CIRCULAR 15 DE 2020
(septiembre 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
| Para: | Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI) Contralores Delegados Sectoriales Unidad de Seguimiento y Auditoría de Regalías Gerentes Departamentales Contralores Provinciales |
| De: | Contralor General de la República |
| Asunto: | Lineamientos Generales sobre los Planes de Mejoramiento y manejo de las acciones cumplidas. |
Objeto
Impartir lineamientos generales sobre los planes de mejoramiento producto de la vigilancia y control fiscal acorde con el nuevo marco normativo y manejo de las acciones cumplidas, para ser tenidas en cuenta por parte de las entidades o particulares que manejen fondos o bienes públicos, en todos sus niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos públicos.[1]
Fundamento Legal
El inciso primero del artículo 267 de la Constitución Política, modificado por el Acto Legislativo número 04 del 18 de septiembre de 2019, establece que la vigilancia y el control fiscal son una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos, en todos los niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos públicos.
El artículo 268 de la Constitución Política, modificado por el artículo 2 del Acto Legislativo No. 04 de 2019, determina que son atribuciones del Contralor General de la República, entre otras, las siguientes: (i) prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse y revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado.
El Decreto 403 de marzo de 2020 en los parágrafos de los artículos 20 y 27 definen las reglas de la Intervención Oficiosa y, Excepcional indicando que el seguimiento de los planes de mejoramiento derivados de la intervención funcional oficiosa y excepcional, se realizará por la Contraloría General de la República, sin perjuicio de que la contraloría territorial también realice el seguimiento respectivo. Así mismo, el artículo 34 del mismo acto normativo señala que una de las causales de intervención administrativa por parte de la Contraloría General de la República es el incumplimiento de los planes de mejoramiento que hayan sido formulados como resultado de las acciones de control realizadas por la Auditoría General de la República.
Resolución Reglamentaria Orgánica 12 de marzo 24 de 2017 “Por la cual se adoptó el documento de principios, fundamentos y guía de auditoría financiera”. Modificada por la Resolución Reglamentaria Orgánica 0020 de 2018 artículo 4o de la CGR. Actualmente el artículo 5 de esta Resolución se encuentra derogado mediante la Resolución Reglamentaria Orgánica 0019-2018, lo demás se encuentra vigente.
Resolución Reglamentaria Orgánica 022 de agosto 31 de 2018, “Por la cual se adoptó la guía de auditoría de cumplimiento”
Resolución Reglamentaria Orgánica 023 de agosto 31 de 2018, “Por la cual se adoptó la guía de auditoría de desempeño”.
Resolución Organizacional 754 de 17 de abril de 2020 “Por medio de la cual se asignan unas funciones a la Unidad de Reacción Inmediata de la Dirección de Información Análisis y Reacción Inmediata”.
Resolución Organizacional 767 de 24 de julio de 2020, “Por la cual se regula el trámite de la intervención funcional en la Contraloría General de la República y se dictan otras disposiciones”.
Resolución Reglamentaria Orgánica 042 de 25 de agosto de 2020, “Por la cual se reglamenta la rendición electrónica de la cuenta, los informes y otra información que realizan los sujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría General de la República a través del Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes y Otra Información (SIRECI)”. Acto administrativo que derogó las Resoluciones Orgánicas 7350 de noviembre 23 de 2013 y 033 del 2 de agosto de 2019.
Las demás disposiciones legales que modifiquen adicionen o deroguen las normas antes señaladas.
En consecuencia,
DISPONE:
1. Es del resorte del sujeto de control definir los mecanismos y estrategias tendientes a subsanar las observaciones encontradas en el ejercicio de un proceso auditor o cualquier actuación de vigilancia y control fiscal que adelante la Contraloría General de la República.
2. De acuerdo con la Resolución Reglamentaria Orgánica 042 de 2020, Título II, Capítulo VI, artículo 38 se define los Planes de Mejoramiento así:
“Es el instrumento que contiene la información del conjunto de las acciones correctivas y/o preventivas que debe adelantar un sujeto de vigilancia y control fiscal o entidad territorial, en un período determinado, para dar cumplimiento a la obligación de subsanar y corregir las causas administrativas que dieron origen a los hallazgos identificados por la Contraloría General de la República, como resultado del ejercicio de una actuación fiscal”.
Del mismo modo en su artículo 39 se señala que los responsables serán:
"Son responsables de suscribir el plan de mejoramiento, el representante legal de la entidad a la cual se le ha realizado una actuación fiscal”.
Del contenido del artículo 40 de la citada Resolución se determina:
“Es la información requerida en el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informe y Otra Información (SIRECI), sobre la gestión fiscal realizada y las acciones de mejora tendientes a subsanar las causas de los hallazgos formulados por la Contraloría General de la República.
Cada entidad que presente plan de mejoramiento debe rendir un avance del mismo semestralmente”.
En lo que respecta al Período, el artículo 41 del mismo acto normativo refiere:
“El plan de mejoramiento que se suscribe, cubre el período que adopte el sujeto de vigilancia y control fiscal o entidad territorial para su ejecución, con base en los resultados del proceso de la actuación fiscal que lo haya establecido.
Los avances del plan de mejoramiento tienen una periodicidad semestral con corte a junio 30 y diciembre 31”.
El término para presentación del plan de mejoramiento a la CGR, a través del SIRECI producto de la actuación fiscal, señalado por el artículo 42 de la citada resolución es:
“(...) el que se establezca en el informe respectivo tasado en número de días.
El término empezará a regir a partir de la fecha efectiva del recibo del informe por el sujeto de vigilancia y control fiscal. La dependencia competente de la Contraloría General de la República validará que se haya presentado el plan de mejoramiento dentro del término previsto por la misma.
Para los avances de los planes de mejoramiento, cada sujeto de control tendrá una fecha límite para su rendición. La cual estará ubicada dentro del rango previsto, entre el quinceavo (15) día hábil y el veinteavo (20) día hábil del mes de julio y los correspondientes en el mes de enero, siguientes al período a reportar”.
Por último la revisión del plan de mejoramiento y avances será según lo descrito en el artículo 43 de la resolución 042 de 2020 así:
“La Contraloría General de la República mediante actuaciones fiscales emitirá un concepto o calificación sobre el avance de los planes de mejoramiento, que podrá incorporarse al informe de auditoria o de manera independiente”.
De conformidad con la Ley 87 de 1993 y sus normas reglamentarias corresponde a las Oficinas de Control Interno de los sujetos de control, dentro de sus funciones, verificar las acciones que a su juicio hayan subsanado las deficiencias que fueron observadas por parte de la CGR. Estas acciones deben estar evidenciadas, lo cual será el soporte para darlas por cumplidas e informarlo a la Contraloría General de la República, en comunicación dirigida al Contralor Delegado que corresponda de conformidad con la resolución de sectorización vigente.
Las acciones de mejora en las cuales se haya determinado que las causas del hallazgo han desaparecido o se han modificado los supuestos de hecho o de derecho que dieron origen al mismo, corresponde a las Oficinas de Control Interno señalar su cumplimiento e informarlo a la CGR. No obstante, ante la ausencia de una Oficina de Control Interno, estas decisiones deben ser asumidas por el representante legal o máximo directivo correspondiente.
Lo antes expuesto, sin perjuicio de la verificación que la CGR realice a través de cualquier tipo de auditoría o actuación de vigilancia y control fiscal.
En este contexto, la rendición de los avances semestrales del plan de mejoramiento que presente los sujetos de control fiscal solamente deberá contener las acciones correctivas y preventivas que, a la fecha de corte de su presentación, aún no hayan subsanado las causas que generaron el hallazgo.
3. Es así como, corresponde a la CGR evaluar en cualquier tiempo, los mecanismos y acciones establecidas por el sujeto de control para corregir las deficiencias detectadas (hallazgos), para lo cual deberá considerar la información contenida en SIRECI respecto a los planes suscritos y avances presentados por la entidad.
Dado que en los avances se presentarán solamente las acciones preventivas y correctivas que, a la fecha de corte de su presentación, aún no haya subsanado las causas que generaron el hallazgo, las Contralorías Delegadas Sectoriales y la Unidad de Seguimiento y Auditoría de Regalías, según sea el caso, deberán comparar los reportes de avance con el plan de mejoramiento suscrito y evaluar si realmente con las acciones propuestas y ejecutadas se subsanaron las deficiencias presentadas por la CGR en sus informes anteriores.
4. Cada Contraloría Delegada Sectorial y la Unidad de Seguimiento y Auditoría de Regalías, según su competencia, deben realizar una evaluación de los planes de mejoramiento de sus sujetos de control y de acuerdo con: complejidad de los mismos, la importancia de la entidad en su sector y la relevancia de la entidad para el mejoramiento de la gestión pública en su ámbito sectorial, podrán proponer auditorías de cumplimiento a los Planes de Mejoramiento a realizarse dentro del PVCF.
Los planes de mejoramiento producto de las actuaciones especiales de fiscalización que adelante la DIARI a sujetos de Control de la CGR, serán también objeto de seguimiento por parte de la Contraloría Delegada Sectorial respectiva o Unidad de Seguimiento y Auditoría de Regalías, según sea la competencia, y se tendrán como insumo de los procesos auditores o actuaciones de fiscalización de control posterior y selectivo que se lleve a cabo dentro del PVCF.
5. El seguimiento de los planes de mejoramiento derivados de la intervención funcional oficiosa o excepcional se realizará por la Contraloría General de la República en los términos establecidos en el artículo 20 de la Resolución Organizacional 767 de 2020.
En los informes derivados de la intervención funcional oficiosa o excepcional que realice la Contraloría General de la República, la dependencia que llevo a cabo la actuación de vigilancia y control, debe especificar que el plan de mejoramiento y sus avances deben ser presentados, tanto a la Contraloría General de la República como a la Contraloría Territorial respectiva para efecto de su seguimiento.
El informe debe ser comunicado a la Contraloría Territorial correspondiente, señalando que dentro del marco de su competencia, deben realizar el seguimiento al plan de mejoramiento y sus avances.
6. El respectivo seguimiento será adelantado por la dependencia que realice el siguiente ejercicio de vigilancia y control fiscal, con relación al sujeto de control frente al cual se actuó con la intervención funcional oficiosa o excepcional.
Por lo anteriormente expuesto, la presente circular deja sin efectos la Circular No. 005 de marzo 11 de 2019.
Publíquese y Cúmplase
Atentamente,
CARLOS FELIPE CÓRDOBA LARRARTE
Contralor General de la República
1. Acto Legislativo 04 de septiembre 18 de 2019
2. ARTÍCULO 20. PLANES DE MEJORAMIENTO El seguimiento a los planes de mejoramiento que se deriven de las intervenciones funcionales se realizará por las dependencias competentes de la Contraloría General de la República, sin perjuicio de que la contraloría territorial también realice el seguimiento respectivo.
Parágrafo. Cuando sea procedente y para el cumplimiento de lo preceptuado en el presente articulo, las dependencias competentes de la Contraloría General de la República deberán señalar al sujeto de control responsable del objeto intervenido, el plazo para la presentación del plan de mejoramiento. Las dependencias competentes, deberán proveer la información del sujeto y responsable a rendir el plan de mejoramiento, a la Oficina de Sistemas e Informática para su habilitación en el aplicativo SIRECI.
