CIRCULAR 18 DE 2018
()
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
| Para: | COORDINADORES DIRECTIVO CANCILLERIA INTERNA |
| De: | ELÍAS ANCÍZAR SILVAROBAYO |
| Asunto: | Inventario Documental Archivos de Gestión |
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y al Acuerdo 042 de 2002, se requiere que los archivos de gestión(1) de las Direcciones, Oficinas y Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, estén organizados, actualizados e inventariados de acuerdo a la Tabla de Retención Documental - TRD. Para tal efecto, antes de 30 de junio de 2018, se debe diligenciar el Formato Único de Inventario Documental GF-FO-08 que se encuentra en el Sistema Maestro, incluyendo todas las carpetas que conforman el archivo de gestión sin importar su soporte(2) y remitirlo al Grupo Interno de Trabajo de Archivo, al correo electrónico haydee.landinez@cancilleria.gov.co
Las dependencias que ya cuenten con el Inventario documental en el formato mencionado y que ya fue revisado y enviado por el Grupo de Archivo, no es necesario que lo envíen nuevamente. Deben actualizarlo permanentemente y según sea necesario.
Es de recordar que Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, establece que el jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia.
Finalmente, es importante señalar que el Grupo Interno de Trabajo de Archivo estará atento a prestar el apoyo que se requiera en el cumplimiento de esta directriz. Pueden comunicarse a las extensiones 4181, 4180, 1635, 1795.
Cordialmente,
ELÍAS ANCÍZAR SILVA ROBAYO
Secretaria General
NOTAS AL FINAL
1. Definición Archivo de Gestión: Documentos producidos por las dependencias, de continua utilización y consulta administrativa.
2. Documentos de Archivo de acuerdo a la TRD en Carpeta compartida, share point y/o one drive.
