CIRCULAR 25 DE 2016

(marzo 15)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

El Ministerio de Relaciones Exteriores, bajo la coordinación de la Dirección de Gestión de Información y Tecnología, ha implementado una solución de Videoconferencia que permite a los funcionarios de la entidad realizar reuniones virtuales y procesos de capacitación continua, optimizando costos de desplazamiento y tiempo, ya que permite de forma concurrente, múltiples asistentes a una o diferentes reuniones.

Este sistema está compuesto por 3 salas de videoconferencia, ubicadas en el salón Indalecio Lievano, Salón Anexo López de Mesa y en la sede de la casa del Marques de Valdehoyos en Cartagena y una sala de Telepresencia, ubicada en el primer piso del Palacio de San Carlos.

Para el correcto uso de estas salas se deben tener en cuenta las siguientes directrices:

• La sala de Telepresencia será de uso exclusivo para reuniones de videoconferencias; esta sala tiene capacidad para dieciocho (18) asistentes y la administración de la misma está a cargo de la Coordinación de Servicios Tecnológicos.
• La reserva de la sala de Telepresencia y de la sala de videoconferencia del salón Anexo López de Mesa, deberá realizarse en la Intranet por el sistema de reservas de salas ingresando al siguiente link: http://reservasalon/default.aspx,indicando fecha, hora y cantidad de participantes a conectarse en la videoconferencia.

La reserva del salón Indalecio Lievano debe realizarse directamente con la secretaria del Despacho; una vez aprobada la reserva de la sala, se deberá registrar el caso en la Mesa de Ayuda solicitando el servicio de videoconferencia a través del siguiente link de la Intranet http://intranet.cancilleria.gov.co/Pages/Mesa-de-Ayuda1223-7129.aspx, informando la sala, fecha, hora y cantidad de participantes a conectarse en la videoconferencia.

• Le solicitamos realizar la reserva del servicio de videoconferencia tres (3) días hábiles antes de la reunión.
• Se recomienda no realizar videoconferencias que superen (20) conexiones simultáneas.
• Las videoconferencias deberán ser realizadas a través de esta solución, para garantizar la seguridad de la información transmitida en las mismas.
• Es importante hacer buen uso de los elementos y equipos de videoconferencia instalados en las salas.

Cordialmente,

LUIS FERNANDO CRIALES GUTIERREZ
Secretario General

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)

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