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RESOLUCION 5139 DE 2018
(Junio 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por la cual se definen y adoptan los sistemas de información y servicios digitales institucionales habilitados como soporte a la gestión de los procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo de la Entidad.
LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES
En ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en particular las conferidas por el numeral 3o del artículo 59 y el artículo 61 de la Ley 489 de 1998 el numeral 17 del artículo 7o del Decreto 869 de 2016 y,
CONSIDERANDO
Que según lo dispone el artículo 37 de la Ley 489 de 1998, los sistemas de información de los organismos y entidades de la Administración Pública servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública a su interior así como, a la ciudadanía en general.
Que mediante Decreto 415 de 2016, se adicionó el Titulo 35 a la parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, regulando lo referente a los “LINEAMIENTOS PARA EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL EN MATERIA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES”, estableciéndose como uno de sus objetivos que las entidades del orden nacional y territorial deben liderar la gestión estratégica con tecnologías de la información y las comunicaciones mediante la definición, implementación, ejecución, seguimiento y divulgación de un Plan Estratégico de Tecnología y Sistemas de Información (PETI) que esté alineado a la estrategia y modelo integrado de gestión de la entidad y el cual, con un enfoque de generación de valor público, habilite las capacidades y servicios de tecnología necesarios para impulsar las transformaciones en el desarrollo de su sector y la eficiencia y transparencia del Estado.
Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 18 del artículo 7 del Decreto 869 de 2016, una de las funciones del Ministro de Relaciones Exteriores, es dirigir la implementación del Sistema Integrado de Gestión y de Mejoramiento Continuo, con el fin de garantizar la prestación de los servicios del Ministerio de Relaciones exteriores.
Que con el propósito de asegurar la confiabilidad y fidelidad de la información, se asignaron como usuarios de acuerdo a su perfil, a los servidores públicos en ejercicio, para hacer el registro de la información en los sistemas de información en concordancia con los trámites y/o actuaciones de los asuntos a su cargo.
Que con la adopción de los sistemas de información institucionales, se busca que los datos registrados en ellos se constituya en las fuentes para generar información detallada al interior de la entidad, al ciudadano y a otras entidades y para la consolidación y análisis de datos que permitan apoyar el ejercicio de control a la gestión institucional contribuyendo a la memoria institucional.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO 1o. ADOPCIÓN. Adoptar los Sistemas de Información y servicios digitales institucionales, como herramientas de apoyo tecnológico e informático para el registro y control de la información originada por gestión de los procesos de la Entidad, en las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores.
ARTÍCULO 2o. SISTEMAS DE INFORMACIÓN INSTITUCIONALES Y SERVICIOS DIGITALES. Los Sistemas de Información y Servicios Digitales institucionales están definidos en el catálogo de servicios tecnológicos así:
a. Sistemas de Información estratégicos
- Sistema Integrado de Gestión / Sistema Maestro
- Inteligencia de Negocios – Power BI
- Informe Embajadores
b. Sistemas de Información misionales:
- Digiturno y Agendamiento
- Apostilla y Legalizaciones
- Biblioteca Virtual de Tratados Internacionales
- Candidaturas, Cuotas y Contribuciones- C3
- Consulta de Casos de Derechos Humanos
- Cooperación Judicial
- Informes al Congreso
- Recomendaciones de Derechos Humanos
- Sistema de Protocolo Acreditación y Privilegios
- Sistema de Registro y Control Academia Diplomática
- Sistema Integral de Trámites al Ciudadano – SITAC
c. Sistemas de Información de apoyo:
- Ausentismo Laboral
- Control de Acceso de Visitantes-CARIBU
- Directorios
- Inventarios en el Exterior – SIGUEME
- Nóminas Locales – SINPLE
- Procesos disciplinarios
- Talento Humano y Almacén. SIAD
- Sistema de Servicio al Exterior – SISE
- Sistema para gestión de servicios de TI – ARANDA
- Sistema de gestión documental y PQRSFD. PAPYR-EL
- Sistema de Correspondencia Oficial. SICOF
d. Servicios Digitales
- Intranet
- Office 365
- Plataforma E- Learning – SPLMS
- Plataforma de colaboración – SharePoint
PARÁGRAFO. Se entenderá para la actualización de la presente resolución los Sistemas de Información y Servicios Digitales habilitados, los definidos en catálogo de Servicios Tecnológicos actualizado por la Dirección de Gestión de Información y Tecnología
ARTÍCULO 3o. RESPONSABLES DEL REGISTRO Y ACTUALIZACION DE LOS DATOS. Son responsables de la información frente a su calidad, veracidad y oportunidad, todos aquellos funcionarios o servidores públicos que tengan asignado un usuario para ingreso y actualización de la información en los sistemas y servicios digitales definidos en el artículo anterior.
ARTÍCULO 4o. ADMINISTRACIÓN FUNCIONAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. Está conformada por servidores públicos del grupo interno de trabajo de Sistemas de Información, quienes administrarán las funcionalidades de los aplicativos, generación de informes, instructivos, guías, tutoriales, programación, realización de capacitaciones y acompañamiento y generación de nuevos requerimientos por cambios o errores.
ARTÍCULO 5o. ADMINISTRACIÓN FUNCIONAL DE SERVICIOS DIGITALES. Está conformado por los grupos internos de trabajo de Gestión de Información para servicios de intranet y ambientes de colaboración de SharePoint y Gobierno de TI para plataforma de formación virtual y office 365, quienes administrarán las funcionalidades de los aplicativos, generación de informes, instructivos, guías, tutoriales, programación, realización de capacitaciones y acompañamiento y generación de nuevos requerimientos por cambios o errores
ARTÍCULO 6o. RESPONSABLE DE LA ADMINISTRACIÓN TÉCNICA. El Grupo Interno de Servicios Tecnológicos, estará a cargo de la administración técnica tanto de los sistemas de información como de los servicios digitales, garantizará la operatividad y óptimo funcionamiento de los mismos y brindará soporte y asistencia técnica solicitada por los administradores funcionales.
ARTÍCULO 7o. RESPONSABLE DE INVENTARIO DE ASUNTOS ASIGNADOS A LAS DEPENDENCIAS. Los Jefes, Directores y Coordinadores de cada dependencia del Ministerio de Relaciones Exteriores, son responsables del inventario de asuntos asignados a su cargo; en consecuencia, serán los responsables de la actualización de los procesos y procedimientos que involucren interacciones con los sistemas de información y servicios digitales institucionales y supervisarán la realización y actualización del registro oportuno y veraz de la información de los servidores públicos a su cargo.
ARTÍCULO 8o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C.
MARÍA ÁNGELA HOLGUÍN CUÉLLAR
Ministra de Relaciones Exteriores
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 30 de septiembre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.869 - 4 de septiembre de 2024)
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