CIRCULAR EXTERNA 8 DE 2013
(diciembre 10)
Diario Oficial No. 49.001 de 11 de diciembre de 2013
AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA
COLOMBIA COMPRA EFICIENTE
<Circular sustituida por la Circular Única de 2018>
| Para: | Entidades Estatales |
| Asunto: | Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación |
La Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– en su función de ente rector del sistema de compras y contratación pública, presenta el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo (Versión M-ICR-01), el cual está disponible en la página web www.colombiacompra.gov.co/manuales.
La presente versión remplaza integralmente la anterior, expedida mediante la Circular número 5 del 16 de septiembre de 2013.
Muy atentamente,
La Directora General,
MARÍA MARGARITA ZULETA GONZÁLEZ.
Referencia Normativa
Artículo 17 y literal (a) del numeral 2 del artículo 159 del Decreto número 1510 de 2013.
Artículo 3o del Decreto número 4170 de 2011.
Anexo formato de control de modificaciones
Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación
Formato de control de modificaciones
Versión final: Versión M-ICR-01 del 9 de diciembre de 2013
Versión modificada: Versión 1 del 16 de septiembre de 2013
| Ubicación en la versión modificada | Descripción |
| Página 2, nota a pie de página 3 | Corrección de formato de cita. |
| Página 3, literal (d) del título “A. Riesgos en el Proceso de Contratación”, párrafo segundo. | Inserción de coma después de la expresión “es decir”. |
| Página 3, segundo párrafo del título “A. Riesgos en el Proceso de Contratación”, numeral (i) | Inserción de las expresiones “de” y “para” en la frase “mayor nivel de certeza y conocimiento para la toma de decisiones”. |
| Página 4, Tabla 1 | Cambio del nombre de la columna “Calificación total” por “Valoración del riesgo”. |
| Página 4, Tabla 1 | Cambio del nombre de la columna “Prioridad” por “Categoría”. |
| Página 4, Tabla 1 | Cambio del nombre de la columna “Calificación” por “Valoración del riesgo” en el aparte de “Impacto después del tratamiento”. |
| Página 4, Tabla 1 | Cambio del nombre de la columna “Calificación total” por “Categoría” en el aparte de “Impacto después del tratamiento”. |
| Página 4, Tabla 1 | Cambio del nombre de la columna “¿Afecta el equilibrio económico del contrato?” por “¿Afecta la ejecución del contrato?”. |
| Página 6, subtítulo “Planeación”, primer párrafo | Inserción de la expresión “se” en la frase “la fecha en la cual se decide continuar o no con el Proceso de Contratación.”. |
| Página 7, subtítulo “Ejecución” | Eliminación de un punto, después de la expresión “respectivo”. |
| Página 7, subtítulo “Riesgos Financieros” | Cambio de la expresión “es” por “son”. |
| Página 8, primer párrafo que viene del subtítulo “Riesgos Financieros” de la página 7 | Inserción de coma, después de la expresión “refinanciaciones”. |
| Página 9, Tabla 2 | Cambio del título de la tabla “Categoría del Riesgo” por “Probabilidad del Riesgo”. |
| Página 9, literal (b) | Inserción de coma después del número 3. |
| Ubicación en la versión modificada | Descripción |
| Página 10, Tabla 3, columna “Menor”, fila “Calificación Cualitativa” | Cambio de la redacción “Dificulta la ejecución del contrato de manera baja, aplicando medidas mínimas se pueden lograr el objeto contractual” por “Dificultar la ejecución del contrato de manera baja. Aplicando medidas mínimas se puede lograr el objeto contractual.” |
| Página 10, Tabla 3, columnas “Moderado” y “Mayor” , fila “Calificación Cualitativa” | Se inserta punto al final del texto de cada celda. |
| Página 12, literal (a) del subtítulo “4. Asignación y tratamiento de los Riesgos” | Cambio de “busca” por “buscar”. |
| Página 12, literal (b) del subtítulo “4. Asignación y tratamiento de los Riesgos” | Inserción de coma después de la expresión “en mejor forma”. |
| Página 12, literal (c) del subtítulo “4. Asignación y tratamiento de los Riesgos” | Eliminación de la expresión “el Riesgo” después de “En este caso”. |
| Página 12, último párrafo, subtítulo “4. Asignación y tratamiento de los Riesgos” | Inserción de la expresión “del Riesgo,” después de “para el tratamiento”. |
| Página 13, segundo párrafo | Inserción de coma después de la expresión “los eventos”. |
| Página 13, segundo párrafo | Cambio de “como se enfrenta” por “cómo se enfrenta”. |
| Página 14, párrafo primero, del subtítulo “C. ¿Qué se debe incluir en los Documentos del Proceso de Contratación y en la audiencia de asignación de Riesgos?” | Eliminación de la expresión “y en los pliegos de condiciones,”. |
Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación
Introducción
Colombia Compra Eficiente presenta este Manual de Administración de Riesgos para el Proceso de Contratación dirigido a los partícipes1 del sistema de compras y contratación pública.
El artículo 4o de la Ley 1150 de 2007 establece que la Entidad Estatal debe “incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación” en los pliegos de condiciones o su equivalente. El Decreto-ley 4170 de 2011 establece dentro del objetivo de Colombia Compra Eficiente optimizar los recursos públicos en el sistema de compras y contratación pública para lo cual es indispensable el manejo del riesgo en el sistema y no solamente el riesgo del equilibrio económico del contrato. Así lo entendió el Gobierno Nacional al asignar en las funciones de la Subdirección de Negocios de Colombia Compra Eficiente la de “diseñar y proponer políticas y herramientas para la adecuada identificación de riesgos de la contratación pública y su cobertura”2, sin limitar esta función al riesgo derivado del equilibrio económico de los contratos, riesgo que se limita a la ejecución del mismo.
En la literatura internacional sobre el tema el riesgo en las adquisiciones se define como los eventos que pueden afectar la realización de la ejecución contractual y cuya ocurrencia no puede ser predicha de manera exacta por las partes involucradas en el Proceso de Contratación3.
De esta manera, uno de los objetivos del sistema de compras y contratación pública es el manejo del riesgo del Proceso de Contratación. En consecuencia, la administración o el manejo del riesgo debe cubrir desde la planeación hasta la terminación del plazo, la liquidación del contrato, el vencimiento de las garantías de calidad o la disposición final del bien; y no solamente la tipificación, estimación y asignación del riesgo que pueda alterar el equilibrio económico del contrato.
El Decreto número 1510 de 2013 define Riesgo como un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. También el Decreto número 1510 establece que la Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.
El Decreto número 1510 de 2013 se refiere al Riesgo previsible puesto que es un concepto que se deriva de las normas ya citadas contenidas en la Ley 1150 de 2007 y en el Decreto número 4170 de 2011. Para tal efecto, Colombia Compra Eficiente presenta este Manual de Administración de Riesgos para el Proceso de Contratación dirigido a los partícipes4 del sistema de compras y contratación pública buscando ofrecer lineamientos y principios metodológicos de manejo y en la gestión de Riesgos en el Proceso de Contratación y el cual tiene en cuenta el Documento Conpes 3714 de 20115.
Definiciones
Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que establece el Decreto número 1510 de 2013. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural según lo requiera el contexto en el cual son utilizados. Los términos no definidos deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.
A. Riesgos en el Proceso de Contratación
Las Entidades Estatales para reducir la exposición del Proceso de Contratación frente a los diferentes Riesgos que se pueden presentar, debe estructurar un sistema de administración de Riesgos teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: a) Los eventos que impidan la adjudicación y firma del contrato como resultado del Proceso de Contratación; b) Los eventos que alteren la ejecución del contrato; c) El equilibrio económico del contrato; d) la eficacia del Proceso de Contratación, es decir, que la Entidad Estatal pueda satisfacer la necesidad que motivó el Proceso de Contratación, y e) La reputación y legitimidad de la Entidad Estatal encargada de prestar el bien o servicio.
Un manejo adecuado del Riesgo permite a las Entidades Estatales: i) proporcionar un mayor nivel de certeza y conocimiento para la toma de decisiones relacionadas con el Proceso de Contratación; ii) mejorar la planeación de contingencias del Proceso de Contratación; iii) incrementar el grado de confianza entre las partes del Proceso de Contratación, y iv) reducir la posibilidad de litigios; entre otros.
B. Estructura de la administración de Riesgos
La administración de Riesgos es el conjunto de procesos dirigidos a proteger a la Entidad Estatal de los eventos en el Proceso de Contratación. La administración de Riesgos permite reducir la probabilidad de ocurrencia del evento y de su impacto en el Proceso de Contratación6.
Colombia Compra Eficiente propone administrar los Riesgos del Proceso de Contratación siguiendo los pasos enumerados a continuación:
1. Establecer el contexto en el cual se adelanta el Proceso de Contratación.
2. Identificar y clasificar los Riesgos del Proceso de Contratación.
3. Evaluar y calificar los Riesgos.
4. Asignar y tratar los Riesgos.
5. Monitorear y revisar la gestión de los Riesgos.
Colombia Compra Eficiente recomienda a las Entidades Estatales elaborar la matriz de la Tabla 1 que incluya todos los Riesgos identificados del Proceso de Contratación, estableciendo su clasificación, la probabilidad de ocurrencia estimada, su impacto, la parte que debe asumir el Riesgo, los tratamientos que se puedan realizar y las características del monitoreo más adecuado para administrarlo, como se muestra a continuación:
Tabla 1 - Matriz de Riesgos
| Impacto después del tratamiento | Monitoreo y revisión | |||||||||||||||||||||
| No | Clase | Fuente | Etapa | Tipo | Descripción (Qué puede pasar y, cómo puede ocurrir) | Consecuencia de la ocurrencia del evento | Probabilidad | Impacto | Valoración del riesgo | Categoría | ¿A quién se le asigna? | Tratamiento/Controles a ser implementados | ¿Afecta la ejecución del contrato? | Probabilidad | Impacto | Valoración del riesgo | Categoría | ¿Cómo se realiza el monitoreo? | Periodicidad ¿Cuándo? | Persona responsable por implementar el tratamiento | Fecha estimada en que se inicia el tratamiento | Fecha estimada en que se completa el tratamiento |
| 1 | ||||||||||||||||||||||
| 2 | ||||||||||||||||||||||
| 3 | ||||||||||||||||||||||
Colombia Compra Eficiente adoptó la metodología de que trata la presente guía con base en el Estándar AS/NZS ISO 31000.
Establecer un Contexto Comunicar y Consultar Monitorear y Revisar Identificar y Analizar EvaluarAsignar y tratar
A continuación se presenta la descripción paso a paso de la metodología que Colombia Compra Eficiente presenta a las Entidades Estatales en cumplimiento de lo establecido por el artículo 159 del Decreto número 1510 de 2013.
1. Establecer el contexto
El punto inicial es identificar el contexto en el cual interactúa la Entidad Estatal para conocer el ambiente social, económico y político, e identificar i) sus propios Riesgos; ii) los Riesgos comunes a sus Procesos de Contratación; y iii) los Riesgos del Proceso de Contratación en particular.
En este paso la Entidad Estatal debe identificar los aspectos que se mencionan a continuación y los posibles efectos adversos que estos pueden generar.
-- El objeto del Proceso de Contratación.
-- Los partícipes del Proceso de Contratación.
-- La ciudadanía que se beneficia del Proceso de Contratación.
-- La capacidad de la Entidad Estatal entendida como la disponibilidad de recursos y conocimientos para el Proceso de Contratación.
-- La suficiencia del presupuesto oficial del Proceso de Contratación.
-- Las condiciones geográficas y de acceso del lugar en el cual se debe cumplir el objeto del Proceso de Contratación.
-- El entorno socio ambiental.
-- Las condiciones políticas.
-- Los factores ambientales.
-- El sector del objeto del Proceso de Contratación y su mercado.
-- La normativa aplicable al objeto del Proceso de Contratación.
-- Experiencia propia y de otras Entidades Estatales en Procesos de Contratación del mismo tipo.
2. Identificar y clasificar los Riesgos
Una vez establecido el contexto, la Entidad Estatal debe identificar e incluir en la matriz propuesta los Riesgos del Proceso de Contratación.
Esta identificación de los Riesgos puede partir además de fuentes, como por ejemplo los planes estratégicos, planes de acción, reportes de desempeño, presupuestos, Riesgos identificados por otras Entidades Estatales, lluvia de ideas, paneles de expertos cuando la complejidad del Proceso de Contratación lo exige, análisis DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas), encuestas y cuestionarios.
En este paso la Entidad Estatal debe contar con el personal responsable misionalmente del Proceso de Contratación y el personal con el conocimiento adecuado para la administración del Riesgo.
Una vez identificados los Riesgos del Proceso de Contratación, la Entidad Estatal debe clasificarlos según su clase, su fuente, la etapa del Proceso de Contratación en la que se encuentra el Riesgo, y su Tipo, así:
Clase:
– General: es un Riesgo de todos los Procesos de Contratación adelantados por la Entidad Estatal, por lo cual está presente en toda su actividad contractual.
– Específico: es un Riesgo propio del Proceso de Contratación objeto de análisis.
Fuente:
– Interno: es un Riesgo asociado a la operación, capacidad, o situación particular de la Entidad Estatal (reputacional, tecnológico).
– Externo: es un Riesgo del sector del objeto del Proceso de Contratación, o asociado a asuntos no referidos a la Entidad Estatal (desastres económicos, existencia de monopolios, circunstancias electorales).
Etapa:
– Planeación: la etapa de planeación está comprendida entre la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y la fecha en la cual se decide continuar o no con el Proceso de Contratación. Durante esta etapa, la Entidad Estatal elabora los estudios previos y el proyecto de pliegos de condiciones o sus equivalentes. Dentro de las preguntas que la Entidad Estatal debe hacerse para identificar los Riesgos de la etapa de planeación se encuentran las siguientes:
i) La modalidad de contratación es adecuada para el bien servicio u obra necesitado;
ii) Los requisitos habilitantes son los apropiados para el Proceso de Contratación y es posible encontrar proponentes que los cumplan incluyendo los Riesgos relacionados con la habilidad para determinar requisitos habilitantes consistentes con el Proceso de Contratación y con el sector económico en el que actúan los posibles oferentes;
iii) El valor del contrato corresponde a los precios del mercado;
iv) La descripción del bien o servicio requerido es claro;
v) El Proceso de Contratación cuenta con las condiciones que garanticen la transparencia, equidad y competencia entre los proponentes;
vi) El estudio de mercado permite identificar los aspectos de oferta y demanda del mercado respectivo;
vii) El diseño del Proceso de Contratación permite satisfacer las necesidades de la Entidad Estatal, cumplir su misión y si es coherente con el cumplimiento de sus objetivos y metas.
– Selección: la etapa de selección está comprendida entre el acto de Apertura del Proceso de Contratación y la Adjudicación o la declaración de desierto del Proceso de Contratación. En la etapa de selección la Entidad Estatal selecciona al contratista. En esta etapa los Riesgos frecuentes son los siguientes:
i) Falta de capacidad de la Entidad Estatal para promover y adelantar la selección del contratista, incluyendo el riesgo de seleccionar aquellos que no cumplan con la totalidad de los requisitos habilitantes o se encuentren incursos en alguna inhabilidad o incompatibilidad;
ii) Riesgo de colusión;
iii) Riesgo de ofertas artificialmente bajas.
– Contratación: Una vez adjudicado el contrato objeto del Proceso de Contratación, inicia la etapa de contratación en la cual se debe cumplir con el cronograma previsto para la celebración del contrato, el registro presupuestal, la publicación en el SECOP y el cumplimiento de los requisitos para el perfeccionamiento, ejecución y pago. En esta etapa los Riesgos frecuentes son los siguientes:
i) Riesgo de que no se firme el contrato;
ii) Riesgo de que no se presenten las garantías requeridas en los Documentos del Proceso de Contratación o que su presentación sea tardía;
iii) Riesgos asociados al incumplimiento de la publicación o el registro presupuestal del contrato;
iv) Riesgos asociados a los reclamos de terceros sobre la selección del oferente que retrasen el perfeccionamiento del contrato.
– Ejecución: la etapa de ejecución inicia una vez cumplidos los requisitos previstos para iniciar la ejecución del contrato respectivo y termina con el vencimiento del plazo del contrato o la fecha de liquidación si hay lugar a ella. Esta etapa puede extenderse cuando hay lugar a garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o a condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes. En esta etapa se cumplen con las obligaciones previstas en el contrato, permitiendo el logro del objeto del Proceso de Contratación; en consecuencia los Riesgos frecuentes son los asociados al cumplimiento del contrato y el logro del objeto propuesto, el rompimiento del equilibrio económico del contrato, los asociados a la liquidación y terminación del contrato y aquellos relacionados con el incumplimiento de la normativa posconsumo.
Tipo:
El Documento Conpes 3714 de 2011 clasifica los Riesgos de acuerdo con los siguientes tipos7:
– Riesgos Económicos: Son los derivados del comportamiento del mercado, tales como la fluctuación de los precios de los insumos, desabastecimiento y especulación de los mismos, entre otros.
– Riesgos Sociales o Políticos: Son los derivados de los cambios de las políticas gubernamentales y de cambios en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del contrato.
– Riesgos Operacionales: Son los asociados a la operatividad del contrato, tales como la suficiencia del presupuesto oficial, del plazo o los derivados de procesos, procedimientos, parámetros, sistemas de información y tecnológicos, equipos humanos o técnicos inadecuados o insuficientes.
– Riesgos Financieros: Son i) el riesgo de consecución de financiación o riesgo de liquidez para obtener recursos para cumplir con el objeto del contrato, y ii) el riesgo de las condiciones financieras establecidas para la obtención de los recursos, tales como plazos, tasas, garantías, contragarantías, y refinanciaciones, entre otros.
– Riesgos Regulatorios: derivados de cambios regulatorios o reglamentarios que afecten la ecuación económica del contrato.
– Riesgos de la Naturaleza: Son los eventos naturales previsibles en los cuales no hay intervención humana que puedan tener impacto en la ejecución del contrato, por ejemplo los temblores, inundaciones, lluvias, sequías, entre otros.
– Riesgos Ambientales: Son los derivados de las obligaciones legales o reglamentarias de carácter ambiental, así como de las licencias, planes de manejo o de permisos y autorizaciones ambientales, incluyendo tasas retributivas y compensatorias, obligaciones de mitigación, tareas de monitoreo y control, entre otras.
– Riesgos Tecnológicos: Son los derivados de fallas en los sistemas de comunicación de voz y de datos, suspensión de servicios públicos, nuevos desarrollos tecnológicos o estándares que deben ser tenidos en cuenta para la ejecución del contrato, obsolescencia tecnológica.
Por último, la Entidad Estatal debe describir cada uno de los Riesgos y determinar las posibles consecuencias de la ocurrencia de los mismos.
3. Evaluar y calificar los riesgos
Una vez cumplidos los pasos a los que se refieren los numerales 1 y 2 anteriores, la Entidad Estatal debe evaluar cada uno de los Riesgos identificados, estableciendo el impacto de los mismos frente al logro de los objetivos del Proceso de Contratación y su probabilidad de ocurrencia. Esta evaluación tiene como fin asignar a cada Riesgo una calificación en términos de impacto y de probabilidad, la cual permite establecer la valoración de los Riesgos identificados y las acciones que se deban efectuar.
Para estimar el impacto y la probabilidad de ocurrencia de un evento que afecte de manera negativa el Proceso de Contratación, se sugiere considerar fuentes de información como:
– Registros anteriores de la ocurrencia del evento en Proceso de Contratación propios y de otras Entidades Estatales.
– Experiencia relevante propia y de otras Entidades Estatales.
– Prácticas y experiencia de la industria o el sector en el manejo del Riesgo identificado.
– Publicaciones o noticias sobre la ocurrencia del Riesgo identificado.
– Opiniones y juicios de especialistas y expertos.
– Estudios técnicos.
La Entidad Estatal debe evaluar los Riesgos combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto del evento para:
a) Asignar una categoría a cada Riesgo de acuerdo con la probabilidad de ocurrencia así: raro, improbable, posible, probable y casi cierto y valorar los de 1 a 5 siendo raro el de valor más bajo y casi cierto el de valor más alto, como se indica en la Tabla 2. La Entidad Estatal puede utilizar las fuentes de información sugeridas anteriormente, métodos cuantitativos con diferentes metodologías que arrojen otros resultados y complementen los resultados de la matriz de evaluación de riesgos.
Tabla 2 - Probabilidad del Riesgo
| Categoría | Valoración | |
| Probabilidad | Raro (puede ocurrir excepcionalmente) | 1 |
| Improbable (puede ocurrir ocasionalmente) | 2 | |
| Posible (puede ocurrir en cualquier momento futuro) | 3 | |
| Probable (probablemente va a ocurrir) | 4 | |
| Casi cierto (ocurre en la mayoría de circunstancias) | 5 | |
b) Determinar el impacto del Riesgo, utilizando la Tabla 3, analizando los siguientes criterios: (i) la calificación cualitativa del efecto del Riesgo, y (ii) la calificación monetaria del Riesgo, la cual corresponde a la estimación de los sobrecostos ocasionados por la ocurrencia del Riesgo como un porcentaje del valor total del presupuesto del contrato. La Entidad Estatal debe escoger la mayor valoración resultante de los criterios (i) y (ii) para determinar el impacto del Riesgo.
Tabla 3 - Impacto del Riesgo
Impacto
| Calificación Cualitativa | Obstruye la ejecución del contrato de manera intrascendente. | Dificulta la ejecución del contrato de manera baja. Aplicando medidas mínimas se puede lograr el objeto contractual. | Afecta la ejecución del contrato sin alterar el beneficio para las partes. | Obstruye la ejecución del contrato sustancialmente, pero aun así permite la consecución del objeto contractual. | Perturba la ejecución del contrato de manera grave imposibilitando la consecución del objeto contractual. |
Impacto
| Calificación Monetaria | Los sobrecostos no representan más del uno por ciento (1%) del valor del contrato. | Los sobrecostos no representan más del cinco por ciento (5%) del valor del contrato. | Genera un impacto sobre el valor del contrato entre el cinco (5%) y el quince por ciento (15%). | Incrementa el valor del contrato entre el quince (15%) y el treinta por ciento (30%). | Impacto sobre el valor del contrato en más del treinta por ciento (30%). | |
| Categoría | Valoración | Insignificante | Menor | Moderado | Mayor | Catastrófico |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
c) Para cada Riesgo se deben sumar las valoraciones de probabilidad e impacto, para obtener la valoración total del Riesgo
Tabla 4 – Valoración del Riesgo
Impacto
| Calificación Cualitativa | Obstruye la ejecución del contrato de manera intrascendente. | Dificulta la ejecución del contrato de manera baja, aplicando medidas mínimas se pueden lograr el objeto contractual | Afecta la ejecución del contrato sin alterar el beneficio para las partes | Obstruye la ejecución del contrato sustancialmente, pero aun así permite la consecución del objeto contractual | Perturba la ejecución del contrato de manera grave imposibilitando la consecución del objeto contractual. | ||
| Calificación Monetaria | Los sobrecostos no representan más del uno por ciento (1%) del valor del contrato. | Los sobrecostos no representan más del cinco por ciento (5%) del valor del contrato. | Genera un impacto sobre el valor del contrato entre el cinco (5%) y el quince por ciento (15%). | Incrementa el valor del contrato entre el quince (15%) y el treinta por ciento (30%). | Impacto sobre el valor del contrato en más del treinta por ciento (30%). | ||
| Categoría | Valoración | Insignificante | Menor | Moderado | Mayor | Catastrófico | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||
| Probabilidad | Raro (puede ocurrir excepcionalmente) | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Improbable (puede ocurrir ocasionalmente) | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |
| Posible (puede ocurrir en cualquier momento futuro) | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |
| Probable (probablemente va a ocurrir) | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | |
| Casi cierto (ocurre en la mayoría de circunstancias) | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
d) Finalmente, la valoración completa del Riesgo permite establecer una categoría a cada uno de ellos para su correcta gestión:
Tabla 5 – Categoría del Riesgo
| Valoración del Riesgo | Categoría |
| 8, 9 y 10 | Riesgo extremo |
| 6 y 7 | Riesgo alto |
| 5 | Riesgo medio |
| 2, 3 y 4 | Riesgo bajo |
4. Asignación y tratamiento de los Riesgos
Una vez realizada la evaluación y calificación de cada uno de los Riesgos asociados al Proceso de Contratación, la Entidad Estatal debe establecer un orden de prioridades para decidir:
a) Evitar el Riesgo, para lo cual debe decidir no proceder con la actividad que causa el Riesgo o buscar alternativas para obtener el beneficio del Proceso de Contratación;
b) Transferir el Riesgo haciendo responsable a otra entidad quien asume las consecuencias de la materialización del Riesgo, típicamente se transfiere el Riesgo a través de las garantías previstas en el Proceso de Contratación o en las condiciones del contrato estableciendo con claridad quién es el responsable. El principio general es que el Riesgo debe asumirlo la parte que pueda enfrentarlo en mejor forma, bien sea por su experiencia, conocimiento o papel dentro de la ecuación contractual, entre otras;
c) Aceptar el Riesgo cuando no puede ser evitado ni ser transferido o el costo de evitarlo o transferirlo es muy alto. En este caso se recomiendan medidas para reducir el Riesgo o mitigar su impacto, así como el monitoreo;
d) Reducir la probabilidad de la ocurrencia del evento, cuando el Riesgo debe ser aceptado. Para el efecto se sugieren medidas como: (i) aclarar los requisitos, requerimientos y especificaciones y productos del contrato; (ii) revisar procesos; (iii) establecer sistemas de aseguramiento de calidad en los contratos; (iv) especificar estándares de los bienes y servicios; (v) hacer pruebas e inspecciones de los bienes; (vi) establecer sistemas de acreditación profesional; (vii) incluir declaraciones y garantías del contratista; (viii) administrar la relación entre proveedores y compradores;
e) Reducir las consecuencias o el impacto del Riesgo a través de planes de contingencia, en los términos y condiciones del contrato, inspecciones y revisiones para revisar el cumplimiento del contrato y programas de apremio para lograr el cumplimiento del contrato.
La Entidad Estatal debe seleccionar la opción apropiada teniendo en cuenta el costo y el beneficio de cualquiera de las acciones identificadas para el tratamiento del Riesgo, enumeradas anteriormente. En la mayoría de los casos una combinación de opciones permite el mejor resultado8.
Generalmente las medidas para tratar los Riesgos son acciones o actividades específicas para responder a los eventos, para lo cual se sugiere preparar un plan de tratamiento para documentar cómo se enfrenta cada uno de los Riesgos (ver matriz), incluyendo acciones, cronogramas, recursos (personal, información) y presupuesto, responsabilidades, necesidades de informes y reportes y de monitoreo.
La tarea más importante del manejo del Riesgo es la implementación del plan de tratamiento, lo cual requiere atención, asegurar los recursos que requiere y el cumplimiento oportuno de las tareas previstas en este plan. La matriz debe contener la información básica del tratamiento de los Riesgos.
6. Monitorear los Riesgos
La Entidad Estatal debe realizar un monitoreo constante a los Riesgos del Proceso de Contratación pues las circunstancias cambian rápidamente y los Riesgos no son estáticos. La matriz y el plan de tratamiento deben ser revisadas constantemente y revisar si es necesario hacer ajustes al plan de tratamiento de acuerdo con las circunstancias.
Este monitoreo debe:
a) Garantizar que los controles son eficaces y eficientes en el diseño y en la operación;
b) Obtener información adicional para mejorar la valoración del Riesgo;
c) Analizar y aprender lecciones a partir de los eventos, los cambios, las tendencias, los éxitos y los fracasos;
d) Detectar cambios en el contexto externo e interno que puedan exigir revisión de los tratamientos del Riesgo y establecer un orden de prioridades de acciones para el tratamiento del Riesgo;
e) Identificar nuevos Riesgos que pueden surgir.
Finalmente, la Entidad Estatal debe monitorear los Riesgos y revisar la efectividad y el desempeño de las herramientas implementadas para su gestión. Para lo cual, debe: (i) asignar responsables; (ii) fijar fechas de inicio y terminación de las actividades requeridas; (iii) señalar la forma de seguimiento (encuestas, muestreos aleatorios de calidad, u otros); (iv) definir la periodicidad de revisión; y (v) documentar las actividades de monitoreo.
C. ¿Qué se debe incluir en los Documentos del Proceso de Contratación y en la audiencia de asignación de Riesgos?
La Entidad Estatal debe incluir en los Estudios Previos del Proceso de Contratación los Riesgos que afecten la ejecución del contrato y que identificó en la matriz de administración de Riesgos.
Esta misma matriz debe incluirse en el proyecto de Pliego de Condiciones o su equivalente y la información contenida en ella debe utilizarse para analizar y tratar los riesgos del proceso de contratación. Aquellos tratamientos que correspondan a garantías, cláusulas penales o multas y sanciones, deben ser incluidos en el Pliego de Condiciones o su equivalente y en la minuta del contrato.
En los procesos de licitación pública, la Entidad Estatal debe adelantar una audiencia de asignación de Riesgos en la cual debe presentar el análisis de Riesgos efectuado y presentar a los interesados la matriz incluida en los pliegos y revisar la asignación de los Riesgos.
* * *
1. Artículo 2o del Decreto número 1510 de 2013.
2. Decreto-ley 4170 de 2011, artículo 1o y numeral 9 del artículo 12.
3. DIMITRI N., PIGA, G., SPAGNOLO G., Handbook of Procurement. New York: Cambridge University Press, 2006.
4. Artículo 2o del Decreto número 1510 de 2013.
5. Del riesgo previsible en el marco de la política de contratación pública, Departamento Nacional de Planeación, 1o de diciembre de 2011.
6. Risk Assessment and Management: Managing Risks in Products and Services Contracting, Department of Finance, Government of Western Australia, 2011.
7. Las definiciones de los tipos de riesgos se han tomado textualmente del documento Conpes 3714 de 2011.
8. Risk Management, NSW Government Procurement Guidelines, December 2006. http://www.procurepoint.nsw.gov.au/sites/default/files/documents/guidelines_risk_management.pdf
