CIRCULAR 151 DE 2008

(diciembre 26)

<Fuente: Archivo interno de la entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 32854 de 2013>

Bogotá D.C.

Estimados Embajadores:

Dando alcance al Oficio DMR No 44224 del 24 de agosto de 2007 y la circular DM No 71448 del 19 de noviembre de 2007, me permito precisar los informes que deben enviarse, su contenido, periodicidad y a quien deben remitirse. Se adjuntan los formatos de reporte, los cuales deben ser diligenciados con el respectivo análisis.

INFORMES EMBAJADAS

• Informe Político:

Contenido: debe responder a las acciones de gestión encaminadas al fortalecimiento de la interlocución y las relaciones bilaterales incluyendo reuniones con instituciones estatales, de Presidencia, Cancillería, embajadas acreditadas y autoridades locales del país receptor, así como la participación en foros y eventos. Deben relacionarse también, las gestiones realizadas para promover las visitas de y hacia Colombia de autoridades y/o gobiernos, los hechos más importantes de la situación política del país receptor, sucesos de la política interna del país y procesos de integración subregional en los que el estado receptor participe.

Es importante también destacar los hechos que afectan positiva o negativamente las relaciones bilaterales y multilaterales del país receptor. Las percepciones del Jefe de Misión en reuniones, actos o actividades son de la mayor importancia en el contenido del informe. Este debe dar importancia más al concepto que a la noticia, y al análisis más que a la información reportada.

Periodicidad: mensual.

Donde Reportarlos: Oficina de Planeación y Dirección Geográfica a la cual corresponda la Misión

• Informe Económico, Comercial, Social y Medioambiental:

Contenido: debe reflejar los principales sucesos de la vida del país receptor en el ámbito económico y comercial; los sucesos económicos de carácter relevante para Colombia con su influencia en el mapa de potencialidades y las gestiones encaminadas al fortalecimiento de las relaciones comerciales. Es necesario también incluir la Información y seguimiento del desarrollo, firma e implementación de convenios, tratados o acuerdos comerciales, así como las actividades o reuniones desarrolladas para promover el comercio, la inversión, el turismo y la promoción de negocios en Colombia.

El informe debe contener los procesos de integración económica y comercial, regional o subregional que se estén negociando o haga parte el estado receptor y sus principales actuaciones en ellos. Se debe también presentar, el desarrollo de propuestas de participación de Colombia en procesos de Integración Económica y Comercial.

Para el entorno social el informe debe considerar las principales actividades del país receptor en relación con la mujer, niñez, vejez, salud, políticas sociales, inclusión social y otros que merezcan especial consideración.

La gestión medioambiental debe relacionar las Principales actividades del país receptor en relación con la biodiversidad, cambio climático, agua potable, bosques, regulación y normatividad medioambiental.

Por último, deben relacionarse también, las principales actividades de apoyo a los procesos de cooperación en los que participa Colombia como receptor u oferente.

Periodicidad: trimestral.

Donde Reportarlos: Oficina de Planeación, Dirección Geográfica que corresponda, Dirección de Asuntos Económicos, Sociales y Ambientales y Dirección de Cooperación Internacional

• Informe Asuntos Culturales y Educativos:

Contenido: debe responder al cumplimiento del Plan de Promoción de Colombia en el Exterior, con sus avances e inconvenientes. Debe caracterizar cada uno de los eventos culturales realizados por la Misión donde se incluya la descripción del evento, la logística utilizada, la gestión de medios, la percepción del Jefe de Misión y el impacto que tuvo el mismo en el país receptor. Además se deben describir las actividades encaminadas a la búsqueda de acuerdos y logro de convenios de carácter cultural (Convenios marco y similares).

El Jefe de Misión debe incluir las Mejores Prácticas observadas dentro del país receptor realizadas por otras embajadas que pudieran ser desarrolladas por las Embajadas de Colombia en beneficio del País.

Para la gestión educativa se deben incluir las actividades encaminadas a la búsqueda de nuevos convenios y acuerdos de carácter educativo (Convenios marco y similares) así como el seguimiento a las comisiones mixtas en las que participa cada misión.

Periodicidad: trimestral.

Donde Reportarlos: Oficina de Planeación, Dirección de Asuntos Culturales, Cooperación Internacional y Dirección Geográfica a la cual corresponda la Misión

• Informe de Actividades Sociales y Protocolarias:

Contenido: debe describir y evaluar el cumplimiento del programa de eventos sociales para promover los intereses de la política exterior de Colombia con sus avances e inconvenientes. Se deben relacionar las actividades sociales, actos, ceremonias, actuaciones protocolarias en las que participó la Misión.

Periodicidad: trimestral.

Donde Reportarlos: Oficina de Planeación, Dirección General del Protocolo y Dirección Geográfica a la cual corresponda la Misión

• Informe de Prensa y Comunicaciones

Contenido: describe las actividades encaminadas al logro de visitas de periodistas desde y hacia Colombia así como las reuniones con formadores de opinión y medios de comunicación. Se deben también incluir las noticias relevantes para Colombia y el entorno del país receptor, caracterizándolas según tipo y nombre de medio, periodistas, editores, temas tratados, si la noticia es positiva, negativa o neutral y las observaciones del Jefe de la Misión. Este informe no debe impedir el envío diario de noticias a la Coordinación de Prensa

Este informe debe igualmente reportar el seguimiento a los periodistas que han sido invitados a Colombia.

Periodicidad: mensual.

Donde Reportarlos: Oficina de Planeación y Coordinación de Comunicaciones y Prensa.

• Informe Misiones Permanentes ante Organismos Internacionales:

Contenido: las misiones deben relacionar temas de importancia, actividades, reuniones o conferencias del Organismo ante el cual está acreditada, que sean relevantes para Colombia y su entorno. Es importante indicar las decisiones tomadas por el Organismo, Elecciones, candidaturas y admisión de nuevos miembros en Organismos y Convenios.

De igual forma se deben relacionar las votaciones y posiciones de otros países que afecten a Colombia y sus intereses.

Se deben relacionar también, otras actividades de la misión y participación de Colombia en actividades del Organismo.

Al inicio del año, se debe realizar la planificación de reuniones relevantes, que requieran de la asistencia de personal de la Misión o de la Cancillería.

Periodicidad: trimestral.

Donde Reportarlos: Oficina de Planeación Dirección de Cooperación, Dirección de Asuntos Políticos Multilaterales y Dirección de Asuntos Económicos, Sociales y Ambientales.

• Relación de Gastos de Representación:

Contenido: los Jefes de misión deben relacionar la información, especificando la moneda de giro y los gastos efectuados como gastos de representación explicando el motivo del gasto y el monto del mismo.

Periodicidad: cuatrimestral.

Donde Reportarlos: Dirección Administrativa y Financiera

INFORMES CONSULADOS

• Informe Mensual de Gestión

Contenido: debe presentar las estadísticas básicas en relación con la población inscrita durante el mes y el total de la población inscrita en el país receptor, el número de visas otorgadas, las gestiones encaminadas a la atención a connacionales, relacionando los casos específicos de atención y los resultados obtenidos. De igual forma relacionar las situaciones especiales de notariado y registro atendidas, la asistencia a detenidos y la asistencia y cooperación judicial.

Así mismo debe describir las actividades encaminadas a apoyar la comunidad colombiana y las asociaciones de colombianos en el exterior y las actividades realizadas en conjunto con Colombia Nos Une

Por ultimo debe incluir las actividades de la agenda desarrollada por el cónsul encaminadas a estrechar vínculos con el país receptor.

Periodicidad: mensual

Donde Reportarlos: Oficina de Planeación, Dirección de Asuntos Consulares

• Informe Semestral de Gestión

Contenido: debe relacionar un perfil de la población con base en la población inscrita, la población regular, la población irregular estimada, las asociaciones de colombianos, los oficios de los connacionales y la problemática de la comunidad. De igual forma se deben describir las actividades y eventos artísticos, deportivos, culturales y folclóricos desarrollados con la comunidad, los consulados móviles desarrollados y el fomento al turismo, la inversión y el comercio que el consulado haya desarrollado.

Finalmente incluir las actividades, proyectos e iniciativas del Consulado en pro de mejorar el servicio consular, la atención, la asistencia a los connacionales y las condiciones laborales internas de la Oficina Consular.

Periodicidad: semestral

Donde Reportarlos: Oficina de Planeación, Dirección de Asuntos Consulares

Toda la información deberá ser consignada en los formatos adjuntos, la cual debe contener el respectivo análisis de impacto.

En el evento de una situación que se considere coyuntural y/o de contingencia y que afecte significativamente la vida política del país receptor o las relaciones bilaterales con Colombia, se deberá informar de forma inmediata y detallada a la Cancillería.

Atentamente

JAIME BERMÚDEZ MERIZALDE

Ministro de Relaciones Exteriores

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)

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