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RESOLUCION 6195 DE 2016
(septiembre 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
<NOTA DE VIGENCIA : Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 10220 de 2018>
"Por la cual se establece la conformación y funcionamiento de los Comités Mediadores de Resolución de Conflictos, se determina el procedimiento interno para el trámite de las quejas que se presenten y se fijan los mecanismos de prevención y corrección de las presuntas conductas de acoso laboral”
LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES
En uso de sus facultades legales y en especial de las que le confiere el artículo 9 de la Ley 1010 de 2006, el literal g) del artículo 61 de la Ley 489 de 1998, el Decreto 869 de 2016 y la Resolución 652 del 30 de abril de 2012 modificada por la Resolución 1356 de 2012 y,
CONSIDERANDO:
Que de acuerdo con el numeral 1 del artículo 9 de la Ley 1010 de 2006, "Por la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo”, las instituciones deberán establecer mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral y establecer un procedimiento interno, confidencial, conciliatorio y efectivo para superar las conductas que ocurran en el lugar de trabajo.
Que el Ministerio de Trabajo mediante Resolución 1356 del 18 de julio de 2012, modifica parcialmente la Resolución 652 de marzo de 2012, estableciendo nuevas disposiciones en torno a la conformación, funcionamiento, funciones, número de servidores que integran el Comité Mediador de Resolución de Conflictos etc., fijando un plazo de 3 meses contados a partir de la publicación de dicha resolución, para implementar su contenido.
Que en cumplimiento de lo anterior, el Ministerio de Relaciones Exteriores expidió las Resoluciones 4382 del 8 de septiembre de 2011 y 4416 del 31 de julio de 2012, en las cuales se establecieron los mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral, se crearon los Comités Mediadores en la Resolución de Conflictos y se establecieron los procedimientos para atender situaciones que atentaran contra la sana convivencia.
Que las citadas disposiciones, conducen a que deban ser integrados dos Comités Mediadores de Resolución de Conflictos en Planta Interna, uno de ellos, conocerá y tramitará las quejas relacionadas con conductas de presunto acoso laboral que se presenten en la Planta Interna, y el otro, conocerá de los casos que se presenten en Planta Externa, esto con el fin de garantizar los principios de transparencia, imparcialidad, celeridad y eficacia en el trámite de las mismas, y por lo tanto se hace necesario determinar su conformación, funcionamiento y procedimiento.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. CONFORMACIÓN COMITÉS MEDIADORES. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 10220 de 2018> Créanse los comités mediadores, como una medida preventiva de las presuntas conductas de acoso laboral que se presentan en el trabajo, los cuales actuarán como intermediarios en la resolución de este tipo de conflictos, los cuales estarán integrados así:
1. El Comité Mediador de Resolución de Conflictos de planta interna conocerá y tramitará las quejas presentadas en planta interna y estará compuesto por:
- Tres (3) representantes de la entidad, con sus respectivos suplentes
- Tres (3) representantes de los funcionarios, con sus respectivos suplentes
2. El comité Mediador de Resolución de Conflictos en planta interna conocerá y tramitará las quejas presentadas en planta externa y estará compuesto por:
- Tres (3) representantes de la entidad, con sus respectivos suplentes
- Tres (3) representantes de los funcionarios, con sus respectivos suplentes
Los representantes de la entidad y sus suplentes, serán designados por el Ministro de Relaciones Exteriores.
Los representantes de los funcionarios y sus suplentes, serán elegidos por los empleados del Ministerio de Relaciones Exteriores, mediante votación libre, previa convocatoria del Director del Talento Humano.
Los funcionarios que se postulen al comité, preferiblemente deberán contar con competencias actitudinales y comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética; asimismo, habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos.
PARÁGRAFO 1o. Los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores podrán postularse a los comités, a excepción de aquellos que hagan parte de cualquier otro comité del Ministerio, a fin de no afectar las labores rutinarias y garantizar la disponibilidad de tiempo que requiere el Comité Mediador de Resolución de Conflictos.
PARÁGRAFO 2o. Los Comités Mediadores deberán ser conformados por funcionarios que laboren únicamente en planta interna, toda vez que, por razones de diferencia horaria y necesidad del servicio de los funcionarios que laboran en planta externa, se dificultaría el cumplimiento de las funciones de los mismos.
PARÁGRAFO 3o. Los Comités Mediadores no podrán conformarse con servidores públicos que hubieren sido objeto de quejas por presunto acoso laboral, dentro de los seis (6) meses anteriores a la integración de dicho Comité.
PARÁGRAFO 4o. El período de vigencia de los Comités Mediadores de Resolución de Conflictos, será de dos (2) años contados a partir de la fecha de expedición de la resolución de su conformación. En caso de desvinculación del servidor que pertenezca a dichos Comités, se deberá hacer la nueva designación inmediata.
ARTÍCULO 2o. FUNCIONES DE LOS COMITÉS MEDIADORES DE RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 10220 de 2018> De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6o de la Resolución No. 652 del 30 de abril de 2012, tendrán las siguientes funciones:
1. Recibir y tramitar las quejas presentadas en las que se describan situaciones de acoso laboral, así como las pruebas que les sirvan de soporte.
2. Analizar de manera confidencial, los casos puntuales en los que se formule reclamo, que pudieren ser constitutivas de acoso laboral, al interior de la Entidad.
3. Escuchar a las partes involucradas, en forma individual, sobre los hechos que dan lugar a la queja.
4. Adelantar reuniones para crear espacios de diálogo entre ellas, y promover compromisos mutuos con el fin de llegar a una solución efectiva del conflicto.
5. Formular un plan de mejora, de manera concertada entre las partes, para construir, renovar y promover la sana convivencia laboral, con garantía del principio de la confidencialidad, la cual debe quedar registrado en el acta de reunión.
6. Hacer seguimiento a los compromisos que hubieren adquirido las partes, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo acordado. Este seguimiento se realizará a partir del mes siguiente de pactados los acuerdos entre las partes y se continuará de la misma forma, hasta tanto no se resuelva el conflicto.
7. En los casos en que no se llegue a ningún acuerdo ente las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité Mediador deberá enviar la queja junto con las actas de las reuniones, evidencias y demás documentos, a la Procuraduría General de la Nación.
8. Presentar a la Dirección de Talento Humano recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, y el informe anual de resultados de la gestión del comité mediador y los informes que requieran por los organismos de Control.
9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones presentadas al Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación del Ministerio de Relaciones Exteriores.
10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión de los Comités, que incorporen estadísticas de seguimiento y recomendaciones a las quejas, que deberán ser presentados al Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación del Ministerio de Relaciones Exteriores.
ARTÍCULO 3o. SESIONES Y QUORUM. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 10220 de 2018> Los Comités Mediadores se reunirán ordinariamente cada tres (3) meses y sesionarán con la mitad más uno de sus integrantes y extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención y podrá ser convocaCdo por cualquiera de sus integrantes", de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9 de la resolución 1356 del 18 de julio de 2012.
PARÁGRAFO 1o. Los Comités Mediadores deberán remitir al Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación del Ministerio de Relaciones Exteriores, las actas de las reuniones junto con los informes trimestrales de gestión señalados en el numeral 10 del artículo 2 de la presente resolución.
ARTÍCULO 4o. IMPEDIMENTOS DE LOS MIEMBROS DE LOS COMITÉS. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 10220 de 2018> Los impedimentos de los integrantes de los Comités Mediadores de Resolución de Conflictos, frente a las quejas formuladas por presunto acoso laboral, se sujetarán a lo siguiente:
El miembro del Comité Mediador que considere estar impedido para conocer de una queja por presunto acoso laboral y dar trámite a la misma, deberá informar a los integrantes de dicho comité y lo reemplazará el respectivo suplente.
PARÁGRAFO 1o. Son causales de impedimento, las establecidas en el Articulo 11 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
ARTÍCULO 5o. PERMANENCIA DE LA CONDICIÓN DE MIEMBRO DE LOS COMITÉS MEDIADORES DE RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 10220 de 2018> La condición de miembro del Comité Mediador, se mantendrá independientemente de las modificaciones que se surtan en el cargo desempeñado por el funcionario designado, siempre y cuando permanezcan en planta interna y no sean trasladados a planta externa.
PARÁGRAFO 1o. Cuando un representante por parte de la administración se retire o sea enviado a planta externa, la administración seleccionará su reemplazo; en el caso de que el funcionario retirado o trasladado sea de los elegidos por votación, será reemplazado por el suplente y a falta de éste, por quien haya obtenido el puesto número 7 al momento de la elección del comité.
ARTÍCULO 6o. ELECCIÓN Y FUNCIONES DEL PRESIDENTE DE LOS COMITÉS MEDIADORES DE RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 10220 de 2018> Los Comités Mediadores de Resolución de Conflictos, una vez conformados, deberán, elegir entre sus miembros a un Presidente, al cual le corresponderá, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7 de la Resolución No. 652 de 2012:
1. Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias.
2. Presidir y orientar las sesiones que se adelanten, con sujeción a los principios que rigen la función administrativa.
3. Tramitar ante la Administración y a través de la Dirección de Talento Humano, las recomendaciones emitidas por el Comité.
4. Gestionar los recursos requeridos para el funcionamiento de los mismos y propender por la resolución amigable de los conflictos sometidos a conocimiento del Comité.
ARTÍCULO 7o. ELECCIÓN Y FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO DE LOS COMITÉS MEDIADORES DE RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 10220 de 2018> Los Comités Mediadores de Resolución de Conflictos al tenor de lo dispuesto en el artículo 8 la Resolución No. 652 de 2012, deberán, elegir entre sus miembros a un Secretario Técnico, quien tendrá a su cargo, las siguientes funciones:
1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.
2. Remitir a los miembros del comité, la convocatoria a sesiones ordinarias y extraordinarias realizadas por el presidente, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión.
3. Citar de manera individual, a las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la queja.
4. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.
5. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité.
6. Enviar las comunicaciones junto con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias
7. Citar a las reuniones y solicitar los documentos necesarios para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.
8. Elaborar las actas de reunión y los informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones que deban ser presentadas al Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación del Ministerio de Relaciones Exteriores.
ARTÍCULO 8o. PROCEDIMIENTO CONCILIATORIO. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 10220 de 2018> El siguiente procedimiento interno será confidencial y conciliatorio, para tramitar y decidir las quejas formuladas por conductas presuntamente constitutivas de acoso laboral al interior del Ministerio de Relaciones Exteriores:
1. Quienes se consideren afectados por situaciones que puedan llegar a constituir acoso laboral, deberán presentar por escrito la queja con los soportes respectivos, en caso de contar con ellos, y lo remitirán al correo que corresponda; si la queja es de planta externa debe remitir el formato al correo: [email protected], en caso de que la queja sea de planta interna, debe remitir un correo a [email protected] esta solicitud será revisada directamente ante la Secretaría Técnica del correspondiente Comité Mediador de Resolución de Conflictos. Los responsables del manejo y administración de las cuentas de correo serán los secretarios técnicos de cada comité.
2. Recibida la queja, el Secretario Técnico deberá ponerlo en conocimiento de los miembros del Comité, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo e informar al funcionario sobre el trámite dado a su queja.
3. Recibida la presunta queja de acoso laboral por parte de los miembros del Comité, éstos deberán reunirse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la queja por convocatorio de su Presidente, para evaluar las posibles situaciones de presunto acoso laboral.
PARÁGRAFO 1o. De no recibir respuesta en el tiempo anteriormente mencionado, el quejoso podrá informarlo a la Procuraduría General de la Nación, para que se adelanten las acciones que considere pertinentes.
4. El Comité respectivo, analizará la queja y en el evento de que los hechos puedan considerarse como una presunta conducta de acoso laboral, citará a las personas involucradas con el fin de escucharlas en versión de manera separada, para el caso de funcionarios de planta externa, se reunirán a través de videoconferencia; en caso de que la queja carezca de fundamento, se dejará por escrito en acta y esta será archivada; posterior a esto se pasará al Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación del Ministerio de Relaciones Exteriores para que tome las medidas de promoción y prevención en el área donde se presentó el evento, con el fin de evitar que a futuro se constituya en una conducta de acoso laboral.
5. En caso que se dé tramite a la queja, por considerar que existe mérito, una vez remitidas las pruebas, y/o escuchados los testimonios de las personas involucradas, el Comité tomará la decisión correspondiente:
- Archivar si se encuentra que no hay suficientes pruebas para demostrar la presunta queja acoso laboral.
- Acordar compromisos entre los involucrados.
- Recomendar medidas de prevención o corregir la situación que estén afectando el clima laboral.
- De ser necesario formular un plan de mejora concertado entre las partes dirigido a construir, renovar y promover la convivencia laboral. Lo anterior deberá quedar en el acta de reunión del comité.
En los eventos en que los Comités Mediadores no lleguen a ningún acuerdo, no se cumplan las recomendaciones formuladas, la situación de presunto acoso persista o efectivamente se haya demostrado la existencia de una conducta que atenta contra la sana convivencia laboral, los Comités deberán remitir la queja a la Procuraduría General de la Nación, elaborando un informe que evidencie el agotamiento de la etapa conciliatoria del respectivo caso.
6. El acta que corresponda a cada una de las reuniones del comité Mediador, contendrá:
- Identificación de las partes involucradas en la conducta de presunto acoso laboral
- La descripción de la situación de la posible conducta de acoso laboral
- Las intervenciones de los funcionarios implicados.
- El análisis sobre las razones por las cuales se considera que la conducta es o no constitutiva de acoso laboral de acuerdo con las evidencias presentadas y los parámetros normativos establecidos en la Ley 1010 de 2006,
- Las alternativas de solución propuestas.
- Los acuerdos logrados, si los hubiere y las recomendaciones y conclusiones emitidas por el Comité.
PARÁGRAFO. Los Comités Mediadores podrán invitar a las sesiones a funcionarios expertos en salud ocupacional, psicología organizacional, conciliación o mediación de conflictos o a profesionales adscritos a la administradora de riesgos laborales, para que sirvan de apoyo técnico en la adopción de las decisiones y en la formulación de las correspondientes recomendaciones.
ARTÍCULO 9o. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 10220 de 2018> A través de la Dirección de Talento Humano se deberán desarrollar las medidas dirigidas a la prevención y corrección de las conductas que atentan contra la sana convivencia y perturban el clima laboral, con el apoyo de la Administradora de Riesgos Laborales.
ARTÍCULO 10. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 10220 de 2018> Una vez conformados los diferentes Comités Mediadores, el Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación del Ministerio de Relaciones Exteriores capacitará a sus miembros sobre el contenido y alcances de las disposiciones jurídicas que regulan el tema del acoso laboral, así como en la adquisición de competencias en materia de concertación, negociación de conflictos y comunicación asertiva, a través de conferencias, talleres, seminarios, o cualquier otro medio efectivo de capacitación.
El Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación del Ministerio de Relaciones Exteriores, adelantará jornadas de capacitación para los funcionarios de la Entidad.
ARTÍCULO 11. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 10220 de 2018> Fomentar a través del Grupo Interno de Trabajo de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación del Ministerio de Relaciones Exteriores como principios fundamentales que deben regir entre quienes comparten una relación laboral al interior del Ministerio de Relaciones Exteriores, los siguientes:
a) El trato respetuoso hacia todos los servidores públicos de la Entidad, dentro de una sana práctica de exigencia laboral, acompañada del reconocimiento a su dignidad personal y a su capacidad de contribuir al cumplimiento de las metas y cometidos públicos, independientemente de la condición racial, social, de género, credo religioso o político que detenten.
b) La aceptación de la diferencia como una forma de enriquecer las relaciones laborales.
c) La construcción de espacios de diálogo y concertación donde se fomente la participación de los funcionarios en condiciones de igualdad y tolerancia.
d) La creación de un ambiente de colaboración y mutuo entendimiento, entre los funcionarios del Ministerio que faciliten la comunicación entre quienes ocupen los distintos empleos en los diferentes niveles de la organización.
ARTÍCULO 13. ARCHIVO FÍSICO. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 10220 de 2018> Todos los documentos de los comités, las actas, las constancias de los trámites, la resoluciones y en general todos aquellos soportes que demuestren su gestión, reposarán en carpetas debidamente foliadas, en la Coordinación de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación del Ministerio de Relaciones Exteriores. Lo Secretarios Técnicos serán los encargados de archivar los documentos en las carpetas, a través de la coordinación en cita.
ARTÍCULO 13. PUBLICIDAD. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 10220 de 2018> La presente resolución deberá difundirse a través de los medios de comunicación del Ministerio de Relaciones Exteriores, para el conocimiento de todos los funcionarios.
ARTÍCULO 14. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 10220 de 2018> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en todas sus partes la Resolución 4416 de 2012.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C. a los
MARÍA ÁNGELA HOLGUÍN CUELLAR
Ministra de Relaciones Exteriores
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)
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