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INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 3 DE 2023
(agosto 16)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
Bogotá D.C.,
| Para: | Notarios del País |
| Asunto: | cargue de documentos para apostilla o legalización |
Respetados Señores Notarios,
En atención al protocolo de interoperabilidad e intercambio de información suscrito entre la Superintendencia de Notariado y Registro y el Ministerio de Relaciones Exteriores, con el que se pretende automatizar y brindar mayor seguridad a la apostilla y legalización de los documentos que son originados en las notarías y requieren este trámite, evitando su alteración entre el momento en que se autoriza por parte del notario y su remisión al sistema de apostilla del Ministerio de Relaciones Exteriores; a efectos de que se lleve a cabo la adecuada prestación del servicio público notarial, es preciso emitir las siguientes Instrucciones:
1. Competencia para llevar a cabo el trámite de apostilla o legalización.
Sea lo primero recordar que la competencia para expedir la apostilla o legalización de un documento es exclusiva del Ministerio de Relaciones Exteriores, quien, entre sus funciones, cuenta con aquella de "[djirigir y coordinar la expedición de pasaportes y visas, expedir los pasaportes diplomáticos y oficiales e instruir y supervisar a las entidades que el Ministerio determine en el proceso de expedición de pasaportes, apostilla y legalización de documentos, de conformidad con los convenios que se suscriban sobre la materia y gestionar su reconocimiento internacional[1].
En ese sentido, los notarios en ningún momento están facultados para realizar la apostilla o legalización de un documento, como quiera que esta es una competencia exclusiva del Ministerio de Relaciones Exteriores, en tanto la función del notario en la materia se circunscribe a remitir la información correspondiente para que dicha entidad pueda expedir las correspondientes apostillas o legalizaciones.
2. Obligatoriedad del cargue de documentos para apostilla o legalización.
En observancia del artículo 21 del Decreto 869 de 2016, corresponde al Ministerio de Relaciones Exteriores “instruir y supervisar a las entidades que el Ministerio determine en el proceso de expedición de pasaportes, apostilla y legalización de documentos, de conformidad con los convenios que se suscriban sobre la materia y gestionar su reconocimiento internacional". Aunado a ello, el artículo 52 del Decreto-Ley 19 de 2012 otorgó al Gobierno Nacional la facultad para reglamentar el procedimiento y el uso de medios electrónicos en el trámite de la Apostilla, con ocasión de lo cual se expidió la Resolución 1959 del 3 de agosto de 2020, donde se reglamentó lo pertinente a las especificaciones técnicas del documento electrónico para Apostilla o para Legalización con fines de interoperabilidad, a efectos de lograr la autorización del trámite.
En ejercicio de dichas facultades, la Doctora Fulvia Elvira Benavides Cotes, Directora de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores, mediante oficio S-GAOL-22-025360 del 11 de octubre de 2022, manifestó lo siguiente:
“En mérito de lo expuesto, el Ministerio de Relaciones Exteriores en ejercicio de sus funciones como única Autoridad competente para el Convenio sobre Apostilla, a partir del 1o de julio de 2022, estableció como requisito para apostillar o legalizar documentos expedidos y firmados en Notarías colombianas, que estos deben cumplir con las especificaciones técnicas y de firma digital bajo el procedimiento descrito en el Manual de Notarios para cargar documentos firmados digitalmente con fines de Apostilla o de Legalización, apoyándose en las herramientas de consulta (catálogo de muestras documentales y videos tutoriales) que se encuentran disponibles en el módulo de Apostilla del sistema de la Superintendencia de Notariado y Registro, información remitida a todas las Notarías del país a través de las Circulares 400 y 401 por esa Entidad.
Previendo la ocurrencia de una falla o interrupción en la prestación del servicio en la plataforma tecnológica de cualquiera de las entidades parte comprometidas, en una contingencia que no pueda ser resuelta de manera oportuna o en el tempo que amerite por las dependencias competentes, se tomarán las medias temporales necesarias para atender cabalmente o de
fondo las solicitudes que no puedan gestionarse por el procedimiento establecido, dentro de los términos máximos de respuesta del trámite”.
Así las cosas, en observancia al acuerdo de ¡nteroperabllldad e intercambio de información suscrito entre la Superintendencia de Notariado y Registro y el Ministerio de Relaciones Exteriores, en consonancia con lo previsto por las Circulares 400 y 401 de 2022 de la Superintendencia de Notariado y Registro, y en virtud del oficio S-GAOL-22-025360 del 11 de octubre de 2022, los notarios deben efectuar el cargue del documento a ser apostillado o legalizado a través de la plataforma dispuesta para ese fin por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro en el aplicativo SISG. El Ministerio de Relaciones Exteriores no recibirá los documentos que se alleguen directamente por los ciudadanos, por lo cual, resulta obligatorio el cargue de los mismos por parte de los notarios.
Es imperativo que los notarios observen el manual que se adjunta a la presente Instrucción, a efectos de que se pueda brindar una adecuada prestación del servicio público notarial en lo que respecta al cargue de la información y documentos necesarios para llevar a cabo el trámite de apostilla o legalización.
Con el fin de garantizar la comprensión del asunto, se allegan vídeos tutoriales donde se observa la forma en que se debe llevar a cabo el proceso de diligenciamiento y cargue de la información al Sistema Integrado de Servicios y Gestión - SISG- por parte de los notarios. Para acceder a los mismos, podrán ingresar al siguiente link:
https://supernotariadoyreq¡stro-
my.sharepoint.com/:f:/q/personal/¡uan medina supernotariado qov co/Eizr1 STLx-ROsWil ctrYsDqBtFPMNWEkl 1 rKY23hwrDyeQ?e=HTB8Pb
5. Solicitud de información al usuario:
Se recomienda a los notarios que consulten a los usuarios si el acto o trámite se está realizando para producir efectos en el exterior. Así las cosas, el notario, en virtud de lo establecido en el artículo 7 del Decreto Ley 960 de 1970, deberá asesorar a los usuarios informando que, para que el acto que se otorga ante notario produzca efectos en el exterior, deberá ser apostillado o legalizado, caso en el cual, la remisión de la información al Ministerio de Relaciones Exteriores únicamente podrá efectuarse por parte de la notaría que da fe del acto.
Aunado a lo anterior, se advierte que los documentos que vayan a ser legalizados o apostillados deben ser cargados y firmados digitalmente por el mismo notario que los autorizó. Por ello se recomienda que el cargue en la plataforma se realice, en lo posible de forma inmediata y, a más tardar el mismo día. El notario, en virtud de sus funciones deberá observar que el documento que se cargue en la plataforma corresponda a aquel que él autorizó.
6. Firma digital y código de autoridad.
Cuando se vaya a efectuar el cargue en el aplicativo SISG, a efectos de que un documento originado en una notaría sea apostillado o legalizado, el documento que se remite para dichos fines debe estar firmado digitalmente por el notario en ejercicio al momento de su autorización.
Ello quiere decir que todos los notarios, inclusive los encargados, deben contar con su propia firma digital para imponer la correspondiente firma en los documentos destinados a ser apostillados o legalizados, según lo señala el Manual adjunto a la presente Instrucción.
Igualmente, cada notario debe contar con su propio código de autoridad. Por tal motivo, en caso de que un notario no cuente con dicho código, deberá solicitar la expedición del mismo ante el Ministerio de Relaciones Exteriores a través del correo electrónico registro¦firmas@cancilleria.gov.co.
Cuando el usuario manifieste que desea se le adelante el procedimiento de cargue para fines de apostilla o legalización respecto de un trámite notarial, el notario cobrará por concepto de derechos notariales, según lo previsto en el parágrafo 2 del artículo 2.2.6.13.2.1.5. del Decreto 1069 de 2015, en concordancia con la tarifa aplicable en observancia de la resolución de tarifas por concepto de la actividad notarial vigente, las siguientes tarifas:
1. El valor del trámite solicitado por una única vez.
2. La suma de siete mil seiscientos pesos ($7.600) por concepto de firma digital.
3. La suma de siete mil seiscientos pesos ($7.600) por concepto de tránsito cibernético, más el 10% por cada folio adicional enviado. Se entiende que hay un folio por cada dos páginas digitalizadas o electrónicas.
Las tarifas indicadas corresponden a las establecidas en la Resolución No. 0387 de 2023 y las tarifas deberán liquidarse según la Resolución de tarifas que se encuentre vigente.
8. Procedimiento en caso de inconsistencias originadas en la notaría:
Como se mencionó, el documento que se incorpore en el sistema SISG para su apostilla o legalización ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, debe ser firmado digitalmente y cargado por el notario que lo autorizó, así como contener los metadatos pertinentes. Adicionalmente, lo datos que se incorporan en SISG respecto del documento deben corresponder al contenido del mismo y a la información solicitante.
Cualquier inconsistencia, falta de firma digital, falta de metadatos, mala digitalización o error que tenga origen en la notaría, implica que la notaría deba repetir el procedimiento de digitalización y cargue del documento y de diligenciamiento de la información en el aplicativo SISG, sin que se genere un costo adicional por ello al usuario.
9. Apostilla o legalización de documentos que forman parte del archivo de la notaría, sin necesidad de que el servicio se solicite de manera presencial.
Cuando se solicite copia de un documento que forma parte del archivo de la notaría para efectos de apostilla o legalización, es posible que el usuario del servicio eleve la correspondiente solicitud por diferentes medios que no impliquen la presencialidad del usuario, como puede ser a través de correo electrónico, por vía telefónica, en la página web de la notaría, y demás medios de contacto que la notaría ponga a disposición de la ciudadanía.
En estos casos, la notaría y el ciudadano podrán concertar el medio de pago de los derechos notariales del trámite, debiendo la notaría contar con alguna alternativa diferente al pago en efectivo.
La notaría efectuará el cargue del documento correspondiente con fines de apostilla o legalización conforme lo señala el manual anexo a la presente instrucción.
De igual forma, se recuerda que, a efectos de brindar soporte técnico y atender los interrogantes que puedan surgir respecto del funcionamiento del módulo del trámite de apostilla y los documentos apostillados, se establecen las siguientes líneas de atención:
Por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro:
- soporte.sin@supernotanado.qov.co
- Teléfono: 018000910034 opción 3
Por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores:
- temasinternos@cancilleria.qov.co (para procedimientos),
- reqistro.firmas@cancilleria.gov.co (para registro de firmas).
Cordialmente,
ROOSVELT RODRÍGUEZ RENGIFO
SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 30 de septiembre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.869 - 4 de septiembre de 2024)
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