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RESOLUCIÓN 6274 DE 2023
(agosto 11)
Diario Oficial No. 52.484 de 11 de agosto de 2023
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por la cual actualiza la reglamentación para la elaboración y envío de los informes sobre actuaciones y recaudo, se establecen parámetros de presentación de informes y se deroga la Resolución número 0213 de 2017.
EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES,
en ejercicio de las facultades constitucionales y legales y en particular las que le confiere el literal a del artículo 61 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 17 del artículo 7o del Decreto número 869 de 2016, y
CONSIDERANDO:
Que el numeral 5.2.1 del artículo 6o del Decreto número 869 de 2016 establece, como parte de la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores, los Consulados de Colombia acreditados en el exterior.
Que el artículo 25 del Decreto número 869 de 2016, en su numeral 12 establece como función de los Consulados de Colombia acreditados en el exterior: “Mantener actualizados los sistemas de información referente al número y tipo de trámites consulares, documentación emitida, asistencia a connacionales, colombianos detenidos y asesorías prestadas, entre otros”.
Que el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores en los convenios interadministrativos que suscriba con las Gobernaciones, en concordancia con el artículo 303 de la Constitución Política de Colombia, deberá fijar las directrices sobre el cumplimiento de la presentación de informes sobre documentos tramitados y recaudo a favor del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Que se hace necesario que los Consulados de Colombia en el exterior, las Gobernaciones, los Grupos Internos de Trabajo de Pasaportes sede Norte, Calle 53 y sede Centro, el Grupo Interno de Trabajo de Visas e Inmigración, el Grupo Interno de Trabajo de Apostilla y Legalizaciones, el Grupo Interno de Trabajo de Nacionalidad y la oficina de Pasaportes Diplomáticos y Oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores, en cumplimiento de la legislación de presupuesto, efectúen sus respectivos reportes a través del Sistema Integral de Trámites al Ciudadano (SITAC), en concordancia con las directrices emitidas por el Sistema Integrado de Gestión.
Que a partir de la implementación del Sistema Integral de Tramites al Ciudadano (SITAC), los informes se elaboran digitalmente dentro del aplicativo y deben precisarse las competencias de algunas entidades, como las Gobernaciones, incluidas dentro de la Resolución número 0213 de 2017, se hace necesario derogar dicha resolución y actualizar la reglamentación para la notificación y envío de informes de recaudo y de la gestión consular.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Reglamentar la elaboración y envío del informe sobre actuaciones y recaudo por parte de los Consulados de Colombia en el exterior, los Grupos Internos de Trabajo de Pasaportes sede Norte, Calle 53 y sede Centro, el Grupo Interno de Trabajo de Visas e Inmigración, el Grupo Interno de Trabajo de Apostilla y Legalización, el Grupo Interno de Trabajo de Nacionalidad, la Oficina de Pasaportes Diplomáticos y Oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores y las Gobernaciones de conformidad con los convenios suscritos con estas últimas.
DE LOS INFORMES SOBRE ACTUACIONES Y RECAUDO.
ARTÍCULO 2o. ELABORACIÓN Y ENVÍO DE INFORMES. Los Consulados de Colombia en el exterior, las Gobernaciones, los Grupos Internos de Trabajo de Pasaportes sede Norte, Calle 53 y sede Centro, el Grupo Interno de Trabajo de Visas e Inmigración, el Grupo Interno de Trabajo de Apostilla y Legalizaciones, el Grupo Interno de Trabajo de Nacionalidad y la Oficina de Pasaportes Diplomáticos y Oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores, según corresponda, deberán elaborar, firmar digitalmente y enviar, a través del Sistema Integral de Trámites al Ciudadano (SITAC), al Ministerio de Relaciones Exteriores, los informes sobre actuaciones y recaudo comprendidos por los siguientes reportes:
- GF-FO-104 Informe de actuaciones y recaudos consulares (pasaportes)
- GF-FO-105 Informe de actuaciones y recaudos consulares (cuadro de visas y estudios)
- GF-FO-106 Informe de actuaciones y recaudos consulares (movimiento de documentos valor)
- GF-FO-107 Informe de actuaciones y recaudos consulares (actos notariales: autenticaciones, reconocimientos, certificaciones)
- GF-FO-108 Informe de actuaciones y recaudos consulares (movimiento general)
- GF-FO-109 Informe de actuaciones y recaudos consulares (certificaciones de apostilla con derechos a pagar en consulados)
- GF-FO-116 Informe de actuaciones y recaudos consulares (nacionalidad)
PARÁGRAFO 1o. Los Consulados de Colombia en el exterior firmarán y enviarán, totalmente diligenciados, al correo electrónico actuacionesyrecaudo@cancilleria. gov.co, los informes GF-FO-010 Conciliación bancaria, GF-FO-078 Informe de actuaciones y recaudos consulares (sobrantes y devoluciones), los extractos bancarios y las órdenes de transferencia de dinero.
Los originales de dichos documentos reposarán en las oficinas expedidoras y se conservarán de conformidad con las tablas de retención document al.
PARÁGRAFO 2o. Se exceptúa de la notificación en el Sistema Integral de Trámites al Ciudadano
(SITAC) el reporte de Protocolización de Escrituras Públicas. Los Consulados de Colombia en el exterior deberán elaborar, firmar y enviar al correo electrónico actuacionesyrecaudo@cancilleria.gov.co, el informe GF-FO-072 Informe de actuaciones y recaudos consulares (otros actos notariales).
PARÁGRAFO 3o. La notificación de los informes en el Sistema Integral de Trámites al Ciudadano (SITAC) y el envío al correo electrónico actuacionesyrecaudo@ cancilleria.gov.co, deberá realizarse dentro de los cinco (5) primeros días calendario de cada mes, fecha oportuna para que el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores cumpla con obligaciones tributarias y reportes de información a entidades de control.
ARTÍCULO 3o. ELABORACIÓN DE LOS REPORTES. La elaboración de los reportes a los que se refiere la presente resolución, deberán sujetarse estrictamente a las instrucciones que se impartan desde el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Relaciones Exteriores y presentarse en los formatos actualizados y publicados en la plataforma de este sistema.
ARTÍCULO 4o. AUSENCIA DE ACTUACIONES CONSULARES. Si durante el mes calendario no hubiere actuaciones consulares, los Consulados de Colombia en el exterior deberán informar tal hecho en el Sistema Integral de Tramites al Ciudadano (SITAC), de los informes de que trata el artículo 2 y enviar al correo electrónico actuacionesyrecaudo@cancilleria.gov.co los informes de que trata el parágrafo 1 del artículo 2 de la presente resolución.
ARTÍCULO 5o. ENVÍO DE PASAPORTES Y ETIQUETAS DE VISAS ANULADAS. Los Consulados de Colombia en el exterior, las Gobernaciones, los Grupos Internos de Trabajo de Pasaportes sede Norte, Calle 53 y sede Centro, el Grupo Interno de Trabajo de Visas e Inmigración y la Oficina de Pasaportes Diplomáticos y Oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores deberán realizar los procesos de: a) cancelar documento trámite, anular elemento y b) enviar elemento, en el Sistema Integral de Trámites al Ciudadano (SITAC), de los pasaportes anulados por vencimiento de plazo o reposición, de acuerdo con lo establecido en el artículo 23 de la Resolución número 6888 del 26 de noviembre de 2021 o la norma que la adicione, modifique o derogue, y las etiquetas de visas anuladas y perforadas, documentos que deberán enviar al Grupo Interno de Trabajo de Almacén, cada mes.
DE LOS INFORMES DE GESTIÓN.
ARTÍCULO 6o. NOTIFICACIÓN. Dentro de los cinco (5) primeros días calendario de cada mes, los Consulados de Colombia en el exterior deberán firmar digitalmente y notificar al Ministerio de Relaciones Exteriores, en el Sistema Integral de Trámites al Ciudadano (SITAC), el informe mensual de Gestión.
ARTÍCULO 7o. ELABORACIÓN DEL INFORME. La elaboración del Informe de Gestión deberá sujetarse estrictamente a las instrucciones que se impartan desde el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Relaciones Exteriores y presentarse en los formatos actualizados y publicados en la plataforma de este sis tema.
ARTÍCULO 8o. INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES. En caso que los Consulados de Colombia en el exterior, los Grupos Internos de Trabajo de Pasaportes sede Norte, Calle 53 y sede Centro, el Grupo Interno de Trabajo de Visas e Inmigración, el Grupo Interno de Trabajo de Apostilla y Legalizaciones, el Grupo Interno de Trabajo de Nacionalidad y la Oficina de Pasaportes Diplomáticos y Oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores, retarden injustificadamente el cumplimiento de las obligaciones previstas en la presente resolución o que injustificadamente desatiendan las observaciones realizadas a los informes, se les podrá aplicar el Código Único Disciplinario vigente o las normas que lo reglamen ten.
ARTÍCULO 9o. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución número 0213 de 2017.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 11 de agosto de 2023.
El Ministro de Relaciones Exteriores,
Álvaro Leyva Durán
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 30 de septiembre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.869 - 4 de septiembre de 2024)
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