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CONCEPTO 17 DE 2013
(Febrero 17)
<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Relativo a la transcripción por parte del ministerio de relaciones exteriores, de las respuestas que autoridades oficiales Colombianas otorgan por concepto de peticiones de connacionales en el exterior.
Este documento contiene un análisis jurídico referente a: 1) la reserva legal de ciertos apartes contenidos en documentos oficiales que obliga a la transcripción del texto con el fin de respetar su carácter de reservado; 2) la facultad de interlocución e intermediación del Ministerio de Relaciones Exteriores, entre los connacionales en el exterior y las distintas instituciones oficiales en Colombia y; 3) la reserva legal de documentos oficiales.
1) La reserva legal de ciertos apartes contenidos en documentos oficiales que obliga a la transcripción del texto con el fin de respetar su carácter de reservado.
En consideración a lo preceptuado por el parágrafo del artículo 19 de la Ley 57 de 1985 “Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales” y del inciso segundo del artículo 25 de la Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo(1), la reserva legal de documentos puede ser aplicable a la totalidad del mismo o de forma parcial, para algunas de las piezas o apartes, caso último en el cual la autoridad encargada de dar respuesta a la petición expedirá copia o transmitirá aquellas piezas que carezcan de esa reserva y que fueren solicitados en la misma petición.
En este orden de ideas, y teniendo en consideración que las comunicaciones surtidas por autoridades colombianas que vallan a surtir trámite en el exterior, deben ser transmitidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores, y para el caso en que dichas comunicaciones contengan algunos elementos que estén sometidos a reserva legal, es deber del Ministerio, proteger dicha información, de forma tal que se proceda a transcribir los apartes de la comunicación oficial que no se encuentren limitados en razón de la reserva legal que cobija a esta última.
Facultad de interlocución e intermediación del Ministerio de Relaciones Exteriores, entre los connacionales en el exterior y las distintas instituciones oficiales en Colombia.
En virtud de lo dispuesto por el numeral 20 artículo 3 del Decreto 3355 de 2009, una de las funciones del Ministerio de Relaciones Exteriores consiste en “formular y ejecutar actividades de protección de los derechos de los colombianos en el exterior y ejercer las acciones pertinentes ante las autoridades del país donde se encuentren, de conformidad con los principios y normas del Derecho Internacional”.
En desarrollo de lo anterior, es posible que el Ministerio de Relaciones Exteriores, a través de sus distintas Oficinas Consulares, efectúe actividades de ayuda y asistencia a los connacionales en el exterior que se encuentren privados de la libertad, con el fin de remitir sus peticiones a las diferentes entidades oficiales en Colombia que sean destinatarias de las mismas, y en consecuencia de lo anterior, servir de canal a través del cual estas instituciones puedan dar respuesta oportuna a los peticionarios. Lo anterior, sin perjuicio de verificar el cumplimiento de las normas internas que regulan el trámite del derecho de petición.
Reserva Legal de documentos oficiales.
El artículo 74 de la Constitución Política dispone que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos establecidos en la ley; a su vez, el artículo 80 de la Ley 58 de 1982 establece que las actuaciones administrativas son públicas, salvo las taxativas excepciones que establezcan la Constitución y la ley. De manera que en principio, la información perteneciente a las entidades públicas no tiene limitaciones en su acceso, esto es, la producida directamente por las mismas y cuyo contenido les interesa a la comunidad en general. Sin embargo, el acceso a esa información no es permitido cuando el contenido de los documentos esté expresamente prohibido.
En desarrollo de lo anterior, el artículo 24 de la Ley 1437 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, prevé que tendrán el carácter de reservado, las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la ley, y en especial: 1) los protegidos por el secreto comercial o industrial; 2) los relacionados con la defensa o seguridad nacionales; 3) los amparados por el secreto profesional; 4) los que involucren derechos a al privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica, salvo que sean solicitados por los propios interesados o por sus apoderados con facultad expresa para acceder a esa información y; 5) los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la Nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la Nación.
Por su lado, la jurisprudencia constitucional ha señalado que también se puede restringir el acceso a la información, 6) para garantizar la defensa de los derechos fundamentales de terceras personas que puedan resultar desproporcionadamente afectados por la publicidad de una información; 7) frente a la necesidad de asegurar la eficacia de las investigaciones estatales de carácter penal, disciplinario, aduanero o cambiario y; 8) con el fin de garantizar secretos comerciales e industriales.
Por otro lado, la Honorable Corte Constitucional, también ha fijado jurisprudencialmente los requisitos para restringir el derecho de acceso a la información pública, los cuales se resumen en los siguientes: 1) donde quiera que no exista reserva legal expresa, debe imperar el derecho fundamental de acceso a la información - principio “pro publicidad”(2), con lo cual toda limitación debe estar adecuadamente motivada(3); 2) los límites del derecho de acceso a la información pública sólo pueden ser definidos por la Constitución o la Ley(4); 3) las limitaciones al acceso a la información deben ser precisas y claras al definir qué tipo de información puede ser objeto de reserva y qué autoridades pueden establecer dicha reserva(5); 4) la reserva puede operar respecto del contenido de un documento público pero no respecto de su existencia, pues el objeto de protección constitucional es exclusivamente el contenido del documento(6); 5) la reserva legal sólo puede operar sobre la información que compromete derechos fundamentales o bienes constitucionales pero no, sobre todo el proceso público dentro del cual dicha información se inserta(7); 6) la reserva no puede cobijar información que por decisión constitucional deba ser pública(8); 7) la reserva debe ser temporal. Su plazo debe ser razonable y proporcional al bien jurídico constitucional que la misma busca proteger. Vencido dicho término debe levantarse(9); 8) durante el periodo amparado por la reserva, la información debe ser adecuadamente custodiada de forma tal que resulte posible su posterior publicidad(10); 9) la reserva cobija a los funcionarios públicos pero no habilita al Estado para censurar la publicación de dicha información cuando los periodistas han logrado obtenerla(11); 10) la reserva puede ser oponible a los ciudadanos, pero no puede convertirse en una barrera para impedir el control intra o interorgánico, jurídico y político, de las decisiones y actuaciones públicas de que da cuenta la información reservada(12) y; 11) los límites legales al acceso a la información sólo serán constitucionalmente legítimos si tienen la finalidad de proteger derechos fundamentales o bienes constitucionalmente valiosos, tales como la seguridad nacional, el orden público o la salud pública. En todo caso, la limitación que se imponga debe resulta razonable y proporcionada al logro de dicha finalidad(13).
CONCLUSIÓN:
Siempre que las respuestas concedidas por autoridades colombianas a connacionales que se encuentren privados de la libertad en el exterior, contengan documentos o información con reserva legal, deberá protegerse la misma y su limitación para acceder a ella, de forma tal que sea un deber del Ministerio de Relaciones Exteriores, como canal oficial entre los connacionales y las entidades públicas colombianas, proteger dicha reserva, pudiéndose con esto, transcribir las respuestas ofrecidas por dichas instituciones, de forma tal que se remita únicamente la información que no se encuentra gravada con la respectiva reserva.
En este orden de ideas, siempre que la respuesta a una petición dirigida a autoridades colombianas, contenga información con reserva legal, la contestación dada al peticionario será limitada a la información que no se encuentre restringida.
Este concepto no compromete la responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica Interna, ni es de obligatorio cumplimiento o ejecución, esto en virtud a lo dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo – Ley 1437 de 2011, en concordancia con el artículo 230 de la Constitución Política.,
NOTAS AL FINAL:
1. “Artículo 25. Rechazo de las peticiones de información por motivo de reserva. (...) La restricción por reserva legal no se extenderá a otras piezas del respectivo expediente o actuación que no estén cubiertas por ella”.
2. A este respecto, la Honorable Corte Constitucional ha señalado que existe una clara obligación del servidor público de motivar la decisión que niega el acceso a un documento público y tal motivación debe reunir los requisitos establecidos por la Constitución y la ley que se explican en este texto.
3. Corte Constitucional, Sentencias C-891 de 2002 M.P. Jaime Araujo Renteria; C-872 de 2003 M.P. Clara Inés Vargas Hernández; C-216 de 2004 y T-527 de 2005 M.P. Jaime Córdoba Triviño.
4. Corte Constitucional, Sentencia T-1268 de 2001 M.P. Jaime Araujo Rentería.
5. Corte Constitucional, Sentencia C-370 de 2006 M.P. Manuel José Cepeda Espinoza.
6. Corte Constitucional, Sentencia T-216 de 2004 M.P. Eduardo Montealegre Lynett.
7. Corte Constitucional, Sentencia C-491 de 2007 M.P. Jaime Córdoba Triviño.
8. Ibídem.
9. Ibídem.
10. Corte Constitucional, Sentencias C-370 de 2006 M.P. Manuel José Cepeda Espinoza y C-872 de 2003 M.P. Clara Inés Vargas Hernández.
11. Corte Constitucional, Sentencia C-038 de 1996 M.P. Eduardo Cifuentes Muñoz.
12. Corte Constitucional, Sentencia C-491 de 2007 M.P. Jaime Córdoba Triviño.
13. Corte Constitucional, Sentencias C-038 de 1996 M.P. Eduardo Cifuentes Muñoz., T-527 de 2005 T-527 de 2005 M.P. Jaime Córdoba Triviño, C-872 de 2003 M.P. Clara Inés Vargas Hernández y T-1029 de 2005 M.P. Humberto Antonio Sierra Porto.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)
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