CIRCULAR 124 DE 2021

(octubre 25)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Con el ánimo de efectuar el cierre de vigencia en materia financiera de una manera oportuna, de la manera más atenta me permito informar las actividades requeridas y las fechas límites para el desarrollo de diferentes procesos administrativos y financieros, así:

1. GIROS

Sólo serán atendidas las solicitudes recibidas con la documentación completa para asignación de recursos para el exterior hasta el 19 de noviembre de 2021.

2. DISPOSICIONES VARIAS

Todas las Embajadas, Delegaciones y Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior a 31 de diciembre de 2021, deben:

- Identificar plenamente el origen de los recursos (Ministerio o Fondo Rotatorio) con el fin de registrar las transacciones a que haya lugar, según corresponda, esto en razón a que se han girado recursos provenientes tanto del Fondo Rotatorio como del Ministerio.

- Tener incorporados en el SISE todos los registros por movimientos financieros (facturas y demás documentos soporte de que trata la Resolución 0289 de 2020 para la legalización de gastos, reintegros en caso de haberse efectuado, y movimientos bancarios a que haya lugar).

- Haber efectuado las conciliaciones bancarias, tanto en moneda de giro como en moneda local, hasta el mes de noviembre de 2021. La conciliación bancaria del mes de diciembre de 2021 se debe efectuar a más tardar el 17 de enero de 2022.

- Haber efectuado en el SISE la legalización de los gastos de representación de último cuatrimestre, y verificar que las relativas a los anteriores períodos se encuentren igualmente legalizadas.

- Verificar que se hayan pagado todas las facturas contraídas por todos los conceptos con ocasión de los gastos causados a 31 de diciembre de 2021, por cuanto no se pueden atender compromisos adquiridos en el año 2021 con el presupuesto de la vigencia 2022, ya que se incurre en incumplimiento, de acuerdo con el Estatuto Orgánico del Presupuesto, y requerirán la solicitud de vigencias expiradas, con las responsabilidades a que haya lugar.

Nota: Se exceptúa de lo anterior el pago de facturas de servicios públicos, comunicaciones y transportes (correo) correspondientes al último bimestre del año 2021, atendiendo la práctica comercial de cada país donde las Misiones tengan su sede.

Es importante, con el fin de evitar inconvenientes con los entes de control, que antes del cierre verifiquen que todas las relaciones de gastos estén clasificadas en el concepto correspondiente, de acuerdo al catálogo de clasificación presupuestal vigente (Resolución 0289 de 2020), puesto que una vez cerrado el mes de diciembre, el sistema SISE no permitirá hacer reclasificaciones de relaciones de gastos de meses anteriores, por lo tanto, en caso de clasificaciones erróneas, la única opción será el reintegro de los dineros.

En el caso que las Embajadas, Delegaciones y Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior tengan excedentes (recursos no comprometidos) y soliciten autorización para realizar gastos con cargo a los conceptos conforme la Resolución 0289 del 24 de enero de 2020 que así lo indica, la Dirección Administrativa y Financiera analizará las solicitudes que sean recibidas hasta el 15 de diciembre de 2021.

En cuanto a los bienes que las Embajadas, Delegaciones y Oficinas Consulares de Colombia en el exterior hayan pagado y no reciban físicamente el bien a 30 de diciembre de 2021, deberán enviar un correo informando a más tardar el viernes 7 de enero de 2022, indicando el bien y el número de la relación de gastos registrada en el SISE, esto con el fin de efectuar el registro contable que lo identifica como bienes en tránsito.

3. REGISTRO DE INFORMACIÓN EN EL SISE

- Antes de efectuar el cierre del mes de diciembre de 2021 en el SISE, deben verificar que se haya efectuado el pago de todas las relaciones de gastos en el menú “CONSULTAS Y REPORTES” en la opción “GASTOS POR PAGAR”.

- Todas las observaciones efectuadas por el Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior en el SISE correspondientes al mes de noviembre de 2021 deben quedar resueltas a 31 de diciembre de 2021.

- Para proceder con el cierre del mes de diciembre, las Embajadas, Delegaciones y Consulados Generales Centrales, deben tener en cuenta que todos los registros por concepto de gastos de representación del último cuatrimestre (septiembre a diciembre), estén registrados en el SISE con sus respectivos soportes.

- Confrontar que el libro de bancos en moneda de giro sea igual al saldo total del reporte de tasas de cambio de la cuenta en moneda de giro.

- Verificar que el saldo de libro de bancos en moneda local sea igual al saldo total del reporte de tasas de cambio de la cuenta moneda local.

Una vez efectuadas las anteriores confrontaciones, los saldos en cada rubro presupuestal del Informe General Consolidado tanto en la moneda de giro (dólares americanos o euros) como en moneda local debe reflejar el valor de los dineros no comprometidos que deben ser reintegrados al Fondo Rotatorio o al Ministerio, según sea el caso.

Si se generan ajustes por diferencial cambiario, estos pueden ser registrados en el - MENU DE GASTOS – SUBMENU – AJUSTE POR DIFERENCIAL, en cada uno de los conceptos en que se hayan generado. De esta forma, esto le da la opción a las misiones para que apliquen el ajuste por diferencial cambiario

4. REINTEGROS POR CONCEPTO DE GIROS EFECTUADOS POR EL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES.

Los dineros no comprometidos y que se reflejen en el Informe General de Cuentas Consolidado del Sistema SISE, se deben transferir, sin importar la cuantía, a las cuentas bancarias que para tal fin tiene el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, a más tardar el 17de enero de 2022, siempre y cuando los recursos objeto de reintegro sean producto de partidas asignadas por el Fondo Rotatorio.

Para las misiones que tengan manejo de efectivo, antes del cierre deben verificar que el libro de Efectivo no refleje saldos, para lo cual deben ingresar al SISE en el menú “BANCOS” en la opción “TRANSACCIONES”, realizando el tipo de movimiento “Ingresos” y movimiento “Devolución de Caja”, para cada uno de los conceptos y registrar el valor en el campo establecido para tal efecto. Después de realizar esta operación, se debe verificar que el saldo en libro de Efectivo sea CERO (0).

Los reintegros de dineros no comprometidos, producto de giros con recursos del Fondo Rotatorio se deben hacer únicamente a través de transferencia de fondos a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, teniendo en cuenta la moneda de giro en una de las cuentas que se relacionan a continuación:

Cuando se realice el reintegro, se debe diligenciar de manera obligatoria el formato GF- FO- 163 INFORMACION DETALLADA DE REINTEGROS con todos los campos allí solicitados, (dicho formato se encuentra en el sistema maestro). La información debe ser igual a la reportada en el SISE en el Informe General Consolidado.

El mencionado cuadro y copia de la transferencia bancaria, debe ser remitido de manera inmediata a la Dirección Administrativa y Financiera vía correo electrónico a los siguientes correos electrónicos: adriana.avila@cancilleria.gov.co, johany.mesa@cancilleria.gov.co, y edwin.pineda@cancilleria.gov.co para su respectivo registro contable y de tesorería e igualmente a johanna.morales@cancilleria.gov.co y a sus respectivos asesores de cuenta.

Los recursos efectivamente reintegrados a 31 de diciembre de 2021 se deben registrar en el SISE, en el menú BANCOS submenú TRANSACCIONES BANCARIAS, realizando el movimiento de egreso y movimiento REINTEGRO A CANCILLERIA, incluyendo el valor correspondiente al reintegro, siempre y cuando estos se hayan realizado en el banco de la misión (en este caso el libro de bancos, el de tasa de cambio en bancos y el extracto bancario deben quedar en ceros; siempre y cuando no queden cheques por cobrar).

Los recursos que se reintegren en enero de 2022 se deben registrar en el SISE, en el MENU BANCOS SUBMENU TRANSACCIONES BANCARIAS, realizando el movimiento de egreso y movimiento REINTEGRO A MRE VIGENCIA ANTERIOR, incluyendo el valor correspondiente al reintegro, en el campo establecido para tal efecto. Después de realizar esta operación, se debe verificar que el saldo en los Informes General de Cuentas Consolidado y Detallado coincida con el saldo en el extracto bancario (lo cual se cumple siempre y cuando no existan cheques por cobrar).

Finalmente proceder al cierre del mes de diciembre de 2021, y firmar digitalmente el informe de rendición de cuentas tanto en moneda de giro como en moneda local y el reporte de conciliación bancaria tanto en moneda de giro como en moneda local, a más tardar el día 17 de enero de 2022.

5. DEVOLUCIONES Y/O REINTEGROS POR CONCEPTO DE GIROS EFECTUADOS POR EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Si se generan devoluciones y/o reintegros por conceptos de nómina, personal local, gastos de representación y partidas asignadas con recursos provenientes del Ministerio de Relaciones Exteriores, estas deben ser reintegradas a más tardar el 12 de enero de 2022.

Una vez realizada la transferencia bancaria de los excedentes por recursos no utilizados, para el caso de los Jefes de Misión Diplomática, Cónsul General Central o el Encargado de Negocios a.i. con carácter de Jefe de Misión que legalizan Gastos de Representación en el Sistema SISE, deben ingresar al menú “GASTOS DE REPRESENTACION” en la opción “REINTEGRO GASTOS DE REPRESENTACION” y registrar el valor del reintegro

en el campo establecido para tal efecto. Después de realizar esta operación, se debe verificar que en el Informe Gastos de Representación sea CERO (0).

La respectiva devolución y/o reintegro de los recursos girados en dólares debe efectuarse mediante transferencia de fondos a nombre del Ministerio de Relaciones Exteriores, de acuerdo con las instrucciones que se relacionan a continuación:

Para el caso de devolución y/o reintegro en divisas diferentes al dólar, debe efectuarse a la cuenta en dólares anteriormente informada, dando la indicación a su banco local de direccionar el giro utilizando como banco intermediario y/o corresponsal de acuerdo con la divisa, así:

Realizada la transferencia de fondos, deberá informarse vía correo electrónico al Grupo Interno de Trabajo Financiero del Ministerio de Relaciones Exteriores y al Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior, adjuntando los soportes que detallan el valor, concepto y periodo al que corresponde el reintegro por cada rubro presupuestal, a los siguientes correos electrónicos: angela.acosta@cancilleria.gov.co, john.cardozo@cancilleria.gov.co johanna.morales@cancilleria.gov.co y a sus respectivos asesores de cuenta.

6. INVENTARIOS

Teniendo en cuenta que los inventarios de bienes muebles deben ser actualizados anualmente y que es necesario incorporar las cifras reales a los Estados Financieros del Ministerio de Relaciones Exteriores y a los Estados Financieros del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, cada Misión Diplomática u Oficina Consular debe elaborar el informe de inventario de bienes muebles de cada una de las oficinas y residencias en el aplicativo SIGUEME, con base en los parámetros estipulados en la Circular C-DMSG-21-000061 del 31 de mayo del 2021 con fecha límite del 3 de diciembre de 2021.

7. RECAUDOS CONSULARES

Se solicita el cumplimiento de la Resolución No. 9713 del 5 de diciembre de 2017 “Por medio de la cual se establecen las tarifas que deben pagar los usuarios por los servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores, con destino a su Fondo Rotatorio” y la Resolución 0213 del 16 de enero de 2018 “Por la cual se actualiza la reglamentación para la elaboración y envío de los informes sobre actuaciones y recaudos, se establecen los parámetros de presentación del informe de gestión consular”.

Los informes sobre actuaciones y recaudos consulares deben enviarse a más tardar el 7 de enero de 2022, al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores a los siguientes correos electrónicos: actuacionesyrecaudo@cancilleria.gov.co y johany.mesa@cancilleria.gov.co, en los formatos manuales de su conocimiento relacionados a continuación:

- GF-FO-10 - Conciliación Bancaria con sus extractos bancarios

- GF-FO-72 - Otros actos notariales – Escrituras publicas

- GF-FO-78 - Sobrantes y devoluciones

Y en los siguientes formatos a través del Sistema Integral de Tramites al Ciudadano (SITAC) firmados digitalmente.

- GF-FO-104 - Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Pasaportes)

- GF-FO-105 - Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Cuadro de Visas y estudios)

- GF-FO-106 - Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Movimiento de Documentos Valor)

- GF-FO-107 - Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Actos Notariales: Autenticaciones, Reconocimientos, Certificaciones)

- GF-FO-108 - Informe sobre actuaciones y Recaudos Consulares (Movimiento General)

- GF-FO-109 - Informe de Actuaciones y Recaudos Consulares (Certificaciones de Apostilla con Derechos a Pagar en Consulados)

- GF-FO-116 - Informe sobre actuaciones y Recaudos Consulares (Nacionalidad)

Se debe enviar copia de las transferencias bancarias, indicando el valor del giro inicial, el valor cobrado por la comisión bancaria, y finalmente el valor neto girado.

La transferencia de fondos se debe realizar, teniendo en cuenta la moneda del recaudo, a una de las cuentas a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores relacionadas a continuación:

Los Jefes de Oficina Consular o Encargados de Funciones Consulares que hayan acumulado sumas excedentes por derechos consulares, pendientes de devolver al usuario, deben transferirlo a las cuentas relacionadas anteriormente, a más tardar el 7 de enero de 2022, de forma separada e indicando que corresponden a remanentes de actuaciones consulares, el valor debe ser igual al reportado en el formato GF-FO-78 – Sobrantes y Devoluciones.

8. IMPUESTO DE TIMBRE

El Decreto 2200 del 30 de diciembre de 2016 expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por el cual se reglamentan los Artículos 525 y 550 del Estatuto Tributario con respecto a las tarifas del Impuesto de Timbre en el exterior, igualmente, el Decreto 747 de 1996 “Por el cual se reglamenta el recaudo del impuesto de timbre en el exterior”, en su artículo 3. establece que: “el impuesto de timbre que se cause en el exterior será recaudado por los agentes consulares y los agentes diplomáticos del Gobierno Colombiano cuando cumplan funciones consulares, quienes deberán efectuar los giros correspondientes dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento de cada mes”.

Los valores recaudados por concepto de impuesto de timbre se deben transferir a más tardar el 7 de enero de 2022, teniendo en cuenta la moneda del recaudo, a una de las cuentas a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores relacionadas a continuación:

Efectuada la transferencia deberán enviar copia de la operación realizada a los siguientes correos electrónicos actuacionesyrecaudo@cancilleria.gov.co, y Johany.mesa@cancilleria.gov.co.

9. RECAUDO Y GIRO POR CONCEPTO DE ACTIVIDADES NOTARIALES A LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

A 31 de diciembre de 2021, los Jefes de Oficina Consular y Encargados de Funciones Consulares que tengan dinero recaudado por concepto de actividades notariales deberán transferir el total del recaudo del año fiscal a más tardar el 7 de enero de 2022.

Con el fin de obtener un correcto desarrollo en relación con la función notarial en el exterior, se ha establecido la ruta de transferencia con destino a la Superintendencia de Notariado y Registro.

La transferencia se realizará por el total del recaudo del año fiscal 2021 (única y exclusivamente a través de transferencia), teniendo en la moneda de giro a una de las cuentas a continuación relacionadas:

DÓLARES AMERICANOS.

(A través de cualquier banco de los relacionados a continuación)

Información relevante y campos principales para diligenciar:

- Banco del beneficiario: Bancolombia S.A./Medellín – Colombia

- Código Swift: COLOCOBM

- Demás de campos obligatorios en el mensaje Swift:

- Ordenante

- Beneficiario (numero de la cuenta en Bancolombia S.A. y dirección física)

- Moneda y monto.

BANCOS CORRESPONSALES MONEDA DIFERENTE AL DÓLAR AMERICANO

Una vez efectuadas las transferencias, deben enviar copia de la operación realizada a los correos electrónicos grupotesoreria@supernotariado.gov.co y maría.guevara@supernotariado.gov.co, con el fin de iniciar la monetización de los recursos con las entidades bancarias.

10. RECAUDO Y GIRO POR CONCEPTOS DE ACTIVIDADES A LA REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

A 31 de diciembre de 2021, los Jefes de Oficina Consular y Encargados de Funciones Consulares que tengan dinero recaudado por concepto de actividades relacionadas con

documentos de identificación ciudadana correspondientes a la Registraduría Nacional del Estado Civil deberán enviar el total del recaudo teniendo en cuenta la moneda de recaudo a más tardar el 7 de enero de 2022 a una de las cuentas relacionadas a continuación:

Luego de efectuar las transferencias, deben enviar copia de la operación realizada al correo electrónico: recaudos.consulados@registraduria.gov.co, e igualmente enviar el formato de reporte tramites de servicios de identificación y recaudos consulares, Registraduría Nacional del Estado Civil.

Es pertinente anotar que el cumplimiento de los plazos indicados en la presente Circular es imperativo para disponer del tiempo suficiente con el fin de dar cumplimiento a los procesos del cierre financiero en la vigencia 2021, puesto que la información debe ser incluida en la contabilidades del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Ministerio de Relaciones Exteriores al cierre de la vigencia fiscal 2021, lo anterior para cumplir con lo establecido por la Contaduría General de la Nación, la Contraloría General de la República, y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Es importante resaltar lo estipulado en el artículo 8 – SANCIONES, del Decreto 747 del 24 de abril de 1996, “por el cual se reglamente el recaudo de impuesto de timbre en el exterior” que señala “A los agentes consulares, a los agentes diplomáticos del Gobierno Colombiano cuando cumplan funciones consulares y a los funcionarios del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores les son aplicables las normas contenidas en el régimen sancionatorio que se consagran en el Libro Quinto del Estatuto Tributario, en caso de no efectuar los giros respectivos, efectuarlos tardíamente y, en general, en caso de incumplir las obligaciones a su cargo”.

Cordialmente,

LUIS GABRIEL FERNANDEZ FRANCO

Secretario General

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 30 de septiembre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.869 - 4 de septiembre de 2024)

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