CIRCULAR 220 DE 2010

(Noviembre 10)

<Fuente: Archivo interno de la entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Señor (a) Cónsul:

Tengo el agrado de dirigirme a usted para hacer referencia a la contratación de profesionales especializados en la prestación de servicios de asistencia jurídica y/o social para la vigencia 2011, conforme a lo establecido en la Ley 991 del 2 de noviembre de 2005.

El Comité para la Asistencia a Connacionales en reunión del 15 de enero de 2008, tomó la decisión de autorizar la suscripción de contratos de prestación de servicio de asistencia jurídica y/o asistencia social, únicamente con personas jurídicas.

Para efecto del estudio de la viabilidad de las solicitudes y la posterior contratación se deben seguir los siguientes parámetros y lineamientos:

NUEVOS CONTRATOS CONSERVANDO LA FIRMA CONTRATISTA

Los Consulados que cuenten con los servicios de asistencia jurídica y/o social y requieran celebrar un nuevo contrato para la vigencia 2011, conservando el mismo contratista, deben hacer llegar a más tardar el 30 de noviembre de 2010 a la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano la siguiente información:

1. Concepto del Cónsul sobre la gestión y los resultados obtenidos por la firma asesora con base en el cual el Cónsul recomienda o no la suscripción de un nuevo contrato de asistencia Jurídica y/o asistencia social.

2. Perfil de la comunidad colombiana residente bajo la respectiva circunscripción incluyendo la población de connacionales privados de la libertad. Datos de la población residente estimada, de la registrada en el Consulado y número total de connacionales detenidos discriminado por hombres y mujeres.

3. Estar al día en cuanto a la presentación de los informes mensuales de asistencia jurídica y/o social y los conceptos de interventoría consular mensuales; conforme a la responsabilidad y función contraída por parte del Cónsul como supervisor e interventor del contrato suscrito.

CONTRATOS POR PRIMERA VEZ-NUEVOS CONTRATOS CON NUEVA FIRMA ASESORA

Aquellos consulados que requieran contar con el servicio de asistencia jurídica y/o asistencia social para la vigencia del año 2011 así como los consulados que ya cuentan con estos servicios y desean suscribir un nuevo contrato con un nuevo contratista, deben hacer llegar a más tardar el 30 de noviembre de 2010 a la Dirección de Asuntos Consulares y Promoción de Comunidades Colombianas en el Exterior la siguiente información:

1. Solicitud motivada y sustentada por parte del Cónsul de la necesidad de contratar firmas de profesionales especializados en la prestación de los servicios de asistencia jurídica y/o social a los connacionales que se encuentren en la respectiva circunscripción consular.

2. Perfil de la comunidad colombiana residente bajo la respectiva circunscripción, incluyendo la población de connacionales privados de la libertad. Datos de la población residente estimada, de la registrada en el Consulado y número total de connacionales detenidos discriminado por hombres y mujeres.

3. Tres (3) propuestas de las posibles firmas contratistas (personas jurídicas) que discriminen los servicios a prestar, el valor total de los honorarios profesionales incluyendo en este valor los impuestos que se originen por la prestación del servicio, record y antecedentes de las actividades llevadas a cabo en los dos últimos años y la minuta de constitución de cada uno de los proponentes.

4. Concepto del Cónsul sobre la opción que considera más favorable.

Para la suscripción del nuevo contrato, la minuta debe estar adaptada a la normatividad que rige los contratos de prestación de servicios del lugar en donde se suscriben; para el efecto, se considera necesario consultar con un abogado local la minuta de contrato con el fin de que esté conforme a la legislación interna que regula este tipo de contratos. Es necesario informar previamente a la Dirección Administrativa y Financiera las erogaciones que pueda ocasionar la consulta con el fin de que se asigne la partida que corresponda oportunamente.

Se adjuntan como guía modelos de contratos de asistencia jurídica y/o social elaborados a la luz de nuestra legislación para armonizarlos a la legislación correspondiente, según sea el caso.

La información remitida y solicitada será sometida a consideración del Comité para la Asistencia a Connacionales a fin de adoptar las decisiones correspondientes a la asignación y cuantía de las partidas que se deban otorgar a cada Oficina Consular para el logro de una efectiva e idónea asistencia en materia de protección a los colombianos en el exterior.

CONSIDERACIONES GENERALES

Al momento de afectuar <sic> la selección se debe tener muy en cuenta el "perfil profesional" que se requiere para la óptima prestación del servicio. Para los contratos de asistencia jurídica se deben presentar firmas que cuenten con profesionales especializados con experiencia en el ejercicio requerido.

Para los profesionales en asistencia social se deben contactar firmas que demuestren liderazgo, así como experiencia en trabajo con la comunidad, y que cuenten para la prestación del servicio, con profesionales titulados preferiblemente en trabajo social o áreas afines, tales como psicología, sociología, antropología, etc.

Con fundamento en el concepto emitido por parte de la Oficina Asesora Jurídica de este Ministerio las firmas prestadoras de los servicios de asistencia jurídica y/o social contratadas en los Consulados de Colombia no pueden constituirse en Parte Civil dentro de los procesos penales ni pueden asumir la representación de colombianos ante instancias judiciales en el exterior, pues la Parte Civil en los procesos penales busca el resarcimiento económico de los perjuicios irrogados con el delito y la representación ante instancias judiciales corresponde al mismo ciudadano o en su defecto al Estado donde se encuentre.

Su función debe ser de orientación y seguimiento de los procesos en que sean parte colombianos que soliciten a los Consulados su asistencia, con miras a garantizar los derechos sustanciales y procedimentales de los connacionales, actuando de manera institucional ante las autoridades competentes y no a manera de apoderado de estos.

Por último, como complemento a las acciones planteadas los Jefes de Oficinas Consulares en su calidad de interventores de los contratos suscritos conforme a la facultad otorgada mediante la Resolución 4090 del 18 de septiembre de 2009, deberán adoptar todas las medidas para que se dé cumplimiento a esos contratos de prestación de servicios de acuerdo con el objeto de los mismos y evitar situaciones que desvirtúen su naturaleza.

Por lo tanto los Jefes de las Oficinas Consulares deberán abstenerse de expedir a los contratistas certificaciones laborales; ofrecer la sede consular como oficina permanente de los contratistas, permitirles firmar documentos con el membrete del Consulado; presentar al contratista y/o permitir que él mismo se presente como funcionario del Consulado; establecerle un horario de trabajo; involucrar a los contratistas en funciones propias del Consulado distintas de las del objeto mismo del contrato. En general evitar cualquier actuación que implique subordinación y dependencia con el personal que preste sus servicios a la correspondiente Oficina Consular.

Se agradece tomar atenta nota de las consideraciones expuestas y avisar recibo de la presente instrucción.

Con un atento saludo,

MARÍA MARGARITA SALAS MEJÍA

Secretaria General.

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