CIRCULAR 131 DE 2021

(Noviembre 10)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Respetados Señores Jefes de Misión Diplomática y Oficinas Consulares:

Atendiendo lo dispuesto en la Ley 996 de 2005 "Por medio de la cual se reglaméntala elección de Presidente de la República”, y de acuerdo con el calendario electoral establecido por la Registraduría Nacional para el año 2022, se informa:

1. RESTRICCIONES A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.

De conformidad con el artículo 33 de la Ley 996 de 2005, los entes del Estado tendrán prohibida la celebración de contratos por la modalidad de contratación directa durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial yhastala realización de la elección en la segunda vuelta, si fuereelcaso.

Queda exceptuado lo referente a la defensa y seguridad del Estado, los contratos decrédito público, los requeridos para cubrir las emergencias educativas, sanitarias y desastres, así como también los utilizados para la reconstrucción de vías, puentes, carreteras, infraestructura energética y de comunicaciones, en caso de que hayan sido objeto de atentados, acciones terroristas, de sastres naturales o casos de fuerza mayor, y los que deban realizar las entidades sanitarias y hospitalarias.

De acuerdo con lo anterior, se presenta el siguiente esquema de vigencia de la mencionada prohibición:

Conforme a lo anterior, una vez se disponga del Decreto que Liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal 2022, a través de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio se les comunicará una cuota indicativa de gasto por rubro a cada uno de los Jefe de Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares. Dicha cuota no constituye la autorización o disponibilidad para contratar, siendo exclusivamente un mecanismo de planeación para optimizar el ejercicio de la vigencia.

Al inicio de la vigencia fiscal 2022 se expedirán las autorizaciones y actos administrativos que permitan las contrataciones requeridas por las misiones y oficinas, en las cuales deberán seguir las siguientes instrucciones:

a. SOSTENIMIENTO DE EMBAJADAS Y CONSULADOS, ADQUISICIÓN DE BIENES:

La compra de materiales y suministros y compra de equipos se deberá realizar así:

- Si la compra se realiza de manera directa tendrá que efectuarse hasta antes del 29 de enero de 2022, por lo tanto, la compra de estos elementos para el funcionamiento deberá satisfacer la totalidad de las necesidades hasta la elección del Presidente de la República.

- Si la compra por causas excepcionales no se realizó de manera directa hasta antes del 29 de enero de 2022, se podrá adquirir previo proceso de selección con pluralidad de oferentes.

Con el fin de realizar las compras hasta antes del 29 de enero de 2022, la Dirección Administrativa y Financiera girará esta partida antes del 20 de enero de 2022.

b. SOSTENIMIENTO DE EMBAJADAS Y CONSULADOS, SERVICIOS:

- SERVICIOS PÚBLICOS

El pago de los servicios públicos se ejecutará normalmente debido a que no media contratación alguna.

- SERVICIOS DE SOPORTE

Pago servicios de jardinería, vigilancia, aseo y los demás servicios requeridos de forma continua, se deberán elaborar y suscribir los contratos antes del 29 de enero de 2022.

- OTROS SERVICIOS PROFESIONALES

Pago servicios de traducciones: Se deberán elaborar y suscribir los contratos antes del 29 de enero de 2022.

SERVICIOS DE APOYO AL TRANSPORTE

Pago servicio de conductor del Jefe de Misión y del Cónsul General Central, se deberán elaborar y suscribir los contratos antes del 29 deenerode 2022.

- SERVICIOS DE ALOJAMIENTO, SERVICIOS DE SUMINISTROS DE COMIDAS Y BEBIDAS

Pago del servicio de cafetería para la atención de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares, se deberán elaborar y suscribir los contratos antes del 29 de enero de 2022.

- SERVICIOS FINANCIEROS Y SERVICIOS CONEXOS

Pago de servicios bancarios, como las comisiones bancarias, cuotas de manejo. Se ejecutarán normalmente debidoa que no media contratación alguna.

Pago de seguros de vehículos, seguros obligatorios de accidentes de tránsito, servicios de seguros contra incendio, terremoto o sustracción, seguros equipos eléctricos, servicios de seguros generales de responsabilidad civil y servicios de leasing.Se deberán elaborar y suscribir los contratos hasta el 29 de enero de 2022.

En el evento en el que los servicios de jardinería, vigilancia, aseo, cafetería, traducciones, y demás servicios requeridos de forma continua que no se contraten antes del 29 de enero de 2022, como los servicios ocasionales podrán contratarse previoprocesodeselección con pluralidad de oferentes.

Para los servicios públicos, administración de inmuebles y comisiones bancarias, y para los servicios de jardinería, servicio de conductor del Jefe de Misión y del Cónsul General Central, vigilancia, aseo, cafetería, traducciones y los demás servicios requeridos de forma continua, la Dirección Administrativa y Financiera girará trimestralmente los recursos para la realización de los pagos.

- SERVICIOS INMOBILIARIOS

Todos los contratos de arrendamiento de las residencias, oficinas, parqueaderos, y demás instalaciones requeridas para el normal funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares podrán ser adicionados, prorrogados o modificados en cualquier momento. A partir del 29 de enero de 2022, y hasta la elección del Presidente de la República, no se podrán celebrar nuevos contratos en la modalidadde contratación directa.

Para el pago de los cánones de arrendamiento de los contratos existentes, la Dirección Administrativa y Financiera girará los recursos según se haya pactado.

- SERVICIOS DE ARRENDAMIENTO O ALQUILER SIN OPERARIO

Pago servicios de arrendamiento o alquiler de computadores. Se deberán elaborar y suscribir los contratos hasta antes del 29 de enero de 2022.

En el evento en el que los arrendamientos de equipos y demás bienes muebles no se contraten hasta el 28 de enero de 2021, podrán contratarse previo proceso de selección con pluralidad de oferentes.

La Dirección Administrativa y Financiera girará la partida trimestralmente.

- IMPUESTOS A FAVOR DE GOBIERNOS EXTRANJEROS

Los recursos necesarios para el pago de los impuestos serán girados por la Dirección Administrativa y Financiera cuando sean requeridos.

c. EQUIPOSDESISTEMAS:

-  MAQUINARIA DE OFICINA, CONTABILIDAD E INFORMATICA

Si la compra de equipos de Hardware y Software se realiza de manera directa deberá efectuarse hasta antes del 29 de enero de 2022 únicamente (Para el caso de equipos de sistemas, previo concepto técnico emitido por la Dirección de Tecnología).

Si la compra, por causas excepcionales, no se realizó de manera directa hasta el 28 de enero de 2021, se podrá adquirir previo proceso de selección con pluralidad de oferentes.

La Dirección Administrativa y Financiera girará la partida cuando sea requerida.

d. LABORES DE PROTECCIÓN DE CONNACIONALES EN EL EXTERIOR:

- FORTALECIMIENTO DE LA OFERTA INSTITUCIONAL PARA LA VINCULACION Y ATENCION DE LOS COLOMBIANOS EN EL EXTERIOR NACIONAL:

Los contratos para las labores de protección a connacionales en el exterior deberán ser suscritos hasta antes del 29 de enero de 2022.

La Dirección Administrativa y Financiera girará la partida de acuerdo con la forma de pago establecida, previo visto bueno de la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano.

Nota: La contratación de las personas que actúen en calidad de multiplicadores del Programa Colombia Nos Une, deberá realizarse de acuerdo con lo indicado en el presente numeral.

- PLAN DE PROMOCIÓN DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR:

Los contratos para la ejecución del Plan de Promoción de Colombia en el Exteriordeberán ser suscritos hasta antes del 29 de enero de 2022.

La Dirección Administrativa y Financiera girará la partida de acuerdo con la forma de pago establecida, previo visto bueno de la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano.

- FORTALECIMIENTO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES EN CUMPLIMIENTO DE LEY DE VÍCTIMAS EN EL EXTERIOR NACIONAL:

Los contratos para el fortalecimiento de la capacidad y cumplimiento de la Ley de Víctimas en el exterior deberán ser suscritos hasta antes del 29 de enero de 2022.

La Dirección Administrativa y Financiera girará la partida de acuerdo con la forma de pago establecida, previo visto bueno de la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares yServicio al Ciudadano.

- FORTALECIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORE PARA EL DESARROLLO DE LOS PROCESOS MISIONALES NACIONAL:

Los contratos para el mantenimiento, adecuación y dotación de las Misiones Diplomáticas y oficinas Consulares deberán ser suscritos hasta antes del 29 de enerode 2022.

La Dirección Administrativa y Financiera girará la partida de acuerdo con la forma de pagoestablecida.

2. EXCEPCIONES A LA CONTRATACIÓN PARA LOS PROCESOS ELECTORALES

De acuerdo con el artículo 33 de la Ley 996 de 2005, se exceptúa la contratación directa en lo relacionado con la defensa y seguridad del Estado, para lo cual, la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, ha reiterado en sus conceptos,que todo lo que tiene relación con los procesos democráticos y sus garantías, dentro de los que se encuentran los procesos electorales, tienen directa relación con loreferentea la defensa y seguridad del Estado.

Es importante señalar que, las Oficinas Consulares tienen entre sus funciones permanentes "(...) 4. Actuar en calidad de notario, de funcionario de registro civil, y en funciones similares, y ejecutar otras funciones de carácter administrativo", y en talsentido deben conducir el proceso electoral en el extranjero en ambientes donde debe promoverse lalibertad y autonomía democrática de losconnacionales inscritos en el censo electoral, garantizando el derecho al voto de los ciudadanos colombianos queresiden en el exterior.

Por lo anterior, las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares pueden utilizar la modalidad de contratación directa, durante la restricción de la Ley de Garantías, únicamente para adquirir bienes o servicios que se utilicen exclusivamente para la realización de los comicios electorales a realizarse en el 2022.

Cordialmente,

LUIS GABRIEL FERNANDEZ FRANCO

Secretario General

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)

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