Circular 58 de 2009 MR

CIRCULAR 58 DE 2009

(Junio 5)

<Fuente: Archivo interno de la entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Señores (as) Cónsules:

De manera atenta me permito transmitir el procedimiento a seguir relacionado con la solicitud, aprobación, realización y legalización de los Consulados Móviles.

Ante todo es necesario tener presente que el fin primordial de los Consulados Móviles es llegar a aquellos lugares alejados del consulado dentro de su circunscripción donde no hay Oficina Consular y que por condiciones especiales deben ser cubiertos mediante la realización de jornadas de registro, expedición de cédulas de ciudadanía, tarjetas de identidad, libretas militares, pasaportes, visas, autenticación de documentos, y todo tipo de consultas de asistencia que sean solicitadas por nuestros nacionales.

El éxito de la jornada consular depende en gran parte de la difusión y despliegue que se haga del evento a través de los diferentes medios informativos, en el Consulado mismo y en el lugar donde se va a realizar. Por lo tanto es indispensable dar a conocer con la debida anticipación a la población beneficiada, la fecha, el lugar y las diferentes actividades programadas dentro de la realización del Consulado móvil.

Se han establecido unos parámetros para evaluar la pertinencia de las solicitudes presentadas por los cónsules, a saber:

Población objeto. Número estimado de usuarios que se van a beneficiar con la jornada consular móvil; el cual determina en primera instancia la viabilidad de la realización de esta jornada.

La distancia. Parámetro para analizar la viabilidad de la jornada consular móvil dependiendo de la población objeto que se va a beneficiar.

PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR LAS SOLICITUDES

1. Envío de una solicitud por parte del cónsul correspondiente a la Dirección de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior; que contenga:

• Justificación.
• Población que se va a beneficiar.
• Labores a desarrollar.
• Ubicación y distancia del Consulado correspondiente.
• Costos operativos relacionados con transporte y viáticos.
• Fecha de realización y duración contando desde el momento de la partida para su realización hasta el momento de regreso.

2. Estudio de la solicitud por parte de la Dirección de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior de acuerdo con a los parámetros establecidos.

3. Una vez avalada la solicitud por la Dirección de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior se somete a estudio para su aprobación por parte de la Jefatura de Gabinete.

4. Respuesta al cónsul por parte de la Dirección de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior sobre la viabilidad para la realización del consulado móvil.

5. Solicitud por parte del cónsul de la respectiva comisión de servicios con una antelación mínima de treinta (30) días calendario a la fecha de su inicio en el formato aprobado y destinado para tal fin (se anexa formato), debidamente diligenciado; el cual deberá ser enviado únicamente al correo electrónico: moviles@cancilleria.gov.coSe debe incluir en la solicitud el nombre del funcionario con firma autorizada que continúe la prestación de servicios en el consulado durante la realización de la jornada consular móvil, en caso de realizarse en días laborales. En caso de no existir otra firma autorizada, la solicitud deberá incluir el nombre del funcionario a quien se le autorice firma temporalmente de manera que el consulado continúe sus funciones normales. Se sugiere realizar las jornadas consulares móviles los fines de semana de manera que no se vea afectado el funcionamiento de la Oficina Consular.

6. La Dirección de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior avalará con su firma el formato de solicitud de comisión de servicios debidamente diligenciado y lo remitirá anexando copia de la solicitud inicial enviada por el cónsul, relacionada en el punto 1 de la presente Circular Administrativa, al Despacho del señor Ministro, Jefatura de Gabinete, conforme a lo establecido en la Resolución 6440 del 17 de diciembre de 2008.

7. Difusión de la jornada consular móvil, una vez aprobada por el Jefe de Gabinete, en el lugar donde se va a realizar con un tiempo mínimo de antelación de un mes a la fecha de su realización para informar a la comunidad a través de la página Web del Consulado y/o del Ministerio de Relaciones Exteriores, de la base de datos de connacionales registrados en el Consulado, de las asociaciones de colombianos constituidas, de líderes comunitarios identificados, de las autoridades y prensa local.

8. Realización de la jornada consular móvil aprobada.

9. Legalización de la comisión de servicio aprobada conforme a los parámetros establecidos en el artículo 3a de la Resolución 6440 del 17 de diciembre de 2008 (se anexa copia Resolución).

10. Enviar únicamente al correo electrónico: moviles@cancilleria.qov.cola siguiente información:

• Informe de la comisión de servicios a la Dirección Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior explicando cada una de las actividades realizadas en la comisión.
• Un cuadro resumen relacionando destino, fecha de realización, número de las resoluciones aprobatorias de cada comisión conferida, número de funcionarios que asistieron, valor total en dólares/euros aprobado por concepto de costos operativos (viáticos y transporte); así:

CONSULADOS MÓVILES

• El cuadro AC-01 resumiendo las actuaciones y los recaudos de la jornada consular móvil (se anexa modelo cuadro).

Sin el envío de la información solicitada no se someterá a estudio la realización de otra jornada consular móvil.

Se agradece tomar atenta nota de las consideraciones expuestas y avisar recibo de la presente Circular.

Con un atento saludo,

LILIANA PÉREZ URIBE

Secretaria General

I. DATOS GENERALES

Perfil necesario que no está en misión:

FUENTE DE FINANCICIÓN:[6]

ENCARGAR A:

OBSERVACIONES:

III. APROBACION

Vo. Bo. Jefe de Gabinete

1. En el caso de participar más de un funcionario por parte de la Cancillería, se diligencia formato por cada uno

2. En caso de requerirse, comisiones que apuntes a actuaciones consulares

3. Si es Unipersonal, Múltiple-Cancillería o interinstitucional.

4. Seminario, Taller, Instancia de toma de decisiones Regional, Instancia Toma de decisiones Multilateral.

5. Objetivos de Política al que apunta la comisión:

• Consolidar las relaciones estratégicas bilaterales e impulsar procesos de integración y desarrollo integral en las fronteras.
• Defender y promover los intereses nacionales en el escenario multilateral.
• Diversificar las relaciones y la agenda internacional.
• Ejercer la soberanía y contribuir a la construcción de la paz y la seguridad en Colombia.
• Diseñar una política integral de migraciones.
• Fortalecer el Ministerio de Relaciones Exteriores.
  

6. Erario Público, Organismo Internacional, Otros Estados o Fondos Multilaterales, Calidad del ofrecimiento (pasajes y/o Viáticos).