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RESOLUCIÓN 3102 DE 2018
(abril 17)
Diario Oficial No. 50.570 de 20 de abril de 2018
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por la cual se adopta el Manual de Políticas Contables del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el artículo 208 de la Constitución Política de Colombia, el numeral 3 del artículo 59 y el artículo 61 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 17 del artículo 7o del Decreto número 869 de 2016, y
CONSIDERANDO:
Que mediante la Ley 1314 de 2009 se regularon los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, para lo cual el artículo 1o establece la potestad del Estado colombiano para expedir normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información, que conformen un sistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosa observancia;
Que la Contaduría General de la Nación en su calidad de ente rector facultado para determinar las normas contables que deben regir en el país y expedir las normas de reconocimiento, valuación y revelación de la información de los organismos del sector central nacional, ha emitido diversas resoluciones, en las cuales ha regulado cada uno de los modelos de contabilidad; entre las cuales se encuentra la Resolución número 533 del 8 de octubre de 2015, “Por la cual se incorpora, en el régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de Gobierno y se dictan otras disposiciones”;
Que en virtud de lo anterior, se ha elaborado el documento denominado “Manual de Políticas Contables del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores”, el cual contempla las mejores políticas contables que se puede aplicar a las diferentes operaciones financieras del Ministerio y su Fondo Rotatorio, las cuales se registran en sus estados financieros, respectivamente;
Que el propósito del manual es definir y proveer una guía práctica para la aplicación de las políticas contables del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, bajo el Marco Normativo de Entidades de Gobierno, expedido por la Contaduría General de la Nación en la Resolución número 533 de octubre de 2015. Cada política del manual se centra en un área diferente de los estados financieros, y provee principios contables relacionados con el reconocimiento, medición, presentación y revelación;
Que la adopción del Manual de Políticas Contables del Ministerio de Relaciones Exteriores como del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, contribuye a asegurar la representación fiel de los estados financieros aplicando los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados para la elaboración y presentación de los estados financieros, conforme a las normas contables aplicables;
Que mediante la Resolución número 6619 del 26 de diciembre de 2008, se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y en su Capítulo II se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, el cual entre otras cosas busca recomendar la adopción de directrices, políticas y procedimientos dirigidos a la ejecución, control y seguimiento del proceso administrativo y financiero, por lo cual en virtud de ello, en sesión del 28 de febrero de 2018, el Comité analizó el Manual de Políticas Contables considerando su viabilidad para su adopción;
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adóptese el Manual de Políticas Contables del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones contenidas en el “Manual de Políticas Contables del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores”, aprobado por el Comité de Sostenibilidad Contable mediante Acta número 01 del 28 de febrero de 2018, el cual forma parte integral del presente acto administrativo.
ARTÍCULO 2o. Publíquese en el aplicativo del Sistema Maestro, el Manual de Políticas Contables, para efectos de su divulgación, consulta y aplicación.
ARTÍCULO 3o. Las disposiciones del Manual de Políticas Contables del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, son de estricto cumplimiento para todos los funcionarios de la entidad que participan como generadores de información en el proceso contable.
ARTÍCULO 4o. Para efectos de actualización o modificación del Manual de Políticas Contables, la Dirección Administrativa y Financiera será la encargada de analizar si los cambios normativos que se presentan en materia contable, impactan o modifican los lineamientos contenidos en el Manual de Políticas Contables y presentará a consideración del Comité de Sostenibilidad Contable, los ajustes a que haya lugar, para modificar la versión del manual aquí adoptado y garantizar con ello su actualidad y eficacia.
ARTÍCULO 5o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 17 de abril de 2018.
La Ministra de Relaciones Exteriores,
María Ángela Holguín Cuéllar.
Ministerio de Relaciones Exteriores
República de Colombia
| TIPO DE DOCUMENTO: | MANUAL | CÓDIGO: GF-MA- |
| NOMBRE: | GESTIÓN FINANCIERA / MANUAL DE POLITICAS CONTABLES DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO | VERSIÓN: 1 |
| RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: | DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO OFICINA ASESORA JURÍDICA INTERNA | Página 1 de 122 |
Fecha de Vigencia: 13/03/2018
HISTORIAL DE CAMBIOS
| VERSIÓN | NATURALEZA DEL CAMBIO |
| 1 | Adopción del documento. |
CONTROL DE REVISIONES
| ELABORÓ | CARGO | FECHA |
| ANGELA CONSTANZA ACOSTA | Coordinadora Grupo Interno de Trabajo Financiero | 13/03/2018 |
| MARTHA INES MEJIA CAMPO | Coordinadora Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio | 13/03/2018 |
| JOSE HUMBERTO SOLANO | Contador Ministerio de Relaciones Exteriores | 13/03/2018 |
| ISIDORO PALACIOS | Contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores | 13/03/2018 |
| JOHANY MARLENY MESA | Asesor | 13/03/2018 |
| NORMA CONSTANZA VARGAS | Coordinadora del Grupo Interno de Trabajo de Almacén | 13/03/2018 |
| MÓNICA PAOLA ARÉVALO MORALES | Técnico Administrativo | 13/03/2018 |
| REVISÓ METODOLÓGICAMENTE | CARGO | FECHA |
| ELIANA PRADA BELTRAN | Asesor | |
| REVISÓ | CARGO | FECHA |
| LUIS ARMANDO LOPEZ BENITEZ | Director Administrativo y Financiero | 13/03/2018 |
| APROBÓ METODOLÓGICAMENTE | CARGO | FECHA |
| LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE | Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional | |
Contenido
Contenido.
1. INTRODUCCIÓN.
1.2 OBJETIVOS DEL MANUAL.
1.2.1 Objetivo General
1.2.2 Objetivos Específicos
1.3 ALCANCE.
1.4 MARCO LEGAL.
1.5 DEFINICIONES.
1.6 DOCUMENTOS ASOCIADOS.
1.7 REGISTROS ASOCIADOS.
1.8 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS.
1.9 DESARROLLO DEL DOCUMENTO.
1.9.1 MARCO CONCEPTUAL.
1.9.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.
1.9.3 GENERACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LIBROS, COMPROBANTES Y SOPORTES CONTABLES.
1.9.4 ACTUALIZACIÓN AL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES.
2. POLÍTICAS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES.
2.1 PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.
2.1.1 Estados financieros
2.1.2 Identificación y estructura de los estados financieros
2.1.3 Estado de situación financiera
2.1.3.1 Información a presentar en el estado de situación financiera
2.1.3.2 Distinción de partidas corrientes y no corrientes
2.1.4 Estado de resultados
2.1.4.1 Información a presentar en el estado de resultados
2.1.4.2 Información a presentar en las notas
2.1.5 Estado de cambios en el patrimonio
2.1.5.1 Información a presentar en el estado de cambios en el patrimonio
2.1.5.2 Información a presentar en las notas
2.1.6 Estado de flujos de efectivo
2.1.6.1 Información a presentar en el estado de flujos de efectivo
2.1.6.2 Actividades de operación
2.1.6.3 Actividades de inversión
2.1.6.4 Actividades de financiación
2.1.6.5 Información a presentar en las notas
2.1.7 Notas a los estados financieros
2.1.7.1 Estructura de las Notas
2.1.7.2 Revelaciones
2.1.8 Publicación de la información contable
2.2 EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO.
2.2.1 Áreas responsables en la aplicación
2.2.2 Reconocimiento
2.2.3 Medición Posterior
2.2.4 Baja en Cuentas
2.2.5 Revelaciones
2.2.6 Presentación en los estados financieros
2.3 CUENTAS POR COBRAR.
2.3.1 Áreas responsables en la aplicación
2.3.2 Reconocimiento
2.3.3 Medición
2.3.4 Posterior - Deterioro
2.3.5 Baja en cuentas
2.3.5.1 Los derechos expiren parcial o totalmente
2.3.5.2 Castigo de cartera
2.3.6 Revelaciones
2.3.7 Presentación en los estados financieros
2.3.7.1 Estado de situación financiera
2.3.7.2 Estado de resultados
2.3.7.3 Estado de flujos de efectivo
2.4 INVENTARIOS
2.4.1 Áreas responsables en la aplicación
2.4.2 Reconocimiento
2.4.3 Medición Inicial
2.4.3.1 Costo de Adquisición
2.4.3.2 Sistemas de Inventario
2.4.4 Medición Posterior
2.4.5 Baja en cuentas
2.4.6 Revelaciones
2.4.7 Presentación en los estados financieros
2.4.7.1 Estado de situación financiera
2.4.7.2 Estado de resultado
2.4.7.3 Estado de flujos de efectivo
2.5 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO.
2.5.1 Áreas responsables en la aplicación
2.5.2 Reconocimiento
2.5.3 Medición inicial
2.5.4 Medición posterior
2.5.4.1 Depreciación
2.5.4.2 Vida útil
2.5.4.3 Valor residual
2.5.4.4 Movilización de inmuebles
2.5.4.4.1 Inmuebles transferidos a CISA para ser reasignados a otra entidad pública o para ser comercializados
2.5.4.5 Inventario físico
2.5.5 Baja en cuentas
2.5.6 Revelaciones Requeridas
2.5.7 Presentación en los estados financieros
2.5.7.1 Estado de situación financiera
2.5.7.2 Estado de flujos de efectivo
2.5.7.3 Estado de resultados
2.6 BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES.
2.6.1 Áreas responsables en la aplicación
2.6.2 Reconocimiento
2.6.3 Medición Inicial
2.6.4 Medición posterior
2.6.5 Baja en cuentas
2.6.6 Revelaciones
2.6.7 Presentación en los estados financieros
2.7 ACTIVOS INTANGIBLES.
2.7.1 Áreas responsables en la aplicación
2.7.2 Reconocimiento
2.7.3 Medición inicial
2.7.3.1 Activos intangibles adquiridos
2.7.3.2 Activos intangibles generados internamente
2.7.4 Medición posterior
2.7.5 Baja en cuentas
2.7.6 Revelaciones?
2.7.7 Presentación en los estados financieros
2.7.7.1 Estado de situación financiera
2.7.7.2 Estado de flujos de efectivo
2.7.7.3 Estado de resultados?
2.8 DETERIORO DE VALOR DE LOS ACTIVOS NO GENERADORES DE EFECTIVO.
2.8.1 Áreas responsables en la aplicación
2.8.2 Reconocimiento
2.8.2.1 Materialidad
2.8.2.1.1 Para los bienes que cumplan las condiciones para ser reconocidos como propiedades, planta y equipo
2.8.2.1.2 Para los bienes que cumplan las condiciones para ser reconocidos como activos Intangibles
2.8.3 Indicios del deterioro de valor
2.8.3.1 Fuentes externas
2.8.3.2 Fuentes internas
2.8.4 Clasificación indicios de deterioro
2.8.5 Reconocimiento y medición del deterioro del valor de los activos
2.8.5.1 Determinación del valor del servicio recuperable
2.8.5.2 Valor de mercado menos costos de venta
2.8.5.3 Costo de reposición
2.8.5.3.1 Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación
2.8.5.3.2 Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación y rehabilitación
2.8.5.4 Reversión de las pérdidas por deterioro de valor
2.8.6 Revelaciones
2.9 CUENTAS POR PAGAR.
2.9.1 Áreas responsables en la aplicación
2.9.2 Reconocimiento
2.9.3 Medición inicial
2.9.4 Medicion posterior
2.9.5 Baja en cuentas
2.9.6 Revelaciones
2.9.7 Presentación en los estados financieros
2.9.7.1 Estado de situación financiera
2.9.7.2 Estado de flujos de efectivo
2.10 BENEFICIOS A EMPLEADOS.
2.10.1 Áreas responsables en la aplicación
2.10.2 Reconocimiento
2.10.3 Medición
2.10.4 Revelaciones
2.10.5 Beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual
2.10.5.1 Reconocimiento
2.10.5.2 Medición
2.10.5.3 Revelaciones
2.10.6 Baja en Cuentas
2.10.7 Presentación en los estados financieros
2.11 PROVISIONES, ACTIVOS CONTINGENTES Y PASIVOS CONTINGENTES
2.11.1 Áreas responsables en la aplicación
2.11.2 Provisiones
2.11.2.1 Reconocimiento
2.11.2.2 Medición inicial
2.11.2.3 Medicion Posterior
2.11.2.4 Revelaciones
2.11.2.5 Presentación en los estados financieros
2.11.2.5.1 Estado de situación financiera
2.11.2.5.2 Estado de resultados
2.11.2.5.3 Estado de flujos de efectivo
2.11.3 Activos contingentes
2.11.3.1 Reconocimiento
2.11.3.2 Revelaciones
2.11.3.3 Presentación en los estados financieros
2.11.4 Pasivos contingentes
2.11.4.1 Reconocimiento
2.11.4.2 Obligaciones posibles
2.11.4.3 Obligaciones remotas
2.11.4.4 Revelaciones
2.11.4.5 Presentación en los estados financieros
2.12 PATRIMONIO.
2.12.1 Revelaciones
2.13 INGRESOS.
2.13.1 Reconocimiento
2.13.1.1 Ingresos de transacciones con contraprestación
2.13.1.2 Ingresos por venta de bienes o prestación de servicios
2.13.1.3 Ingresos por el uso de activos por parte de terceros
2.13.2 Medición
2.13.3 Revelaciones
2.13.4 Presentación en los estados financieros
2.14 GASTOS
2.14.1 Reconocimiento inicial
2.14.2 Medición inicial
2.14.3 Medicion posterior
2.14.4 Revelaciones
2.14.5 Presentación en los estados financieros
2.15 COSTOS
2.15.1 Reconocimiento
2.15.2 Medición inicial
2.15.3 Presentación en los estados financieros
2.16 POLÍTICAS CONTABLES, CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES Y CORRECCIÓN DE ERRORES
2.16.1 Políticas contables
2.16.2 Cambios en una estimación contable
2.16.3 Corrección de errores de periodos anteriores
2.16.4 Hechos ocurridos después del periodo contable
2.16.4.1 Hechos ocurridos después del periodo contable que implican ajuste?
2.16.4.2 Hechos ocurridos después del periodo contable que no implican ajuste
2.16.5 Revelaciones
1. INTRODUCCIÓN
Teniendo en cuenta que a partir del 1 de enero de 2018 las entidades de gobierno que se encuentran bajo el ámbito del Régimen de Contabilidad Pública deben aplicar las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), se ha estructurado el Manual de Políticas Contables para tal fin, tanto para el Ministerio de Relaciones Exteriores como para el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, dando cumplimiento a lo establecido en la Resolución 533 del 8 de octubre de 2015, el Instructivo 002 del 8 de octubre de 2015, la Resolución 620 del 26 de noviembre de 2015, la Resolución 628 del 2 de diciembre de 2015, la Resolución 087 del 16 de marzo de 2016, la Resolución 192 del 5 de mayo de 2016, la Resolución 193 del 5 de mayo de 2016, la Resolución 468 del 19 de agosto de 2016, la Resolución 525 del 13 de septiembre de 2016, la Resolución 693 del 6 de diciembre de 2016 y el Instructivo 003 del 1 de diciembre de 2017, expedidas por la Contaduría General de la Nación; así como al Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera de las entidades de gobierno y a las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las entidades de gobierno, publicados por la Contaduría General de la Nación.
1.2 OBJETIVOS DEL MANUAL
1.2.1 Objetivo General
Asegurar la consistencia y uniformidad en los estados financieros, aplicando los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados para la elaboración y presentación de los estados financieros, conforme a las directrices establecidas por la Contaduria General de la Nacion.
1.2.2 Objetivos Específicos
- Definir las políticas contables para la preparación y presentación de información financiera.
- Definir las políticas contables para el reconocimiento, medición y revelación de los hechos económicos.
- Fijar el tratamiento contable de cada uno de los grupos que integran los estados financieros.
1.3 ALCANCE
Este manual da a conocer los conceptos y aspectos que se deben adelantar para lograr la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), el cual será aplicado por las entidades de gobierno que se encuentran bajo el ambito del Regimen de Contabilida Publica como lo son el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, tanto en el ámbito nacional e internacional, para la preparación y presentación de información financiera.
1.4 MARCO LEGAL
Las bases legales se encuentran contempladas en las siguientes disposiciones:
- Constitución Política de Colombia
- Ley 298 del 23 de julio de 1996 “Por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia”.
- Resolución 087 del 16 de marzo de 2016 “Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación para las entidades públicas sujetas al ámbito de la Resolución No. 533 del 8 de octubre de 2015”.
- Resolución 192 del 5 de mayo de 2016 “Por la cual se incorpora, en la estructura del Régimen de Contabilidad Pública, el elemento Procedimientos Transversales”.
- Resolución 193 del 5 de mayo de 2016 “Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable”.
- Resolución 468 del 19 de agosto de 2016 “Por medio de la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno”.
- Resolución 525 del 13 de septiembre de 2016 “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, la norma de proceso contable y sistema documental contable“.
- Resolución 533 del 8 de octubre de 2015 “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones”.
- Resolución 693 del 6 de diciembre de 2016 “Por la cual se modifica el cronograma de aplicación del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, incorporado al Régimen de Contabilidad Pública mediante la Resolución número 533 de 2015, y la regulación emitida en concordancia con el cronograma de aplicación de dicho Marco Normativo”.
- Resolución 620 del 26 de noviembre de 2015 “Por la cual se Incorpora el Catálogo General de Cuentas al Marco Normativo para entidades de gobierno”.
- Resolución 628 del 2 de diciembre de 2015 “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el referente teórico y metodológico de la regulación contable pública, el cual define el alcance del Régimen de Contabilidad Pública y sirve de base para desarrollar este instrumento de normalización y regulación, en el contexto de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera”.
1.5 DEFINICIONES
Activos: los activos son recursos controlados por la entidad, que resultan de un evento pasado y de los cuales se espera obtener un potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros. Un recurso controlado es un elemento que otorga, entre otros, un derecho a: 1) Usar un bien para prestar servicios; 2) Ceder el uso para que un tercero preste un servicio; 3) Convertir el recurso en efectivo a través de su disposición; 4) Beneficiarse de la revalorización de los recursos, o 5) Recibir una corriente de flujos de efectivo.
Actividades de financiación: son las actividades que producen cambios en el tamaño y composición de los capitales propios y de los préstamos tomados por la entidad. Ejemplos de flujos de efectivo por actividades de financiación son los siguientes: 1) Los reembolsos de los fondos tomados en préstamo; y 2) Los pagos en efectivo realizados por el arrendatario para reducir la deuda pendiente procedente de un arrendamiento financiero.
Actividades de inversión: son las actividades relacionadas con la adquisición y disposición de activos a largo plazo, así como de otras inversiones no incluidas como equivalentes al efectivo. Ejemplos de flujos de efectivo por actividades de inversión son los siguientes: 1) Los pagos en efectivo por la adquisición de propiedades, planta y equipo; de activos intangibles y de otros activos a largo plazo, incluidos aquellos relacionados con los costos de desarrollo capitalizados y las propiedades, planta y equipo construidas por la entidad para sí misma; 2) Los recaudos en efectivo por ventas de propiedades, planta y equipo; de activos intangibles y de otros activos a largo plazo; 3) Los anticipos de efectivo y préstamos a terceros; y 4) Los recaudos en efectivo derivados del reembolso de anticipos.
Actividades de operación: son las actividades que constituyen la principal fuente de ingresos de la entidad y aquellas que no puedan calificarse como de inversión o financiación. Ejemplos de flujos de efectivo por actividades de operación son los siguientes: 1) Los recaudos en efectivo procedentes de las cuentas por cobrar; 2) Los pagos en efectivo a proveedores por el suministro de bienes y servicios; 3) Los pagos en efectivo a los empleados; 4) Los pagos en efectivo a las entidades de seguros por primas y prestaciones, anualidades y otras obligaciones derivadas de las pólizas suscritas; y 5) los recaudos o pagos en efectivo derivados de la resolución de litigios.
Activo: es un recurso controlado como resultado de sucesos pasados y del que espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.
Activos contingentes: activos de naturaleza posible surgido a raíz de sucesos pasados, cuya existencia se confirmará solo por la ocurrencia o, en su caso, por la no ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro que no están enteramente bajo el control de la entidad.
Activos de naturaleza remota: activo por concepto de litigios y demandas y mecanismos alternativos de solución de conflictos, cuya existencia o probabilidad de generar un derecho para la entidad es prácticamente nula.
Activos generadores de efectivo: son los activos que se mantienen con el objetivo fundamental de generar beneficios económicos futuros acordes con un rendimiento de mercado, es decir, activos a través de cuyo uso se pretende generar entradas de efectivo y obtener un rendimiento que refleje el riesgo que implica su posesión.
Activos intangibles: son aquellos activos identificables, de carácter no monetario y sin apariencia física que: 1) Posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para propósitos administrativos o para generar recursos; y 2) se espera que sean utilizados durante más de un periodo contable.
Activos no generadores de efectivo: activo que se mantiene con el propósito fundamental de suministrar bienes o prestar servicios en forma gratuita o a precios de no mercado, es decir, no se pretende, a través del uso del activo, generar rendimientos en condiciones de mercado. Los bienes y servicios generados por estos activos pueden ser para consumo individual o colectivo y se suministran en mercados no competitivos.
Adiciones y mejoras: son erogaciones en que incurre un ente económico para aumentar la vida útil del activo, ampliar su eficiencia operativa, mejorar la calidad de los servicios prestado, o reducir significativamente los costos.
Adquisición de bienes y servicios nacionales: representa el valor de las obligaciones contraídas por la entidad con terceros por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios de proveedores nacionales e internacionales, en desarrollo de sus actividades.
Amortización: es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo intangible durante los años de su vida útil.
Arrendamiento: es un acuerdo mediante el cual el arrendador cede al arrendatario, el derecho a utilizar un activo durante un periodo de tiempo determinado a cambio de percibir una suma única de dinero, o una serie de pagos o servicios.
Asociación: el reconocimiento de los ingresos con contraprestación está asociado con los costos y gastos en los que se incurre para producir tales ingresos.
Beneficios a corto plazo: pago liquidado en el término de los doce meses siguientes al cierre del periodo en el que los empleados hayan prestado los servicios que les otorgan esos beneficios.
Beneficios a empleados: los beneficios a empleados comprenden todas las retribuciones que la entidad proporciona a sus trabajadores a cambio de sus servicios, incluyendo, cuando haya lugar, beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual. Estos beneficios abarcan tanto los suministrados directamente a los empleados, como los que se proporcionan a sus sobrevivientes, beneficiarios y/o sustitutos, según lo establecido en la normatividad vigente, en los acuerdos contractuales o en las obligaciones implícitas que dan origen al beneficio.
Bienes de uso público, históricos y culturales: comprenden los bienes de uso público administrados por la entidad contable pública titular del derecho de dominio, destinados para el uso y goce de los habitantes del territorio nacional, orientados a generar bienestar social, incluidos los bienes construidos en virtud de la ejecución de contratos de concesión, así como los destinados a exaltar los valores culturales y preservar el origen de los pueblos y su evolución.
Beneficios por terminación: generados en la finalización anticipada del contrato.
Calificación del riesgo procesal: determinación del riesgo de pérdida de un proceso en contra de la entidad mediante una metodología técnica. Esta calificación será responsabilidad del apoderado de cada proceso.
Cambios en políticas contables: cambios originados por la modificación al marco normativo para entidades de gobierno o cuando, en los casos específicos que éste lo permita, o la entidad considere pertinente un cambio de política que conlleve a la representación fiel y la relevancia de la información financiera.
Cambio prospectivo: aplicar la nueva política contable en los nuevos periodos.
Cambio retroactivo: re expresar los saldos de los activos, pasivos y patrimonio afectados bien sea por el cambio de una política contable o la identificación de un error.
Comodato: aquel por el cual una parte entrega a la otra gratuitamente una especie, mueble o bien raíz, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de terminado el uso.
Comparabilidad: característica cualitativa que permite a los usuarios identificar y comprender similitudes y diferencias entre partidas. Para que la información financiera sea comparable, elementos similares deben verse parecidos y elementos distintos deben verse diferentes. La comparabilidad de la información financiera no se mejora al mostrar elementos diferentes como similares ni viceversa.
Comprensibilidad: la información está clasificada, caracterizada y presentada de forma clara y concisa.
Conjunto completo de estados financieros: el conjunto completo incluirá lo siguiente: 1) Un estado de situación financiera; 2) Un estado de resultados; 3) Un estado de cambios en el patrimonio; 4) Un estado de flujos de efectivo; y 5) Notas a los estados financieros.
Consolidado de hacienda e información pública (CHIP): es un sistema de información diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Programa FOSIT, para que, con la adecuada reglamentación y estructura procedimental, canalice la información financiera, económica, social y ambiental de los entes públicos hacia los organismos centrales y al público en general bajo la administración y responsabilidad de la Contaduría General de la Nación.
Control del activo transferido: se refiere a la capacidad de una entidad, de excluir o restringir el acceso de terceros a los beneficios económicos o al potencial de servicio de un activo.
Contrato oneroso: es aquel en el cual la entidad preveía obtener utilidades, pero en su ejecución se evidencia que los costos inevitables para cubrir las obligaciones establecidas en el contrato exceden los beneficios económicos que se espera recibir de él teniendo en cuenta los valores recuperables.
Costo amortizado de un activo: corresponde al valor del activo inicialmente reconocido más el rendimiento efectivo menos los pagos de capital e intereses menos cualquier disminución por deterioro del valor.
Costo amortizado de un pasivo: corresponde al valor del pasivo inicialmente reconocido más el costo efectivo menos los pagos de capital e intereses.
Costo de cumplimiento: el costo de cumplimiento representa la mejor estimación de los costos en que la entidad incurriría para cumplir las obligaciones representadas por el pasivo. Es un valor de salida no observable y específico para una entidad.
Costo de desmantelamiento: es costo de retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta.
Costo de reposición: corresponde a la contraprestación más baja requerida para reemplazar el potencial de servicio restante de un activo o los beneficios económicos incorporados a este. El costo de reposición es un valor de entrada observable y específico para la entidad.
Costo por servicio presente: es el incremento en el valor presente de la obligación por beneficios a los empleados que procede de servicios prestados por los empleados durante el periodo contable.
Costo por servicios pasados: es el cambio en el valor presente de la obligación que se deriva de servicios prestados por los empleados en periodos anteriores, el cual se origina en una modificación de los beneficios otorgados a los empleados.
Costo re expresado: es la actualización del costo de los activos y/o pasivos con el fin de reconocer cambios de valor ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos.
Costos: los costos son los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable, los cuales están asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios, vendidos (con independencia de que, en el intercambio, se recuperen o no los costos) y que dan como resultado decrementos en el patrimonio.
Costos de disposición: Costos que incluyen entre otros, costos de carácter legal, timbres y otros impuestos de la transacción similares, los costos de desmontaje o desplazamiento del activo, así como todos los demás costos incrementales para dejar el activo en condiciones para la venta.
Costos directos iniciales para el arrendatario: son aquellos directamente imputables a la negociación del arrendamiento, es decir, los costos que el arrendatario habría evitado de no haber realizado el acuerdo.
Contrato oneroso: es aquel en el cual la entidad preveía obtener utilidades, pero en su ejecución se evidencia que los costos inevitables para cubrir las obligaciones establecidas en el contrato exceden los beneficios económicos que se espera recibir de él teniendo en cuenta los valores recuperables.
Cuentas por pagar: las cuentas por pagar son las obligaciones adquiridas por la entidad contable pública con terceros, relacionadas con sus operaciones en desarrollo de funciones de cometido estatal.
CUN: Cuenta única Nacional. El sistema de cuenta única nacional es el conjunto de procesos de recaudo, traslado, administración y giro de recursos realizados por los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación. Los lineamientos y procedimientos para el traslado de recursos al SCUN, su administración y giro serán establecidos por la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, conforme a las normas orgánicas del presupuesto.
Créditos judiciales: representa el valor de las obligaciones por concepto de fallos en contra de la entidad, debidamente ejecutoriados, así como los mandamientos ejecutivos, conciliaciones administrativas y otras órdenes judiciales falladas a favor de terceros y originadas en litigios de carácter civil, laboral o administrativo.
Depreciación: es la distribución sistemática del valor depreciable de un activo a lo largo de la vida útil en función del consumo de los beneficios económicos futuros o de potencial de servicio.
Desarrollo: Es la aplicación de los resultados de la investigación o de cualquier otro tipo de conocimiento científico, a un plan o diseño en particular para la producción de materiales, productos, métodos, procesos o sistemas nuevos, o sustancialmente mejorados, antes del comienzo de su producción o utilización comercial.
Deterioro acumulado de propiedades, planta y equipo y/o intangibles: representa el valor acumulado por la pérdida del potencial de servicio o de los beneficios económicos futuros de las propiedades, planta y equipo y/o activos intangibles cuando el valor en libros excede el valor del servicio recuperable, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación.
Deterioro de los activos: Es un mecanismo para lograr el valor más apropiado de los mismos, en la medida en que se incorpora en la valoración las expectativas de pérdidas por condiciones del entorno o internas de la entidad, que no siempre están bajo su control.
Deterioro del valor de un activo no generador de efectivo: Es la pérdida en su potencial de servicio, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación.
Deterioro de valor: Pérdida en los beneficios económicos futuros o potencial de servicio de un activo, adicional y por encima al reconocimiento sistemático de la pérdida de beneficios económicos o potencial de servicio futuros a través de la depreciación (amortización).
Devengo: los hechos económicos se reconocen en el momento en que suceden, con independencia del instante en que se produce el flujo de efectivo o equivalentes al efectivo que se deriva de estos, es decir, el reconocimiento se efectúa cuando surgen los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incide en los resultados del periodo.
DGCPTN: Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional Colombia.
Efectivo: comprende tanto las cajas menores como los depósitos bancarios a la vista. Se reconoce con el valor de los recursos de liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes, de ahorro y fondos en dinero y equivalentes a dinero o asimilables, operaciones relacionadas con el recaudo de los ingresos y giro a los beneficiarios finales que se deriven de las obligaciones adquiridas para el desarrollo de las funciones de la entidad y los recursos provenientes del crédito externo, donaciones u otros recaudos con destinación específica, que deben ser utilizados por la entidad para la elaboración de los estados financieros bajo Resolución 533.
Efectivo restringido: representa el valor de los fondos en efectivo y equivalentes al efectivo que no están disponibles para su uso inmediato o posterior por parte de la entidad bien sea por restricciones legales o económicas. Los flujos de efectivo no incluyen ningún movimiento entre las partidas que constituyen el efectivo y equivalentes al efectivo, puesto que estos componentes son parte de la gestión de efectivo de la entidad más que de sus actividades de operación, de inversión o financiación. Así mismo no hacen parte del efectivo los recursos disponibles en la Dirección de Crédito Público y del Tesoro Nacional a través de la Cuenta Única Nacional a pesar que, aunque siendo fuente de financiación de los gastos de operación de la entidad, su recaudo y disposición son efectuados por un tercero.
Equivalentes al efectivo: son inversiones a corto plazo de alta liquidez que son fácilmente convertibles en efectivo y están sujetas a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. Por tanto, una inversión será equivalente al efectivo cuando tenga vencimiento próximo es decir tres meses o menos desde la fecha de adquisición.
Los sobregiros exigibles en cualquier momento por el banco que formen parte integral de la gestión del efectivo de la entidad se incluirán como componentes del efectivo y equivalentes.
Entidad en marcha: se refiere a la permanencia en el futuro de la entidad.
Errores de periodos anteriores: los errores son las omisiones e inexactitudes que se presentan en los estados financieros de la entidad, para uno o más periodos anteriores; los errores del periodo corriente, descubiertos en este mismo periodo, se corregirán antes de que se autorice la publicación de los estados financieros. En caso de errores de periodos anteriores que sean materiales, la entidad re expresará de manera retroactiva la información comparativa afectada por el error.
Esencia sobre forma: las transacciones y otros hechos económicos se reconocen atendiendo a su esencia económica, independientemente de la forma legal que da origen a los mismos.
Estado de situación financiera: es un estado financiero que presenta la relación entre los activos, los pasivos y el patrimonio de una entidad en una fecha específica.
Estado de resultado: es un estado financiero que presenta las partidas de ingresos, gastos y costos de la entidad, con base en el flujo de ingresos generados y consumidos durante el periodo.
Estado de cambios en el patrimonio: es un estado financiero que presenta las variaciones de las partidas del patrimonio en forma detallada, clasificada y comparativa entre un periodo y otro.
Estado de flujos de efectivo: es un estado financiero que presenta los fondos provistos y utilizados por la entidad en desarrollo de sus actividades de operación, inversión y financiación, durante el periodo contable. Los flujos de efectivo son las entradas y salidas de efectivo y equivalentes al efectivo.
Estados financieros: representación estructurada de la situación financiera, estado de resultados, estado de cambio en el patrimonio, está de flujos de efectivo y las notas a los estados financieros de una entidad.
Estimaciones contables: es un mecanismo utilizado por la entidad para medir un hecho económico que, dada la incertidumbre inherente al mismo, no puede medirse con precisión, sino que solamente puede estimarse.
Estipulaciones con condiciones: es el tipo de estipulación, en el que se requiere que la entidad receptora de los recursos, los use o destine a una finalidad particular y si esto no ocurre, dichos recursos se devuelven a la entidad que los transfirió, quien tiene la facultad administrativa o legal de hacer exigible la devolución.
Estipulaciones con restricciones: es el tipo de estipulación, en el que se requiere que la entidad receptora de los recursos, los use o destine a una finalidad particular, sin que ello implique que dichos recursos se devuelvan al cedente en el caso de que se incumpla la estipulación.
Expectativa válida: posibilidad creada por la entidad frente a terceros, de aceptación de una obligación por parte de la misma. En este caso, el acuerdo debe haber sido comunicado a los afectados de manera específica y explicita, no debe transcurrir un largo periodo antes de que la entidad cumpla con los compromisos asumidos, o el cumplimiento de estos se debe realizar en corto tiempo.
Firmeza de un acto administrativo: es un aspecto fundamental para que este pueda ser ejecutado por la autoridad competente. Un acto administrativo queda en firme cuando se presente alguna de las siguientes circunstancias: 1) Cuando contra él no proceda ningún recurso, desde el día siguiente al de su notificación, comunicación o publicación según el caso; 2) Desde el día siguiente a la publicación, comunicación o notificación de la decisión sobre los recursos interpuestos; 3) Desde el día siguiente al del vencimiento del término para interponer los recursos, si éstos no fueron interpuestos, o se hubiere renunciado expresamente a ellos; 4) Desde el día siguiente al de la notificación de la aceptación del desistimiento de los recursos; o 5) Desde el día siguiente al de la protocolización del silencio administrativo positivo.
Gastos: los gastos son los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos) que dan como resultado decrementos en el patrimonio y no están asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios, vendidos, ni con la distribución de excedentes.
Hechos ocurridos después del periodo contable: son todos aquellos eventos, favorables o desfavorables, que se producen entre el final del periodo contable y la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.
Hechos ocurridos después del periodo contable que implican ajuste: son aquellos hechos que proporcionan evidencias de las condiciones existentes al final de dicho periodo.
Información completa: incluye toda la información necesaria para que un usuario comprenda el hecho que está siendo representado, y todas las descripciones y explicaciones pertinentes.
Importe en libros: es el importe por el que un activo se reconoce en el estado de situación financiera, después de deducir la amortización acumulada y las pérdidas por deterioro acumuladas, que se refieran al mismo.
Importe depreciable: es el costo de un activo, u otro importe que lo haya sustituido, menos su valor residual.
Impuestos, contribuciones y tasas por pagar: representa el valor de las obligaciones a cargo de la entidad por concepto de impuestos, contribuciones y tasas, que se originan en las liquidaciones privadas y sus correcciones, liquidaciones oficiales y actos administrativos en firme.
Ingresos: los ingresos son los incrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como salidas o decrementos de los pasivos) que dan como resultado aumentos del patrimonio y no están relacionados con los aportes para la creación de la entidad.
Ingresos por transferencias: corresponde a ingresos por transacciones sin contraprestación recibidos de terceros, por conceptos tales como: recursos que recibe la entidad de otras entidades públicas, condonaciones de deudas por partes de terceros, entre otros.
Interés sobre el pasivo: es el cambio que la obligación experimenta por el paso del tiempo.
Investigación: Es todo aquel estudio original y planificado, emprendido con la finalidad de obtener nuevos conocimientos científicos o tecnológicos.
Mantenimiento de un activo: erogaciones en que incurre la entidad con el fin de conservar la capacidad normal de uso del activo.
No compensación: no se reconocen ni se presentan partidas netas como efecto de compensar activos y pasivos del estado de situación financiera, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de resultados.
Notas a los estados financieros: las notas son descripciones o desagregaciones de partidas de los estados financieros presentadas en forma sistemática.
Obligaciones contingentes: son aquellas obligaciones en virtud de las cuales una entidad debe pagar una suma de dinero a un tercero por la ocurrencia de un evento futuro e incierto.
Obligaciones contingentes judiciales: obligaciones pecuniarias sometidas a condición generadas por procesos judiciales en curso, laudos arbitrales.
Operaciones de enlace - Devoluciones de ingresos: valor de las devoluciones a contribuyentes o beneficiarios de recaudos de ingresos efectuados por la Dirección de Gestión Crédito Publico del Tesoro Nacional.
Operaciones interinstitucionales: corresponde a los fondos recibidos por la entidad, para el desarrollo de sus funciones misionales. Incluye las operaciones de enlace y las operaciones sin flujo de fondos.
Operaciones interinstitucionales - fondos recibidos: constituyen la principal fuente de ingresos y representa el valor de los recursos recibidos en dinero o títulos de la Dirección del Tesoro Nacional, para gastos de funcionamiento e inversión.
Oportunidad: tener, a tiempo, información disponible para los usuarios con el fin de que pueda influir en sus decisiones. Cierta información puede continuar siendo oportuna durante bastante tiempo después del cierre del periodo contable porque, por ejemplo, algunos usuarios pueden necesitar identificar y evaluar tendencias, así como analizar información financiera de un periodo anterior.
Otros beneficios a largo plazo: el pago no se liquidará en el término de los doce meses siguientes al cierre del periodo en los que los empleados hayan prestado los servicios que les otorgan esos beneficios.
Pasivo contingente: corresponde a una obligación posible surgida a raíz de sucesos pasados, cuya existencia quedará confirmada solo si llegan a ocurrir o si no llegan a ocurrir uno o más sucesos futuros inciertos que no estén enteramente bajo el control de la entidad. Al evaluar si existe o no una obligación presente, la entidad se basa en la información disponible al cierre del periodo para establecer si existe la probabilidad de tener o no la obligación; si es mayor la probabilidad de no tenerla, no hay lugar al reconocimiento de un pasivo. Se considera que existe una obligación presente cuando la entidad evalúa que tiene poca o ninguna alternativa de evitar la salida de recursos.
Pasivos: un pasivo es una obligación presente producto de sucesos pasados para cuya cancelación, una vez vencida, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos o un potencial de servicio.
Patrimonio: el patrimonio comprende el valor de los recursos públicos (representados en bienes y derechos) deducidas las obligaciones, que tiene la entidad para cumplir las funciones de cometido estatal.
Periodo contable: el periodo contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre.
Pérdida por deterioro: es el exceso del valor en libros de un activo sobre su valor recuperable. reconocimiento y pago de prestaciones periódicas.
Políticas contables: son los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por la entidad para la elaboración y presentación de los estados financieros.
Pretensiones determinadas: se solicita el reconocimiento de un derecho que ha sido perfectamente establecido en la solicitud de conciliación o demanda.
Pretensiones indeterminadas: se solicita el reconocimiento de un derecho que no ha sido perfectamente establecido en la solicitud de conciliación o demanda.
Pretensiones que incluyen prestaciones periódicas: aquellas en las que se solicita el
Probabilidad de pérdida de un proceso: valoración porcentual derivada de la calificación del riesgo procesal que indica la tasa de éxito o fracaso futuro de un proceso en contra de la entidad.
Provisión contable: pasivo a cargo de la entidad que está sujeto a condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento.
Recursos a favor de terceros: representa el valor de los recursos recaudados, que son de propiedad de otras entidades públicas, entidades privadas o personas naturales, siempre que la entidad tenga el derecho de cobro o de retención de dichos recursos.
Relevancia: información financiera es relevante capaz de influir en las decisiones que han de tomar sus usuarios. La información financiera influye en los usuarios si es material y si tiene valor predictivo, valor confirmatorio, o ambos.
Reparaciones: erogaciones en que incurre la entidad con el fin de recuperar la capacidad normal de uso del activo.
Retención en la fuente e impuesto de timbre: representa el valor que recaudan los agentes de retención, de todos los pagos o abonos en cuenta que realicen, excepto cuando no deben hacerlo por expresa disposición legal.
Reestructuración: programa de actuación, planificado y controlado por la administración de la entidad, cuyo efecto es un cambio significativo en el alcance o la manera en que la entidad lleva a cabo sus actividades. Este tipo de programas puede abarcar uno o varios de los siguientes sucesos: 1) Terminación o disposición de una actividad o servicio; 2) cierre de una sucursal, terminación de las actividades de la entidad en una localidad o región específica, o la reubicación de las actividades de una región a otra; 3) cambios en la estructura administrativa; y 4) reorganizaciones importantes que tienen un efecto significativo en la naturaleza y enfoque de las operaciones de la entidad.
Representación fiel: representar la información financiera fielmente de los hechos económicos. La representación fiel se alcanza cuando la descripción del fenómeno es completa, neutral, y libre de error significativo.
Siniestro: es en la terminología de empresas de seguros, la ocurrencia de un suceso amparado en la póliza de seguros, comenzando las obligaciones a cargo del asegurador. Las mismas en la mayor parte de los casos es el pago de una cantidad de dinero, pudiendo tratarse también de una prestación de servicios, asistencia médica, jurídica, reparación de un daño, entre otros.
Transacción con contraprestación: es una situación de intercambio de activos y/o servicios monetarios o no monetarios, en la cual, dos o más entidades se entregan una contraprestación que equivale al valor de mercado del bien o servicio recibido.
Tasa de condena esperada de pretensiones: valoración económica realizada por el apoderado de la entidad de las pretensiones solicitadas, teniendo en cuenta los criterios técnicos y jurisprudenciales necesarios para estimar el monto de la posible condena en caso de pérdida.
Tasa de descuento aplicable a procesos jurídicos: factor financiero que se utiliza para determinar el valor del dinero en el tiempo, en el caso de procesos jurídicos, para calcular el valor actual del capital futuro de la obligación a cargo de la entidad. La tasa de descuento que se utilizará en estos casos corresponde a la tasa vigente en el momento del registro, de los títulos TES cero cupones a 5 años en pesos que publica el Banco de la República.
Transacción sin contraprestación: es una operación en la que no hay intercambio de activos y/o servicios, es decir, una de las partes no recibe nada; o si se presenta, una de las partes entrega un valor menor al del mercado del recurso recibido.
Tasa incremental: es aquella en que incurriría el arrendatario si pidiera prestados los fondos necesarios para comprar el activo en un plazo y con garantías similares a las estipuladas en el contrato de arrendamiento.
TES: títulos de tesorería que el Gobierno Central ofrece por medio de subastas, para financiar una parte de sus gastos o su déficit. Su característica fundamental es ser los activos de menor riesgo en el mercado. Existen dos tipos de títulos: los TES A, que son utilizados para cubrir el pasivo existente con el Banco de la República, y los TES B, destinados a la financiación de la Nación a través de apropiaciones presupuestales y operaciones temporales de tesorería del Gobierno Nacional. Tales títulos se subastan a uno, dos, tres y cinco años, por medio de un mecanismo de subasta holandesa. Se emiten títulos en pesos, dólares y UVR.
Uniformidad: igualdad en los criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación, de las cifras en los estados financieros, a través del tiempo.
Valor de mercado: es el valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua. Cuando el valor se obtiene en un mercado abierto, activo y ordenado, el valor de mercado puede ser un valor de entrada o de salida observable y un valor no específico para la entidad.
Valor de mercado menos costos de venta: el valor de mercado es el valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua, para tal efecto el valor puede determinarse mediante proveedores de precios, de una entidad pública o privada o de una persona con la idoneidad necesaria para establecer precios. El valor del mercado será la mejor referencia, si se da alguna de las siguientes condiciones: 1) Los bienes o servicios intercambiados en el mercado son homogéneos; 2) Pueden encontrarse prácticamente en cualquier momento compradores o vendedores o. para un determinado bien o servicio; 3) Los precios son conocidos y fácilmente accesibles para el público; o 4) Se reflejan en transacciones reales, actuales y producidas con periodicidad.
Valor del servicio recuperable: es el mayor valor entre el valor de mercado del activo menos los costos de disposición y el costo de reposición.
Valor en libros: es el valor por el que se reconoce un activo, una vez deducidas la depreciación acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumuladas.
Valor en uso: equivale al valor presente de los beneficios económicos que se espera genere el activo, incluido el flujo que recibiría la entidad por su disposición al final de la vida útil. El valor en uso es un valor de salida no observable y específico para la entidad. El valor en uso es aplicable a los activos generadores de efectivo y refleja el valor que puede obtenerse de un activo a través de su operación y de su disposición al final de la vida útil.
Valor neto de realización: el valor neto de realización es el valor que la entidad puede obtener por la venta de los activos menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo su venta.
Valor razonable de un activo: Es el importe por el cual podría ser intercambiado un activo entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua.
Valor residual: es el valor estimado que la entidad podría obtener actualmente por la disposición del elemento, después de deducir los costos estimados por tal disposición, si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.
Verificabilidad: ayuda a asegurar, a los usuarios, que la información financiera representa fielmente los hechos económicos que pretende representar. Verificabilidad significa que diferentes observadores independientes y debidamente informados podrían alcanzar un acuerdo, aunque no necesariamente completo, sobre la fidelidad de la representación de una descripción particular. Para ser verificable, la información cuantificada no necesita ser una estimación única, también puede verificarse un rango de posibles valores y probabilidades relacionadas.
Vida económica: periodo durante el cual se espera que un activo sea utilizable por parte de uno o más usuarios, o como la cantidad de unidades de producción o similares que uno o más usuarios esperan obtener de él.
Vida útil: periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la entidad; o el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de una entidad.
1.6 DOCUMENTOS ASOCIADOS
- Instructivo 003 del 1 de diciembre de 2017 “Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 2017-2018, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable”.
- Instructivo 002 del 8 de octubre de 2015 “Instrucciones para la transición al Marco normativo para entidades de gobierno”.
- Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las entidades de gobierno.
- Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera de las entidades de gobierno.
1.7 REGISTROS ASOCIADOS
- GF-FO-06 Recibo de caja
- GF-FO-125 Saldos de oficiona almacén contabilidad (Pasaportes y visas anulados, utilizados y sin utilizar).
- Libros principales
- Libros auxiliares
- Comprobantes
- Estados Financieros
- Estado de situación financiera al final del periodo contable.
- Estado de resultados del periodo contable.
- Estado de cambios en el patrimonio del periodo contable.
- Estado de flujos de efectivo del periodo contable.
- Notas a los estados financieros.
- Boletín diario de tesorería
- Extractos bancarios
- Informe de pagos de retenciones
- Conciliaciones bancarias
- Factura
- Cuenta de cobro
- Contrato
- Estado de cuenta
- Oficio
- Memorando
- Reporte de movimientos diarios
- Reportes mensuales
- Informe mensual de activos fijos
- Certificación de los activos de propiedades, planta y equipo en uso permanente sin contraprestación.
1.8 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS
- Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación
- Sistema de Información Administrativo y de Recursos Humanos – SIAD
- Sistema de Inventario para la Gestión y Ubicación de Elementos en el Exterior – SIGUEME
- Sistema Integral de Trámites al Ciudadano - SITAC.
- Sistema de Información del Servicio Exterior -SISE
- Sistema Integrado de Gestión.
1.9 DESARROLLO DEL DOCUMENTO
1.9.1 MARCO CONCEPTUAL De acuerdo con el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera de las entidades de gobierno, se debe de consultar el siguiente link http://www.contaduria.gov.co/wps/portal/internetes/home/internet/rcp1/rcp-niif/marco-normativo-entidadesgobierno/marco-conceptual/!ut/p/b1/04_Sj9CPykssy0xPLMnMz0vMAfGjzOINzPyDTEPdQoMDTV3NDBwdjQx9XEKNjT09jIAKInErMDEwIU6_sYGJgYGFU5CZqY-TpYFnSHBIoJuvq5GFuRGJ9nua-xgbeAYFBLsEhpobO3ubE6kfB3A0IKTfSz8qPSc_CRhUfh75uan6BbmhoaERlY4AbDmPdg!!/dl4/d5/L2dJQS EvUUt3QS80SmtFL1o2XzA2T1I1VUZVU1E3UzgwQTVQTUEyNjIyMEU2/, con el fin de aplicar la normatividad que rige el presente Manual de Politicas Contables.
1.9.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
La evaluación independiente del proceso contable será la que realicen las entidades de vigilancia y control.
1.9.3 GENERACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LIBROS, COMPROBANTES Y SOPORTES CONTABLES
La contabilidad del Ministerio de Relaciones Exteriores y la contabilidad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores operan bajo la plataforma del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación, sistema administrado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, entidad que garantiza la seguridad y custodia de la información allí registrada. Dicho sistema permite generar libros principales y libros auxiliares. Además, como soporte para el registro de la información contable se cuentan con sistemas auxiliares en los cuales se controla la siguiente información: todo aquello relacionado con la nómina y prestaciones sociales, entro otros, en el Sistema de Información Administrativo y de Recursos Humanos - SIAD; el manejo del almacén e inventarios en el SIAD y en el Sistema de Inventario para la Gestión y Ubicación de Elementos en el Exterior - SIGUEME; los ingresos y/o egresos por el mantenimiento de las misiones diplomáticas y oficinas consulares de Colombia en el exterior en el sistema SISE; y los recaudos por actuaciones consulares de las misiones diplomáticas y oficinas consulares de Colombia en el exterior en el Sistema Integral de Trámites al Ciudadano - SITAC.
Los comprobantes y soportes corresponden a los son documentos que generan hechos económicos y financieros que son base para el registro de la información financiera y contable.
1.9.4 ACTUALIZACIÓN AL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES
Las políticas establecidas serán revisadas para ser modificadas y publicadas cuando se produzcan cambios en la normatividad, en la estructura organizacional, en los sistemas de información o procedimientos y demás condiciones y necesidades existentes. Las modificaciones al presente manual serán llevadas a cabo por la Dirección Administrativa y Financiera, previa recomendación presentada por parte del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, las cuales serán informadas al área competente para su cambio y publicación. Para efectos de modificar o crear una política es conveniente socializar con las áreas involucradas, esto con el fin de agilizar los procesos y garantizar su aplicación acorde a la realidad de la operación. Es necesario verificar la política con el marco legal existente y comprobar que no contradiga ninguna de las disposiciones vigentes, para esto también es muy importante apoyarse en el Sistema Integrado de Gestión.
2. POLÍTICAS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
2.1 PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros reflejarán la situación económica y financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores en un periodo contable determinado, para tomar y evaluar sus decisiones.
2.1.1 Estados financieros
Se presentará al menos al final del periodo contable y de forma uniforme y comparativa con los del periodo inmediatamente anterior (salvo el primer año). Estarán conformados por:
1. Estado de situación financiera al final del periodo contable.
2. Estado de resultados del periodo contable.
3. Estado de cambios en el patrimonio del periodo contable.
4. Estado de flujos de efectivo del periodo contable.
5. Notas a los estados financieros.
2.1.2 Identificación y estructura de los estados financieros
Se diferenciará cada estado financiero y las notas, de cualquier otro tipo de información que presente y para ello tendrá en cuenta lo siguiente:
a. El nombre de la entidad.
b. El nombre del informe.
c. La fecha del cierre del periodo al que correspondan los estados financieros o el periodo cubierto.
d. La moneda de presentación es el peso colombiano (COP).
A continuación, se resume la estructura de presentación de cada uno de los estados financieros:
| Reporte | Presentación |
| Estado de situación financiera | Distinción de partidas corrientes y no corrientes. |
| Estado de resultados | Desglose de los ingresos, gastos y costos de las entidades. |
| Estado de cambios en el patrimonio | Variaciones en el patrimonio de forma detallada, clasificada y comparativa de un periodo a otro |
| Estado de flujos de efectivo | Variaciones y movimientos de efectivo y sus equivalentes. Las actividades de operación se presentan por el método directo y las partidas que no generen registro en las cuentas de efectivo, como por ejemplo la tarifa fiscal, no serán incorporadas dentro de este estado, sin embargo, serán reveladas. El estado de flujo de efectivo será elaborado y presentado siempre y cuando sea obligatorio en el marco normativo, de lo contrario no se elaborará ni presentará |
| Notas a los estados financieros | Descripciones o desagregaciones de partidas de los estados financieros presentados en forma sistemática. Acordes con los requerimientos establecidos en cada una de las políticas contables presentadas en este manual. |
2.1.3 Estado de situación financiera
El estado de situación financiera presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos y obligaciones; y la situación del patrimonio.
2.1.3.1 Información a presentar en el estado de situación financiera
El estado de situación financiera comprenderá partidas que presenten como mínimo los siguientes grupos:
a. Efectivo y equivalentes al efectivo.
b. Cuentas por cobrar.
c. Propiedades, planta y equipo.
d. Activos intangibles.
e. Otros activos.
f. Cuentas por pagar.
g. Provisiones.
h. Pasivos por beneficios a los empleados.
i. Capital Fiscal.
j. Resultado de ejercicios anteriores.
k. Resultado del ejercicio.
Se presentará, en el estado de situación financiera, partidas adicionales, encabezamientos y subtotales cuando la magnitud, naturaleza o función de estos sea tal que la presentación por separado resulte relevante para comprender la situación financiera.
Adicionalmente, se presentará en el estado de situación financiera, a continuación de los activos, pasivos y patrimonio, los saldos de las cuentas de orden deudoras y acreedoras contingentes, de control y fiscales.
2.1.3.2 Distinción de partidas corrientes y no corrientes
Se presentarán activos corrientes y no corrientes, así como pasivos corrientes y no corrientes, como categorías separadas en el estado de situación financiera, y se clasificará un activo o pasivo, como corriente cuando:
a. Espere realizar el activo (o liquidar el pasivo), o tenga la intención de venderlo, consumirlo o distribuirlo en forma gratuita o a precios de no mercado en su ciclo normal de operación (este último es el tiempo que tarda en transformar entradas de recursos en salidas, en promedio, 12 meses); a menos que existan circunstancias particulares que determinen lo contrario como, por ejemplo, un deudor inmerso en un proceso de liquidación).
b. Espere realizar el activo (o liquidar el pasivo) dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros
c. Mantenga el activo principalmente con fines de negociación (bienes recibidos en dación de pagos y otros).
d. El activo sea efectivo o equivalente al efectivo (como se define en este manual de política contable), a menos que este se encuentre restringido y no pueda intercambiarse ni utilizarse para cancelar un pasivo durante los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros.
e. No tenga un derecho incondicional de aplazar la cancelación del pasivo durante, al menos, los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros.
2.1.4 Estado de resultados
El estado de resultados presenta las partidas de ingresos, gastos y costos con base en el flujo de ingresos generados y consumidos durante el periodo.
2.1.4.1 Información a presentar en el estado de resultados
En el estado de resultados, se presentará como mínimo lo siguiente:
a. Los ingresos sin contraprestación.
b. Los ingresos con contraprestación.
c. Los gastos de administración y operación.
Adicionalmente, se presentará el resultado del periodo, así como, partidas adicionales, encabezamientos y subtotales, cuando la magnitud, naturaleza o función de estos sea tal que la presentación por separado resulte relevante para comprender el rendimiento financiero.
No se presentará ninguna partida de ingreso o gasto como partidas extraordinarias en el estado de resultados.
Se presentará un desglose de los gastos utilizando una clasificación basada en su función. Según esta clasificación, como mínimo, se presentarán los gastos asociados a las funciones principales llevadas a cabo de forma separada. Igualmente, se revelará información adicional sobre la naturaleza de los gastos que incluya, entre otros, los gastos por depreciación y amortización y el gasto por beneficios a los empleados.
2.1.4.2 Información a presentar en las notas
Cuando las partidas de ingreso o gasto sean materiales, de acuerdo con el proceso interno establecido para su determinación, se revelará de forma separada, información sobre su naturaleza e importe. En todo caso, con independencia de la materialidad, se revelará de forma separada, las partidas de ingresos o gastos relacionadas con lo siguiente:
a. Información adicional de los ingresos recibidos por parte de la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional - DGCPTN, operaciones sin flujo de efectivo, indemnizaciones y/o recuperaciones, entre otros.
b. Ingresos por venta de bienes y Servicios, en caso de existir.
c. Ingresos y gastos financieros.
d. Beneficios a los empleados.
e. Depreciaciones y amortizaciones de activos.
f. Deterioro del valor de los activos, reconocidos o revertido durante el periodo contable.
g. Información adicional de gastos administrativos y de operación.
2.1.5 Estado de cambios en el patrimonio
El estado de cambios en el patrimonio presenta las variaciones de las partidas del patrimonio en forma detallada, clasificada y comparativa entre un periodo y otro.
2.1.5.1 Información a presentar en el estado de cambios en el patrimonio
El estado de cambios en el patrimonio incluirá la siguiente información:
a. Cada partida de ingresos y gastos del periodo que se hayan reconocido directamente en el patrimonio, según lo requerido por otras normas, y el total de estas partidas.
b. Los aumentos de capital fiscal y las variaciones de esta cuenta, derivadas de las reclasificaciones que establece la normativa vigente.
c. El resultado del periodo.
d. Los efectos de la aplicación o re expresión retroactiva reconocidos de acuerdo con la norma de políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores, para cada componente de patrimonio.
2.1.5.2 Información a presentar en las notas
El Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores presentarán, para cada componente del patrimonio, la siguiente información:
a. El valor de los incrementos de capital y la destinación de los excedentes financieros.
b. El saldo de los resultados acumulados al inicio y al final del periodo contable, y los cambios durante el periodo.
c. Una conciliación entre los valores en libros al inicio y al final del periodo contable para cada componente del patrimonio, informando por separado cada cambio.
2.1.6 Estado de flujos de efectivo
El estado de flujos de efectivo será elaborado y presentado siempre y cuando sea obligatorio en el marco normativo, de lo contrario no se elaborará ni presentará.
Las actividades de operación se presentan por el método directo y las partidas que no generen registro en las cuentas de efectivo, como por ejemplo la tarifa fiscal, no serán incorporadas dentro de este estado, sin embargo, serán reveladas.
Cuando el total de los recursos asignados sean administrados a través de la Cuenta Única Nacional - CUN por la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional - DGCPTN, no se deberá elaborar el estado de flujos de efectivo.
2.1.6.1 Información a presentar en el estado de flujos de efectivo
Para la elaboración y presentación del estado de flujos de efectivo, se realizará una clasificación de los flujos de efectivo del periodo en actividades de operación, de inversión y de financiación, atendiendo la naturaleza de estas.
2.1.6.2 Actividades de operación
Son las actividades que constituyen la principal fuente de ingresos y aquellas que no puedan calificarse como de inversión o financiación. Ejemplos de flujos de efectivo por actividades de operación son los siguientes:
a. Los recaudos en efectivo procedentes de las cuentas por cobrar.
b. Los pagos en efectivo a proveedores por el suministro de bienes y servicios; seguros por primas y prestaciones, anualidades y otras obligaciones derivadas de las pólizas suscritas si en algún momento están a cargo de la entidad.
c. Los pagos en efectivo a los empleados.
d. Los pagos por concepto de impuestos. e. Los recaudos o pagos en efectivo derivados de la resolución de litigios.
Los flujos de efectivo derivados de las actividades de operación se presentarán por el método directo, según el cual se presentan, por separado, las principales categorías de recaudos y pagos en términos brutos.
2.1.6.3 Actividades de inversión
Son las actividades relacionadas con la adquisición y disposición de activos a largo plazo, así como de otras inversiones no incluidas como equivalentes al efectivo. Ejemplos de flujos de efectivo por actividades de inversión son los siguientes:
a. Los pagos en efectivo por la adquisición de propiedades, planta y equipo; de activos intangibles y de otros activos a largo plazo, incluidos aquellos relacionados con los costos de desarrollo capitalizados y las propiedades, planta y equipo construidas para sí misma.
b. Los recaudos en efectivo por ventas de propiedades, planta y equipo - Inmuebles.
c. Los anticipos de efectivo y préstamos a terceros.
d. Los recaudos en efectivo derivados del reembolso de anticipos.
2.1.6.4 Actividades de financiación
Son las actividades, si se llegarán a presentar, aquellas que producen cambios en el tamaño y composición de los capitales propios y de los préstamos tomados si fuere el caso.
2.1.6.5 Información a presentar en las notas
Se revelará la siguiente información:
a. Los componentes del efectivo y equivalentes al efectivo (cuando aplique).
b. Una conciliación de los saldos del estado de flujos de efectivo con las partidas equivalentes en el estado de situación financiera; sin embargo, no se requerirá que presente esta conciliación si el importe del efectivo y equivalentes al efectivo presentado en el estado de flujos de efectivo es idéntico al importe descrito en el estado de situación financiera.
c. Cualquier importe significativo de sus saldos de efectivo y equivalentes al efectivo que no esté disponible para ser utilizado (uso está restringido).
d. Las transacciones de inversión o financiación que no hayan requerido el uso de efectivo o equivalentes al efectivo.
e. Un informe en el cual se desagregue, por un lado, la información correspondiente a cada uno de los componentes del efectivo y equivalentes al efectivo y, por el otro, la información correspondiente a recursos de uso restringido en forma comparativa con el periodo anterior.
f. Las partidas de cada actividad que no tienen un registro directo en las cuentas bancarias, pero que, sin embargo, son partidas relevantes para la financiación del gasto de operación de la entidad (cuota de auditaje), beneficiario final, cruce de cuentas y todo lo demás.
Se clasificará y revelará, de forma separada, los intereses y excedentes financieros pagados como flujos de efectivo por actividades de financiación, y los intereses, excedentes financieros como flujos de efectivo por actividades de inversión si llegare a presentarse.
2.1.7 Notas a los estados financieros Las notas son descripciones o desagregaciones de partidas de los estados financieros presentadas en forma sistemática.
2.1.7.1 Estructura de las Notas
Se revelará en las notas a los estados financieros lo siguiente:
a. Información acerca de las bases para la preparación de los estados financieros y de las políticas contables específicas utilizadas.
b. Información requerida por las normas que no se haya incluido en otro lugar de los estados financieros.
c. Información comparativa mínima respecto del periodo anterior para todos los importes incluidos en los estados financieros, cuando sea relevante para entender los estados financieros del periodo corriente.
d. Información adicional que sea relevante para entender los estados financieros y que no se haya presentado en estos.
Se presentarán las notas de forma sistemática; para tal efecto, referenciará cada partida incluida en los estados financieros con cualquier información relacionada en las notas.
2.1.7.2 Revelaciones
Se revelará la siguiente información:
a. La información relativa a su naturaleza jurídica y funciones de cometido estatal. Para tal efecto, indicará su denominación; su naturaleza y régimen jurídico, indicando los órganos superiores de dirección y administración, y entidad a la cual está adscrita o vinculada, cuando sea el caso; su domicilio y la dirección del lugar donde desarrolla sus actividades; una descripción de la naturaleza de sus operaciones y de las actividades que desarrolla con el fin de cumplir con las funciones de cometido estatal asignadas; y los cambios ordenados que comprometen su continuidad como supresión, fusión, escisión o liquidación.
b. La declaración explícita y sin reservas del cumplimiento del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el cual hace parte integral del Régimen de Contabilidad Pública.
c. Las bases de medición utilizadas para la elaboración de los estados financieros y las otras políticas contables utilizadas que sean relevantes para la comprensión de los estados financieros, en el resumen de políticas contables significativas.
d. Los juicios, diferentes de aquellos que involucren estimaciones, que la administración haya realizado en el proceso de aplicación de las políticas contables que tengan un efecto significativo sobre los importes reconocidos en los estados financieros, en el resumen de las políticas contables significativas o en otras notas.
e. Los supuestos realizados acerca del futuro y otras causas de incertidumbre en las estimaciones realizadas al final del periodo contable, que tengan un riesgo significativo de ocasionar ajustes importantes en el valor en libros de los activos o pasivos dentro del periodo contable siguiente. Con respecto a esos activos y pasivos, las notas incluirán detalles de su naturaleza y su valor en libros al final del periodo contable.
f. Las limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que tienen impacto en el desarrollo normal del proceso contable o en la consistencia y razonabilidad de las cifras.
La información que permita a los usuarios de sus estados financieros evaluar los objetivos, las políticas y los procesos que aplica para gestionar el capital.
El Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores elaborarán de acuerdo con la periodicidad los siguientes estados contables básicos:
Mensual: Balance General (estado de situación financiera) y estado de resultados.
Trimestral: Se elaborarán los reportes conforme a los requerimientos de la Contaduría General de la Nación, e igualmente se elaborará el balance general (estado de situación financiera) y el estado de resultados.
Se acompañarán de la certificación a los estados contables, suscrita por el representante legal y contador de la entidad.
2.1.8 Publicación de la información contable
El Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores publicarán los estados contables en página web, así como al interior de la entidad en el medio dispuesto para ello.
2.2 EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO
El efectivo comprende los recursos de liquidez inmediata que se registran en las cajas menores, bancos y Cuenta Única Nacional - CUN.
2.2.1 Áreas responsables en la aplicación
La correcta aplicación de esta política está bajo la responsabilidad del área o áreas que generan la información. La causación o registro contable de la información recibida, estará a cargo del área contable y financiera, así:
| Responsable | Actividad |
| Pagador del Ministerio de Relaciones Exteriores y Tesorero del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores | - Validar los tipos de conceptos que hacen parte de los rubros efectivo y equivalente al efectivo. - Informar las revelaciones pertinentes para su inclusión en las notas relacionadas. - Depurar y aclarar las partidas efectivo a cargo del área, indicando los casos especiales. - Trasladar los recursos propios a la Cuenta Única Nacional - CUN. - Registrar los extractos bancarios en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación. - Gestionar los recursos ante la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional - DGCPTN de las obligaciones que serán canceladas a través de las cuentas bancarias, principalmente por conceptos como nómina, sentencias, conciliaciones, entre otros. - Elaborar el Boletín diario de tesorería, para la revisión contable. - Enviar el archivo de información del pago de las retenciones a contabilidad por terceros. |
| Contador del Ministerio de Relaciones Exteriores y Contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores | - Recibir el Boletín diario de tesorería, los extractos bancarios y el informe de pagos de retenciones, para revisión y registros contables, si es del caso. - Realizar las conciliaciones bancarias de las partidas de efectivo. |
2.2.2 Reconocimiento
El efectivo se reconoce cuando se recibe. El Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores analizarán la naturaleza y el alcance de la restricción que pesa sobre el uso del recurso y la disponibilidad, es decir, el mayor o menor grado de aplicación de los fondos en su destinación correspondiente de forma inmediata.
El Ministerio de Relaciones Exteriores ejecuta recursos de la Nación con situación de fondos que se manejan en cuentas autorizadas por la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional - DGCPTN para atender Gastos de Personal, Gastos Generales y Transferencias Corrientes.
Los recursos que el Ministerio de Relaciones Exteriores maneja en sus cuentas bancarias, en gran proporción, corresponden a los solicitados a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional - DGCPTN, a través del SIIF Nación mediante traslados a pagaduría, con el fin de efectuar pago de nóminas, locales, aportes voluntarios, Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA, embargos, impuestos retenidos y asignaciones de partidas a las misiones diplomáticas y oficinas consulares en el exterior. Para los conceptos liquidados en divisa (nómina de la planta externa, locales y asignaciones de partidas) se utilizan tasas de cambio estimadas para su equivalencia en pesos colombianos (COP), que posteriormente se ajustan a las tasas de compra que ofrece el mercado secundario el día de la negociación y la diferencia se devuelve a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional - DGCPTN.
El Ministerio de Relaciones Exteriores autoriza, a través del SIIF Nación, los pagos a beneficiario final para que la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional - DGCPTN disperse los recursos y se efectúe el abono en cuenta.
En cuanto a los pagos electrónicos del Ministerio de Relaciones Exteriores, estos serán cancelados a través de las cuentas bancarias principalmente por conceptos como nómina, sentencias y conciliaciones, los cuales pueden ser devueltos por problemas en las cuentas bancarias de los destinatarios finales, tales como errores, cancelación y/o cambios de las mismas, momento en el cual se procede a reversar el registro contable mediante el cual se dio la cancelación del pasivo que lo originó.
El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores maneja recursos propios con situación de fondos, los cuales son el resultado de las actuaciones consulares en el exterior, gobernaciones y oficinas en Bogotá. Estos recaudos son girados a las cuentas bancarias en divisas, se registra el extracto bancario en divisa en forma diario en el SIIF Nación, el cual tiene en el sistema la Tasa Representativa del Mercado - TRM diaria y va alimentando el auxiliar detallado en pesos colombianos (COP).
Los pagos del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores se realizan a través de la Cuenta Única Nacional a beneficiario final, cuando se gira a las oficinas consulares se realiza transferencia a pagaduría, para realizar la transferencia en divisa.
Los pagos en pesos colombianos (COP) del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores se realizan a través de la Cuenta Única Nacional - CUN a beneficiario final, cuando se realizan giros a las misiones de Colombia en el Exterior o viáticos por alternación en divisas, se realiza una orden de pago con medio de pago traslado a pagaduría con el fin que la cadena presupuestal disminuya el saldo en Cuenta Única Nacional - CUN en pesos colombianos (COP), mientras que la transferencia en divisas a beneficiario final se realice a través de las cuentas, tanto en dólares (USD) como en euros (EUR) que tiene disponible el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para dicho fin, de acuerdo a la instrucción recibida por la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional - DGCPTN, desde la inclusión de la entidad en Cuenta Única Nacional - CUN.
Para los pagos electrónicos del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores por concepto de trámites no exitosos en pasaportes, visas o apostillas o que sean devueltos por problemas en las cuentas bancarias de los destinatarios finales, se procederá a reversar el registro contable que dio origen al pago del pasivo.
Se reconocerá como efectivo y equivalentes los recursos monetarios controlados por el Ministerio de relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y se medirán al costo o valor de la transacción; es decir, se reconocerá el valor del efectivo que verdaderamente sea abonado a las cuentas.
Su medición se realizará en pesos colombianos (COP) que es la unidad de la moneda funcional de la entidad. De igual forma, los convertidos en la moneda en que indique la política de Conversión de Moneda Extranjera para la transacción objeto del hecho económico, cuando haya lugar a ello.
2.2.3 Medición Posterior
La medición posterior de los equivalentes al efectivo se realizará en pesos colombianos (COP).
Toda transacción en moneda extranjera se reconocerá utilizando el peso colombiano. Los saldos o partidas monetarias en moneda extranjera se convertirán a pesos colombianos (COP) utilizando la Tasa Representativa del Mercado - TRM de la fecha de cierre del mes respectivo.
Con posterioridad al reconocimiento, el efectivo se mantendrá por el valor de la transacción.
2.2.4 Baja en Cuentas
A continuación, se detallan algunas situaciones sobre las cuales podrá dar de bajas el efectivo y equivalentes al efectivo a:
- Con el valor correspondiente a los cheques devueltos que se trasladen a las acciones de cobro que correspondan.
- El valor de los cheques girados, así como los retiros y traslados que efectué, por diferentes conceptos.
- El valor de las notas débito que expidan las entidades financieras por conceptos tales como gastos bancarios, cheques devueltos o pagos de obligaciones financieras.
- El menor valor resultante de los ajustes por diferencia en cambio de los depósitos en moneda extranjera, cuando a ello haya lugar.
- El valor del reintegro de los depósitos.
- El valor de los fondos cuya restricción de uso desaparezca.
- Con el valor correspondiente a órdenes de pago a beneficiario final.
2.2.5 Revelaciones
El estado de flujos de efectivo informará acerca de los fondos provistos y utilizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores en desarrollo de sus actividades de operación durante el periodo contable.
El Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores presentará el estado de flujos de efectivo por el método directo, según el cual se muestran por separado las principales categorías de recaudos y pagos en términos brutos.
Se deberá revelar, el importe de los saldos de efectivo y equivalentes al efectivo significativos mantenidos que no están disponibles para ser utilizados (cuentas embargadas, fondos con una destinación específica, convenios, etc.).
Revelará en las notas o presentará en los estados financieros, los saldos para cada categoría de efectivo por separado, el plazo de los equivalentes al efectivo, las tasas de interés en caso de que aplique y las condiciones en las cuales se tienen los equivalentes.
El efecto de hechos posteriores que por su efecto hayan modificado sustancialmente la valuación del efectivo y equivalentes.
Los importes de efectivo y equivalentes de efectivo que estén destinados a un fin específico.
2.2.6 Presentación en los estados financieros
En el Estado de situación Financiera, el efectivo y equivalentes de efectivo se presentarán como activos corrientes.
2.3 CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar están representadas por el derecho a percibir efectivo por un monto, fijo o determinable, por parte de otra entidad o de un tercero.
Dentro de esta política se encuentran el manejo de las siguientes cuentas por cobrar, entro otras:
a. Multas.
b. Sanciones.
c. Pago por cuenta de terceros.
d. Responsabilidades.
e. Recursos reintegrados a tesorerías.
f. Intereses de mora
g. Otras cuentas por cobrar
2.3.1 Áreas responsables en la aplicación
La correcta aplicación de esta política está bajo la responsabilidad del área o áreas que generan la información. La causación o registro contable de la información recibida, estará a cargo del área contable y financiera, así:
| Responsable | Actividad |
| Jefes de oficinas consulares en el exterior, gobernaciones y sedes en Bogotá | Enviar información de recaudos consulares los primeros 5 días calendario, los cuales son diligenciados en el Sistema Integral de Trámites al Ciudadano - SITAC. |
| Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna | Enviar información sobre los procesos a favor del Ministerio de Relaciones Exteriores y a favor del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. |
| Directora de Talento Humano | Enviar información sobre los valores a favor del Ministerio de Relaciones Exteriores y a favor del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. |
| Contador del Ministerio de Relaciones Exteriores y Contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores | Recibir, revisar, analizar y contabilizar en el SIIF Nación la información reportada por las diferentes áreas. |
2.3.2 Reconocimiento
Las cuentas por cobrar se reconocen por los derechos adquiridos a favor del Ministerio de relaciones Exteriores y a favor del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores reconocerá en la contabilidad todos aquellos valores que informen las oficinas consulares, gobernaciones y oficinas en Bogotá.
Incluyen los derechos originados en transacciones sin contraprestación por pagos de lo no debido, sanciones económicas de tipo disciplinario, entre otros.
Las cuentas por cobrar se clasificarán en la categoría de costo.
2.3.3 Medición
La medición inicial de las cuentas por cobrar será por el valor a recibir, descrito en los informes, la respectiva factura, cuenta de cobro, GF-FO-06 recibo de caja, contrato, estado de cuenta o cualquier otro documento (oficio, memorando) con el que se pueda evidenciar la existencia de la cuenta por cobrar.
2.3.4 Posterior - Deterioro
El Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores al final de cada período evaluarán si existe evidencia objetiva del deterioro de las cuentas por cobrar; caso en el cual reconocerán dicho deterioro, si y sólo si, se ha verificado y documentado la existencia del mismo.
Dentro de los indicios de deterioro a evaluar se encuentran:
- Situaciones económicas de los países donde se encuentren las misiones y oficinas consulares.
- Días de mora.
- Desmejoramiento de las condiciones crediticias del deudor.
- Quiebra, declarados en reestructuración o en proceso de liquidación.
- Incumplimiento en acuerdos de pago.
Una vez exista indicio, se debe proceder al cálculo de deterioro de las cuentas por cobrar, para esto se tendrá en cuenta:
1. Si se tienen cuentas por cobrar con entidades que entren en proceso de liquidación se deteriorarán en un 100% y se reclasificarán a cuentas de difícil cobro.
2. Para las demás cuentas por cobrar el cálculo del deterioro se realizará teniendo en cuenta las siguientes variables:
a. Tasa de descuento (TES), emitida por el Banco de la República.
b. Valor adeudado por la entidad sujeta de control o cualquier otro tercero.
c. Tiempo: fecha estimada de pago de la cuenta por cobrar.
Sin embargo, solamente se aplicará dicha fórmula si es posible determinar de manera fiable el plazo en que se espera recuperar la cuenta por cobrar, en caso contrario la misma se deteriorará al 100%.
Con estas variables se podrá realizar el cálculo, como mínimo una vez al finalizar el cierre contable.
El deterioro corresponderá al exceso del valor en libros de la cuenta por cobrar con respecto al valor presente de sus flujos de efectivo futuros estimados de la misma (excluyendo las pérdidas crediticias futuras en las que no se haya incurrido). Para el efecto, se utilizará, como factor de descuento la tasa de los TES que aplica con plazos similares.
El deterioro se reconocerá de forma separada, como un menor valor de la cuenta por cobrar, afectando el gasto del periodo.
Las cuentas por cobrar de entidades que pertenecen al Presupuesto General de la Nación, no serán objeto de deterioro puesto que están atadas a trámites presupuestales, salvo que la entidad no haya realizado las gestiones pertinentes para la asignación en el presupuesto, artículo 5o del Decreto 3361 de 2004. Deudas entre entidades estatales.
Si en una medición posterior, las pérdidas por deterioro disminuyen debido a eventos objetivamente relacionados con su origen, se disminuirá el valor del deterioro acumulado y se afectará el resultado del periodo. En todo caso, las disminuciones del deterioro no superarán las pérdidas por deterioro previamente reconocidas.
2.3.5 Baja en cuentas
Se dejará de reconocer una cuenta por cobrar cuando expiren los derechos, renuncie a ellos o cuando se transfieran los riesgos y ventajas inherentes a la misma. Para el efecto, se disminuirá el valor en libros de la cuenta por cobrar y la diferencia entre éste y el valor recibido, se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo.
El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores dejará de reconocer las cuentas por cobrar cuando las oficinas consulares en el exterior, gobernaciones y oficinas en Bogotá realicen el recaudo o giro.
Se dejará de reconocer la cuenta por cobrar y el ingreso por multas, sanciones, enajenación de activos, pago por cuenta de terceros, indemnizaciones, responsabilidades cuando se presenten las siguientes situaciones:
2.3.5.1 Los derechos expiren parcial o totalmente
Cuando los organismos que conforman la administración, así como los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación. consignen total o parcialmente en las cuentas que para tal efecto señale la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional - DGCPTN.
2.3.5.2 Castigo de cartera
Por los estudios y actos que genere la Oficina Asesora Jurídica Interna.
Se castigará la cartera a favor cuando sea de imposible recaudo; no obstante, las gestiones efectuadas para el cobro, se considera que existe cartera de imposible recaudo para estos efectos, siempre que se cumpla alguna de las siguientes causales, determinadas por el apoderado:
a. Prescripción.
b. Caducidad de la acción.
c. Pérdida de ejecutoriedad del acto administrativo que le dio origen.
d. Inexistencia probada del deudor o su insolvencia demostrada, que impida ejercer o continuar ejerciendo los derechos de cobro.
e. Cuando la relación costo-beneficio al realizar su cobro no resulta eficiente.
Se declarará mediante acto administrativo o documento que prepare y presente el apoderado.
Se dejará de reconocer una cuenta por cobrar cuando los derechos expiren, se renuncie a ellos o cuando los riesgos y las ventajas inherentes a la cuenta por cobrar se transfieran. Para el efecto, se disminuirá el valor en libros de la cuenta por cobrar y la diferencia entre este y el valor recibido se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo. El Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores reconocerán separadamente, como activos o pasivos, cualesquiera derechos u obligaciones creados o retenidos en la transferencia.
Igualmente se dará de baja en cuentas, cuando eventualmente dicha cartera sea vendida o entregada en administración a Central de Inversiones S.A. - CISA.
2.3.6 Revelaciones
Se revelará información relativa al valor en libros y a las condiciones de la cuenta por cobrar, tales como:
a. Plazo.
b. Tasa de interés y tipo.
c. Vencimiento.
d. Los terceros y el valor de los intereses registrados durante la vigencia por la mora en el pago.
Se revelará el valor de las pérdidas por deterioro, o de su reversión, reconocidas durante el periodo contable, así como el deterioro acumulado. Adicionalmente, se revelará:
a. Un análisis de la antigüedad de las cuentas por cobrar que estén en mora, pero no deterioradas al final del periodo.
b. Un análisis de las cuentas por cobrar que se hayan determinado individualmente como deterioradas al final del periodo, incluyendo los factores que se haya considerado para determinar su deterioro.
Así mismo, se informará cuando eventualmente dicha cartera sea vendida o entregada en administración a Central de Inversiones S.A. - CISA.
2.3.7 Presentación en los estados financieros
2.3.7.1 Estado de situación financiera
Se clasificará y presentará como cuentas por cobrar corrientes si su vencimiento es inferior a 12 meses, o se tienen con el propósito de ser negociadas; en caso contrario, se clasificarán como cuentas por cobrar no corrientes.
2.3.7.2 Estado de resultados
Se presentarán los ingresos sin contraprestación, gastos e ingresos por operaciones interinstitucionales, pérdidas por deterioro y bajas en cuenta, entre otras.
2.3.7.3 Estado de flujos de efectivo
En el Estado de flujos de efectivo se presentarán como actividades de operación, en caso que los recursos ingresen a las cuentas propias del Ministerio de Relaciones Exteriores y Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, de lo contrario no.
2.4 INVENTARIOS
El inventario es la relación detallada, ordenada y valorada de bienes y existencias del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
2.4.1 Áreas responsables en la aplicación
La correcta aplicación de esta política está bajo la responsabilidad del área o áreas que generan la información. La causación o registro contable de la información recibida, estará a cargo del área contable y financiera, así:
| Responsable | Actividad |
| Almacenista | - Registrar el ingreso de documentos valor (pasaportes y etiquetas de visas) en el Sistema Integral de Trámites al Ciudadano - SITAC. - Enviar el Formato GF-FO-125 Saldos de Oficina Almacén - Clasificados por estados información libretas al contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. |
| Contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores | - Realizar mensualmente arqueos de documentos de identificación (pasaportes y etiquetas de visas). - Recibir, revisar, analizar y contabilizar la información, para revisión y registros contables, si es del caso. |
2.4.2 Reconocimiento
El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores reconocerá como inventarios aquellos activos adquiridos para la prestación del servicio de expedición de documentos de identidad, representados en los diferentes tipos de pasaportes y etiquetas de visas.
2.4.3 Medición Inicial
Los inventarios se medirán por el costo de adquisición.
2.4.3.1 Costo de Adquisición
El costo de adquisición de los inventarios incluirá el precio de compra.
2.4.3.2 Sistemas de Inventario
Los inventarios se llevarán utilizando el sistema de inventario permanente.
Para efectos de valorización y determinación del costo, se aplicarán los métodos de Primeras en Entrar Primeras en Salir (PEPS).
2.4.4 Medición Posterior
Con posterioridad al reconocimiento inicial, los inventarios que se esperan comercializar se medirán al menor valor entre el costo y el valor neto de realización.
El inventario será manejado y controlado a través del Grupo Interno de Trabajo de Almacén, donde se realizará el ingreso de la factura en cantidad y valor en el Sistema Integral de Trámites al Ciudadano - SITAC.
2.4.5 Baja en cuentas
Cuando se expida un documento de identificacion (pasaporte y etiqueta de visas) a los ciudadanos en la prestacion de servicios.
Por la pérdida de documento de identificación (pasaporte y etiqueta de visa) se reconocerán como gasto en el resultado de periodo.
2.4.6 Revelaciones
El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores revelará los principales conceptos que hacen parte del costo de adquisición.
Además, se revelará lo siguiente:
a. El valor de los inventarios en poder de las oficinas expedidoras a nivel nacional e internacional y terceros.
b. El método de valuación utilizado.
c. Las pérdidas por el valor de los inventarios reconocidos.
d. El valor en libros de los inventarios que se lleven el valor de mercado menos los costos.
2.4.7 Presentación en los estados financieros
2.4.7.1 Estado de situación financiera
Se reconocerán como activos corrientes, ya que la intención es venderlos o consumirlos en el ciclo normal de operación de cada vigencia.
2.4.7.2 Estado de resultado
Se presentará el ingreso con contraprestación por la prestación de servicios por la expedición de documentos de identificación de los diferentes tipos de pasaportes y etiquetas de visas.
2.4.7.3 Estado de flujos de efectivo
Los flujos de efectivo procedentes de las actividades de operación se derivan fundamentalmente en las transacciones que constituyen la principal fuente de ingreso de las actividades ordinarias de la entidad.
2.5 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores posee la titularidad de las propiedades, planta y equipo y es el que se encarga de comprar, vender, remodelar, realizar mejoras, mantenimiento, pago de servicios públicos, impuestos y tomador de las pólizas de aseguramiento.
Esta política contable debe ser aplicada a:
a. Terrenos.
b. Construcciones y edificaciones.
c. Equipos y máquinas de comedor, cocina.
d. Equipos y máquinas de comunicación.
e. Equipo de construcción.
f. Equipo y máquinas para medicina.
g. Equipos y máquinas de oficina.
h. Equipo de transporte.
i. Herramientas y accesorios.
j. Mobiliarios y enseres.
k. Equipo de computación.
2.5.1 Áreas responsables en la aplicación
La correcta aplicación de esta política está bajo la responsabilidad del área o áreas que generan la información. La causación o registro contable de la información recibida, estará a cargo del área contable y financiera, así:
| Responsable | Actividad |
| Almacenista | - Registrar, controlar y custodiar los elementos catalogados como propiedades, planta y equipo, devolutivos y de consumo, en el Sistema de Información Administrativo y de Recursos Humanos - SIAD, en el cual se registran los ingresos, traslados y salidas de los elementos en mención. - Informar al contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores mediante reporte de movimientos diarios y reportes mensuales las vidas útiles y valores residuales que se asignarán para la medición posterior de las propiedades, planta y equipo. Para esto se apoyará en la información suministrada, entre otros, por: los proveedores, el personal del área que solicita la compra y las políticas internas. - Coordinar y reportar los resultados de la toma física al 100% de los inventarios. - Realizar los procesos de presentación de inventarios por medio del cual cada funcionario reporta los bienes que se encuentran a su cargo. - Informar mediante reporte de movimientos diarios y reportes mensuales al contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores las bajas de elementos aprobadas en el Comité de Evaluación Técnica de Bienes Muebles. - Informar al contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores mediante informe mensual de activos fijos, la condición general y específica de cada activo, según los lineamentos establecidos. - Reportar las pérdidas o siniestros que se determinen en la toma física de inventarios o cuando se produzcan. - Informar mediante reporte de movimientos diarios, reportes mensuales e informe mensual detallado del inventario (activos fijos) las compras que corresponden a mejoras o adiciones para que en el SIAD se realicen las modificaciones respectivas en la depreciación. |
| Directora de Gestión de Información y Tecnología | - Suministrar al contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores las vidas útiles y valores residuales que se asignarán para la medición posterior de los equipos de computación y comunicación, etc. Para esto se apoyará en la información suministrada, entre otros, por: los proveedores, el personal del área que solicita la compra y las políticas internas. - Diligenciar la evaluación de indicios de deterioro de los activos al final de cada periodo, para esto tendrá en cuenta las disposiciones de la política deterioro de los activos no generadores de efectivo. - Informar las compras que corresponden a mejoras o adiciones de equipos de cómputo y comunicación, etc. al almacenista. |
| Contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores | - Revisar junto con el almacenista la vida útil, el valor de depreciación, el valor del deterioro y el valor residual de los activos de propiedades, planta y equipo en uso y en bodega. - Realizar el arqueo físico de los bienes que son propiedades, planta y equipo que se encuentran en bodega. - Certificar al contador del Ministerio de Relaciones Exteriores los activos de propiedades, planta y equipo en uso permanente sin contraprestación, relacionando los movimientos y saldos mensuales. |
| Contador del Ministerio de Relaciones Exteriores | - Revisar la certificación de los activos de propiedades, planta y equipo en uso permanente sin contraprestación. - Realizar los registros contables del caso. |
En todo caso, los encargados de las áreas de transportes y servicios administrativos, los jefes de misión y oficinas consulares, prestarán apoyo a la Dirección Administrativa y Financiera y a la Dirección de Gestión de Información y Tecnología en lo relacionado con la medición de las propiedades, planta y equipo; así como las personas que tienen a cargo dichos bienes apoyarán el levantamiento del inventario físico, y demás instrucciones impartidas al respecto.
2.5.2 Reconocimiento
Se reconocerán como propiedades, planta y equipo no generadores de efectivo, los activos tangibles, muebles o inmuebles, adquiridos por el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para la prestación de servicios y propósitos administrativos. No todos los bienes generalmente salen de una vez al servicio, por lo tanto, se reconocen en la contabilidad del Ministerio de Relaciones Exteriores aquellos certificados mensualmente por el contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores como bienes en uso permanente sin contraprestación.
El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores es el que se encarga de comprar, vender, remodelar, realizar mejoras, mantenimiento, pago de servicios públicos, impuestos y tomador de las pólizas de aseguramiento.
Las adiciones y mejoras efectuadas a las propiedades, planta y equipo se reconocerán como mayor valor de esta y en consecuencia afectará el cálculo futuro de la depreciación.
Las adiciones y mejoras son erogaciones en que incurre el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para aumentar la vida útil del activo. Serán el área de servicios administrativos junto con el almacenista, lo responsables de informar al contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, mediante los movimientos diarios que reflejan los ingresos de las adiciones y mejoras certificadas por los interventores de los contratos.
Lo concerniente con las reparaciones y mantenimiento de las propiedades, planta y equipo, estos se reconocerán como gasto en el resultado del periodo, son erogaciones para conservar la capacidad normal de uso del activo.
Las propiedades, planta y equipo se caracterizan porque no se esperan vender en el curso de las actividades ordinarias y se prevé usarlos durante más de un periodo contable.
Así mismo, se reconocerán los bienes de propiedad de terceros recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno, que cumplan con la definición de propiedades, planta y equipo, esto es, que cumplan con alguna de las condiciones descritas anteriormente.
Para el reconocimiento de las propiedades, planta y equipo en la contabilidad, cuya titularidad o comodato esté a cargo del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, no será necesario la suscripción de comodatos o contratos, si no que los mismos serán reflejados conforme a los movimientos contenidos en la certificación mensual que expida el contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores con destino al contador del Ministerio de Relaciones Exteriores. El almacenista junto con los contadores del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, conciliarán los saldos mensualmente y reflejando en actas tal circunstancia.
Los movimientos generados en el SIAD por las propiedades, planta y equipo, así como los valores presentados en la certificación que expide el contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, son responsabilidad del almacenista y el contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Los bienes históricos y culturales, que cumplan con la definición de propiedades, planta y equipo, se reconocerán como tal; en caso contrario, se aplicará lo establecido en la normatividad para los bienes históricos y culturales.
Para el reconocimiento inicial de los elementos que cumplen con la definición de propiedades, planta y equipo se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones:
BIENES MUEBLES
| CRITERIO | CANTIDAD | CUANTÍA | CARACTERÍSTICAS | TRATAMIENTO |
| Mayor a | 50 | U.V.T. | Activos mayor cuantía | Se reconocen como propiedades, planta y equipo y se deprecian de acuerdo a la política contable del grupo. |
| Menor o igual | 50 | U.V.T. | Activos menor cuantía | Se registran como propiedades, planta y equipo y se deprecian a un (1) mes. Una vez depreciado el bien, se trasladará al módulo de SIAD (consumo con control). Los reconoce el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. |
Los terrenos sobre los que se construyan las propiedades, planta y equipo, se reconocerán por separado de la edificación. Cuando se trate de los terrenos en propiedades horizontales, el costo del terreno debe igualmente reconocerse de manera separada teniendo en cuenta el coeficiente de participación sobre el mismo; no obstante, si a juicio de expertos, se establece que la separación no es procedente, se deberá dejar constancia de tal situación y se revelará en las notas. Los cálculos y su resultado deben estar contenidos en los anexos a la certificación que expide mensualmente el contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Se define como contrato de comodato o préstamo de uso, aquel por el cual una parte entrega a la otra gratuitamente una especie, mueble o bien raíz, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de terminado el uso. Los comodatos se harán a través del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, excepto cuando por determinación de la administración lo deba hacer el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Los bienes dados o recibidos en comodato serán controlados por el almacenista y el contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, y sus movimientos y saldos deberán estar contenidos en la certificación que expide mensualmente el contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
2.5.3 Medición inicial
Las propiedades, planta y equipo a nivel nacional del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores se medirán por el costo, el cual comprende, entre otros, lo siguiente: el precio de adquisición; los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición; los honorarios profesionales; así como todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la administración de la entidad.
Las propiedades, planta y equipo adquiridas en el exterior por el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores se medirán por el costo (registro del valor de adquisición según factura remitida por la misión diplomática u oficina consular que da como resultado de tomar el valor unitario de cada elemento y aplicarle la tasa de cambio del día de la factura) que incluya los factores enunciados anteriormente para los bienes adquiridos a nivel nacional, a excepción de los impuestos indirectos como el IVA o impuesto al consumo, el cual por disposición legal (Convención de Viena de 1961) se recupera durante cada vigencia, salvo aquellos paises que no lo reconozcan.
Las propiedades, planta y equipo se medirán por el costo, el cual comprende, entre otros sin limitarse a estos los siguientes:
| COSTOS | CAPITALIZA | NO CAPITALIZA |
| Los costos de transacción de compra. | X | |
| Gastos jurídicos específicos para la compra y/o construcción. | X | |
| Los aranceles (impuestos de importación). | X | |
| Impuestos indirectos no recuperables. | X | |
| Los costos de instalación y montaje. | X | |
| Honorarios de profesionales específicos del activo. | X | |
| Gastos de diseños alternativos que posteriormente fueron rechazados. | X | |
| Costos de preparación del lugar para su ubicación física (generalmente si se va a empotrar el elemento). | X | |
| Costos de beneficios a empleados directamente atribuibles a la construcción o adquisición del elemento. | X | |
| Materiales. | X | |
| Los intereses durante el periodo de construcción de un activo apto. | X | |
| Estudios de Factibilidad. | X | |
| Costos relacionados con la selección de los diseños. | X | |
| Costos relacionados con la identificación de los sitios y el estudio de requisitos. | X | |
| Todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la administración. | X | |
| Los intereses y otros costos después de que la propiedades, planta y equipo está disponible para su uso, incluso si aún no se utiliza. | X | |
| Arrendamientos de propiedades en donde se desarrollan obras de construcción o montaje de activos. | X | |
| Capacitación del personal para operar el activo. | X | |
| Costos de reubicación de equipos. | X | |
| Costos de retiro de equipos en la planta para permitir la instalación de los nuevos equipos. | X | |
| La estimación inicial de los costos de desmantelamiento o retiro del elemento. | X | |
| La rehabilitación del lugar sobre el que se encuentra. | X | |
| Costos relacionados con errores de diseño en un proyecto de construcción. | X | |
Cuando se incurra en una erogación distinta a la relacionada en la anterior tabla, se evaluará si ésta es un costo directamente atribuible a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la administración, en caso tal se reconocerá como mayor valor del activo, en caso contrario, la misma será un gasto del periodo, solo cuando sea el Ministerio de Relaciones Exteriores quien efectúa las erogaciones, de lo contrario será el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores quien califique y evalúe cada aspecto contenido en la tabla anterior, al momento de efectuar sus erogaciones.
Cualquier descuento o rebaja del precio se reconocerá como un menor valor de las propiedades, planta y equipo, y afectará la base de depreciación, lo cual lo registrará el Fondo Rotatorio, al momento del pago, si es quien paga.
Las propiedades, planta y equipo que se reciban en permuta se medirán por su valor de mercado. A falta de este, se medirán por el valor de mercado de los activos entregados y, en ausencia de ambos, por el valor en libros de los activos entregados.
2.5.4 Medición posterior
Después del reconocimiento, las propiedades, planta y equipo se medirán por el costo menos la depreciación acumulada menos el deterioro del valor acumulado.
2.5.4.1 Depreciación
La distribución sistemática del valor depreciable del activo a lo largo de la vida útil se llevará a cabo mediante el método de depreciación línea recta, este método será aplicado uniformemente en todos los periodos, a menos que se produzca un cambio en el patrón esperado de consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio incorporados en el activo.
Se dará inicio al reconocimiento de la depreciación de una propiedad, planta y equipo cuando esté disponible para el uso, es decir, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la administración de la entidad.
La depreciación se determinará sobre el valor del activo o sus componentes menos el valor residual y se distribuirá sistemáticamente a lo largo de su vida útil.
El valor residual de la propiedad, planta y equipo es el valor final de un activo después de su depreciación y amortización, es decir al final de su vida útil, sin que llegue a cero en el valor registrado en libros y el bien siga en uso, se llevará a control administrativo en el aplicativo que la entidad disponga para tal fin.
La depreciación de un activo cesará cuando se produzca la baja en cuenta o cuando el valor residual del activo supere su valor en libros. La depreciación no cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del uso activo ni cuando el activo sea objeto de operaciones de reparación y mantenimiento.
El cargo por depreciación de un periodo se reconocerá como gasto en el resultado.
Los terrenos no serán objeto de depreciación.
2.5.4.2 Vida útil
La vida útil de una propiedad, planta y equipo es el periodo durante el cual se espera utilizar el activo. se tendrán en cuenta los siguientes factores, entre otros, para determinar la vida útil de sus activos:
a. La utilización prevista del activo.
b. El desgaste físico esperado, que depende de factores operativos, tales como el programa de reparaciones y mantenimiento, y el cuidado y conservación que se le da al activo mientras no se está utilizando.
c. Los límites legales o restricciones similares sobre el uso del activo, tales como, las fechas de caducidad de los contratos de arrendamientos financieros relacionados.
d. La obsolescencia procedente de los cambios o mejoras técnicas ofrecidas en el mercado que afecten directamente el bien de acuerdo a sus características.
2.5.4.3 Valor residual
El valor residual de una propiedad, planta y equipo es la cuantía estimada que se podría obtener actualmente por la disposición del activo, después de deducir los costos por tal disposición, si el activo ya hubiere alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil. Si se considera que durante la vida útil del activo se consumen sus beneficios económicos o su potencial del servicio en forma significativa, el valor residual puede ser cero; de lo contrario, se estimará dicho valor. Cuando estos valores son significativos se deben respaldar con un avalúo preparado por peritos independientes o por personas con la idoneidad para calcularlos.
Se establecieron las siguientes vidas útiles y valores residuales por cada clasificación de propiedades, planta y equipo, no obstante, se podrá asignar vidas útiles diferentes a las establecidas si se presentan condiciones particulares de uso de los activos, tal decisión deberá ser revelada en las notas, así:
| Grupo | Vida Útil (años) | Valor Residual |
| Equipos y máquinas de comedor, cocina | 15 | 0% - 5% |
| Equipos y máquinas de comunicación | 10 | 0% - 5% |
| Equipo y máquinas para medicina y odontología | 15 | 0% - 5% |
| Equipos y máquinas de oficina | 20 | 0% - 5% |
| Equipo de transporte | 20 | 0% - 5% |
| Herramientas y accesorios | 20 | 0% - 5% |
| Equipo de computación | 5 | 0% - 5% |
| Muebles e Inmuebles recibidos de terceros, que cumplen las condiciones para ser reconocidos como activo por parte el MRE | Según contrato o convenio | No Aplica |
| Edificaciones | 70 | 20% - 40% |
Para el caso de los inmuebles, la vida útil será asignada de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente expedida por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi - IGAC (Resolución 620 de 2008) a menos que se determine una vida útil diferente por condiciones particulares de uso o por la ubicación y normas que puedan regir.
Sin embargo, esta política estará sujeta al peritaje individual de los bienes, ya que los deméritos y afectaciones físicas varían en los diferentes lugares geográficos en donde se tengan estos bienes, particularmente podrían impactar más en unos que en otros, si se tiene en cuenta que la ubicación puede ser en Colombia o en los diferentes países en donde se tienen inmuebles al servicio de las misiones diplomáticas y oficinas consulares.
La vida útil, el valor residual y el método de depreciación serán revisados, como mínimo, al término de cada periodo contable y si existe un cambio significativo en estas variables, se ajustarán para reflejar el nuevo patrón del potencial de servicio. Para esto, el almacenista informará al contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores cuáles elementos presentan un estado regular o malo, junto con el tiempo que se estiman utilizar por su condición, con el fin que el contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores realice los cambios en estimaciones contable e informe la Directora de Gestión de Información y Tecnología para que realice las modificaciones respectivas en el SIAD.
Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de conformidad con la Norma de Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y corrección de Errores.
Para efectos de determinar el deterioro de una propiedad, planta y equipo, se aplicará lo establecido en la política de deterioro del valor de los activos no generadores de efectivo.
Cuando se reciba de terceros alguna contraprestación por elementos que se encuentren deteriorados o por indemnizaciones recibidas producto de pérdidas o cualquier otra circunstancia, no se reversará el deterioro reconocido a la fecha, sino que, por el contrario, se registrará como un ingreso en el momento en que la compensación sea exigible, pero está estará reportada por el contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
2.5.4.4 Movilización de inmuebles
Eventualmente, cuando se realicen transacciones de venta de bienes inmuebles al Colector de Activos Públicos del Estado - CISA o quien haga sus veces, se aplicarán las disposiciones vigentes expedidas por la Contaduría General de la Nación, procedimiento contable para el registro de los hechos económicos relacionados con la movilización de activos, razón por la cual se detallan los aspectos más relevantes: Es importante señalar que la movilización como tal la harán el almacenista y el contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, de acuerdo con las decisiones que tome la administración del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
2.5.4.4.1 Inmuebles transferidos a CISA para ser reasignados a otra entidad pública o para ser comercializados
Si bien las normas vigentes establecieron que la transferencia de inmuebles a CISA se hace a título gratuito y mediante acto administrativo, estos bienes deben continuar reconociéndose como activos de la entidad que los transfiere, hasta tanto se reasignen a otras entidades públicas o se comercialicen. Lo anterior, teniendo en cuenta que la transferencia de la propiedad a CISA se hace con el fin de viabilizar y agilizar la movilización de los activos, constituyéndose CISA en su calidad de colector de activos públicos, en el administrador de los bienes recibidos para cumplir la finalidad establecida legalmente.
Por lo anterior, se mantendrán reconocidos estos elementos en el grupo de propiedades, planta y equipo hasta tanto CISA los asigne o comercialice, este reconocimiento se da puesto que, aunque se transfiera los inmuebles, es esta quien tiene los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad de los mismos.
Cuando se realice la transferencia, se disminuirá el activo en el que se encuentre registrado el bien, así como la depreciación acumulada y el deterioro acumulado, si a ello hay lugar. Si la transferencia es a otra entidad de gobierno, se reconocerá un gasto por transferencias en la subcuenta 542307 - Bienes entregados sin contraprestación de la cuenta 5423-Otras transferencias.
Si la transferencia es a una empresa, se reconocerá un gasto por subvenciones en la subcuenta 542407 - Bienes entregados sin contraprestación de la cuenta 5424 - Subvenciones.
Cuando se reciba un bien inmueble, bien sea de una entidad de gobierno o de una empresa, se incorporará y reconocerá un ingreso por transferencias en la subcuenta 442807 - Bienes recibidos sin contraprestación de la cuenta 4428 - Otras transferencias, para la medición del bien inmueble recibido se tendrá en cuenta lo establecido en esta política respecto de las transferencias no monetarias.
Cuando se entreguen bienes inmuebles a CISA para su comercialización, se tendrá en cuenta lo siguiente para los reconocimientos contables: Una vez recibida la información sobre la comercialización del bien por parte de CISA, se registrará un débito en la subcuenta 138416 - Enajenación de activos de las cuenta 1384 - Otras cuentas por cobrar y un crédito en la subcuentas relacionadas con el bien transferido de las cuentas 1685 - Depreciación acumulada, 1695 - Deterioro acumulado de propiedades, planta y equipo, y crédito a la subcuenta que corresponda del grupo 16 de propiedad, planta y equipo, la diferencia se registrará en la subcuenta 480805 - Ganancia por baja en cuenta de activos no financieros o en la subcuenta 589019 - Pérdida por baja en cuenta de activos no financieros según corresponda.
Cuando en cumplimiento de las normas sobre movilización de activos, y se deba reconocer los gastos asociados al bien recibido, esta debitará las subcuentas y cuentas relacionadas del grupo 51 - De administración y operación y acreditará las subcuentas y cuentas respectivas al grupo 24 - Cuentas por pagar.
2.5.4.5 Inventario físico
Será realizado por el Grupo Interno de Trabajo de Almacén, tanto en planta interna como externa, con la periodicidad que se ordene para ello, conforme a las instrucciones que les impartan a los responsables de la tenencia y custodia.
El almacenista reportará al contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores el resultado y novedades del inventario.
El contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores realizará los registros y ajustes que sean necesarios, junto con el almacenista con el fin de garantizar la consistencia de las cifras registradas en la certificación mensual.
2.5.5 Baja en cuentas
Un elemento de propiedad, planta y equipo se dará de baja cuando:
a. No cumpla con los requisitos establecidos para que se reconozca como tal.
b. Cuando se realice la venta del elemento o cuando la propiedad, planta y equipo queda permanentemente retirada de uso y no se esperan beneficios económicos futuros por su venta o un potencial de servicio.
c. Pérdida de bienes
Las pérdidas o ganancias originadas en la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo se calcularán como la diferencia entre el valor neto obtenido por la venta del activo y su valor en libros, y se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del período.
El Comité de Evaluación Técnica de Bienes Muebles determinará los elementos que dará de baja teniendo en cuenta algunos de los siguientes aspectos:
a. Bienes servibles no utilizables.
b. Bienes no útiles por obsolescencia.
c. Bienes no útiles por cambio o renovación de equipos.
d. Bienes no útiles por cambios institucionales.
e. Bienes inservibles por daño total - parcial.
f. Bienes inservibles por deterioro histórico.
g. Baja por perdida de bienes.
2.5.6 Revelaciones Requeridas
Se revelará para cada clase de propiedad, planta y equipo, los siguientes aspectos:
a. Los métodos de depreciación utilizados.
b. Las vidas útiles.
c. El valor en libros y la depreciación acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable.
Una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable, y cuyo informe preparado por el almacenista y el contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores muestre por separado lo siguiente:
- Adquisiciones.
- Adiciones realizadas.
- Entrega a CISA o a quien haga las veces, para reasignación a otra entidad o comercialización.
- Retiros.
- Pérdidas por deterioro del valor reconocidas o revertidas.
- Depreciación.
d. El efecto en los resultados producto de la baja en cuentas de los elementos de propiedades, planta y equipo.
e. El cambio en la estimación de la vida útil, del valor residual, así como el cambio en el método de depreciación.
f. El valor en libros de las propiedades, planta y equipo cuya titularidad o derecho de dominio tenga alguna restricción o de aquellas que estén garantizando el cumplimiento de pasivos.
g. La información de bienes que se hayan reconocido como propiedades, planta y equipo o que se hayan retirado, por la tenencia del control, independientemente de la titularidad o derecho de dominio, esta información estará relacionada con: nombre de la entidad de la cual se reciben o a la cual se entregan los bienes, el monto, la descripción, la cantidad y la duración del contrato, cuando a ello haya lugar.
h. Las propiedades, planta y equipo, adquiridas en una transacción sin contraprestación.
i. La información sobre su condición de bien histórico y cultural, cuando a ello haya lugar.
En todo caso, mes a mes se debe, por el medio más idóneo, ir construyendo la información anterior, con el fin de lograr tener un consolidado al cierre del ejercicio contable, que permita la preparación de las revelaciones, el cual debe ser alimentado, tanto por el almacenista como por el contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Así mismo, las misiones diplomáticas y oficinas consulares de Colombia en el exterior colaborarán cuando se presente la necesidad de hacer peritaje o similares.
2.5.7 Presentación en los estados financieros
2.5.7.1 Estado de situación financiera
Se presentará un único rubro correspondiente a las partidas de propiedades, planta y equipo, el cual contiene a su vez los siguientes grupos de bienes, entre otros:
- Terrenos.
- Edificios.
- Equipos y máquinas de comedor, cocina.
- Equipos y máquinas de comunicación.
- Equipo de construcción.
- Equipo y máquinas para medicina y odontología.
- Equipos y máquinas de oficina.
- Equipo de transporte.
- Herramientas y accesorios.
- Mobiliarios y enseres.
- Equipo de computación.
- Otras propiedades, planta y equipo.
Dichas partidas se presentan en el estado de situación financiera como activos no corrientes.
2.5.7.2 Estado de flujos de efectivo
En lo referente a la presentación de las adquisiciones y venta de elementos de propiedades, planta y equipo, en el estado de flujos de efectivo se reflejarán dentro de Actividades de inversión. Dado que quien vende o adquiere es el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. El Ministerio de Relaciones Exteriores no reflejará nada al respecto en caso tal.
2.5.7.3 Estado de resultados
En lo referente a la presentación de las partidas de depreciación y deterioro de los elementos de propiedades, planta y equipo, estos se presentan en el Estado de resultado dentro de los gastos de administración y operación.
Las pérdidas o ganancias originadas en la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo se presentarán como un ingreso o gasto en el resultado del período.
2.6 BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES
Corresponden a bienes, muebles o inmuebles, que tengan gran importancia para el patrimonio cultural de los pueblos, tales como los monumentos de arquitectura, de arte o de historia, religiosos o seculares, los campos arqueológicos, los grupos de construcciones que por su conjunto ofrezcan un gran interés histórico o artístico, las obras de arte, manuscritos, libros y otros objetos de interés histórico, artístico o arqueológico, así como las colecciones científicas y las colecciones importantes de libros, de archivos o de reproducciones de los bienes antes definidos.
2.6.1 Áreas responsables en la aplicación
La correcta aplicación de esta política está bajo la responsabilidad del área o áreas que generan la información. La causación o registro contable de la información recibida, estará a cargo del área contable y financiera, así:
| Responsable | Actividad |
| Almacenista | Registrar la adquisición de acuerdo al contrato o acta de donación con sus debidos soportes y certificaciones de catalogación como bien histórico y cultural. |
| Contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores | Revisar el registro de ingreso efectuado por el almacenista y clasificarlo según su cuenta contable. |
2.6.2 Reconocimiento
Se reconocerán como bienes históricos y culturales, los bienes tangibles controlados por la entidad, a los que se les atribuye, entre otros, valores colectivos, históricos, estéticos y simbólicos, y que, por tanto, la colectividad los reconoce como parte de su memoria e identidad.
Para que un bien pueda ser reconocido como histórico y cultural, debe existir el acto administrativo que lo declare como tal y su medición monetaria sea fiable. No obstante, aquellos bienes que habiendo sido declarados como históricos y culturales, cumplan con las condiciones de uso administrativo para ser clasificados como propiedades, planta y equipo o bienes de uso público, se reconocerán en estas clasificaciones de activos y se les aplicará la norma que corresponda.
Las restauraciones, adiciones o mejoras periódicas de un bien histórico y cultural se reconocerán como mayor valor de este. Por su parte, el mantenimiento y la conservación de los bienes históricos y culturales se reconocerán como gasto en el resultado del periodo.
Los edificios declarados como bienes históricos y culturales tendrán carácter administrativo por ser utilizados para las actividades diarias, tanto del Ministerio de Relaciones Exteriores como del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, y, por lo tanto, junto con el terreno serán reconocidos en el grupo de propiedades, planta y equipo.
Los bienes históricos y culturales que no cuenten con un acto administrativo que los declare como históricos, culturales o de patrimonio, serán clasificados como propiedades, planta y equipo.
2.6.3 Medición Inicial
Los bienes históricos y culturales se medirán por el costo, el cual comprende, entre otros, lo siguiente: el precio de adquisición, los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, los costos de entrega inicial y los de manipulación o transporte posterior, los costos de instalación y montaje, los honorarios profesionales, así como todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones establecidas por la administración del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Cuando se adquiera un bien histórico y cultural en una transacción sin contraprestación, el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores medirá el activo adquirido de acuerdo con la Norma de Ingresos de Transacciones sin Contraprestación. En todo caso, al valor determinado, se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para el uso previsto.
2.6.4 Medición posterior
Después del reconocimiento, los bienes históricos y culturales se medirán por el costo. No obstante, cuando al bien se le haya realizado una restauración, esta será objeto de depreciación.
La depreciación es la distribución sistemática del valor depreciable de la restauración a lo largo de su vida útil en función del consumo del potencial de servicio.
La depreciación iniciará cuando la restauración haya terminado. El cargo por depreciación se reconocerá como gasto en el resultado del periodo.
La depreciación se determinará sobre el valor de la restauración y se distribuirá sistemáticamente a lo largo de su vida útil. La vida útil es el periodo durante el cual se espera fluya el potencial de servicio de la restauración. Esta se determinará en función del periodo previsible que transcurrirá hasta que sea necesaria otra restauración de las mismas características.
La distribución sistemática del valor depreciable de la restauración a lo largo de la vida útil se llevará a cabo mediante un método de depreciación que refleje el patrón de consumo del potencial de servicio. El método de depreciación establecido por el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores es línea recta y se aplicará uniformemente en todos los periodos, a menos que se produzca un cambio en el patrón esperado de consumo del potencial de servicio inherente a la restauración.
La depreciación de la restauración cesará cuando se produzca la baja en cuentas de esta o del activo con el cual esté asociada. La depreciación no cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del uso, ni cuando el activo sea objeto de mantenimiento.
La vida útil y el método de depreciación serán revisados, como mínimo, al término de cada periodo contable y si existe un cambio significativo en estas variables, se ajustarán para reflejar el nuevo patrón de consumo del potencial de servicio. Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de conformidad con la Norma de Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y corrección de Errores.
2.6.5 Baja en cuentas
Un bien histórico y cultural se dará de baja cuando no cumpla con los requisitos establecidos para que se reconozca como tal. La pérdida originada en la baja en cuentas de un bien histórico y cultural se reconocerá como gasto en el resultado del periodo.
Cuando un bien histórico y cultural sea objeto de una restauración, se reconocerá en el activo el costo de dicha restauración, previa baja en cuentas de la restauración anterior si esta se realizó sobre el mismo componente del bien. Esto se realizará con independencia de que el costo de la restauración anterior se haya identificado y depreciado previamente. De ser necesario, se utilizará el costo de la nueva restauración como indicador del costo de la anterior restauración.
2.6.6 Revelaciones
El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores revelará la siguiente información sobre bienes históricos y culturales:
a. El método de depreciación utilizado para la restauración.
b. Las vidas útiles o los porcentajes de depreciación utilizadas para la restauración.
c. El valor en libros y la depreciación acumulada, al principio y final del periodo contable.
d. Una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable, que muestre por separado lo siguiente: adquisiciones, restauraciones, retiros, depreciación de la restauración y otros cambios.
e. El efecto en los resultados producto de la baja en cuentas de bienes históricos y culturales.
f. El cambio en la estimación de la vida útil de la restauración.
g. Los bienes históricos y culturales adquiridos en una transacción sin contraprestación; y la información cuantitativa física y cualitativa de los bienes históricos y culturales que no hayan sido reconocidos por falta de una medición monetaria confiable, tales como: cantidades, ubicación y estado de conservación.
2.6.7 Presentación en los estados financieros
Se presentarán los bienes históricos y culturales como un activo no corriente en el estado de situación financiera.
2.7 ACTIVOS INTANGIBLES
El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores posee activos identificables, de carácter no monetario y sin apariencia física, para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para propósitos administrativos o para generar recursos; y se espera que sean utilizados durante más de un periodo contable.
2.7.1 Áreas responsables en la aplicación
La correcta aplicación de esta política está bajo la responsabilidad del área o áreas que generan la información. La causación o registro contable de la información recibida, estará a cargo del área contable y financiera, así:
| Responsable | Actividad |
| Almacenista | - Registrar la adquisición de acuerdo al contrato o acta de donación con sus debidos soportes. |
| Directora de Gestión de la Información y Tecnología | - Controlar y efectuar seguimiento del uso y actualización de las licencias y software de la entidad |
| Contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores | - Revisar el registro de ingreso efectuado por el almacenista y clasificarlo según su cuenta contable. |
2.7.2 Reconocimiento
Se reconocerán como activos intangibles, los recursos identificables de carácter no monetario y sin apariencia física, sobre los cuales se tiene el control, espera obtener beneficios económicos futuros o potencial de servicio, y puede realizar mediciones fiables. Estos activos se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso de las actividades de la entidad y se prevé usarlos durante más de un periodo contable.
Un activo intangible es identificable cuando es susceptible de separarse de la entidad y, en consecuencia, venderse, transferirse, entregarse en explotación, arrendarse o intercambiarse, ya sea individualmente, o junto con otros activos identificables o pasivos con los que guarde relación, independientemente de que la entidad tenga o no la intención de llevar a cabo la separación. Un activo intangible también es identificable cuando surge de acuerdos vinculantes incluyendo derechos contractuales u otros derechos legales.
El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores controla un activo intangible cuando puede obtener los beneficios económicos futuros o el potencial de servicio de los recursos derivados de este y puede restringir el acceso de terceras personas a tales beneficios o a dicho potencial de servicio. Un activo intangible produce beneficios económicos futuros o potencial de servicio cuando:
a. Puede generar ingresos procedentes de la venta de bienes o servicios en los cuales se usa el activo intangible.
b. Puede generar rendimientos diferentes de los derivados del uso del activo por parte de la entidad.
c. Le permite, a la entidad, disminuir sus costos o gastos de producción o de prestación de servicios, o
d. Le permite, a la entidad, mejorar la prestación de los servicios.
Cuando un activo esté conformado por elementos tangibles e intangibles, se determinará cuál de los dos elementos tiene un peso más significativo con respecto al valor total del activo, con el fin de tratarlo como propiedades, planta y equipo o como activo intangible, según corresponda.
Las adiciones y mejoras efectuadas a un activo intangible se reconocerán como mayor valor de este y, en consecuencia, afectarán el cálculo futuro de la amortización. Las adiciones y mejoras son erogaciones en que se incurre para aumentar la vida útil del activo, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o reducir significativamente los costos.
2.7.3 Medición inicial
Los activos intangibles se medirán al costo, el cual dependerá de la forma en que se obtenga el intangible.
2.7.3.1 Activos intangibles adquiridos
El costo de un activo intangible que se adquiere en forma separada estará conformado por el precio de adquisición, los aranceles de importación e impuestos no recuperables que recaigan sobre la adquisición y cualquier costo directamente atribuible a la preparación del activo para su uso previsto. Cualquier descuento o rebaja del precio se reconocerá como un menor valor del activo intangible y afectará la base de amortización.
2.7.3.2 Activos intangibles generados internamente
Los desembolsos que se realicen en la fase de investigación se separarán de aquellos que se realicen en la fase de desarrollo. Los primeros se reconocerán como gastos en el resultado del periodo en el momento en que se produzcan y los segundos formarán parte de los componentes del costo de los activos intangibles desarrollados internamente, siempre y cuando cumplan con los criterios de reconocimiento para la fase de desarrollo. Si no es posible separar los desembolsos en las fases de investigación y desarrollo, estos se tratarán como si se hubieran realizado en la fase de investigación.
El costo de un activo intangible que surja en la fase de desarrollo estará conformado por todos los desembolsos realizados que sean directamente atribuibles y necesarios en la creación, producción y preparación del activo para que pueda operar de la forma prevista por la administración del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
2.7.4 Medición posterior
Con posterioridad al reconocimiento, los activos intangibles se medirán por su costo menos la amortización acumulada, menos el deterioro acumulado. La amortización es la distribución sistemática del valor amortizable de un activo intangible durante su vida útil. Por su parte, el valor amortizable de un activo intangible es el costo del activo menos su valor residual.
La amortización iniciará cuando el activo esté disponible para su utilización, es decir, cuando se encuentre en la ubicación y condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la administración del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. El cargo por amortización de un periodo se reconocerá como gasto en el resultado de este, salvo que deba incluirse en el valor en libros de otros activos.
La amortización acumulada de un activo intangible estará en función del valor residual, la vida útil y el método de amortización.
El valor residual de un activo intangible es el valor estimado que se podría obtener por la disposición del activo intangible si el activo tuviera la edad y condición esperadas al término de su vida útil. Este valor se determinará con referencia a un mercado o al compromiso que se haya pactado con un tercero. Para determinar el valor residual, se deducirán los costos estimados de disposición del activo.
Se asumirá que el valor residual de un activo intangible es nulo o igual a cero si no existe un compromiso, por parte de un tercero, de comprar al final de su vida útil o si no existe un mercado activo para el intangible que permita determinar con referencia al mismo, el valor residual al final de la vida útil.
La vida útil de un activo intangible dependerá del periodo durante el cual se espere recibir los beneficios económicos o el potencial de servicio asociados al activo. Si no es posible hacer una estimación fiable de la vida útil de un activo intangible, se considerará que este tiene vida útil indefinida y no será objeto de amortización.
La distribución sistemática del valor amortizable del activo a lo largo de la vida útil se llevará a cabo mediante un método de amortización que refleje el patrón de consumo esperado de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio derivados del activo. La amortización se efectuará mensual y se aplicará uniformemente en todos los periodos de acuerdo al tiempo fijado, a menos que se produzca un cambio en el patrón esperado de consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio incorporados en el activo.
La amortización de un activo intangible cesará cuando se produzca la baja en cuestión o cuando el valor residual del activo supere su valor en libros. La amortización no cesará cuando el activo esté sin utilizar.
El valor residual, la vida útil y el método de amortización se revisarán, como mínimo, al término del periodo contable y si existiera un cambio significativo en estas variables, se ajustarán paran reflejar el nuevo patrón de consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio. Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de conformidad con lo establecido en la Norma de Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y corrección de Errores.
Para efectos de determinar el deterioro de un activo intangible, la entidad aplicará lo establecido en la Norma de Deterioro del Valor de los Activos Generadores de Efectivo o en la Norma de deterioro del Valor de los Activos no Generadores de Efectivo. La compensación procedente de terceros por elementos deteriorados de activos intangibles o por indemnizaciones recibidas producto de pérdidas o abandonos se reconocerá como ingreso en el resultado del periodo en el momento en que la compensación sea exigible.
2.7.5 Baja en cuentas
Un activo intangible se dará de baja cuando no cumpla con los requisitos establecidos para que se reconozca como tal. Esto se puede presentar cuando se dispone del elemento o cuando el activo intangible queda permanentemente retirado de uso y no se esperan beneficios económicos futuros por su disposición o un potencial de servicio. La pérdida o ganancia fruto de la baja en cuentas del activo intangible se calculará como la diferencia entre el valor neto obtenido por la disposición del activo y su valor en libros, y se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo.
2.7.6 Revelaciones
El Ministerio de Relaciones Exteriores o el Fondo Rotatorio del Mnisterio de Relaciones Exteriores revelará, para cada clase de activos intangibles, lo siguiente:
a. La vida útil o los porcentajes de amortización utilizadas.
b. El método de amortización utilizado.
c. La descripción de si las vidas útiles de los activos intangibles son finitas o indefinidas.
d. Las razones para estimar que la vida útil de un activo intangible es indefinida.
e. El valor en libros bruto y la amortización acumulada, incluyendo por deterioro del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable.
f. El valor de la amortización de los activos intangibles reconocida en el resultado durante el periodo.
g. Una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable que muestre por separado lo siguiente: adiciones realizadas, disposiciones o ventas, adquisiciones, amortización, pérdidas por deterioro del valor y otros cambios.
h. El valor por el que se hayan reconocido inicialmente los activos intangibles adquiridos en una transacción sin contraprestación.
i. La descripción, valor en libros y periodo de amortización restante de cualquier activo intangible individual que sea significativo para los estados financieros de la entidad.
2.7.7 Presentación en los estados financieros
2.7.7.1 Estado de situación financiera
Se clasificarán los activos intangibles como activos no corrientes, aquellos cuya vida útil sea inferior a 12 meses serán presentados como gastos del período contable.
2.7.7.2 Estado de flujos de efectivo
Se presentarán los movimientos de los activos intangibles como actividades de inversión.
2.7.7.3 Estado de resultados
En lo referente a la presentación de las partidas de amortización y deterioro, se presentarán como gastos de administración en el Estado de resultados.
2.8 DETERIORO DE VALOR DE LOS ACTIVOS NO GENERADORES DE EFECTIVO
Definir los criterios que se aplicarán para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de las pérdidas por deterioro de valor de los activos no generadores de efectivo que cumplan con las condiciones de materialidad y que estén clasificados como:
a. Propiedades, planta y equipo.
b. Activos Intangibles (en caso que se tenga).
c. Bienes históricos y culturales.
2.8.1 Áreas responsables en la aplicación
La correcta aplicación de esta política está bajo la responsabilidad del área o áreas que generan la información. La causación o registro contable de la información recibida, estará a cargo del área contable y financiera, así:
| Responsable | Actividad |
| Directora de Gestión de Información y Tecnología | - Realizar las evaluaciones de indicios de deterioro de valor para los activos intangibles con vida útil finita. - Realizar el cálculo de deterioro de valor de los activos intangibles con vida útil indefinida y que aún no se encuentren disponibles para su uso. - Informar a la Dirección Administrativa y Financiera de los activos intangibles en los que se evidencia indicios de deterioro y cálculos correspondientes. - Realizar la modificación en el SIAD para que efectúe el cálculo del deterioro de los activos. |
| Almacenista | - Identificar las propiedades, planta y equipo que son objeto de análisis de evidencia de deterioro. - Realizar las evaluaciones de indicios de deterioro de valor de las propiedades planta y equipo, obtener el porcentaje de la evaluación y realizar el cálculo de deterioro de valor. - Determinar el valor del servicio recuperable. - Realizar el cálculo del deterioro, comparando el servicio recuperable con el importe en libros del activo. - Informar al contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores los resultados de los cálculos de deterioro de las Propiedades Planta y Equipo. |
| Contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores | - Recibir la información de la Dirección de Gestión de Información y Tecnología, del almacenista y otras áreas involucradas en la identificación y cálculos de deterioro de valor de los activos, para efectuar el reconocimiento del mismo. |
En todo caso, los encargados de las áreas de transportes y servicios administrativos, los jefes de misión y oficinas consulares, prestarán apoyo a la Dirección Administrativa y Financiera y a la Dirección de Gestión de Información y Tecnología en lo relacionado con la medición del deterioro, así como las personas que tienen a cargo dichos bienes apoyarán en igual sentido.
2.8.2 Reconocimiento
Los activos no generadores de efectivo son aquellos que se mantienen con el propósito fundamental de prestar sus servicios en forma gratuita o a precios de no mercado, es decir, no pretende, a través del uso del activo, generar rendimientos en condiciones de mercado.
El Fondo Rotatorio reconocerá una perdida por deterioro como una disminución del valor en libros del activo y un gasto en el resultado del periodo.
Luego de reconocer una perdida por deterioro del valor, los cargos por depreciación o amortización del activo se determinarán, para los periodos futuros teniendo en cuenta el valor en libros ajustado por dicha perdida. Esto determinara distribuir el valor en libros ajustado del activo, menos su valor residual de una forma sistemática a lo largo de su vida útil restante.
2.8.2.1 Materialidad
2.8.2.1.1 Para los bienes que cumplan las condiciones para ser reconocidos como propiedades, planta y equipo
La evaluación de los indicios de deterioro se realizará como mínimo una vez al año al cierre del período (31 de diciembre) y aplica sobre los activos muebles cuyo valor de adquisición sea igual o superior a ciento veinte (120) S.M.M.L.V.; no obstante, se podrá realizar esta evaluación para aquellos activos que no cumplan esta condición, si como resultado del juicio profesional del funcionario encargado de la evaluación de los indicios de deterioro, se determina que las condiciones internas o externas de otros activos pueden afectar de forma significativa su valor y su omisión puede influir en la relevancia y fiabilidad de la información financiera. Con respecto a los bienes inmuebles la evaluación de los indicios de deterioro se realizará independientemente del valor de los mismos.
2.8.2.1.2 Para los bienes que cumplan las condiciones para ser reconocidos como activos Intangibles
La evaluación de los indicios de deterioro se realizará como mínimo una vez al año al cierre del período (31 de diciembre) y procederá sobre los activos intangibles cuya vida útil sea finita superior a cinco (5) años y su valor de adquisición sea igual o superior a ciento veinte (120) S.M.M.L.V.; para lo cual utilizará como técnica el valor de reposición con el fin de determinar si existe pérdida de deterioro del valor; no obstante, se podrá realizar esta evaluación para aquellos activos que no cumplan esta condición, si como resultado del juicio profesional del funcionario encargado de la evaluación de los indicios de deterioro, se determina que las condiciones internas o externas de otros activos pueden afectar de forma significativa su valor y su omisión puede influir en la relevancia y fiabilidad de la información financiera.
Respecto de los activos intangibles de vida útil indefinida y aquellos que aún no se encuentren disponibles para su uso, se deberá comprobar anualmente si el activo se ha deteriorado (comparar el valor en libros con el valor de servicio recuperable), independientemente si existen indicios o no de deterioro de su valor.
2.8.3 Indicios del deterioro de valor
La Directora de Gestión de Información y Tecnología y el almacenista evaluarán la existencia de indicios de deterioro de sus activos no generadores de efectivo, para lo cual recurrirá, entre otras, a fuentes externas e internas de información:
2.8.3.1 Fuentes externas
Hacen referencia a las condiciones inherentes del mercado en cuanto a los cambios tecnológicos, políticas gubernamentales y exigencias legales en referencia a las diferentes clases de activos, para lo cual se evaluará, entre otros:
a. El valor de mercado del activo ha disminuido más de lo razonable, por ejemplo, en bienes inmuebles, cuando se presentan disminuciones en el valor del metro cuadrado de las oficinas públicas o se presentan cambios cíclicos de la inversión en las construcciones, así como, en los cambios de la normatividad relacionada con el uso del suelo, y planes parciales que disminuyan el potencial en el sector, entre otras.
b. Cambios significativos en el entorno con efectos adversos desde el punto de vista:
- Tecnológico: cuando se encuentre en proceso de renovación tecnológica de activos y debe migrarse a nuevas tecnologías que sean de alto impacto.
- Legal: cuando se presentan modificaciones en la normatividad para el uso del activo como restricciones ambientales u otras.
2.8.3.2 Fuentes internas
Hacen referencia a la información que se obtiene al interior, la cual viene del almacenista, de la persona a cargo del elemento, de informes de mantenimiento y capacidades e inspecciones visuales:
a. Evidencia de obsolescencia o daño físico del activo que trae como consecuencia una pérdida total o parcial en el potencial del servicio recuperable.
b. Cambios en el uso del activo que impliquen menores rendimientos futuros o uso ineficiente del mismo: ociosidad, discontinuación, obsolescencia o reestructuración.
c. Se detiene la construcción o puesta en funcionamiento del activo.
d. Información que indica un menor rendimiento del bien al esperado, que puede ser a través de informes de expertos, planos, fotografías, videos o declaraciones de personal interno acerca de la situación operativa del activo cuyo deterioro físico se pretende probar.
e. Informes diarios y mensuales entregados por parte del Almacenista al contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
f. El incremento significativo de los costos de mantenimiento y funcionamiento del activo.
| Clasificación | A | B | C | D | E |
| TECNOLÓGICO | Activo con tecnología de última generación | Superior a 1 año de antigüedad | Superior a 2 años de antigüedad | Activo con tecnología superior a 3 años de antigüedad | Activo totalmente obsoleto |
| USO | Equipo sin uso; por alguna circunstancia el equipo no se usa a pesar que está en óptimas condiciones | Uso Eventual; en algunos procesos hay equipos imprescindibles pero su participación es muy poca y permanecen sin uso durante tiempos largos | Trabajo continuo | Trabajo, más de lo esperado. | Trabajo continuo severo |
| MERCADO | El elemento mantiene su precio en el mercado, poca oferta del bien mantiene sus precios altos | El elemento sufre una pérdida de precio normal por el comportamiento del mercado | El elemento pierde su valor considerablemente frente al mercado actual (nuevas referencias generan poca demanda del bien) | El elemento pierde gran valor, no existen comparaciones viables en un mercado muy nuevo para este bien, solo usados a bajo precio | Ya no se comercializa en el mercado, demanda nula del bien |
Para los elementos reconocidos como propiedades, planta y equipo, se tendrá en cuenta la metodología para la determinación de vidas útiles de bienes muebles e inmuebles, en la que se incluyen los aspectos que evaluará el funcionario encargado de la evaluación de los indicios de deterioro de los bienes muebles. Se evaluarán los elementos desde el punto de vista tecnológico y daño físico, los criterios a utilizar en dicha evaluación para la calificación del indicio de deterioro serán:
Tecnológicos:
Daños físicos:
| Clase | A | B | C | D | E |
| Estado del equipo | Perfecto Estado: Equipo nuevo o usado con excelente mantenimiento, debidamente instalado con todos sus elementos originales o repuestos genuinos. Estado de pintura y presentación impecables. Optima operación de acuerdo a lo especificado en los manuales técnicos suministrados por el fabricante | Buen Estado: Equipos que han sido reparados. Las partes cambiadas se han reemplazado por repuestos originales, los elementos adaptados son confiables. Buen funcionamiento. Pintura y presentación buenas. | Regular Estado: Equipos con repuestos no originales y/o adaptaciones no confiables, poca seguridad y calidad en operación. Pintura y presentación aceptables. | Mal Estado: Equipos con daños visibles a simple vista, mal estado de sus elementos estructurales, mecánicos, eléctricos o electrónicos, no hay confiabilidad ni calidad en su operación, pésimo estado de pintura y presentación. El mantenimiento correctivo es continuo para asegurar su funcionamiento. | Obsoleto: Equipo en condiciones de chatarra. |
| Mantenimiento del equipo | Mantenimiento Preventivo y Predictivo Programado, Existe en la empresa un departamento de ingeniería o división encargada de planear. | Mantenimiento preventivo y correctivo programado con el personal externo. No se planea el mantenimiento a largo plazo ya que no existe ni personal ni equipo para su ejecución. | Mantenimiento Correctivo Interno. | Mantenimiento Correctivo Externo. Se contrata únicamente con personal externo el mantenimiento correctivo. | Mal Servicio de Mantenimiento no existe mantenimiento es nulo |
Resultado de la aplicación de las referencias (matrices) para evaluar los indicios de deterioro, se tendrá en cuenta la siguiente tabla para ponderar las respuestas obtenidas, de tal manera que aquellos elementos que obtuvieren un puntaje igual o mayor al 65% de demérito serán los elementos objeto del cálculo de deterioro de valor, es decir, estarían inmersos en la determinación del servicio recuperable.
2.8.4 Clasificación indicios de deterioro
| Tipo Deterioro | Factores | A | B | C | D | E |
| TECNOLOGICO | TECNOLOGICO | 100 | 75 | 50 | 25 | 0 |
| TECNOLOGICO | USO | 100 | 75 | 50 | 25 | 0 |
| TECNOLOGICO | MERCADO | 10 | 75 | 50 | 25 | 0 |
| FISICO | ESTADO DEL EQUIPO | 100 | 75 | 50 | 25 | 0 |
| FISICO | MANTENIMIENTO DEL EQUIPO | 100 | 75 | 50 | 25 | 0 |
Las circunstancias que puedan indicar la existencia de deterioro deben ser significativas (puntaje igual o mayor al 65%), por ejemplo:
| TECNOLOGICO | USO | MERCADO | PUNTAJE | TOTAL, PUNTOS POSIBLES | PORCENTAJE DE DETERIORO |
| 75 | 25 | 50 | 150 | 300 | 50 |
Como podemos visualizar en el ejemplo anterior el porcentaje de deterioro, luego de la calificación corresponde al 50% y, por tanto, este elemento no sería objeto de deterioro de valor, si y sólo sí es igual o superior al 65% mencionado anteriormente.
2.8.5 Reconocimiento y medición del deterioro del valor de los activos
- Identificar los elementos cuyo costo de adquisición sea igual o superior a ciento veinte (120) S.M.M.L.V., para los activos intangibles de vida útil finita, adicionalmente identificar aquellos cuya vida útil sea superior a cinco (5) años.
- Diligenciar las matrices a través de las cuales se evalúan y ponderan los indicios de deterioro, obtener el resultado del análisis.
- Determinar los elementos cuya ponderación de la existencia de indicios de deterioro son significativas (puntaje igual o mayor al 65%).
- Proceder a realizar la determinación del servicio recuperable: valores de mercado menos los costos de venta versus el costo de reposición.
- Elegir el mayor entre las dos variables anteriores, sin embargo, si alguno de los valores llegase a ser mayor que el importe en libros del elemento no hay necesidad de determinar el otro valor.
- Comparar el servicio recuperable versus el importe en libros, si al comparar el servicio recuperable es menor al importe en libros del elemento, se entenderá que existe pérdida por deterioro de valor.
- Reconocer la pérdida por deterioro en el resultado del período, como un gasto y menor valor del elemento
- Conservar los análisis y cálculos realizados que servirán de soporte para las notas de información a revelar y posibles auditorias.
Existirá deterioro del valor de un activo no generador de efectivo cuando el valor en libros sea mayor que el valor del servicio recuperable, por tanto, se generará un gasto por deterioro.
Para tal efecto se deberá determinar el valor del servicio recuperable el cual será el mayor valor entre el valor de mercado del activo menos los costos de disposición, y aquel del costo de reposición
Posterior al reconocimiento de una pérdida por deterioro del valor, los cargos por depreciación del activo se determinarán, para los periodos futuros, teniendo en cuenta el valor en libros ajustado por dicha pérdida, con el fin de distribuir el valor en libros ajustado del activo, menos su eventual valor residual, de una forma sistemática a lo largo de su vida útil restante.
De no comprobarse la existencia de indicios de deterioro del valor, no será necesaria la estimación del valor de servicio recuperable del activo, sin embargo, en los casos en los que se presente será necesario revisar y ajustar la vida útil restante del activo, el método de depreciación o amortización, o el valor residual del activo, incluso si no se reconoce ninguna pérdida por deterioro de valor del activo considerado.
2.8.5.1 Determinación del valor del servicio recuperable
Es el mayor entre:
a. El valor de mercado menos los costos de disposición o venta.
b. El costo de reposición.
No siempre será necesario determinar ambos valores, si cualquiera de los dos excede el valor en libros del activo, en este caso no habrá deterioro de valor y no será necesario estimar el otro valor.
Para la determinación de los valores en mención se tendrá en cuenta los siguiente:
2.8.5.2 Valor de mercado menos costos de venta
El valor de mercado es el valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua, por lo cual, el valor puede determinarse mediante proveedores de precios, de una entidad pública o privada o de una persona con la idoneidad necesaria para establecer precios. El valor del mercado será la mejor referencia, si se da alguna de las siguientes condiciones:
a. Los bienes o servicios intercambiados en el mercado son homogéneos.
b. Pueden encontrarse prácticamente en cualquier momento compradores o vendedores para un determinado bien o servicio.
c. Los precios son conocidos y fácilmente accesibles para el público.
d. Se reflejan en transacciones reales, actuales y producidas con periodicidad
Los costos de venta, por su parte se deducirán al calcular el valor, costos que incluyen entre otros, costos de carácter legal, timbres y otros impuestos, costos de desplazar los activos, los costos de desmantelamientos, comisión de intermediarios en la venta de activos como remates, entre otros, en los que se incurre para dejar el activo en condiciones para la venta. Información que será suministrada por el área encargada de gestionar la venta de los elementos cuando sea procedente (Grupo Interno de Trabajo de Almacén, Dirección de Gestión de Información y Tecnología, Grupo Interno de Trabajo de Servicios Administrativos, etc.).
2.8.5.3 Costo de reposición
Está determinado por el costo en el que se incurriría en una fecha determinada para reponer la capacidad operativa del activo existente, se podrá emplear los siguientes lineamientos a efecto de estimar el costo de reposición.
2.8.5.3.1 Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación
Corresponde a los recursos que se tendría que sacrificar para reponer el potencial de servicio del activo ajustado con la vida útil consumida del mismo, enfoque utilizado cuando el deterioro se origina por cambios significativos en el entorno tecnológico, legal o político, así como por cambios en el grado de utilización o uso del activo.
2.8.5.3.2 Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación y rehabilitación
Corresponde a los recursos que tendría que sacrificarse para reponer el potencial de servicio del activo ajustado con la vida útil consumida del mismo y por el costo de la rehabilitación, este último hace referencia al costo en que se incurriría para devolver el potencial de servicio por el daño físico del activo, enfoque que se privilegia cuando el deterioro del valor se origina por un daño físico del activo.
2.8.5.4 Reversión de las pérdidas por deterioro de valor
a. Determinar si al final de cada periodo contable, existe algún indicio de que la pérdida por deterioro del valor reconocida, en períodos anteriores, para un activo ya no existe o podría haber disminuido.
b. Los indicadores que se deben evaluar para determinar si una pérdida por deterioro de valor se ha revertido, son los mismos que se analizan para determinar la pérdida, pero en este caso causan un efecto contrario.
c. Si existiera tal indicio, se debe estimar de nuevo el valor de servicio recuperable del activo.
d. Revertir la pérdida por deterioro de valor reconocida en períodos anteriores para un activo si, y sólo si, se hubiese producido un cambio en las estimaciones utilizadas, para determinar el valor de servicio recuperable del mismo, desde que se reconoció la última pérdida por deterioro.
e. Si este fuera el caso, el registro contable corresponderá a un aumento en el valor en libros del activo, hasta su valor de servicio recuperable. Dicho incremento se conocerá como una reversión de una pérdida por deterioro del valor afectando el resultado del periodo.
Al reconocer la reversión de una pérdida por deterioro de valor de un activo, el valor en libros del activo no debe ser aumentado por encima del menor de:
a. Su valor de servicio recuperable.
b. El valor en libros que habría sido determinado (neto de amortización o depreciación) de no haberse reconocido la pérdida por deterioro del valor del activo en períodos anteriores.
2.8.6 Revelaciones
Para los activos objeto de deterioro que se consideren materiales, la entidad revelará, en la clasificación que corresponda (propiedades, planta y equipo; y/ o activos intangibles), la siguiente información:
a. El valor de las pérdidas por deterioro del valor reconocidas durante el periodo.
b. El valor de las reversiones de pérdidas por deterioro del valor reconocidas durante el periodo.
c. Los eventos y circunstancias que hayan llevado al reconocimiento o a la reversión de la pérdida por deterioro del valor.
d. Si el valor del servicio recuperable se estableció con base en el valor de mercado menos los costos de disposición (venta) o el costo de reposición y el enfoque que se utilizó para la determinación de este último (Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación, Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación y rehabilitación).
2.9 CUENTAS POR PAGAR
Las cuentas por pagar están representadas por las obligaciones de pago originadas en las operaciones de compra de bienes y servicios a terceros, que han sido suministrados al Ministerio de Relaciones Exteriores y al Fondo Rotatorio formalmente acordados.
Dentro de esta política se encuentran el manejo de las siguientes cuentas por pagar, entre otras:
a. Adquisición de Bienes y Servicios.
b. Recursos a favor de terceros.
c. Impuestos por pagar.
d. Créditos judiciales.
e. Acreedores.
2.9.1 Áreas responsables en la aplicación
La correcta aplicación de esta política está bajo la responsabilidad del área o áreas que generan la información. La causación o registro contable de la información recibida, estará a cargo del área contable y financiera, así:
| Responsable | Actividad |
| Almacenista | - Revisar e ingresar al SIAD las facturas de compra de elementos que tienen entrada de almacén. - Remitir factura y entrada de almacén al coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar. |
| Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar | - Revisar los documentos soportes de las cuentas por pagar. - Efectuar los cálculos de impuestos. - Registrar en el SIIF las obligaciones a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. - Entregar las obligaciones a los contadores del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores para su respectiva revisión. |
| Contador del Ministerio de Relaciones Exteriores y Contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores | - Revisar en las obligaciones registradas en el SIIF las deducciones y verificar la afectación contable. |
2.9.2 Reconocimiento
Se reconocerán como cuentas por pagar las obligaciones adquiridas por el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores con terceros, originadas en el desarrollo de sus actividades y de las cuales se espere a futuro, la salida de un flujo financiero o determinable a través de efectivo, equivalentes de efectivo u otro instrumento.
Las cuentas por pagar se clasificarán en la categoría de costo.
2.9.3 Medición inicial
Se medirán las cuentas por pagar por el valor de la transacción que genera la obligación.
2.9.4 Medicion posterior
Con posterioridad al reconocimiento, las cuentas por pagar se mantendrán por el valor de la transacción.
2.9.5 Baja en cuentas
Se dejará de reconocer una cuenta por pagar cuando se extingan las obligaciones que la originaron, esto es, cuando la obligación se pague, expire, el acreedor renuncie a ella o se transfiera a un tercero.
La diferencia entre el valor en libros de la cuenta por pagar que se da de baja y la contraprestación pagada, incluyendo cualquier activo transferido diferente del efectivo o pasivo asumido, se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo.
2.9.6 Revelaciones
El Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores revelarán información relativa al valor en libros y a las condiciones de la cuenta por pagar, tales como: plazo, tasa de interés, vencimiento y restricciones. Así mismo, revelarán el valor de las cuentas por pagar que se hayan dado de baja por causas distintas a su pago.
Si el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores infringen los plazos o incumple con el pago principal, intereses o cláusulas de reembolso, revelará: a) los detalles de esa infracción o incumplimiento, b) el valor en libros de las cuentas por pagar relacionadas al finalizar el periodo contable y c) la corrección de la infracción o renegociación de las condiciones de las cuentas por pagar antes de la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.
2.9.7 Presentación en los estados financieros
2.9.7.1 Estado de situación financiera
Se clasificarán como cuentas por pagar corrientes si su vencimiento es inferior a doce (12) meses, o se tienen con el propósito de ser negociados, en caso contrario se clasificarán como cuentas por pagar no corrientes.
2.9.7.2 Estado de flujos de efectivo
Se presentarán los movimientos de las cuentas por pagar como actividades de operación.
2.10 BENEFICIOS A EMPLEADOS
Los beneficios a los empleados comprenden todas las retribuciones que el Ministerio de Relaciones Exteriores proporciona a sus trabajadores a cambio de sus servicios, incluyendo, cuando haya lugar, beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual. Estos beneficios abarcan, tanto los suministrados directamente a los empleados como los que se proporcionan a sus sobrevivientes, beneficiarios y/o sustitutos, según lo establecido en la normatividad vigente, en los acuerdos contractuales o en las obligaciones implícitas que dan origen al beneficio.
Todos los beneficios a los empleados del Ministerio de Relaciones Exteriores son a corto plazo.
Las retribuciones suministradas a los empleados podrán originarse por las siguientes disposiciones:
a. Acuerdos formales, legalmente exigibles, celebrados entre la entidad y sus empleados.
b. Requerimientos legales en virtud de los cuales la entidad se obliga a efectuar aportes o asumir obligaciones.
2.10.1 Áreas responsables en la aplicación
La correcta aplicación de esta política está bajo la responsabilidad del área o áreas que generan la información. La causación o registro contable de la información recibida, estará a cargo del área contable y financiera, así:
| Responsable | Actividad | |
| Directora de Talento Humano | - Generar la Información para reconocimiento y medición (valoración) de pasivos y provisiones por beneficios a los empleados a corto plazo. - Efectuar control de la información producida, de tal forma que sea consistente y conciliada. - Remitir la información al contador del Ministerio de Relaciones Exteriores para su reconocimiento contable. | |
| Contador del Ministerio de Relaciones Exteriores | - Recepcionar la información remitida por la Dirección de Talento Humano para registro contabilización. | |
| TIPO DE DOCUMENTO: | MANUAL | CÓDIGO: GF-MA- |
| NOMBRE: | GESTIÓN FINANCIERA / MANUAL DE POLITICAS CONTABLES DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO | VERSIÓN: 1 |
| RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: | DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO OFICINA ASESORA JURÍDICA INTERNA | Página 96 de 122 |
2.10.2 Reconocimiento
Se reconocerán a corto plazo aquellos beneficios otorgados a los empleados que hayan prestado sus servicios durante el periodo contable y cuya obligación de pago venza dentro de los doce (12) meses siguientes al cierre de dicho periodo.
Los beneficios son, entre otros:
a. Sueldos
b. Vacaciones
c. Escalafón Diplomático
d. Incremento de Salario por Antigüedad
e. Prima Técnica Salarial
f. Prima Técnica no Salarial
g. Gastos de Representación
h. Bonificación por Servicios Prestados
i. Bonificación Especial de Recreación
j. Subsidio de Alimentación
k. Auxilio de Transporte
l. Prima de Servicios
m. Prima de Vacaciones
n. Prima de Navidad
o. Prima de Riesgo
p. Prima de Costo de Vida
q. Prima de Instalación
r. Prima de Coordinación
s. Prima Especial
t. Vivienda para Embajadores
u. Bonificación de Dirección
v. Horas Extras y Días Festivos
w. Cesantías
x. Subsidio por Dependientes
y. Aportes a Seguridad Social
z. Aportes Parafiscales
Los beneficios a los empleados a corto plazo se reconocerán como un gasto y como un pasivo cuando se consuma el beneficio económico o el potencial de servicio procedente del servicio prestado por el empleado a cambio de los beneficios otorgados. Los beneficios a empleados a corto plazo que no se paguen mensualmente se reconocerán en cada mes por el valor de la alícuota correspondiente al porcentaje del servicio prestado durante el mes.
En el caso de que se presente, que se efectúe pagos por beneficios a corto plazo que estén condicionados al cumplimiento de determinados requisitos por parte del empleado y éste no los haya cumplido parcial o totalmente, la entidad reconocerá un activo por dichos beneficios.
Para la equivalencia en pesos colombianos (COP) de los conceptos liquidados en divisa (nómina de la planta externa y locales) se utilizan: a) las tasas de cambio del primer día hábil de cada mes publicadas por el Banco de la República, para el caso de los deducidos, y b) las tasas de cambio estimadas, que posteriormente se ajustan a las tasas de compra que ofrece el mercado secundario el día de la negociación, y la diferencia se devuelve a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional - DGCPTN. En todo caso, si el Ministerio de Hacienda y Crédito Público opta por suministrar las divisas, su equivalencia es conforme al valor de la operación.
2.10.3 Medición
Se medirá el pasivo por beneficios a los empleados a corto plazo por el valor de la obligación derivada de los beneficios definidos al final del periodo contable, después de deducir cualquier pago anticipado si lo hubiera.
Las prestaciones sociales y vacaciones serán calculadas a través de alícuotas mensuales (factores salariales) que serán reconocidas como pasivos, las cuales serán procesadas e informadas por la Directora de Talento Humano mediante reportes mensuales consolidados, tanto de la planta interna como externa, en las distintas divisas en las que se liquida mensualmente las nóminas (dólares (USD), pesos colombianos (COP), euros (EUR), francos suizos (CHF), libras esterlinas (GBP) y yenes japoneses (JPY)) o sobre aquella que pueda resultar a lo largo de los cambios conforme sea liquidada la nómina
Al final del período contable se consolidará el pasivo laboral con base a lo informado por la Directora de Talento Humano.
2.10.4 Revelaciones
El Ministerio de Relaciones Exteriores revelará, como mínimo, la siguiente información sobre beneficios a los empleados a corto plazo: a) la naturaleza de los beneficios a corto plazo; y b) la naturaleza, cuantía y metodología que sustenta la estimación de los beneficios otorgados a los empleados por incentivos.
2.10.5 Beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual
2.10.5.1 Reconocimiento
Se reconocerán como beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual, aquellos a los cuales se esté comprometido por la ley, por contrato u otro tipo de acuerdo, o por una obligación implícita, cuando se dan por terminados los contratos laborales anticipadamente o cuando el empleado acepta una oferta de beneficios en compensación por la terminación del vínculo laboral o contractual (derechos de carrera). Estas obligaciones se sustentarán en la existencia de un plan formal para efectuar la terminación anticipada del vínculo laboral y en la imposibilidad de retirar la oferta.
Los beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual se reconocerán como un pasivo y un gasto en el resultado del periodo.
2.10.5.2 Medición
Se medirá los beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual por la mejor estimación del desembolso que se requeriría para cancelar la obligación al finalizar el periodo contable. En caso de existir una oferta de la entidad para incentivar la rescisión voluntaria del contrato, la medición de los beneficios por terminación se basará en el número de empleados que se espera acepten tal ofrecimiento (restructuraciones).
Cuando los beneficios por terminación se deban pagar a partir de los doce (12) meses siguientes a la finalización del periodo contable, se medirán por el valor presente de la obligación derivada de los beneficios definidos, utilizando como factor de descuento la tasa de mercado de los TES emitidos por el Gobierno Nacional con plazos similares a los estimados para el pago de las obligaciones.
Cuando se presente medición de beneficios por terminación del vínculo laboral, su medición establecerá:
a. Si su pago se realizará dentro de los doce (12) meses siguientes a la terminación del vínculo laboral.
b. Si su pago se realizará después de los doce (12) meses siguientes a la terminación del vínculo laboral.
c. Realizará la mejor estimación del desembolso que se requerirá para cancelar la obligación al finalizar el período contable.
d. Si el pago se realizará dentro de los doce (12) meses siguientes, se reconocerá por el valor de la obligación a desembolsar.
2.10.5.3 Revelaciones
Se revelará, como mínimo, la siguiente información sobre beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual:
a. Las características del plan formal emitido por la entidad para efectos de la rescisión del vínculo laboral o contractual
b. La metodología aplicada para la estimación del gasto a incurrir por efecto de la aplicación del plan de rescisión del vínculo laboral o contractual, entre ellas variables internas usadas para la realización de las estimaciones de las obligaciones y la tasa de interés TES utilizada en los cálculos del valor presente.
El plan formal detallado para efectuar la rescisión del vínculo laboral o contractual, deberá identificar como mínimo, las actividades implicadas; las principales ubicaciones afectadas; la ubicación, la función y el número aproximado de empleados que serán indemnizados por terminación de sus servicios; los desembolsos que se llevarán a cabo; y cuándo será implementado el plan.
Adicionalmente debe existir una expectativa real, entre los afectados, respecto a que se llevará a cabo la rescisión, ya sea por haber comenzado a ejecutar el plan o por haber anunciado sus principales características a los que se van a ver afectados por el mismo.
2.10.6 Baja en Cuentas
Se dejará de reconocer un pasivo por beneficios a los empleados cuando se extingan las obligaciones que la originaron, esto es, cuando la obligación se pague, expire, el empleado renuncie a ella o se transfiera a un tercero.
La diferencia entre el valor en libros del pasivo por beneficios a los empleados que se dan de baja y la contraprestación pagada, incluyendo cualquier activo transferido diferente del efectivo o pasivo asumido, se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo, si se han agotado todas las instancias para que se pueda obtener la devolución del mayor valor pagado o el pago total de lo adeudado.
La extinción de una obligación presente puede llevarse a cabo de varias maneras, entre otras, a través de pago de efectivo; transferencia o traslado de otros activos; prestación de servicios; sustitución de esa obligación por otra; y prescripción de acuerdo con la normatividad sobre la materia.
Cuando el empleado renuncie al derecho de cobro o un tercero asuma la obligación de pagar se aplicará la Norma de Ingresos de Transacciones sin Contraprestación.
2.10.7 Presentación en los estados financieros
El valor del pasivo por beneficios a los empleados reconocido a corto plazo se presentará en el estado de situación financiera con el valor de la transacción, en la clasificación de corriente.
2.11 PROVISIONES, ACTIVOS CONTINGENTES Y PASIVOS CONTINGENTES
Está enfocada a la estimación de los hechos económicos que generen el reconocimiento de provisiones, y la revelación de pasivos contingentes o activos contingentes, y obligaciones de naturaleza remota, que en el momento de su emisión son objeto de reconocimiento y/o revelación contable por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores. Así las cosas, en caso de que se presenten cambios en la estimación, los mismos podrán ser contemplados, sin que esta acción implique un cambio en la política contable.
Para el tratamiento de las provisiones, los pasivos y activos contingentes, se deberá tener en cuenta la probabilidad de ocurrencia, dado que la misma determina la diferencia entre estos conceptos. De esta manera, la provisión conlleva probablemente a la salida de recursos como estimación, y las contingencias por su parte, al ingreso o salida de recursos derivados de hechos que posiblemente puedan ocurrir.
2.11.1 Áreas responsables en la aplicación
La correcta aplicación de esta política está bajo la responsabilidad del área o áreas que generan la información. La causación o registro contable de la información recibida, estará a cargo del área contable y financiera, así:
| Responsable | Actividad |
| Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna | - Calificar el nivel de probabilidad de pérdida de los procesos. - Enviar al contador del Ministerio de Relaciones Exteriores, para su contabilización, la información correspondiente al valor de los cálculos realizados en relación con procesos judiciales. Dicha información se remitirá de manera mensual indicando los procesos, tipos de procesos, pretensiones, el estado de los mismos, los ajustes realizados, las novedades surgidas y demás consideraciones que sean de información útil y que esté de conformidad con la metodología utilizada, con el fin de determinar su reconocimiento o revelación como pasivo contingente. - Informar al contador del Ministerio de Relaciones Exteriores los fallos ejecutoriados en contra de la entidad a efectos de realizar el reconocimiento como provisión o su revelación como pasivo contingente. - Informar al contador del Ministerio de Relaciones Exteriores los fallos ejecutoriados a favor de la entidad a efectos de realizar el reconocimiento como cuenta por cobrar o en caso de fallo adverso su retiro de cuenta de orden. |
| Directora de Talento Humano | - Enviar a la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna la información correspondiente al valor de los cálculos realizados en relación con procesos judiciales de índole laboral de manera mensual indicando la relación de procesos, tipo de proceso, pretensiones y demás información útil y que esté de conformidad con la metodología utilizada |
| Contador del Ministerio de Relaciones Exteriores | Recepcionar y contabilizar la información remitida por la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y la Directora de Talento Humano. |
2.11.2 Provisiones
Las provisiones son pasivos en los que existe incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento.
2.11.2.1 Reconocimiento
Las provisiones se reconocerán como un pasivo y un gasto en el resultado del periodo, teniendo en cuenta la calificación del riesgo conforme a los lineamientos de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
El resultado de la clasificación anterior, conllevará al siguiente reconocimiento contable:
| CLASIFICACIÓN | RECONOCIMIENTO | |
| Remota | <= 10% | No se registra |
| Baja | Entre >10% y <= 25% | Cuentas de orden |
| Media | Entre >25% y <= 50% | Cuenta de orden |
| Alta | >50% | Provisión |
Las provisiones se utilizarán solo para afrontar los desembolsos para los cuales fueron reconocidas inicialmente.
El Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores reconocerán una provisión cuando:
a. Se tenga una obligación presente, ya sea legal o implícita, como resultado de un suceso pasado.
b. Probablemente se deba desprender de recursos que incorporen beneficios económicos o potencial de servicio para cancelar la obligación.
c. Pueda hacerse una estimación fiable del valor de la obligación.
Para el reconocimiento de las provisiones se dará aplicación al GJ-IN-03 Instructivo para el Trámite, Reconocimiento y Pago de Sentencias, Conciliaciones Extrajudiciales y Laudos Arbitrales, el cual proporciona una herramienta a las dependencias de la entidad que intervienen en el registro contable de procesos litigiosos, conciliaciones judiciales y laudos arbitrales del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio.
En el evento que se presenten casos especiales que no puedan enmarcarse en los supuestos anteriormente descritos, prevalecerá el concepto que profiera el abogado apoderado respecto a la necesidad de constituir provisión, considerando, entre otros aspectos, si considera que se reflejen los cálculos obtenidos conforme a su experiencia o resultado, así:
a. Experiencia en procesos similares en el pasado.
b. Los riesgos e incertidumbres y los informes de expertos.
c. Probabilidad que ocurra.
d. El valor del dinero en el tiempo.
Excepcionalmente si no se puede hacer ninguna estimación fiable de un pasivo, este no podrá ser objeto de reconocimiento, por tal razón es necesario que en las notas se revele toda la información sobre el pasivo y se relacionen las causales que impiden su estimación fiable.
Las provisiones por reestructuración, en caso de que éstas se den, deberán ser reportadas por la Directora de Talento Humano. El plan formal desarrollado por la administración de la entidad o por el área encargada de organizar la reestructuración, servirá de soporte para el reconocimiento de la provisión por reestructuración y en él se deberán identificar como mínimo las actividades de la entidad implicadas en la reestructuración, las fechas de implementación, la ubicación, función y número de empleados que serán objeto de indemnización, y los respectivos desembolsos a que haya lugar.
2.11.2.2 Medición inicial
Las provisiones se medirán por el valor que refleje la mejor estimación del desembolso que se requeriría para cancelar la obligación presente o para transferirla a un tercero en la fecha de presentación. Dicha estimación tendrá en cuenta los desenlaces asociados de mayor probabilidad, la experiencia que se tenga en operaciones similares, los riesgos e incertidumbres y los informes de expertos, entre otros.
2.11.2.3 Medicion Posterior
Las provisiones informadas por la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna serán objeto de revisión mensual y deberán ser ajustadas en la contabilidad en la misma periodicidad para reflejar la mejor estimación. Se ajustarán afectando el resultado del periodo para reflejar la mejor estimación disponible.
Cuando ya no sea probable la salida de recursos que incorporen beneficios económicos o potencial de servicio, para cancelar la obligación correspondiente, bien sea porque se convierte en una obligación real, o porque desaparecen las causas que dieron origen al reconocimiento de la provisión, se procederá a cancelar la provisión y a constituir el pasivo o a revelar en cuentas de orden si hay lugar a un pasivo contingente, según corresponda.
2.11.2.4 Revelaciones
Se revelará la siguiente información, para cada agrupación de procesos que hayan dado lugar a la provisión:
a. La naturaleza del hecho que la origina.
b. Los valores cargados contra la provisión durante el período.
c. Una descripción acerca de la naturaleza del proceso (tipo de provisión), así como del valor y fecha esperada de cualquier pago resultante; para tal fin el insumo necesario será el informe enviado por la Oficina Asesora Jurídica Interna a la Dirección Administrativa y Financiera.
d. Una indicación acerca de las incertidumbres relativas al valor o a las fechas de salida de recursos.
e. Los criterios considerados para la estimación y el valor de cualquier reembolso esperado que esté asociado con la provisión constituida (tipo de provisión).
f. Una conciliación que muestre el valor en libros al inicio y al final del periodo; las adiciones realizadas durante el periodo, incluidos los ajustes procedentes de los cambios en la medición del valor descontado; los valores cargados contra la provisión durante el periodo; y los valores no utilizados que hayan sido objeto de liquidación o reversión en el periodo.
2.11.2.5 Presentación en los estados financieros
2.11.2.5.1 Estado de situación financiera
Se presentarán las provisiones como un pasivo no corriente en el estado de situación financiera.
2.11.2.5.2 Estado de resultados
Se presentará el importe de la provisión como un gasto en el periodo en el que se reconozca. Las provisiones que no serán utilizadas se presentarán como recuperaciones de provisión en una cuenta del ingreso.
2.11.2.5.3 Estado de flujos de efectivo
Se presentarán como actividades de operación los pagos en efectivo derivados de la resolución de litigios y conciliaciones, cuando estos pagos se materialicen a través de las cuentas propias de la entidad.
2.11.3 Activos contingentes
2.11.3.1 Reconocimiento
Los activos contingentes son aquellos posibles activos, surgidos a raíz de sucesos pasados, cuya existencia se confirmará solo por la ocurrencia o no ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro que no están enteramente bajo el control de la entidad; éstos no serán objeto de reconocimiento en los estados financieros y darán lugar a revelación en cuentas de orden deudoras y en las notas.
Los activos contingentes se evaluarán de forma continuada con el fin de asegurar que su evolución se refleje apropiadamente en los estados financieros.
En caso de que el derecho que da lugar a la entrada de beneficios económicos o potencial de servicio a la entidad sea claro, expreso y exigible se procederá al reconocimiento del activo y del ingreso en los estados financieros del periodo en el que dicho cambio tenga lugar.
2.11.3.2 Revelaciones
Se revelarán los activos contingentes en cuentas de orden deudoras cuando sea posible realizar una medición. Además, para cada tipo de activo contingente (agrupación), revelará la siguiente información:
a. Una descripción de la naturaleza del activo contingente.
b. Una estimación de los efectos financieros y una indicación de las incertidumbres relacionadas con el valor o las fechas de entrada de recursos; lo anterior, en la medida en que sea practicable obtener la información. relacionadas con el valor o las fechas de entrada de recursos; lo anterior, en la medida en que sea practicable obtener la información.
2.11.3.3 Presentación en los estados financieros
Se presentarán los activos contingentes como una cuenta de orden en el estado de situación financiera.
2.11.4 Pasivos contingentes
2.11.4.1 Reconocimiento
Las posibles obligaciones calificadas por la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica dentro del rango del 10% y el 50%, surgidas a raíz de sucesos pasados, cuya existencia se confirme solo por la ocurrencia o, por la no ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro que no están enteramente bajo el control del Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, corresponderán a los pasivos contingentes, no serán objeto de reconocimiento en los estados financieros y darán lugar a revelación en cuentas de orden acreedoras.
2.11.4.2 Obligaciones posibles
Los litigios y conciliaciones en contra de la entidad que se encuentran en un rango de probabilidad final de pérdida mayor al 10% y hasta el 50%, serán clasificados como pasivos contingentes, se revelarán en cuentas de orden acreedoras, y se medirán por su cuantía de valoración conforme lo informe el área jurídica.
2.11.4.3 Obligaciones remotas
Los litigios y conciliaciones en contra de la entidad que se encuentran en un rango de probabilidad final de pérdida igual o inferior al 10%, como los que están registrados sin valoración, serán clasificados como obligaciones remotas, no serán objeto de reconocimiento contable ni de revelación.
2.11.4.4 Revelaciones
Se revelarán los pasivos contingentes en cuentas de orden acreedoras contingentes cuando sea posible medirlos. Además, para cada tipo de pasivo contingente (agrupación), en las notas revelará la siguiente información:
a. Una descripción de la naturaleza del pasivo contingente.
b. Una estimación de los efectos financieros, la indicación de las incertidumbres relacionadas con el valor o las fechas de salida de recursos y la posibilidad de cualquier reembolso; lo anterior, en la medida en que sea practicable obtener la información.
2.11.4.5 Presentación en los estados financieros
Se presentarán los pasivos contingentes como una cuenta de orden en el estado de situación financiera.
2.12 PATRIMONIO
El patrimonio de las entidades de gobierno está constituido por los aportes para la creación de cada una de las entidades, los resultados y otras partidas que, de acuerdo con lo establecido en las Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos, deben reconocerse en el patrimonio.
2.12.1 Revelaciones
El Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores realizarán una descripción de cada cuenta que compone el patrimonio, describiendo su naturaleza.
2.13 INGRESOS
Son los incrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de entradas o incrementos del valor de los activos, o bien como salidas o decrementos de los pasivos) que dan como resultado aumentos del patrimonio y no están relacionados con los aportes para la creación de la entidad.
2.13.1 Reconocimiento
El Ministerio de Relaciones Exteriores no tiene ingresos, solo percibe los recursos situados por la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional - DGCPTN para la ejecución del presupuesto aprobado. Los fondos recibidos del presupuesto general de la Nación y operaciones con flujo de efectivo, se medirán por el valor recibido. Los recursos recibidos no monetarios (inventarios; propiedades, planta y equipo; propiedades de inversión; activos intangibles y bienes históricos y culturales) se medirán por el valor de mercado del activo recibido y, en ausencia de este, por el costo de reposición. Si no es factible obtener alguna de las anteriores mediciones, las transferencias no monetarias se medirán por el valor en libros que tenía el activo en la entidad que transfirió el recurso en caso de presentarse.
Respecto a la medición de pasivos que pueden llegar a presentarse en circunstancias en que el Ministerio de Relaciones Exteriores presente a favor derechos que no son exigibles, se reconocerá un pasivo mientras el derecho lo sea y es probable que la entrada de beneficios económicos o potencial de servicios fluya a la entidad, la medición de este pasivo será igualmente al valor recibido, sin embargo, cuando el valor del dinero en el tiempo sea significativo, el pasivo se medirá por el valor presente del valor que se estima será necesario para cancelar la obligación. Para esto se utilizará la siguiente formula: Valor Futuro / (1 + i) ^n, teniendo en cuenta que i corresponde a la tasa de interés y n el número de periodos.
Cuando eventualmente se presenten siniestros y como producto de la gestión administrativa ante la aseguradora resulta exitosa y efectivamente esta realiza los pagos de las indemnizaciones correspondientes, la entidad procederá a reconocer una cuenta por cobrar y un ingreso por indemnización, lo cual sólo aplica si en algún momento el Ministerio de Relaciones Exteriores es quien realiza el pago de pólizas de seguros que cubran la propiedad, planta y equipo, o pólizas por manejo de valores, toda vez que es el Fondo Rotatorio quien adquiere y paga las pólizas, y quien recibe las indemnizaciones en caso de presentarse.
Si la aseguradora realiza el pago a la entidad afectada a través de reposición de bienes, esta entidad reconocerá el bien en la situación financiera y procederá a acreditar la cuenta por cobrar por indemnización. Una vez la entidad tiene certeza de recaudo de recursos por parte de la aseguradora, se debe eliminar los registros en las cuentas de orden inicialmente reconocida.
2.13.1.1 Ingresos de transacciones con contraprestación
Se reconocerá como ingresos de transacciones con contraprestación, los que se originan en la prestación de servicios o en el uso que terceros hacen de activos, los cuales producen, intereses, arrendamientos, entre otros.
El criterio para el reconocimiento de ingresos de transacciones con contraprestación se aplicará por separado a cada transacción. No obstante, en determinadas circunstancias, será necesario aplicar tal criterio de reconocimiento por separado a los componentes identificables de una única transacción, con el fin de reflejar la sustancia de la operación. Por su parte, el criterio de reconocimiento se aplicará a dos o más transacciones conjuntamente cuando estén ligadas de manera que el efecto comercial no pueda ser entendido sin referencia al conjunto completo de transacciones.
2.13.1.2 Ingresos por venta de bienes o prestación de servicios
Se reconocerán como ingresos por venta de bienes o prestación de servicios, los recursos obtenidos por la entidad en el desarrollo de actividades de comercialización de bienes adquiridos.
Los ingresos por prestación de servicios se caracterizan porque tienen una duración determinada en el tiempo y buscan satisfacer necesidades de los usuarios o cumplir requerimientos contractuales previamente establecidos, tales como, expedición de pasaportes, visas, legalizaciones y apostilla, trámites que se prestan a nivel nacional en Gobernaciones y en las cuatro sedes en Bogotá y a nivel internacional en las misiones diplomáticas y oficinas consulares.
Los ingresos procedentes de la venta de bienes se reconocerán en los estados financieros cuando se cumplan las siguientes condiciones:
a. La entidad ha transferido al comprador, los riesgos y ventajas significativos derivados de la propiedad de los bienes.
b. Los valores de los ingresos se puedan medir con fiabilidad.
c. Es probable que la entidad reciba los beneficios económicos o el potencial de servicio, asociados con la transacción.
d. Los costos en los que se haya incurrido o se vaya a incurrir, en relación con la transacción se pueden medir con fiabilidad.
e. Los ingresos y los costos relacionados con una misma transacción o evento se reconocerán de forma simultánea.
f. Los ingresos no se reconocerán cuando los costos correlacionados no puedan medirse con fiabilidad, en tales casos, cualquier contraprestación ya recibida por la venta de los bienes se reconocerá como un pasivo.
g. Los ingresos por prestación de servicios se reconocerán cuando el resultado de una transacción puede estimarse con fiabilidad, considerando el grado de avance en la prestación del servicio al final del período contable.
El resultado de una transacción podrá estimarse con fiabilidad cuando se cumplan los siguientes requisitos:
a. El valor de los ingresos puede medirse con fiabilidad.
b. Es probable que la entidad reciba los beneficios económicos o el potencial de servicio, asociados con la transacción.
c. El grado de avance en la prestación del servicio, al final del período contable, puede medirse con fiabilidad.
d. Los costos en los que se haya incurrido para la prestación del servicio y aquellos necesarios para contemplarla pueden medirse con fiabilidad.
Cuando el resultado de una transacción, que implique la prestación de servicios, no pueda estimarse forma confiable, los ingresos correspondientes se reconocerán como tales solo en la cuantía de los costos reconocidos que se consideren recuperables.
2.13.1.3 Ingresos por el uso de activos por parte de terceros
Se reconocerán como ingresos derivados del uso de activos de la entidad por parte de terceros, los arrendamientos, entre otros.
Los ingresos por el uso de activos por parte de terceros se reconocerán siempre que el valor de los ingresos pueda medirse con fiabilidad y sea probable que la entidad reciba los beneficios económicos o el potencial de servicio, asociados con la transacción.
Los ingresos por arrendamientos son aquellos que percibe la entidad por el derecho otorgado a terceros para el uso de activos tangibles e intangibles. Su reconocimiento se realizará de acuerdo con la Norma de Arrendamientos.
2.13.2 Medición
Los ingresos de transacciones con contraprestación se medirán por el valor de mercado de la contraprestación recibida o por recibir, una vez deducidas las rebajas y/o descuentos condicionados y no condicionados.
2.13.3 Revelaciones
El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores revelará la información de acuerdo con la cuantía y el origen de cada categoría material de ingresos por venta de bienes, prestación de servicios, arrendamientos, entre otros. El Ministerio de Relaciones Exteriores no tiene ingresos.
El Ministerio de Relaciones Exteriores deberá revelar el situado efectuado por la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional - DGCPTN.
En caso de presentarse ingresos, se deberá hacer la respectiva revelación, indicando para ello los conceptos y origen de los mismos.
2.13.4 Presentación en los estados financieros
Se presentarán los ingresos en el estado de resultados.
2.14 GASTOS
Son los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por la generación a aumento de los pasivos) que dan como resultado decrementos en el patrimonio y no están relacionados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios, vendidos ni con la distribución de excedentes.
2.14.1 Reconocimiento inicial
El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando dichas transacciones incidan en los resultados del periodo.
Para el caso de las Operaciones Interinstitucionales se reconocen al momento de reintegrar fondos a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional - DGCPTN por recursos no utilizados de la vigencia actual y de vigencias anteriores.
En la cuenta Otros Gastos, se reconocen los gastos de ejercicios anteriores y los gastos por bienes deteriorados y obsoletos conforme a la certificación que expida mensualmente el contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores cuando a ello haya lugar.
2.14.2 Medición inicial
El Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores reconocerán un gasto, cuando surja un decremento en los beneficios económicos futuros en forma de salida o disminuciones del valor de activos o bien el surgimiento de obligaciones, además de que pueda ser medido con fiabilidad.
Los gastos se medirán al costo.
Toda erogación debe documentarse mediante soportes de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Así mismo, los hechos económicos, deben reconocerse y contabilizarse en el periodo contable en que estos ocurran, es decir, en el periodo que se reciba el bien o servicio.
Todo registro del gasto debe estar autorizado por el ordenador del gasto o quien haga sus veces o fundamentado en normas legales.
2.14.3 Medicion posterior
Las cuentas de gastos se mantendrán por el valor de la transacción
Con relación a los gastos, no sólo deben contabilizarse en los que se incurre durante el periodo contable sino también los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento.
No se deben presentar partidas netas como efecto de compensar ingresos y gastos, que integran el estado de actividad financiera, económica social y ambiental.
2.14.4 Revelaciones
El Ministerio de Relaciones Exteriores revelará, para cada clase de gastos, los siguientes aspectos:
a. Cancelaciones de pagos por litigios y conciliaciones en contra.
b. Reversiones de provisiones.
c. Gastos reconocidos durante el periodo relativo a las deudas incobrables o de dudoso cobro si a ello hay lugar, entre otros.
El Fondo Rotatorio de Ministerio de Relaciones Exteriores revelará, para cada clase de gastos, los siguientes aspectos:
a. La rebaja de los inventarios hasta su valor realizable neto o de los elementos de propiedad, planta y equipo hasta su importe recuperable, así como la reversión de tales rebajas.
b. Cancelaciones de pagos por litigios y conciliaciones en contra.
c. Reversiones de provisiones.
d. Gastos reconocidos durante el periodo relativo a las deudas incobrables o de dudoso cobro si a ello hay lugar, entre otros.
e. La naturaleza e importe de cada de cada transacción individualmente significativa.
f. Gastos por comisiones en actividades fiduciarias o de administración de recursos en caso de presentarse.
2.14.5 Presentación en los estados financieros
Se presentarán los gastos en el estado de resultados.
2.15 COSTOS
Los costos son los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del período contable, los cuales están asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios, vendidos (con independencia de que, en el intercambio, se recuperen o no los costos) y que dan como resultado decrementos en el patrimonio.
2.15.1 Reconocimiento
Se reconocerán como costo la disminucion de activo (inventario) cuando se puede medir con fiabilidad.
2.15.2 Medición inicial
El costo de venta de prestacion de servicio se medira por las erogaciones que esten asociados a la prestacion de este. La mano de obra y demas y los demas costos relacionados con las ventas y con el personal de administracion general no se incluiran en el costo del servicio, sino que se contabilizaran como gasto en el resultado del periodo en el que se haya incurrido.
2.15.3 Presentación en los estados financieros
Se presentarán los costos en el estado de resultados.
2.16 POLÍTICAS CONTABLES, CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES Y CORRECCIÓN DE ERRORES
2.16.1 Políticas contables
Las políticas contables establecidas por la Contaduría General de la Nación y contenidas en el Marco Normativo para entidades de gobierno serán aplicadas por el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores de manera uniforme para transacciones, hechos y operaciones que sean similares. No obstante, en algunos casos específicos, el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores considerando lo definido en el Marco Normativo para entidades de gobierno y a partir de juicios profesionales, seleccione y aplique una política contable para el reconocimiento de un hecho económico, la cual permita a mostrar la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo del Ministerio de Relaciones Exteriores y Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores atendiendo las características de representación fiel y relevancia de la información financiera; caso en el cual, se documentará la política definida.
Ante hechos económicos que no se encuentren regulados en el Marco normativo para entidades de gobierno (Marco Conceptual; Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos; Procedimientos Contables; Guías de Aplicación; el Catálogo General de Cuentas y la Doctrina Contable Pública), el Ministerio de Relaciones Exteriores solicitará a la Contaduría General de la Nación, el estudio y la regulación del tema, para lo cual allegará la información suficiente y pertinente.
Se cambiará una política contable cuando se realice una modificación al Marco normativo para entidades de gobierno o cuando, en los casos específicos que este lo permita, se considere pertinente un cambio de política que conlleve a la representación fiel y la relevancia de la información financiera.
Los cambios en las políticas contables originados en cambios en el Marco normativo para entidades de gobierno se aplicarán observando lo dispuesto en la norma que los adopte. Por su parte, los cambios en las políticas contables que, en observancia del Marco Normativo para entidades de gobierno, adopte el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores se aplicarán de manera retroactiva, es decir, la nueva política se aplicará como si se hubiera aplicado siempre. Para tal efecto, se registrará el ajuste al valor de las partidas de activos, pasivos y patrimonio, que se vean afectadas por el cambio de política, en el periodo en el que este ocurra y re expresará, para efectos de presentación de los estados financieros, los saldos iniciales al principio del periodo más antiguo para el que se presente información, así como los saldos comparativos, de los activos, pasivos y patrimonio afectados por el cambio de política.
Cuando sea impracticable determinar los efectos que se derivan, en cada periodo específico, del cambio de una política contable sobre la información comparativa en uno o más periodos anteriores para los que se presente información, se aplicará la nueva política contable a los saldos iniciales de los activos y pasivos al principio del periodo más antiguo para el que la aplicación retroactiva sea practicable (el cual puede ser el inicio del propio periodo corriente) y efectuará el correspondiente ajuste a los saldos iniciales de cada componente del patrimonio que se vea afectado por el cambio.
Cuando sea impracticable determinar el efecto acumulado al principio del periodo corriente por la aplicación de una nueva política contable a todos los periodos anteriores, se ajustará la información comparativa aplicando la nueva política contable de forma prospectiva, es decir, a partir de la fecha en que se cambie la política.
El cumplimiento de un requisito será impracticable cuando no se pueda satisfacerlo tras efectuar todos los esfuerzos razonables para hacerlo. Así, para un periodo anterior en particular, será impracticable aplicar un cambio en una política contable retroactivamente si los efectos de la aplicación retroactiva no son determinables; o si la aplicación retroactiva implica establecer suposiciones acerca de cuáles hubieran podido ser las intenciones de la gerencia en ese periodo.
También será impracticable aplicar un cambio en una política contable retroactivamente si dicha aplicación requiere estimaciones de valores significativos y si es imposible identificar, objetivamente en tales estimaciones, a) información que suministre evidencia de las circunstancias existentes en la fecha en que tales valores se reconocieron o midieron o, de la fecha en que la correspondiente información se reveló; y b) información que hubiera estado disponible cuando se autorizó la publicación de los estados financieros de los periodos anteriores.
De acuerdo con la Norma de Presentación de Estados Financieros, cuando se haga un cambio en las políticas contables, se presentará los efectos en el estado de cambios en el patrimonio del periodo.
Cuando se adopte un cambio en una política contable, se revelará lo siguiente:
a. Naturaleza del cambio.
b. Razones por las cuales la aplicación de la nueva política contable contribuya a la representación fiel y suministre información relevante.
c. Valor del ajuste para cada partida de los estados financieros afectada, tanto en el periodo actual, como en periodos anteriores a los presentados, de forma agregada y en la medida en que sea practicable.
d. Justificación de las razones por las cuales no se realizará una aplicación retroactiva por efecto del cambio en las políticas contables.
2.16.2 Cambios en una estimación contable
El uso de estimaciones razonables constituye una parte fundamental del proceso contable y no menoscaba la confiabilidad de la información financiera. No obstante, si como consecuencia de obtener nueva información o de poseer más experiencia, se producen cambios en las circunstancias en que se basa la estimación, esta se revisará y, de ser necesario, se ajustará. Lo anterior, no implica que esta se encuentre relacionada con periodos anteriores ni tampoco que constituya la corrección de un error, por lo cual su aplicación es prospectiva.
Un cambio en una estimación contable es el resultado de nueva información o nuevos acontecimientos que afectan, bien el valor en libros de un activo o de un pasivo, o bien el consumo periódico de un activo. Estos cambios se producen tras la evaluación de la situación actual del elemento, de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio esperados y de las obligaciones asociadas con los activos y pasivos correspondientes.
Un cambio en los criterios de medición aplicados implicará un cambio en una política contable y no un cambio en una estimación contable. Cuando sea difícil distinguir entre un cambio de política contable y un cambio en una estimación contable, se tratará como si fuera un cambio en una estimación contable.
Los efectos que se deriven de un cambio en una estimación contable se aplicarán de manera prospectiva afectando, bien el resultado del periodo en el que tenga lugar el cambio si afecta solamente este periodo, o bien el resultado del periodo del cambio y de los periodos futuros que afecte. No obstante, si el cambio en una estimación contable origina cambios en activos o pasivos o se relaciona con una partida del patrimonio, este se reconocerá a través de un ajuste en el valor en libros del activo, pasivo o patrimonio en el periodo en el que se presente el cambio.
Cuando el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores realice un cambio en una estimación contable, revelará lo siguiente:
a. La naturaleza del cambio.
b. El valor del cambio en una estimación contable que haya producido efectos en el periodo actual o que se espere los produzca en periodos futuros.
c. La justificación de la no revelación del efecto en periodos futuros.
2.16.3 Corrección de errores de periodos anteriores
Los errores son las omisiones e inexactitudes que se presentan en los estados financieros de la entidad, para uno o más periodos anteriores, como resultado de un fallo al utilizar información fiable que estaba disponible cuando los estados financieros para tales periodos fueron formulados y que podría esperarse razonablemente que se hubiera conseguido y tenido en cuenta en la elaboración y presentación de aquellos estados financieros. Se incluyen, entre otros, los efectos de errores aritméticos, errores en la aplicación de políticas contables, la inadvertencia o mala interpretación de hechos y los fraudes.
Los errores del periodo corriente, descubiertos en este mismo periodo, se corregirán antes de que se autorice la publicación de los estados financieros.
El Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores corregirá los errores de periodos anteriores, sean materiales o no, en el periodo en el que se descubra el error, ajustando el valor de las partidas de activos, pasivos y patrimonio, que se vieron afectadas por este. En consecuencia, el efecto de la corrección de un error de periodos anteriores en ningún caso se incluirá en el resultado del periodo en el que se descubra el error.
En caso de errores de periodos anteriores que sean materiales, para efectos de presentación, el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores re expresarán de manera retroactiva la información comparativa afectada por el error. Si el error ocurrió con antelación al periodo más antiguo para el que se presente información, se re expresarán los saldos iniciales de los activos, pasivos y patrimonio para el periodo más antiguo para el que se presente información, de forma que los estados financieros se presenten como si los errores no se hubieran cometido nunca.
Cuando, para efectos de presentación, sea impracticable determinar el efecto acumulado al principio del periodo más antiguo para el que se presente información, el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores re expresarán la información desde la fecha en la cual dicha re expresión sea practicable, o de forma prospectiva si no es practicable hacer la re expresión.
En caso de errores de periodos anteriores que sean inmateriales no se requerirá su re expresión retroactiva.
De acuerdo con la Norma de Presentación de Estados Financieros, cuando el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores corrija errores materiales de periodos anteriores, presentará los efectos en el estado de cambios en el patrimonio del periodo.
Cuando la entidad efectúe una corrección de errores de periodos anteriores revelará lo siguiente:
a. La naturaleza del error de periodos anteriores.
b. El valor del ajuste para cada periodo anterior presentado, si es posible.
c. El valor del ajuste al principio del periodo anterior más antiguo sobre el que se presente información.
d. Una justificación de las razones por las cuales no se realizará un re expresión retroactiva por efecto de la corrección del error.
2.16.4 Hechos ocurridos después del periodo contable
Los hechos ocurridos después del periodo contable son todos aquellos eventos, favorables o desfavorables, que se producen entre el final del periodo contable y la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.
El final del periodo contable se refiere al último día del periodo con el cual están relacionados los estados financieros y corresponderá al 31 de diciembre. Por su parte, la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros corresponderá a la fecha en la que se apruebe que los diferentes usuarios tengan conocimiento de estos.
Pueden identificarse dos tipos de eventos: los que implican ajuste y los que no implican ajuste.
2.16.4.1 Hechos ocurridos después del periodo contable que implican ajuste
Los hechos ocurridos después del periodo contable que implican ajuste son aquellos que proporcionan evidencias de las condiciones existentes al final de dicho periodo. El Ministerio de Relaciones Exteriores ajustará los valores reconocidos en sus estados financieros para reflejar la incidencia de los hechos ocurridos después del periodo contable que impliquen ajuste.
Algunos de los eventos que proporcionan evidencia de las condiciones existentes al final del periodo contable y que implican el reconocimiento o el ajuste de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos son los siguientes: a) la resolución de un litigio judicial que confirme que el Ministerio de Relaciones Exteriores tenía una obligación presente al final del periodo contable; b) la determinación del valor de transacciones realizadas no reconocidas; c) la determinación del valor de los ingresos cobrados durante el periodo contable que serán compartidos con otras entidades; d) la determinación de la participación en el pago de incentivos a los empleados que la entidad deba realizar como resultado de hechos anteriores a esa fecha; y e) el descubrimiento de fraudes o errores que demuestren que los estados financieros eran incorrectos.
2.16.4.2 Hechos ocurridos después del periodo contable que no implican ajuste
Los hechos ocurridos después del periodo contable que no implican ajuste son aquellos que indican condiciones surgidas después este y que, por su materialidad, serán objeto de revelación.
Algunos de los eventos ocurridos después del periodo contable que indican condiciones surgidas después del periodo que no implican ajuste y que serán objeto de revelación debido a su materialidad son los siguientes: a) la ocurrencia de siniestros; b) el anuncio o comienzo de reestructuraciones; c) la decisión de la liquidación o cese de actividades de la entidad; y d) el inicio de litigios.
2.16.5 Revelaciones
La información revelada en las notas y relacionada con las partidas objeto de ajuste se actualizará en función de la información recibida.
Así mismo, la entidad revelará la siguiente información:
a. La fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.
b. El responsable de la autorización.
c. La existencia de alguna instancia que tenga la facultad de ordenar la modificación de los estados financieros una vez se hayan publicado.
d. La naturaleza de los eventos que no impliquen ajuste.
e. La estimación del efecto financiero de los eventos que no impliquen ajuste o la aclaración de que no sea posible hacer tal estimación.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)
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