CIRCULAR 131 DE 2009

(Noviembre 25)

<Fuente: Archivo interno de la entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá D.C.,

Con el ánimo de mejorar la prestación del servicio en el área de Cooperación Judicial internacional y hacer más óptimas las actuaciones consulares en esta materia, la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, Coordinación de Asuntos Consulares, se permite impartir las siguientes instrucciones al respecto:

1. Todas las actuaciones relacionadas con la asistencia y cooperación judicial, deberán realizarse con base en lo establecido en la Guía de Cooperación Judicial Internacional, cuya más reciente versión fue elaborada en octubre de 2009; en el entendido que las disposiciones de la Guía brindan el soporte legal y reglamentario necesario para ello. El documento se anexa y podrá ser consultado en la intranet y en el sitio web de Cancillería www.cancilleria.qov.co (Anexo 1).

2. En materia penal, a partir del 22 de septiembre de 2009 se informó al Consejo Superior de la Judicatura, el Ministerio del Interior y de Justicia y la Fiscalía General de la Nación que de acuerdo con lo establecido en los convenios bilaterales y multilaterales - aprobados por Ley de la República y que se encuentran vigentes para Colombia - las diligencias recibidas con destino a países con los que exista tratado de cooperación o asistencia en materia judicial, deben realizarse a través de las autoridades centrales designadas en cada país; con las formalidades de fondo y forma previstas en dichos instrumentos; y no por intermedio del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o los agentes diplomáticos y consulares colombianos. En virtud de lo anterior, se ha procedido a dar traslado a esos Despachos de las diligencias recibidas por parte de las diferentes autoridades solicitantes y que estén dirigidas a Argentina, Brasil, Cuba, China, Ecuador, España, Estados Unidos, Francia, México, Panamá, Paraguay, Perú, Reino Unido, Venezuela; cuando sea procedente. (Anexo 2)

3. Teniendo en cuenta que se requiere estandarizar los formatos relacionados con el procedimiento de Cooperación Judicial, se han establecido plantillas para exhortas, cartas rogatorias, notas suplicatorias, recepción de declaración o testimonio y notificación personal las cuales se encuentran en la Guía de Cooperación Judicial Internacional y deben usarse a partir de la fecha para las Diligencias que sean pertinentes. (Anexo 3)

4.  Respecto a las diligencias relacionadas con rendición de indagatoria o versión libre, adelantadas con base en el Código de Procedimiento Penal (Ley 600 de 2000), la Oficina Asesora Jurídica de la Cancillería ha conceptuado que aunque la ley determina que las mismas deben realizarse en presencia de un abogado defensor, este no puede ser el asesor jurídico contratado por la Oficina Consular pues su función es de asistencia y no de gestión, estimando que su desempeño no comprende la representación en procesos de los colombianos en el exterior. En otras palabras, la función de estos abogados especializados debe ser de orientación y vigilancia de los procesos en que sean parte colombianos que soliciten a los Consulados su asistencia con miras a garantizar los derechos sustanciales y procedimentales de los connacionales, actuando de manera institucional ante autoridades competentes y no a manera de apoderados de estos. (Anexo 4).

5. Se reitera que aunque los instrumentos internacionales bilaterales y multilaterales en vigor para Colombia (Convención Interamericana sobre Exhortas y Cartas Rogatorias, artículo 4o; Convención Interamericana sobre Asistencia Mutua en Materia Penal, artículo 3o; Convenio Multilateral sobre Cooperación y Asistencia Mutua entre las Direcciones de Aduanas de América Latina, España y Portugal, artículo 6o), y la legislación nacional (Código de Procedimiento Civil, artículo 193; Código de Procedimiento Penal, artículo 486,) permiten que las diferentes entidades, tanto judiciales como administrativas colombianas, utilicen el medio de su preferencia para remitir las solicitudes libradas dentro de cada proceso, es preciso que las respuestas a estos requerimientos se envíen a través de la Coordinación de Asuntos Consulares de esta Dirección, con el propósito de llevar el control de gestión, disciplinario y legal, respectivo.

6. Se recuerda que la comisión del Cónsul puede adelantarse siempre que no exista acuerdo bilateral o multilateral vigente que defina autoridad central, solicitante o competente; se refiera a un ciudadano colombiano; no exceda la competencia dada al Cónsul por la Convención de Viena sobre Relaciones Consulares de 1963, Artículo 5, literal j ("(...) comunicar decisiones judiciales y extrajudiciales y diligenciar comisiones rogatorias de conformidad con los acuerdos internacionales en vigor y, a falta de los mismos, de manera que sea compatible con las leyes y reglamentos del Estado receptor.") y lo solicitado se encuentre en el marco del respeto de la legislación del Estado receptor.

7. En el entendido que el Cónsul no es autoridad del Estado Colombiano en el exterior y que carece de fuerza coercitiva, su actuación deberá encuadrarse dentro de la más absoluta discreción y prudencia, evitando así cualquier inconveniente que pueda afectar las relaciones internacionales entre los Estados. Además, no pueden ejercer coacción sobre las personas o los bienes, luego no pueden solicitar, por ejemplo, el concurso de las autoridades locales para hacer que una persona sea traída por la fuerza ante su despacho; por lo que el trámite se adelanta siempre y cuando las partes que deben intervenir en ella acepten concurrir a las oficinas consulares y facilitar su práctica.

8. Cuando la comisión corresponda a actuaciones en la que el Comisionado (Embajador, Encargado de Negocios, Cónsul, Encargado de Funciones Consulares) carece de competencia para ello, deberá informar a la autoridad que comisiona explicando las razones que le motivan, situación en la cual se sugiere consultar lo pertinente ante la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, dependencia que no puede adelantar este trámite, pues no es el comisionado. Se recuerda que las comisiones deben ser llevadas a cabo únicamente por funcionarios consulares.

9. Debe tenerse en cuenta que los Cónsules no pueden actuar sino en la circunscripción territorial que le corresponde a la misión a la que representa, so pena de que la diligencia o actuación que efectúe por fuera de su competencia territorial no surta los efectos procesales requeridos. Por esta razón cuando un Cónsul reciba una solicitud para adelantar diligencias fuera de su circunscripción territorial debe remitirla al competente, o devolverla a la autoridad que así se lo solicitó, señalando tal situación.

10. Para efecto de sus funciones, las Oficinas Consulares Honorarias dependerán del consulado remunerado correspondiente, por lo que en el caso del trámite de Cooperación Judicial Internacional deberán actuar como intermediario del Consulado remunerado para comunicar decisiones judiciales y extrajudiciales y diligenciar comisiones rogatorias de acuerdo con los tratados internacionales. En virtud de lo anterior, todas las actuaciones de estas oficinas deberán hacerse a través de los consulados remunerados.

Cabe recordar que de acuerdo con el contenido del Decreto 1538 de 2004, las Embajadas y Consulados verificarán el funcionamiento y el servicio brindado por las Oficinas Consulares Honorarias, asignadas a su circunscripción, para que cumplan correctamente con sus labores y presten la debida asistencia a los colombianos, por lo que la responsabilidad disciplinaria recae sobre los titulares de las oficinas remuneradas a las que corresponda la circunscripción donde se encuentre el Consulado Honorario.

11. Teniendo en cuenta que la Coordinación de Asuntos Consulares en materia de Cooperación Judicial Internacional es solamente una oficina de trámite, se comunica que a partir de la fecha solo se dejaran copias de los documentos de envío o recibo y del Instrumento de cooperación (exhorto, despacho comisorio, carta rogatoria, nota suplicatoria, etc.) pero no de los anexos que lo acompañen o de los documentos que demuestren la actuación consular. Por lo anterior y teniendo en cuenta que el funcionario consular es el comisionado los documentos que evidencien su gestión deberán reposar en las Oficinas Consulares.

Cordialmente,

LILIANA PÉREZ URIBE

Secretaria General

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ISSN [2256-1633 (En linea)]
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