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CERTIFICACION ESTADOS FINANCIEROS
Dando cumplimiento a la Resolución 375 del día 17 de septiembre de 2007, por medio de la presente nos permitimos certificar que la información registrada en los Estados Financieros del Ministerio de Relaciones Exteriores con corte al 31 de diciembre de 2015, fue tomada fielmente de la contabilidad generada a través del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF.
Se expide en Bogotá, D.C., a los veintiséis días (26) de febrero de 2016.
PATTI LONDOÑO JARAMILLO
Viceministra de Relaciones Exteriores
Encargada de las funciones del Despacho
de la Ministra de Relaciones Exteriores
JOSÉ HUMBERTO SOLANO SORIANO
Contador Público
T.P. 41603-T
Formato No. 1
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
BALANCE GENERAL COMPARATIVO
A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
(Cifras en Miles de Pesos)
FORMATO No. 2
MINSITERIO DE RELACIONES EXTERIORES
BALANCE GENERAL COMPARATIVO
A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
(Cifras en miles de pesos)
FORMATO No. 3
MINSITERIO DE RELACIONES EXTERIORES
ESTADO DE ACTIVIDAD ECONOMICA Y SOCIAL COMPARATIVO
A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
(Cifras en miles de pesos)
FORMATO No. 4
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL COMPARATIVO
A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
(Cifras en miles de pesos)
FORMATO No. 5
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
(Cifras en miles de pesos)
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
NIT 899999042 9
NOTAS DE CARACTER GENERAL
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015
D | N1.1 | El Ministerio de Relaciones Exteriores fue creado por la ley 7 de 1886. El domicilio principal es la ciudad de Bogotá, D.C. La estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores está conformada por: Despacho de la Ministra, Despacho de dos Viceministerios, Secretaría General, Direcciones, Oficinas Asesoras, Oficinas y Coordinaciones; y en el exterior se encuentran las Misiones colombianas acreditadas que comprenden Misiones Permanentes ante Organismos Internacionales, Multilaterales y Regionales (Delegaciones), Embajadas y Consulados (a 31 de diciembre de 2015 se cuenta con 4 Delegaciones, 59 Embajadas y 73 Consulados). Al sector Relaciones Exteriores pertenecen: el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, Unidad Administrativa Especial del Orden Nacional, dotado de personería jurídica y patrimonio propio, la administración está a cargo de este Ministerio; y la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio independiente. |
D | N1.2 | La misión del Ministerio de Relaciones Exteriores es promover los intereses nacionales mediante el fortalecimiento y diversificación geográfica y temática de la política exterior, priorizando la cooperación internacional y el desarrollo de las fronteras y fomentando los vínculos con los colombianos en el exterior. |
D | N2.1 | El Ministerio de Relaciones Exteriores, respecto a su función económica dentro de las entidades del sector público, pertenece a las Entidades del Gobierno General. En el proceso de recolección, clasificación, identificación, reconocimiento, registro y elaboración de los Estados Financieros del periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2015 se dio aplicación en su totalidad al marco normafivo establecido por la Contaduría General de la Nación; así mismo, se dio aplicación a los parámetros establecidos en el Sistema Integrado de Información Financiera - SI IF Nación. |
D | N2.2 | El Ministerio de Relaciones Exteriores dio aplicación integral al Plan General de Contabilidad Pública expedido por la Contaduría General de la Nación, para lo cual los registros se basaron en los documentos soporte para cada uno de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales. El Ministerio cuenta con las certifícaciones de calidad establecidas por las normas NTCGP 1000:2009 e NTC-ISO 9001:2008 del ICONTEC y recertificado en las mismas para el año 2015. Por otra parte, este Ministerio dio cumplimiento al Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República en cuanto a los hallazgos relacionados con los Estados Financieros correspondientes al año 2014. |
D | N2.3 | Se aplicaron las normas, conceptos y procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación. Los activos y pasivos se reconocen y valoran aplicando los criterios, conceptos y normas relacionadas con el reconocimiento de provisiones y depreciaciones. Las cifras reveladas en los Estados Financieros fueron tomadas fielmente de la contabilidad y presentan la realidad de las operaciones del Ministerio. Así mismo, para el caso de las sentencias y conciliaciones la Oficina Asesora Jurídica interna de este Ministerio dio cumplimiento a los lineamientos establecidos en la Circular No. 23 de 2015, emitida por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Dicha información fue suministrada mediante el memorando I-GALJI-16-001779 del 22 de enero de 2016, incorporándose en la contabilidad los valores ajustados conforme a las variaciones que se presentaron en comparación con los saldos a 30 de noviembre de 2015, impactando así de manera significativa los Estados Financieros. |
o | N2.4 | Los libros oficiales se encuentran en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación, único sistema válido por la Contaduría General de la Nación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, dando así cumplimiento a la política de cero papel. |
o | N4.1 | El Ministerio de Relaciones Exteriores efectúa el proceso presupuestal, contable y de pagaduría a través del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación, en el cual se realizan los registros con base en los documentos que los soportan y del cual se toma la información como base para la elaboración de los Estados Financieros. Los usuarios autorizados para ingresar al SIIF cuentan con los perfiles idóneos de acuerdo con la función asignada. Así mismo, así mismo se cuenta como auxiliar con la herramienta informática SIAD, en la cual se procesa, tanto lo relacionado con nóminas y prestaciones sociales a cargo de la Dirección de Talento Humano como con el manejo de bienes muebles e inmuebles a cargo del Fondo Rotatorio de este Ministerio, los cuales se incorporan en la contabilidad del Ministerio conforme a la certificación mensual que expide el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio. De igual forma, la Oficina Asesora Jurídica Interna cuenta con los formatos GJ-F0-12 y GJ FO-13, base sobre el cual se toma la información de los procesos litigiosos y las conciliaciones extrajudiciales. |
D | N4.2 | Dentro de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio se encuentra el Grupo Interno de Trabajo Financiero, el cual está conformado por la Coordinadora, la funcionaria encargada de las operaciones presupuestales, el Contador y el Pagador, quienes tienen asignadas sus funciones. Igualmente, se cuenta con personal que apoya cada una de estas áreas, quienes cuentan con la idoneidad para el manejo del tema del área en la cual se desempeñan. |
D | N5.2 | Los otros gastos ordinarios corresponden al ajuste del menor valor causado por sentencias y conciliaciones pagadas, las cuales se tenían previamente provisionadas desde años anteriores. |
D | N5.4 | Durante el año 2015 el Ministerio de Relaciones Exteriores pagó sentencias y conciliaciones judiciales y extrajudiciales. Así mismo, la variación significativa en las tasas de cambio de las diferentes divisas (dólar, euro, libra esterlina, franco suizo y yen japonés) impactó significativamente los Estados Financieros, en especíal todo lo relacionado con salarios, prestaciones sociales y seguridad social, debido a la entrada en vigencia del nuevo régimen salarial y prestacional de los servidores públicos diplomáticos, consulares y administrativos para los funcionarios que prestan sus servicios en el exterior, conforme al Decreto 2348 de 2014. |
D | N5.5 | N/A |
D | N5.6 | El Ministerio de Relaciones Exteriores no realiza ningún tipo de adquisición de bienes, por cuanto estos los adquiere el Fondo Rotatorio de este Ministerio. Sin embargo, dado que quien utiliza los bienes es este Ministerio, se refleja en la contabilidad en propiedad planta y equipo todo lo relacionado con bienes de uso permanente sin contraprestación, conforme a la certificación mensual que expide el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio. Es importante señalar que el Fondo Rotarorio de este Ministerio en el año 2015 compró sedes para las Embajadas de San Salvador (El Salvador), San José (Costa Rica), Tegucigalpa (Honduras) y Asunción (Paraguay). |
D | N5.7 | N/A |
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
NIT 899999042 9
NOTAS DE CARACTER ESPECIFICO
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015
D | 1.1.10.05 | 1 | Representa el saldo en la cuenta corriente número 0060622019 del Citíbank, por concepto de Gastos de Personal. Las cuentas bancarias que tiene el Ministerio de Relaciones Exteriores se encuentran debidamente conciliadas. | 130.730 |
D | 1.4.01.04 | 1 | Representa el saldo por concepto de cobros coactivos por procesos que adelanta el Ministerio de Relaciones Exteriores contra funcionarios y ex funcionarios. Es importante indicar que durante el año 2015 no se presentó ningúna actuación de prescripción de cobros por parte de la Oficina Asesora Jurídica Interna, ya que se cuenta con el respectivo estudio del estado de cada uno de los cobros, según memorando l-GALJI 15-018289 del 25 de mayo de 2015 y e-mail del 17 de febrero de 2016. En esta cuenta se encuentran registrados 7 cobros. | 102.887 |
D | 1.4.70.84 | 1 | Representa el saldo por concepto del fallo de responsabilidad fiscal que profirió en 1994 la Contraloría General de la República en contra de María Mercedes Nuñez de Méndez. Es importante indicar que el Ministerio de Relaciones Exteriores, mediante oficio S-GFN-105817 con radicado 2015ER0110793 del 28 de octubre de 2015, solicité a la Dirección de Juicios Fiscales de dicha entidad información sobre el estado del proceso de cobro, por cuanto es el ente que ejecuta el mismo, dando como respuesta mediante comunicación 2015EE0141099 que el proceso continüa vigente. | 9.311 |
D | 1.4.70.90 | 1 | Se refleja en esta cuenta el saldo de los cobros coactivos que adelanta el Ministerio de Relaciones Exteriores contra funcionarios y ex funcionarios por mayores valores pagados. Si bien esta cuenta supera el 5% fijado por la normatividad contable, como lo indica el Numeral 11 del Capítulo 11 del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, es preciso señalar que esta situación no es recurrente. El día 16 de abril de 2014, mediante comunicación S-GFN-14-024536 este Ministerio solicitó a la Contaduría General de la Nación la creación de un código contable en el grupo 14, con el fin de registrar aquellos valores contenidos en esta cuenta; sin embargo, mediante comunicación CGN No. 20142000013551 del 21 de mayo de 2014 la Contaduría General de la Nación manifestó la imposibilidad de crear el respectivo código contable, indicando para ello que los valores continuén registrandose en esta cuenta. Esta cuenta registra el cobro a 9 personas y los valores y derechos se encuentran vigentes conforme al estudio juridico adelantado por la Oficina Asesora Juridica interna según memorando I-GALJI-15-018289 del 25 de mayo de 2015 y e-mail del del 17 de febrero de 2016. | 77.869 |
D | 1.6.05.05 | 1 | El saldo de terrenos corresponde a los bienes trasladados por concepto de bienes de uso permanente sin contraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y que están al servicio de este Mínisterio, atendiendo ío señalado por las normas contables en especial a lo indicado en el Parágrafo 25 del Capítulo III del Título II del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación. Así mismo, fueron conciliados los saldos con las áreas de contabilidad y almacén del Fondo Rotatorio, con el fin de garantizar la razonabilidad de los estados financieros del Minsiterio, conforme a la certificación que expide el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio y al reporte de almacén. | 4.186.566 |
D | 1.6.40.28 | 1 | El saldo de edificaciones corresponde a los bienes trasladados por concepto de bienes de uso permanente sin contraprestación de propíedad del Fondo Rotatorio del Mínisterio de Relaciones Exteriores y de aquellos que le han sido entregados en comodato y que están ar servicio de este Ministerio, atendiendo lo señalado por las normas contables en especial a lo indicado en el Parágrafo 25 deI Capitulo ill del Titulo II del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación. Así mismo fueron conciliados los saldos con las áreas de contabilidad y almacén del Fondo Rotatorio, con el fin de garantizar la razonabilidad de los Estados Financieros del Mínisterio, conforme a la certificación que expide el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio y al reporte de almacén. | 123.397.119 |
D | 1.6.55.25 | 1 | El saldo de maquinaria y equipo corresponde a los bienes trasladados por concepto de bienes de uso permanente sin contraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y que están al servicio de este Ministerio, atendiendo lo señalado por las normas contables en especial a lo indicado en el Parágrafo 25 del Capítulo Ill del Título II del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación. Así mismo, fueron conciliados los saldos con las áreas de contabilidad y almacén del Fondo Rotatorio, con el fin de garantizar la razonabilidad de los Estados Financieros del Ministerio, conforme a la certificación que expide el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio y al reporte de almacén. | 972.662 |
D | 1.6.60.11 | 1 | El saldo de equipo médico y científico corresponde a los bienes trasladados por concepto de bienes de uso permanente sin contraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y que están al servicio de este Ministerio, atendiendo lo señalado por las normas contables en especial a lo indicado en el Parágrafo 25 del Capítulo III del Título II del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación. Así mismo, fueron conciliados los saldos con las áreas de contabilidad y almacén del Fondo Rotatorio, con el fin de garantizar la razonabilidad de los Estados Financieros del Ministerio, conforme a la certificación que expide el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio y al reporte de almacén. | 7.486 |
D | 1.6.65.05 | 1 | El saldo de muebles, enseres y equipo de oficina corresponde a los bienes trasladados por concepto de bienes de uso permanente sin contraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y que están al servicio de este Ministerio, atendiendo lo señalado por las normas contables en especial a lo indicado en el Parágrafo 25 del Capítulo III del Título II del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación. Así mismo, fueron conciliados los saldos con las áreas de contabilidad y almacén del Fondo Rotatorio, con el fin de garantizar la razonabilidad de los Estados Financieros del Ministerio, conforme a la certificación que expide el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio y al reporte de almacén. | 24.531.116 |
D | 1.6.70.07 | 1 | El saldo de equipo de comunicación y computación corresponde a los bienes trasladados por concepto de bienes de uso permanente sin contraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y de aquellos que le han sido entregados en comodato y que están al servicio de este Ministerio, atendiendo lo señalado por las normas contables en especial a lo indicado en el Parágrafo 25 del Capítulo III del Título II del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación. Así mismo, fueron conciliados los saldos con las áreas de contabilidad y almacén del Fondo Rotatorio, con el fin de garantizar la razonabilidad de los Estados Financieros del Ministerio, conforme a la certificación que expide el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio y al reporte de almacén. | 31.171.380 |
D | 1.6.75.08 | 1 | El saldo de equipo de transporte, tracción y elevación corresponde a los bienes trasladados por concepto de bienes de uso permanente sin contraprestacion de propiedad det Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y de aquellos que le han sido entregados en comodato y que están al servicio de este Ministerio, atendiendo lo señalado por las normas contables en especial a lo indicado en el Parágrafo 25 del Capítulo III del Título II del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación. Así mismo, fueron conciliados los saldos con las áreas de contabilidad y almacén del Fondo Rotatorio, con el fin de garantizar la razonabilidad de los Estados Financieros del Ministerio, conforme a la certificación que expide el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio y al reporte de almacén. | 14.119.418 |
D | 1.6.80.06 | 1 | El saldo de equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería corresponde a los bienes trasladados por concepto de bienes de uso permanente sin contraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y que están al servicio de este Ministerio, atendiendo lo señalado por las normas contables en especial a lo indicado en el Parágrafo 25 del Capítulo III del Título II del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación. Así mismo, fueron conciliados los saldos con las áreas de contabilidad y almacén del Fondo Rotatorio, con el fin de garantizar la razonabilidad de los Estados Financieros del Ministerio, conforme a la certificación que expide el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio y al reporte de almacén. | 2.957.617 |
D | 1.9.99.52 | 1 | El saldo corresponde a la valorización de terrenos, tanto del ámbito nacional como internacional, trasladados por concepto de bienes de uso permanente sin contraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones, de conformidad con lo establecido en el Parágrafo 25 del Capítulo III del Título II del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación. Es importante señalar que todos los bienes fueron valorizados a 31 de diciembre de 2015 y se concíliaron los saldos conforme a la certificación expidida por el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio. | 647.518.891 |
D | 1.9.99.62 | 1 | El saldo corresponde a la valorización de edificaciones, tanto del ámbito nacional como internacional, trasladados por concepto de bienes de uso permanente sin contraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaclones, de conformidad con lo establecido en el Parágrafo 25 del Capítulo III del Título II del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación. Es importante señalar que todos los bienes fueron valorizados a 31 de diciembre de 2015 y se conciliaron los saldos conforme a la certificación expidida por el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio. | 628.517.497 |
D | 1.9.99.66 | 1 | El saldo corresponde a la valorización de la maquinaria y equipo, tanto del ámbito nacional como internacional, trasladados por concepto de bienes de uso permanente sin contraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones, de conformidad con lo establecido en el Parágrafo 25 del Capítulo III del Título II del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación. Es importante señalar que todos los bienes fueron valorizados a 31 de diciembre de 2015 y se conciliaron los saldos conforme a ia certificación expidida por el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio. | 21.140 |
D | 1.9.99.68 | 1 | El saldo corresponde a la valorización de muebles, enseres y equipo de oficina, tanto del ámbito nacional como internacinal, trasladados por concepto de bienes de uso permanente sin contraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones, de conformidad con lo establecido en el Parágrafo 25 del Capítulo Ill del Título II del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación. Es importante señalar que todos los bienes fueron valorizados a 31 de diciembre de 2015 y se conciliaron los saldos conforme a la certificación expidida por el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio. | 11.406 |
D | 1.9.99.69 | 1 | El saldo corresponde a la valorización de equipos de comunicación y computación, tanto del ambito nacional como internacional, trasladados por concepto de bienes de uso permanente sin contraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones, de conformidad con lo establecido en el Parágrafo 25 del Capítulo III del Título II del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación. Es importante señalar que todos los bienes fueron valorizados a 31 de diciembre de 2015 y se conciliaron los saldos conforme a la certificación expedida por el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio. | 34.134 |
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