Ministerio de Relaciones Exteriores - Normograma [CIRCULAR 101 de 2022 Ministerio de Relaciones Exteriores]

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CIRCULAR 101 DE 2022

(diciembre 21)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá,

PARA:	DIRECTORES COORDINADORES CANCILLERIA INTERNA
DE:	JOSE ANTONIO SALAZAR RAMIREZ Secretario General
ASUNTO:	Cronograma Transferencias Documentales Primarias 2023 Respetados funcionarios, reciban un cordial saludo.

De manera atenta me permito socializar a través de esta Circular el cronograma de transferencias documentales primarias para la vigencia 2023, el cual contiene la fecha límite en la que cada una de las dependencias deberá realizar su transferencia de documentos al Archivo Central. Lo anterior en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, y el Decreto 1080 de 2015 (Titulo II).

Es importante recordar que es responsabilidad de todas las dependencias de la Cancillería transferir al Grupo Interno de Trabajo de Archivo, los documentos que hayan cumplido el tiempo de retención en su archivo de gestión, según lo establecido en las Tablas de Retención Documental.

La organización de los archivos e inventario deben realizarse con la suficiente antelación, de tal manera que queden entregadas las transferencias y firmados los inventarios como fecha máxima la establecida en el cronograma.

Por favor tener en cuenta la Circular No. CDSG-GACAF-18-000128 de 11 diciembre de 2018, “Instrucciones de Preparación para Transferencia Documental Primaria”, en donde se indican las pautas para el alistamiento de los documentos por parte de las dependencias, de conformidad con la reglamentación interna y las normas archivísticas.

El Grupo Interno de Trabajo de Archivo prestará apoyo a las dependencias para que lleven a cabo la transferencia documental primaria. Cualquier inquietud u observación sobre el particular, puede comunicarla a través de la extensión 1990, a través de TEAMS o a los correos electrónicos [email protected] o [email protected]

Finalmente, es importante mencionar que de conformidad con el Acuerdo 042 de 2002, del Archivo General de la Nación, artículo 3, el jefe de cada dependencia es el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del Archivo de Gestión de su dependencia.

Cordialmente,

JOSE ANTONIO SALA ZAR RAMIREZ

Secretario General

Anexos: Cronograma

HIVON MARITZA SANABRIA/ EDUARDO ALEXANDER FRANCO SOLARTE / 0045.0722.0000 - Planes de transferencias documentales primarlas

CRONOGRAMA

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS Vigencia 2023

ITEM	SIGLAS	DEPENDENCIA	FECHA MÁXIMA DE TRANSFERENCIA
1	DM	DESPACHO DEL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES	28/02/2023
2	GPCCD	Grupo Interno de Trabajo de Prensa y Comunicación corporativa	31/08/2023
3	GCIG	Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión	31/08/2023
4	GACIJ	Grupo Interno de Trabajo de Asuntos ante la Corte Interamericana de Justicia	29/09/2023
5	GIRD	Grupo Interno de Trabajo de Investigaciones y Revisión de Documentos	31/07/2023
6	DIP	Dirección del Protocolo	31/08/2023
7	GPI	Grupo Interno de Trabajo de Privilegios e Inmunidades	30/06/2023
8	GCD	Grupo Interno de Trabajo de Ceremonial Diplomático	31/08/2023
9	DI AJI	Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales	28/04/2023
10	GNC	Grupo Interno de Trabajo de Nacionalidad	31/07/2023
11	GCN	Grupo Interno de trabajo de Consultivo	30/06/2023
12	GTAJI	Grupo Interno de trabajo de Tratados	30/06/2023
13	DIAD	Dirección de la Academia Diplomática	29/09/2023
14	GSCSE	Grupo Interno de Trabajo de Selección y Capacitación para el Servicio Exterior	29/09/2023
15	GFD	Grupo Interno de Trabajo de Formación Diplomática	29/09/2023
16	GCA	Grupo Interno de Trabajo de Cooperación Académica	31/10/2023
17	DDIF	Dirección para el Desarrollo y la Integración Fronteriza	30/11/2023
18	GPFP	Grupo Interno de Trabajo de Desarrollo Plan Fronteras para la Prosperidad	15/12/2023
19	GIF	Grupo Interno de Trabajo de Integración Fronteriza	31/10/2023
20	DIGIT	Dirección de Gestión de Información y Tecnología	31/07/2023
21	GSI	Grupo Interno de Trabajo de Sistemas de Información	31/07/2023
22	GST	Grupo Interno de Trabajo de Servicios Tecnológicos	31/07/2023
23	GGTI	Grupo Interno de Trabajo de Gobierno de TI	31/07/2023
24	OAPDO	Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional	31/08/2023
25	GGDI	Grupo Interno de Trabajo de Gestión y Desempeño Institucional	31/08/2023
26	GE PC	Grupo Interno de Trabajo de Estrategia Proyectos y Participación Ciudadana	31/08/2023
27	DVRE	DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES	28/02/2023
28	GCRA	Grupo Interno de Trabajo de Caribe	31/05/2023
29	GEUMC	Grupo Interno de Trabajo de Estados Unidos Mexicanos y Centro América	31/05/2023
30	GASA	Grupo Interno de Trabajo de América del Sur	31/05/2023
31	GEUCA	Grupo Interno de Trabajo de Estados Unidos y Canadá	31/05/2023
32	GGB	Grupo Interno de Trabajo de Gabinetes Binacionales	31/05/2023
33	GAV	Grupo Interno de Trabajo de Asuntos con Venezuela	31/05/2023
34	GEOAU	Grupo Interno de Trabajo de Europa Occidental y Asuntos de la Unión Europea	31/05/2023
35	GECOE	Grupo Interno de Trabajo de Europa Central, Oriental y Eurasia	31/05/2023
36	GAP	Grupo Interno de Trabajo de Asia Pacífico	31/07/2023
37	GAMO	Grupo Interno de Trabajo de África Medio Oriente	31/10/2023
38	DIS	Dirección de soberanía Territorial	30/11/2023
39	GFTC	Grupo Interno de Trabajo de Fronteras Terrestres y Cartografía	30/11/2023
40	GAMA	Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Marítimos y Aéreos	30/11/2023
41	GSDRF	Grupo Interno de Trabajo de Asuntos de Seguridad, Defensa y Regionales Fronterizos	30/11/2023
42	GDCR	Grupo Interno de Trabajo de Determinación de la Condición de Refugiado	28/04/2023
43	DAPM	Dirección de Asuntos Políticos Multilaterales	31/08/2023
44	GAIOM	Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Institucionales ante Organismos Multilaterales	29/09/2023
ITEM	SIGLAS	DEPENDENCIA	FECHA MÁXIMA DE TRANSFERENCIA
45	GDNP	Grupo Interno de Trabajo de Desarme y No Proliferación	29/09/2023
46	GPD	Grupo Interno de Trabajo de Prevención del Delito	29/09/2023
47	GLCD	Grupo Interno de Trabajo de Lucha contra Las Drogas	29/09/2023
48	GAE	Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Económicos	15/12/2023
49	GAS	Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Sociales	15/12/2023
50	GAA	Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Ambientales	15/12/2023
51	GAIID	Grupo Interno de Trabajo de Atención a Instancias Internacionales de Derechos Humanos y DIH	30/06/2023
52	GAPDH	Grupo Interno de Trabajo de Asuntos de Protección sobre Derechos Humanos	29/09/2023
53	GSORO	Grupo Interno de Trabajo de Seguimiento a las Órdenes y Recomendaciones de los Órganos Internacionales en materia de DDHH	28/04/2023
54	DICI	Dirección de Cooperación Internacional	31/10/2023
55	GCM	Grupo Interno de Trabajo de Cooperación Multilateral y Programas Especiales	31/10/2023
56	GCBAO	Grupo Interno de Trabajo de Cooperación Bilateral y Asistencia Oficial Para el Desarrollo	31/10/2023
57	GCSST	Grupo Interno de Trabajo de Cooperación Sur - Sur y Triangular	31/10/2023
58	DIAC	Dirección de Asuntos Culturales	28/02/2023
59	GPCCE	Grupo Interno de Trabajo de Programas y Convenios de Cultura, Educación y Deporte	28/04/2023
60	GICED	Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Intercambios	28/02/2023
61	GACDC	Grupo Interno de Trabajo de Acción Cultural	31/03/2023
62	UNESCO	Grupo Interno de Trabajo de la UNESCO	31/03/2023
63	GMCR	Grupo Interno de Trabajo de Mecanismos de Concertación Regionales	31/10/2023
64	GMIR	Grupo Interno de Trabajo de Mecanismos de Integración Regionales	31/10/2023
65	DSG	DESPACHO DEL SECRETARIO GENERAL	28/02/2023
66	DITH	Dirección de Talento Humano	28/02/2023
67	GAPT	Grupo Interno de Trabajo de Administración de Personal	28/02/2023
68	GCDA	Grupo Interno de Trabajo de Carreras Diplomática y Administrativa	31/03/2023
69	GBDPC	Grupo Interno de Trabajo de Bienestar Desarrollo de Personal y Capacitación	31/03/2023
70	GNM	Grupo Interno de Trabajo de Nomina	31/03/2023
71	GPS	Grupo Interno de Trabajo de Prestaciones Sociales	31/03/2023
72	GAPTH	Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Pensiónales	31/03/2023
73	GTV	Grupo Interno de Trabajo de Tiquetes y Viáticos	31/07/2023
74	DIAF	Dirección Administrativa y Financiera	28/04/2023
75	GFFR	Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio	31/10/2023
76	GSE	Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior	31/03/2023
77	GFN	Grupo Interno de Trabajo Financiero	28/04/2023
78	GAM	Grupo Interno de Trabajo de Almacén	31/08/2023
79	GACAF	Grupo Interno de Trabajo de Archivo	31/08/2023
80	GSA	Grupo Interno de Trabajo Servicios Administrativos	30/06/2023
81	GMN	Grupo Interno de Trabajo de Mantenimiento	30/06/2023
82	GCR	Grupo Interno de Trabajo de Correspondencia	30/11/2023
83	GTAAF	Grupo Interno de Trabajo de Transportes	30/06/2023
84	GLC	Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos	29/09/2023
85	DIMCS	Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano	28/04/2023
86	GACCJ	Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Consulares	28/02/2023
87	GAMG	Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Migratorios	31/05/2023
88	GAJR	Grupo Interno de Trabajo de Apoyo Jurídico	31/07/2023
89	7 GAICE	Grupo Interno de Trabajo de Asistencia a Connacionales en el Exterior	30/11/2023
90	GCNU	Grupo Interno Trabajo de Colombia Nos Une	31/05/2023
91	GPSN	Grupo Interno de Trabajo de Pasaportes sede Norte	31/07/2023
ITEM	SIGLAS	DEPENDENCIA	FECHA MÁXIMA DE TRANSFERENCIA
92	GPSC	Grupo Interno de Trabajo de Pasaportes sede Centro	31/07/2023
93	GPC	Grupo Interno de Trabajo de Pasaportes Calle 53	30/06/2023
94	GVI	Grupo Interno de Trabajo de Visas e Inmigración	30/06/2023
95	GAOL	Grupo Interno de Trabajo de Apostilla y Legalizaciones	30/06/2023
96	GECAI	Grupo Interno de Trabajo de Estadísticas Consulares y Análisis de Información	30/06/2023
97	GCIAC	Grupo Interno de Trabajo de Centro Integral de Atención al Ciudadano	30/06/2023
98	OAJI	Oficina Asesora Jurídica Interna	31/03/2023
99	GALJI	Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales	31/03/2023
100	GCRN	Grupo Interno de Trabajo de Conceptos y Regulación Normativa	31/03/2023
101	OCDI	Oficina de Control Disciplinario Interno	29/09/2023

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)

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