Circular 37 de 2015 MR

CIRCULAR 37 DE 2015

(mayo 7)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

En cumplimiento a la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Decreto 103 de 2015 y la Circular Externa No. 003 de 2015 del Archivo General de la Nación, el Ministerio de Relaciones Exteriores debe elaborar un Banco Terminológico de Asuntos, Series y Subseries Documentales.

Por lo anterior y para elaborar el Banco Terminológico se requiere la definición del concepto de todos los Asuntos, Series y Subseries Documentales registradas en las Tablas de Retención Documental de cada una de las dependencias del Ministerio.

Por cada Asunto, serie y subserie documental se debe diligenciar la ficha correspondiente que se encuentra en los formatos anexos a la presente circular, las cuales deben ser firmadas por los Directores y Jefes de Oficina de cada dependencia.

Se solicita tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Con el fin de garantizar la calidad de las definiciones a registrar en la ficha se requiere que las dependencias consulten Fuentes fiables y verificables para la definición de los asuntos, series y subseries documentales de las tablas de retención documental, aceptándose como definiciones los documentos que manejan sobre los temas que maneja cada Dependencia, NO se aceptarán definiciones con referencias provenientes de Wikipedia.
• Una vez realizada la definición de los Asuntos, series o subseries documentales de la Tabla de Retención Documental se debe registrar la fuente bibliográfica de donde se obtuvo la definición, las referencias bibliográficas se deben redactar ofreciendo datos suficientes para identificar correctamente el documento (autor, título, año de publicación, editorial, dirección de Internet para una página web, etc.); se trata de facilitar al lector la localización del documento original.

Para registrar la fuente bibliográfica:

• Referencia bibliográfica para libros

APELLIDO, Nombre. Título. Subtítulo. Número de la edición. Lugar de publicación: nombre del editor, año de publicación. Página. Número de los volúmenes y tomos (si se trata de obras con más de un volumen, se debe indicar el número del volumen sin mencionar la paginación).

- Ejemplo: RODRIGUEZ, Elí. Las Sucesiones en el Derecho Internacional Privado: Una propuesta de Ley Modelo de Derecho Internacional Privado en México. México: Universidad Iberoamericana, 2006. pág. 125.

• Referencia bibliográfica para fuentes electrónicas:

- Ejemplo: Disponible en Internet::

http://www.cancilleria.gov.co/ayuda/glosario/lettern

• Referencia bibliográfica para normas jurídicas:

Jurisdicción (país, departamento o municipio, en mayúscula sostenida). Ministerio o entidad responsable (en mayúscula sostenida). Designación y número de la norma jurídica. Fecha de la norma jurídica (día, mes, año). Nombre de la norma jurídica, en caso de que lo tenga. Título de la publicación en que aparece oficialmente. Lugar de publicación. Fecha de publicación. Número. Paginación.

- Ejemplos: COLOMBIA. MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES. Resolución 5530 (05, agosto, 2014). Por la cual se define la expresión “casos excepcionales” contemplada en el artículo 9 del Decreto 1514 de 2012.: El Ministerio, 2014. 2 p.

Una vez diligenciadas y firmadas Directores y Jefes de Oficina de cada dependencia, las fichas deberán ser remitidas a la Dirección Administrativa y Financiera antes del 29 de mayo de 2015.

Por lo anterior de manera atenta solicito de la colaboración de todos los Directores, Jefes de Oficina y Coordinadores con el fin de cumplir con lo requerido por el Archivo General de la Nación en razón a que es un insumo sectorial y será publicado en la página web del Ministerio por tal razón amerita el rigor para su elaboración.

Cordialmente,

MARÍA VICTORIA SALCEDO BOLÍVAR
Secretaría General

Anexos: 3 fichas

YAZMIN HERNANDEZ VELOZA/ ARAMINTA BELTRAN URREGO / 0381.0700.0000 - Tablas de retención documental - tablas de retención documental