RESOLUCIÓN 9452 DE 2023

(noviembre 22)

Diario Oficial No. 52.588 de 23 de noviembre de 2023

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Por la cual se convoca y se fija el procedimiento de elección de los representantes de los empleados ante la Comisión de Personal de Carrera Administrativa del Ministerio de Relaciones Exteriores periodo 2023-2025.

LA DIRECTORA DE TALENTO HUMANO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

en uso de sus facultades legales y, en especial las que le confiere los artículos 2.2.14.2.1, 2.2.14.2.2 del Decreto Único Reglamentario 1083 de 2015 y el numeral 16 del artículo 4o de la Resolución 2638 del 28 de mayo de 2019, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 16 de la Ley 909 de 2004 señala que, en todas las entidades reguladas por esta Ley, deberá existir una Comisión de personal conformada por dos (2) representantes de la entidad designados por el nominador o por quién haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados de la entidad quienes deben ser de carrera administrativa y elegidos por votación directa de los empleados.

Que el artículo 2.2.14.1.1 del Decreto número 1083 de 2015 modificado por el artículo 3o del Decreto 498 del 30 de marzo de 2020 indica que en todos los organismos y entidades regulados por la Ley 909 de 2004, deberá existir una Comisión de personal conformada por dos (2) representantes del organismo o entidad, designados por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados quienes deben ser de carrera administrativa.

Que los dos representantes que para el efecto designe el jefe de la entidad serán empleados públicos de libre nombramiento y remoción o de carrera administrativa, excluyéndose, el Jefe de la Unidad de Personal, quien de conformidad con lo previsto en el inciso tercero del numeral 1 del artículo 16 de la Ley 909 de 2004 funge como Secretario de la Comisión de Personal.

Que el Jefe de Control Interno o quien haga sus veces en la entidad, tampoco puede llegar a ser designado como representante de la administración ante la Comisión de personal, como quiera que en aplicación de lo previsto en el inciso segundo del numeral 1 del artículo 16 de la referida ley, es el encargado de dirimir los empates que se presenten en la adopción de las decisiones por parte de la Comisión de personal de carrera administrativa.

Que los dos (2) representantes de los empleados serán elegidos por votación directa de los empleados públicos del organismo o entidad y cada uno tendrá un suplente que deberá acreditar los mismos requisitos y condiciones del titular. En las votaciones que se adelanten para la elección de los representantes de la Comisión de personal de carrera administrativa, podrán participar todos los servidores que ocupen empleos de carrera administrativa independientemente de su forma de vinculación.

Que en relación con los empleados vinculados mediante nombramiento provisional el Decreto Único Reglamentario 1083 de 2015 en su artículo 2.2.14.2.1, contempla una excepción para que puedan postularse a la elección como representantes de los empleados ante la Comisión de personal, cuando en las entidades no haya personal de carrera administrativa, o el número de empleados de carrera no haga posible la conformación de la Comisión de personal de carrera administrativa.

Que la anterior excepción también aplicará en el evento de que se realice la convocatoria y no se inscriban por lo menos cuatro (4) candidatos o los inscritos no acreditan los requisitos exigidos.

Que en el artículo 2.2.14.2.13 del Decreto Único Reglamentario 1083 de 2015, establece que los representantes de los empleados en la Comisión de personal y sus suplentes serán elegidos para períodos de dos (2) años, que se contarán a partir de la expedición del acto administrativo de conformación de la Comisión de personal de carrera administrativa para el periodo 2023-2025.

Que en virtud de lo anterior y en atención al concepto 20202010366371 emitido por la Comisión Nacional del Servicio Civil, en el proceso de votaciones para elegir a los nuevos integrantes de la Comisión de personal de carrera administrativa, es posible utilizar medios electrónicos para la elección virtual de los representantes de los empleados ante la Comisión de personal de carrera administrativa, en atención a lo dispuesto en el artículo 258 de la Constitución Política.

Que se hace necesario adelantar el proceso de elección de los dos (2) representantes principales y sus respectivos suplentes de los empleados ante la Comisión de personal de carrera administrativa del Ministerio de Relaciones Exteriores para el periodo 2023-2025, utilizando para ello los medios virtuales y electrónicos que permitan el desarrollo del citado proceso.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. CONVOCATORIA. Convocar a los servidores públicos que ocupen empleos de carrera administrativa, independientemente de su forma de vinculación y a los de libre nombramiento y remoción del Ministerio, a fin de que participen en las votaciones que se adelantarán de forma electrónica utilizando las tecnologías de la información, con el objetivo de elegir los dos (2) representantes principales y dos (2) suplentes de los empleados ante la Comisión de personal de carrera administrativa del Ministerio de Relaciones Exteriores para el periodo 2023-2025, elección que se llevará a cabo el día 11 de diciembre de 2023.

ARTÍCULO 2o. FUNCIONES DE LA COMISIÓN DE PERSONAL DE CARRERA ADMINISTRATIVA. La Comisión de personal de Carrera Administrativa del Ministerio de Relaciones Exteriores, cumplirá las siguientes funciones:

a) Velar porque los procesos de selección para la provisión de empleos y de evaluación del desempeño se realicen conforme con lo establecido en las normas y procedimientos legales y reglamentarios y con los lineamientos señalados por la Comisión Nacional del Servicio Civil. Las citadas atribuciones se llevarán a cabo sin perjuicio de las facultades de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Para el efecto, la Comisión de personal de carrera administrativa deberá elaborar los informes y atender las solicitudes que aquella requiera.

b) Resolver las reclamaciones que en materia de procesos de selección y evaluación del desempeño y encargo les sean atribuidas por el procedimiento especial.

c) Solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil, la exclusión de la lista de elegibles de las personas que hubieren sido incluidas sin reunir los requisitos exigidos en las respectivas convocatorias, o con violación de las leyes o reglamentos que regulan la carrera administrativa. En el caso de no atenderse la solicitud, deberán informar de esta situación a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que adopte las medidas pertinentes.

d) Conocer en primera instancia, las reclamaciones que formulen los empleados de carrera que hayan optado por el derecho preferencial a ser vinculados, cuando se les supriman sus empleos, por considerar que han sido vulnerados sus derechos.

e) Conocer en primera instancia, las reclamaciones que presenten los empleados por los efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por desmejoramiento de sus condiciones laborales o por los encargos.

f) Velar porque los empleos se provean en el orden de prioridad establecido en las normas legales y porque las listas de elegibles sean utilizadas dentro de los principios de economía, celeridad y eficacia de la función administrativa.

g) Velar porque en los procesos de selección se cumplan los principios y reglas previstas en esta ley.

h) Participar en la elaboración del plan anual de formación y capacitación y en el de estímulos y en su seguimiento.

i) Proponer en la respectiva entidad la formulación de programas para el diagnóstico y medición del clima organizacional.

j) Las demás funciones que le sean atribuidas por la ley o el reglamento.

ARTÍCULO 3o. DIVULGACIÓN DE LA CONVOCATORIA. La Dirección de Talento Humano, realizará amplia divulgación de la convocatoria del 22 al 28 de noviembre de 2023, con el fin de garantizar, promover y estimular la participación de los empleados que de acuerdo con las disposiciones vigentes puedan participar en el proceso, mediante la utilización de correo electrónico institucional, intranet, entre otros.

ARTÍCULO 4o. CALIDADES DE LOS ASPIRANTES. Los aspirantes a ser representantes de los empleados en la Comisión de Personal de Carrera Administrativa que se inscriban para participar en el proceso de elección deberán acreditar las siguientes condiciones y calidades:

a) No haber sido sancionado disciplinariamente durante el año inmediatamente anterior a la fecha de la inscripción de la candidatura;

b) Ser empleados de carrera administrativa.

PARÁGRAFO. De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artículo 2.2.14.2.13 del Decreto número 1083 de 2015, los representantes de los empleados y sus suplentes que actualmente integran la Comisión de Personal de Carrera Administrativa, no podrán ser reelegidos para el periodo siguiente.

ARTÍCULO 5o. INSCRIPCIÓN DE CANDIDATOS. Los candidatos a ser representantes de los empleados ante la Comisión de personal de Carrera Administrativa del Ministerio de Relaciones Exteriores, deberán inscribirse mediante la herramienta tecnológica que disponga la Dirección de Talento Humano, desde el 29 de noviembre al 1 de diciembre de 2023, diligenciando el formulario electrónico que contendrá como mínimo la siguiente información:

1) Nombres y apellidos completos del candidato.

2) Tipo y número de documento de identidad.

3) Dependencia.

4) Cargo.

5) Manifestación expresa que reúne las condiciones y calidades de que trata el artículo 4o de la presente resolución como garantía de seriedad de la inscripción.

PARÁGRAFO. Si dentro de dicho término no se inscriben por lo menos cuatro (4) candidatos o los inscritos no acreditan los requisitos exigidos, este término se prorrogará automáticamente por un lapso igual.

ARTÍCULO 6o. DIVULGACIÓN LISTA DE INSCRITOS. El listado de los candidatos habilitados para ser elegidos se divulgará el día hábil siguiente al vencimiento de los términos para la inscripción, es decir el 4 de diciembre de 2023. La lista se publicará electrónicamente, utilizando los medios virtuales disponibles.

ARTÍCULO 7o. DESIGNACIÓN DE JURADOS. La Dirección de Talento Humano designará los jurados de votación, a razón de dos (2) principales y dos (2) suplentes.

ARTÍCULO 8o. CAPACITACIÓN DE JURADOS. Se citará a los jurados de votación para que asistan a una capacitación el 5 de diciembre de 2023, con la finalidad de suministrar instrucciones frente a la jornada de elección, garantizando así el mecanismo idóneo de seguridad y control de la información que garantice la transparencia y veracidad del proceso electoral.

ARTÍCULO 9o. FUNCIONES DE LOS JURADOS. Los jurados de votación tendrán las siguientes funciones:

a) Conocer y verificar que la herramienta dispuesta por la Dirección de Talento Humano es suficiente, confiable y válida para realizar el proceso de votación.

b) Vigilar el proceso de votación.

c) Verificar la identidad de los votantes.

d) Realizar el escrutinio de los votos recibidos por los medios virtuales y consignar los resultados en el acta del escrutinio.

e) Firmar las actas.

ARTÍCULO 10. LISTA DE VOTANTES HABILITADOS. La Dirección de Talento Humano publicará la lista general de votantes habilitados durante los dos (2) días hábiles anteriores a la fecha fijada para la elección, es decir el 6 y 7 de diciembre de 2023, a través del medio virtual establecido, indicando el número de documento de identidad del votante habilitado.

ARTÍCULO 11. ELECCIONES. Las votaciones se efectuarán de manera virtual, mediante la herramienta tecnológica divulgada a través de correo electrónico con el link habilitado el día de la votación.

El acto de votación será nominal, directo y secreto; en consecuencia, el derecho a votar es indelegable, ni los electores pueden hacerse representar.

Las votaciones se efectuarán en un solo día, se abrirán a las ocho (8:00 a. m.) hora Colombia del 11 de diciembre de 2023, y se cerrarán el mismo día a las cuatro (4:00 p. m.) hora Colombia, a través de voto electrónico desde el usuario institucional del votante habilitado.

ARTÍCULO 12. ESCRUTINIO VIRTUAL Y DECLARACIÓN DE RESULTADOS. Cerrado el proceso de votación, se efectuará el escrutinio general y la declaración de la elección el día 11 de diciembre de 2023, a las (4:30 p. m.) hora Colombia. Una vez culminado el proceso de escrutinio se efectuará la declaración correspondiente.

En presencia de un servidor del G.I.T. Control Interno de Gestión, los jurados procederán a realizar el escrutinio y anotar en la correspondiente acta el número de votos emitidos a favor de cada candidato, así como el de los votos en blanco.

Una vez terminado el escrutinio se leerá en voz alta y los jurados entregarán a los encargados de la Dirección de Talento Humano los votos y demás documentos utilizados, de lo cual se dejará constancia en el acta de escrutinio que será firmada por los miembros del jurado de votación y por el servidor designado por el G.I.T. Control Interno de Gestión.

Si el mayor número de votos fuera igual para dos (2) de los candidatos, éstos serán elegidos como representantes de los empleados ante la Comisión de Personal de Carrera Administrativa.

Si el número de votos a favor de más de dos (2) candidatos fuese igual, la elección se decidirá al azar, mecanismo que será previsto por el servidor designado por el G.I.T. Control Interno de Gestión.

ARTÍCULO 13. FUNCIONARIOS ELEGIDOS. Serán elegidos como representantes de los empleados ante la Comisión de Personal de Carrera Administrativa, los dos (2) candidatos que obtengan mayoría de votos en estricto orden. Como suplentes serán elegidos los que obtengan el tercero y cuarto lugar, quienes en su orden reemplazarán a los principales.

Si el mayor número de votos fuere igual para dos de los candidatos, estos serán elegidos como representantes de los empleados ante la Comisión de personal de carrera administrativa. Si el número de votos a favor de más de dos candidatos fuere igual, la elección se decidirá a la suerte.

ARTÍCULO 14. PERIODO. Los representantes elegidos, conformarán la Comisión de Personal de Carrera Administrativa del Ministerio de Relaciones Exteriores durante un periodo de dos (2) años, que se contarán a partir de la expedición del acto administrativo de conformación de la Comisión de Personal de Carrera Administrativa para el periodo 2023-2025.

ARTÍCULO 15. RECLAMACIONES. Los candidatos en el mismo acto de escrutinio podrán manifestar su intención de reclamación, la cual será formalizada por escrito el mismo día. Las reclamaciones deberán ser resueltas por la Dirección de Talento Humano durante los dos (2) días hábiles siguientes a la elección.

ARTÍCULO 16. ACTO ADMINISTRATIVO QUE CONFORMA LA COMISIÓN DE PERSONAL DE CARRERA ADMINISTRATIVA. Una vez resueltas las reclamaciones, la Dirección de Talento Humano proyectará para la firma del Despacho del señor Ministro, el acto administrativo que conforma la Comisión de personal de carrera administrativa del Ministerio de Relaciones Exteriores.

ARTÍCULO 17. CRONOGRAMA. De acuerdo con lo establecido en los artículos anteriores, el cronograma es el siguiente:

ARTÍCULO 18. PRÓRROGA DEL CRONOGRAMA. En cumplimiento de lo establecido en el artículo 2.2.14.2.4 del Decreto número 1083 de 2015, si vencido el término de cinco (5) días para la inscripción de candidatos no se inscriben al menos cuatro (4), este término se prorrogará por un lapso igual, con el correspondiente ajuste del cronograma.

ARTÍCULO 19. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 22 de noviembre de 2023.

La Directora de Talento Humano,

SILVIA MARGARITA CARRIZOSA CAMACHO.

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
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Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)

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