Resolución 6904 de 2021 SNS

RESOLUCIÓN 6904 DE 2021

(julio 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

"Por la cual se adopta e implementa el Sistema Integrado de Conservación -SIC- de la Superintendencia Nacional de Salud”

EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD

En uso de sus facultades legales, especialmente las conferidas el artículo 11 del Acuerdo 006 de 2014 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, la Ley 594 de 2000 y el numeral 3 del artículo 7 del Decreto 2462 de 2013 modificado por el artículo 2 del decreto 1765 de 2019, y

CONSIDERANDO

Que de conformidad con el artículo 46 de la Ley 594 de 2000^[1], sobre “Conservación de Documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integrado de Conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos".

Que el Acuerdo No. 006 de 2014^[2] “...Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000", señala en su artículo 1o, "Objeto del Sistema integrado de Conservación -SIC-, que el Consejo Directivo del AGN obró con fundamento en las facultades que le concedía el capítulo I. de la Ley 594 de 2000 cuyo objeto es: "La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su periodo de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental"

Que además señala en el artículo 5o sobre formulación de los planes de del Sistema Integrado de Conservación -SIC- que: "Los planes del SIC establecerán acciones a corto, mediano y largo plazo de conformidad con la valoración de los documentos y su ciclo vital, mediante la aplicación de una estrategia de mejora continua de los procesos”.

Que igualmente menciona el artículo 11o sobre la aprobación Sistema Integrado de Conservación -SIC-, que "El Sistema Integrado de Conservación deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o por el Comité Interno de Archivo en las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el Acta del respectivo Comité".

Que el Decreto 1080 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura" en el artículo 2.8.2.5.9 del consagró los "Procesos de la Gestión Documental", estableciendo que la gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles debe comprender como mínimo los siguientes procesos archivísticos: a) Planeación, b) Producción, c) Gestión y trámite, d) Organización, e) Transferencia, f) Disposición de documentos, g) Preservación a largo plazo y h) Valoración.

Que el artículo 2.8.2.5.10 ibídem ordena la obligatoriedad del Programa de Gestión Documental -PGD- en todas las entidades del Estado.

Que el artículo 2.8.2.6.1. de la norma en comento consagra las Generalidad del Sistema de Gestión Documental, y precisa que "Las Entidades públicas deben contar con un Sistema de Gestión Documental que permita", entre otras, "g) preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación".

Que el artículo 1o de la Resolución No. 006104 de diciembre de 2017, resuelve "Crear el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia Nacional de Salud, como instancia orientadora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, a través del cual se discutirán todos los temas referentes a las políticas de gestión y desempeño institucional y demás componentes del modelo”

Que el artículo 2o de la Resolución citada se adopta de acuerdo con los términos del artículo 2.2.22.2.1 del Decreto 1083 de 2015 como política de gestión y desempeño institucional, las siguientes (...) 10. “Gestión Documental”.

Que la Superintendencia Nacional de Salud, mediante Resolución 000175 del 21 de enero de 2020 "Por la cual se aprueba el sistema integrado de conservación - SIC- de la Superintendencia Nacional de Salud”, adoptó el SIC de conformidad con las directrices impartidas por el Archivo general de la Nación.

Que el Grupo de Gestión Documental de la Subdirección Administrativa, es el encargado de apoyar en la formulación de políticas, procesos y procedimientos relacionados con la Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud; dirigir y supervisar la ejecución, monitoreo, control y mejoramiento de los procedimientos de Gestión Documental de la Entidad; apoyar la implementación y sostenibilidad del Sistema de Gestión Institucional y sus componentes; entre otros.^[3]

Que, de conformidad con lo expuesto, se hace necesario derogar el último acto administrativo de aprobación y adopción del Sistema Integrado de Conservación -SIC-, (Resolución 000175 del 21 de enero de 2020), con el fin de adoptar el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo que no fue incluido inicialmente. De este modo, se busca realizar una completa implementación del Sistema Integrado de Conservación -SIC- y abarcar las necesidades y complejidades que se plantean a nivel de conservación preventiva, conservación, restauración y preservación tanto de los documentos analógicos como digitales de la Superintendencia Nacional de Salud.

Que en la sesión No. 047 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño realizado el 22 de junio del año 2021, se aprobó en forma unánime la actualización y adopción del documento archivístico Sistema Integrado de Conservación -SIC-. toda vez que cumple con los criterios exigidos por las disposiciones legales que la regulan. La supervisión de implementación, control y asesoría del Sistema Integrado de Conservación -SIC- de la Superintendencia Nacional de Salud, estará a cargo del Grupo de Gestión Documental de la Subdirección Administrativa - Secretaría General.

Que, en virtud de lo anteriormente expuesto, el Superintendente Nacional de Salud,

RESUELVE

ARTÍCULO 1. ADOPCIÓN. Adoptar el Sistema Integrado de Conservación -SIC- de la Superintendencia Nacional de Salud que obra como documento anexo a la presente Resolución y forma parte integral de la misma, el cual será de obligatoria observancia y actualización cuando se requiera.

ARTÍCULO 2. IMPLEMENTACIÓN. Implementar el Sistema Integrado de Conservación- SIC- en todas las dependencias y grupos Internos de trabajo de la entidad, en el desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental como el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos, para facilitar su uso y conservación de acuerdo con el cronograma establecido para ello.

ARTÍCULO 3. PUBLICACIÓN. Publicar el presente acto administrativo junto con su Plan de Conservación Documental en la página web de la Superintendencia Nacional de Salud www.supersalud.gov.co y realizar su respectiva divulgación a través de los canales de comunicación interna dispuestos por la entidad.

ARTÍCULO 4. DEROGATORIAS Y VIGENCIA. La presente Resolución deroga en su totalidad la Resolución No. 000175 del 21 de enero de 2020 y rige a partir de la fecha de su publicación en la web de la entidad.

Dada en Bogotá D.C.,

FABIO ARISTIZABAL ÁNGEL

Superintendente Nacional de Salud

ANEXO.

GUÍA SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

BOGOTÁ D.C.

2021

Tabla de contenido

1. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC	4
1.1 Propósito	4
1.2 Introducción	4
1.3 Objetivo	5
1.4 Alcance	5
1.5 Ámbito de aplicación	7
1.6 Requisitos de calidad aplicable	7
1.7 Definiciones	8
1.8 Responsabilidad del servicio público y contratistas	10
1.9 Planes estratégicos, proyectos y programas asociados.	12
1.10 Riesgos asociados	14
1.11 Marco teórico y conceptualización	19
1.12 El SIC y su articulación con la Política de Gestión Documental	20
1.12.1 Responsabilidad del SIC	21
1.12.2 Coordinación del SIC	21
1.12.3 Aprobación del SIC	22
2. -SIC - COMPONENTE PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL	23
2.1 Objetivos	24
2.2 Objetivos general	24
2.3 Objetivos específicos	25
2.4 Alcance del Plan de Conservación Documental	25
2.5 Metodología	26
2.5.1 Referentes normativos generales	26
2.5.2 Referentes normativos institucionales	27
2.6 Requisitos para tener en cuenta para la formulación del SIC- Componente plan de conservación documental	28
2.7 Compilación y recolección de la información institucional	28
2.8 Formulación de los programas de conservación	29
2.8.1 Programa de sensibilización y capacitación	29
2.8.2. Programa de Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas	30
2.8.3. Programa de Limpieza y Saneamiento ambiental (desinfección, desratización y desinsectación)	31
2.8.4 Programa monitoreo y control de condiciones ambientales	32
2.8.5. Programa Prevención de Emergencias y Atención de Desastres para documentos.	33
2.8.6 Programa de almacenamiento y realmacenamiento	34
2.9 Implementación del SIC – Componente Plan de Conservación Documental	35
2.10 Actualización del SIC – Componente Plan de Conservación Documental	36
2.11 Cronograma Plan de Conservación Documental	36
2.12 Metas e indicadores	39
3. PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO	48
3.1 Propósito	48
3.2 Introducción	48
3.3 Mandato	51
3.4 Objetivos	52
3.4.1 Objetivo General	52
3.4.2 Objetivos Específicos	52
3.5 Alcance	53
3.6 Principios	54
3.7 Planes estratégicos, proyectos y programas asociados	56
3.8 Funciones y responsabilidades	57
3.9 Conceptualización	59
3.10 Normatividad	60
3.11 Políticas de preservación de la entidad	64
3.11.1 Política de Gestión Documental (Aprobada mediante Resolución 1521 de 2014)	64
3.11.2 Política de Seguridad de la Información	65
3.12 Contexto de la preservación	65
3.13 Implementación, adecuación y apropiación del SGDEA	66
3.14 Principios para el Gobierno de la Arquitectura de Referencia de Software -ARS	67
3.15 Proyectos del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo	69
3.15.1 Proyecto 1: Alineación y a	71
3.15.2 Proyecto 2. Identificar los Documentos Electrónicos de Archivo para el PPDLP	71
3.15.3 Proyecto 3. Recuperación de información para preservación en soportes de alto riesgo	72
3.15.4 Proyecto 4. Repositorio para almacenamiento Web	73
3.15.5 Proyecto 5. Definición metadatos de preservación	74
3.15.6 Proyecto 6: Integridad de los documentos electrónicos de archivo	75
3.15.7 Proyecto 7: Actualización de formatos y soportes de documentos electrónicos de archivo en medio masivo	76
3.15.8 Proyecto 8: Almacenamiento digital para documentos electrónicos y electrónicos de archivo.	77
3.16 Cronograma	78
3.17 Matriz de riesgos	81
3.18 Seguimiento y control	85
3.19 Glosario	86
4. BIBLIOGRAFÍA	90

1. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC

1.1 Propósito

El Sistema Integrado de Conservación – SIC, desde el Plan de Conservación Documental tiene como finalidad, formular e implementar un conjunto de acciones para la preservación y posterior conservación de los documentos análogos (físicos) y electrónicos que son producidos y/o recibidos por la Supersalud, en concordancia con el ciclo vital documental, a partir de acciones que permitan disminuir y evitar amenazas que generen el deterioro o pérdida de la información, esto quiere decir, desde acciones de Conservación Preventiva, hasta procesos de intervención a nivel de conservación y restauración.

1.2 Introducción

Con la promulgación de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos para Colombia, en su artículo 46, del Título XI, sobre “Conservación de Documentos”, el Estado, ordenó la obligación que tienen las entidades en sus diferentes niveles de crear un Sistema Integrado de Conservación -SIC-, como un instrumento de apoyo a la gestión documental de cada entidad.

En el año 2014, el Congreso de la República, expidió la Ley 1712 del 03 de marzo de 2014, "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones", y cuyo objeto es el de “regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información”. La citada norma, dispone en complementación con la Ley general de archivos, el que la documentación, debe estar disponible y en estado de conservación adecuada y aceptable de tal manera que garantice la consulta y disposición de esta a los usuarios interesados.

Más adelante, el Archivo General de la Nación -AGN-, ente rector de la política archivística nacional, mediante el acuerdo No. 006 del 15 de octubre de 2014, “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000?, acuerda en su artículo 1, que el objeto de un Sistema Integrado de Conservación -SIC-, es el de “garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental”.

En el año 2017 en complementación con lo anterior, el AGN publica la guía para la elaboración e implementación del sistema integrado de conservación – componente Plan de Conservación Documental, cuyo objetivo va dirigido a instruir a los sujetos obligados mediante una metodología simple a elaborar, implementar y actualizar su plan de conservación documental. Es a partir de este documento que la Superintendencia Nacional de Salud - Supersalud- diseña el SIC - plan de conservación documental, para su posterior implementación y actualización.

De otra parte, en desarrollo de las funciones asignadas por la Ley, la Supersalud, orienta sus metas a la modernización tecnológica, seguridad de la información, administración y gestión de los documentos que recibe y produce, para cubrir así, las necesidades documentales y de información de sus usuarios, sean estos internos o externos.

El presente documento hará parte del Programa de Gestión Documental -PGD- de la entidad y se articulará donde sea necesario con los procesos e instrumentos archivísticos, como el Plan Institucional de Archivos- PINAR-, las Tablas de Retención Documental -TRD- y las Tablas de Valoración Documental -TVD-, entre otros.

1.3 Objetivo

Ofrecer un instrumento de conservación que, mediante el cumplimiento de los lineamientos establecidos por las normas estatales e institucionales en materia de gestión documental, garantice la adecuada preservación y conservación de los documentos sean estos análogos y/o electrónicos durante el ciclo vital documental, con el objeto de asegurar la sostenibilidad de los documentos en atributos como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad y accesibilidad, así como el apoyo a la gestión de la Entidad, en la misión de proteger los derechos de los usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud, y la conservación de la memoria documental institucional.

El presente documento va dirigido al plan de conservación documental relacionado con la documentación analógica y digital, produce, recibe y almacena la Entidad.

1.4 Alcance

Inicia con el diseño, fase de planeación, que define los recursos, procedimientos, actividades y tiempos, documentados para garantizar así la conservación documental, continúa con la implementación que determina los requisitos que permiten asegurar la conservación documental donde la compilación, recolección y análisis de la información institucional es el eje fundamental para esta fase y termina con la actualización, relacionada

con las actividades que se realicen de evaluación y seguimiento al componente plan de conservación en coherencia con los demás instrumentos archivísticos de la Entidad.

En el marco de la gestión documental integral (archivo total) y la responsabilidad adquirida con la nación y con el área de la salud, el documento que aquí se presenta contiene los lineamientos legales y técnicos que se deben tener en cuenta para la adecuada conservación de los documentos sea cual sea su soporte, en el componente plan de conservación documental. Lo anterior, con el objeto de garantizar la transparencia institucional, el derecho a la salud y el acceso de la información pública a la sociedad.

Así mismo pretende orientar en procesos de conservación documental a los funcionarios y contratistas y encargados de la ejecución de los procesos de gestión documental de la entidad de manera general desde la producción de documentos, y en especial, a los conservadores, restauradores, archivistas, ingenieros de sistemas e industriales, abogados, historiadores, etc., encargados de la gestión documental al interior de la entidad. Así mismo, se constituye en un documento que sirve como soporte para el desarrollo y ejecución de acciones de seguimiento y control por parte de las autoridades competentes.

Un SIC se encuentra conformado por dos componentes: el plan de conservación documental que aplica a los documentos de archivo producidos y recibidos por la Supersalud, sean estos físicos o análogos, como los documentos en soporte papel, documentos en soportes flexibles (negativos y películas), medios magnéticos (DD, cintas magnéticas, disquetes), medios ópticos (DVD, CD, BLU RAY) y medios extraíbles (USB, tarjetas SD y memorias flash), que requieren para su administración de una infraestructura física y del cual hará parte este documento y un segundo componente que corresponde al Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, que aplica a los documentos digitales y nativos electrónicos de archivos, documentos nacidos digitales y documentos de archivos digitalizados, lo cual requiere de un herramientas de software y hardware para su adecuada gestión.

En este sentido es preciso anotar que es necesario resolver de manera prioritaria, un requisitos fundamental para la puesta en marcha de un SIC apropiadamente, considerando que se requiere contar con el diagnóstico integral de archivos como fuente principal sobre la cual fundamentar todo el Sistema Integrado de Conservación, requisito claramente definido en el Acuerdo 06 de 2014 del Archivo General de la Nación, pero que además, en la práctica es un insumo necesario y fundamental tanto para la actualización del SIC- Plan de Conservación Documental, como para la formulación de un Plan de Preservación Digital a Largo Plazo en concordancia con las necesidades particulares y las políticas internas de la Superintendencia en materia de gestión documental, tecnologías de la información, gobierno digital, sistema integrado de gestión, entre otros, “(…) esto va a permitir plantear acciones concretas que den solución a problemas específicos, en tiempos definidos, a partir de actividades que puedan ser medibles, verificables y sostenibles en el tiempo, por esta razón el diagnóstico integral actualizado, es el documento base para realizar el Sistema Integrado de Conservación (…)”^[1].

Con base en lo anteriormente expuesto, este documento se desarrolla en concordancia con las normas establecidas para la gestión documental y se basa principalmente en la “Guía para la Elaboración e Implementación del Sistema Integrado de Conservación SIC Componente Plan de Conservación Documental”, emitida y publicada por el AGN, quedando establecido que una vez se cuente con los resultados del Diagnóstico Integral de Archivos, se deberá actualizar con base en los resultados obtenidos.

1.5 Ámbito de aplicación

El SIC, componente Plan de Conservación Documental hace parte de la gestión documental y por lo tanto es un complemento importante del programa de gestión documental de la Entidad, aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión y a la gestión de la Entidad. La SNS debe garantizar si no se tiene en la planta de personal, la contratación del profesional en restauración y conservación de bienes muebles, experto en el manejo y la conservación de la documentación análoga, quien liderará el tema, para luego ser socializado inicialmente con el Grupo de Gestión Documental de la Entidad, quienes deben velar por su implementación y actualización. Igualmente debe ser socializado con los funcionarios y contratistas de la Supersalud, con el objeto de concientizarlos sobre las estrategias de preservación a largo plazo que se deben tener en cuenta para evitar el deterioro de los documentos.

Aplica a todos los niveles y sedes de la SNS y a las áreas de depósitos de archivo.

1.6 Requisitos de calidad aplicable

La presente guía da cumplimiento a lo establecido por las normas competentes emitidas por el Archivo General de la Nación y en especial con el Acuerdo 006 del 15 de octubre de 2014 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000?.

Igualmente, al cumplimiento de lo establecido en la ISO 9001:2015 numeral 7.5.3 Control de la información documentada como también al Modelo Integrado de Planeación y Gestión numeral 5.2.2. Política de Gestión Documental.

1.7 Definiciones

Las siguientes definiciones son tomadas textualmente de la “guía para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación SIC- Complemento Plan de Conservación Documental”, publicada por el AGN. Es importante resaltar que las definiciones deben ser diferentes para el Plan de Conservación Documental y para el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, por recomendación de los documentos técnicos del AGN.

Biodeterioro: cambio no deseado en las propiedades de los materiales de archivo por la acción de organismos tales como hongos y bacterias.

Condiciones medioambientales: se refiere a los agentes ambientales directamente relacionados con la conservación de los documentos tales como la humedad, la luz, la temperatura y la polución.

Conservación Documental: conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación-restauración adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos análogos de archivo.

Conservación Preventiva: se refiere al conjunto de políticas, estrategias y medidas de orden técnico y administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación-restauración. Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada del patrimonio documental.

Desinfección: eliminación de gérmenes que infectan o pueden provocar una infección en un lugar.

Desratización: eliminación de roedores.

Desinsectación: eliminación de insectos que afectan los soportes documentales, especialmente el papel y cartón.

Documento análogo: información creada, recibida, enviada y almacenada en soportes físicos como los documentos en soporte papel, documentos en soportes flexibles (negativos y películas), medios magnéticos (DD, cintas magnéticas, diskettes), medios

ópticos (DVD, CD, BLU RAY) y medios extraíbles (USB, tarjetas SD y memorias flash) y que requieren para su administración de una infraestructura física.

Documento electrónico: información producida, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares y que se puede acceder a él mediante instalaciones de tratamiento de datos.

Documento electrónico de archivo: registro de información producida, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares y que se puede acceder a él mediante instalaciones de tratamiento de datos. Este documento es generado por una persona o Entidad en cumplimiento de sus funciones y se mantiene cumpliendo el ciclo de vida documental y su organización obedece a los principios y procesos archivísticos.

Documento digital: son todos aquellos documentos registrados en un soporte electrónico. Por ejemplo: una fotografía en soporte análogo (físico) es escaneada y se guarda en algún formato, Tiff o Jpg simultáneamente se transforma en un documento digital.

Documento digitalizado: registro en soporte análogo (físico, por ejemplo, en papel) que al pasar por un procedimiento de escaneado mediante medios fotoeléctricos se registra en la memoria de un computador y que se puede acceder a el por medio de instalaciones de tratamiento de datos.

Factores de Deterioro: sistemas con capacidad de inducir cambios en las características propias a la naturaleza de los materiales, son denominados también causas de deterioro y pueden ser internos o externos a los materiales.

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Humedad Relativa: es la relación porcentual entre la cantidad de vapor de agua real que contiene el aire en un volumen determinado y la que necesitaría contener para saturarse a una misma temperatura.

Mantenimiento Preventivo: conjunto de medidas para mitigar las causas de un problema potencial u otra situación no deseable.

Monitoreo ambiental: realizar mediciones periódicas de parámetros físicos y microbiológicos en un área determinada.

Preservación a largo plazo: conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,

independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.

Saneamiento ambiental: proceso establecido para reducir la carga microbiana ambiental, garantizar un espacio salubre y evitar procesos posteriores de biodeterioro en la documentación mediante la aplicación de sustancias activas, aplicadas por medio de diferentes métodos con el objeto de destruir, contrarrestar, neutralizar, impedir la acción o ejercer un control sobre organismos y microorganismos biológicos causantes del deterioro de la documentación y de enfermedades al personal que labora en la entidad.

Sistema integrado de conservación: conformado por el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.

1.8 Responsabilidad del servicio público y contratistas

Las responsabilidades de los servidores públicos y contratistas frente a la Gestión Documental y de la Información, están previstas en las siguientes normas.

NORMA	ARTICULO	DESCRIPCIÓN
Ley 594 de 2000	Congreso de la República	Artículo 4o	Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Ley 594 de 2000	Congreso de la República	Artículo 46o	Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
Ley 734 de 2002	Congreso de la República	Artículo 34	Deberes de todo servidor púbico: Numeral 5) Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
NORMA	ARTICULO	DESCRIPCIÓN
Ley 1952 de 2019	Congreso de la República	Artículo 39	A todo servidor público  le  está  prohibido: Numeral: 12. “Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones y numeral 18. “Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas”.
Acuerdo 006 del 15 de octubre de 2014.	Archivo General de la Nación	Obliga a las entidades del Estado a la implementación del SIC.
Decreto 1080 de 2015	Ministerio de Cultura	Artículo 2.8.2.5.3.	Responsabilidad de la gestión de documentos: La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas.
Acuerdo 038 de 2002	Archivo General de la Nación	Artículo 1o	Es responsabilidad de todo servidor público “la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones”.
		Artículo 3o, Numeral 2.	El jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia (SUPERINTENDENTES(AS) DELEGADOS(AS), JEFES OFICINAS ASESORAS, JEFES  OFICINA, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, SECRETARIO(A) GENERAL.), será el responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo.
Acuerdo 042 del 2002	Archivo General de la Nación	Artículo 3o.	Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas (SUPERINTENDENTES(AS) DELEGADOS(AS), JEFES OFICINAS ASESORAS, JEFES OFICINA, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, SECRETARIO(A) GENERAL.) Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
NORMA	ARTICULO	DESCRIPCIÓN
Ley 1712 de marzo 6 de 2014	Congreso de la República	Título I.	Obliga a las entidades del Estado a acatar el “Principio de transparencia, Principio de calidad de la información y Principio de la divulgación proactiva de la información”.
Resolución 4086 de 2014	Superintendencia Nacional de Salud	Artículo 2o	MANUAL  DE  PROCESOS  Y  PROCEDIMIENTOS  DE  LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD PROCESO DE APOYO - ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL, Código GDCR01 - PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO, Código GDPD03 POLÍTICA DE OPERACIÓN No. 12. El jefe de dependencia (Superintendente, Superintendentes Delegados, Directores, Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina y Jefes de Oficina Asesora) son los responsables por la organización, consulta, conservación, custodia y mantenimiento ADE los documentos en gestión de las dependencias que dirigen a través de su equipo de trabajo, así como de elaborar y/o mantener actualizados los inventarios.
Resolución No 000678 de 2014	Superintendencia Nacional de Salud		“POR LA CUAL SE ADOPTA EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES”.
Resolución No. 006104 2017	Superintendencia Nacional de Salud	Artículo 2o	Define para la Supersalud: “Adoptar de acuerdo con los términos del artículo 2.2.22.2.1 del Decreto 1083 de 2015 como política de gestión y desempeño institucional, las siguientes: numeral 10. Gestión Documental”.

1.9 Planes estratégicos, proyectos y programas asociados.

El presente Plan de Conservación Documental se articula y asocia con los siguientes planes estratégicos, proyectos y programas:

Tabla 1. Planes estratégicos, proyectos y programas asociados. Elaborado por el Grupo de Gestión Documental.

PLANES ESTRATÉGICOS, PROYECTOS Y PROGRAMAS ASOCIADOS

PLANES ESTRATÉGICOS, PROYECTOS Y PROGRAMAS	ARTICULACIÓN Y/O ASOCIACIÓN
MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN - MIPG-	Se articula toda vez que el fortalecimiento va relacionado con la determinación del estado de ejecución o desarrollo de las actividades específicas de la Entidad, y en nuestro caso en el tema de la gestión documental a través de la dimensión correspondiente: Información y comunicación.
PLAN ANUAL DE GESTIÓN - PAG-	Se articula en concordancia con la definición siguiente: "Herramienta gerencial de programación y control de la ejecución anual de todos los proyectos, actividades y funciones que deberá desarrollar las dependencias de la Entidad para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el Plan Institucional estratégico, y será la base para la concertación de objetivos y posterior evaluación de los servidores públicos". Consultado en: https://www.supersalud.gov.co/en-us/plan-anual-de-gestión.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS -PINAR-	Es un instrumento de planeación para la labor archivística de la Supersalud, que determina elementos importantes para la planeación estratégica en el proceso de gestión documental y da cumplimiento a las directrices emitidas por el Archivo General de la Nación, ente rector de la función archivística nacional. Su formulación, adopción y seguimiento lo realiza el Grupo de Gestión Documental de la Entidad.
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL	Por cuanto nos define el alcance del Subsistema que contempla los principios, la política, las etapas, el ciclo vital, los procesos e instrumentos archivísticos a ejecutar dentro de la función archivística y de esta manera se articula con la conservación documental.
OTROS PROGRAMAS ESPECÍFICOS CONTEMPLADOS EN EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD	Se articula con los programas de auditoría, control y seguimiento a la gestión documental de la Entidad, normalización, de formas y formularios electrónicos, documentos vitales o esenciales, gestión de documentos electrónicos, archivos descentralizados, reprografía, documentos especiales, plan institucional de capacitación, por cuanto orientan a la entidad en el tratamiento que se les debe dar a los tipos de información sean estos físicos o electrónicos, así como los controles, sistemas y medios asociados a su gestión.
PLAN DE AUSTERIDAD Y GESTIÓN AMBIENTAL	El SIC Conservación Documental se articula con este plan desde diferentes programas como uso eficiente del agua, uso eficiente del papel, uso eficiente de energía, manejo de residuos peligrosos, entre otros. Así mismo, se articula dentro del grupo de Recursos Físicos en el mantenimiento de instalaciones.
PROGRAMAS SEGURIDAD EN EL TRABAJO	El Sistema Integrado de Conservación, se articula incipalmente en su Plan de Conservación Documental con la mitigación de fuentes de contaminación biológica y ambiental en general. Así mismo, con el uso de Equipos de Protección Personal (EPP), para la manipulación, almacenamiento e intervención de los documentos en los archivos de gestión y el archivo central.

1.10 Riesgos documentales de archivo asociados a la implementación del SIC, Plan de Conservación Documental

A continuación, se presenta la matriz de riesgos documentales de archivo asociados directamente a la pérdida de información por temas de conservación y preservación documental, los cuales se encuentran formalizados en el mapa de riesgos institucional de la Superintendencia Nacional de Salud; identificando algunos riesgos asociados a la preservación a largo plazo y seguridad de la información patrimonial, de la cual se extraen de manera general las más destacadas y que se consideran relevantes para el tema de preservación.

TIPO DE RIESGO	RIESGO	DESCRIPCIÓN DEL RIESGO	CAUSAS	ACTVIDADES ASOCIADAS PARA SU MITIGACIÓN
GESTIÓN	Documentación gestionada sin el cumplimiento de los estándares técnicos archivísticos establecidos para su organización, conservación y disposición.	Debido a que los funcionarios no son conscientes del valor institucional de los documentos y de la aplicabilidad de los instrumentos y herramientas para garantizar una eficiente gestión documental, esto puede generar la pérdida de la memoria institucional por la falta de organización de los archivos.	Falta de un equipo interdisciplinario de profesionales con conocimiento en la administración de la Gestión documental para el correcto funcionamiento del proceso.	Hacer seguimiento trimestral a la administración y actualización de los inventarios realizados por las dependencias productoras.
		Falta de estrategias que garanticen la sostenibilidad y permanencia de las buenas prácticas en la Gestión documental.	Realizar trimestralmente jornadas de entrenamiento al personal responsable de los Archivos de gestión en las dependencias.
		Falta de actualización, conocimiento,		Diseñar una metodología de autoevaluación para
aplicación y elaboración de instrumentos archivísticos y procedimientos		medir el nivel de desempeño de la Gestión documental.
Falta de acciones de seguimiento orientadas a identificar el nivel de apropiación de los lineamientos y el proceso de Administración de la Gestión documental, así como las demás directrices que se han dado en esta materia.		Realizar socialización sobre la organización, conservación y disposición de documentos, a funcionarios y contratistas.
Falta de organización y control por parte del proveedor del servicio de correspondencia.		Verificar mensualmente   la trazabilidad de cada guía en la plataforma del operador a fin de establecer  que  el trámite   se  haya completado  y,  en caso    contrario requerir al operador el respectivo denuncio por perdida  de documentos, si a ello hay  lugar,    e informarle a la dependencia pertinente de dicha situación para que nos confirmen si procede el reenvío.
		Ocurrencia de fuerza mayor o caso fortuito (ej. robo al transportador, daño a los documentos por lluvia, etc)
GESTIÓN	Adquirir y/o desarrollar soluciones TI que no satisfagan las necesidades  de la entidad o de las áreas.	Como resultado de una adquisición y/o desarrollo de una solución de TI inadecuada, se genera detrimento patrimonial y mala	Debilidades en la alineación de los grupos de trabajo sobre los desarrollos internos adelantados, para asegurar su implementación y estabilización.	Fortalecimiento de la Arquitectura Base de TI.
		reputación a la Superintendencia.	El   ritmo   de actualización del avance tecnológico no es tenido en cuenta para reforzar el conocimiento del recurso interno de la OTI	Formular e implementar plan de optimización del modelo de operación TIC.
			Falta de claridad en la definición y alineación a las políticas gubernamentales del Modelo de Gobierno de TI para la Entidad	Implementación del PETI conforme a las necesidades    y prioridades estratégicas de  la entidad.
GESTIÓN	Daño o pérdida de documentos con ocasión de préstamos documentales en el  Archivo Central.	El uso inadecuado de los documentos en préstamo, solicitados por los funcionarios o contratistas al Archivo Central, puede ocasionar daños, sustracción o pérdida de una parte o del total del documento.	Falta avanzar más en la digitalización técnica  de documentos.	Continuar con  el proceso  de digitalización gradual de documentos.
		Carencia de personal in-situ con el tiempo prudente que supervise la gestión de préstamo y control al préstamo de documentos.	Mantener un área de consulta adecuada con cámara y aplicando  un protocolo de manejo de documentos en préstamo, para contribuir con la seguridad en la consulta de la documentación en el Archivo Central.
		Falta de seguimiento a la devolución del préstamo de documento	Diseñar un protocolo de devolución de documentos en préstamo,  para garantizar que  los documentos conservan   las condiciones de calidad, cantidad de folios y no adulteración, con que fueron entregados inicialmente.
	Falta de Protocolo Institucional para la implementación del área de consultas en el Archivo Central
CORRUPCIÓN	Ocultar o alterar la documentación análoga o electrónica en las diferentes fases de su ciclo de vida, que contenga información clasificada y/o reservada y que esté bajo custodia en el Archivo de gestión de las dependencias y en el Archivo Central de la Superintendencia Nacional de Salud, en beneficio propio o de un tercero.	Interés del servidor público en recibir beneficio económico.	Apoyar las acciones de  sensibilización, apropiación   de valores y pedagogía de la Política  de Integridad del Modelo Integrado   de Planeación y Gestión MIPG, liderado por el Grupo  de Talento Humano acompañando las actividades programadas
		Falta de políticas de seguridad y controles de acceso a  la información clasificada  y/o reservada	.Solicitar  a  las dependencias competentes, realizar jornadas trimestrales de  capacitación dirigidas   a   los funcionarios  de   la Entidad,  sobre   el correcto     uso, aplicación de mecanismos de seguridad y manejo de la información documental, clasificada  y reservada.
		Falta de infraestructura tecnológica adecuada para la salvaguarda de los archivos con información clasificada y/o reservada
	Incumplimiento y/o vulneración de los controles de acceso a la información clasificada  y/o reservada
Deficiente atención por parte del proveedor que presta el servicio de correspondencia		Al presentarse la pérdida o alteración de la información documental, realizar la reconstrucción archivista de los expedientes luego de ser solicitados por la parte interesada.
		Exposición al hurto por la inseguridad pública presente en los lugares objeto de visitantes externos y de servidores públicos de la entidad

1.11 Marco teórico y conceptualización

La Supersalud, de conformidad con las normas establecidas, asume la precisión siguiente señalada en el artículo 3o, Definiciones, correspondiente al capítulo I. sobre Generalidades, del acuerdo 006 del 15 de octubre de 2004, “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000?, emitido por el AGN, el cual define al Sistema Integrado de Conservación, como “el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital” documental: archivo de gestión, central e histórico.

Igualmente, el SIC de la Supersalud, se relaciona con los procesos archivísticos de planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia y disposición final, así como con los instrumentos archivísticos de inventario documental, tablas de retención documental-TRD-, tablas de valoración documental-TVD-, cuadro de clasificación documental, plan institucional de archivos-PINAR-, modelos de requisitos de documentos electrónicos y las tablas de control de acceso: derechos y restricciones.

Fuente: elaboración Supersalud- Grupo de Gestión Documental.

1.12 El SIC y su articulación con la Política de Gestión Documental

El SIC de la Supersalud, se articula con la política de gestión documental, como parte del Subsistema de gestión documental de la Entidad, la cual se describe^[2], como la “entidad del Estado encargada de proteger los derechos en salud de los habitantes del territorio colombiano, mediante mecanismos de Inspección, Vigilancia y Control, y a ejercer las funciones jurisdiccionales y de conciliación, busca la satisfacción de sus servidores, usuarios y partes interesadas, cumpliendo los requisitos legales y organizacionales suscritos frente al Sistema Integrado de Gestión y dando cumplimiento a los lineamientos establecidos por el Gobierno Nacional en materia de Gestión Documental”. Por medio de la presente política se compromete a:

1. “Garantizar la conservación, recuperación y disposición de la memoria institucional que permita la continuidad del negocio”.

2. “Consolidar el modelo de gestión de la información armonizándolo con las normas vigentes y el sistema de planeación, gestión y control institucionalmente establecido”.

3. “Modernizar la gestión documental, incorporando los avances tecnológicos y de procesos de la gestión de la información en armonía con las directrices institucionales establecidas en el Programa de Gestión de la Información”.

4. “Facilitar la consulta y acceso a la información requerida por los usuarios en salud, con el cumplimiento previo de normas que garanticen la integridad, autenticidad, la seguridad y reserva de la información”.

5. “Fortalecer el compromiso de los servidores públicos como únicos responsables de mantener la confidencialidad y seguridad de la Gestión de la Información Institucional generada física, digital o electrónicamente, de acuerdo con las disposiciones vigentes”.

La Supersalud, establece^[3] que “para lograr lo anteriormente enunciado la Alta Dirección asignará los recursos tanto humanos, presupuestales y tecnológicos necesarios que permitan realizar el seguimiento y evaluación a la implementación y efectividad de esta política”.

1.12.1 Responsabilidad del SIC

Por ser un sistema que ejecuta procesos transversales y que se articulan con la Gestión Documental de la Entidad, la Secretaría General es la responsable de su implementación, la cual lo articula con el Grupo de Gestión Documental que cuenta con un equipo de trabajo interdisciplinario, conformado por profesionales que correspondan a las áreas de la conservación, tecnología y de auditoría, sistemas de información y archivistas.

1.12.2 Coordinación del SIC

El SIC de la Supersalud, será coordinado por la Secretaría General, la cual delega la función al Grupo de Gestión Documental de la Entidad.

1.12.3 Aprobación del SIC

El SIC de la Supersalud, fue presentado en Comité Institucional de Gestión y Desempeño -CIGD- el 12 de diciembre de 2019 y aprobado bajo Resolución 000175 de 21 de enero de 2020 firmada por el Superintendente Nacional de Salud. En su tercera versión fue revisado nuevamente con el fin de actualizar el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo y se presentó y aprobó por parte del CIGD el 22 de junio de 2021, y fue aprobado con la Resolución 6904 del 09 de julio de 2021 firmada por el Superintendente Nacional de Salud.

1.12 4 Estructuración del SIC

El SIC de la Supersalud se encuentra estructurado en tres fases: una fase de diseño de la cual hace parte este documento y el documento del plan de preservación digital a largo plazo, una fase de implementación donde a partir del diseño se llevan a cabo las acciones propuestas y una fase de actualización, sobre la base de la implementación y revisión de documentos actualizados, se validan y renuevan los programas propuestos (de acuerdo con la necesidad, se plantea anual).

Fuente: elaboración Supersalud – Grupo de Gestión Documental

2. -SIC - COMPONENTE PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

El artículo 12. Plan de conservación documental, correspondiente al Capítulo II. Del plan de conservación Documental, del Acuerdo 006 del 15 de octubre de 2014, “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000?, define el plan de conservación documental, como: “el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, procesos y procedimientos, tendientes a mantener las características físicas y funcionales de los documentos de archivo conservando sus características de autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad a través de tiempo”.

Atendiendo la definición anterior, el SIC - Plan de conservación documental de la Supersalud, en concordancia con las normas expedidas por el Estado y las directrices emitidas por la Entidad, en materia de gestión documental y conocedora de la importancia de este componente como instrumento archivístico para la planificación e idónea conservación de los espacios que guardan la información, así como de los soportes, la información y los medios que la contienen, emite el presente documento, que tiene como finalidad, formular e implementar un conjunto de acciones para la preservación y posterior conservación de los documentos análogos que son producidos y/o recibidos por la Supersalud, en concordancia con el ciclo vital documental.

Lo que se busca, es disminuir y evitar amenazas que generen el deterioro o pérdida de la información. Para ello, se revisarán y analizarán todos los riesgos de deterioro que pueden presentar las unidades junto con sus tipologías documentales, el estado de conservación y su administración, como también los factores que inciden en la custodia documental, que afectan directamente el estado de los documentos, así como los diversos deterioros ocasionados por posibles siniestros.

Igualmente, para el adecuado desarrollo del plan de conservación se tendrán en cuenta aspectos del orden normativo, económico, técnico y administrativo.

A manera de conclusión y de conformidad con la “guía para la Elaboración e Implementación del Sistema Integrado de Conservación SIC Componente Plan de Conservación Documental” del AGN, la implementación del SIC – Plan de conservación documental permitirá a la Supersalud:

- “Armonizar la conservación documental con las políticas institucionales de archivo”.

- Lograr la “Articulación y coordinación de la conservación documental con los procesos planes, programas, proyectos y actividades de la gestión documental y la función archivística”.

- Determinar la “Definición de actividades por tiempos con objetivos, metas y responsables de acuerdo con el nivel de madurez de la Gestión Documental de cada entidad”.

- “Garantizar el adecuado mantenimiento y conservación de los documentos de archivo en cada una de las etapas de su ciclo vital”.

- Garantizar la “Mejora de la conservación documental y aseguramiento de la información mediante una adecuada planeación”.

- Dar “Mayor diligencia y oportunidad en los servicios que presta el archivo”.

- Asegurar la “Disminución de riesgos de pérdida de la información asociados a temas de conservación”.

- Ofrecer “Mayor sostenibilidad de los proyectos de archivo”.

- Garantizar la transparencia y la accesibilidad adecuada de la información a los usuarios internos y externos de la Entidad.

- Y cumplir con la normatividad vigente y pertinente.

El SIC - componente Plan de conservación documental, se presenta de la manera siguiente:

Introducción, Objetivos, alcance, metodología, cronograma, presupuesto y las referencias bibliográficas.

2.1 Objetivos

2.2 Objetivo general

Establecer para aplicar posteriormente, los lineamientos del SIC – Componente plan de conservación documental en la Supersalud, para garantizar los procesos y procedimientos relacionados con la protección, preservación, conservación y disposición de los documentos análogos en sus diferentes soportes, de conformidad con el ciclo vital documental y con las normas promulgadas vigentes y pertinentes y los procedimientos técnicos emitidos en gestión documental, con el objeto de apoyar en la misión de la Entidad en aspectos como la de garantizar la protección de la salud de los ciudadanos y la de realizar la inspección, vigilancia, control y el desarrollo de la función jurisdiccional y de conciliación, acorde con los principios de transparencia y oportunidad.

2.3 Objetivos específicos

- Garantizar la conservación preventiva y la conservación–restauración de la documentación análoga de la Entidad, junto con la originalidad del objeto documental y los diversos valores que ha adquirido el documento a través del tiempo.

- Garantizar la unidad del soporte, así como la integridad física del documento con el objetivo de salvaguardar la información que contienen, lo que facilita la digitalización adecuada de la información, según los estándares y formatos utilizados

- Asegurar la inspección y el mantenimiento de los sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas, a fin de reducir el riesgo de deterioro físico, químico o biológico que pueda generarse a los documentos en los archivos de gestión, central y fondos documentales acumulados por deficientes condiciones locativas, de infraestructura y mantenimiento en general (polvo, material particulado, contaminantes ambientales y suciedad).

- Garantizar el control de los agentes biológicos de los puestos de trabajo en los archivos de gestión y central para desarrollar las acciones necesarias para asegurar su conservación y la salud del personal que desarrolla actividades de archivo, particularmente en el caso de identificar documentación con deterioro biológico.

- Definir el conjunto de acciones y tareas de tipo preventivo a realizar frente a eventos no deseados como siniestros.

Los anteriores objetivos se medirán a través del desarrollo y la ejecución de los seis programas de conservación denominados: Programa de sensibilización y capacitación; Programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas; Programa de saneamiento ambiental: limpieza, desinfección, desratización y desinsectación; Programa monitoreo y control de condiciones ambientales; Programa de prevención de emergencias y atención de desastres y el Programa de almacenamiento y realmacenamiento.

2.4 Alcance del Plan de Conservación Documental

El SIC – Componente plan de conservación documental va dirigido a todos los documentos análogos, independiente del soporte que lo contengan, producidos y recibidos por la Entidad en cumplimiento de sus funciones, procesos y procedimientos y en concordancia con el ciclo vital documental. Inicia con el diseño, fase de planeación, que define los recursos, procedimientos, actividades y tiempos, documentados para garantizar así la conservación documental, continúa con la implementación que determina los requisitos que

permiten asegurar la conservación documental donde la compilación, recolección y análisis de la información institucional es el eje fundamental para esta fase y termina con la actualización, relacionada con las actividades que se realicen de evaluación y seguimiento al componente plan de conservación en coherencia con los demás instrumentos archivísticos de la Entidad.

2.5 Metodología

2.5.1 Referentes normativos generales

Acuerdo 047 del 5 de mayo de 2000, del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, “Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación”.

Acuerdo 049 del 5 de mayo de 2000, del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, “Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

Acuerdo 050 del 5 de mayo de 2000, del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, “Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo".

Ley 594 de julio 14 de 2000, del Congreso de Colombia, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Título XI, sobre “Conservación de documentos”, Artículo 46, determina: “Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos”.

Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 del Presidente de la República de Colombia, “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”. Capitulo I. Gestión de documentos. Artículo

9. Procesos de la gestión documental, Literal g. Preservación a largo plazo, la define: “Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento”.

Ley 1712 de marzo 6 de 2014 2014 del Congreso de la República, “por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”. Titulo I. “Disposiciones generales”. “Principio de transparencia, Principio de calidad de la información y Principio de la divulgación proactiva de la información”.

Decreto 1100 de junio 17 de 2014 del Presidente de la República, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en lo relativo al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental archivística y la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones”.Título I. “Declaratoria de bienes de interés cultural (BIC)”, en su artículo 5, determina: Condiciones técnicas. “Corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con las normas expedidas por el Ministerio de Cultura, la función de reglamentar las condiciones técnicas especiales de los bienes muebles de carácter documental archivístico, susceptibles de ser declarados BIC”.

Acuerdo 006 del 15 de octubre de 2014 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000?.

Acuerdo No. 008 del 31 de octubre de 2014 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13o y 14o y sus parágrafos 1o y 3o de la Ley 594 de 2000”.

2.5.2 Referentes normativos institucionales

Resolución No. 000678 del 10 de abril de 2014 de la Superintendencia Nacional de Salud, “Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones”.

Resolución No. 001521 del 12 de agosto de 2014 de la Superintendencia Nacional de Salud, “Por la cual se adoptan las políticas del sistema integrado de gestión”.

Resolución No. 002116 del 25 de septiembre de 2014 Superintendencia Nacional de Salud, “Por medio del cual se modifican los artículos 1o y 8o de la resolución 000678 de 2014 y se dictan otras disposiciones”, mediante la cual resuelve: Artículo 1. Adoptar el Sistema integrado de gestión (SIG)…”

Resolución No. 004112 del 23 de diciembre de 2014 Superintendencia Nacional de Salud, “Por la cual se adicionan políticas del Sistema Integrado de Gestión a la resolución 1521 de 2014”.

Resolución No. 006104 del 20 de diciembre de 2017 Superintendencia Nacional de Salud, “Por la cual se conforma el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones”. Artículo segundo. Define: “Adoptar de acuerdo con los términos del artículo 2.2.22.2.1 del Decreto 1083 de 2015 como política de gestión y desempeño institucional, las siguientes: numeral 10. Gestión Documental”.

2.6 Requisitos para tener en cuenta para la formulación del SIC- Componente plan de conservación documental

La formulación del SIC, requiere de la contratación de un profesional en restauración y conservación de bienes muebles, experto en el manejo y la conservación de la documentación análoga, quien será el responsable de la ejecución del proceso, desde las actividades de implementación, socialización y actualización.

2.7 Compilación y recolección de la información institucional

La información recolectada ha sido el insumo fundamental que permitirá la fase de implementación, estableciendo prioridades, determinando tiempos y recursos físicos y humanos de conformidad con la madurez existente en el tema de gestión documental de la Entidad.

Se tendrá como referente las herramientas técnicas y administrativas siguientes:

2.8 Formulación de los programas de conservación

Los siguientes son los programas de conservación que se deben aplicar de conformidad con los formatos establecidos y actualizados. En cada uno de los programas se encuentra toda la información necesaria para su implementación.

2.8.1 Programa de sensibilización y capacitación

Objetivos	Crear conciencia sobre el valor de los documentos de archivo y la responsabilidad de la conservación de los soportes y medios donde se registra la información y brindar herramientas prácticas para su adecuado tratamiento. Generar acercamiento por parte de los encargados de archivo frente a los componentes del SIC Conservación Documental Capacitar al personal de archivo programa de limpieza e identificación de deterioro biológico, así como en atención de emergencias en archivos.
Alcance	Directivos, funcionarios, contratistas y usuarios de los archivos. Funcionarios archivos de gestión y central Personal de servicios generales (contratistas)
Problemas por solucionar	Falta de reconocimiento y valoración de los archivos como fuentes de información. Falta de conocimiento de la importancia de la conservación de los archivos y el aseguramiento de la información independiente del medio o soporte donde se halla registrada.
Actividades	Jornadas de capacitación y sensibilización que brinden herramientas prácticas para la conservación de los documentos y el manejo de la información. Así mismo, se pueden utilizar plegables publicitarios, campañas en los diferentes canales de comunicación de la entidad, charlas informales en oficinas y conferencias y talleres con expertos. Conferencias especiales explicando el alcance y las actividades del SIC Conservación Documental, con temas concretos para los responsables de archivos de gestión y central. Jornadas de capacitación y guía durante desarrollo de actividades realizadas por el personal de servicios generales Talleres especiales presentando casos de deterioro biológico en material de archivo. Capacitaciones y talleres con brigadistas para atender emergencias en archivos.
Cronograma	La Supersalud parametrizará su cronograma según las actividades que se vayan a realizar y los recursos necesarios.
Recursos	Humanos Tecnológicos Económicos Logísticos
Responsables	Funcionarios de gestión documental encargados en coordinación con el área de recursos humanos y el apoyo directivo. Grupo de gestión documental. Grupo de gestión documental / Grupo de Recursos Humanos - Brigadas de Emergencia.
Temas sugeridos	Gestión documental. Conservación documental y factores de deterioro. Gestión de riesgos y Salud Ocupacional. Prevención de desastres y manejo de emergencias en archivos. Manejo de equipos y herramientas necesarias para la conservación de archivos. Factores culturales que influyen en la implementación del PPDLP: Problemáticas, Acciones correctivas y Gestión del conocimiento. Principios de Preservación Digital: Integridad, Equivalencia, Economía, Actualidad, Normalización. Cooperación. Factores de sostenibilidad: Divulgación y transparencia, Apertura, Interdependencia, Interoperabilidad, Estabilidad y compatibilidad, Aceptación, Estandarización y Mecanismo de protección técnica.
Aspectos para considerar	Los temas desarrollados en las capacitaciones o sensibilizaciones deben ser debidamente documentados en concordancia con el plan anual de capacitación de la Entidad.
Evidencias	ASFT04 Lista de asistencia diligenciada o reporte de asistencia (reunión por plataformas virtuales) Presentación power point / TIPS Conservación Formato GDFT42 diligenciado

2.8.2. Programa de Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas

Objetivos	Mantener en buenas condiciones las instalaciones físicas de los archivos y los sistemas de almacenamiento, con el fin de minimizar los riesgos asociados con la conservación del material documental independiente del soporte o medio donde esté registrado.
Alcance	Todas las áreas de archivo de la entidad, en especial los archivos de gestión y el archivo central
Problemas por solucionar	Espacios no adecuados para el depósito y almacenamiento de los documentos. Deficiencias de mantenimiento en la edificación.
Falta de mobiliario adecuado de acuerdo con el volumen y características de la documentación
Actividades	Revisión periódica de las instalaciones físicas de los archivos y los sistemas de almacenamiento. Identificación de deterioros de instalaciones: presencia de humedad, microorganismos, grietas, fisuras, inclinaciones en pisos, deformación o alteración en muros, techos, puertas, entre otros. Revisión de los componentes tecnológicos instalados en depósitos (cámaras, controles de acceso, aires acondicionados, sistemas de iluminación). Revisión de instalaciones de seguridad, detección de fuego, sistemas de alarma (garantías y certificados), teniendo en cuenta manuales y garantía. Implementación de correctivos.
Cronograma	Se realizarán inspecciones semestrales con el fin de registrar cualquier anomalía que se presente. Los correctivos se ejecutarán de acuerdo con las anomalías reportadas y el plan de mantenimiento de la entidad.
Recursos	Humanos Tecnológicos Económicos Logísticos
Responsables	Funcionarios de archivo encargados de la Gestión Documental con el apoyo del área de Recursos Físicos. Contratistas que presten el servicio de depósito y custodia de archivos.
Materiales de apoyo	NTC 5921:2012 Información y documentación. Requisitos para el almacenamiento de material documental. NTC 5029:2001 Medición de archivos. NSR-10 Reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente. Acuerdo 49 de 2000 AGN / Acuerdo 37 de 2002 AGN
Aspectos por considerar	Verificar que los equipos o elementos más significativos del archivo y la infraestructura se encuentren en buenas condiciones e instalados adecuadamente en los depósitos de archivo. Verificar las certificaciones y garantías de los sistemas de seguridad y equipos implementados en el archivo. Revisar que los mantenimientos correctivos sean programados según la necesidad.
Evidencias	Formato GDFT34 diligenciado

2.8.3. Programa de Limpieza y Saneamiento ambiental (desinfección, desratización y desinsectación)

Objetivos	Mantener las condiciones adecuadas de limpieza y disminuir los factores biológicos que desencadenan deterioro sobre la documentación y afectación sobre la salud de los colaboradores.
Alcance	Todas las áreas de archivo, en especial espacio donde se adelantan procesos archivísticos, custodia, conservación y consulta de la información.
Problemas por solucionar	Presencia de agentes biológicos que inciden en el deterioro documental. Presencia de contaminantes atmosféricos (PM10 y carga biológica) en espacios de archivo. Presencia de plagas e insectos en espacios de archivo. Deficientes rutinas de limpieza y desinfección de áreas.
Actividades	1. Limpieza general de espacios y mobiliario. 2. Jornadas especiales de limpieza profunda 3. Jornadas saneamiento ambiental. 4. Limpieza puntual de documentos, identificando el material contaminado.
Cronograma	Se han establecido las actividades de acuerdo con el impacto que ejercen para la conservación documental. Actividad 1: Mensual Actividad 2: Semestral Actividad 3: Semestral Actividad 4: De acuerdo con la necesidad y recursos de la Entidad.
Recursos	Humanos Insumos Tecnológicos Económicos Logísticos
Responsables	Coordinador del grupo de gestión documental / Coordinador grupo de recursos físicos Responsables de los archivos de gestión y central Funcionarios encargados de mantenimiento de instalaciones físicas de la entidad. Conservador-restaurador del grupo de gestión documental
Materiales de apoyo	NTC 5921:2012 Información y documentación. Requisitos para el almacenamiento de material documental. Protocolo de limpieza para espacios de archivo Supersalud Protocolo para saneamiento ambiental Protocolo primeros auxilios Protocolo buenas prácticas de almacenamiento y manipulación
Aspectos por considerar	Lavados y desinfección de las herramientas utilizadas al finalizar la jornada de trabajo. Todos los métodos y materiales que se usarán durante los tratamientos serán documentados en fichas técnicas o formatos de control. NO mezclar las actividades de limpieza de material contaminado con material no contaminado, ya que se podría propagar el deterioro a toda la documentación. Realizar las jornadas de limpieza necesarias solo con el material contaminado y extremar las medidas de desinfección y limpieza de espacios.
Evidencias	Formato GDFT35 limpieza debidamente diligenciado Formato GDFT36 saneamiento ambiental debidamente diligenciado Informe de tratamientos realizados en la documentación en caso de realizar la actividad 5.

2.8.4 Programa monitoreo y control de condiciones ambientales

Objetivos	Mantener las variaciones medioambientales dentro de los rangos establecidos para los distintos materiales de archivos.
Alcance	Todas las áreas de archivo, en especial espacio donde se adelantan procesos archivísticos, custodia, conservación y consulta de la información.
Problemas por solucionar	Condiciones ambientales no apropiadas para la conservación documental. Altos niveles de contaminantes en el aire. Niveles de radicación inadecuados. Inestabilidad de los componentes de archivo.
Actividades	1. Medición y registro permanente de humedad relativa y temperatura. 2. Medición de iluminación. 3. Medición de contaminantes ambientales (PM10 y carga biológica). 4. Implementar medidas correctivas de acuerdo con las mediaciones del monitoreo
Cronograma	Actividad 1: Registro diario e informe mensual Actividad 2: Registro semestral con el respectivo informe Actividad 4: De acuerdo con la necesidad.
Recursos	Humanos Insumos Tecnológicos Económicos Logísticos
Responsables	Funcionarios de archivos encargados de Gestión Documental con el apoyo del área de recursos físicos (mantenimiento) cuando el espacio está bajo la administración de la entidad. Funcionarios encargados de mantenimiento de instalaciones físicas de la entidad. Conservador-restaurador del grupo de gestión documental
Equipos sugeridos	Termohigrómetro o datalogger con software para medición constante de temperatura y humedad relativa. Luxómetro para mediciones de la intensidad de la luz. Deshumidificador para la disminución de humedad presente en un radio de alcance establecido, en este caso depósitos de almacenamiento (correctivo en caso de ser necesario) Instalación de filtros UV (correctivo en caso de ser necesario)
Aspectos por considerar	Las acciones de monitoreo y control de condiciones ambientales están orientadas a establecer mecanismos para el manejo del ambiente en pro del aseguramiento de la información contenida en los documentos. Para cada tipo de soporte documental, se han establecido diferentes rangos de humedad relativa y temperatura para mantener la conservación de estos. Ver Acuerdo 49 de 2000. Art. 5o.
Material de apoyo	NTC 5921:2012 Información y documentación. Requisitos para el almacenamiento de material documental.
Evidencias	Formato GDFT37 monitoreo de condiciones ambientales debidamente diligenciado. Formato GDFT51 Control de temperatura y humedad relativa debidamente diligenciado.

2.8.5. Programa Prevención de Emergencias y Atención de Desastres para documentos.

Objetivos	Orientar las acciones para prevención y mitigación de amenazas y los preparativos para atención de emergencias en documentos con el fin de reducir el riesgo, así como una estrategia de sostenibilidad de los archivos ante amenazas de origen animal o antrópico.
Alcance	Todas las áreas de archivo, en especial espacios donde se adelantan procesos archivísticos, custodia, conservación y consulta de la información.
Problemas por solucionar	Pérdida de información por factores internos y externos de riesgos
Actividades	Actualizar el Mapa de Riesgos de la entidad para el caso de los archivos a la luz del SIC; es decir la identificación de las acciones encaminadas a prevenir emergencias y mitigar daños enmarcadas en el Acuerdo 50/2000 proferido por el AGN. Demarcar las rutas de evacuación de las diferentes áreas; así mismo, identificar los sistemas de extinción de fuego, camilla, botiquín y silla de ruedas que serán utilizados en caso de emergencia. Conformación de brigada de emergencia para material de archivo. Realizar capacitaciones y talleres de emergencia aplicada al material documental.
Cronograma	El cronograma se parametrizará de acuerdo con las actividades y recursos disponibles en la Entidad.
Recursos	Humanos Tecnológicos Económicos Logísticos
Responsables	Comité de emergencias Grupo brigada de emergencias para material de archivo Coordinador de gestión documental Funcionarios encargados de gestión documental
Aspectos por considerar	Ante la ocurrencia de un evento no deseado como un incendio, inundación o terremoto, es prioridad salvar vidas; sólo si la emergencia está bajo control y no existe riesgo contra la integridad de las personas en el recinto, se debe optar por salvar los bienes documentales existentes. Una vez determinada la magnitud de la emergencia es recomendable no desechar ningún documento por muy deteriorado que se encuentre. Si el ambiente está muy húmedo, por agua de inundación o bomberos, hay que bajar las tasas de humedad para evitar el desarrollo de microorganismos, asegurando una buena circulación de aire y si es posible, instalar técnicamente equipos de deshumidificación y secado. Evaluar las necesidades materiales, financieras y humanas para las operaciones de salvaguarda, reuniendo de manera sistemática la información necesaria como fotografías de los documentos y de los locales, así como el inventario del material afectado. Las acciones que derivan de este apartado deben ser realizadas para prevenir emergencias y mitigar daños. Así mismo, están enmarcadas en el Acuerdo 50/2000 proferido por el AGN y las determinadas por la entidad en el Manejo de Emergencias.
Material de apoyo	NTC 5921:2012 Información y documentación. Requisitos para el almacenamiento de material documental. Protocolo de buenas prácticas en la prevención de emergencias y atención de desastres, para documentos.
Evidencias	Formato GDFT38 debidamente diligenciado. Mapa de Riesgos de la Entidad actualizado.

2.8.6 Programa de almacenamiento y realmacenamiento

Objetivos	Establecer las unidades de almacenamiento y conservación para material documental acordes a los formatos y técnicas de la documentación que garanticen protección y resistencia.
Alcance	Todos los documentos de archivo de la entidad en cada una de las etapas de su ciclo vital.
Problemas por solucionar	Documentación que presenta un sistema de almacenamiento inadecuado. Carencia de unidades de almacenamiento y conservación adecuadas para realmacenamiento.
Actividades	Establecer necesidades reales de almacenamiento para los documentos de archivo de la Entidad. Establecer parámetros para la compra de unidades de conservación y almacenamiento teniendo en cuenta material y soporte documental (dimensiones, resistencia de los materiales, diseño de las unidades, recubrimiento interno, acabados, etc.). Compra, adecuación y mantenimiento de unidades de almacenamiento y conservación.
Cronograma	El cronograma de parametrizará de acuerdo con las actividades y recursos disponibles en la Entidad.
Recursos	Humanos Tecnológicos Económicos
Responsables	Funcionarios encargados de gestión documental Área de compras de la Entidad
Aspectos a considerar	Aplicación de normar técnicas.
Material de apoyo	NTC 5921:2012 Información y documentación. Requisitos para el almacenamiento de material documental. NTC 5397:2005 Materiales para documento de archivo con soporte papel. Características de calidad. Lineamientos para unidades de almacenamiento Supersalud
Evidencias	Formato GDFT39 debidamente diligenciado. Formato GDFT40 debidamente diligenciado. Formato GDFT41 debidamente diligenciado.

2.9 Implementación del SIC – Componente Plan de Conservación Documental

Realizado el diseño y aprobado el SIC- Componente Plan de Conservación por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Supersalud se inicia la implementación del mismo, el cual se basa en el diligenciamiento de cada uno de los formatos que hacen parte de la aplicación de los programas: Programa de sensibilización y capacitación, Programa de Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas, Programa de Saneamiento ambiental: Limpieza, desinfección, desratización y desinsectación en concordancia con el establecido para la entidad, Programa monitoreo y control de condiciones ambientales, Programa Prevención de Emergencias y Atención de Desastres y el Programa de almacenamiento y realmacenamiento.

Lo que se busca en esta etapa de implementación es el diligenciamiento de cada uno de los formatos en concordancia con las instrucciones dadas, lo cual arrojará un resultado que llevará a una fase de compilación y análisis de la información recolectada, para luego establecer los requisitos que se ejecutarán para subsanar los deterioros identificados y que requiera intervención. Además, se definirán las estrategias de preservación a largo plazo que se requieran para garantizar así la conservación de los documentos en su integridad física y funcional y que buscan asegurar la adecuada organización, acceso y recuperación de la documentación.

Aclaradas las decisiones a tomar relacionadas con la intervención de procesos de deterioro o para definir estrategias de conservación a largo plazo sobre la documentación análoga de la Supersalud, se debe elaborar el cuadro de control de mando, el cual debe contemplar los programas de conservación a aplicar y actividades que se ejecutarán, las cuales se desarrollarán por vigencias a corto, mediano y largo plazo en concordancia con los soportes y medios existentes y la valoración del estado de conservación de los documentos y el ciclo vital documental. Lo que se busca es garantizar el cumplimiento de las tareas programadas.

2.10 Actualización del SIC – Componente Plan de Conservación Documental

Ejecutadas las fases de diseño e implementación del SIC- Componente plan de conservación documental de la Entidad, se debe proceder a su actualización terminada la vigencia anual.

En esta fase se debe verificar que las tareas programadas se hayan cumplido entre las fechas establecidas, de acuerdo con lo programado y en concordancia con el Plan Anual de Gestión, Plan Estratégico Institucional, Plan Anual de Adquisiciones y el Programa de Gestión Documental, de lo contrario, se debe actualizar de acuerdo con las necesidades identificadas.

Para el seguimiento del SIC- Componente Plan de Conservación se debe diligenciar el cuadro de control de mando, junto con el formato Formulación y seguimiento de Planes o Cronogramas código PIFT06 que resume las actividades, objetivos logrados y resultados a nivel cualitativo y cuantitativo frente a la programación planteada y programada.

2.11 Cronograma Plan de Conservación Documental

El cronograma y los recursos requeridos para el mismo se armonizan en el Programa de Gestión Documental – PGD- y el Plan Institucional de Archivos -PINAR- de la Entidad. Las actividades referenciadas en los programas del SIC Conservación Documental se proyectan para su ejecución anual, de acuerdo con la información que se presenta en la siguiente tabla. Se registran los datos de programación para el año 2021 y se deberá actualizar anualmente.

A continuación, se muestran las acciones mensuales para los años 2021 y 2022

La siguiente tabla muestra las acciones trimestrales para los años 2023 a 2026

2.12 Metas e indicadores

Las metas y los indicadores asociados mediante los cuales se realizará el seguimiento al programa durante la vigencia 2021 en el marco del Plan Anual de Gestión -PAG-, componentes del PINAR y el Modelo Integral de Planeación y gestión -MIPG-, son los referidos en las tablas 2 y 3 que se describen a continuación:

Tabla 2. Metas e indicadores asociados PAG. Elaborado por el Grupo de Gestión Documental.

Tabla 3.

Metas e indicadores asociados MIPG. Elaborado por el Grupo de Gestión Documental.

3. PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO

3.1 Propósito

El Sistema Integrado de Conservación – SIC, Plan de Preservación Digital a Largo Plazo tiene como finalidad, diagnosticar, formular e implementar un conjunto de acciones para la construcción y puesta en marcha de los programas y estrategias de preservación digital a partir de la identificación de prioridades y la formulación de los documentos soportes para la preservación digital en la Supersalud, con el fin de asegurar que los documentos digitales, independientemente de su soporte puedan ser consultados, tramitados y preservados a largo plazo, con los requerimientos de conservación, preservación, seguridad, integridad y autenticidad adecuados, para consulta de usuarios internos y externos de la Entidad.

3.2 Introducción

El Sistema Integrado de Conservación y su aplicación dentro de la política de gestión documental en las entidades, se ha definido desde la promulgación del Acuerdo 07 de 1994, que adopta y expide el reglamento General de Archivos como norma reguladora de la función archivística de la Nación y en el marco de la Ley 594 de 2000, especialmente desde el desarrollo de los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de documentos”, que enmarcan la expedición del Acuerdo 06 de 2014, en donde se establece, que este sistema, se desarrolla a partir de dos componentes: a) Plan de Conservación Documental: aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos y b) Plan de Preservación Digital a Largo Plazo: aplica a documentos digitales y/o electrónicos de archivo^[4].

En cumplimiento de esta normativa, la Superintendencia Nacional de Salud -Supersalud-, en el año 2019 establece el Sistema Integrado de Conservación -SIC-, como parte integral de los lineamientos archivísticos de la entidad y desarrolla de manera general el Plan de Conservación Documental, el cual, se encuentra actualmente en revisión y actualización.

A partir de este trabajo adelantado, se presenta el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo de la Supersalud, como segundo componente del Sistema Integrado de Conservación de la entidad, pues no se puede entender una preservación a largo plazo sin el desarrollo de los dos componentes interrelacionados. Este Plan de Preservación a Largo Plazo se propone a partir del desarrollo de diferentes fases estableciendo distintas estrategias, en concordancia con los lineamientos normativos vigentes que permitan asegurar la conservación de las tipologías físicas y funcionales de los documentos digitales

y/o electrónicos de archivo, preservando sus características de autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad a través del tiempo, en cumplimiento de los instrumentos archivísticos de la entidad.

Si bien, a la fecha se cuenta con una variada cantidad de información erigida en años anteriores, así también, se han llevado a cabo recientes implementaciones en materia archivística y de sistemas de información articuladas con tecnologías de la información. No obstante, existe una insuficiencia primaria que es preciso resolver de manera prioritaria, pues se requiere contar con el diagnóstico integral de archivos como fuente principal sobre la cual fundamentar todo el Sistema Integrado de Conservación, requisito claramente definido en el Acuerdo 06 de 2014 del Archivo General de la Nación, pero que además, en la práctica es un insumo necesario y fundamental tanto para la actualización del SIC- Plan de Conservación Documental, como para la formulación de un Plan de Preservación Digital a Largo Plazo en concordancia con las necesidades particulares y las políticas internas de la Superintendencia en materia de gestión documental, tecnologías de la información, gobierno digital, sistema integrado de gestión, entre otros, “(…) esto va a permitir plantear acciones concretas que den solución a problemas específicos, en tiempos definidos, a partir de actividades que puedan ser medibles, verificables y sostenibles en el tiempo, por esta razón el diagnóstico integral actualizado, es el documento base para realizar el Sistema Integrado de Conservación (…)”^[5].

El cumplimiento de los objetivos propuestos en preservación digital a largo plazo se logra a partir de la definición e implementación de una política de seguridad de información de la entidad dentro del contexto de la preservación; la identificación de medios de almacenamiento y formatos digitales; la evaluación de los aspectos técnicos, riesgos y diferentes estrategias de preservación; así como de los resultados del diagnóstico integral de archivos; la definición de las estrategias y mecanismos de preservación seleccionados en respuesta a las necesidades identificadas en el diagnóstico, incluida la decisión con su justificación; funciones y responsabilidades para el plan de preservación y su seguimiento; presupuesto para la formulación y ejecución del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo y modelo de financiamiento del mismo.

La definición del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo se encargará de controlar de manera periódica los documentos electrónicos para garantizar así la accesibilidad, la recuperación y la validez jurídica de los mismos a través de chequeos en cuanto a:

- Accesibilidad de soportes.

- Capacidad de lectura de formatos.

- Validez jurídica de las firmas electrónicas.

- Integridad de los documentos e integridad de los expedientes a través de la MIGRACIÓN.

Así mismo, el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo propone requisitos tecnológicos concretos y acciones proactivas de preservación, para lo cual se debe tener en cuenta que la correcta aplicación, en las fases de tramitación, de los criterios de clasificación y descripción, así como el uso de formatos estándares, serán elementos fundamentales para permitir la aplicación de los criterios de preservación en los procedimientos posteriores. Este Plan, define la estrategia de preservación de los documentos y expedientes electrónicos a partir de:

- Control de formatos: Normalización y migración.

- Selección de los formatos de conservación (incluida la firma electrónica).

- Conservación de las bases de datos.

Sin embargo, en la actualidad el documento presentado no llega al desarrollo de estos componentes de manera detallada, debido al modelo de madurez electrónica de documentos que presenta la Entidad, que se encuentra en un estado insipiente de implementación y validación.

A partir de lo anterior, y con la claridad que se tiene respecto a las fortalezas, avances y necesidades de la Entidad, se presenta este documento, que si bien en primera instancia tiene un alcance distinto al propuesto en el documento Fundamentos de Preservación Digital a Largo Plazo del AGN, se presenta un plan a mediano plazo para lograr su ejecución por fases concretas y a partir de las que se puedan tomar decisiones. Se iniciará con la elaboración del diagnóstico integral de archivos^[6], para continuar con la identificación de prioridades y la formulación de los documentos soportes para la preservación digital, lo que llevará a la implementación, en donde se proponen ciertas estrategias prioritarias, en donde se han contemplado acciones que permiten alcanzar los objetivos trazados y dar cumplimiento a la normativa, pero sobre todo, dar la ruta de acción para una segunda etapa del Plan de Preservación Digital con el fin de asegurar que los documentos digitales, independientemente de su soporte puedan ser consultados, tramitados y preservados a largo plazo, con los requerimientos de conservación, preservación, seguridad, integridad y autenticidad adecuados, para consulta de usuarios internos y externos de la Entidad.

En este sentido, se destaca que con la reciente puesta en marcha del Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo – SGDEA- SuperArgo en septiembre de 2020, la

Entidad logró un gran avance en la gestión de los expedientes electrónicos con requisitos de archivo, incidiendo de manera positiva desde la creación de los documentos y definiendo su trazabilidad, de manera que se asegura su preservación a largo plazo. No obstante, este es solo el comienzo y se requiere el establecimiento del panorama completo de los archivos digitales de la Entidad a partir del levantamiento de información y posteriormente la implementación de programas, planes y estrategias que permitan la actualización y articulación de los diferentes sistemas de gestión implementados por la Entidad, en el marco del Subsistema de Gestión documental y de políticas como gobierno digital, sostenibilidad, aprovechamiento de recursos y medios, plan de acción y de adquisiciones, entre otros, considerando que muchos de estos se van renovando y actualizando constantemente (a grandes pasos en poco tiempo), por lo que la Entidad conoce y asume la responsabilidad de mantenerse al día en su funcionamiento y en cumplimiento de la política que se defina tanto a nivel interno (nacional) como externo por las entidades respectivas.

Una vez finalizadas las fases propuestas en este documento, se deberá realizar la actualización del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, con la evaluación y validación de las acciones implementadas, junto con el plan de mejora a partir de la implementación.

3.3 Mandato

La Supersalud, en concordancia con las normas expedidas por el Estado y las directrices emitidas por la Entidad en materia de gestión documental, tecnologías de la información, planeación, gestión ambiental, y además, conocedora de la importancia de la información recibida y emitida por la Entidad como parte vital del quehacer de la misma y responsable frente a los usuarios, elabora el SIC - Plan de Preservación Digital a Largo Plazo como instrumento archivístico para la planificación e idónea preservación de la información que reposa en los soportes y los medios que la contienen y que tiene como finalidad, formular e implementar un conjunto de acciones para la preservación y acceso a los documentos digitales que son producidos y/o recibidos por la Superintendencia, en correspondencia con el ciclo vital documental, independientemente de su soporte y en armonía con los demás instrumentos archivísticos que se han implementado en la Entidad.

Este Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, brindará una herramienta de seguimiento a la Entidad frente a la preservación de la información producida en todo el territorio, asegurando una mejor actuación frente a las necesidades de los usuarios y haciendo posible una gestión más efectiva y transversal a los diferentes procesos de la Supersalud, aportando en varios pilares que se han determinado como de gran relevancia para la Entidad. Entre ellos, se citan algunos a continuación:

- Facilitar la consulta y acceso a la información requerida por los usuarios en salud, con el cumplimiento previo de normas que garanticen la integridad, autenticidad, la seguridad y reserva de la información.

- Pacto Global de las Naciones, implementación de cuatro estrategias en la Supersalud: Derechos humanos, estándares laborales, responsabilidad ambiental y anticorrupción.

- Consolidación de la Supersalud, como una organización socialmente responsable.

- Programa de compras públicas sostenibles.

- Plan de Seguridad basado en el MSPI (Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información).

- Business Process Management (BPM). Tecnología orientada a procesos integrados.

- Programa específico de seguridad de la información.

3.4 Objetivos

3.4.1 Objetivo General

Formular de manera general el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo de la Superintendencia Nacional de Salud, en concordancia con su Sistema Integrado de Conservación y los lineamientos normativos vigentes, que aseguren el acceso y la preservación a largo plazo del acervo documental electrónico de archivo de la Entidad, considerando las diversas tipologías físicas y funcionales de los documentos electrónicos de archivo, conservando sus características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad a través de tiempo.

3.4.2 Objetivos Específicos

• Realizar el diagnóstico integral de archivos como actividad prioritaria en la definición de los parámetros para el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo de la Superintendencia Nacional de Salud.

• Identificar y valorar la documentación electrónica de archivo producida por la Entidad en el desarrollo de sus funciones, que sean susceptibles de preservar a largo plazo, contemplan todos los medios y soportes en los que fueron creados.

• Identificar y valorar los potenciales riesgos de pérdida de la información derivados por la tecnología obsoleta.

• Propender por la preservación de los documentos electrónicos de archivo en todo su

ciclo vital, desde su producción o recepción hasta la disposición final.

• Implementar estrategias que permitan garantizar las características de: integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad de los documentos electrónicos.

3.5 Alcance

La Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de sus funciones, de la responsabilidad frente a la información y en el marco de la normatividad expedida en materia archivística, jurídica, tecnológica, administrativa y de planeación, se compromete con la preservación digital a largo plazo de toda la documentación electrónica producida, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, independientemente de su soporte, de acuerdo con principios, procesos archivísticos y el ciclo vital documental asegurando su integridad, fiabilidad, autenticidad, disponibilidad y accesibilidad de los documentos.

En este sentido, se ha establecido en la Supersalud que todos los documentos electrónicos son susceptibles de preservación a largo plazo^[7], con base en la siguiente categorización:

Ilustración 1. Tipologías de archivos más comunes (Fundamentos de Preservación a Largo Plazo AGN)

- Documentos electrónicos producidos en la Entidad: documentos producidos y gestionados en el Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) que utiliza la Entidad en los diferentes procesos misionales y administrativos, y que se mantienen durante todo el ciclo de vital documental en dichos ambientes.

- Documentos digitalizados generados en la Entidad: este tipo de documentos se obtienen a partir de la aplicación de la técnica de digitalización a los documentos que inicialmente se registran en soporte papel o análogo.

- Documentos digitalizados presentados por la ciudadanía o personas jurídicas (pueden cumplir o no con estándares óptimos): son aquellos presentados por la ciudadanía o personas jurídicas, en los diversos trámites de la Entidad, en cumplimiento de las funciones legalmente establecidas.

Inicialmente se considera un amplio panorama dentro del alcance de la preservación digital de la Entidad, el cual, se concretará con la selección de los documentos o información que se considera vital dentro de la misma, una vez se realice el diagnóstico integral de archivos y se complemente con el cruce de información, a partir de los criterios de valoración documental definidos y la evaluación de riesgos identificados por las diferentes áreas y procesos de la Entidad.

De acuerdo con la información consignada en el Registro Matriz de Riesgos Institucional (ASFT12) actualización 09/10/2020, son varios procesos relacionados con riesgos respecto a la información, entre ellos están: administración de la gestión documental, provisión de soluciones tecnológicas, gestión se servicios tecnológicos, gobierno y gestión de la información.

Esta matriz evidencia los diferentes riesgos identificados, sin embargo, esta información deberá ser cruzada entre los diferentes procesos y de correlación con las Tablas de Valoración Documental -TVD- y Tablas de Retención Documental -TRD- actualizadas, junto con la información que arroje el programa específico de documentos especiales (incluso el programa específico de documentos vitales).

3.6 Principios

El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo de la Supersalud tendrá en cuenta en su planeación y desarrollo, los principios establecidos en el documento Fundamentos de Preservación Digital A Largo Plazo del AGN, los cuales se citan a continuación y que son la base sobre la que se fundamenta la propuesta metodológica y estratégica desarrollada en el capítulo 11 de este documento, entendiendo estos principios como primordiales para el logro de los objetivos propuestos y del mandato que como Entidad ha establecido la Supersalud frente a la preservación a largo plazo.

Ilustración 3. Articulación de los principios de la preservación digital

3.7 Planes estratégicos, proyectos y programas asociados

El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo se asocia con los siguientes planes estratégicos, proyectos y programas:

Tabla 4. Planes estratégicos, proyectos y programas asociados. Elaborado por el Grupo de Gestión Documental.

PLANES ESTRATÉGICOS, PROYECTOS Y PROGRAMAS ASOCIADOS

PLANES ESTRATÉGICOS, PROYECTOS Y PROGRAMAS	ARTICULACIÓN Y/O ASOCIACIÓN
MODELO DE INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN - MIPG-	Se articula toda vez que el fortalecimiento va relacionado con la determinación del estado de ejecución o desarrollo de las actividades específicas de la Entidad, y en nuestro caso en el tema de la gestión documental a través de la dimensión correspondiente: Información y comunicación.
PLAN ANUAL DE GESTIÓN - PAG-	Se articula en concordancia con la definición siguiente: "Herramienta gerencial de programación y control de la ejecución anual de todos los proyectos, actividades y funciones que deberá desarrollar las dependencias de la Entidad para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el Plan Institucional estratégico, y será la base para la concertación de objetivos y posterior evaluación de los servidores públicos". Consultado en: https://www.supersalud.gov.co/en-us/plan-anual-de-gestión.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS -PINAR-	Es un instrumento de planeación para la labor archivística de la Supersalud, que determina elementos importantes para la planeación estratégica en el proceso de gestión documental y da cumplimiento a las directrices emitidas por el Archivo General de la Nación, ente rector de la función archivística nacional. Su formulación, adopción y seguimiento lo realiza el Grupo de Gestión Documental de la Entidad.
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN- SIC-	Se define como el grupo de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, acorde con la política de gestión documental de la Entidad y demás sistemas organizacionales, que tienen como objetivo asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, durante todo su ciclo vital documental.
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL	Por cuanto nos define el alcance del Subsistema que contempla los principios, la política, las etapas, el ciclo vital, los procesos e instrumentos archivísticos a ejecutar dentro de la función archivística.
OTROS PROGRAMAS ESPECÍFICOS CONTEMPLADOS EN EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD	Se articula con los programas de auditoría, control y seguimiento a la gestión documental de la Entidad, normalización, de formas y formularios electrónicos, documentos vitales o esenciales, gestión de documentos electrónicos, archivos descentralizados, reprografía, documentos especiales, plan institucional de capacitación, por cuanto orientan a la entidad en el tratamiento que se les debe dar a los tipos de información sean estos físicos o electrónicos, así como los controles, sistemas y medios asociados a su gestión.

3.8 Funciones y responsabilidades

La articulación de las diferentes áreas y oficinas de la Entidad, son de vital importancia para asegurar el levantamiento de información inicial, pero sobre todo para la evaluación, implementación y puesta en marcha del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo en la Supersalud, pues nunca antes se había requerido de un trabajo interdisciplinario tan articulado como ahora, con los nuevos retos y dinámicas que nos plantean los archivos digitales y electrónicos, pues “(…) el mundo digital transformó los conceptos de preservación tradicionales, desde la protección de la integridad física del objeto, pasando por la integridad intelectual hasta la autenticidad e integridad de la información. Las labores de preservación en el entorno digital se orientan a funciones de gestión y servicio; por ello, asegurar la preservación digital a largo plazo implica asumir la responsabilidad institucional en la adopción de políticas, estrategias, procesos y procedimientos, tendientes a asegurar la perdurabilidad y accesibilidad de los documentos digitales por el tiempo que sea necesario (…)”^[8].

En este sentido, se reconocen y establecen los diferentes actores y áreas implicadas en la preservación de documentos digitales a largo plazo en la Entidad, desde los responsables hasta la definición de las responsabilidades que asumen las distintas áreas en el programa específico de seguridad de la información (GDPL02).

RESPONSABLES	RESPONSABILIDADES
SERVIDORES PÚBLICOS DE LA ENTIDAD	- Garantizar el almacenamiento de manera técnica y segura de la información tanto en los archivos de gestión como en el archivo central. - Mantener actualizados y disponibles los inventarios documentales de los documentos y/o expedientes en los archivos de gestión y central. - Garantizar el control de los documentos y/o expedientes en préstamo. - Aplicar los mecanismos para acceder o consultar la información que reposa en el archivo de gestión (procedimientos, políticas, guías, formatos, estrategias). Los funcionarios y contratistas de la Supersalud en lo que hace referencia al tratamiento de la información que con ocasión de su trabajo y funciones deben tener en cuenta los lineamientos de las Política del Subsistema Seguridad de la Información (ASPO05), Políticas de Tercer Nivel del Subsistema de Seguridad de la Información (ASPO09), en atención estricta de los protocolos y Políticas y mecanismos establecidos en desarrollo del Subsistema de Seguridad de la Información.
ALTA GERENCIA	Es responsabilidad de la alta gerencia es garantizar la integración de los procesos de seguridad de la información con los procesos operativos de la Entidad, a la vez que se debe garantizar que los funcionarios a su cargo cumplan con todas las políticas, procesos, normas y directrices de seguridad de la información, las cuales han sido establecidas por la Supersalud. Los onarios a cargo, en lo que respecta a la seguridad de la información, los controles y cuidados que deben tenerse para evitar problemas de seguridad. Los propietarios y responsables de los recursos de información, aplicaciones, repositorios y bases de datos son responsables de acatar las políticas, procedimientos, directrices y normas para garantizar la adecuada protección de la información a su cargo. La alta gerencia debe asegurar que los funcionarios de la Supersalud sean los responsables de la lectura, comprensión y cumplimiento de las políticas, procedimientos, directrices y normas que se aplican a sus funciones. Que los servidores son igualmente responsables de asistir a las capacitaciones programadas en relación con seguridad de la información, las políticas de seguridad y la gestión, clasificación y organización de la información.
OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN -OTI-	El Grupo de Gestión Documental –GGD- y el SGDEA son los encargados de que este proyecto se lleve a cabo de manera adecuada y en el tiempo determinado. Por lo tanto la Oficina de tecnologías de la Información –OTI- será uno de los principales aliados en la implementación del Sistema Integrado de Conservación –SIC- sobre todo en su Plan de Preservación a Largo Plazo. Todas las acciones que se realicen para esta finalidad serán implementadas de mutuo acuerdo y apoyo entre el GGD, SGDEA y OTI; y cada uno de los proyectos y estrategias, generaran acciones que involucrarán en menor o mayor medida a estas tres instancias de la Supersalud, momento en el cual se definirán las cargas y obligaciones de cada una
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA- GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL	-Garantizar el almacenamiento de manera técnica y segura de la información en el archivo central de la Entidad. -Mantener actualizados y disponibles los inventarios del archivo central. -Garantizar la trazabilidad y control de los documentos en préstamo del archivo central. -Establecer los requisitos y mecanismos para acceder o consultar la información que reposa en el archivo central. -Proporcionar las directrices que permitan a los funcionarios tener acceso a la información que se requiera para dar trámite oportuno a las peticiones de competencia de las diferentes áreas de la Entidad. -Garantizar la seguridad de los documentos y/o expedientes que se encuentren en la custodia del Grupo de Gestión Documental.

3.9 Conceptualización

La preservación digital se define como (…) el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso de la información de los documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los mismos por el tiempo que se considere necesario^[9]. Se aplica a todos los documentos electrónicos de archivo, independientemente del soporte y medio de desarrollo, durante todo el ciclo vital del documento y hace parte de los procesos de gestión documental.

Desde el área de conservación, la preservación a largo plazo se enmarca en el desarrollo del Sistema Integrado de Conservación, con la construcción e implementación de sus dos componentes: Plan de Conservación Documental y el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo. Al respecto, se cita a continuación la relación entre los dos planes y su interrelación definidas en el documento de Fundamentos de la Preservación Digital a Largo Plazo del AGN, evidenciando la necesidad de desarrollarlo de manera conjunta con el fin de dar cumplimiento real a la preservación digital.

“(…) Conceptualmente las acciones de Conservación Documental son de tipo preventivo y/o correctivo y están orientadas a mantener la estabilidad de los medios de almacenamiento en los que se soporta la información digital y de su entorno físico. Estas acciones se desarrollan a partir de la formulación de programas de conservación que contemplan acciones de capacitación y sensibilización, monitoreo de condiciones ambientales, planes de atención de desastres, saneamiento ambiental y limpieza de medios.

Complementariamente, las acciones de Preservación Digital están dirigidas a asegurar la permanencia y el acceso de la información de forma comprensible para una comunidad designada, a partir de la aplicación de estrategias técnicas de preservación que aseguren la perdurabilidad, accesibilidad y usabilidad de información auténtica, fiable e integra a largo plazo. (…)”

En este contexto, definir los documentos que se consideran vitales para la Entidad y sobre los cuales se asegure la preservación digital a largo plazo, partirá desde la información identificada en las TVD, TRD y los programas específicos de documentos vitales o esenciales, gestión de documentos electrónicos y el de documentos especiales para establecer las acciones de planeación tanto para aquellos documentos nativos análogos como digitales, desde su creación hasta su disposición final.

3.10 Normatividad

La normatividad aplicable para el planteamiento y desarrollo del Plan de Preservación a Largo Plazo se enuncia de manera general a continuación:

CONTENIDO
Ley 1185 2008	“Por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997 –Ley General de Cultura- y se dictan otras disposiciones”. En su artículo 9º establece las obligaciones y competencias en relación con los bienes del patrimonio cultural y los bienes de interés cultural.
Ley 594 de 2000	“Por medio de la cual se dicta la Ley general de archivos y se dictan otras disposiciones”. Esta Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Ley 1712 de 2014	“Por medio de la cual se crea la Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”. Esta Ley regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicación de la información.
Ley 527 de 1999	“Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.
Ley 975 de 2005	“Por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a la consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones de acuerdos humanitarios”. En el capítulo X Conservación de Archivos establece el deber a la preservación de la memoria histórica que corresponde al Estado y establece lineamientos para facilitar el acceso a los archivos.
Ley 1266 de 2008	“Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.
Ley 1341 de 2009	“Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC–, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones”.
Ley 1448 de 2011	“Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones”.
Ley 1581 de 2012	“Por la cual dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
Ley 1915 de 2018	“Por la cual se modifica
CONTENIDO
Decreto 2609 de 2012	Art. 29. Requisitos para la preservación y conservación – Acuerdo reglamentario 06 de 2014.
Decreto 103 de 2015	Compilado en el Decreto 1080 de 2015, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”. Establece criterios generales para la implementación del programa de gestión documental y políticas de preservación, custodia digital, conservación de documentos y eliminación segura y permanente de la información.
Acuerdo 003 de 2014	Establece los lineamientos generales para la gestión de documentos electrónicos. En su artículo 13o establece las garantías de conservación y preservación a largo plazo; artículo 15o la conservación de documentos datos y metadatos incluidas las firmas digitales y estampado cronológico; artículo 16o adopción depolíticas estándares que aseguren la conservación a largo plazo; artículo 17o repositorios seguros.
Decreto 1080 de 2015	“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”
Acuerdo 06 de 2014	Reglamenta los artículos 46, 47 y 48 título XI sobre “conservación de documentos” de la Ley 594 o Ley General de Archivos. Este acuerdo define la línea base para la planificación del Sistema Integrado de Conservación, programas de conservación preventiva, planes de conservación y planes de preservación digital a largo plazo.
Circular 02 de 1997	“Parámetros a tener en cuenta para Tecnologías en los archivos públicos”	la	implementación	de	nuevas
Circular 01 de 2015	Da alcance a la expresión “Cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta”.
Circular 02 de 2015	Criterios para la entrega de archivos en cualquier soporte, con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales.
Circular 03 de 2015	“Directrices para la elaboración de las tablas de retención documental”.
Resolución 3441 de 2017	“Por la cual se reglamentan aspectos generales relativos al Patrimonio Audiovisual Colombiano conforme a las Leyes 397 de 1997, 594 de 2000, 814 de 2003 y 1185 de 2008, y al Decreto 1080 de 2015”.

Normas técnicas aplicables

	CONTENIDO
NTC-ISO 30300:2013	Información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Fundamentos y vocabulario.
NTC-ISO 30301: 2013	Información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Requisitos.
NTC-ISO/TR 18128:2016	Información y Documentación. Evaluación del riesgo en Procesos y Sistemas de Gestión Documental.
NTC-ISO 15489:2017	Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios.
NTC-ISO 23081- 1:2014	Información y documentación. Procesos para la gestión de registros. Metadatos para los registros. Parte 1.
NTC - ISO 27001:2013	Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información -SGSI-.
NTC- ISO 14721:2018	Sistemas de transferencia de información y datos espaciales. Sistema abierto de información de archivo (OAIS).
NTC-5985:2013	Información y documentación. Directrices de implementación para digitalización de documentos.
NTC 6104: 2015	Materiales para registro de imágenes. Discos ópticos. Prácticas de almacenamiento
NTC ISO 13008: 2014	Información y documentación. Proceso de conversión y migración de registros digitales.
ISO 19005:	Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo.
GTC ISO TR 18492:2013	Preservación a largo plazo de la información basada en documentos electrónicos.
NTC ISO 14641-1: 2014	Archivo electrónico. Parte 1: especificaciones relacionadas con el diseño y el funcionamiento de un sistema de información para la preservación de información electrónica.
NTC-ISO/TR 17797:2016.	Archivo Electrónico. Selección de medios de almacenamiento digital para preservación a largo plazo.
NTC-ISO 14721:2018:	Open Archival Information System (OAIS)
ISO/TR 17797:2014	Archivo electrónico. Selección de medios de almacenamiento digital para preservación a largo plazo.

3.11 Políticas de preservación de la entidad

La Supersalud en cumplimiento de sus funciones y de las políticas y lineamientos que le competen como entidad pública del ámbito nacional, cuenta con un Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), a partir de los diferentes procesos e instancias en las que las políticas de preservación se aplican de manera general. Estos procesos se articulan en gran medida con las áreas de apoyo como gestión documental, gestión de TIC y gestión de recursos físicos, donde las mismas intervienen de manera transversal para el logro de los objetivos propuestos en conservación y preservación digital de documentos a largo plazo.

A continuación, se presentan los lineamientos generales de las políticas que, a la fecha, rigen para la preservación de la documentación a largo plazo en la Entidad.

3.11.1 Política de Gestión Documental^[10] (Aprobada mediante Resolución 1521 de 2014)

La Superintendencia Nacional de Salud, se orienta a la modernización tecnológica, manejo y seguridad de la información y gestión de los documentos que administra, para dar soporte a las funciones y actividades de la organización en todos los tiempos determinados partiendo de información documentada y socializando su tratamiento a todo nivel de la entidad. Sus objetivos son:

- Garantizar la conservación, recuperación y disposición de la memoria institucional que permita la continuidad del negocio.

- Consolidar el modelo de gestión de la información armonizándolo con las normas vigentes y el sistema de planeación, gestión y control institucionalmente establecido.

- Modernizar la gestión documental, incorporando los avances tecnológicos y de procesos de la gestión de la información en armonía con las directrices institucionales establecidas en el Programa de Gestión de la Información.

- Facilitar la consulta y acceso a la información requerida por los usuarios en salud, con el cumplimiento previo de normas que garanticen la integridad, autenticidad, la seguridad y reserva de la información.

- Fortalecer el compromiso de los servidores públicos como únicos responsables de mantener la confidencialidad y seguridad de la Gestión Información Institucional generada física, digital o electrónicamente, de acuerdo con las disposiciones vigentes.

3.11.2 Política de Seguridad de la Información^[11]

La Superintendencia Nacional de Salud, entidad del Estado encargada de proteger los derechos en salud de los habitantes del territorio colombiano, mediante mecanismos de Inspección, Vigilancia y Control, y a ejercer las funciones jurisdiccionales y de conciliación, busca la satisfacción de sus servidores, usuarios y partes interesadas, cumpliendo los requisitos legales y organizacionales suscritos frente al Sistema Integrado de Gestión y dando cumplimiento a los lineamientos establecidos por el Gobierno Nacional en materia de Seguridad de la información según el alcance establecido para el Subsistema de Seguridad de la Información y en concordancia a los lineamientos vigentes de la Norma NTC – ISO - IEC 27001, se compromete a:

1. Gestionar los riesgos en seguridad de la información que facilite la identificación, valoración, implementación de controles, monitoreo y seguimiento de los niveles de riesgos.

2. Asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de la Superintendencia Nacional de Salud, así como la información de terceros en su poder; acorde con el nivel de riesgo aceptado por la Entidad.

3. Mantener y evaluar el Subsistema de Seguridad de la Información.

Para lograr lo anteriormente enunciado la Alta Dirección asignará los recursos tanto humanos, presupuestales y tecnológicos necesarios que permitan realizar el seguimiento y evaluación a la implementación y efectividad de esta política.

3.12 Contexto de la preservación

Hasta el momento, se han presentado algunos avances en materia de preservación documental con base en el seguimiento que hace el AGN y los factores de riesgos identificados desde el Grupo de Gestión Documental y la OTI, entre otros. Sin embargo, el panorama aún es amplio frente a los sistemas de información, producción, almacenamiento, seguridad, acceso, flexibilidad de actualizaciones y estrategias de preservación, entre otros.

Los inicios de la preservación digital en la Supersalud presentan varios panoramas válidos en este momento y que se podrán concretar más claramente, una vez se cuente con el diagnóstico integral de archivos, con el fin de definir, los programas y actividades futuras que aseguren la preservación digital de los documentos de la Entidad. A continuación, se presentan los principios definidos por la OTI para el gobierno de la arquitectura de referencia de software, como eje regulador en la SUPERSALUD.

3.13 Implementación, adecuación y apropiación del SGDEA^[12]

La Supersalud, se compromete a la correcta administración y protección de la información para garantizar la prestación de servicios con calidad a nuestros usuarios y demás entidades, trabajando en el aseguramiento de la información, para garantizar que ésta sea consultada y/o modificada únicamente por personas autorizadas en el momento que se requiera.

Para el cumplimiento de esto, la Entidad cuenta con servidores públicos calificados y estrategias para el buen funcionamiento y apropiación de la política en toda la Institución, con el objetivo de minimizar los riesgos a los cuales se pueda ver expuesta la información.

La reciente implementación del SGDEA - SuperArgo, da cumplimiento a la normativa expedida por el AGN y a la NTC-ISO 15489 Gestión de documentos y mejora de manera significativa los procesos y procedimientos asociados al manejo y seguridad de la información de la Entidad, directamente relacionados con los medios electrónicos y digitales, en articulación con la OTI. Todo este proceso de implementación, adecuación y apropiación del SGDEA se articulará en todos los casos con la OTI, como parte de la adopción de soluciones tecnológicas de la Supersalud.

3.14 Principios para el Gobierno de la Arquitectura de Referencia de Software -ARS- ^[13]

Estandarización

La ARS propende por la estandarización de componentes de software base para que en el futuro la mayoría de las aplicaciones utilicen los mismos componentes y de esta manera unificar los esquemas de licenciamiento y mantenimiento de las aplicaciones.

Reutilización

La ARS debe ser comprendida por los implementadores de soluciones para que se reutilicen componentes de software existentes en la Entidad y no se sigan efectuando desarrollos alternos que cumplen el mismo propósito de los componentes de software referenciados

Desempeño

La ARS debe garantizar que los tiempos de respuesta y el manejo de los picos de carga suplan la demanda de servicios tanto de transaccionalidad como de consulta de los usuarios de la solución.

Los componentes de software que formen parte una aplicación de negocio deben integrarse a la plataforma de software base de la Entidad, con el fin que en conjunto puedan brindar tiempos de respuesta acordes con las necesidades del negocio en cuanto al acceso a la aplicación, despliegue de formularios, generación de consultas, procesamiento de funciones especiales y generación de informes, tiempos que serán definidos como parte de los requerimientos no funcionales de cada solución de software.

Gestión del Conocimiento

Cada vez que se implemente una nueva aplicación, debe velarse que el responsable del proyecto gestione la transferencia del conocimiento entre el implementador y el equipo de aplicaciones de la OTI.

Esa transferencia de conocimiento no solo consiste en un entrenamiento de cómo se incorporaron los componentes del software base de la aplicación, sino de talleres técnicos, de cómo sacarles mejor provecho a los mismos y validar que el equipo base del grupo de aplicaciones, desarrolló las competencias para poder asistir la mejora continua durante el ciclo de vida de la aplicación y la integración de esta con las demás aplicaciones satélites.

Código fuente

En la medida que sea viable comercial y financieramente se debe buscar que de las nuevas aplicaciones que se implementen por modalidad de desarrollo a la medida, se negocie la entrega del código fuente para poder tener oportunidad de evolucionar las aplicaciones por el equipo base del grupo de aplicaciones. En especial aquellas aplicaciones que brinden soporte a los procesos misionales de la Entidad, con el fin de garantizar en mayor medida la oportunidad y no dependencia de un proveedor externo para la evolución y mejoramiento de las aplicaciones de negocio.

Costos de inversión y tenencia

Al adquirir una nueva aplicación cumpliendo con los requerimientos funcionales, pero que no cumpla a totalidad con la ARS, se debe evaluar si los costos ofertados son muy competitivos (menos del 60% del costo y menos del 70% de tiempo de implementación) versus con un desarrollo a la medida. Caso en el cual, se puede optar por la adquisición de un producto ya construido, siempre y cuando se oferte un paquete de servicios de interoperabilidad que permitan integrarla con las aplicaciones relacionadas y/o componentes transversales en caso de que la unidad de negocio así lo requiera.

Servicios Soporte

Todas las implementaciones de nuevas aplicaciones deben contemplar una negociación de un esquema de soporte técnico oportuno, un apoyo arquitectónico de recomendaciones y mejores prácticas para implementar nuevas funcionalidades o ajustar las existentes.

Innovación

La ARS, debe irse acondicionando nuevos referentes / tendencias y análisis conveniencia de adopción de nuevos componentes por dominio de la arquitectura del software, por otra parte, también hay que monitorear las experiencias y estados del arte aplicables al contexto de la Supersalud para poderlos capitalizar.

Por este motivo, es conveniente que cada año se revise la vigencia tecnológica de la ARS, y a través de estudios de mercado, pruebas de concepto internas y lecciones aprendidas, de tal forma que si es necesario se actualice el documento de ARS en los capítulos que lo componen para poder prolongar la vida útil de las aplicaciones de la Entidad.

Disponibilidad

Los componentes de la ARS deben dar soporte a la disponibilidad requerida de las soluciones conforme a las necesidades operativas, de cubrimiento y de impacto del negocio. Cada solución de software deberá definir el nivel de disponibilidad de sus componentes. En primera medida los componentes de software que brinden soporte a aplicaciones de negocio de tipo transversal o misional de la Entidad deberán ser de alta disponibilidad.

Escalabilidad

Los componentes de la ARS deben soportar el crecimiento de la capacidad de cómputo en lo relacionado con aumento del volumen de datos y el volumen de conexiones de usuarios

concurrentes, sin el desmejoramiento del servicio, esto deberá ser analizado y definido como parte de los requerimientos no funcionales de cada solución de software.

Interoperabilidad

Los servicios de integración o interoperabilidad deberán implementarse en el bus de servicios empresariales, considerando que todos los servicios construidos para la integración de sistemas de información deben especializar sus métodos de acuerdo a la funcionalidad o proceso de negocio, además de tener en cuenta el principio de granularidad del servicio, donde se enuncia que las funciones que se van a exponer dentro de los servicios web busquen evitar intercambios innecesarios de mensajes y como regla de rendimiento, debe esforzarse por publicar servicios de granularidad gruesa de modo que se acepten todos los parámetros e información necesarios, permitiendo así el crecimiento incremental y diferencial minimizando el impacto en transiciones posteriores, implementando servicios que logren el mejor rendimiento posible entre aplicaciones. Se debe, adicionalmente propender por un diseño de servicios agnósticos y autónomos que minimicen las dependencias entre sí.

Plataforma

La plataforma de software base adoptada por la Entidad está basada en componentes Microsoft, por lo que los componentes de las capas de portalización, acceso, aplicaciones, interoperabilidad y persistencia de datos deben ser compatibles con dichos componentes.

Seguridad

Las soluciones de software o aplicaciones internas de negocio deben integrarse con el directorio activo de la entidad para la autenticación de los diferentes usuarios. De igual forma los componentes de software base dispondrán de los mecanismos de acceso y manejo conforme a las políticas definidas por el grupo de seguridad de la OTI.

3.15 Proyectos del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo

El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo de la Supersalud, se fundamenta en los requisitos para su formulación^[14], los avances de la Entidad en implementación de herramientas de gestión documental de archivo electrónico, la información levantada por el Grupo de Gestión Documental y de la OTI, especialmente esta última, en el levantamiento de riesgos asociados a la seguridad de la información, antes de avanzar en cualquier proyecto o estrategia es necesario realizar el levantamiento del diagnóstico integral de archivo^[15], como un proyecto anterior a la implementación del SIC, en cualquiera de sus

dos Planes; así como, un documentación exhaustiva del conjunto o conjuntos documentales objeto de preservación a largo plazo, siguiendo con la aplicación de una metodología de análisis de variables y procedimientos que sirvan de base para el diseño de los paquetes de información y el flujo de datos que se implementará dentro del sistema de preservación digital.

Este Plan se propone realizar en 10 estrategias, las cuales están en consonancia con los lineamientos del Archivo General de la Nación. Cada una de estas estrategias se implementarán a partir de proyectos que pueden impactar una o más de dichas estrategias. A continuación, se muestra la lista de las estrategias que se implementaran en el corto, mediano y largo plazo, para posteriormente desarrollarlas puntualmente. En términos generales los tiempos de corto plazo se toman a un año; mediano plazo entre dos y tres años; y largo plazo de cuatro años en adelante^[16].

Estrategia 1: Alinear los documentos de la entidad con el PPDLP

Estrategia 2: Identificar y estandarizar los Documentos Electrónicos de Archivo para el PPDLP

Estrategia 3: Generar los Metadatos de preservación específicos para la Supersalud Estrategia 4: Asegurar la integridad Documentos Electrónicos de Archivo Estrategia 5: Determinar e implementar la firma electrónica y longeva

Estrategia 6: Realizar procesos de conversión y migración de soportes y formatos obsoletos

Estrategia 7: Emular entornos virtuales informáticos para archivos digitales obsoletos

Estrategia 8: Renovar dispositivos de almacenamiento digital

Estrategia 9: Estandarizar la producción de documentos nativos digitales Estrategia 10: Implementar repositorios preservación digital

Paralelo a la implementación se debe realizar en todo momento el seguimiento y actualización de cada una de las estrategias según se requiera. Para realizar el seguimiento, actualización y mejora de las estrategias, se recomienda adoptar el modelo de madurez lo que facilita el seguimiento a los procesos.

3.15.1 Proyecto 1: Alineación y apropiación con las políticas de la entidad

Estrategia	Alinear los documentos de la entidad con el PPDLP
Objetivo	Es necesario que la Supersalud evalúe, articule y armonice los diferentes instrumentos de archivo, de procesos y de políticas; lo que facilita los procesos de apropiación del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, en conjunto con los procesos de capacitación. Esto es necesario, ya que lo referente a los planes del Sistema Integrado de Conservación - SIC son bastante recientes y el proceso de su adopción y entendimiento, es nuevo para las entidades.
#	Actividades	Plazo	Duración
1	Identificación de los documentos de archivo, de procesos y de políticas que se ven impactados directamente por la implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC.	Corto	8 meses (Cada 5 años)
2	Definición de las responsabilidades en cada uno de los documentos que se deben alinear y actualizar.
3	Definición del cronograma de trabajo para la actualización de los documentos que se deben alinear y actualizar
4	Actualización de políticas e instrumentos
5	Documentación y versionamiento del proceso
Funciones	El Grupo de Gestión Documental y el SGDEA son los encargados de que este proyecto se lleve a cabo de manera adecuada y en el tiempo determinado. Así mismo, el GDD solicitará el apoyo de las dependencias y oficinas que se encuentren involucradas en el proceso de implementación de este programa.
Recursos humanos	Profesionales en archivística, conservación-restauración y tecnologías de la información.
Recursos físicos	Espacios de archivo (gestión, central, repositorios digitales, entre otros).
Recursos tecnológicos	Equipos de cómputo, sistemas de información
Recursos logísticos	Viajes del equipo profesional a las sedes seleccionadas.
Costos	Se asignarán recursos de acuerdo con la distribución y priorización del presupuesto de inversión de cada vigencia..

3.15.2 Proyecto 2. Identificar los Documentos Electrónicos de Archivo para el PPDLP

Estrategia	Identificación y estandarización de Documentos Electrónicos de Archivo
Objetivo	Identificar los documentos y objetos a preservar mediante el levantamiento de un inventario documental de las diferentes fuentes productoras, los fondos documentales, los instrumentos TRD y TVD y los documentos vitales y esenciales de la Supersalud.
#	Actividades	Plazo	Duración
1	Tipificación y evaluación de las fuentes de información de documentos electrónicos y documentos electrónicos de archivo	Corto	8 meses
2	Inventario de los archivos de gestión y central que custodian soportes digitales alto riesgo (Disquetes, CD o DVD, Discos Duros, USB, Memorias Flash)
3	Valoración de los archivos de gestión y central que custodian soportes digitales alto riesgo (Disquetes, CD o DVD, Discos Duros, USB, Memorias Flash)
4	Definición y documentación de requisitos, derechos, obligaciones y responsabilidades de los productores documentales identificados en el inventario de documentos electrónicos de archivo.
5	Diagnóstico e inclusión las nuevas fuentes productoras de información que no se encuentren dentro de los Documentos Electrónicos para Preservación Digital	Anua	2 meses
Funciones	El Grupo de Gestión Documental y el SGDEA son los encargados de que este proyecto se lleve a cabo de manera adecuada y en el tiempo determinado. Así mismo, el GDD solicitará el apoyo de las dependencias y oficinas que se encuentren involucradas en el proceso de implementación de este programa
Recursos humanos	Profesionales en archivística, conservación-restauración, tecnologías de la información.
Recursos físicos	Espacios de archivo (gestión, central, repositorios digitales, entre otros).
Recursos tecnológicos	Equipos de cómputo, sistemas de información.
Recursos logísticos	Viajes del equipo profesional a las sedes seleccionadas.
Costos	Se asignarán recursos de acuerdo con la distribución y priorización del presupuesto de inversión de cada vigencia

3.15.3 Proyecto 3. Recuperación de información para preservación en soportes de alto riesgo.

Estrategia	Identificación y estandarización de Documentos Electrónicos de Archivo
Objetivo	Realizar la recuperación (estandarización y migración) de la información identificada como vital a partir de la identificación de los documentos electrónicos de archivo, a soportes que cumplan requisitos de Preservación a Largo Plazo
#	Actividades	Plazo	Duración
1	Definición de criterios archivísticos para la migración de la información identificada como vital que se encuentre en soportes de alto riesgo	Mediano	6 meses
2	Definición de criterios técnicos para la migración de la información identificada como vital que se encuentre en soportes de alto riesgo
3	Definición de herramientas de documentación para el proceso de migración de soportes de alto riesgo
4	Implementación del proceso técnico de recuperación y migración de documentación en soportes de alto riesgo	Mediano	1 año
5	Vigilancia tecnológica en la cual se evaluará el NO uso de soportes de alto riesgo en la entidad	Anual	2 meses
Funciones	El Grupo de Gestión Documental y el SGDEA son los encargados de que este proyecto se lleve a cabo de manera adecuada y en el tiempo determinado. Así mismo, el GDD solicitará el apoyo de las dependencias y oficinas que se encuentren involucradas en el proceso de implementación de este programa
Recursos humanos	Profesionales en archivística, conservación-restauración, tecnologías de la información.
Recursos físicos	Espacios de archivo (gestión, central, repositorios digitales, entre otros).
Recursos tecnológicos	Equipos de cómputo, sistemas de información
Recursos logísticos	Viajes del equipo profesional a las sedes seleccionadas.
Costos	Se asignarán recursos de acuerdo con la distribución y priorización del presupuesto de inversión de cada vigencia

3.15.4 Proyecto 4. Repositorio para almacenamiento Web

Estrategia	Identificación y estandarización de Documentos Electrónicos de Archivo Renovar dispositivos de almacenamiento digital Implementar repositorios de preservación digital
Objetivo	Definir un repositorio Web es importante para tener un respaldo de los documentos electrónicos de archivo, pues la vulnerabilidad de dichos documentos es grande. Por este motivo conviene tener copias de la información y protocolos de recuperación de esta en caso de necesitarlas.
#	Actividades	Plazo	Duración
1	Definición de las características técnicas y los protocolos de seguridad del repositorio Web para la Supersalud.	Mediano	1 año
2	Análisis y valoración de las soluciones de los repositorios Web que existen en el mercado. Definición del repositorio más conveniente
3	Selección e implementación del proceso de alimentación del repositorio Web
4	Dimensión del crecimiento de archivos electrónicos y definición de los procesos de alimentación del repositorio Web a futuro	Mediano y largo	Anual
Funciones	El Grupo de Gestión Documental y el SGDEA son los encargados de que este proyecto se lleve a cabo de manera adecuada y en el tiempo determinado. Así mismo, el GDD solicitará el apoyo de las dependencias y oficinas que se encuentren involucradas en el proceso de implementación de este programa.
Recursos humanos	Profesionales en archivística, conservación-restauración, tecnologías de la información.
Recursos físicos	Espacios de archivo (gestión, central, repositorios digitales, entre otros).
Recursos tecnológicos	Equipos de cómputo, sistemas de información.
Recursos logísticos	Viajes del equipo profesional a las sedes seleccionadas.
Costos	Se asignarán recursos de acuerdo con la distribución y priorización del presupuesto de inversión de cada vigencia

3.15.5 Proyecto 5. Definición metadatos de preservación

Estrategia	Generar los metadatos de preservación específicos para la Supersalud Asegurar la integridad de los Documentos Electrónicos de Archivo
Objetivo	Los metadatos son necesarios para recuperar la información de la documentación electrónica de archivo, por ende, es necesario generar un cuadro de clasificación de los metadatos que se deberán implementar en todos los documentos electrónicos y más aún en los de archivo.
#	Actividades	Plazo	Duración
1	Compilación y análisis la normatividad vigente a nivel nacional de las entidades encargadas de generar políticas sobre metadatos	Mediano	1 año
2	Especificaciones técnicas y el cuadro de clasificación que requiere la Supersalud para sus metadatos
3	Selección de los documentos electrónicos de archivo en los cuales se realizará la implementación piloto	Largo	1 año
4	Implementación de los metadatos de preservación en todos los documentos electrónicos de archivo de la Supersalud
Funciones	El Grupo de Gestión Documental y el SGDEA son los encargados de que este proyecto se lleve a cabo de manera adecuada y en el tiempo determinado. Así mismo, el GDD solicitará el apoyo de las dependencias y oficinas que se encuentren involucradas en el proceso de implementación de este programa
Recursos humanos	Profesionales en archivística, conservación-restauración, tecnologías de la información.
Recursos físicos	Espacios de archivo (gestión, central, repositorios digitales, entre otros).
Recursos tecnológicos	Equipos de cómputo, sistemas de información. Diccionario de metadatos PREMIS
Recursos logísticos	Viajes del equipo profesional a las sedes seleccionadas.
Costos	Se asignarán recursos de acuerdo con la distribución y priorización del presupuesto de inversión de cada vigencia

3.15.6 Proyecto 6: Integridad de los documentos electrónicos de archivo

Estrategia	Asegurar la integridad Documentos electrónicos de Archivo Determinar e implementar la firma electrónica y longeva
Objetivo	Implementar y estandarizar herramientas electrónicas con el fin de asegurar la integridad de la información de la documentación electrónica de archivo desde su producción hasta su almacenamiento. Para esto se recomienda realizar la implementación de funciones hash de seguridad y de firmas electrónicas y longeva).
#	Actividades	Plazo	Duración
1	Definición de los estándares y las funciones hash y firma electrónica a usar	Mediano	1 año
2	Definición las especificaciones técnicas que se requieren para la implementación de las herramientas de seguridad, hash y firma electrónica, para los documentos electrónicos de archivos
3	Implementación las funciones hash a los documentos que ya se tengan como documentos electrónicos de archivo	Largo	1 año
4	Implementación funciones hash y firma electrónica y longeva para los documentos electrónicos que se producen en la Supersalud
Funciones	El Grupo de Gestión Documental y el SGDEA son los encargados de que este proyecto se lleve a cabo de manera adecuada y en el tiempo determinado. Así mismo, el GDD solicitará el apoyo de las dependencias y oficinas que se encuentren involucradas en el proceso de implementación de este programa
Recursos humanos	Profesionales en archivística, conservación-restauración, tecnologías de la información.
Recursos físicos	Espacios de archivo (gestión, central, repositorios digitales, entre otros).
Recursos tecnológicos	Equipos de cómputo, sistemas de información.
Recursos logísticos	Viajes del equipo profesional a las sedes seleccionadas.
Costos	Se asignarán recursos de acuerdo a la distribución y priorización del presupuesto de inversión de cada vigencia

3.15.7 Proyecto 7: Actualización de formatos y soportes de documentos electrónicos de archivo en medio masivo

Estrategia	Realizar procesos de conversión y migración de soportes y formatos obsoletos Emular entornos virtuales informáticos para archivos digitales obsoletos Renovar dispositivos de almacenamiento digital Estandarizar la producción de documentos nativos digitales Implementar repositorios preservación digital
Objetivo	Actualizar todos los documentos electrónicos de archivo, de acuerdo con la estandarización de extensiones de archivo seleccionado, que se encuentren en medios masivos de almacenamiento. Y actualización de soportes de almacenamiento.
#	Actividades	Plazo	Duración
1	Migración de los documentos electrónicos de archivo que se encuentren en medios de almacenamiento masivo	Mediano	1 año
2	Emulación los contextos digitales de los documentos electrónicos de archivo que se encuentren con obsolescencia tecnológica y no sea posible acceder a ellos
3	Vigilancia tecnológica para evitar el uso de formatos y extensiones de archivos con obsolescencia tecnológica	Largo	1 año
Funciones	El Grupo de Gestión Documental y el SGDEA son los encargados de que este proyecto se lleve a cabo de manera adecuada y en el tiempo determinado. Así mismo, el GDD solicitará el apoyo de las dependencias y oficinas que se encuentren involucradas en el proceso de implementación de este programa
Recursos humanos	Profesionales en archivística, conservación-restauración, tecnologías de la información.
Recursos físicos	Espacios de archivo (gestión, central, repositorios digitales, entre otros).
Recursos tecnológicos	Equipos de cómputo, sistemas de información.
Recursos logísticos	Viajes del equipo profesional a las sedes seleccionadas.
Costos	Se asignarán recursos de acuerdo con la distribución y priorización del presupuesto de inversión de cada vigencia

3.15.8 Proyecto 8: Almacenamiento digital para documentos electrónicos y electrónicos de archivo.

Estrategia	Renovar dispositivos de almacenamiento digital Estandarizar en la producción de documentos nativos digitales Implementar repositorios preservación digital
Objetivo	Determinar el tamaño necesario para los documentos electrónicos y electrónicos de archivo que fueron migrados y emulados, así como los documentos en soportes de riesgo y masivos de almacenamiento; también los documentos nativos digitales que se producen.
#	Actividades	Plazo	Duración
1	Medición de las necesidades de almacenamiento para los documentos electrónicos	Mediano	6 meses
2	Utilización de herramientas libres para el tratamiento de documentos electrónicos de preservación
3	Implementación procesos de cuarentena para documentos de preservación	Largo	1 año
4	Especificaciones técnicas para implementar los repositorios y herramientas de preservación a largo plazo
5	Diseño del proyecto para implementar los repositorios y herramientas de preservación a largo plazo
6	Implementación de repositorios y herramientas de preservación a largo plazo
Funciones	El Grupo de Gestión Documental y el SGDEA son los encargados de que este proyecto se lleve a cabo de manera adecuada y en el tiempo determinado. Así mismo, el GDD solicitará el apoyo de las dependencias y oficinas que se encuentren involucradas en el proceso de implementación de este programa
Recursos humanos	Profesionales en archivística, conservación-restauración, tecnologías de la información.
Recursos físicos	Espacios de archivo (gestión, central, repositorios digitales, entre otros).
Recursos tecnológicos	Equipos de cómputo, sistemas de información. Diccionario de Metadatos Premis. Modelo de evaluación repositorios digitales INTERPARES. Open Archival Information System OAIS.
Recursos logísticos	Viajes del equipo profesional a las sedes seleccionadas.
Costos	Se asignarán recursos de acuerdo con la distribución y priorización del presupuesto de inversión de cada vigencia

3.16 Cronograma

En este cronograma se muestra de manera mensual las actividades a corto plazo que se deben realizar para la implementación del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo y el seguimiento a la ejecución se realizará a través del Plan del Modelo Integrado de Planeación y Gestión el cual incluye actividades relacionadas con el Sistema Integrado de Conservación.

En este cronograma se muestra de manera trimestral las actividades a mediano y largo plazo que se deben realizar para la implementación del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo y el seguimiento a la ejecución se realizará a través del Plan del Modelo Integrado de Planeación y Gestión el cual incluye actividades relacionadas con el Sistema Integrado de Conservación.

3.17 Riesgos documentales de archivo asociados a la implementación del SIC, Plan de Preservación Digital a largo Plazo

A continuación, se presenta la matriz de riesgos documentales de archivo asociados directamente a la pérdida de información por temas de conservación y preservación documental, los cuales se encuentran formalizados en el mapa de riesgos institucional de la Superintendencia Nacional de Salud; identificando algunos riesgos asociados a la preservación a largo plazo y seguridad de la información patrimonial, de la cual se extraen de manera general las más destacadas y que se consideran relevantes para el tema de preservación^[17].

3.18 Seguimiento y control

El seguimiento y control del Plan de Preservación a Largo Plazo como uno de los componentes del Sistema Integrado de Conservación podrá realizarse de acuerdo con los mecanismos establecidos por la Superintendencia en auditorias de Gestión o de Procesos, o en el PROGRAMA ESPECÍFICO DE AUDITORIA, CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Se ha propuesto un plan a mediano plazo considerando que se inicia con la elaboración del diagnóstico, seguido de la definición de prioridades, la formulación y finalmente la implementación de las primeras estrategias, evaluando los resultados obtenidos. Una vez cumplida esta propuesta dentro del periodo proyectado (2021-2026) se actualizará y proyectará la implementación del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo en una segunda etapa a largo plazo, teniendo presente que la preservación a largo plazo es una propuesta que se debe mantener en el tiempo y se deberán gestionar recursos físicos, logísticos, humanos, entro otros, para asegurar los objetivos planteados y dar cumplimiento al mandato y políticas definidas por la Entidad.

Se programarán las actividades a desarrollar cada año, de acuerdo con el cronograma propuesto y de esta manera hacer seguimiento y control a lo largo de todo el plan proyectado, con el fin de atender las necesidades de cada fase propuesta de forma eficiente y detallada para evitar retrasos y modificaciones en el plan presentado.

3.19 Glosario

Activo de información: Es cualquier elemento que tenga valor para la organización y en consecuencia, debe ser protegido. GSGU08

Amenaza: Factor externo que aprovecha una debilidad en los activos de información y puede impactar en forma negativa en la organización. No existe una única clasificación de las amenazas, lo importante es considerarlas todas a la hora de su identificación. GSGU08

Archivo digital: es un archivo que una organización opera, que puede formar parte de una organización más amplia, de personas y sistemas, que ha aceptado la responsabilidad de conservar información y mantenerla disponible para una comunidad designada. (NTC-ISO 14721:2018)

Autenticidad: Aseguramiento de la identidad respecto al origen cierto de los datos o información que circula por la Red. GSGU08

Cadena de Custodia: Registro detallado del tratamiento de la evidencia, incluyendo quienes, cómo y cuándo la transportaron, almacenaron y analizaron, a fin de evitar alteraciones o modificaciones que comprometan la misma. GSGU08

Comunidad designada: grupo identificado de usuarios potenciales quienes deberían tener la capacidad de comprender un conjunto particular de información. La comunidad designada puede estar compuesta de comunidades de usuarios múltiples. Una comunidad designada es definida por el Archivo y esta definición puede cambiar con el tiempo.

Conservación. Conjunto de procesos y operaciones dedicados a asegurar la permanencia intelectual y técnica de los documentos a lo largo del tiempo. GDPL03

Conservación Preventiva: se refiere al conjunto de políticas, estrategias y medidas de orden técnico y administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación- restauración. Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada del patrimonio documental. GSIC AGN

Convalidación. Acción de convalidar. Trámite realizado por la administración para validar un documento.

Diagnóstico. Etapa inicial del proceso de planeación que consiste en un análisis crítico de la entidad o dependencia y de su entorno a partir de la recolección, clasificación y análisis de los elementos que los conforman, con el objetivo de identificar sus logros, necesidades y problemas. Para el entorno, estos suelen interpretarse como amenazas u oportunidades, y para la entidad o Dependencia, como fortalezas o debilidades.

Digitalización. Proceso tecnológico que permite la obtención de uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra de un documento papel a través de técnicas fotoeléctricas de escaneado.

Disposición final. Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y perdurabilidad de la información.

Documento digital: Información representada por medio de valores numéricos diferenciados - discretos o discontinuos-, por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con un código o convención preestablecidos (Glosario InterPARES). Existen dos tipos de documentos digitales: documento nativo digital y documento digitalizado:

- Documento Digitalizado: consiste en una representación digital, obtenida a partir de un documento registrado en un medio o soporte físico, mediante un proceso de digitalización. Se puede considerar como una forma de producción de documentos electrónicos.

- Documento nativo digital: los documentos que han sido producidos desde un principio en medios electrónicos y que permanecen en estos durante su ciclo vital.

Documento electrónico: información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. (Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos, 2018).

Documento electrónico de archivo: registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital. Es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. (Acuerdo 027 de 2006)

Emulación: estrategias basadas en el uso de recursos computacionales para hacer que la tecnología de hoy funcionen con características obsoletas permitiendo que las mismas entradas produzcan las mismas salidas.

Expedientes digital o digitalizado. Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente te impresos, son convertidos a un formato electrónico mediante procesos de digitalización.

Expediente electrónico de archivo. Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.

Expediente virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite o procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o de información que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero no puede ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados mediante procedimientos tecnológicos seguros.

Formato digital: representación de un objeto digital codificada como bytes, la cual define reglas sintácticas y semánticas que permiten el mapeo o correspondencia de un modelo de información a una cadena de bits y viceversa. (Instituto de investigaciones bibliotecológicas y de la Información, 2014).

Función hash: Una tabla hash, matriz asociativa, mapa hash, tabla de dispersión o tabla fragmentada es una estructura de datos que asocia llaves o claves con valores. Funciona transformando la clave con una función hash en un hash, un número que identifica la posición (casilla o cubeta) donde la tabla hash localiza el valor deseado.

Hardware: conjunto de los componentes que conforman la parte material (física) de una computadora. A diferencia del software que refiere a los componentes lógicos (intangibles). (Real Academia Española).

Imagen. Representaciones electrónicas de páginas digitalizadas.

Impacto: Consecuencias que produce un incidente de seguridad sobre la organización.

Incidente de seguridad de la información: Evento o serie de eventos de seguridad de la información no deseados o inesperados, que tienen probabilidad significativa comprometer las operaciones del negocio y amenazar la seguridad de la información. [ISO/IEC 27000:2009]

Medio de almacenamiento: dispositivo en el que se puede registrar información digital. El término “dispositivo” puede designar un soporte, un soporte combinado, un reproductor de medios o una grabadora. (NTC-ISO/TR 17797, 2016)

Medio o soporte digital: también se le llama soporte digital. Es el material físico, tal como un disco (CD, DVD, etc.), cinta magnética, disco duro o sólido usado como soporte para almacenamiento de datos digitales. (Instituto de investigaciones bibliotecológicas y de la Información, 2014).

Metadatos: información estructurada o semiestructurada que posibilita la creación, la gestión y el uso de los registros a lo largo del tiempo. (NTC-ISO 23081 – 2:2007)

Microfilmación. Técnica fotográfica de registrar en películas de sales de plata, documentos digitales con reducciones de acuerdo a su tamaño que permite superar muchas veces su tamaño original.

Migración: acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad., integridad fiabilidad y la disponibilidad de los mismos.

Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos –MRGDE. Se encuentra establecido en el Decreto 1080 de 2015. Éste es un instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de las entidades.

Objeto analógico: es la agregación de valores continuos de datos acerca de un objeto documental de tipo analógico (texto, audio, imagen video, etcétera). Glosario InterPARES 3 Project, TEAM México. http://www.interpares.org/ip3/ip3_index.cfm?team=5

Objeto de información: objeto de datos junto con su Información de la representación. (NTC- ISO 14721:2018).

Objeto digital: es la agregación de valores discretos –diferenciados o discontinuos–de una o más cadenas de bits con datos acerca de un objeto documental y los metadatos acerca de las propiedades de este. Adicionalmente, cuando sea necesario, la descripción de los métodos para realizar operaciones sobre el objeto (pueden ser textos, bases de datos, imágenes fijas o en movimiento, grabaciones sonoras, material gráfico, programas informáticos o páginas web), sin perjuicio de los formatos que puedan surgir en el futuro. Glosario InterPARES 3 Project, TEAM México. http://www.interpares.org/ip3/ip3_index.cfm?team=5

Obsolescencia tecnológica: desplazamiento de una solución tecnológica establecida en un mercado como resultado de mejoras o desarrollos importantes en la tecnología. (GTC-ISO-TR 18492:2013)

Paquete de información: contenedor lógico compuesto de Información de Contenido opcional e Información Descriptiva de la Preservación opcional asociada.

Preservación a largo plazo: conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.

Refreshing: proceso de copiar cierto contenido digital desde un medio digital hacia otro, incluye copiado del mismo tipo de medio.

Replicado: copias de información digital establecidas según la política de seguridad de la información de la entidad.

Repositorio digital: sistema informático donde se almacena la información de una organización con el fin de que sus miembros la puedan compartir (traducción definición TERMCAT). Un depósito de documentos digitales, cuyo objetivo es organizar, almacenar, preservar y difundir en modo de acceso abierto (Open Access). Archivo centralizado donde se almacenan y administran datos y documentos electrónicos y sus metadatos (definición según ENI).

Riesgo: El riesgo se define como la combinación de la probabilidad de que se produzca un evento y sus consecuencias negativas. Los factores que lo componen son la amenaza y la vulnerabilidad.

Sistema integrado de conservación: conformado por el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.

Software: conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados, que forman parte de las operaciones de un sistema de computación. (Tomado del estándar 729 del IEEE5)

SSI: Subsistema de Seguridad de la Información.

Tablas de Control de Acceso. Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.

Vulnerabilidad: Ausencia o debilidad de un control. Condición que podría permitir que una amenaza se materialice con mayor frecuencia, mayor impacto o ambas. Una vulnerabilidad puede ser la ausencia o debilidad en los controles administrativos, técnicos y/o físicos.

4. BIBLIOGRAFÍA

Archivo General de la Nación. (2017) Guía para la Elaboración e Implementación del Sistema Integrado de Conservación SIC Componente Plan de Conservación Documental. Colombia: Archivo general de la nación.

Archivo General de la Nación. (2009) Conservación Preventiva en Archivos. Compilado por Natasha Eslava Vélez. Colombia: Archivo general de la nación.

Archivo General de la Nación. (2003) Pautas para diagnóstico integral de archivos. Colombia: Archivo general de la nación. Laboratorio de restauración.

Archivo General de la Nación. Acuerdo 047 de 2000. Bogotá D.C., 5 de mayo de 2000. “Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación”.

Archivo General de la Nación. Acuerdo 050 de 2000. Bogotá D.C., 5 de mayo de 2000. Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. “Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo".

Archivo General de la Nación. Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. COLOMBIA. Acuerdo 049 DE 2000. Bogotá D.C., 5 de mayo de 2000. “Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

Archivo General de la Nación. Acuerdo 008 de 2014. Bogotá D.C., 31 de octubre de 2014. “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13o y 14o y sus parágrafos 1o y 3o de la Ley 594 de 2000”.

Archivo General de la Nación. Acuerdo 006 de 2014. Bogotá D.C., 15 de octubre de 2014. “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000?.

Cárdenas, M. El Plan de Conservación Documental dentro del Sistema Integrado de Conservación. En: ConTacto No. 12. Oct 2018. Consultado en https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publi cacionContacto/Contacto12_231018.pdf

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Castillo, C. (2018). Fundamentos de preservación digital a largo Plazo. Archivo General de la Nación. Consultado en: https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publi cacionees/FundamentosPreservacionLargoPlazo.pdf

Congreso de Colombia. Ley 594 de 2000. Bogotá D.C., 14 de julio de 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

Congreso de Colombia.Ley 1952 de 2019. 28 de enero de 2019. “Por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario, se derogan la Ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la Ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario”.

Congreso de Colombia. Ley 1712 de 2014. Bogotá D.C., 6 de marzo de 2014. “por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.

Directrices Para la Preservación del Patrimonio Digital. Consultado en: https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000130071_spa

Fundamental principles of digitization of documentary heritage. Consultada en: http://www.unesco.org/new/fileadmin/MULTIMEDIA/HQ/CI/CI/pdf/mow/digitization_guidelines_fo r_web.pdf

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Ovalle, Ángela (2015) Programa del Sistema Integrado de Conservación; guía práctica para las entidades del Distrito Capital. Colombia: Imprenta distrital

Plan de Preservación Digital a Largo Plazo del Sistema Integrado de Conservación. Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Consultado en: https://www.superservicios.gov.co/sites/default/archivos/Nuestra%20Entidad/Gesti%C3%B3n%2 0Documental/plan_de_preservacion_digital_a_largo_plazo_del_sistema_integrado_de_conserv acion.pdf

Presidencia de la República de Colombia. Decreto 1100 de 2014. Bogotá D.C., 17 de junio de 2014. “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en lo relativo al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental archivística y la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones”.

Recommendation Concerning The Preservation Of, And Access To, Documentary Heritage Including In Digital Form. Consultado en: https://en.unesco.org/sites/default/files/2015_mow_recommendation_implementation_guidelines

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Sistema Integrado de Conservación – SIC. Secretaría Distrital de Hábitat. Consultado en: https://www.habitatbogota.gov.co/sites/default/files/instrumentos_gestion_informacion/PS03-

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Sistema Integrado de Conservación – SIC. Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá

D.C. Consultado en: https://secretariageneral.gov.co/sites/default/files/sistema-gestion- documental/sistema_integrado_de_conservacion.pdf

Documentos internos Supersalud

Superintendencia Nacional de Salud, Colombia Resolución 000678 de 2014. Bogotá D.C., 10 de abril de 2014. “Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones”.

Superintendencia Nacional de Salud, Colombia. Resolución 001521 de 2014. Bogotá D.C., 12 de agosto de 2014 “Por la cual se adoptan las políticas del sistema integrado de gestión”.

Superintendencia Nacional de Salud, Colombia. Resolución 002116 de 2014. Bogotá D.C., 25 de septiembre de 2014. “Por medio del cual se modifican los artículos 1o y 8o de la resolución 000678 de 2014 y se dictan otras disposiciones”.

Superintendencia Nacional de Salud, Colombia. Resolución 004112 de 2014. Bogotá D.C., 23 de diciembre de 2014. “Por la cual se adicionan políticas del Sistema Integrado de Gestión a la resolución 1521 de 2014”.

Superintendencia Nacional de Salud, Colombia. Resolución 006104 de 2017. Bogotá D.C., 20 de diciembre de 2017. “Por la cual se conforma el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones”.

Superintendencia Nacional de Salud, Colombia. Plan Institucional de Archivos – PINAR. V1. 2019.

Superintendencia Nacional de Salud, Colombia. Política del subsistema de seguridad de la información – SSI. ASPO05. V3

Superintendencia Nacional de Salud, Colombia. Política de uso y apropiación del SGDEA SuperArgo. Julio 2020

Superintendencia Nacional de Salud, Colombia. Arquitectura de referencia de software base para soluciones de T.I. en la Superintendencia Nacional de Salud. RSDS01. Última actualización 2017-08-30

CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO	DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS	RESPONSABLE DEL CAMBIO	FECHA DEL CAMBIO DD/MM/AAAA
Creación Versión 01.	Mediante NURC-3-2019-21701 solicitaron las siguientes modificaciones: Creación de la guía GDGU05 y sus formatos como registros. Modificaciones que fueron aceptadas con NURC 3-2019- 22401	Secretaria General	06/12/2019
Ajuste del documento	Mediante NURC-3-2020-3070 solicitaron las siguientes modificaciones: eliminación de los formatos GDFT 33 Formato de capacitación y sensibilización, y GDFT43 Reporte de seguimiento del Sistema integrado de conservación / Plan de conservación documental. Fueron reemplazados por los formatos Lista de asistencia código ASFT04, y Matriz de seguimiento a la ejecución de	Secretaria General	03/03/2020
planes código PIFT06, respectivamente. Las modificaciones fueron aceptadas con NURC 3-2020- 3230
Ajuste del documento Versión 03	Mediante NURC- 202182200097183 se solicitaron las siguientes modificaciones: Actualización del documento GDGU05 en su Plan de Preservación Digital a Largo Plazo y sus estrategias y proyectos de implementación. Así mismo, se actualizaron los formatos: GDFT34, GDFT35, GDFT36, GDFT37, GDFT38, GDFT40 y GDFT41; así mismo, se implementó el formato GDFT51.Las modificaciones fueron aceptadas con los NURC 202112000099123	Secretaria General	16/07/2021

<NOTAS DE PIE DE PAGINA>

1. "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”

2. “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46. 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos"

3. Resolución No. 001623 de 2020 “Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución 000180 de 2014, se derogan las Resoluciones 001227 de 2015 y 3195 de 2019 y se dictan otras disposiciones.

1. Cárdenas, M. El Plan de Conservación Documental dentro del Sistema Integrado de Conservación. En: ConTacto No. 12. Oct 2018. https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/PublicacionContact o/Contacto12_231018.pdf

2. SUPERSALUD (2019) [Nuestra Entidad] Consultado de https://www.supersalud.gov.co/es-co/nuestra- entidad/planeaci%C3%B3n/politicas-de-gestion

3. SUPERSALUD (2019) [Nuestra Entidad]. Consultado de https://www.supersalud.gov.co/es-co/nuestra- entidad/planeaci%C3%B3n/politicas-de-gestion

4. Acuerdo 006 de 2014. Artículo 4.

5. Cárdenas, M. El Plan de Conservación Documental dentro del Sistema Integrado de Conservación. En: ConTacto No. 12. Oct 2018. https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/PublicacionContacto/Cont acto12_231018.pdf

6. La elaboración del diagnóstico integral de archivos se propone como fase inicial para la actualización del Sistema Integrado de Conservación con sus dos componentes: Plan de Conservación Documental y Plan de Preservación Digital a Largo Plazo. En este documento, se hace énfasis en los aspectos del diagnóstico que aportan específicamente en la evaluación para el PPDLP.

7. Dentro de este amplio espectro, se encuentran los siguientes tipos de información: texto, imagen, bases de datos, geoespacial, páginas web, correo electrónico, video, audio.

8. Castillo, C. (2018). Fundamentos de preservación digital a largo Plazo. Archivo General de la Nación. Pág. 9.

9. Acuerdo No. 006 de 2014. AGN

10. Superintendencia Nacional de Salud. Plan Institucional de Archivos – PINAR. V1. 2019.

11. Superintendencia Nacional de Salud. Política del subsistema de seguridad de la información – SSI. ASPO05. V3

12. Superintendencia Nacional de Salud. Política de uso y apropiación del SGDEA SuperArgo. Julio 2020

13. Arquitectura de referencia de software base para soluciones de T.I. en la Superintendencia Nacional de Salud. RSDS01. Última actualización 2017-08-30

14. Basado en el documento: Castillo, C. (2018). Fundamentos de Preservación Digital a Largo Plazo.

15. El diagnóstico integral de archivos es un paso previo y necesario para el Plan de Conservación Documental (PCD), y para el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo (PPDLP), en cumplimiento del Acuerdo 06 de 2014. Pero es un paso previo, el cual no se incluye ni como proyecto, ni como estrategia dentro del Sistema Integrado de Conservación

16. Es importante resaltar que estos tiempos solamente son de guía porque algunas estrategias pueden tomar más o menos tiempo de acuerdo con la situación actual de la Entidad y de las situaciones externas que impacten la implementación de las estrategias.

17. Para complementar la información, se deberá consultar documento actualizado de la SNS, Matriz de riesgos (ASFT12)