CIRCULAR 49 DE 2025
(junio 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá D.C., 18 de junio de 2025.
| Para: | Planta interna y planta externa |
| De: | Lucy Edrey Acevedo Meneses Secretaria General |
| Asunto: | Aspectos para tener en cuenta al solicitar y legalizar una comisión de servicios y desplazamientos en el Sistema de Comisiones de Servicios - SICOS. |
En atención a las disposiciones vigentes para el trámite de comisiones de servicios y desplazamientos, y con la puesta en marcha de la plataforma SICOS, a continuación, señalamos los temas para tener en cuenta en la solicitud de viáticos y transporte:
1. Ingrese desde la intranet del Ministerio a la plataforma con el usuario de red y contraseña, lo cual permitirá agregar los requerimientos de acuerdo con la necesidad del funcionario o contratista.
2. Planifique: Requiera a su superior inmediato la consolidación de las comisiones de servicios y desplazamientos programados en el Plan Mensual a través de los formatos GH-FO-273 para planta externa o GH-FO-274 para planta interna, con el fin de remitirlo al correo solicitudcomisiones@cancilleria.gov.co a más tardar el tercer día hábil del mes anterior a la realización de la comisión.
En el momento de no haber una planeación previa de la comisión, esta se denominará “extemporánea”, deberá justificarse la no presentación en el Plan Mensual y contará con revisión y visto bueno por las instancias directivas correspondientes.
3. Solicite su comisión programada y autorizada con anterioridad a su iniciación, a través del SICOS en el ¡cono de “Agregar solicitud / Comisión Nacional” al interior de Colombia y "'Agregar solicitud / Comisión Internacional" al exterior, anexando la documentación requerida en formato PDF para llevar cabo el respectivo trámite.
Es de anotar que, para las solicitudes de comisión al exterior, se debe anexar adicionalmente la certificación laboral, la invitación y agenda (en español) acorde al itinerario registrado en la solicitud.
Si la comisión es financiada, debe contar con soporte que especifique los gastos a cubrir y estas no pueden incurrir en gastos sufragados por particulares con intereses en la gestión.
4. Radique con antelación su solicitud de comisión de servicios y desplazamientos en el SICOS, en los siguientes tiempos:
- Para solicitudes aprobadas en el plan mensual: A partir de la notificación enviada al comisionado (a) para que proceda a radicar la solicitud.
- Para solicitudes extemporáneas: Cinco (5) días hábiles previos a la fecha al inicio de la comisión de servicios, de lo contrario no se podrá tramitar ante las instancias requeridas.
5. Valide: Cuando solicite tiquetes aéreos, verifique que cumplan con las especificaciones requeridas por la comisión una vez sean expedidos, así como con el acto administrativo visualizado en la pestaña de anexos.
6. Al regresar: El comisionado deberá presentar la legalización de la comisión ante el GIT de Tiquetes y Viáticos, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento de la comisión de servicios, por medio del SICOS en la opción “Agregar solicitud/Legalización de Comisión”, lo siguiente:
- Acto administrativo con el cual se le confirió la comisión de servicios y desplazamientos.
- Informe ejecutivo de la comisión de servicios realizada: Diligenciado la entrega de productos (si aplica), la relación de actividades realizadas, el detalle de los eventos a los que participo, sus compromisos establecidos y el minuto a minuto de la agenda desarrollada de acuerdo con lo presentado en la solicitud de comisión.
- Diligenciamiento del formato DP-FO-137, cuando la comisión o desplazamiento haya tenido como propósito la realización de un consulado móvil.
- Pasabordos o certificado de la aerolínea, en los casos que corresponda (aplica para contratistas, personal local y externos).
- Facturas o soporte de pago de transporte terrestre o marítimo: Debe contar con la información del comisionado y aplicar las normas tributarias adaptables en Colombia.
Para comisiones al interior de Colombia: debe presentarse factura electrónica a nombre del comisionado o contratista, con fecha, trayecto y valor.
Para comisiones al exterior: se debe aportar la factura con traducción simple al español, a nombre del comisionado, contratista o personal local, con fecha, trayecto y valor en dólares estadounidenses (USD).
- Información bancada en el formato GF-FO-126 para pago en pesos colombianos, o el formato GF-FO-127 para pago en dólares.
Para planta interna, los pagos se realizarán directamente a la cuenta de nómina registrada; para contratistas, a la cuenta registrada para el pago de honorarios.
Tras la verificación, esto permitirá radicar la solicitud de pago ante la Dirección Administrativa y Financiera.
Tenga en cuenta que, para dar cumplimiento a la Política de Austeridad del Gasto, es pertinente detallar en la solicitud la oportunidad, la conveniencia y la necesidad de la comisión a realizar, permitiendo efectivizar el principio de planeación presupuestal.
Por último, se solicita cumplir estrictamente con la presente directriz, cuya inobservancia puede derivar en la no autorización de la situación administrativa, la cual busca optimizar el proceso y garantizar un trámite más ágil y eficiente.
Cordialmente,
LUCY EDREY ACEVEDO MENESES
Secretaria General
