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CONCEPTO 11 DE 2012
(Febrero 2)
<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
CONCEPTO ENTORNO A LA VIABILIDAD DE REALIZAR ACTUACIÓN CONSULAR DE AUTENTICACIÓN DE COPIA FIEL DEL ORIGINAL, SOLICITADA POR UN TERCERO, DE DOCUMENTO CUYA FIRMA FUE RECONOCIDA EN UNA NOTARIA DE BOGOTÁ.
1. INTRODUCCIÓN
El presente concepto jurídico realizará un análisis referente a determinar la viabilidad de realizar la autenticación de una copia fiel del original de un documento cuya firma fue reconocida en una Notaría de Bogotá y es presentado en el citado Consulado por una tercera persona.
Lo anterior se llevará a cabo, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en el Decreto 960 de 1970, "Por el cual se expide el Estatuto del Notariado", el Decreto 19 de 2012, "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública" y el artículo 254 del Código de Procedimiento Civil.
2. MARCO CONCEPTUAL
El Decreto 960 de 1970, por el cual se expide el Estatuto del Notario, establece en el Capítulo V. Del reconocimiento de documentos privados lo siguiente:
"Art. 68. Quienes hayan suscrito un documento privado podrán acudir ante el notario para que este autorice el reconocimiento que hagan de sus firmas y del contenido de aquel. En este caso se procederá a extender una diligencia en el mismo documento o en hoja adicional, en la que expresen el nombre y descripción del cargo del notario ante quien comparecen; el nombre e identificaciones de los comparecientes; la declaración de estos de que las firmas son suyas y el contenido del documento es cierto, y el lugar y fecha de la diligencia, que terminará con las firmas de los declarantes y del notario quien, además estampará el sello de la notaría".
Así mismo el artículo 254 del Código de Procedimiento Civil establece lo siguiente:
“ARTÍCULO 254. VALOR PROBATORIO DE LAS COPIAS. <Artículo modificado por el artículo 1, numeral 117 del Decreto 2282 de 1989. El nuevo texto es el siguiente:> Las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, en los siguientes casos:
1. Cuando hayan sido autorizadas por notario, director de oficina administrativa o de policía, o secretario de oficina judicial, previa orden del juez, donde se encuentre el original o una copia autenticada.
2. Cuando sean autenticadas por notario, previo cotejo con el original o la copia autenticada que se le presente.
3. Cuando sean compulsadas del original o de copia autenticada en el curso de inspección judicial, salvo que la ley disponga otra cosa".
En ese sentido, lo que se pretende es dilucidar si es posible autenticar un documento teniendo a la vista el proferido por un Notario en cuyo texto se lee lo siguiente:
"En el despacho de la Notaria se presentó un ciudadano quien se identificó y dijo que reconoce el anterior documento como cierto y que la firma es de su puño y letra. Igualmente reconoce como suya la huella dactilar del índice derecho que a continuación se estampa".
Así mismo, en el citado documento se hace presente la Constancia de Fotocopia Autentica, proferida por el Consulado General de Colombia, razón por la cual el citado documento tiene validez y puede ser objeto de autenticación de una copia de él.
No obstante y con el fin de proveer futuras situaciones similares, cuando se hagan presentes dudas razonables sobre la autenticidad del documento, el Consulado, puede oficiar directamente a la Notaria o autoridad competente a fin de constatar su veracidad.
Ahora bien, en lo que respecta a la legitimación de un tercero que se presenta con la copia auténtica, a fin de que se le imponga a la copia el reconocimiento por parte del Consulado, vale la pena advertir que resulta viable, ya que el artículo 125 del Código de Procedimiento Civil se refiere al "Previo Cotejo" con la copia autenticada, y no hace mención a la legitimación de quien presenta el documento para autenticarlo sobre un escrito que ya ha sido objeto del citado trámite ante el notario.
De la misma forma vale la pena advertir que las relaciones entre los particulares y la administración se basan en el Principio de la Buena Fe, según lo establecido por la Corte Constitucional en sentencia C-544 de 1994, en la cual se determinó lo siguiente:
"La buena fe ha sido, desde tiempos inmemoriales, uno de los principios fundamentales del derecho, ya se mire por su aspecto activo, como el deber de proceder con lealtad en nuestras relaciones jurídicas, o por el aspecto pasivo, como el derecho a esperar que los demás procedan en la misma forma. En general, los hombres proceden de buena fe: es lo que usualmente ocurre. Además, el proceder de mala fe, cuando media una relación jurídica, en principio constituye una conducta contraria al orden jurídico y sancionada por éste. En consecuencia, es una regla general que la buena fe se presume: de una parte es la manera usual de comportarse; y de la otra, a la luz del derecho, las faltas deben comprobarse. Y es una falta el quebrantar la buena fe".
Ahora bien, en lo que atañe al Decreto 19 de 2012, "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública", señaló en su artículo 25, lo siguiente:
"ARTICULO 25. ELIMINACIÓN DE AUTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS. Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento.
Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones.
Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio, las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva Cámara.
Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite".
En ese sentido, el documento objeto de autenticación es de naturaleza privada, estando dentro de la potestad del particular su autenticación, toda vez que no nace de la exigencia de una autoridad pública, ya que lo que se pretende con la norma en comento es la eliminación de trámites innecesarios existentes en el sector estatal.
Este concepto no compromete la responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica Interna, ni es de obligatorio cumplimiento o ejecución, esto en virtud a lo dispuesto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, en concordancia con el artículo 230 de la Constitución Política.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 30 de septiembre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.869 - 4 de septiembre de 2024)
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