RESOLUCIÓN 9634 DE 2022
(diciembre 28)
Diario Oficial No. 52.261 de 28 de diciembre de 2022
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por medio de la cual se actualiza el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 0075 de 2022.
EL SECRETARIO GENERAL DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES ENCARGADO DE LAS FUNCIONES DEL DESPACHO DEL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES,
en uso de sus facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas por el literal a del artículo 61 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 17 del artículo 7o del Decreto 869 de 2016, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 65B de la Ley 23 de 1991, adicionado por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, establece que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen. Dichos funcionarios tienen la función de orientar las políticas de defensa de los intereses públicos de cada entidad.
Que mediante la Ley 640 de 2001, se modificaron las normas relativas a la conciliación y se fijaron los parámetros de los asuntos que deben ser estudiados por los Comités de Conciliación extrajudicial en materia de lo contencioso administrativo.
Que a través de las reformas introducidas a la Ley 270 de 2006 por la Ley 1285 de 2009, se contribuyó a la necesidad de fortalecer la conciliación extrajudicial como mecanismo eficaz para la solución de conflictos buscando avanzar en la descongestión de la administración de justicia.
Que el numeral 1 del artículo 161 de la Ley 1437 de 2011 modificado por el artículo 34 de la Ley 2080 de 2021, señala que el trámite de la conciliación extrajudicial es requisito de procedibilidad de toda demanda en que se formulen pretensiones relativas a nulidad con restablecimiento del derecho, reparación directa y controversias contractuales.
Que mediante Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016, se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, a través del cual se reglamentó lo referente a la conciliación extrajudicial en materia contencioso-administrativa y los Comités de Conciliación.
Que mediante la Resolución 4671 de 2001, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, crearon el Comité de Conciliación, unificando las Resoluciones 3694 del 25 de agosto de 2000 y 1889 del 4 de mayo de 2001, para efecto que un solo Comité, estudie las solicitudes presentadas a las dos entidades.
Que mediante Resolución 0720 de 16 de febrero de 2007 se modificó el artículo 3, de la Resolución 4671 de 2001 en cuanto hace relación con la integración de Comité de Conciliación, ajustado en esa oportunidad a la normatividad vigente.
Que mediante Resolución 2177 de 2010, se reiteró la existencia del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y se derogaron las Resoluciones números 4671 del 16 de octubre de 2001 y 0720 del 16 de febrero de 2007.
Que mediante Resolución 6333 de 2018, se adoptó el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se derogó la Resolución 2177 de 2010.
Que teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016, así como los parámetros establecidos en el Modelo Óptimo de Gestión determinados por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, que busca realizar un diagnóstico sobre la gestión de la defensa de las entidades, se hace necesario actualizar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, razón por la cual se expidió la Resolución 0075 del 5 de enero de 2022 por medio de la cual se actualizó el Reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y se derogó la Resolución 6333 de 2018.
Que el legislador mediante la Ley 2220 del 30 de junio de 2022, expidió el estatuto de conciliación y dictó otras disposiciones, normativa que rige íntegramente la materia de conciliación, la cual entra en vigor seis (6) meses después de su promulgación.
Que en virtud de lo anterior se hace necesario ajustar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio a las disposiciones establecidas en la Ley 2220 del 30 de junio de 2022.
Que el presente reglamento se discutió y aprobó por los miembros del Comité de Conciliación en sesión del día 15 de diciembre de 2022.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Actualizar el reglamento del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 2o. CAMPO DE APLICACIÓN. Las normas del Comité de Conciliación contenidas en la presente resolución son de obligatorio cumplimiento para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
PARÁGRAFO 1. El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio se regirá por lo dispuesto en la presente resolución y lo establecido en el Capítulo III de la Ley 2220 de 2022, o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
PARÁGRAFO 2o. La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no requiere disponibilidad presupuestal, ni constituye ordenación de gasto.
ARTÍCULO 3o. DEFINICIÓN. Al tenor de lo consagrado en el artículo 116 de la Ley 2220 de 2022 y para los efectos de la presente Resolución, el Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, es la instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.
De igual manera, decidirá en cada caso específico, sobre la viabilidad o no de conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con estricta sujeción a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.
Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia.
La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité.
ARTÍCULO 4o. PRINCIPIOS RECTORES. El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio orientarán su actuación a los principios de la función administrativa contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, por lo tanto, están obligados a tramitar las solicitudes de conciliación o de otro mecanismo alternativo de solución de conflictos con eficacia, economía, celeridad, moralidad, imparcialidad y publicidad.
ARTÍCULO 5o. INTEGRACIÓN. El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:
1. El Ministro de Relaciones Exteriores o su Delegado, quien preside el Comité.
2. El Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en su calidad de ordenador del gasto.
3. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna.
4. El Director de Talento Humano.
5. El Director Administrativo y Financiero.
6. El Delegado de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, cuando sea invitado o solicite participar.
La participación de los integrantes será indelegable, salvo la excepción prevista en el numeral 1 del presente artículo. Solo podrá actuarse con el respectivo acto administrativo de Encargado de Funciones ante la ausencia del titular.
PARÁGRAFO. Concurrirán solo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto:
1. El apoderado que represente los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio en cada proceso
2. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales de la Oficina Asesora Jurídica Interna o quien haga sus veces.
3. El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces
4. El Secretario Técnico del Comité.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL COMITÉ. El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ejercerá las siguientes funciones, en concordancia con el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022:
1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.
2. Diseñar las políticas generales que orienten la defensa de los intereses de la entidad.
3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las sugerencias en actuaciones administrativas de la entidad, así como las sugerencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados.
4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.
5. Determinar en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia de unificación o aquella reiterada.
6. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del Comité de Conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el Comité o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.
7. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.
8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.
9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.
10. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del derecho.
11. Dictar su propio reglamento.
12. Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades y organismos del orden nacional sean sometidos al trámite de la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o ante la Procuraduría General de la Nación. En el caso de entidades del orden territorial la autorización de mediación podrá realizarse ante la Procuraduría General de la Nación.
13. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.
ARTÍCULO 7. IMPARCIALIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ADOPCIÓN DE DECISIONES. Con el objeto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, les serán aplicables las causales de impedimento y recusación, contenidas en el artículo 11 de la ley 1437 de 2011, en concordancia con el artículo 40 y siguientes de Ley 1952 de 2019 o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTÍCULO 8o. TRÁMITE DE IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento previstas en las normas citadas en el artículo 7o. de esta resolución, deberá informarlo, para que se resuelva antes de comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración, los demás integrantes decidirán sobre la procedencia o no del impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.
Una vez resuelto y aceptado el impedimento, llegado el momento para resolver el asunto a tratar, el miembro del Comité impedido saldrá del recinto o de la reunión si es virtual, para que los demás miembros decidan sobre el asunto.
Los miembros del Comité de Conciliación podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.
Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existiere quórum para deliberar o tomar la decisión, los demás miembros del Comité de Conciliación designarán un miembro ad hoc, que será de la misma dependencia a la que pertenece el funcionario impedido o recusado.
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ.
ARTÍCULO 9o. SESIONES Y VOTACIONES. El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio se reunirá por lo menos dos veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan.
Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.
En los asuntos en los cuales exista alta probabilidad de condena, con fundamento en las pruebas allegadas y en los precedentes jurisprudenciales aplicables al caso, los Comités deberán analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas y las sentencias de unificación de las altas cortes, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos de hecho y de derecho respecto de la jurisprudencia reiterada.
El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.
ARTÍCULO 10. PRESIDENTE DEL COMITÉ. Las sesiones del Comité serán presididas por el Ministro de Relaciones Exteriores o su Delegado y en ausencia de éste por el Secretario General.
En el evento en que ambos miembros estén ausentes será dirigida por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, sus funciones serán las siguientes:
1. Dirigir las sesiones del Comité
2. Verificar el quórum en cada sesión
3. Decidir en caso de persistir empate en las decisiones tomadas por el Comité
4. Autorizar la realización de sesiones extraordinarias y virtuales
5. Revisar y suscribir el acta de cada sesión
ARTÍCULO 11. SESIONES VIRTUALES. El Comité de Conciliación podrá deliberar, votar a través de conferencia virtual o vía correo electrónico, utilizando los medios electrónicos idóneos disponibles y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio, con los protocolos de seguridad necesarios. En el evento que se utilicen mensajes de correo electrónico se concederá mínimo 8 horas hábiles para la toma de la decisión a que haya lugar, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011 o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTÍCULO 12. CONVOCATORIA. De manera ordinaria, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación procederá a convocar a los miembros del Comité, con antelación mínima de ocho (08) días hábiles, indicando fecha, hora y lugar de la reunión, la que podrá ser presencial o virtual a través del uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y adjuntando el respectivo orden del día con los casos a ser tratados.
Asimismo, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación extenderá la invitación a los funcionarios, personas o abogados cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Comité de Conciliación y a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
PARÁGRAFO 1o. El Orden del día será elaborado por la Secretaría Técnica, donde se numerarán los asuntos a tratar en la sesión, conforme los estudios jurídicos presentados por los abogados de la Oficina Asesora Jurídica Interna que representan la entidad.
PARÁGRAFO 2o. Cualquiera de los miembros del Comité de Conciliación podrá solicitar al Secretario Técnico convocar a reunión extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan. El Secretario Técnico convocará la reunión con una antelación no inferior a un (1) día a la fecha prevista para la respectiva sesión.
ARTÍCULO 13. INASISTENCIA A LAS SESIONES. Cuando alguno de los miembros del Comité de Conciliación no pueda asistir a una sesión, deberá informar al Secretario Técnico previo a la celebración de la sesión.
En el acta de cada sesión, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará.
ARTÍCULO 14. DESARROLLO DE LAS SESIONES. El día y hora señalados, el Secretario Técnico del Comité instalará la sesión; a continuación, informará a los miembros del Comité de Conciliación sobre los casos a ser tratados, las invitaciones a la sesión, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité.
Los apoderados de cada caso realizarán la presentación verbal de las ponencias, contenidas en el modelo de documento previsto en la plataforma E-kogui de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen con base en la información suministrada por las dependencias competentes.
Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la entidad, los miembros del Comité de Conciliación deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas.
Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité y agotado el orden del día, el Secretario Técnico procederá a socializar el listado de asistencia y a levantar la sesión.
PARÁGRAFO. Los miembros o asistentes a la sesión podrán presentar proposiciones y varios en cuanto tenga que ver con las funciones a cargo del Comité de Conciliación.
ARTÍCULO 15. QUÓRUM. El Comité deliberará y podrá decidir con mínimo tres (03) de sus miembros permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión.
En caso de empate, el asunto se someterá a una nueva votación, de persistir el empate el Presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.
ARTÍCULO 16. SALVAMENTO Y ACLARACIÓN DE VOTOS. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en la respectiva acta.
ARTÍCULO 17. GRABACIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. Las sesiones del Comité de Conciliación se registrarán mediante grabaciones de audio y video, con apoyo de tecnologías informáticas interactivas y los medios magnéticos disponibles en la entidad.
Asimismo, el Secretario Técnico dispondrá la incorporación de las grabaciones realizadas y asegurará su archivo junto con las actas respectivas, guardando la debida reserva.
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS.
ARTÍCULO 18. FICHAS TÉCNICAS EN MATERIA DE CONCILIACIÓN. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial, deberá diligenciar el aplicativo establecido por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, haciendo uso del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, indicando claramente el tipo de acción, radicación, juzgado, accionante, los antecedentes de la situación objeto de controversia, cuantía de las pretensiones y la posición del abogado ponente frente las mismas.
La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en la información suministrada al Secretario Técnico será responsabilidad del abogado que elabore la misma.
ARTÍCULO 19. FICHAS TÉCNICAS EN MATERIA DE REPETICIÓN. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo el estudio de viabilidad o no de iniciar la acción de repetición deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición, haciendo uso del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI, para lo cual deberá diligenciar los formatos que correspondan, y presentarla al Comité de conciliación.
La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.
ARTÍCULO 20. FICHAS TÉCNICAS EN MATERIA CASOS PROCEDENTES DEL EXTERIOR. Para facilitar la presentación de los asuntos procedentes del exterior ante el Comité de conciliación, los jefes de misión de las embajadas, consulados y delegaciones permanentes de Colombia en el exterior deberán diligenciar el formato establecido en el Sistema Integrado de Gestión y remitirlo a la Oficina Asesora Jurídica Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del Jefe de la Misión Diplomática o Consular o de quien estos designen.
SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y ARCHIVO.
ARTÍCULO 21. SECRETARÍA TÉCNICA. Son funciones del Secretario del Comité de Conciliación las siguientes:
1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el Presidente y el Secretario del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.
2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.
3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del Ministerio y del Fondo Rotatorio y a los miembros del Comité cada seis (6) meses.
4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera o solicite para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del Ministerio y su Fondo Rotatorio.
5. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.
6. Atender oportunamente y por orden de ingreso las peticiones para estudio del Comité asignándoles un número consecutivo.
7. Remitir al agente del Ministerio Público, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación de la entidad pública convocada sobre la solicitud de conciliación.
8. Las demás que le sean asignadas por el Comité y tengan relación con la naturaleza del Comité.
PARÁGRAFO. La designación del Secretario Técnico debe ser informada a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
ARTÍCULO 22. ELABORACIÓN DE ACTAS. La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, deberá elaborar acta de la sesión del Comité dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión, esta contendrá el orden del día, una exposición breve del desarrollo de la reunión, donde se hará alusión sobre los puntos principales de los asuntos presentados por los abogados de la entidad, su recomendación y finalmente la decisión adoptada por los miembros del Comité, proposiciones y varios.
El Acta deberá ser suscrita por el Presidente y el Secretario técnico del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
Las decisiones que se adopten por el Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, serán informadas por los apoderaros de la entidad a las autoridades judiciales o administrativas competentes.
ARTÍCULO 23. ARCHIVO Y CUSTODIA DE LOS LIBROS E INFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica, reposarán en el archivo de la Oficina Asesora Jurídica Interna, siguiendo todos los procedimientos y requerimientos en materia de archivística de la entidad.
ARTÍCULO 24. EXPEDICIÓN DE COPIAS, CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES. En caso de presentarse solicitud de copias de documentos o actas del Comité de Conciliación por particulares, la solicitud se remitirá al Secretario Técnico para que se estudie su procedencia y trámite conforme a los lineamientos establecidos en la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública”, Ley 1581 de 2012 “Ley de Tratamiento de Datos Personales”, y demás disposiciones que le sean aplicables.
Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el Secretario Técnico del Comité de Conciliación.
PARÁGRAFO: Las decisiones del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores, estarán certificadas con destino a los despachos judiciales y demás entidades de control o autoridades administrativas que lo requieran, y serán expedidas por el Secretario Técnico, quien dará fe según el contenido del acta de la respectiva sesión, dejando clara la posición adoptada por los miembros del Comité.
SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN.
ARTÍCULO 25. SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN. Cada uno de los abogados que requiera someter a consideración del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio una solicitud de conciliación, en desarrollo de un proceso judicial o conciliación extrajudicial o cualquier otro medio de control, deberá enviar al Secretario Técnico conforme el cronograma establecido, la relación de las ponencias que serán sometidas al mismo, de conformidad con el artículo 18 de la presente resolución.
Será obligatorio someter al Comité de Conciliación todos los procesos en los cuales se tramite audiencia de conciliación, audiencia de pacto de cumplimiento y/o las solicitudes de conciliación prejudicial, incluso en las cuales el Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio, haya sido quien inicie el trámite conciliatorio.
ARTÍCULO 26. SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN EN BLOQUE. Para los asuntos judiciales y extrajudiciales que requieran ser sometidos al Comité de Conciliación en los cuales se presenten idénticos fundamentos de derecho y pretensiones, los miembros del Comité podrán adoptar una directriz general fijando su posición de conformidad con el artículo 39 de la presente resolución.
Los apoderados que tengan la representación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio deberán relacionar los asuntos en un informe junto con la lista de chequeo, que debe ser presentada ante el Secretario Técnico de la entidad, previo a celebrarse el Comité.
El Secretario Técnico presentará en el orden del día todos los asuntos a decidirse en bloque con la información principal, con el fin de que los miembros del Comité determinen si se aplica la directriz a todos ellos, o se fija una posición diferente. De lo anterior, se dejará constancia en la respectiva acta.
ARTÍCULO 27. CASOS PROCEDENTES DEL EXTERIOR. De conformidad con la decisión tomada en el acta número 145 del 3 agosto de 2010, según la cual el Comité de Conciliación será informado de las reclamaciones directas que se tramitan ante autoridades administrativas y judiciales en contra de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares colombianas acreditadas en el exterior, y en el evento que dentro de las mismas se convoque a etapa conciliatoria se deberá seguir el procedimiento dispuesto en la Resolución 4465 de 2011 o aquellas que la deroguen, adicionen o modifiquen debiendo hacer llegar a este Comité la propuesta de conciliación conforme el modelo adoptado en el sistema de gestión de calidad, de conformidad con el artículo 20 de la presente resolución, con el análisis legal que refleje las bondades de la respectiva propuesta, el Comité estudiará y analizará cada caso y lo aprobará de considerarlo procedente.
PARÁGRAFO 1o. Para el cumplimiento en Colombia de las conciliaciones celebradas en el exterior, se deberá adelantar tramite Exequatur, de conformidad a lo dispuesto por el artículo 605 y siguientes de la Ley 1564 de 2012, o la norma que lo modifique o sustituya.
PARÁGRAFO 2o. Para efectos de otorgamiento de poderes en actuaciones judiciales y demás que requieran dentro del ámbito de la misión diplomática colombiana, se deberá estar a lo dispuesto por el acto administrativo de delegación de funciones expedida por el Ministro de Relaciones Exteriores, en cuanto a facultar a los Jefes de Misiones Diplomáticas, Jefes de Delegaciones Permanentes y Jefes de Oficinas Consulares, la función de “Otorgar poderes para las actuaciones judiciales y demás que lo requieran dentro del ámbito territorial de la Misión”.
ACCIÓN DE REPETICIÓN Y DEL LLAMADO EN GARANTÍA.
ARTÍCULO 28. DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN. El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia o no de la acción de repetición.
Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente al pago total o al pago de la última cuota efectuado por la entidad, de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes a la Oficina Asesora Jurídica Interna, con el fin de que se designe un abogado para que presente el asunto ante el Comité de Conciliación conforme lo señalado en el artículo 19 de la presente resolución, para que en un término no superior a cuatro (4) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión.
PARÁGRAFO. La dependencia de Control Interno de Gestión o la que haga sus veces, deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.
ARTÍCULO 29. DEL LLAMAMIENTO EN GARANTÍA. Los apoderados del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, deberán presentar informe al Comité de Conciliación, para que este pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación contenida en el artículo anterior.
SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS DECISIONES DEL COMITÉ.
ARTÍCULO 30. PLAN DE ACCIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. El Comité de Conciliación anualmente aprobará el plan de acción, conforme los lineamientos sugeridos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
ARTÍCULO 31. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DECISIONES ADOPTADAS POR EL COMITÉ. Corresponde al Secretario Técnico realizar el informe semestral de gestión del Comité de Conciliación donde se verificarán las acciones y decisiones tomadas por dicha colegiatura.
ARTÍCULO 32. ASISTENCIA DE APODERADOS DE LA ENTIDAD A LAS AUDIENCIAS. Es obligatoria la asistencia de los apoderados del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio a las audiencias judiciales o de conciliación extrajudicial, con el objeto de exponer los motivos por los cuales el Comité de Conciliación considera viable o no, presentar fórmula de acuerdo conciliatorio y deberán dejar constancia de tal situación en el acta de la diligencia.
Los apoderados del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, asistirán a las audiencias con la certificación suscrita por el Secretario Técnico en la que consten los fundamentos de la posición adoptada por el Comité.
PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y POLÍTICAS PARA LA DEFENSA LITIGIOSA DE LA ENTIDAD.
ARTÍCULO 33. PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y POLÍTICAS PARA LA DEFENSA JUDICIAL DE LA ENTIDAD. El Comité de Conciliación deberá formular políticas de prevención del daño antijurídico cada dos (02) años de acuerdo con la metodología elaborada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
Para este propósito, la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación presentará a los integrantes del Comité, un informe de las demandas y sentencias presentadas y notificadas durante los dos años anteriores a la vigencia de la política, en los diferentes temas que dieron lugar a la condena y/o conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, para que el Comité analice las causas y determine las políticas pertinentes a efectos prevenir el riesgo del daño antijuridico.
ARTÍCULO 34. FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURIDICO. El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio podrá tomar como insumo de conformidad con las directrices de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado lo siguiente:
1. La litigiosidad a la fecha de corte de la formulación de la política de prevención del daño antijurídico.
2. Las sentencias o laudos condenatorios a la fecha de corte de la formulación de la política de prevención del daño antijurídico, según el tipo de acciones.
3. Las solicitudes de conciliación extrajudicial a la fecha de corte de la formulación de la política de prevención del daño antijurídico.
4. Las reclamaciones administrativas a la fecha de corte de la formulación de la política de prevención del daño antijurídico.
5. Los derechos de petición que puedan anticipar situaciones litigiosas futuras.
6. El mapa de riesgos de la entidad y otros riesgos que tengan la calidad de sobrevinientes.
7. Otros factores relevantes que la entidad considere que pueden ser fuente futura de litigiosidad.
8. Posibilidad de aplicación de la figura de extensión de jurisprudencia en sede administrativa.
ARTÍCULO 35. PROCESO DE FORMULACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO. Las causas generales deben ser expresadas de acuerdo con la parametrización de causas del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-KOGUI.
Las subcausas serán establecidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, de conformidad con el hecho, acto, operación o conducta antijurídica específica que se quiera prevenir.
ARTÍCULO 36. INDICADORES. La prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en este se asignarán las responsabilidades al interior del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio.
ARTÍCULO 37. IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA POLÍTICA DEL DAÑO ANTIJURÍDICO. El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, la Oficina Asesora Jurídica Interna y demás dependencias asociadas, deberán asegurar la implementación del plan de acción durante los dos (2) años calendario siguientes a la formulación de la política de prevención y realizar el respectivo seguimiento.
ARTÍCULO 38. INFORMES. A más tardar el último día hábil del mes de febrero de cada año, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, deberán enviar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, el informe anual de cumplimiento del plan de acción de las políticas de prevención del daño antijurídico.
El informe debe incluir los resultados de los indicadores de gestión, impacto y resultado siguiendo la metodología y dentro de los aplicativo suministrados por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
ARTÍCULO 39. DIRECTRICES DE CONCILIACIÓN. El Comité de Conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, podrá fijar las directrices institucionales de conciliación señaladas en el numeral 4 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, con el fin de optimizar, estandarizar, agilizar la toma de decisiones frente a las solicitudes de conciliación en bloque, para efectos de mejorar los tiempos de respuesta y brindar seguridad jurídica, fortaleciendo así la defensa jurídica del Estado.
PARÁGRAFO 1o. Esta herramienta se puede aplicar cuantas veces sea necesario, dependiendo del volumen de solicitudes de conciliación, demandas o sentencias de cada entidad, para los casos en que se decida conciliar y para aquellos en que opte por no hacerlo.
PARÁGRAFO 2o. El Comité de Conciliación adoptará la metodología para la formulación de directrices de la conciliación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, aplicando los mecanismos, y aplicativos diseñados para ello.
ARTÍCULO 40. PUBLICIDAD. Las políticas de prevención del daño antijurídico serán dadas a conocer por la Oficina Asesora Jurídica Interna a través de publicación en los medios oficiales de la entidad y serán de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos de la entidad.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 41. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 0075 de 2022.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 28 de diciembre de 2022.
El Secretario General, encargado de las Funciones del despacho del Ministro de Relaciones Exteriores,
José Antonio Salazar Ramírez
