CIRCULAR 103 DE 2013

(Noviembre 22)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

De la manera más atenta y para cumplir sin traumatismo con el CIERRE DE LA VIGENCIA FISCAL DE 2013, a continuación relaciono los procedimientos obligatorios de carácter presupuestal, administrativo, contable y fiscal que se deben llevar a cabo en cada una de las misiones y oficinas consulares de Colombia en el Exterior.

1. RECAUDOS CONSULARES

Se solicita el cumplimiento de las resoluciones 3711 del 25 de junio 2012, 2513 deI 2 de junio de 2011 y 1670 del 15 de abril de 2011; los informes sobre actuaciones y recaudos consulares, deben enviarse a más tardar el 8 de enero de 2014, al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores a los siguientes correos electrónicos Isidoro.palacios(ffi.cancilleria.00v.co andrea.caicedoacancilleria.cov.co y edwin.pinedaacancilleria.00v.co sin perjuicio de la información que remitan a otras dependencias en los cuadros de su conocimiento y los cuales relaciono a continuación:

• Cuadro GF-FO-68 Informe sobre actuaciones y recaudos consulares (Expedición de pasaportes)
• Cuadro GF-FO-69 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Cuadro de visas expedidas)
• Cuadro GF-FO-70 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Movimiento de documentos de valor)
• Cuadro GF-FO-71 lnforme de actuaciones y recaudos consulares (Actos notariales – Autenticaciones de firmas registradas y copia de documentos)
• Cuadro GF-FO-72 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Otros actos notariales)
• Cuadro GF-FO-73 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Certificaciones varias y sobre existencias de sociedades. Incluye las exentas)
• Cuadro GF-FO-74 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Certificaciones de apostilla con derechos a pagar en Consulados, solo para Países que se encuentran dentro del convenio)
• Cuadro GF-FO-75 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Nacionalidad)
• Cuadro GF-FO-76 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Documentos de Identificación)
• Cuadro GF-FO-77 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Libretas Militares)
• Cuadro GF-FO-78 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Sobrantes y devoluciones)
• Cuadro GF-FO-79 Informe sobre actuaciones y recaudos consulares (Movimiento General)
• Conciliaciones Bancarias de enero a diciembre de 2013 de las cuentas de recaudos consulares (Consulados que no los ha remitido)
• Copias de los documentos de transferencias bancarias (Consulados que no lo han remitido)

Se debe enviar copia de las transferencias Bancarias, indicando el valor del giro inicial, el valor cobrado por la comisión bancaria y finalmente el valor neto girado: la transferencia de fondos se debe realizar, teniendo en cuenta la moneda del reintegro, a una de las cuentas a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores relacionadas a continuación:

Cuando se realice la transferencia de fondos, se debe enviar de manera inmediata, a la Dirección Administrativa y Financiera, la información del el valor reintegrado, la vigencia a la que corresponde, y la fecha de la transferencia de fondos, por escrito o vía correo electrónico a las siguientes direcciones: Isidoro.palaciosacancilleria.00v.co, edwin.pinedacancilleria.00v.co para el respectivo registro conta

Los Jefes de Oficina Consular o Encargados de Funciones Consulares que hayan acumulado sumas sobrantes por derechos consulares, pendientes de devolver al usuario, deben transferirlo a las cuentas relacionadas anteriormente, a más tardar el 8 de enero de 2014, de forma separada, indicando que corresponden a remanente de actuaciones consulares.

2. IMPUESTO DE TIMBRE

Los informes por impuesto de timbre, deben enviarse a más tardar el 8 de enero de 2014, al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores a los siguientes correos electrónicos Isidoro.palacios@cancilleria.dov.coy edwin.pinedacancilleria.qov.co o vía fax al número 3814747, en el cuadro DP-F0-15 Movimiento General del Impuesto de Timbre. Igualmente se deben transferir las sumas sobrantes acumuladas por impuesto de timbre pendientes de devolver al usuario, de forma separada, indicando que corresponden a remanentes de impuesto de timbre por actuaciones consulares.

Los valores se deben transferir teniendo en cuenta la moneda del reintegro, a una de las cuentas a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores relacionadas a continuación:

NOTA: Es importante resaltar lo estipulado en el artículo 8 SANCIONES, del Decreto 747 del 24 de abril de 1996, por el cual se reglamente el recaudo de Impuesto de Timbre en el Exterior y dice "A los agentes consulares, a los agentes diplomáticos del Gobierno Colombiano cuando cumplan funciones consulares y a los funcionarios del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores les son aplicables las normas contenidas en el régimen sancionatorio que se consagran en el Libro Quinto del Estatuto Tributario, en caso de no efectuar los giros respectivos, efectuarlos tardíamente y, en general, en caso de incumplir las obligaciones a su cargo".

3. DEVOLUCIÓN DE IMPUESTOS

La devoluciones por concepto del Impuesto al Valor Agregado IVA u otros impuestos similares no utilizados dentro de la vigencia o de vigencias anteriores, deberán reintegrarlos a más tardar el día 8 de enero de 2014 a través una de las cuentas relacionadas a continuación:

4. RECAUDO Y GIRO POR CONCEPTO DE ACTIVIDADES NOTARIALES A LA

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

Los Cónsules y Encargados de funciones Consulares que tengan dinero recaudado por concepto de actividades notariales, deben girar cheque a nombre de: SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO – NIT 899.999.007.0 y remitirlo con oficio a la Coordinación de Recaudos y Compensaciones Notariales, a la siguiente dirección: Calle 26 No. 13 49 Interior 201, Bogotá D.E.

Es pertinente anotar que el cumplimiento de los plazos indicados en la presente circular es imperativo, puesto que la información debe ser incluida en la contabilidad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores al cierre de la vigencia fiscal 2013. Lo anterior para dar cumplimiento a lo establecido por la Contaduría General de la Nación, la Contraloría General de la Republica y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

El no cumplimiento de las fechas y parámetros aquí establecidos, será causal de sanciones e investigaciones disciplinarias.

Cordialmente,

MARIA MARGARITA SALAS MEJIA
Secretaria General

MARTHA INES MEJIA CAMPO/ ARAMINTA BELTRAN URREGO / 0240.0590.0000 Instrucciones - instrucciones administrativas

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
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