Resolución 299 de 2015 SNS

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RESOLUCIÓN 299 DE 2015

(marzo 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

Por la cual se adopta el Programa de Gestión Documental - PGD de la Superintendencia Nacional de Salud

EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 594 de 2000, el numeral 1 del artículo 7o del Decreto 2462 de 2013 y

CONSIDERANDO

Que el artículo 21 de la Ley 594 del 2000 establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, contemplando el uso de nuevas tecnologías y soportes, observando los principios y procesos archivísticos.

Que en virtud de lo anterior, la Superintendencia Nacional de Salud elaboró el Programa de Gestión Documental (PGD), el cual fue aprobado mediante acta 02 del 23 de marzo de 2013 del Comité de Archivo, establecido por la Resolución 182 de 1996 y fue publicado en la página web de la Entidad disponible en la ruta: Conózcanos/ Políticas, Planes y Programas/ Políticas y Planes de Gestión Institucional/ SIG Plan Subsistema de Gestión Documental - Programa de Gestión Documental.pdf.

Que la Ley 1712 de 2014 en su artículo 15 obliga a las entidades públicas adoptar un Programa de Gestión Documental en el que se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos.

Que la citada Ley fue reglamentada por el Decreto 103 de 2015 y en su artículo 44 dispone que el Programa de Gestión Documental es el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.

Que el Grupo de Gestión Documental actualizó el Programa de Gestión Documental (PGD) de acuerdo con la metodología definida en el Decreto 2609 de 2012 y éste en su artículo 11 señala que el Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Institucional de Desarrollo Administrativo.

Que el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo revisó y aprobó mediante Acta 015 del 26 de febrero de 2015, el Programa de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud, actualizado de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, función que le fue asignada mediante la Resolución 293 de 2014, numeral 9 del artículo 2.

Que el artículo 36 del Decreto 103 de 2015 establece que el Programa de Gestión Documental, debe ser adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal del sujeto obligado.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar el Programa de Gestión Documental (PGD) de la Superintendencia Nacional de Salud, documento anexo que es parte integral de esta Resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe aplicarse por todas las dependencias y grupos internos de trabajo creados en la Superintendencia Nacional de Salud.

ARTÍCULO TERCERO. Publicar el Programa de Gestión Documental (PGD) en la página web y en la intranet de la Entidad.

ARTÍCULO CUARTO. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los 05 MAR 2015

NORMAN JULIO MUÑO MUÑOZ

Superintendente Nacional de Salud

ANEXO.

	PROCESO	ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL	CÓDIGO	GDDS01
DOCUMENTOSOPORTE		PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL	VERSIÓN	1

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

FEBRERO DE 2015

Control de Versiones, Revisiones y Aprobaciones del documento

Versión	Descripción	Elaboró	Revisó	Aprobó
1	Primera versión del documento	Profesionales especializados, Grupo de archivo y correspondencia y Oficina de Tecnología	Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia	Comité de Archivo Superintendencia Nacional de salud (Acta 2 del 20 deMarzo de 2013)
Fechas		Diciembre de 2012	Enero de 2013	Marzo de 2013
2	Segunda versión del documento con fundamento en el Decreto 2609 de 2012	Profesionales Especializados, Grupo de Gestión MDocumental	Subdirectora Administrativa Coordinadora Grupo de Gestión Documental	Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
Fechas		Diciembre de 2014	Enero de 2015	Marzo 2015
ACTA DE APROBACIÓN:	Acta 15 de 2015 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
RESOLUCIÓN DE ADOPCIÓN:	Resolución 299 de 2015 (MAR 05) Superintendencia Nacional de Salud
FECHA DE VIGENCIA:	2014-2018
INSTANCIA DE APROBACIÓN:	COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, RESOLUCIÓN 0293 DE 2014 DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
DENOMINACIÓN DE LA AUTORIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL:	GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL SECRETARIA GENERAL - SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
VERSIÓN DEL DOCUMENTO:	VERSIÓN 02
RESPONSABLES DE SU ELABORACIÓN:	DIANA CAROLINA SÁNCHEZ SEPÚLVEDA PROFESIONAL ESPECIALIZADO LUIS JORGE MORENO FEO PROFESIONAL ESPECIALIZADO LINA ISABEL CENTENO DÁVILA COORDINADORA GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL
EQUIPO INTERDISICIPLINARIO QUE COLABORO EN LA CONSTRUCCIÓN:	EDDNA DUEÑAS MONSALVE PROFESIONAL ESPECIALIZADO JORGE CUENCA PROFESIONAL ESPECIALIZADO JUAN DAVID LEMUS JEFE DE CONTROL INTERNO

TABLA DE CONTENIDO

1.	ASPECTOS GENERALES	6
1.1		INTRODUCCIÓN	6
1.2		ALCANCE	7
1.3		PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO	7
1.4		REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL	7
		1.4.1 Normativos	7
		1.4.2 Económicos	8
		1.4.3 Administrativos	9
2	LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL	12
2.2		PRODUCCIÓN E INGRESO	15
2.3		GESTIÓN Y TRÁMITE	17
2.4		ORGANIZACIÓN	22
2.5		TRANSFERENCIA	23
2.7		PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO	24
2.8		VALORACIÓN	24
3.	FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL	25
3.1		ALINEACIÓN CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS	25
3.2		METAS DE CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO	26
3.3		RECURSOS ASIGNADOS PARA ALCANZAR LAS METAS Y LOGRAR LOS OBJETIVOS	26
3.4		ARTICULACIÓN CON LOS PROGRAMAS Y SISTEMAS INSTITUCIONALES	27
		3.4.1 Articulación con el Modelo de Control Interno Estándar - MECI	27
		3.4.2 Articulación con el Sistema de Gestión de la Calidad	27
		3.4.3 Articulación con otros planes de la Entidad	27
3.5		APROBACIÓN, APLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL	28
4.	RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS	28
5.	PROGRAMAS ESPECÍFICOS	30
5.1.		PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS	30
5.2.		PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES	30
5.3.		PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS	31
5.4.		PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS	32
5.5.		PROGRAMA DE REPROGRAFÍA	32
5.6.		PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES	32
5.7.		PROGRAMA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN	33
5.8.		PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN	33
5.9.		PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL	33
6.	ACTUALIZACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL	34
7.	BIBLIOGRAFIA	34

ANEXOS

Anexo 1: Normograma de Gestión Documental

Anexo 2: Diagnóstico Integral de la gestión documental

Anexo 3: Cronograma de implementación del PGD

Anexo 4: Mapa de procesos de la entidad (Intranet)

Anexo 5: Tipos de Información y Recursos Tecnológicos

1. ASPECTOS GENERALES

1.1 INTRODUCCIÓN

EL Programa de Gestión Documental, PGD, es una herramienta que tiene origen en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”; allí se señaló, que las entidades públicas debían elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos, definidas en la ley, normas técnicas y prácticas generalmente adoptadas en el quehacer de la gestión documental.

Lo anterior, se reafirmó en el artículo 10 del Decreto 2609 de 2012, con la obligatoriedad de formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan Anual de Gestión.

Por lo anterior, se desarrolla en el presente documento, el Programa de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud según la estructura ordenada en el anexo del artículo 13, Decreto 2609 de 2012 y el nuevo contexto organizacional que entró en vigencia en enero del 2014 con el Decreto 2462 de 2013.

DECRETO 1018 DE 2007	DECRETO 2462 DE 2013
Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones Estructura organizacional anterior	Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud Nueva estructura organizacional que entro en vigencia a partir de enero del 2014

El documento se encuentra estructurado en una primera parte por los aspectos generales donde se define el alcance, el público al cual está dirigido y los requerimientos para el desarrollo del Programa. En una segunda parte, se definen los ocho procesos de la Gestión documental, para continuar con la fase de implementación del Programa articulado con el Plan Estratégico Institucional, la armonización con el MECI, el Sistema de Gestión de la Calidad Norma NTCGP 1000:2009, Plan de Inversión, Plan Anual de Gestión y Plan Institucional de Archivos (PINAR), y otros planes institucionales; en tercer lugar se encuentran las fases de implementación del programa de gestión documental; en cuarto lugar, se referencian las responsabilidades y obligaciones de los servidores públicos en el manejo de los documentos y luego se los programas específicos que permitirán cumplir con la política de Desarrollo Administrativo de Eficiencia Administrativa considerando la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los trámites, procesos, procedimientos buscando mejorar los sistemas de organización y recuperación, para garantiza la disponibilidad y acceso de los documentos a largo plazo.

1.2 ALCANCE

El Programa de Gestión Documental, siendo un instrumento archivístico de la Alta Dirección, normaliza y programa todas las fases de la gestión documental: planeación, producción o recepción, distribución y trámite, organización, recuperación, consulta, almacenamiento, retención, transferencia, valoración, disposición final, preservación y conservación a largo plazo de la información institucional con el fin de garantizar la disponibilidad del patrimonio documental (en sus distintos soportes y medios de registro en que se produzcan^[1]) de la entidad como recurso indispensable para la toma de decisiones y la participación ciudadana.

Aplica a la organización y el manejo de la información que produzca o reciba la Superintendencia Nacional de Salud.

1.3 PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO

Como instrumento de participación ciudadana y democratización de la información, el Programa de Gestión Documental, está dirigido a:

1. Todos los servidores públicos de la Superintendencia Nacional de Salud (funcionarios de todos los niveles de la organización sean con derechos de carrera administrativa, de libre nombramiento y remoción, provisionales y contratistas).

2. Entidades sujetas a inspección, vigilancia y control por parte de la Superintendencia Nacional de Salud.

3. Organismos de control facultados para la inspección y vigilancia sobre la gestión documental.

4. Los ciudadanos y personas naturales o jurídicas públicas o privadas.

5. Los terceros autorizados para el acceso a la información institucional.

1.4 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1.4.1 Normativos

El Programa de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud, se construye aprueba, publica y desarrolla de acuerdo a las siguientes normas:

Ley 594 de 2000 del Congreso de Colombia, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, articulo 21.

Decreto 2578 de 2012 del Ministerio de Cultura, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado; parágrafo articulo 14 y articulo 15.

Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura, por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado; artículos 10, 11, 12 y 13.

Resolución 293 de 2014 de la Superintendencia Nacional de Salud, por medio de la cual se modifica el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones, numeral 9 del artículo 2.

Ley 1712 del 2014 del Congreso de la República, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto 103 del 2015 de la Presidencia de la República, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 del 2014 y se dictan otras disposiciones.

El normograma anexo (Anexo 1), complementa el marco legal de la gestión documental y archivística aplicable a la Superintendencia Nacional de Salud.

1.4.2 Económicos

Para la ejecución de las actividades y proyectos del programa de gestión documental, la Entidad cuenta con recursos en el presupuesto de la vigencia 2014 y 2015, los cuales se encuentran detallados en el Plan Anual de Adquisiciones Vigencia 2014-2015.

Códigos UNSPSC	Descripción	Valor Vigencia 2014
43233201	Compra de Token	$ 11.750.000,00
78181507	Kit de Impresoras y Escáneres	$ 27.500.000,00
78102203	Contratación de servicios de correspondencia	$ 592.034.570,00
78102203	Contratación de mensajería especializada	$ 30.000.000,00
43231513	Adquisición, instalación y puesta en funcionamiento de un Sistema de Gestión Contractual, Recepción y Administración de la Correspondencia y un Sistema de Administración de Recursos FísicosBasado en un licénciamiento BPM	$ 1.429.878.000,00
Códigos UNSPSC	Descripción	Valor Vigencia 2014
80111620	Gastos por definir para Diseñar e implementar el Sistema Integral deGestión Documental de la SNS	$ 355.089.179,00
78131804	Organización física, custodia y transporte de archivos, digitalización, custodia, microfilmación y digitalización	$ 2.569.074.852,00
78131804	Proceso de digitalización y microfilmación y conformación de los expedientes virtuales	$ 899.323.228,00
TOTAL VIGENCIA 2014		$ 5.914.649.829,00
RUBRO
VIGENCIA 2015
C-520-300-4	Proyecto de Inversión Implementación del Sistema Integrado de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud	$1.942.679.665,00

Fuente: Plan Anual de Adquisiciones, Bienes, Servicios y Obra Pública; Modificación 2, Vigencia 2014 -2015.

1.4.3 Administrativos

Integrar el Programa de Gestión Documental con toda la función administrativa de la entidad según las orientaciones, procesos, políticas, metodología, instancias e instrumentos establecidos desde el Sistema Integrado de Gestión y las siguientes consideraciones:

- Resolución 1038 de 2013, crea el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, modificada por la Resolución 293 de 2014. Dicho Comité, es el organismo encargado de asesorar la alta dirección en materia archivística y de gestión documental, de definir y hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas, planes, programas de trabajo y proyectos relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.

- De acuerdo al Decreto 2462 de 2013, la Secretaria General tiene la responsabilidad de dirigir los planes, programas, proyectos y actividades de la Gestión Documental, a través de la Subdirección Administrativa que por función dirige y coordina la planeación, ejecución, control y seguimiento de la Gestión Documental, con el Grupo de Gestión Documental creado mediante Resolución 0180 de 2014, como parte de los componentes del Sistema de Gestión Documental. El Grupo está conformado por:

Profesión	Cant	Cargo	Tipo de Vinculación
Ingeniero de Sistemas especializado	1	Profesional especializado- Coordinador	Planta
Archivista especializado	2	Profesional Especializado	Planta
Ingeniero Industrial especializado	1	Profesional Especializado	Planta
Ingeniero de Sistemas	1	Analista de Sistemas	Planta
Administrador Público	2	Profesional	Planta
n/a	3	Auxiliar Administrativo	Planta
n/a	1	Técnico Operativo	Planta
n/a	1	Operario Calificado	Planta
n/a	1	Secretario Ejecutivo	Planta

- Para los Programas Específicos, se conformarán mesas de trabajo en la etapa de construcción, teniendo en cuenta los Planes Gerenciales de las dependencias con las que se realice integración; a corto plazo, se hará con las dependencias:

1. La Oficina Asesora de Planeación,

2. La Oficina de Tecnologías de la Información,

3. La Oficina de Control Interno,

Para la etapa de desarrollo y seguimiento a los mismos, se tendrán en cuenta los tiempos definidos en los planes de trabajo de cada dependencia (planes de trabajo específicos). Y, será a través los planes de trabajo específicos armonizados con el plan de trabajo general, que se realizará el desarrollo, gestión, control, evaluación y mejora de los procesos de la gestión documental institucional.

- Para el aseguramiento de la calidad, se realizarán:

- En el corto, mediano y largo plazo auditorías y seguimientos de la gestión documental y todas las actividades asociadas con círculos de realimentación de información, midiendo sistemáticamente el cumplimiento desde los estándares establecidos por la GP 1000:2009, sus nuevas versiones y los requisitos del Modelo Integrado de Control Interno (MECI), de acuerdo al Programa Específico de Auditoria y Control,

- En el corto, mediano y largo plazo Capacitación del Talento Humano en los temas de la Gestión Documental, para todos los niveles de la organización y según los perfiles que se definan entre los actores de la gestión de los documentos;

- En el largo plazo, desde el Plan Institucional de Capacitación de la Superintendencia, se asignarán los recursos económicos necesarios para capacitar a los funcionarios en los distintos niveles sobre el alcance y el desarrollo del Programa de Gestión Documental.

- Adicionalmente, la Oficina de Tecnologías de la Información en atención a su Plan de Desarrollo Tecnológico (PETIC), desde el ejercicio de sus funciones, tendrá a su cargo mediado y largo plazo el mejoramiento del Sistema de Gestión Documental en las etapas de planeación e implementación de todo el desarrollo tecnológico. El sistema de administración de archivos e información documental electrónica de la entidad, funcionará de manera centralizada; el Grupo de Gestión Documental será el responsable de la administración del 80% del Sistema y el 20% restante, estará a cargo de la Oficina de Tecnologías de la Información quien dará todo el soporte tecnológico para su buen funcionamiento.

- Desde los planes de inversión, se garantizarán los recursos físicos necesarios para la implementación del Programa de Gestión Documental relacionados con edificios, espacios de trabajo, servicios asociados (servicios públicos, redes, comunicaciones), personal profesional, profesional operativo, entre otros.

- La formulación de los Planes, Programas y Proyectos que se deriven del Programa de Gestión Documental, contará con la participación activa de las diferentes áreas de la entidad: Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Tecnologías de la Información, Oficina Asesora Jurídica, y la Secretaria General con sus Subdirecciones: Financiera y Administrativa, especialmente con el Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Talento Humano y el Grupo de Gestión Documental, quien liderará técnicamente la integración institucional en las diferentes fases de implementación del Programa.

- La identificación de los riesgos de la gestión documental y su plan de acción, se definirán a corto y mediano plazo según las metodologías que se definan desde el Proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión, alineados con las políticas que establezca el Archivo General de la Nación.

1.4.4 Tecnológicos

Para la implementación y desarrollo del Programa de Gestión Documental, la Superintendencia definirá, proporcionará y mantendrá la infraestructura tecnológica necesaria como son el hardware, software, los cuales se deben ajustar a los requisitos técnicos y normativos vigentes.

En la actualidad la entidad la entidad cuenta con los siguientes tipos de información y recursos informáticos descritos detalladamente en el anexo 5: Archivos Institucionales electrónicos, Sistemas de Información Corporativos, Sistemas de Administración de Documentos, Portales, Intranet y Extranet, Sistemas de Mensajería Electrónica, Sistemas de bases de datos (Información en repositorios de Infraestructura), Aplicaciones, Evaluación tecnológica de la entidad y Gestión del Cambio.

1.5 POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Superintendencia Nacional de Salud, se orienta a la modernización tecnológica, manejo y seguridad de la información y gestión de los documentos que administra, para dar soporte a las funciones y actividades de la organización en todos los tiempos determinados partiendo de información documentada y socializando su tratamiento a todo nivel de la entidad,

Por esto, se compromete a:

- Garantizar la conservación, recuperación y disposición de la memoria institucional que permita la continuidad del negocio.

- Consolidar el modelo de gestión de la información armonizándolo con las normas vigentes y el sistema de planeación, gestión y control institucionalmente establecido.

- Modernizar la gestión documental, incorporando los avances tecnológicos y de procesos de la gestión de la información en armonía con las directrices institucionales establecidas en el Programa de Gestión de la Información.

- Facilitar la consulta y acceso a la información requerida por los usuarios en salud, con el cumplimiento previo de normas que garanticen la integridad, autenticidad, la seguridad y reserva de la información.

- Fortalecer el compromiso de los servidores públicos como únicos responsables de mantenerla confidencialidad y seguridad de la Gestión Información Institucional generada física, digital o electrónicamente, de acuerdo con las disposiciones vigentes.

Para lograr lo anterior, se establecen directrices que permiten normalizar la gestión de la información en todas las etapas del ciclo vital del documento y los controles que aseguran su cumplimiento, alineadas con los objetivos institucionales y los requerimientos de la normatividad archivística vigente para satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos, y fortalecer la identidad institucional.

2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

El proceso de Gestión Documental en la Superintendencia Nacional de Salud se regirá por la Ley 594 de 2000, de acuerdo a lo indicado en el artículo 22, que define la gestión de documental en un concepto de archivo total, comprendida en los procesos archivísticos: producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos; integrados a lo establecido en el artículo 9 del Decreto 2609 de 2012, que amplía los procesos de gestión documental como mínimo a los siguientes: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración, enmarcados dentro del concepto ciclo vital del documento en sus tres etapas: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

Por ende, el desarrollo del Programa estará basado en los 18 principios del proceso de gestión documental (Planeación, Eficiencia, Economía, Control y seguimiento, Oportunidad, Transparencia, Disponibilidad, Agrupación, Vínculo archivístico, Protección del medio ambiente, Autoevaluación, Coordinación y acceso, Cultura archivística, Modernización, Interoperabilidad, Orientación al ciudadano, Neutralidad tecnológica y Protección de la información y los datos) definidos en el artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, con el fin de desarrollar y sostener toda la actuación documental de los servidores públicos, vinculados con la Superintendencia Nacional de Salud.

2.1 PLANEACIÓN^[2]

La Superintendencia Nacional de Salud, planeará su Gestión Documental armonizándola con la planeación y gestión institucional, creando el Subsistema de Gestión Documental^[3] como parte del Sistema Integrado de Gestión (SIG), definido como el modelo de gestión institucional alineado con el direccionamiento estratégico organizacional que integra las políticas, planes, programas, proyectos, procesos, procedimientos y demás instrumentos documentados, aprobados, informados y aplicados desde un concepto de archivo total orientado hacia la modernización tecnológica, con el fin de estandarizar la administración del documento en los distintos soportes durante todo su ciclo vital, garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y usabilidad oportuna de la información en atención de las necesidades de los usuarios; cumplir los lineamientos establecidos por la normativa archivística legal vigente y las demás normas técnicas complementarias que aseguren conservar y preservar la memoria institucional en el tiempo.

El Subsistema de Gestión Documental, tendrá establecido su alcance, política y objetivos, así como la definición de los roles, responsabilidades, competencias desde la creación e implementación de su proceso, procedimientos y respectivos formatos, guías, documentos y registros que lo integren, según la metodología establecida por la Oficina Asesora de Planeación. Institucionalmente la Gestión Documental estará en el Mapa de Procesos como un Macroproceso de Apoyo en el cual encontraremos el Proceso Administración de la Gestión Documental, Caracterización Código GDCR01, que orientará la ejecución de las actividades en gestión documental de manera estandarizada. Inicialmente, el Proceso estará compuesto por los siguientes cinco procedimientos:

1. Procedimiento GDPD01, Planeación de la Gestión Documental

2. Procedimiento GDPD02, Administración de Correspondencia

3. Procedimiento GDPD03, Administración de Archivo, que incluye las trasferencias

4. Procedimiento GDPD04, Consulta y Préstamo de Documentos

5. Procedimiento GDPD05, Notificaciones

6. Procedimiento GDPD06, Elaboración de Actos Administrativos, que incluye de manera amplia un esquema de publicación.

Desde el Procedimiento GDPD01 Planeación de la Gestión Documental del Proceso Administración de la Gestión Documental, el Subsistema de Gestión Documental liderará la construcción de los instrumentos archivísticos^[4] generales sobre la planeación de la gestión documental: el Plan Institucional de Archivo - PINAR definido a diez años y el Programa de Gestión Documental definido a 4 años, así como los demás programas y proyectos específicos que establezcan las normas legales vigentes en materia archivística. En esta etapa se deben asignar y mantener los recursos humanos y financieros, de igual forma, la infraestructura física y tecnológica necesaria para el funcionamiento del Subsistema de Gestión Documental. En cuanto a la infraestructura tecnológica, la entidad podrá desarrollar o adquirir sistemas de información para la gestión documental en entornos electrónicos que estén alineados con lo estipulado en el capítulo I y III del Decreto 2609 de 2012.

Los proyectos con los cuales se desarrollaran los Planes y Programas, estarán definidos a dos años, con revisiones anuales para efectos de actualización por cambios legislativos, normativos, orientaciones del sector o según aplique. Se debe establecer el control de cambios de los mismos, como un mecanismo riguroso de control y seguimiento para cada uno de los instrumentos archivísticos, razón por la cual se debe crear la herramienta que permita tener la trazabilidad integral de los ajustes correspondientes que se realice; los ajustes, no pueden perjudicar la estructura conceptual que dicta la Ley 594 del 2000 y el Decreto 2609 del 2012.

Se definirán metas a corto, mediano y largo plazo desde los distintos programas específicos que se creen, aprueben y adopten. Los tiempos, estarán establecidos en la “Ficha de implementación programas específicos del PGD” (documento anexo a este documento) a manera general. Adicionalmente, los proyectos del Subsistema de Gestión Documental que se formulen deberán comprender todo su contexto (factores internos y externos que impactan su gestión), tener documentado los elementos estratégicos institucionales, definir el compromiso de la alta dirección y las acciones para el tratamiento de riesgo (largo plazo) desde la metodología que establezca la Oficina Asesora de Planeación.

A continuación, se enuncia el estado de actual de cada Instrumento Archivístico (imagen: estado actual Instrumentos Archivísticos) y las versiones de los Instrumentos Archivísticos de organización documental (imagen: Instrumentos Archivísticos de organización documental) de la Superintendencia Nacional de Salud:

Imagen: estado actual Instrumentos Archivísticos

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Tipo	Alcance	FechaInicial	Fecha Final	Archivo disponible en la Web
TVD	Periodo 1	18/jul/1977	10/ene/1989	Tablas de Valoración Documental Período 1
Período 2		11/ene/1989	08/jul/1990	Tablas de Valoración Documental Período 2
Período 3		09/jul/1990	30/dic/1992	Tablas de Valoración Documental Período 3
Período 4		31/dic/1992	19/jun/1994	Tablas de Valoración Documental Período 4
Período 5		20/jun/1994	11/jun/2002	Tablas de Valoración Documental Período 5
TRD	V1	12/06/2002	29/03/2007	Tablas de Retención Documental Versión 1
V2		30/03/2007	19/03/2013	Tablas de Retención Documental Versión 2
V3		20/03/2013	VIGENTE	Tablas de Retención Documental Versión 3

Imagen: Instrumentos Archivísticos de organización documental

Las fuentes de financiación se derivarán de los rubros presupuéstales de inversión y funcionamiento asignados.

En articulación con el Subsistema de Seguridad de Información se crearán de manera escalonada a corto y mediano plazo de acuerdo al plan de trabajo que formule el equipo que se conforme para tal fin: los Registros de Activos de Información, los Inventarios Documentales de Gestión según el acuerdo 038 del 2002, el índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información, el Modelo de Requisitos para la gestión de los documentos electrónicos y las Tablas de Control de Acceso.

Se tendrán en cuenta adicionalmente las siguientes directrices para la creación y diseño de documentos:

1. El mapa de procesos, los procedimientos y los flujos documentales adoptados.

2. El procedimiento “Formulación y elaboración de planes y programas institucionales - código PIPD01” que hace parte del Proceso Formulación, implementación y evaluación de planes y programas institucionales - código PICR01”.

3. El procedimiento Elaboración y Control de Documentos y Registros - código ASPD01, que hace parte del Proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión - código ASCR01.

4. El Manual de Imagen Institucional adoptado mediante la Resolución 310 de 2011 o el acto administrativo que la modifique.

2.2 PRODUCCIÓN E INGRESO

Todo documento deberá ser creado partiendo de:

- Las Tablas de Retención Documental (TRD), siguen siendo el instrumento archivístico gerencial que ha definido y sigue manteniendo el Estado Colombiano para establecer lo que deben por Ley (en primer lugar) y por Norma (en segundo lugar) producir de manera indiscutible cada una de las dependencias de las entidades públicas o privadas que presten servicios públicos. Para su para su elaboración, aprobación, presentación, adopción, publicación y evaluación, se deberán agotar los lineamientos establecidos en el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación, lo que incluye su previa presentación al Archivo General de la Nación para su convalidación. Las Tablas de Retención Documental son en la Superintendencia Nacional de Salud, el instrumento que evidencia la producción documental desde la estructura jerárquica de agrupación y vinculo archivístico. A corto plazo, el proyecto de actualización de las Tablas de Retención Documental versión 4 incluirá la identificación de los documentos que se producen a partir de los procesos, procedimientos, documentos y formatos establecidos desde el Sistema Integrado de Gestión.

- De manera transversal para todos los procesos, se deberá aplicar el Procedimiento Elaboración y Control de Documentos y Registros - código ASPD01 que hace parte del Proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión - código ASCR01 y, para los procesos que desde su función elaboren Actos Administrativos, existirá el Procedimiento de Elaboración de Actos Administrativos - código GDPD06, así como el Procedimiento Notificaciones - código GDPD05, los cuales hacen parte del Proceso de Administración de la Gestión Documental.

- La implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD) versión 4 que se realice a mediano plazo con la implantación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos que funcione en la institución, debe garantizar la estructura conceptual definida en la Ley 594 del 2000, el Decreto 2609 del 2012, sus complementarios y la Normativa de Gobierno en Línea.

- Los formularios y formas que se establezcan institucionalmente según el Programa Específico de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos que se construya y se apruebe en el mediano plazo, debe garantizar la estructura conceptual definida en la Ley 594 del 2000, el Decreto 2609 del 2012, sus complementarios, la Normativa de Gobierno en Línea y las normas internas en materia de gestión documental existen y se creen, incluyendo los tipos de entradas y salidas de información, los mecanismos de control y de aprobación de documentos parametrizados en el Sistema Integrado para la Gestión Documental actual o el que lo reemplace, el cual debe responder la necesidad institucional de facilitar el trabajo colaborativo y el mantenimiento de la trazabilidad desde la creación del documento, aprobación y firma, para el corto; y en el mediano plazo, asegurar la aplicación de los criterios de disposición final para los documentos físicos, digitales, electrónico e híbridos.

- “Manual de Imagen Corporativa adoptado mediante la Resolución 310 de 2011 expedido por la Superintendencia Nacional de Salud o el acto administrativo que lo modifique, donde se definen los tipos de letra y la diplomática de las comunicaciones que más se utilizan en la Entidad. Esté será actualizado en el corto plazo, adoptando la Guía Técnica Colombiana (GTC) 185^[5].

- Para la producción de Planes, Programas y Proyectos, la orientación estará dada desde el procedimiento “Formulación y elaboración de planes y programas institucionales” - código PIPD01 que hace parte del Proceso Formulación, implementación y evaluación de planes y programas institucionales - código ASCR01.

- Mediante la Resolución 0180 del 2014, la Superintendencia Nacional de Salud conforma el Grupo Interno de Correspondencia asignándole las funciones propias para el registro, recepción, producción, clasificación, distribución, digitalización, distribución y envío de correspondencia interna y externa.

- Otros instrumentos que se formalicen de acuerdo a los procedimientos establecidos institucionalmente.

2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE

El proceso inicia con el registro y/o distribución de las comunicaciones a los respectivos usuarios internos y externos de acuerdo a la Resolución 310 de 2011 de la Superintendencia Nacional de Salud o el acto administrativo que lo actualice, al registro en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos SUPERCOR o el que lo reemplace y a los Procedimientos GDPD02 Administración de correspondencia y GDPD03 Administración de Archivo, que hacen parte del Proceso “Administración de la Gestión Documental” Código GDCR01.

En este proceso, las Tablas de Retención Documental (TRD) de la Superintendencia Nacional de Salud al incluir en su metodología, armonización con el Sistema Integrado de Gestión y por consiguiente el concepto de mejoramiento continuo, los tipos documentales se registrarán en las Tablas respetando el Principio de Orden Original y el ciclo PHVA. Una vez las TRD estén aprobadas, convalidadas y adoptadas, inicia la etapa de la implementación aplicándolas a todos los documentos indiferentemente del formato en el que se encuentren (físico, electrónico, digital u otro). Para la gestión y trámite de los documentos, la Oficina de Tecnologías de la Información encargada de garantizar el funcionamiento de los Sistemas de Información, previamente deberá parametrizar en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad SUPERCOR o el sistema que la Superintendencia implemente:

1. La estructura jerárquica de agrupación de la información

2. El vínculo archivístico contenido en las Tablas de Retención Documental

3. Los flujos de trabajo armonizados con los procesos y procedimientos, garantizando el cumplimiento de pre-requisitos como: vinculación a un trámite, distribución incluyendo las actuaciones o delegaciones, descripción (metadatos) documental desde la Norma ISAG-D, los procesos y procedimientos de cada una de las dependencias de la Superintendencia

4. Periodos de vigencia para las respuestas de las comunicaciones

La Superintendencia Nacional de Salud promoverá y prestará los servicios de acceso y consulta de documentos e información, en los términos de tiempo, acceso, restricción y reserva que establezca legislación. El registro de Formato Entrevista de producción documental TRD Código GDFT01, será el instrumento que clasifique el tipo de acceso por cada documento que se produzca, teniendo en cuenta:

-La Ley 594 del 2000 que en el Título VI, de Acceso y Consulta de Documentos:

“ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.

ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo.

ARTÍCULO 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.

-Ley 1437 del 2011, la Ley 1712 del 2014 y las demás que sean expedidas que sean complementarias o las modifique.

No obstante partiendo de los registros del Formato Entrevista de Producción Documental TRD - código GDFT01, se crearán las Tablas de Control de Acceso como instrumento archivístico que permitirá definir categorías adecuadas sobre los derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos, desarrollado en integración con el Subsistema de Seguridad de Información y el plan de trabajo que se formule el cual estará integrando el Programa Específico de Seguridad de la Información.

La consulta de los documentos por parte de los usuarios internos, se hará en las propias instalaciones de la oficina que realice la solicitud de consulta y préstamo, siguiendo la Resolución 200 de 2009 o el acto administrativo que lo modifique y el Procedimiento Consulta y préstamo de documentos - código GDPD04 del Proceso Administración de la Gestión Documental - código GDCR01. Si la solicitud de información es realizada por una de las Regionales, el documento será digitalizado para facilitar la consulta y el acceso a la información.

Los usuarios externos podrán acceder a la información que repose en el archivo central, atendiendo los siguientes requisitos:

a. El usuario deberá efectuar solicitud debidamente fundamentada de acuerdo a los mecanismos establecidos sea de manera física o electrónica.

b. Se responderá a la solicitud de consulta de acuerdo a la clasificación de acceso que esté establecida en los registros del Formato Entrevista de producción documental TRD Código GDFT01 y las Tablas de Acceso, por lo tanto, si el documento contiene alguna reserva o restricción legal, no será posible permitir el acceso o consulta a la comunicación que se envié como contestación al usuario. En cualquiera que sea el caso de reserva, la respuesta explicará los motivos de la restricción sobre el acceso de información.

c. En caso de que la solicitud corresponda a requerir copia de algún documento, igualmente se deberá elevar por escrito la respectiva solicitud.

d. Cuando las autoridades de inspección, control y vigilancia, sean las que estén solicitando un documento original como prueba, deberán realizar la correspondiente solicitud caso en el cual se reemplazará el original por una copia para retirar el documento en calidad de préstamo. Si se trata de documentos originales electrónicos, se garantizará el principio de equivalencia funcional.

Las restricciones de acceso por razones de conservación o preservación de los documentos originales en físico, electrónico, digital u otro, se hará simplemente a su soporte mas no sobre la información que en ellos esté contenida, razón por la cual se establecerá el Programa Específico de Reproducción que normalizará los procesos de reproducción que se utilicen en los casos especiales, con el fin de asegurar la conservación y/o preservación del documento, certificando la autenticidad cuando fuere el caso, por medio del mecanismo establecido.

No obstante, toda atención de consulta y acceso a la información que se realice a un usuario interno o externo, deberá garantizar autenticidad, integridad, vínculo archivístico, no repudio, trazabilidad, confidencialidad, protección de datos personales, disponibilidad, seguridad, adición de contenidos, Meta descripción, conservación y preservación sobre la información por lo tanto, el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de la Superintendencia Nacional de Salud, deberá madurar la estructura conceptual definida en la Ley 594 del 2000, el Decreto 2609 del 2012, sus complementarios y toda la Normativa de Gobierno en Línea, con el fin de garantizar hacia el año 2016 el cumplimiento de los artículos 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28 y 29 del Decreto 2609 del 2012 y las demás normas que el Estado Colombiano desarrolle.

Lo anterior con el fin de:

- Aumentar de manera progresiva, el acceso, recuperación eficaz y eficiente a los documentos en entornos electrónicos.

- De manera escalonada, minimizar la cantidad de trámites por gestionar.

- Aumentar la oportunidad en la atención de PQRDS, evaluando el comportamiento de las metodologías estén implementadas (Call Center y los Software SUPQR y SUPERCOR o el que los reemplace) para controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial y la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos, tomando las decisiones pertinentes para adoptar medidas que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

- Mejoramiento al Procedimiento GDPD02 Administración de Correspondencia, creando un instrumento de control de calidad en el proceso de correspondencia para minimizar el error de direccionamiento, falta de integridad en la documentación que ingresa o se produce, y/o entrega tardía de los documentos.

- Disminuir quejas, peticiones, reclamos, tutelas, demandas, denuncias.

- Disminuir las investigaciones disciplinarias a funcionarios de la entidad.

- Mejorar la estabilidad el Sistema Integrado de Gestión de Correspondencia y Archivo SUPERCOR haciéndole desarrollos de mejora en el corto plazo y a largo plazo, implementar un nuevo Software Gestión Documental de acuerdo al Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

- Mejorar la parametrización de los tipos documentales en el Sistema frente a los tiempos de respuesta ya establecidos por la Legislación vigente.

- Aumentar el manejo de los documentos en otros formatos implementando a corto y mediano plazo, procesos de digitalización series de consulta frecuente con fines de control y mejoramiento a la gestión. Y a largo plazo, en integración con el Subsistema de Seguridad de la Información y los Programas Específicos que se construyan sobre: Documentos Vitales o Esenciales y el de Reprografia, se implementaran procesos de Digitalización con fines probatorios. Inicialmente, se adquirirán escáner que distribuidos entre los Grupos Internos de Trabajo de Correspondencia, Gestión Documental y Contratación, con las siguientes características:

Conjunto de funciones	Escáner diseñado para obtener la máxima productividad, con una óptima digitalización y alta calidad de imagen, flexible manejo del papel con énfasis en la ergonomía y compacto tamaño.
Paquete completo de software integrado e interoperabilldad con marcas líderes.
Rendimiento	Escáner con un alto rendimiento real de hasta 100 ppm simplex (vertical de 200 dpi) y 200
ipm dúplex (vertical de 200 dpi), con todas las funciones de imagen habilitadas, que cuente con la última tecnología en el medio, que permita optimizar las asignaciones de memoria y las rutas de procesamiento.
Tratamiento de imágenes	Detección automática de color. Recorte automático.
Recorte agresivo y enderezamiento
Detección y eliminación de páginas en blanco basándose en el contenido. Función de omisión (de varios colores).
Digitalización de secuencia doble.
La detección automática de color que indique al escáner cuando debe capturar imágenes en color.
Calidad de imagen	Procesamiento de imágenes que optimice la claridad y la nitidez esto a la máxima velocidad del escáner.
Mayor integridad de datos en las funciones de OCR, ICR validaciones y muchas más.
Flexible manejo del papel	Manejo del papel sin dificultad que permita una amplia variedad de tipos de tamaños de documentos sin perder el ritmo de trabajo.
Sensores de detección por ultrasonido de alimentación múltiple que detecten de manera precisa las alimentaciones erróneas.
Alimentador elevador de hojas junto con una amplia gama de ajustes de entrada y de salida de papel que faciliten la digitalización de todos sus documentos.
Panel de operación	Fácil de usar con funciones complejas, programables y respectivas a un único botón. Indicador de fallas
Software	De digitalización y procesamiento (última versión de la marca).
De control y auditoria (última versión de la marca).
Compatibilidad	Garantizar el correcto funcionamiento del escáner con el software Eyes & Hands for
Forms módulo SCAN de FORMS y además debe ser compatible con la solución
Enterprise Content Management (ECM) de Oracle.
Especificaciones Técnicas
Tecnología de dígitalización	Sensor de Imagen Dual a Color CCD (Charge Couple Device)
Resolución Óptica	600 dpi

Para el control y seguimiento, desde el cronograma de trabajo del Programa Específico de Control y Auditorias, se realizará el seguimiento a la resolución de los trámites, teniendo en cuenta la clasificación y los tiempos de respuesta oportuna establecidos en las normas internas y externas. En el desarrollo de este programa específico, el Sistema de Información de Documento Electrónicos SUPERCOR o el que lo reemplace, deberá tener (en el corto plazo) la caracterización de cada tipo documental parametrizado, contemplando la clasificación y los tiempos de tramitación de cada uno de ellos, con la finalidad de generar los reportes sobre el estado actual de las comunicaciones de acuerdo su tipificación junto con los tiempos establecidos en la legislación vigente para las respuestas oportunas; sin embargo, se insistirá en el autocontrol desde los distintos medios de divulgación, gestión del cambio, capacitación y las herramientas de seguimiento y control interno.

2.4 ORGANIZACIÓN

Debido a la Reestructuración ordenada por el Decreto 2462 de 2013 del Ministerio de Salud, través del Proyecto Actualización de Tablas de Retención Documental (TRD) la Superintendencia Nacional de Salud adoptará las Tablas de Retención Documental actualizadas que convalide el Comité Evaluador de Documentos del el Archivo General de la Nación (AGN).

DECRETO 1018 DE 2007	DECRETO 2462 DE 2013
Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud yse dictan otras disposiciones.	Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud Su vigencia es a partir de enero del 2014

El proceso de actualización iniciará con la socialización de la metodología a todas las dependencias de la entidad y continuará con las demás fases hasta cumplir todas las etapas del procedimiento establecido por el AGN, según el plan de trabajo que se establezca. Asimismo, en la articulación con la Oficina Asesora de Planeación, la construcción de las Tablas, tendrá en cuenta el Procedimiento GDPD01 Planeación de la Gestión Documental del Proceso Administración de la Gestión Documental” Código GDCR01 y los demás que estén formalmente adoptados por la Superintendencia Nacional de Salud frente a la operación por procesos.

En la etapa de aplicación, para la organización de los archivos de gestión, se tendrá en cuenta las últimas Tablas de Retención Documental aprobadas (Tablas de versión vigente), los instructivos y guías de organización que deberán crearse para facilitar su aplicación, los cuales deberán tener capítulos específicos que orienten la organización de los archivos electrónicos. Del mismo modo, el Procedimiento GDPD03 Administración de archivo y la Guía de organización de documentos de archivos Código GDGU01, del Proceso Administración de la Gestión Documental” Código GDCR01 serán complementarios para todo el proceso.

Para la organización del Archivo Central, se continuará con la tercerizaclón, definiendo y verificando todos los elementos precontractuales, contractuales y post contractuales que garanticen el cumplimiento de las normas legales vigentes formulando los proyectos que garantices su ejecución.

El documento de descripción definido para los archivos en sus distintas etapas: gestión, central e histórico, es el reglamentado por el Acuerdo 038 del 2002 el Inventario Único Documental, contemplado en Sistema Integrado de Gestión con el Código GDFT11 del Proceso Administración de la Gestión Documental” Código GDCR01.

2.5 TRANSFERENCIA

Se realizará según los tiempos de retención definidos en las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental en sus distintitas versiones según los periodos identificados, el procedimiento “Transferencia y conservación documental” y el plan anual de transferencias que será publicado mediante circular en el primer semestre del año en curso.

Para el tratamiento de la documentación electrónica a transferir^[6], será el mediano y largo plazo desde las fases de planeación, implementación y mejoramiento del Sistema de Gestión de Documentos de Archivos Electrónicos que exista institucionalmente, que se creará, verificará y madurará el modelo de la estructura, validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. El plan de trabajo corresponderá al que se establezca para la implantación del Sistema de Gestión de Documentos en concordancia con el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicación (PETIC) 2015-2018 y los Subsistemas Institucionales y Programas específicos que se relacionen directamente con este proceso.

2.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

Para la aplicación de los tiempos de retención documental, medios técnicos y procedimientos regirán lo definido en las versiones existentes de Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de acuerdo a los periodos identificados.

Para los tiempos de retención documental, medios técnicos y procedimientos que obedezcan al cambio estructural de la Entidad definida por el Decreto 2462 de 2013 del Ministerio Nacional de Salud, la versión 4 de las Tablas de Retención Documental agotarán todas las etapas durante su actualización; para el caso especial de este proceso, la etapa, estudio y análisis de la normativa externa e interna que le corresponda cumplir a la Entidad contemplada en las caracterizaciones de los procesos, y la etapa de convalidación que debe realizarse con el Archivo General de la Nación, serán el ejercicio que se realice para minimizar el riesgo de contar con un Instrumento Archivístico con poco fundamento normativo. Para el caso, las caracterizaciones de los procesos, insumo para la actualización de las TRD, deberán garantizar información documentada.

Los tiempos de retención no discrimina formatos, por lo tanto, el Sistema de Gestión de Documentos de Archivo Electrónicos de la Superintendencia Nacional de Salud deberá permitir parametrización y aplicación de la disposición final de los documentos que se encuentren en entornos electrónicos.

Adicionalmente, se debe definir en el mediano plazo el Procedimiento que garantice la destrucción segura y adecuada de los documentos físicos y electrónicos, asegurando los lineamientos establecidos en el artículo 25 del Decreto 2578 de 2012 y el artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

2.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

La entidad definirá a más tardar en la vigencia 2016 el Sistema Integrado de Conservación - SIC, reglamentado y oficializado como parte integral de la Gestión Documental, como también el Plan de Prevención y Atención de Desastres, donde se incluyan los depósitos de archivo sean propios o los administrados por terceros. Como también, se debe establecer en el Programa Seguridad de la Información para los documentos electrónicos para asegurar su autenticidad, integridad, inalterabilidad, acceso, disponibilidad, legibilidad y conservación.

2.8 VALORACIÓN

En la Superintendencia Nacional de Salud, deberá:

- Definir las características de la diplomática documental y las condiciones de producción de documentos físicos y electrónicos para decidir su conservación total.

- Analizar aquellos documentos que contengan información sobre el desarrollo cambios de estructura, procedimientos y políticas de la Entidad.

- Revisar el contexto funcional, social, cultural y normativo de la Superintendencia y el impacto que pueda generar en la investigación, la historia y genealogía institucional para definir los tengan valores primarios y secundarios, sean que los documentos se encuentren en soporte físico o electrónico.

Para que de manera acertada, se definan posteriormente en el instrumento normalizador Tabla de Retención Documental y al Cuadro de Clasificación Documental versión 4, la valoración primaria y secundaria, cualitativa y cuantitativa que se dé a cada serie y/o subserie.

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La implementación del Programa de Gestión Documental se enmarca en el Plan Estratégico Institucional 2014 de la Superintendencia Nacional de Salud y en el Plan Anual de Gestión.

3.1 ALINEACIÓN CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

El presente Programa de Gestión Documental se alinea en el plan estratégico institucional, así:

Objetivos del Plan Nacional de Desarrollo:	3. Buen Gobierno, Lucha contra la Corrupción y participación ciudadana
Objetivos Sectoriales:	4.1. Fortalecer las instituciones del sector de Salud y Protección Social
Estrategias:	4.1.6 Implementar y mantener la política de gestión documental
Objetivos institucionales:	Fortalecer la capacidad institucional de la Superintendencia Nacional de Salud mediante definición de políticas, gestión de los recursos, la asesoría jurídica, la administración de TICs, la operación interna de la entidad, así como la aplicación de mecanismos de evaluación y control para incrementar los niveles de productividad institucional y asegurar la prestación del servicio a los usuarios.
Productos propuestos por la SNS para la vigencia 2014:	Sistema Integral de Gestión Documental desarrollado y operando
Dependencia Responsable:	Secretaría General- Grupo Gestión Documental

3.2 METAS DE CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO

Para el logro de los contenidos del presente programa se ejecutara las siguientes actividades corto año 2015, mediano año 2018 y largo plazo año 2024:

Metas en el corto plazo:

- Socializar a los servidores públicos y contratista la actualización del Programa de Gestión Documental de la Superintendencia.

- Capacitar a los responsables que administran los Archivos de Gestión de las Dependencias en la implementación del programa.

- Publicar la actualización del Programa de Gestión Documental en la página web de la Superintendencia Nacional de Salud.

- Actualizar las Tabla de Retención Documental de acuerdo con la restructuración del Decreto 2462 de 2013.

- Elaborar, ejecutar, hacer seguimiento y mejora a los Programas Específicos según los tiempos definidos en la Ficha de Implementación de Programas Específicos PGD.

Metas en el mediano plazo:

- Terminar la organización física del archivo central y de gestión, correspondiente a la documentación anterior al año 2014.

- Implementar el programa de gestión documental.

- Realizar el seguimiento y actualización del programa.

- Implementar mejoras al programa de acuerdo con las normas y prácticas que se vayan generando.

- Estructurar y desarrollar los programas específicos enunciados en el numeral 5. - Elaborar, ejecutar, hacer seguimiento y mejora a los Programas Específicos según los tiempos definidos en la Ficha de Implementación de Programas Específicos PGD.

Metas en el largo plazo:

- Realizar acciones tendientes a la preservación de los soportes documentales.

- Preparar transferencias y eliminaciones primarias y secundarias de documentos en soportes electrónicos.

- Implementar los mecanismos para adecuar la gestión documental a los cambios tecnológicos y normativos que se presenten.

- Desarrollar el Sistema Integrado de Gestión Documental.

- Elaborar, ejecutar, hacer seguimiento y mejora a los Programas Específicos según los tiempos definidos en la Ficha de Implementación de Programas Específicos PGD.

3.3 RECURSOS ASIGNADOS PARA ALCANZAR LAS METAS Y LOGRAR LOS OBJETIVOS

En el numeral 1.4.2, se detalla los recursos presupuestado para la vigencia 2014, pero para las vigencias posteriores la Superintendencia Nacional a través de la Subdirección Administrativa planeara los recursos necesarios para el logro de las metas propuestas en el Programa de Gestión Documental.

3.4 ARTICULACIÓN CON LOS PROGRAMAS Y SISTEMAS INSTITUCIONALES

El Programa de Gestión Documental se articula con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG; en los elementos comunes con el Modelo de Control Interno Estándar - MECI, el Sistema de la Calidad - NTCGP 1000: 2009, como también las actividades en el Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA, el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano; con el fin de integrarlos en beneficio del principio de la política de eficiencia administrativa.

3.4.1 Articulación con el Modelo de Control Interno Estándar - MECI

Con el Modelo de Control Interno Estándar - MECI 2014, está integrado por dos Módulos de Control y un Eje Transversal, Componentes y Elementos de Control, para lo cual, los elementos comunes en aspectos de la gestión documental y su integración con el Programa de Gestión Documental se tendrán en cuenta todos, en especial:

Eje Transversal: Información y Comunicación; Elementos: a) Información y Comunicación interna y externa; b) Sistemas de Información y comunicación.

3.4.2 Articulación con el Sistema de Gestión de la Calidad

Con el Sistema de Gestión de la Calidad, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000:2009, se integra con todos los numerales; especialmente con el numeral 4.2, que trata sobre la Gestión Documental del Sistema de Gestión de la Calidad, el cual debe incluir:

- Las declaraciones de la política de la calidad y de los objetivos de la calidad.

- El manual de la calidad, (4.2.2.).

- Los procedimientos documentados (4.2.3.) Y los registros requeridos en esta norma, (4.2.4).

- Los documentos, incluidos los registros, requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

Así mismo, en el Anexo A (informativo) de la Norma asocia los requisitos del numeral 4.2 con la legislación propia de la gestión documental, basada en la Ley 594 de 2000 con sus Acuerdos que la reglamentan.

3.4.3 Articulación con otros planes de la Entidad

Con el Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA, el Programa de Gestión Documental se encuentra inserto en el Programa “Uso eficiente de los recursos”; Componente “eficiencia administrativa y cero papel”, cuyo objetivo es “Reducir el consumo de Papel, buscando una institución administrativamente eficiente”.

También, el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, la gestión documental está asociado en el plan de trabajo en el Componente “Información por medio de Tecnologías”, las actividades de: “Socializar la política editorial y de actualización a través de medios electrónicos” y “Definir e implementarla política de seguridad de la información y manejo de datos personales”

3.5 APROBACIÓN, APLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL

La aprobación, aplicación, seguimiento y Control del Programa de Gestión Documental está en cabeza del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, integrado por:

- El Secretario General, quien lo presidirá y liderará.

- Los Superintendentes Delegados, quienes podrán delegar en uno de sus directores, o en su caso en un Delegado del Nivel Asesor.

- El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien ejercerá la Secretaría Técnica.

- El Jefe Oficina Asesora Jurídica.

- El jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información.

- El jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional.

- El Jefe de la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgo.

De manera compartida, la aplicación está bajo la función de cada uno de los Responsables de las diferentes dependencias y su equipo de trabajo.

El liderazgo estará a cargo de la Secretaria General quien ha creado el Grupo de Gestión Documental en la Subdirección Administrativa.

El seguimiento y control, a cargo de la Oficina de Control Interno con el acompañamiento del Grupo de Gestión Documental.

4. RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS

En la Ley 594 de 2000, o Ley General de Archivos, define las obligaciones de los servidores públicos en orden a garantizar la salvaguarda del patrimonio documental de las instituciones públicas y privadas, apoyada por la Ley 734 de 2002 y los Decretos 2578 y 2609 de 2012.

Además de establecer en la Ley 594 de 2000, la responsabilidad general para todos los servidores públicos de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos, dentro de los principios generales (Artículo 4o) orientadores de la función archivística, enuncia igualmente obligaciones de observancia más restringida en:

“Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades”.

Artículo 16. Obligaciones de los colaboradores a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. “Los Secretarios Generales o colaboradores administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos”.

Artículo 17. Responsabilidad general de los colaboradores del archivo. Los colaboradores de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su Artículo 15, a las Leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación”.

En la Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario en sus artículos 34 y 35 de la norma, establece deberes y medidas tendientes a prevenir y sancionar su inobservancia que van desde la emisión de órdenes cuyo incumplimiento acarrea multas pasando por faltas gravísimas de conformidad con el artículo 44, hasta la constitución de hecho punible si a ello hubiere lugar y su correspondiente denuncia con sujeción al ordenamiento penal, así:

Artículo 34. Deberes. Numeral 5) Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.

Artículo 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido: Numeral 13) Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. Numeral 21) Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

Igualmente, en el Decreto 2578 de 2012, en su artículo 24, referente a los Inventarios de documentos. “Es responsabilidad de las entidades del Estado a través del Secretario General o de otro funcionario de igualo superior jerarquía, y del responsable del Archivo o quién haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales. De igual forma, deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso.

PARÁGRAFO. El deber de entregar inventario de los documentos de archivo a cargo del servidor público, se circunscribe tanto a los documentos físicos en archivos tradicionales, como a los documentos electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, medios portátiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o medio electrónico".

Para complementar en el Decreto 2609 de 2012, en el artículo 3o. Establece la Responsabilidad de la gestión de documentos. “La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las ,normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas”.

Lo anterior, se complementa con los Acuerdos del Archivo General de la Nación, 038 del 2002 en su artículo 1, Responsabilidad de todo servidor público “la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones”.

Acuerdo 042 del 2002 en el artículo 3, Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.

5. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

Los programas específicos, complementarán el Programa de Gestión Documental, creados para cumplir con la política de Desarrollo Administrativo de Eficiencia Administrativa. Estos, consideran la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los tramites, procesos, procedimientos con el fin de mejorar los sistemas de organización y recuperación, garantizando a su vez la disponibilidad y acceso de los documentos a largo plazo; para el desarrollo cada uno de los programas específicos se tendrán en cuenta los siguientes elementos para su estructuración como son: un propósito u objetivo, la justificación, un alcance, los beneficios, la metodología, los recursos, un cronograma y los responsables de las actividades a desarrollar; por lo anterior, se estructuraran y desarrollaran entre la vigencia 2015 al 2018 teniendo en cuenta la ficha de implementación programas específicos del PGD que definirá tiempos para la elaboración, ejecución, seguimiento y mejora para cada uno.

Entre Programas Específicos, están:

5.1. PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS

El programa de normalización de formas y formularlos se realizará mediante desarrollos específicos en el sistema de información SUPERCOR o el sistema que lo remplace, con el fin de diligenciar y gestionar documentos sin necesidad de ser impresos y digitalizados.

5.2. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

El Programa de documentos vitales tiene como objetivo principal identificar y proteger los registros vitales de la Entidad frente a situaciones contingentes que puedan afectar la conservación de los mismos.

El Programa de documentos vitales se contemplara en el Programa Integrado de Conservación.

Los documentos vitales son aquellos que poseen un valor crítico para la entidad, son únicos e irremplazables y por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser conservados y preservados; poseen un valor intrínseco legal, intelectual y económico. Por ejemplo: los títulos valores, contratos, nómina, pagarés, los recibos de pago de los impuestos, garantías, licencias de construcción, poderes, pólizas de seguros, entre otros^[7].

Los documentos vitales por ser considerados los más importantes que produce, gestiona y conserva la entidad y en razón de dicha trascendencia, deben ser identificados, protegidos, conservados y sometidos a técnicas específicas de duplicación.

El Programa de Documentos Vitales o Esenciales de la Superintendencia Nacional de Salud - SNS, se orientará a la definición, identificación, caracterización y priorización de los documentos institucionales que ante la ocurrencia de eventuales siniestros originados por efectos físicos, biológicos o humanos, deben ser conservados y preservados con el fin de garantizar la existencia, gestión y continuidad de la SNS a futuro, mediante la formulación de políticas, metodologías y responsabilidades tendientes a garantizar la protección necesaria de los mismos.

El Programa de Documentos Vitales o Esenciales de la Superintendencia Nacional de Salud, estará orientado a:

- Proteger los documentos vitales de la destrucción total o parcial, ante desastres ocasionados por efectos físicos, biológicos o humanos.

- El programa de documentos esenciales de la Superintendencia Nacional de Salud debe incluirse como parte de la estrategia de la gestión de riesgos de la propia entidad.

- Los documentos esenciales para la continuidad de la organización requieren métodos suplementarios de protección y copia para asegurar su accesibilidad en caso de catástrofe.^[8]

5.3. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

El programa tiene como objetivo una adecuada gestión de documentos electrónicos en la Superintendencia a partir del cumplimiento de un Modelo de Requisitos que incluya entre otros elementos de Autenticidad, Integridad, Inalterabilidad, Fiabilidad, Disponibilidad y Conservación, los cuales garantizan que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida de expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. El programa debe apoyarse en el uso de tecnologías tipo de Sistemas Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos - SGDEA, que incluyan el manejo de formas y formularios electrónicos.

El Programa de Gestión de Documentos Electrónicos de la Superintendencia Nacional de Salud - SNS, está orientado a garantizar una eficiente gestión y técnica de los documentos electrónicos en la Entidad a partir del cumplimiento de un “Modelo de Requisitos”, el cual incluye entre otros aspectos Autenticidad, Integridad, Inalterabilidad, Fiabilidad, Disponibilidad y Conservación; los cuales garantizan que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida de los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos.

El programa debe apoyarse en el uso de tecnologías de tipo Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos - SGDEA. que incluyan el manejo de formas y formularios electrónicos. Se deberán tener en cuenta los estándares de la Ley 1437 de 2011 (CCA), los desarrollos y los ajustes a nivel de Acuerdos del Archivo General de la Nación, las Guías Archivo General de la Nación - Ministerio de Tecnología de la Información y Comunicaciones, las Normas Técnicas Colombianas, las Normas ISO y la Estrategia de Gobierno en Línea - GEL y demás normas concordantes o que les actualicen o adicionen.

Para el desarrollo del Programa, se tendrá en cuenta lo pertinente a las políticas y lineamientos que desarrolle el Sistema Nacional de Archivos Electrónicos - SINAE, en concordancia con el Sistema Nacional de Archivos.

5.4. PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS

El propósito de este programa es garantizar que Superintendencia Nacional de Salud cuente con el personal y las herramientas necesarias para la gestión documental de tal manera que la entidad cuente con archivos actualizados y disponibles para la consulta.

Las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografia y conservación de documentos de archivo establecidos entre otra la siguiente normatividad: Ley 1409 de 2010, Ley 594 de 2000, Decreto 1515 de 2013, Acuerdo 37 de 2002 y el Acuerdo 049 de 2000.

La entidad tiene contratado el servicio de custodia y almacenamiento de documentos, que deberá ser actualizado permanentemente.

5.5. PROGRAMA DE REPROGRAFÍA.

La entidad cuenta con sistema de fotocopiado, impresión y digitalización de documentos, los cuales están siendo ajustados de acuerdo con las especificaciones definidas en el programa de gestión documental.

5.6. PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES.

El objetivo de este programa es la organización y la gestión de documentos especiales gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, etc.

La entidad cuenta con documentos en otros soportes, que deben ser sometidos a procesos de migración en diferentes momentos.

En esta fase del PGD la Superintendencia Nacional de Salud diseñará y elaborará el Programa de Documentos Especiales, documentando todas las necesidades, requerimientos y recursos económicos necesarios para abordar este tema de acuerdo con los resultados obtenidos, por lo cual su implementación está prevista a partir de septiembre de 2015.

5.7. PROGRAMA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

La Superintendencia mediante la Resolución 678 de 2014 adoptó el Sistema Integrado de Gestión, definió como uno de sus componentes el Subsistema de Seguridad de la Información - SSI, modificado mediante la Resolución 2116 de 2014, el cual es liderado a través de la Oficina de Tecnologías de la Información, busca que la información de la entidad así como la de terceros en su poder, preserve la confidencialidad, disponibilidad e integridad, protegiéndola contra amenazas internas y externas. Este propósito se logra mediante la gestión de riesgos en seguridad de la información que facilite identificación, valoración, implementación de controles, monitoreo y seguimiento de los niveles de riesgos a fin de mantenerlos dentro de los niveles aceptables definidos. La Superintendencia Nacional de Salud se compromete a cumplir con las disposiciones constitucionales y legales aplicables a la entidad relacionadas con la seguridad de la información, además, a que se establezca, implemente, opere y mantenga el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información que se requiere para proteger los derechos de los usuarios en salud mediante mecanismos de Inspección, Vigilancia y Control transparentes y oportunos.

5.8. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN

La Subdirección Administrativa a través del Grupo de Gestión Documental es el responsable de la administración del Programa de Gestión Documental, paro lo cual el programa de capacitación y entrenamiento en materia de gestión documental alineado al Plan Institucional de capacitación - PIC, el cual, contempla la realización de mínimo una sesión de capacitación anual.

El plan de capacitación en materia de gestión documental, debe garantizar el funcionamiento adecuado del subsistema de gestión Documental. Para tal efecto, se debe valorar, identificar y definir las capacidades y habilidades adquiridas por los funcionarios en las actividades de formación.

5.9. PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL

El objetivo de este programa es el seguimiento y control a las actividades del Programa de Gestión Documental para la elaboración y/o implementación de los servicios y/o servicios derivados del desarrollo de las iniciativas del PGD, a través de herramientas como los niveles de servicios y el aseguramiento de la calidad, con el fin de asegurar la adecuada gestión del mismo y la consecución de los resultados y productos definidos.

El Grupo de Gestión Documental es responsable de la administración del Programa de Gestión Documental debe programar Auditorías de seguimiento a la implementación del programa mínimo una vez por semestre, que incluyan los siguientes ítems:

- Tablas de Retención Documental

- Tablas de Valoración Documental

- Inventarios documentales

- Acta de eliminación documental

- Acta de visita Archivo General de la Nación.

- Plan de mejoramiento archivístico.

- Informe de programas y proyectos de gestión documental

- Informe Implementación Subsistema de Seguridad de la Información

6. ACTUALIZACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

Las políticas, planes y programas del Programa de Gestión Documental y su cronograma deben actualizarse en la medida que se actualicen los diagnósticos; cambien los requerimientos técnicos, económicos, normativos o legales; se diseñen e implementación otros programas y sistemas a fines de acuerdo con los principios de armonización y articulación; y por la conveniencia técnica y administrativa de la Superintendencia Nacional de Salud y sus partes interesadas.

7. BIBLIOGRAFIA.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, COLOMBIA. Acuerdo 049 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, COLOMBIA. Acuerdo 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones Oficiales en las Entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, COLOMBIA. Acuerdo 042. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las Entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan en los artículos 21, 22, 23 y 26.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, COLOMBIA. Comité Técnico de Gestión de Documentos del SNA. Metodología para implementar un programa de Gestión de documentos: texto enriquecido. 2004.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, COLOMBIA. Guía para la administración de comunicaciones oficiales. Bogotá: AGN, 2003.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, COLOMBIA. Listado de normatividad archivística. Bogotá, Archivo General de la Nación, 2007.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, COLOMBIA. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Manual de archivística. Compilador Jorge William Triana. Bogotá. AGN, 2006.

CONGRESO DE LA REPUBLICA, COLOMBIA. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá, D.C, 20-jul-2000.

CONGRESO DE LA REPUBLICA, COLOMBIA. Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Bogotá, D.C, 02-feb-2002.

MINISTERIO DE CULTURA, COLOMBIA. Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Bogotá, D.C, 13-dic-2012.

MINISTERIO DE CULTURA, COLOMBIA. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Bogotá, D.C, 14-dic-2012.

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, COLOMBIA. Instructivo De Aplicación Programa de Gestión Documental Tema 1: Organización de Archivos. 2011. http://www.supernotariado.gov.co/supernotariado/imaqes/smilies/Normatividad2011/Circulare2011/Circualr172/instructivo_gestión_documental%20v2%202011%20rev%201.pdf.

UAE - AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO, COLOMBIA. Programa de Gestión Documental: 2014 - 2017. Bogotá, D.C. Enero 2014. http://www.defensajuridica.gov.co/gestion/gestion-documental/gestion-documental-contenido/Lists/Gestin%20Documental/Attachments/1/programa_gestion_documental_2014_20_17.pdf.

ANEXO 1.

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.

NORMOGRAMA

Tipo De Norma	Número	Año	Entidad	Epígrafe u Objetivo	Artículos
Ley	190	1995	Congreso de la República	Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.	27 y 79
Ley	270	1996	Congreso de la República	Ley Estatutaria de la Administración de Justicia.	95
Ley	489	1998	Congreso de la República	Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.	36 y 37
Ley	527	1999	Congreso de la República	Define y reglamenta el Acceso y uso de los mensajes de datos del Comercio Electrónico y las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.	1 al 24 y del 29 al 40
Ley	594	2000	Congreso de la República	Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.	Todo
Ley	599	2000	Congreso de la República	Por la cual se expide el código Penal	119, 148 a 154; 155, 218, 218 a 228; 231, 239, 286, 288, 289
Ley	600	2000	Congreso de la República	Por la cual se expide el código de Procedimiento Penal.	164 a 166; 248, 261 a 263, 274, 275, 276 a 279; 280, 291
Ley	640	2001	Congreso de la República	Por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones. Conciliación.	15
Ley	734	2002	Congreso de la República	Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.	Artículo 34 Núm. 1, 5 y 22; Artículo 35 Núm. 8, 13 y 21
Tipo De Norma	Número	Año	Entidad	Epígrafe u Objetivo	Artículos
Constitución Política	0	1991	Asamblea Nacional Constituyente	En ejercicio de su poder soberano, representado por sus delegatarios a la Asamblea Nacional Constituyente, invocando la protección de Dios, y con el fin de fortalecer la unidad de la Nación y asegurar a sus integrantes la vida, la convivencia, el trabajo, la justicia, la igualdad, el conocimiento, la libertad y la paz, dentro de un marco jurídico, democrático y participativo que garantice un orden político, económico y social justo, y comprometido a impulsar la integración de la comunidad latinoamericana, decreta, sanciona y promulga la siguiente:	1, 2, 8, 15, 20, 23, 63, 70 a 72, 74, 83

Ley	4	1913	Congreso de la República	Código de Régimen Político Municipal	289, 315, 316, 320 y 337
Ley	43	1913	Congreso de la República	Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales. "Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales".	1
Ley	47	1920	Congreso de la República	Normas sobre Patrimonio Documental y Artístico sobre bibliotecas, museos y archivos, prohibiciones.	todo
Ley	39	1981	Congreso de la República	Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y se suprime el Impuesto correspondiente.	1, 2, 3
Ley	23	1982	Congreso de la República	Sobre derechos de autor	2
Ley	57	1985	Congreso de la República	Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.	1, 12, 13, 14, 15, 16 al 27
Ley	80	1989	Congreso de la República	Por la cual se crea el Archivo General de la Nación	2
Ley	5	1992	Congreso de la República	Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones.	74
Ley	80	1993	Congreso de la República	Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.	39 y 55
Tipo De Norma	Número	Año	Entidad	Epígrafe u Objetivo	Artículos
Ley	795	2003	Congreso de la República	Por la cual se ajustan algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se dictan otras disposiciones. ( Conservación de archivos y documentos)	22
Ley	951	2005	Congreso de la República	Por la cual se crea el acta de informe de gestión	Todo
Ley	962	2005	Congreso de la República	Se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.	3, enciso 5; 10; 28
Ley	1369	2009	Congreso de la República	Por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones.	1, 3, 9, 15, 16, 17, 24 a 35
Ley	1273	2009	Congreso de la República	Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones	Todo
Ley	1437	2011	Congreso de la República	Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.	Titulo I; Titulo II; Titulo III, Capitulo 1 y IV. Art. 196 al 206
Ley	1564	2012	Congreso de la República	Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones	103, 105, 107, 109, 111, 122 a 125
Ley	1581	2012	Congreso de la República	Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales	Todo
Ley	1712	2014	Congreso de la República	Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.	4, 12, 13, 15, 16, 17, 32

Tipo De Norma	Número	Año	Entidad	Epígrafe u Objetivo	Artículos
Decreto Ley	410	1971	Presidencia de la República	Código de Comercio	48, 51, 54, 60,
Decreto Ley	1400	1970	Presidencia de la República	Código de Procedimiento Civil,	175, 251 a 259; 261 a 264; 268, 269, 272, 273, 279, 281, 282

Decreto	2527	1950	Presidencia de la República	Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.	todo
Decreto	3354	1954	Presidencia de la República	Por el cual se modifica el Decreto 2527 de 1950 (Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos, (microfilmados)	todo
Decreto	2150	1995	Presidencia de la República	Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.	25, 29
Decreto	1474	1997	Ministerio de Trabajo y Seguridad Social	Por el cual se derogan, modifican y/o adicionan algunos artículos del Decreto reglamentario 1748 de 1995 y se dictan otras disposiciones Certificaciones laborales de Empleadores, (información laboral empleados).	9
Decreto	254	2000	Presidencia de la República	Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional,	39
Decreto	2842	2010	Departamento Administrativo de la Función Pública	disposiciones relacionadas con la operación del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) y se deroga el Decreto 1145 de 2004	12
Tipo De Norma	Número	Año	Entidad	Epígrafe u Objetivo	Artículos
Decreto	414	2011	Departamento Nacional de Planeación	Por el cual se reglamentan los artículos 25 y 26 del Decreto 254 del 21 de febrero de 2000 sobre el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional. Art. 4 entrega de archivos y procesos y reclamaciones.	4
Decreto	2364	2012	Ministerio de Comercio, Industria y Turismo	Por medio del cual se reglamenta el artículo 7o de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones.	7
Decreto	019	2012	Presidencia de la República	Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública	4, 13, 14, 15, 33, 36, 173
Decreto	2578	2012	Ministerio de Cultura	Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado	Todo
Decreto	2609	2012	Ministerio de Cultura	Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión Documental para todas las Entidades del Estado".	Todo
Decreto	2693	2012	Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones	Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.	Todo
Decreto	805	2013	Ministerio de Comercio, Industria y Turismo	Por el cual se reglamenta el artículo 173 del Decreto 019 de 2012.	Todo
Tipo De Norma	Número	Año	Entidad	Epígrafe u Objetivo	Artículos
Decreto	1515	2013	Ministerio de Cultura	Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones	Todo
Decreto	2462	2013	Presidencia de la República	Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud	Todo
Decreto	2758	2013	Ministerio de Cultura	Por el cual se corrige el artículo 8o y los literales 5 y 6 del artículo 12o del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las trasferencias secundarias y de documentos de valor históricos al Archivo General de la Nación y a los archivos generales territoriales.	Todo
Decreto	333	2014	Ministro de Comercio, Industria y Turismo,	Por el cual se reglamenta el artículo 160 del Decreto-ley 19 de 2012	1 y 3
Decreto	029	2015	Ministerio de Cultura	Por medio del cual se reglamenta el proceso de entrega y/o transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o liquiden; se desarrolla el artículo 20 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 39 del Decreto Ley 254 de 2000 y se dictan otras disposiciones.	Todo
Decreto	103	2015	Presidencia de la República	Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones.	Todo

Directiva presidencial	004	2012	Presidencia de la República	Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la Administración Pública	Todo

Tipo De Norma	Número	Año	Entidad	Epígrafe u Objetivo	Artículos
Acuerdo	007	1994	Archivo General de la Nación	Adopta y expide el Reglamento General de Archivos.	Todo
Acuerdo	012	1995	Archivo General de la Nación,	Modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994" Reglamento General de Archivos", "Órganos de dirección, coordinación y asesoría".	Todo
Acuerdo	011	1996	Archivo General de la Nación	Criterios de conservación y organización de documentos.	Todo
Acuerdo	047	2000	Archivo General de laNación	Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general de archivos sobre "Restricciones por razones de conservación".	Todo
Acuerdo	048	2000	Archivo General de la Nación	Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -conservación de documentos-, del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental.	DEROGADO Acuerdo 006 de 2014
Acuerdo	049	2000	Archivo General de la Nación	Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 "Conservación de Documentos" del Reglamento General de Archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos".	Todo
Acuerdo	050	2000	Archivo General de la Nación	Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VIl "Conservación de Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo	Todo
Acuerdo	056	2000	Archivo General de la Nación	Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para la Consulta" del capítulo V, "ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO", DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS,	Todo
Acuerdo	060	2001	Archivo General de la Nación	Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.	Todo
Acuerdo	037	2002	Archivo General de la Nación	Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía	DEROGADO Acuerdo 008 de 2014
Tipo De Norma	Número	Año	Entidad	Epígrafe u Objetivo	Artículos
Acuerdo	038	2002	Archivo General de la Nación	Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.	Todo
Acuerdo	041	2002	Archivo General de la Nación	Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de 2000.	Todo
Acuerdo	042	2002	Archivo General de la Nación	Archivo General de la Nación, Criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas, se regula el Inventarlo Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.	Todo
Acuerdo	015	2003	Archivo General de la Nación	Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo 1o del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002.
Acuerdo	002	2004	Archivo General de la Nación	Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados	Todo
Acuerdo	027	2006	Archivo General de la Nación	Archivo General de la Nación, por el cual se modifica el acuerdo 07 de 1994.	Todo
Acuerdo	003	2013	Archivo General de la Nación	Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones	Todo
Acuerdo	004	2013	Archivo General de la Nación	Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención	Todo
Acuerdo	005	2013	Archivo General de la Nación	Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas	Todo
Tipo De Norma	Número	Año	Entidad	Epígrafe u Objetivo	Artículos
Acuerdo	002	2014	Archivo General de la Nación	Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones,	Todo
Acuerdo	006	2014	Archivo General de la Nación	Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000	Todo
Acuerdo	007	2014	Archivo General de la Nación	Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones	Todo
Acuerdo	008	2014	Archivo General de la Nación	Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13o y 14o y sus parágrafos 1o y 3o de la ley 594 de 2000	Todo
Acuerdo	003	2015	Archivo General de la Nación	Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capitulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el articulo 21 de la ley 594 de 2000 y el capitulo IV del Decreto 2609 de 2012	Todo

Circular	002	1997	Archivo General de la Nación	Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas Tecnologías en los archivos públicos.	Todo
Circular	007	2002	Archivo General de la Nación	Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.	Todo
Circular Externa	001	2003	Archivo General de la Nación	Organización y conservación de los documentos de archivo
Circular Externa	004	2003	Archivo General de la Nación	Organización de las Historias Laborales	Todo
Tipo De Norma	Número	Año	Entidad	Epígrafe u Objetivo	Artículos
Circular Externa	001	2004	Archivo General de la Nación	Inventario de documentos a eliminar
Circular Externa	012	2004	DepartamentoAdministrativo de la Función Pública, Archivo General de la Nación	Orientaciones para el cumplimiento de la Circular No 004 de 2003 (Organización de las Historias Laborales)	Todo
Circular Externa	002	2009	Archivo General de la Nación	Tablas de Retención Documental -TRD-	Todo
Circular	004	2010	COINFO	Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos	Todo
Circular Externa	003	2011	Archivo General de la Nación	Obligación de Transferir a Los Archivos Generales Los Documentos de Valor Secundario	Todo
Circular Externa	005	2011	Archivo General de la Nación	Prohibición para Enviar los Originales de Documentos de Archivo a Otro Tipo de Unidades De Información	Todo
Circular Externa	002	2012	Archivo General de la Nación	Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.	Todo
Circular Externa	005	2012	Archivo General de la Nación	Procesos de Dígitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas en la Iniciativa Cero Papel	Todo
Circular Externa	001	2013	Archivo General de la Nación	Directrices para el cumplimiento del Decreto 2578 de 2012	Todo
Circular Externa	001	2014	Archivo General de la Nación	Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013	Todo
Circular Externa	001	2015	Archivo General de la Nación	Alcance de la expresión: "Cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta	Todo
Circular Externa	002	2015	Archivo General de la Nación	Entrega de archivos en cualquier soporte con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales	Todo
Tipo De Norma	Número	Año	Entidad	Epígrafe u Objetivo	Artículos
Circular Externa	003	2015	Archivo General de la Nación	Directrices para la elaboración de tablas de retención documental.	Todo

Resolu ción	200	2009	Superintendencia Nacional de Salud.	Superintendencia Nacional de Salud, se adopta el reglamento interno de administración documental de la Superintendencia Nacional de Salud	Todo
Resolu ción	128	2010	Archivo General de la Nación	Por la cual se actualiza la metodología de evaluación de TRD y de TVD, se deroga la Resolución 00047 del 13 de marzo de 2000 y se conforma el Pre- Comité Evaluador de Documentos	Todo
Resolu ción	310	2011	Superintendencia Nacional de Salud.	Por medio de la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental	Todo
Resolu ción	180	2010	Superintendencia Nacional de Salud.	"Por la cual se conforman los grupos internos de trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud, se asignan funciones y coordinador"	1, 5, 26, 29

Circular Interna	002	2012	Superintendencia Nacional de Salud.	Pautas para el Manejo de las Comunicaciones y Digitalización Documentos	Todo
Circular Interna	035	2013	Superintendencia Nacional de Salud.	Protocolo para el envió de correspondencia y la radicación de documentos recibidos por los medios de Comunicación Oficiales	Todo

NTC	1673	1986	ICONTEC	Papel y cartón: papel para escribir e imprimir	Todo
NTC	2223	1986	ICONTEC	Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir	Todo
NTC	4436	1998	ICONTEC	Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad
NTC	5029	2001	ICONTEC	Norma sobre medición de archivos	Todo
NTC	5238	2004	ICONTEC	Micrografía microfilmación de series: Procedimientos de operación.	Todo
Tipo De Norma	Número	Año	Entidad	Epígrafe u Objetivo	Artículos
NTC	5397	2005	ICONTEC	Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de calidad. (Elaborada por el Comité de Conservación del Sistema Nacional de Archivos).	Todo
NTC	4080	2005	ICONTEC	Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfllme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes.	Todo
GTC	185	2009	ICONTEC	Documentación Organizacional	Todo
NTC-ISO	30300	2013	ICONTEC	Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario	Todo
NTC-ISO	30301	2013	ICONTEC	Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos.	Todo
NTC-ISO	15489-1	2010	ICONTEC	Información y Documentación. Gestión de Documentos. Parte 1.Generalidades	Todo
GTC-ISO-TR	15489-2	2012	ICONTEC-AGN	Información y Documentación. Gestión de Documentos. Parte 2. Guía	Todo
NTC	4095	2013	ICONTEC-AGN	Norma General para la Descripción Archivística; adopción idéntica (IDT), respecto ol documento de referencia, la norma ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística del año 2000 (ISAD-G)	Todo

FUENTE: NORMAS GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO (Consolidado Ing. Luis Jorge Moreno Feo)

ANEXO 2.

INFORME DE DIAGNOSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD.

En el marco del proyecto de inversión “Sistema Integral de Gestión Documental” y en concordancia con las funciones asignadas en la Resolución No. 180 de 2014, artículo 26, se hace necesario la revisión de todo el proceso de la administración documental de acuerdo con las normas archivísticas vigentes, con el fin de garantizar la conformación de los procesos y la formulación de políticas de gestión documental adecuadas para la Superintendencia Nacional de salud de conformidad con la estructura adoptada mediante el Decreto No.2462 de 2013. En este sentido se hizo necesario realizar las visitas de verificación de cada uno de los archivos de gestión de la entidad.

1. OBJETIVO

Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso transversal a toda la entidad, por los diferentes aspectos y componentes que deben ser coordinados por la respectiva Secretaria General y la Subdirección Administrativa, se estableció como objetivo hacer seguimiento a la administración documental desarrollada por la entidad en cuanto a las acciones tomadas, el estado de los archivos de gestión y fortalecimiento de las labores planteadas de acuerdo con la normativa archivística vigente.

Dentro de la metodología y cronograma establecido se definió evaluar los parámetros dentro de la normativa archivística, particularmente lo establecido en los Decretos Nacionales 2578 y 2609 de 2012.

2. REUNIÓN DE APERTURA Y GENERALIDADES DE LA AGENDA DE VISITAS.

El seguimiento y control a la entidad, se inició con el envío a cada una de las dependencias con el radicado No 3-2014-001964 del día 7 de febrero de 2014 de parte de la Secretaría General, informando a los funcionarios que durante los días 11,12, 13, 14, 17, 18, 19, 20 y 21 de febrero de 2013 se llevaría a cabo la reunión y visita respectiva.

Se dio inicio a cada una de las visitas realizando la presentación por parte de la archivista Vianney Lucía Garzón C. donde se expuso la metodología a desarrollar durante la visita, dando inicio a las preguntas sobre el estado de la administración del archivo de gestión; posteriormente la archivista Diana Carolina Sánchez S. realizó preguntas relacionadas con la estructura de la tabla de retención documental y la ingeniera Angie Gordillo formulo preguntas relacionadas con la aplicación en el SUPERCOR.

Se efectuó la reunión de apertura verificando el quorum solicitado a los funcionarios responsables de cada una de las dependencias y que administran los archivos de gestión, según lo programado en el cronograma establecido; Igualmente, en la reunión se informó a los asistentes sobre los objetivos del seguimiento.

3. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA VISITA.

En el año 2012, se expidieron normas de carácter nacional (Decretos 2578 y 2609), los cuales reglamentan la gestión documental de manera técnica y asignan al Comité Interno de Archivo de las Entidades la responsabilidad por la administración de la gestión documental institucional y por la conformación de los planes institucionales de archivos, suministrando las directrices técnicas para ejecutar esa función institucional.

Con base en este marco legal y normativo y en el análisis de evidencias y respuestas registradas en el formulario de encuesta, se presentan a continuación los resultados obtenidos en la visita de seguimiento y la aplicación de la encuesta.

Frente a los resultados del seguimiento se observa:

3.1 CONFORMACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS

Dentro de la estructura organizacional actual se encuentra una dependencia encarga exclusivamente de la gestión documental en la entidad.

La entidad no cuenta dentro de su programa de capacitación el componente sobre gestión documental para sus funcionarios. Los esfuerzos realizados sobre la materia, parten de las mismas necesidades al corto plazo presentadas en la cotidianidad y urgencias documentales, desarrolladas por los funcionarios responsables.

Por otra parte, si bien la entidad tiene conformado el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo con sus funciones por medio de la Resolución No. 001038 del 28 de junio de 2013, tal como lo estipulan los artículos 14 y 15 del Decreto Nacional 2578 de 2012 del Ministerio de Cultura, la programación de reuniones se realizaran por lo programado por el líder una vez al mes.

En análisis de las condiciones óptimas que se requieren en cumplimiento de este apartado la Supersalud, presenta un porcentaje de cumplimiento del 0,6 sobre 1 que califica este punto.

3.2 PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

A continuación se evalúan los procesos de la gestión documental establecidos en el artículo 9 del decreto 2609 de 2012, los cuales a su vez, fundamentan su definición en las fases de archivo y ciclo vital de los documentos establecidas en la Ley 594 del 2000.

a. PLANEACIÓN

Dado que la gestión documental es un proceso de carácter transversal al funcionamiento de la entidad, se considera que las entidades deberán elaborar un plan, el cual permita fijarse metas a corto, mediano y largo plazo y estipular qué pasos se deberían seguir para llegar a ella.

Frente a los resultados del seguimiento se observa:

- La entidad tiene formulado un programa de gestión documental general, pero no está proyectado a fijarse metas a corto, mediano y largo plazo.

- Las fuentes de financiación para el desarrollo de labores para la presente vigencia corresponden a inversión y funcionamiento.

- Se realizó la contratación en el año 2013 del servicio de almacenamiento, guarda, custodia, consulta, préstamo y transporte, así como la organización délos documentos del Archivo Central y del Archivo de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud, incluyendo la conformación de los expedientes físicos, digitalización de los documentos y la microfilmación de los archivos históricos con la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos COLVATEL S.A. E.S.P.; por un valor aproximado de $2.678.559.294,oo., con vigencia al mes de julio del 2014.

- Cuentan con unos procedimientos orientados a la aplicación de la normativa archivística, los cuales no se están aplicando-

La entidad no cuenta con Programa de Gestión Documental -PGD-, según lo establece el artículo 10 del Decreto Nacional 2609 de 2012, en donde se incluyan todas la necesidades que se deben definir para la adecuada gestión documental.

Actualmente cuentan el respaldo permanente de la Secretaria General y la Subdirección Administrativa para concretar su formalización y viabilidad funcional a través de los actos administrativos que se requieran, así como del compromiso de las directivas para su aplicación, sostenibilidad y continuidad, independiente de los cambios que se dan continuamente dentro de la función pública. El fortalecimiento en lo correspondiente a planeación de la gestión documental, permitirá a la entidad el establecimiento de un plan de acción acorde con los requerimientos y necesidades de la entidad, estandarización de procesos y procedimientos en las diferentes instancias administrativas y racionalización de los recursos dispuestos para la administración documental.

En análisis de las condiciones óptimas que se requieren en cumplimiento de este apartado, la Supersalud, presenta un porcentaje de cumplimiento del 0,5 sobre 1 que califica este punto.

b. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

La producción documental se entiende como la generación de documentos en las entidades sean éstas públicas o privadas, en cumplimiento de sus funciones, normalizando la utilización de modelos y formatos para la producción de documentos, así como los soportes y equipos que contribuyan al cuidado del medio ambiente.

Frente a los resultados del seguimiento se observa:

- La producción de comunicaciones, corresponde a documentación generada a través de sistemas ofimáticos, impresa en papel.

- La gestión de comunicaciones se controla de forma centralizada, utilizando para la radicación el aplicativo SUPERCOR.

- No se ha implementado estrategias para la reducción del consumo de papel, se identifica la ausencia de políticas relacionadas con el uso racional del papel en las oficinas.

En análisis de las condiciones óptimas que se requieren en cumplimiento de este apartado, la Supersalud, presenta un porcentaje de cumplimiento del 0,75 sobre 1 que califica este punto.

c. GESTIÓN Y TRÁMITE DOCUMENTAL:

Comprende las actuaciones necesarias para el registro, la vinculación, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. (Flujos documentales).

Frente a los resultados del seguimiento se observa:

- En términos generales, la administración de comunicaciones oficiales y lo relacionado con PQRS cumple con los procedimientos relacionados con recepción, radicación y distribución de correspondencia que se definen en el Acuerdo No. 060 del Archivo General de la Nación.

- A nivel de disposición de la ventanilla única de radicación cuenta un punto principal de recepción de correspondencia,

- La entidad no ha adelantado actividades sobre la normalización y acceso a los documentos de archivos, que facilite el intercambio de correspondencia utilizando medios electrónicos, de acuerdo con lo previsto en la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

En análisis de las condiciones óptimas que se requieren en cumplimiento de este apartado, la Supersalud, presenta un porcentaje de cumplimiento del 0,45 sobre 1 que califica este punto.

d. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Este proceso de la gestión documental hace referencia al conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, como parte integral de los procesos archivísticos.

Frente a los resultados del seguimiento se observa:

- Los Archivos de Gestión están organizados y no identificados por los responsables de cada una de las oficinas.

- No cuentan con la tabla de retención documental -TRD- actualizada, pero continúan marcando las unidades documentales según las serles y subseries existentes en la versión de tabla elaborada en el año 2007. Es de anotar que este instrumento se está actualizando y aún no ha sido convalidado por el Archivo General de la Nación

- Se almacena documentación en AZ, y carpetas; los archivos de gestión cuentan con archivadores rodantes, pero no son suficientes en algunas dependencias ante el volumen documental.

- Hay documentación que está registrada en el formato único de inventario documental - FUID-, establecido en el Acuerdo 042 de 2002 del AGN.

- El Archivo Central esta tercerizado con la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos COLVATEL S.A. ESP. cuenta con dos depósitos: en Cota y la Sevillana.

En análisis de las condiciones óptimas que se requieren en cumplimiento de este apartado, la Supersalud, presenta un porcentaje de cumplimiento del 0,67 sobre 1 que califica este punto.

e. TRANSFERENCIA:

Proceso de la gestión documental en la cual se adelanta la remisión de documentos del Archivo de Gestión al Central y de éste al Histórico, de conformidad con los tiempos de retención definidos en las tablas de retención y tablas de valoración documental.

Frente a los resultados del seguimiento se observa:

- Que en el año 2013 programo (cronograma) y se realizaron unas transferencias primarias de todas las dependencias de la Supersalud a los depósitos externos de COVATEL en las sedes de Cota y la sevillana.

- Inexistencia del cronograma de transferencias documentales secundarias, en consideración a la ausencia de la tabla de valoración documental.

- Se está elaborando el plan coordinado que determine los lineamientos de administración y de transferencia así como de los niveles de archivo que se requieren implementar en la entidad.

En análisis de las condiciones óptimas que se requieren en cumplimiento de este apartado, la Supersalud., presenta un porcentaje de cumplimiento del 0,44 sobre 1 que califica este punto.

f. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS:

Es un proceso permanente y continuo en cualquier etapa del ciclo de vida de los documentos, con miras a determinar la utilidad administrativa y la disposición final para las series documentales con base en el estudio de valores primarios y secundarios. (Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico).

Frente a los resultados del seguimiento se observa:

Por carecer de las tablas de retención y valoraciones documentales técnicamente elaboradas y legalmente aprobadas, no se han aplicado ninguno de los procedimientos correspondientes a disposición final de documentos con base en el estudio de valoración documental, que se debe elaborar y que se registra en ese instrumento archivístico.

Teniendo en cuenta el análisis de las condiciones óptimas que se requieren en cumplimiento de este apartado, la Supersalud, presenta un porcentaje de cumplimiento del 0 sobre 1 que califica este punto.

g. PRESERVACIÓN:

Este proceso de la gestión documental comprende las acciones aplicadas a los documentos, para garantizar su conservación en el tiempo, independientemente de su medio, forma de registro o almacenamiento.

Frente a los resultados del seguimiento se observa:

- La entidad no cuenta con el Sistema Integrado de Conservación - SIC-, reglamentado y oficializado como parte integral de la Gestión Documental.

- La entidad no tienen identificados los riesgos en las áreas o depósitos destinados para la conservación documental.

- La entidad no cuentan con un plan de prevención y atención de desastres, donde se incluyan los depósitos de archivo.

- Se observa que existen documentos en otro tipo de soportes diferentes al papel en los Archivos de Gestión y el Archivo Central que se debe mejorar las condiciones básicas para la preservación de documentos, en cuanto a mobiliario y unidades de almacenamiento.

Del análisis de las condiciones óptimas que se requieren en cumplimiento de este apartado, la Supersalud, presenta un porcentaje de cumplimiento del 0,37 sobre 1 que califica este punto.

h. VALORACIÓN:

Proceso permanente y continuo por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios del documento, y se define su destino final. (Selección, eliminación, reprografia, conservación total). Combinado correspondientemente con los procesos de organización, transferencia y disposición de documentos.

Frente a los resultados del seguimiento se observa:

- Se están adelantando labores para elaboración de la tabla de retención documental, para la presentación ante el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y el Archivo General de la Nación.

- Está pendiente el ajuste de la Tabla de Valoración Documental, para presentarse a aprobación ante el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y a convalidación del Archivo General de la Nación.

Luego del análisis de las condiciones óptimas y la evaluación del grado de cumplimiento por parte de la Supersalud, para este apartado presenta un cumplimiento del 0,5 sobre 1.

i. ACCESO A LOS DOCUMENTOS

La gestión documental en una entidad orienta su funcionalidad en la conformación de unidades de información que garanticen los derechos que tienen los funcionarlos de la entidad y la ciudadanía en general de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario obtener copia de los mismos.

Frente a los resultados del seguimiento se observa:

- Para el acceso a los documentos que se encuentran en los archivos de gestión se han establecido en algunas oficinas instrumentos para el control del préstamo.

- Se carece de control de los préstamos y devoluciones documentales de los archivos que se requieren para dar cumplimiento a las directrices que desde las normativas archivísticas, civiles penales y disciplinarias se han impartido para prevenir la pérdida de documentos públicos.

Después del análisis de las condiciones óptimas que se requieren en cumplimiento de este apartado, y comparando el grado de avance que presenta la Supersalud, el cumplimiento es de 0,32 sobre 1 para este punto.

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Como resultado de las visitas a los Archivos de Gestión de la entidad y en consolidación de la calificación obtenida en la encuesta por Supersalud se confirma un total de calificación de 4,6 sobre 10 puntos así:

De acuerdo con esta calificación, se ubica en la escala de nivel BAJO.

		Aspecto Evaluado	Calificación	Calificación general
G.D.	1	Información dependencia responsable de la G.D.	0,100	0,600
2		Información personal responsable de la G.D.	0,125
3		Información del Comité Interno de Archivo	0,125
4		Capacitaciones en Gestión Documental	0,250
Procesos de	1	Planeación	0,500	4,000
la Gestión	2	Producción	0,750
Documental	3	Gestión y trámite	0,450
4		Organización	0,670
5		Transferencia	0,440
6		Disposición final de documentos	0,000
7		Preservación de documentos	0,370
8		Valoración documental	0,500
9		Acceso a la documentación de archivo	0,320
		TOTAL	4,600

Para iniciar un plan de mejoramiento de la gestión documental, la entidad debe ejecutar las siguientes actividades en el corto plazo.

- Estructuración de la Gestión Documental de acuerdo con lo normativo, a fin de contar con la coordinación, control y seguimiento de los procesos y procedimientos propios de la función archivística de la entidad.

- Interoperabilidad de los sistemas de gestión documental

- Centralización de los Archivos de Gestión de la entidad

- Elaboración, aprobación, convalidación y aplicación de la tabla de retención documental y demás instrumentos archivísticos requeridos por la normativa.

- Ajuste, aprobación, convalidación y aplicación de la tabla de valoración documental y demás instrumentos archivísticos requeridos por la normativa.

- Desarrollar un programa de descripción documental y elaborar los diferentes instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las unidades documental les que conforman el archivos total, que contribuyan a la recuperación de la memoria institucional.

- Reubicación de los documentos que se encuentran acumulados en el piso de las dependencias y puestos de trabajo.

- Aplicar la disposición final a los documentos de acuerdo con los instrumentos archivísticos ya aprobados.

- Revisar, ajustar y formular los procesos, los procedimientos, las guías, los manuales, etc. de la Gestión Documental, acorde a los lineamientos del Archivo General de la Nación y la normativa vigente.

- Traslado del archivo central a unas instalaciones con infraestructura adecuada para depósitos de archivo, en conformidad con lo dispuesto en el acuerdo 049 de 2000 del AGN.

Por lo anteriormente expuesto, se requiere la elaboración y ejecución de un plan de mejoramiento archivístico, que proponga acciones de mejora integral a la evaluación realizada.

Cordialmente,

VlANNEY LUCÍA GARZÓN CARREÑO

Profesional especializado en Archivística

ANEXO 3.

CRONOGRAMA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)
ACTIVIDADES		RESPONSABLE	FECHA INICIAL	FECHA FINAL
1	Recopilación de información para la planeación del Plan	Grupo de Gestión Documental	Mayo-2014	Agosto-2014
2	Mesas de trabajo con Planeación, Talento Humano, Oficina de Tecnologías de la Información	Grupo de Gestión Documental	Septiembre-2014	Noviembre-2014
3	Definición de lineamientos para los procesos de la gestión documental	Grupo de Gestión Documental Subdirección Administrativa Secretaria General Comité Institucional de Desarrollo Administrativo	Septlembre-2014	Noviembre-2014
4	Definición fases de implementación del programa de gestión documental	Grupo de Gestión Documental Subdirección Administrativa Secretaria General Comité Institucional de Desarrollo Administrativo	Noviembre-2014	Noviembre-2014
5	Programas específicos	Grupo de Gestión Documental Subdirección Administrativa Secretaria General Comité Institucional de Desarrollo Administrativo MESAS DE TRABAJO CONFORMADAS	Mayo-2015	Mayo-2016
6	Armonización con el modelo estándar de control interno -MECI	Grupo de Gestión Documental Subdirección Administrativa Secretaria General Grupo de Control Interno	Diclembre- 2014	Dlclembre-2015
7	Armonización con el sistema de gestión de la calidad NTC-GP 1000.	Grupo de Gestión Documental Subdirección Administrativa Secretaria General Oficina Asesora de Planeación	Diclembre- 2014	Enero-2015
8	Presentación del documento propuesta	Grupo de Gestión Documental Subdirección Administrativa	Enero-2015	Enero-2015
9	Ajustes a observaciones	Grupo de Gestión Documental Subdirección Administrativa	Enero-2015	Febrero-2015
10	Consolidación documento final del PGD	Grupo de Gestión Documental Subdirección Administrativa	Febrero- 2015	Febrero-2015
11	Presentación al comité institucional de desarrollo administrativo	Grupo de Gestión Documental Subdirección Administrativa	Febrero- 2015	Febrero-2015
12	Proyección del acto administrativo de adopción	Superintendente Nacional de Salud	Marzo-2015	Abril-2015

ANEXO 5.

INVENTARIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUEOPERAN EN LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD.

Control de Versiones, Revisiones y Aprobaciones del documento

Fecha	Versión	Descripción	Elaboró	Revisó	Aprobó
25/03/2014	1,0	Descripción inicial del formato	Angie Marcela Gordillo	Luis Jorge Moreno	Lina Centeno

Contenido

1	Requerimientos de Información	4
1.1		Alcance	4
1.2		Requerimientos de información	4
		1.2.1 Institucionales electrónicos	4
		1.2.2 Sistemas de Información Corporativos	4
		1.2.3 Sistemas de Administración de Documentos	5
1.3		Información en repositorios de Infraestructura	5
		1.3.1 Sistemas de bases de datos	5
		1.3.2 Aplicaciones	7

1 Requerimientos de Información

1.1 Alcance

E! objetivo de este documento es identificar la información que es producida y recibida por la Superintendencia Nacional de Salud., para determinar el tipo de información que se de sarrolla con relación a actividades inherentes a la función de la Superintendencia.

1.2 Requerimientos de información

1.2.1 Institucionales electrónicos

Archivos electrónicos institucionales que se producen en la Superintendencia y que residen en un repositorio administrado por la Oficina de Tecnología.

NOMBRE DEL ARCHIVO	DESCRIPCIÓN	ORIGEN	DESTINO
Certificaciones cargue información circular única	PDF	Estado del cargue información circular única de los vigilados	OTI	PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Actos administrativo para pago de Tasa	PDF	Liquidación del valor de Tasa a pagar a la Supersalud	OTI	SECRETARIA GENERAL

1.2.2 Sistemas de Información Corporativos

NOMBRE	OBJETIVO	USUARIOS INT	USUARIOS EXT
CIRCULAR UNICA-RVCC	Recepción de información dispuesta por la Superintendencia Nacional de Salud, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los sujetos vigilados.	10	10000
SIGTA	Sistema de información para la gestión de la tasa	6	0
SISTEMA GERENCIAL BI	Análisis de Información y toma de decisiones	10	0
SIVICAL	Recepción de transacciones efectuadas en juegos de azar dispuesta por la Superintendencia Nacional de Salud	5	40
NOMBRE	OBJETIVO	USUARIOS INT	USUARIOS EXT
SUPERCOR	Sistema de gestión documental de la entidad	500	0
SUPERSIAD	Sistema de administración de procesos	100	0

1.2.3 Sistemas de Administración de Documentos

SUPERCOR

Sistema de gestión documental de la entidad

500

Enterprise Edition (64-bit)

1.2.3.1 Portales, Intranet y Extranet

«En esta sección especifique la infonnación relacionada a portales, intranet y extranet de consulta por los usuarios intemos y externos de la Superintendencia. »

WEB	DIRECCIÓN	APLICACIONES QUE SE ACCEDEN
Sistema de Información para la V.I.C. deISGSSS	sns-rw/ssí/lnícío.aspx	Sívical, Supersiad, B.I., Directorio Vigilados, Intranet, Sigta
Portal	www.supersalud.gov.co	RVCC, PQRs, Tasa, Red de Usuarios, Proceso de autoevaluación de las entidades territoriales

1.2.3.2 Sistemas de Mensajería Electrónica, funciona bajo la aplicación de Mensajería instantánea de Lotus Notes® y Outoloook.com.

1.3 Información en repositorios de Infraestructura

1.3.1 Sistemas de bases de datos

BASE DE DATOS	VERSION MOTOR BASE DE DATOS	SERVIDOR	BACKUP
Acceso	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
Actuaciones Veedurías	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
Cargue Información EPS	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
CertificacionesCooperativas	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
BASE DE DATOS	VERSION MOTOR BASE DE DATOS	SERVIDOR	BACKUP
Db Mejoramiso Demo	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
distmodel	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
Encuentro Jurisdiccional Conciliación	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
HFlexV3.1	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
Indicadores Calidad	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
Intranet	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
Jurisdiccional	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
RecobrosSNS	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
RecursosH	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
Rentas Cedidas	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
SIGGRESS	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
SIVICS	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
SIVICSSIGGRESS	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
SivicsWEB	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
SivicsWEBHistorics	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
snsbdERA	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
snsbdERA config	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
SNSQR	2005	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION	Full - Diferencial
FUT Herramienta	2008 R2	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION1	Full - Diferencial
Investigacionespro	2008 R2	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION1	Full - Diferencial
its sns	2008 R2	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION1	Full - Diferencial
SICON	2008 R2	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION1	Full - Diferencial
SivicsWeb	2008 R2	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION1	Full - Diferencial
SnsQr2010	2008 R2	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION1	Full - Diferencial
SnsQr2012	2008 R2	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION1	Full - Diferencial
ssalud	2008 R2	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION1	Full - Diferencial
SupersaludWeb	2008 R2	SQL SERVER	SNS-PRODUCCION1	Full - Diferencial
Tasa	2008 R2	SQLSERVER	SNS-PRODUCCION1	Full - Diferencial
BD Sivical	2008 R2	SQLSERVER	SNS-SIVICALDB1	Full - Diferencial
BD Sivical Pruebas	2008 R2	SQLSERVER	SNS-SIVICALDB1	Full - Diferencial
Sivical Consolidado	2008 R2	SQLSERVER	SNS-SIVICALDB1	Full - Diferencial
Sivical Historico	2008 R2	SQLSERVER	SNS-SIVICALDB1	Full - Diferencial
Sivical Trabajo	2008 R2	SQLSERVER	SNS-SIVICALDB1	Full - Diferencial
BASE DE DATOS	VERSION MOTOR BASE DE DATOS	SERVIDOR	BACKUP
BD_Sivical	2008 R2	SQLSERVER	SNS-SIVICALDB2	Full - Diferencial
BEDB	2008 R2	SQLSERVER	SNS-SVRDB01	Full - Diferencial
CMS	2008 R2	SQLSERVER	SNS-SVRDB01	Full - Diferencial
ControlDisciplinario	2008 R2	SQLSERVER	SNS-SVRDB01	Full - Diferencial
PAM	2008 R2	SQLSERVER	SNS-SVRDB01	Full - Diferencial
PCSISTEL6	2008 R2	SQLSERVER	SNS-SVRDB01	Full - Diferencial
SIAD	2008 R2	SQLSERVER	SNS-SVRDB01	Full - Diferencial
SICON	2008 R2	SQLSERVER	SNS-SVRDB01	Full - Diferencial
Super_Salud DWH	2008 R2	SQLSERVER	SNS-SVRDB01	Full - Diferencial
Super_Salud MD	2008 R2	SQLSERVER	SNS-SVRDB01	Full - Diferencial
Super_Salud STA	2008 R2	SQLSERVER	SNS-SVRDB01	Full - Diferencial
SUPERCOR R	2008 R2	SQLSERVER	SNS-SVRDB01	Full - Diferencial

1.3.2 Aplicaciones

NOMBRE	OBJETIVO	BACKUP
CIRCULAR UNICA-RVCC	Recepción de información dispuesta por la Superintendencia Nacional de Salud, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los sujetos vigilados.	Si
SIGTA	Sistema de información para la gestión de la tasa	Si
SISTEMA GERENCIAL Bl	Análisis de Información y toma de decisiones	Si
SIVICAL	Recepción de transacciones efectuadas en juegos de azar dispuesta por la Superintendencia Nacional de Salud	Si
SUPERCOR	Sistema de gestión documental de la entidad	Si
SUPERSIAD	Sistema de administración de procesos	Si

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. Decreto 2609 de 2012, artículo 2. Tipos de Información:..."Documentos de archivo (físicos y electrónicos) a) Documentos de Archivo (físicos y electrónicos), b) Archivos institucionales (físicos y electrónicos), c) Sistemas de Información Corporativos, d) Sistemas de Trabajo Colaborativo. e) Sistemas de Administración de Documentos, f) Sistemas de Mensajería Electrónica, g) Portales, Intranet y Extranet. h) Sistemas de Bases de Datos, i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j) Cintas y medios de soporte (back up o contingencia), k) Uso de tecnologías en la nube".

2. La planeación de la Gestión Documental, corresponde al conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental (Decreto 2609 de 2012).

3. Resolución 2116 de 2014 de la Superintendencia Nacional de Salud.

4. Decreto 2609 del 2012. Artículo 8o. Instrumentos archivísticos para la gestión documental.

5. "Esta guía técnica colombiana tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en la organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de la comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez busca disminución de tiempo y los costos, con buena calidad." Introducción Guía Técnica Colombiana (GTC) 185. ICONTEC, 2009, Bogotá

6. Art. 34 Decreto 2609 de 2012. Sobre la administración y transferencia de Archivos Electrónicos. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, establecerán las directrices para entregar las transferencias de archivos electrónicos de valor histórico de las entidades de orden nacional, departamental, municipal y distrital al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y a los Archivos Generales Territoriales.

PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado establecerá los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos de los documentos y expedientes de archivo, que se hayan gestionado utilizando dichos medios, así como los requisitos para la transfeiencia primaria y secundaria.

7. ALVAREZ, Rodríguez Marida, “LOS DOCUMENTOS VITALES EN I OS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LOS MUNICIPIOS”, p7

8. http://cms.ual.es/UAL/universidad/serviciosgenerales/archivo/servicios/servicio/GESTIONDOC_7_DOCUMENTOSESENCIALES?idioma=cn

Resolución 299 de 2015 SNS

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

SERVICIOS AL CIUDADANO

DIRECTORIO EQUIPO DIRECTIVO EMBAJADAS Y CONSULADOS EN EL EXTERIOR

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