CONCEPTO 24 DE 2012

(Febrero 7)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Consideraciones jurídicas sobre la aplicación del artículo 1 inciso 2 de la ley 455 de 1998 en relación con documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares y documentos comerciales y aduaneros.

De manera atenta esta Oficina procede a dar respuesta a su Memorando GALM No. 67557 de fecha 31 de octubre de 2011, en el cual solicita concepto sobre:

1). La aplicación del inciso 2o del artículo 1o de la Ley 455 de 1998 en relación con documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares y documentos comerciales y aduaneros.

2). Sobre los documentos expedidos por agentes diplomáticos y consulares, como en el caso del Consulado de los Estados Unidos en Colombia, que expide certificaciones de pensiones y de otros documentos a ciudadanos americanos quienes requieren la legalización de los mismos por parte del este Ministerio para poder ser presentados ante autoridades colombianas.

I. MARCO LEGAL:

- Convención de la Haya "Sobre la abolición del requisito de legalización de documentos públicos extranjeros"

- Ley 455 de 1998 “Por medio de la cual se aprueba la "Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros", suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961.”

II. ANÁLISIS JURÍDICO:

La Convención de la Haya “sobre la abolición del requisito de la legalización de documentos públicos extranjeros” suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961, eliminó el requisito de legalización diplomática o consular en los siguientes documentos públicos, estableciendo en el artículo primero lo siguiente:

 “ARTICULO 1o. La presente Convención se aplicará a documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un Estado contratante y que deben ser exhibidos en el territorio de otro Estado contratante.

Los siguientes son considerados como documentos públicos a efectos.

a) Documentos que emanan de una autoridad o un funcionario relacionado con las cortes o tribunales de un Estado, incluyendo los que emanen de un fiscal, un secretario de un tribunal o un portero de estrados;

b) Documentos administrativos;

c) Actos notariales;

d) Certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal, tales como certificados oficiales que consignan el registro de un documento o que existía en una fecha determinada y autenticaciones oficiales y notariales de firmas.

Sin embargo, no se aplicará la presente Convención:

a) A documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares;

b) A documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras.”

Resulta trascendente indicar que, la legalización es el trámite que realiza el Ministerio de Relaciones Exteriores para los documentos que van a ser presentados ante gobiernos de países que no hacen a la Convención de la Haya, mientras que la apostilla hace que el documento se convierta en un documento público y por ende válido que deberá ser admitido en cualquiera de los países que hacen parte de la Convención de la Haya del 5 de octubre de 1961.

Ahora bien, respecto a su consulta, en la cual manifiesta que ciertas empresas, insisten en que sus documentos comerciales o aduaneros sean apostillados al no ser aceptados en otros países parte de la Convención de la Haya sin la debida Apostilla, ésta Oficina Asesora Jurídica tiene los siguientes comentarios:

Dando aplicación a la citada Convención adoptada en Colombia mediante la Ley 455 de 1998, a los documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneros, estos deberán ser Apostillados o Legalizados según el caso, estableciendo para ello si trata de Estados miembros de la Convención de la Haya o aquellos que no forman parte.

Teniendo en cuenta la premisa anterior el Grupo Interno de Apostilla y Legalizaciones, deberá apostillar esta clase de documentos, para cumplir con el servicio solicitado a cabalidad

De igual manera se deberá avisar y poner en conocimiento de las Misiones Diplomáticas y Consulares dicha situación, con el fin de prever futuras situaciones que puedan obstruir el trámite del mismo, con el fin de verificar y dar aplicación al principio de reciprocidad de los convenios, para lo cual los Estados miembros le corresponderá dar cumplimiento del mismo.

Con respecto a su consulta encaminada a que los documentos expedidos por parte de los agentes diplomáticos y consulares del Consulado de Estados Unidos en Colombia, que expiden certificaciones de pensiones y otros documentos a ciudadanos americanos, requieren de la legalización de estos por parte de este Ministerio, se recomienda establecer a la Coordinación de Apostilla y Legalización, informar a esta Oficina a qué situaciones y documentos en concreto se refiere, toda vez que dentro del caso planteado a simple vista no está dando cumpliendo con las ritualidades que se requieren para el respectivo trámite de apostilla, como de legalización.

VI. CONCLUSIONES

Se debe prestar el servicio de apostilla a los documentos presentados por las entidades solicitantes, a pesar de que el mencionado requisito sea exigido por un país que también hace parte de la Convención de la Haya. No obstante se recomienda dar aviso a la autoridad competente del país receptor con el fin de poner en conocimiento la no aplicación de la citada Convención, rompiendo con el principio de reciprocidad, toda vez que el Estado colombiano da cumplimiento a lo acordado, resultado imperioso la aplicación del mismo procedimiento por parte de las entidades Estadounidenses.

Así mismo los documentos públicos emanados por autoridad Colombiana que van a surtir efectos en alguno de los Estados parte de la Convención deben ser Apostillados en el Ministerio de Relaciones Exteriores en Bogotá, D.C., y los documentos públicos expedidos por Estados que no forman parte de la Convención, se deberán legalizarse en los Consulados de Colombia y posteriormente en el Ministerio de Relaciones Exteriores, para ser presentados en el país⁽⁴⁶⁾.

La Ley 455 de 1998 trata sobre la eliminación del requisito de legalización de documentos públicos en los cuales excluye expresamente los documentos aduaneros, por lo que estos deben obligatoriamente cumplir con el requisito de apostilla de los países miembros de la Convención de la Haya para que tengan validez en el ámbito internacional.

De conformidad con la normatividad vigente, frente a documentos de empresas, en caso que dichos documentos sean comerciales o aduaneros, deberán seguir el trámite de Apostilla o Legalización según el caso, toda vez que, estos están expresamente excluidos en la Convención de la Haya sobre la abolición del requisito de legalización de documentos públicos extranjeros, dando así cumplimiento al principio de reciprocidad de los Estados miembros de la Convención.

NOTAS AL FINAL:

46. Cartilla del Fondo Editorial Cancillería de Sana Carlos “Se legaliza y se apostilla, Documentos Públicos Extranjeros”

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)

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