CIRCULAR 58 DE 2025
(julio 3)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá D.C., 03 de julio de 2025.
| Para: | Planta interna y planta externa |
| De: | Lucy Edrey Acevedo Meneses Secretaria General |
| Asunto: | Ejecución del proceso de comisiones de servicios y desplazamientos, a través del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación. |
En atención a las disposiciones vigentes para el trámite de comisiones de servicios y desplazamientos al interior del país, y conforme a lo establecido en el Decreto 1068 de 2015, la Circular Externa No. 008 del 5 de marzo de 2025 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y la Circular C-DSG-DITH-25-000049 sobre el uso del Sistema de Comisiones de Servicios - SICOS, a continuación, se presentan los aspectos clave para tener en cuenta para la legalización de comisiones de servicios y desplazamientos al interior de Colombia:
1. Valide: Una vez sea aprobada la comisión de servicios y desplazamientos, el acto administrativo que respalda la solicitud será tramitado por el Grupo Interno de Trabajo de Tiquetes y Viáticos de la Dirección de Talento Humano, mediante el registro presupuestal en la plataforma SIIF Nación.
Este documento podrá ser consultado en la pestaña de anexos de la solicitud de comisiones nacionales en el sistema SICOS. Es importante verificar que cumpla con las especificaciones requeridas para la comisión aprobada.
2. Al regresar: El comisionado deberá presentar la legalización de la comisión ante el GIT de Tiquetes y Viáticos, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento de la comisión de servicios, por medio del SICOS en la opción "Agregar solicitud/Legalización de Comisión", lo siguiente:
- Acto administrativo con el cual se le confirió la comisión de servicios y desplazamientos al interior de Colombia, registrado en la plataforma SIIF Nación y registrado en el sistema SICOS, lo siguiente:
- Informe ejecutivo de la comisión de servicios realizada: Diligenciado la entrega de productos (si aplica), la relación de actividades realizadas, el detalle de los eventos a los que participo, sus compromisos establecidos y el minuto a minuto de la agenda desarrollada de acuerdo con lo presentado en la solicitud de comisión.
- Pasabordos o certificado de la aerolínea, en los casos que corresponda (aplica para contratistas).
- Facturas o soporte de pago de transporte terrestre o fluvial: Debe contar con la información del comisionado y aplicar las normas tributarias adaptables en Colombia.
- Para comisiones al interior de Colombia: debe presentarse factura electrónica a nombre del comisionado o contratista, con fecha, trayecto y valor.
Para planta interna, los pagos se realizarán directamente a la cuenta de nómina registrada; para contratistas, a la cuenta registrada para el pago de honorarios.
Tras la verificación, esto permitirá radicar la solicitud de pago ante la Dirección Administrativa y Financiera.
Tenga en cuenta que, para dar cumplimiento a la Política de Austeridad del Gasto, es pertinente detallar en la solicitud la oportunidad, la conveniencia y la necesidad de la comisión a realizar, permitiendo efectivizar el principio de planeación presupuesta!.
Por último, se solicita cumplir estrictamente con la presente directriz y planeación de comisiones a tiempo, cuya inobservancia puede derivar en la no autorización de la situación administrativa.
Cordialmente,
LUCY EDREY ACEVEDO MENESES
Secretaria General
