Derechos de autor reservados - Prohibida su reproducción
|
|
RESOLUCIÓN 17 DE 1997
(febrero 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por el cual se dictan pautas para la presentación de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares en el exterior y se derogan las Resoluciones 103 y 233 de 1996.
EL VICEMINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES, ENCARGADO DE LAS FUNCIONES DEL DESPACHO DE LA SEÑORA MINISTRA
En ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confieren los Decretos 1050 de 1968 y 20 de 1992, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 2o del Decreto 20 del 3 de enero de 1992, establece el manejo de los recursos en moneda nacional o extranjera, del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Que todos los actos administrativos que afecten el presupuesto respectivo, tendrán que contar con la disponibilidad previa. En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes; o en exceso del saldo disponible. El Funcionario que lo haga responderá personal y pecuniariamente de las obligaciones que se originen.
Que la rendición de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Consulares se debe regir por lo establecido en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y el Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación, así:
ARRENDAMIENTO: Alquiler de bienes muebles e inmuebles para el adecuado funcionamiento de los órganos (Formato SX-006, Renglones del 1.1 al 1.7).
SOSTENIMIENTO DE EMBAJADAS Y CONSULADOS – ADQUISICIÓN DE BIENES:
Erogaciones por concepto de papelería y útiles de escritorio, elementos de aseo y demás gastos afines, que resulten necesarios para el funcionamiento de las embajadas y consulados (formato SX-006, Renglones del 2.1 al 2.2).
SOSTENIMIENTO DE EMBAJADAS Y CONSULADOS – ADQUISICIÓN DE SERVICIOS:
Erogaciones por concepto de agua, luz, teléfono, calefacción, gas, remoción de nieve, cafetería, jardinería, servicio de vigilancia, fotocopias, reparaciones locativas, mantenimiento de máquinas y demás gastos afines, que resulten necesarios para el funcionamiento de las embajadas y consulados (Formato SX-006, Renglones del 2.7 al 2.17).
DOTACIÓN Y MANTENIMIENTO:
Por Mantenimiento se entiende: La conservación y reparación de Muebles y Enseres, conservación y reparación de Maquinaria y Equipo de oficina y conservación y reparación de edificios, (Formato SX.006, Renglones del 3.1 al 3.3).
Por dotación se entiende: Equipo de Oficina, Muebles y Enseres, Maquinaria y Equipo, Vehículos y Lencería (Formato SX-006, Renglones del 4.1 al 4.5).
SEGUROS: Es la asignación que corresponde a las pólizas que amparan los bienes muebles e inmuebles de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares (Formato SX-006, Renglones del 5.1 al 5.2).
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Dictar pautas sobre la presentación de Cuentas, de las Misiones Diplomáticas y oficinas Consulares en el exterior.
GENERALIDADES:
Los gastos que se efectúen serán de responsabilidad del Jefe de la Misión o del Jefe de la Oficina Consular.
Las cuentas que no cumplan con las pautas establecidas no serán legalizadas, por lo tanto será responsabilidad exclusiva de los Jefes de las Misiones u Oficinas Consulares ante las Entidades Fiscalizadoras.
Estas cuentas deberán enviarse por todos los conceptos de gasto a la Subsecretaría de Asuntos Administrativos en forma trimestral diligenciando el Formato SX-006, acompañado por las facturas originales, agrupadas por objeto del gasto, en forma ordenada, indicando el ítem correspondiente con su traducción al idioma español, su valor en moneda local, tipo de cambio y valor en dólares que justifique el gasto pertinente; esto es, debe enviarse la rendición de gastos solo una vez en el trimestre por todo concepto.
En lo relacionado con Arrendamiento: Alquiler de residencia, oficina, residencia-oficina, garaje, vehículo, arriendo de equipo de oficina y depósito en garantía (Formato SX.006, Renglones del 1.1 al 1.7).
Los Jefes de las Misiones y Oficinas Consulares, deberán enviar con tres meses de anticipación la minuta del contrato de arrendamiento cuando hubiere lugar a modificación o terminación del mismo o la solicitud de cambio del inmueble a la Subsecretaría de Asuntos Administrativos, en todos los casos deberá diligenciar el Formato CN-004.
En sostenimiento Adquisición de Bienes:
Elementos de Aseo Pueden adquirir: Bolsas para la basura, escobas, traperos, papel higiénico, insecticidas, jabón para mano y piso, desinfectantes, bayetilla, cera para pisos, ambientadores, servilletas y toallas de papel (Formato Sx.006, Renglón 2.2).
Elementos de Jardinería:
Se puede adquirir Abonos, tierra, plantas, semillas, macetas o materas, elementos propios para el arreglo de jardines (Formato SX-006, Renglón 2.3).
Elementos de Cafetería:
Se puede adquirir Leche o Crema, azúcar, agua aromática, agua mineral y café (Formato SX-006. Renglón 2.4).
En sostenimiento Adquisición de Servicios:
Se establecen los siguientes porcentajes de gastos para los siguientes conceptos a) Reparaciones Locativas 10% del total de la partida de sostenimiento para la adquisición de servicios, este consumo se entenderá mensual, si por necesidad prioritaria es necesario incrementarlo, deberá solicitar autorización a la Subsecretaría de Asuntos Administrativos; y, b) Teléfono 35% del total de la partida de sostenimiento para adquisición de bienes, este consumo se entenderá mensual y si se sobrepasa se deberá anexar explicación de los motivos a la Rendición de Cuentas del Trimestre correspondiente. Es de aclarar que el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores no cancelará gastos por concepto de llamadas personales ni alimento; El Jefe de la Misión u Oficina Consular deberá cumplir prioritariamente con la cancelación de los servicios públicos, el incumplimiento será causal de mala conducta.
Servicio de Cafetería y Aseo:
En este rubro se paga el servicio de cafetería y aseo siempre y cuando el Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio no incurran en el pago de las prestaciones Sociales o Factores Salariales, preferiblemente se debe contratar con personas jurídicas (formato SX.006, Renglón 2.12).
Dentro del rubro de Sostenimiento, se incluyen los gastos afines necesarios, como:
Gastos afines necesarios – Adquisición de Servicios:
Son: Combustible, Comunicaciones, Correo (incluye correo de valijas), Recolección de Basura, Servicio Mensajería, Comisión Bancaria y Publicaciones (Formato SX.006, Renglones del 2.18 al 2.25).
En cuanto a Dotación y Mantenimiento: Se asignará de acuerdo con la programación anual realizada por las misiones diplomáticas u oficinas consulares conforme a las necesidades reales de cada una de ellas y de acuerdo con la disponibilidad presupuestal vigente.
LABORES DE PROTECCIÓN A CONNACIONALES:
Se utiliza para la suscripción de Contratos de Prestación de Servicios Profesionales de Asistencia Jurídica (Formato SX.006, Renglón 6.1).
PLAN PROMOCIÓN DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR:
Se utiliza para proseguir con la campaña de colombianos inmigrantes irregulares residentes en el Exterior (Formato SX-006, renglón 8.1).
OTROS:
Corresponde a: a) Rendimiento Depósitos Bancarios: son los obtenidos por generación de intereses en las cuentas bancarias. Estos deben ser reintegrados trimestralmente al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores; y b) Recuperación de Impuestos: Son las devoluciones del <sic> Impuestos al Valor Agregado, se podrá utilizar siempre y cuando el impuesto se origine en el mismo año. O sea, el Impuesto se cusa, se devuelve y se gasta en el rubro que lo origina, dentro de la misma vigencia, de lo contrario debe reintegrarse al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores (Formato SX-006, Renglones 9.1 y 9.2).
ARTÍCULO SEGUNDO. No se girarán partidas especiales para cubrir déficits ocasionados por gastos que no estén autorizados y que carezcan de disponibilidad presupuestal previa, o que sobrepasen la suma asignada mensual por la Subsecretaria de Asuntos administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Los gastos deben ser menores o iguales a las partidas asignadas.
ARTÍCULO TERCERO. Las partidas asignadas y no gastadas al finalizar el año, esto es los sobrantes de la vigencia se deben reintegrar a más tardar los primeros 20 días del mes de enero de la siguiente vigencia, en la Moneda de Giro, informando a la Subsecretaria de Asuntos Administrativos el rubro a que pertenece; se podrá hacer el reintegro en cheque a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores o Transferencia a la Cuenta Bancaria que para tal fin informe el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores siempre acompañado de un Oficio, en donde se especifique la cuantía del reintegro y el concepto.
ARTÍCULO CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las que le sean contrarias, en especial las Resoluciones 103 del 15 de junio de 1996 y 233 del 13 de diciembre de 1996.
Dada en Santafé de Bogotá, D. C., a los 11 FEB.1997
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
CAMILO REYES RODRIGUEZ
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)
Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación, reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono 617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas de uso de la información aquí contenida.