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RESOLUCIÓN 6619 DE 2008
(diciembre 26)
Diario Oficial No. 47.335 de 29 de abril de 2009
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 2301 de 2020>
Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES,
en uso de las facultades legales, y
CONSIDERANDO:
Primero. Que la Contaduría General de la Nación, mediante Resolución número 357 del 27 de julio de 2008, adoptó el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, el cual establece las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera, económica y social en los entes públicos, que garanticen la producción de información razonable y oportuna.
Segundo. Que de conformidad con el artículo 2o de la resolución precitada, el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública, al cual está obligado el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Tercero. Que con mérito en lo anteriormente expuesto, este Despacho,
RESUELVE:
MODELO ESTÁNDAR DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA.
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 2301 de 2020> Adoptar el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, el cual estará regido por los siguientes aspectos:
1. Fundamentos
El modelo está orientado al establecimiento de políticas y al desarrollo de procedimientos dirigidos a obtener sistemas y fuentes de información que le permitan al Ministerio y a su Fondo Rotatorio:
1.1. Adelantar las gestiones administrativas necesarias por parte de los responsables de la información financiera, tendientes a garantizar una información confiable, completa, razonable y oportuna, en los términos previstos en el Plan General de Contabilidad Pública – PGCP, expedido por la Contaduría General de la Nación.
1.2. Generar información contable que sirva de instrumento para la toma de decisiones, en relación con el control y la optimización de los recursos con que cuenta la entidad, en procura de una gestión pública eficiente y transparente.
1.3. Dar a conocer la situación financiera de la entidad y el resultado de la actividad financiera, económica y social a la comunidad, los ciudadanos, organismos de planificación y desarrollo de política económica, órganos de representación política y demás usuarios de dicha información.
1.4. Permitir la verificación y comprobación interna y externa, que acrediten y confirmen la procedencia y magnitud de los hechos o actividades de la entidad, conforme a las normas existentes sobre la materia.
1.5. Contribuir al ejercicio de la rendición de cuentas y el cumplimiento de la legalidad y el control administrativo, fiscal y disciplinario sobre la gestión eficiente, así como la destinación, uso, mantenimiento y salvaguarda de los recursos con que cuenta la entidad.
1.6. Contar con los soportes idóneos de los registros contables.
1.7. Evitar que en la contabilidad de la entidad se registre información que esté afectada por alguna de las siguientes situaciones:
a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad.
b) Derechos u obligaciones, que no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.
c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.
d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.
e) Valores por la pérdida de los bienes o derechos cuando no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona.
f) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente.
2. Políticas administrativas encaminadas a la sostenibilidad contable
A efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución 357 del 23 de julio de 2008 de la Contaduría General de la Nación se fijan las siguientes políticas sobre el procedimiento de control interno contable:
El proceso de sostenibilidad de la contabilidad deberá ser asumido por todas las áreas en las cuales se genere información o se sucedan hechos que afecten directa o indirectamente la contabilidad del Ministerio o del Fondo Rotatorio, para lo cual aportarán la información y documentos necesarios, proceso que será liderado por la Dirección Administrativa y Financiera.
Las diferentes dependencias afectadas con el proceso de sostenibilidad de la contabilidad, tales como: Contabilidad, Planeación, Nómina, Pagaduría, Tesorería, Presupuestos, Almacén, Contratos, Jurídica, Control Interno Disciplinario, Embajadas, Consulados, y Delegaciones de Colombia en el exterior entre otros, deben efectuar cruces de información entre sí, con el propósito de determinar las diferencias y el origen de las mismas, así como también participar en el proceso de investigación administrativa que conduzcan a las soluciones definitivas de las inconsistencias que afectan los estados contables del Ministerio o del Fondo Rotatorio.
Las áreas involucradas deben estar atentas a corregir fallas o deficiencias de carácter administrativo u operativo que pudieran dar origen a situaciones que son objeto de sostenibilidad de la contabilidad.
La Oficina Jurídica del Ministerio deberá prestar asistencia permanente, en esta materia, al Representante Legal, al Comité Técnico de Sostenibilidad de la contabilidad, a la Dirección Administrativa y Financiera, a la Oficina de Control Interno y demás áreas involucradas, en el desarrollo del proceso de sostenibilidad de la contabilidad del Ministerio o del Fondo Rotatorio.
Así mismo, la Coordinación de Contratos del Ministerio y del Fondo Rotatorio, deberá participar junto con las demás dependencias en los trámites relacionados con la liquidación de los contratos pendientes, en la elaboración de las respectivas actas de liquidación, las cuales deberán remitir a la Dirección Administrativa y Financiera, para su respectiva legalización.
La Oficina Jurídica debe adelantar los estudios necesarios que permitan identificar los posibles derechos y obligaciones de la Entidad frente a los procesos judiciales que cursan a su favor o en contra, identificando claramente la etapa en que se encuentran dichos procesos, presentando informes con el propósito de actualizar los registros existentes, suprimir o incorporar partidas no reconocidas contablemente.
El Coordinador de Almacén, encargado del manejo y control de los bienes del Fondo Rotatorio, liderará todo el proceso de levantamiento de los inventarios físicos y remitirá a contabilidad del Fondo Rotatorio para su cotejo con los registros contables, con el propósito de aclarar y soportar las diferencias presentadas para el saneamiento de los inventarios.
Las áreas de Pagaduría y Tesorería, serán las dependencias responsables de recopilar la información y documentación relativa a la depuración de las cuentas que manejan recursos financieros e inversiones con el objeto de efectuar la depuración a dichas cuentas.
Las dependencias encargadas del cobro de los derechos por ingresos no tributarios, por venta de bienes y servicios en general y demás conceptos, serán los responsables de adelantar y documentar los estudios sobre los saldos inconsistentes de los valores pendientes de recaudo con fines de saneamiento.
La Dirección del Talento Humano será la dependencia responsable de verificar los registros de nóminas, prestaciones sociales, descuentos de nómina y aportes, haciendo las conciliaciones respectivas y obteniendo la recopilación de la documentación necesaria para efectuar la depuración de las obligaciones laborales, aportes a la seguridad social, así como también de los pasivos por prestaciones sociales.
Para efectos de garantizar que una vez surtido el proceso de sostenibilidad de la contabilidad, no se incurra en el futuro en prácticas u omisiones que conlleven a nuevas situaciones que afecten la racionabilidad y confiabilidad de la información financiera, económica y social, es indispensable que:
La Coordinación de Sistemas o la que haga sus veces, debe coordinar el establecimiento de procedimientos administrativos que permita el adecuado flujo de información y garantice que en el futuro no se vuelva a incurrir en hechos que afectan la razonabilidad de los estados contables.
Se deben adoptar políticas de mejoramiento continuo en cada una de las áreas involucradas en el proceso contable, comunicando cualquier dificultad a la dependencia encargada de solucionarlos, a efectos de actualizar los procedimientos a que haya lugar, con el fin de garantizar que la información contable sea razonable.
Cada una de las áreas u oficinas del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio será responsable de sus operaciones y podrá imponer los controles que considere necesarios de manera que la información contable procesada corresponda a operaciones ciertas y verificables, y deberán hacer periódicamente las conciliaciones necesarias para garantizar la consistencia de los registros contables con las diferentes fuentes de información.
3. Características de la información contable
Además de las características establecidas en el PGCP, la contabilidad del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores debe contar, en forma permanente, con las características de razonabilidad y oportunidad.
3.1. Razonabilidad
Se entiende que la información contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores es razonable cuando refleja la situación financiera y el resultado de la actividad, de manera ajustada a la realidad. Para ello, dicha información deberá contener los siguientes elementos mínimos:
a) Registro total de las operaciones: La contabilidad del Ministerio y del Fondo Rotatorio debe contener la totalidad de las operaciones económicas que la afecten. Por lo tanto, deben ser establecidos los controles necesarios que garanticen esta situación.
b) Individualización de bienes, derechos y obligaciones: Los bienes, derechos y obligaciones del Ministerio y del Fondo Rotatorio, esto es, las inversiones; cuentas por cobrar por concepto de multas, contribuciones, propiedades, planta y equipo; inventario de elementos de consumo; proveedores y acreedores, deben estar identificados en forma individual.
Para lo anterior, hace parte de la contabilidad de la entidad la información contenida en el Sistema Financiero y Administrativo, a través de los módulos de Recursos Humanos, Tesorería, Presupuesto, Inventarios, Activos Fijos y Cuentas por Pagar.
c) Reconocimiento de cuentas valuativas: Para realizar los cálculos y registros contables de depreciación y actualización de los valores de los bienes, el Ministerio y el Fondo Rotatorio aplicarán el procedimiento, términos y la vida útil establecida en el Plan General de Contabilidad Pública para las propiedades, planta y equipo, salvo que la entidad considere una vida útil diferente.
d) Ajuste a valores reales: Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad deben permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, mediante la actualización de los costos históricos. Para este efecto, se realizarán los avalúos de bienes muebles e inmuebles y los registros pertinentes, con la periodicidad y términos previstos en el Plan General de Contabilidad Pública.
e) Soportes documentales: La totalidad de las operaciones registradas por el Ministerio y del Fondo Rotatorio deben estar respaldadas con documentos idóneos susceptibles de verificación y comprobación. No podrán registrarse contablemente hechos económicos, financieros y sociales que no estén debidamente soportados.
f) Conciliaciones de información: El Ministerio y el Fondo Rotatorio realizarán conciliaciones periódicas para comparar la información registrada en la contabilidad y los datos existentes en las diferentes dependencias generadoras de los hechos.
g) Libros de Contabilidad: El Ministerio y el Fondo Rotatorio deben generar los libros de contabilidad, principales y auxiliares de que trata el Plan General de Contabilidad Pública, cuya información será la fuente para la elaboración de los estados contables.
Estos libros estarán contenidos en medio físico y/o magnético, con base en los aplicativos que, para el efecto, posee la entidad.
h) Estructura del área contable y gestión por procesos: La contabilidad de la entidad debe contar con los medios logísticos necesarios y el talento humano idóneo, que facilite la adecuada identificación, clasificación, registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información contable.
Para ello, debe dotarse con el hardware y software que integren, bien sea en línea o a través de interfases, la información que generan las diferentes áreas de la entidad, tales como Recursos Humanos, Tesorería, Presupuesto, Contratos, Cuentas por pagar, Inventarios, Activos Fijos, de acuerdo con la especialidad de las operaciones económicas que realicen.
i) Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones: Hacen parte del Modelo Estándar de Sostenibilidad del Sistema Contable, los manuales de procedimientos actualmente vigentes que afecten el proceso contable; así como los que en el futuro se expidan o modifiquen.
3.2. Oportunidad
La información debe ser registrada y revelada con la suficiente antelación para que cumpla con el propósito de control y toma de decisiones. Los elementos mínimos para cumplir con la característica de oportunidad son los siguientes:
a) Responsabilidad en la continuidad del proceso contable: La contabilidad debe ser un proceso continuo, independiente al personal encargado de realizar los registros. En consecuencia, la entidad velará por que dicho proceso permanezca en forma consistente.
b) Eficiencia en los sistemas de información contable y financiera: La contabilidad de la entidad deberá registrarse en forma automatizada, procurando siempre garantizar la eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica y social.
4. Proceso Contable
El proceso contable corresponde a un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas y sociales que afectan la situación financiera, la actividad y la capacidad para prestar lo servicios o generar flujos de recursos. Las etapas son las siguientes:
4.1 Identificación
En esta etapa se obtiene el conocimiento de situaciones o eventos pasados, presentes o que pueden ocurrir en el futuro, de carácter interno o externo y que afectan o pueden afectar la situación financiera o el resultado de la actividad económica y social de la entidad.
4.2 Clasificación
El funcionario competente debe realizar la revisión y verificación de la transacción o hecho económico, con base en los documentos fuente o soportes.
4.3 Registros y Ajustes
Una vez identificado, analizado, verificado y revisado el hecho económico o transacción, el funcionario procederá a realizar los registros contables pertinentes, teniendo en cuenta su naturaleza, en los comprobantes de contabilidad, libros auxiliares y principales, utilizando las herramientas informáticas asignadas y conforme a lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública para cada caso.
4.4 Presentación de los Estados Financieros
Elaborados los estados financieros deberán ser presentados y/o publicados en la forma y términos establecidos por las normas legales, procurando en todo caso satisfacer las necesidades de información de los usuarios internos y externos.
4.5 Análisis e interpretación de la Información
Los estados financieros básicos, así como los estados complementarios, serán la base para conocer la situación financiera de la entidad.
5. Controles
El Ministerio y el Fondo Rotatorio establecerán mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable para garantizar que la información financiera económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y los procedimientos establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública.
Dichos mecanismos deben permitir el análisis, valoración y tratamiento adecuado de eventos potenciales que puedan afectar el citado proceso.
Además, deben evitar la existencia de hechos financieros, económicos y sociales que, afectando la situación de la entidad, no estén incluidos en la contabilidad o, que estando incluidos, no cumplan con las normas del Plan General de Contabilidad Pública
Todos los funcionarios de la entidad y la Oficina de Control Interno tendrán la responsabilidad de evaluar continuamente la implementación del control interno contable, necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social, de tal manera que haga sostenible el proceso contable, promoviendo la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con este proceso.
Los mecanismos mencionados estarán contenidos en los manuales, circulares internas y demás instructivos, dependiendo de la especialidad de cada tema en particular.
COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA.
ARTÍCULO 2o. CREACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 2301 de 2020> Créase el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública en el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
ARTÍCULO 3o. OBJETIVO. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 2301 de 2020> Prestar asesoría a los responsables de la información financiera, económica y social, con el propósito de garantizar la presentación de información razonable y oportuna y de contribuir a la cultura del autocontrol en los procesos y procedimientos en el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
ARTÍCULO 4o. MISIÓN. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 2301 de 2020> El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, es responsable de recomendar la adopción de directrices, políticas y procedimientos dirigidos a la ejecución, control y seguimiento de los procesos administrativos y financieros en el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
ARTÍCULO 5o. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 2301 de 2020> El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, estará integrado por:
1. El Secretario General, quien lo presidirá.
2. El Director Administrativo y Financiero.
3. El Jefe de la Oficina Jurídica.
4. El Coordinador del Fondo Rotatorio.
5. El Coordinador de Asuntos Financieros del Ministerio.
6. El Coordinador del Grupo de Contabilidad del Ministerio y el Coordinador del Grupo de Contabilidad del Fondo Rotatorio, quienes actuarán como Secretarios.
PARÁGRAFO 1o. El Jefe de la Oficina de Control Interno será invitado permanente a las reuniones del comité, con voz, pero sin voto.
PARÁGRAFO 2o. A las reuniones podrá ser invitado cualquier funcionario del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que el Comité considere necesaria su participación, el cual asistirá con voz, pero sin voto.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 2301 de 2020> El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, tendrá las siguientes funciones:
1. Recomendar al Ministro y Representante Legal del Fondo Rotatorio las políticas, directrices y procedimientos para adelantar el proceso de depuración y sostenibilidad del sistema de contabilidad pública, que deberán adelantar los funcionarios al interior de la entidad.
2. Asesorar a las diferentes áreas de la entidad en el cumplimiento de las políticas, directrices y procedimientos para adelantar el proceso de depuración y sostenibilidad del sistema de contabilidad pública.
3. Definir los parámetros de calificación de cartera y los criterios técnicos del cálculo y registro de las provisiones.
4. Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sobre la situación de los rubros que conforman la contabilidad, recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar y su descargue o incorporación en los estados financieros del Ministerio y del Fondo Rotatorio, según sea el caso.
5. Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas administrativas y operativas, relacionadas con las debilidades detectadas en el proceso de sostenimiento contable.
6. Hacer seguimiento a la aplicación del Modelo Estándar de Procedimientos para Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública.
7. Evaluar los mecanismos utilizados por El Ministerio y el Fondo Rotatorio, administrativos y/o jurisdiccionales, para el cobro de la deuda, los resultados de los mismos y la determinación de las deudas de difícil cobro que presentan situación de incobrabilidad.
8. Evaluar que hayan sido adelantados los trámites administrativos y jurídicos tendientes a la recuperación de los valores incobrables y las deudas de difícil cobro.
9. Autorizar la devolución de valores o saldos a favor de terceros.
10. Dictar su propio reglamento.
11. Las demás que corresponda de acuerdo con su naturaleza.
ARTÍCULO 7o. REUNIONES DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 2301 de 2020> el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores se reunirá al menos una vez por semestre, y extraordinariamente cuando las circunstancias lo requieran por convocatoria del Presidente del Comité Técnico.
De lo tratado en las reuniones se levantarán las actas pertinentes, las cuales serán suscritas por quienes actuaron en cada sesión.
ARTÍCULO 8o. QUÓRUM. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 2301 de 2020> El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, sesionará válidamente por lo menos con cuatro (4) de sus miembros, y sus decisiones serán tomadas por mayoría simple.
ARTÍCULO 9o. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 2301 de 2020> Son funciones del Secretario del Comité Técnico, las siguientes:
a) Elaborar las actas de las reuniones que efectúe el Comité.
b) Preparar la agenda a tratar en las sesiones del Comité.
c) Preparar los informes de gestión del Comité y de ejecución de sus decisiones, los cuales serán entregados al Ministro, al Representante Legal del Fondo Rotatorio y a los miembros del Comité dentro de los 20 días hábiles siguientes a la terminación del semestre de cada año.
d) Las demás que corresponda a la naturaleza de esta clase de Secretaría.
ARTÍCULO 10. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.
Comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 26 de diciembre de 2008.
JAIME BERMÚDEZ MERIZALDE.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)
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