo lugar de votación por la Dirección de Censo Electoral, deberá usarse como identificador para todos los efectos electorales.

5. DESIGNACION DE CIUDADANOS INSCRIPTORES

A los Embajadores y Cónsules les corresponde designar a las personas que van a realizar la inscripción de cédulas en el formulario EX-3 en los puestos autorizados, quienes deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Ser colombiano, mayor de 18 años, de reconocida honorabilidad.
• Diligenciar personalmente las inscripciones, ejerciendo su función de inscriptor dentro del puesto asignado, bajo ninguna circunstancia realizará esta función en horario distinto al establecido y del sitio autorizado para este fin por las Embajadas o Consulados.
• En cuanto al diligenciamiento de los formularios EX-3 y EX-4 deberá aplicar el procedimiento establecido por la Dirección de Censo Electoral.
• Es de advertir que, está totalmente prohibido portar elementos alusivos que hagan referencia a determinado partido o movimiento político.
• No hacer propaganda política, ni prestarse para adulterar la información.
• Los funcionarios inscriptores, están en el deber de informar al funcionario Consular sobre los hechos y circunstancias que en su criterio, constituyan posibles fenómenos como suplantación de ciudadanos, así como el hurto o la perdida de formularios.

6. REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN

Para que la inscripción tenga validez se necesita:

La presentación del ciudadano ante el funcionario diplomático, consular o ciudadano al que se le haya delegado esta función, con su CÉDULA DE CIUDADANÍA O PASAPORTE VIGENTE siempre y cuando aparezca el número de la cédula (ordinario, diplomático, fronterizo u oficial) como únicos documentos válidos de identificación.

Es importante tener en cuenta que existen tres (3) modelos de Cédulas de Ciudadanía VIGENTES:

La Cédula Antigua, dispone del retrato en blanco y negro del ciudadano y está debidamente laminada.

La Cédula de Transición, contiene digitalizada la fotografía en blanco y negro del ciudadano y al reverso tiene un código de barras con información biográfica.

La Cédula Nueva, evolución de la anterior, se caracteriza por tener foto a color, fondo EX-3 o de seguridad antifotográfico y código de barras bidimensional con la información biográfica codificada al igual que la biométrica de los dedos índices.

En consecuencia, para la inscripción de cédulas se debe admitir cualquiera de estos modelos ya que, de acuerdo a la Ley 999 del 2005, la vigencia de la cédula de ciudadanía de los formatos (blanca laminada y café plastificada), se prorrogó el termino de uso hasta el 31 de diciembre de 2009.

Por lo anteriormente expuesto, NO es legal aceptar para la inscripción otros documentos como fotocopia de la cédula de ciudadanía, contraseña para reclamar la cédula, constancia de la cédula en trámite, licencia de conducción, libreta militar, carné de cualquier especie, pasaporte provisional ni de continuación de viaje. Tampoco se admite una cédula de ciudadanía con el número ilegible.

IMPRESIÓN DACTILAR

Se debe tomar la impresión del índice de la mano derecha, en caso de presentar amputación, debe tomarse la impresión del índice izquierdo, si por cualquier circunstancia no lo posee, se procederá a tomar la impresión del pulgar derecho y así sucesivamente se tomarán en el orden del sistema dactiloscópico, medio, anular y meñique.

7. ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA INSCRIPCIÓN

FORMULARIOS:

• Lista de Ciudadanos Inscritos (Formulario EX - 3)
• Contraseña de Inscripción (Formulario EX - 4)

ELEMENTOS:

• Almohadilla o planchuela
• Esfero de tinta negra

8. DISTRIBUCIÓN DEL FORMULARIO EX-3 y EX-4

Recibirán los formularios EX-3 y EX-4, por correo electrónico a través de la Cancillería, en archivos PDF.

Se debe verificar que la información y el código del formulario EX-3, corresponda al lugar de inscripción para posterior impresión y realización de la inscripción.

El formulario se debe imprimir, en la medida que se vaya utilizando para inscribir ciudadanos.

9. DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO EX - 3

El formulario se debe diligenciar, escribiendo de manera legible con letra imprenta y números arábigos (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0).

10. RECOMENDACIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMULARIO EX-3

Se recomienda a los funcionarios Diplomáticos o Consulares verificar previamente el encabezamiento de cada uno de los formularios EX-3, con el nombre del lugar, de los puestos de votación de su jurisdicción.

Es importante que los funcionarios conozcan con certeza el código del lugar contenido en la DIVIPOL del exterior. En caso de duda, debe consultarse a la Dirección de Censo Electoral.

En una misma hoja se pueden realizar inscripciones que correspondan a distintos días del mismo mes, escribiendo siempre la fecha del día respectivo.

Los números de las cédulas, nombres y apellidos de los ciudadanos inscritos deben ser consignados de manera clara, sin tachaduras, ni enmendaduras, tal como figura en la cédula de ciudadanía:

• Al momento de diligenciar el número de la cédula de ciudadanía, debe anotarse en la columna del campo denominado No. cédula, en ningún caso se registrarán puntos, comas ni comillas para separar cifras.
• En la primera columna sombreada se escribirá la letra inicial del primer apellido.
• En la segunda columna sombreada se pondrá la letra inicial del primer nombre, tal como aparece en la cédula.
• La impresión digital del índice derecho debe estamparse en forma nítida y rodada, en el respectivo recuadro de inscripción.

RECUERDEN QUE:

• No se debe escribir el lugar de expedición del documento de identidad.
• Cada línea debe contener todos los datos solicitados.
• Al cometer algún error puede anularse el recuadro correspondiente trazando una o dos líneas sobre los datos escritos y trazando igualmente una equis (x) sobre la casilla correspondiente a la huella dactilar y utilizar la siguiente.
• Se debe evitar trazar líneas o hacer anotaciones, cuando en un determinado día no se presenten ciudadanos a inscribirse, esto para evitar desperdicio de papelería.

11. INSCRIPCIÓN DE CÉDULAS PARA CIUDADANOS INVIDENTES

Se debe escribir de manera legible con letra imprenta y números arábigos (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0).

Al momento de registrarse la inscripción de un invidente, el funcionario inscriptor preguntará al ciudadano si lee en sistema BRAILLE; si la respuesta es positiva, debe marcar la casilla correspondiente con una equis (X).

12. CONSTANCIA DE LA INSCRIPCIÓN FORMULARIO EX-4

La contraseña de inscripción, es un formato que se entregará al ciudadano al momento de devolverle la cédula y le servirá como constancia de inscripción.

Debe diligenciarse de acuerdo con los datos registrados en el formato EX-3, pero se debe tener especial cuidado al transcribir la información relacionada con el número de inscripción.

13. DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO EX-4

Antes de devolver el documento de identidad, verifique en el formulario de inscripción EX-3, que el respectivo número de cédula quedo escrito correctamente.

14. ENVÍO DE LA INFORMACIÓN DILIGENCIADA A LA DIRECCIÓN DE CENSO ELECTORAL

• El funcionario responsable de la inscripción debe anotar al final del formulario EX-3, en forma clara, sus nombres y apellidos, número de cédula de ciudadanía y firmar.
• Una vez diligenciado el total de inscritos del formulario (8 por hoja), se debe remitir el mismo día por correo electrónico o vía fax a la Dirección de Censo Electoral de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Es decir, no deben remitir hojas con cero (0) inscritos o no diligenciadas en su totalidad (8 inscritos).

• La dirección electrónica de la Dirección de Censo Electoral es [email protected]
• Faxes habilitados: (57 1) 220 08 50 - 220 08 42
• Terminado el período de inscripción de cédulas, los originales de los formularios EX-3 diligenciados, deben ser enviados en sobres cerrados a la Dirección de Censo Electoral: Avenida El Dorado No. 51-50 Bogotá- Colombia, oficina 301, o a través del Ministerio de Relaciones Exteriores durante los primeros cinco (5) días hábiles, después de terminado el periodo de inscripción de cédulas.

Es importante que tengan claro que, la información que llegue posterior a esta fecha no será procesada y la responsabilidad recaerá en el jefe de la misión diplomática o consular según sea el caso.

• Es de vital importancia remitir los originales de los formularios EX-3, puesto que únicamente estos documentos serán los que se digitalizarán para conformar el sistema de consulta de inscripciones en el exterior.

15. CÉDULAS NO APTAS PARA VOTAR

La Dirección de Censo Electoral, devolverá oportunamente vía correo electrónico, una relación con las cédulas inscritas pero no aptas para votar. En consecuencia, los ciudadanos titulares de estas cédulas no podrán ejercer el derecho al sufragio.

Las Cédulas inscritas pero NO APTAS para VOTAR, son las que han sido Canceladas o Dadas de Baja del Archivo Nacional de Identificación por Suplantación, Muerte, Doble Cedulación, pérdida de la ciudadanía colombiana, Minoría de edad o por pérdida o suspensión de los derechos políticos.

También, las que han sido Dadas de Baja del Censo Electoral por haber sido reportadas como miembros activos de la Fuerza Pública o por haber resultado con Necrodactilia Positiva. Este último evento se configura cuando se establece la plena identificación mediante las impresiones decadactilares de las personas fallecidas, cuyos casos conoce el Instituto de Medicina Legal y los comunica a la Registraduría Nacional.

• ARTÍCULO 81 DEL CÓDIGO ELECTORAL

Cuando un ciudadano inscriba su Cédula dos o más veces, la última inscripción anula las anteriores.

En conclusión, es importante recordarles que para la conformación adecuada y oportuna del CENSO ELECTORAL 2010, se requiere del total compromiso y permanente seguimiento por parte de los Embajadores y Cónsules, en cuanto a la calidad de la información que se registre en los formularios EX-3 y de la oportunidad de la remisión de los formularios originales a Bogotá.

Cualquier inquietud al respecto, puede ser resuelta por la doctora Nancy Rocío Scarpetta Rubiano al correo electrónico [email protected]o al teléfono (57 1) 2 20 28 80 Ext. 1333.

Cordial saludo,

(Original Firmado)

HOLMAN IBAÑEZ PARRA

Director de Censo Electoral

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Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)

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