CIRCULAR 30 DE 2024
(mayo 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá, D.C.,
| Para: | Cancilleria Interna |
| De: | Paola Andrea Váquez Restrepo Consejero de Relaciones Exteriores Encargada de las Funciones de la Secretaría General del Ministerio de Relaciones Exteriores |
| Asunto: | Revisión y Verificación Inventario Vigencia 2024. |
Respetados funcionarios:
En virtud de lo dispuesto en los artículos 209 y 269 de la Constitución Política de Colombia, el Código General Disciplinario[1], y en cumplimiento con las Resoluciones 3102 de 2018 (Manual de Políticas Contables), 9709 de 2017 (Grupos Internos de Trabajo), y 3940 del 28 de diciembre de 2020 (actualización del Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos para el manejo de Bienes Muebles e Inmuebles del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio), de manera atenta, se informa a todos los funcionarios y contratistas el inicio de la revisión y verificación del inventario de bienes muebles correspondiente a la vigencia 2024, actividad que se llevará a cabo a partir del 4 de junio y hasta el 31 de octubre de la presente vigencia en el horario de 8:00 a.m. a 12:30 p.m. y de 2:00 a 5:00 p.m.
En caso de ausencia de algún funcionario debido a licencia, vacaciones, permiso, comisión u otra situación, se debe comunicar por medio al correo electrónico norma, va rgas@cancilleria.gov.co Coordinadora del G.I.T. de Almacén, con el fin de coordinar y asegurar la continuidad de los procesos descritos en la presente circular.
De acuerdo con la Resolución 687F de 2010, los funcionarios públicos tienen la responsabilidad fiscal sobre los bienes que reciben para el desarrollo de sus funciones. Esta responsabilidad se extiende a la ubicación, estado y custodia de dichos bienes.
Por lo anterior, y en aras de dar cumplimiento a la normativa vigente, con el fin de mantener actualizado el sistema contable orientado a ofrecer información real y fidedigna a los órganos de control, directivos y usuarios, sobre la ubicación, estado y responsable de los activos, es procedente realizar el levantamiento de inventario de acuerdo con los siguientes lineamientos:
- La Coordinación G.I.T. de Almacén de la Dirección Administrativa y Financiera enviará el inventario registrado al correo electrónico de cada funcionario y/o contratista con los bienes a su cargo.
- El funcionario y/o contratista responsable deberá estar presente durante la revisación y verificación del inventario según cronograma.
- El funcionario y/o contratista responsable junto al funcionario del GIT Almacén, deben verificar que los bienes estén identificados con el número de inventario.
- Para actualizar el inventario o devolver bienes al almacén, se debe diligenciar el formulario GA-FO-04 (Solicitud de traslado o devolución de elementos) que se encuentra en el Sistema Maestro en su última versión y radicado en la Coordinación G.I.T. de Almacén.
- Todos los bienes deben encontrarse reportados en el inventario, si son donados, se debe seguir lo establecido en la Resolución 3940 del 28 de diciembre de 2020, adjuntando el Formato GA-FO-029 (Solicitud de autorización previa de recibo donación de bienes) establecido en el procedimiento GA-PT-001, con el fin de efectuar el registro contable. Si corresponden a compras por caja menor, contrato u orden de compra, se debe entregar copia de la factura y el acto administrativo correspondiente.
- Para los bienes faltantes, el funcionario responsable debe presentar las razones por escrito para que se adelanten las acciones pertinentes.
Con el fin de dar cumplimiento a la presentación de los estados financieros de la propiedad planta y equipos de la presente vigencia, el levantamiento del inventario se realizará acorde al cronograma anexo a la presente Circular.
Cordialmente,
PAOLA ANDREA YASQUEZ RESTREPO
Consejero de Relaciones Exteriores
Encargada de la Funciones de la Secretaría General del
Ministerio de Relaciones Exteriores
1. Ley 1952 del 28 de enero de 2019.
