CONCEPTO 48 DE 2025
(mayo 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá, D.C., 29 de mayo de 2025
| Para: | Competentes contractuales, Jefes de oficina, Directores, Coordinadores de grupos y supervisores, Ministerio de Relaciones Exteriores – Fondo Rotatorio |
| De: | Luz Angela Cendales Duran Secretaria General (E) |
| Asunto: | Lineamientos en materia de planeación, gestión, supervisión, seguimiento y liquidación contractual |
Respetados Señores:
El artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, aplicables a la contratación estatal. De esta manera, el artículo 24 y siguientes de la Ley 80 de 1993 Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, establece que las actuaciones de quienes participen en la contratación estatal se desarrollarán con fundamento en los principios de transparencia, economía y responsabilidad los cuales rigen la función pública.
Así mismo, la Corte Suprema de Justicia[1] consideró que la transparencia corresponde a un postulado que pretende combatir la corrupción en la contratación estatal, y a su vez desarrolla los principios constitucionales contenidos en el artículo 209 antes mencionados; y en consecuencia, busca dotar de pulcritud y claridad a las actuaciones de la Administración, descartando así todas aquellas conductas que resultan opacas, ensombrecidas, clandestinas u ocultas y por tanto, ajenas al interés público y a los fines de la contratación de los entes estatales.[2]
De esta manera, es preciso recordar que, dentro de los fines de la contratación, el artículo 3 de la Ley 80 de 1993 establece que: "[I]os servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines". En este sentido, la gestión contractual por parte de las entidades distritales debe corresponder a los principios de eficiencia, selección objetiva y transparencia en la selección de contratistas.
Por lo anterior, la Secretaría General del Ministerio de Relaciones Exteriores en el marco de sus funciones, considera necesario impartir lineamientos dentro de las diferentes fases que rigen la actividad contractual, para que sean tenidos en cuenta por los responsables contractuales, así:
I. Fase precontractual:
- La planeación de los contratos debe seguir estrictamente las guías de Colombia Compra Eficiente, y por ello desde los estudios previos, prepliegos y pliegos de condiciones definitivos, deberán evidenciar los análisis que se hicieron de los estudios del sector, los cuales determinarán los requisitos de participación de los posibles oferentes, y con ello, garantizar la amplia participación de proveedores inscritos en actividades relacionadas al proceso.
- Para determinar el presupuesto oficial y/o el valor del contrato, se debe explicar cómo se garantiza la participación de proveedores especializados en el suministro de los bienes o servicios objeto a contratar, y que se trata de precios del mercado y no hay sobrecostos en los mismos.
- El análisis de la matriz de riesgos, debe determinar los riesgos asociados a las particularidades del bien o servicio a contratar, pues esa será la base fundamental para determinar, si es necesario y posible ajustar las garantías que deben presentar los oferentes y luego los contratistas seleccionados. Cada proceso es único y por ello la matriz de riesgos debe estructurarse analizando las particularidades de este.
- El objeto que se pretende contratar debe ir alineado con lo previsto en el Plan Anual de Adquisiciones
- En los comités de contratación antes de iniciar el estudio de los procesos de selección, todos los miembros de dicho comité y quienes participen en cada sesión, deberán, cuando proceda, hacer una declaración de no tener conflictos de intereses, ni interés personal o profesional en los procesos de selección que están para el estudio.
- Los convenios y/o contratos interadministrativos deben contener un análisis exhaustivo no sólo de la capacidad jurídica, sino también de la capacidad operativa para cumplir con las obligaciones a contraer, para no incurrir en un mecanismo que pueda eludir la selección objetiva, como lo ha sostenido ya de manera pacífica el Consejo de Estado y reiterado en Sentencia 2500-023-24-000-2011-00136-01 del 18 de septiembre del 2023: “(…)Tema: Contratos interadministrativos y elusión del proceso de selección como violación a los derechos colectivos de moralidad administrativa, defensa del patrimonio público y libre competencia económica…”.
II. Fase Contractual:
La actividad de supervisión e interventoría debe atender lo reglado en la normatividad vigente, las guías de Colombia Compra Eficiente y lo dispuesto en el Manual de Contratación y Supervisión de la Entidad, así mismo:
- Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos asignados a los contratos y convenios.
- Asegurar que el contratista cumpla con los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas en el contrato.
- Velar porque la ejecución del contrato o convenio no sufra interrupciones injustificadas.
- Buscar que no se generen conflictos entre las partes y adoptar las medidas necesarias para solucionar eventuales controversias.
- Prestar el apoyo que requiera el contratista en aquellas situaciones de orden institucional para la adecuada ejecución del objeto del contrato.
- Verificar que los contratos en los cuales ejerzan la tarea de supervisión, los soportes de pagos e informes mensuales o periódicos de ejecución y supervisión se encuentren debidamente cargados en la plataforma SECOP II y archivados en los expedientes físicos o electrónicos según aplique.
Sin perjuicio de lo anterior a continuación se encuentran algunas de las actividades y funciones principales a cargo del supervisor o interventor, según corresponda, las cuales deberán ser cumplidas para garantizar la correcta ejecución del contrato y/o convenio.
Funciones de contenido administrativo.
a) Exigir al contratista el cumplimiento del cronograma de actividades de ejecución, de inversión del anticipo y pago anticipado, en los casos que sea procedente.
b) Proyectar y tramitar la correspondencia que sea necesaria por canales oficiales, para la correcta ejecución del contrato o convenio, de tal suerte que será puente de comunicación entre el contratista y la Entidad.
c) Corroborar y certificar que los bienes y/o servicios exigidos al contratista cumplan con las condiciones técnicas y económicas pactadas en el contrato y en las condiciones mínimas o términos de referencia del respectivo proceso de selección.
d) Coordinar la entrega de los bienes o la prestación de los servicios.
e) Suscribir oportunamente todas las actas que resulten durante la ejecución del contrato.
f) Atender y tramitar dentro de la órbita de su competencia, toda consulta que realice el contratista para la correcta ejecución del contrato.
g) Coordinar si hay lugar a ello, el registro y el ingreso al almacén, así como el trámite exigido para que dichos bienes queden registrados en el inventario físico de la entidad.
h) Alimentar el expediente del contrato o convenio manteniéndolo actualizado, para lo cual deberá cargar los documentos de ejecución en el Sistema Secop II y para aquellos documentos que de alguna manera no puedan ser incorporados a este sistema, deberá realizarlo de la manera que disponga para ello, el área de Contratos.
i) Vigilar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y la oportunidad de ejecución de las mismas.
j) Cumplir oportunamente con el diligenciamiento, expedición y custodia de los informes de supervisión en el expediente del contrato, garantizando que correspondan a los informes definitivos que soportan los pagos, y la ejecución del objeto y obligaciones.
k) Revisar los informes de actividades, los informes parciales y finales de ejecución y los informes de entrega, de tal manera que, contengan el material necesario en cumplimiento de la función de supervisión.
Funciones de contenido técnico.
a) Realizar la vigilancia, seguimiento y control del contrato desde su inicio y hasta su finalización, incluyendo la etapa de liquidación.
b) Verificar que el contratista cumpla con el objeto del contrato o convenio dentro del término estipulado.
c) Verificar de forma permanente la calidad de la obra, de los bienes o de los servicios que se estipulen en el contrato.
d) Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución aprobado, llevar un registro de las novedades, e instrucciones impartidas durante la ejecución del contrato y solicitar los ajustes necesarios.
e) Elaborar y presentar de manera oportuna y con la calidad requerida los informes de avance técnico y estado del contrato y los que exijan su ejecución.
f) Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios contratados, de acuerdo las cantidades y especificaciones correspondientes, de lo cual se dejará constancia en los respectivos informes.
g) Revisar cantidades, calidades y especificaciones de elementos o bienes adquiridos para el desarrollo del objeto del contrato y verificar que ingresen al almacén (si aplica) junto con la factura respectiva y previo a la realización de las actividades y aprobados por el supervisor, cumpliendo todos los requisitos establecidos en el procedimiento respectivo.
Funciones de contenido contable.
a) Registrar y/o hacer seguimiento a los pagos y deducciones del contrato.
b) Supervisar la ejecución presupuestal de acuerdo con los parámetros definidos en el contrato.
c) Revisar el avance de ejecución física y financiera del contrato o convenio y certificar el cumplimiento de obligaciones para pago.
d) Informar sobre el estado de ejecución del contrato para establecer las reservas presupuestales y cuentas por pagar cuando a ello haya lugar, antes del cierre de la vigencia fiscal de cada año.
e) Solicitar oportunamente el PAC para el pago de las cuentas, cuando ello aplique, evitando en todo caso la constitución de reservas presupuestales y de cuentas por pagar.
Funciones de contenido legal.
a) Proyectar y suscribir el acta de inicio, dentro del término estipulado en el contrato y/o convenios, órdenes de compra, aceptaciones de oferta, memorandos de entendimiento y demás instrumentos contractuales, si a ello hubiere lugar.
b) Controlar la vigencia de las garantías del contrato hasta su liquidación.
c) Atender y responder oportunamente todos los requerimientos que realice el contratista dentro de la ejecución del contrato o convenio, para evitar la ocurrencia del silencio administrativo positivo.
d) Verificar que en el desarrollo del contrato se cumplan las disposiciones legales y en particular las reglamentaciones relacionadas con la actividad contratada.
e) Solicitar con la debida antelación y justificación, las modificaciones contractuales, garantizando tiempos de análisis, elaboración, revisión y suscripción.
f) Informar oportunamente al Ordenador del Gasto, acerca del incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del contratista, con el fin de que se inicien las acciones legales correspondientes.
g) Abstenerse de permitir la ejecución de un contrato, por fuera del término pactado.
h) Rendir informes periódicos sobre el estado, avance y contabilidad de la ejecución del contrato, de conformidad con el contrato o convenio y lo previsto en el Manual de Contratación, Supervisión e Interventoría.
i) Hacer un análisis y seguimiento de las liquidaciones de los contratos que ya se encuentren finalizados.
j) Proyectar el acta de liquidación del contrato, dentro del término oportuno, conforme a lo establecido en el contrato y en coherencia con los requerimientos previstos para la liquidación y lo establecido en el Manual de Contratación, Supervisión e Interventoría
III. Fase Post Contractual:
Debe recordarse la importancia de la liquidación de los convenios y/o contratos como el momento último para determinar la situación de un contrato y/o convenio y como el momento a partir del cual se puede materializar un daño con repercusiones de diversa índole en especial de responsabilidad fiscal como se puede ver en la sentencia del 5 de febrero del 2021 en el radicado 200012331000201100235 01:
(…) La liquidación del contrato, como es bien sabido, constituye la etapa final del negocio jurídico, en la cual las partes se ponen de acuerdo sobre el resultado último de la ejecución de las prestaciones a su cargo y efectúan un corte de cuentas, para establecer, en definitiva, quién debe a quién y cuánto, es decir para determinar el estado económico final del contrato, finiquitando de esa forma la relación negocial. En esta etapa pueden las partes resolver las diferencias a que ha dado lugar la ejecución del contrato y llegar a los acuerdos, transacciones y conciliaciones que consideren necesarios para declararse a paz y salvo, “(…) y por esa razón es ese el momento en que se pueden formular las reclamaciones que se consideren pertinentes”[1]….”
Por ende, se debe tener el mayor cuidado al momento de suscribir las liquidaciones respectivas, siempre velando que la información que allí quede refleje de manera veraz la ejecución contractual.
Pautas para el trámite de liquidación:
El plazo para la liquidación de los contratos, está consagrado en el artículo 11 de la ley 1150 de 2007, el cual establece:
“La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del C. C. A.
Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C. C. A.
Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.”
Así mismo, es importante mencionar que la garantía exigida contractualmente debe estar vigente al momento de la liquidación de los contratos.
Lo anterior en atención al artículo 217 del Decreto 019 de 2012: “(…) Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato (…)”
Así como el artículo 2.2.1.2.3.1.12. del decreto 1082 de 2015: “La garantía de cumplimiento del contrato debe tener una vigencia mínima hasta la liquidación del contrato (…)”
Por otro lado, el artículo 217 del Decreto 019 de 2012 establece que: “La liquidación a que se refiere el presente artículo no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión”.
El supervisor tiene la obligación de iniciar los trámites para liquidar el contrato respectivo y dentro del término para liquidar, deberá atender los formatos y directrices que a la fecha indique el Manual de Supervisión de la Entidad.
Solicitud de informe de liquidaciones de contratos y convenios
Finalmente, respecto de los convenios y/o contratos ya celebrados y que no han sido liquidados o que habiendo sido liquidados se haya informado sobre algún inconveniente o anomalía, o que perdieron competencia por falta de liquidación en los términos de ley, solicito al GIT de liquidaciones y Contratos se remita, a más tardar el próximo 15 de junio de 2025, un informe con la siguiente información:
- Fecha de celebración del contrato o convenio
- Fecha de acta de inicio
- Plazo inicial de ejecución
- Prórrogas o suspensiones
- Procesos sancionatorios sobre esa contratación
- Motivos de los inconvenientes (si aplica)
- Fecha de terminación
- Fecha de liquidación
- Reclamaciones ante aseguradora
- Identificación de Supervisores y/o interventores
- Si están inscritos dentro del registro de obras inconclusas.
Agradezco tener en cuenta todo lo expuesto en esta circular, con la seguridad de que nos ayudará a mitigar los riesgos antijurídicos para la entidad y para nosotros como funcionarios públicos.
Atentamente,
LUZ ANGELA CENDALES DURAN
Directora de Talento Humano Encargada de las Funciones de la Secretaría General del Ministerio de Relaciones Exteriores.
1. Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, sentencia del 10 de abril de 1997, expediente 10.608. Reiterada en sentencia de 20 de noviembre de 2003, expediente 15.308 y sentencia del 6 de julio de 2005, expediente 14113, M.P. Alier E. Hernández Enríquez.
