CIRCULAR 93 DE 2020

(agosto 11)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Señores Cónsules de Colombia y Encargados de Funciones Consulares:

Como parte de las estrategias tendientes a fortalecer el servicio consular con más y mejores servicios para los colombianos residentes en el exterior, se ha expedido la Resolución 1959 del 3 de agosto de 2020 por la cual se dictan disposiciones en materia de apostillas y de legalizaciones de documentos y se deroga la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018.

El trámite de las apostillas y de las legalizaciones hace parte del proceso misional 'servicio al ciudadano', contexto en el cual la nueva Resolución sigue lineamientos que promueven procedimientos más ágiles y coordinados, tendientes a facilitar modernas soluciones tecnológicas como la interoperabilidad de la información entre entidades, permitiendo así, mejorar la atención de las solicitudes de los ciudadanos en forma digital.

La Resolución 1959 de 2020, en general, contempla tanto las especificaciones técnicas de los documentos base que requieren ser apostillados o legalizados, como también las definiciones relacionadas, entre otras, con los conceptos “traducción oficial” y “traductor oficial”. Las definiciones que se incluyen permiten brindar mejor información a los usuarios acerca de distintos aspectos propios del trámite de apostilla y de legalización.

A diferencia de las Resoluciones anteriores, se consideró conveniente suprimir la descripción de los procedimientos para apostillar o legalizar documentos dado que, por el uso de nuevas soluciones tecnológicas, serían necesarias frecuentes actualizaciones. Más bien, la nueva Resolución tiene en cuenta que la descripción de los procedimientos regulados, se encuentra para la consulta permanente de los ciudadanos en la página web de la Cancillería (sección trámites y servicios), además por tratarse de trámites 100% en línea que no requieren de la presencia física de los usuarios en ninguna etapa del procedimiento. Igualmente, se aclaran e incorporan nuevos artículos sobre aspectos como anulaciones, devoluciones, correcciones, protocolo para situaciones de emergencia y/o desastres, entre otros.

Con el propósito de facilitar la comprensión, socialización y cumplimiento de la recién expedida Resolución 1959 de 2020, se destaca lo siguiente:

- Para los efectos y alcances tanto de la norma como del procedimiento, se relacionan 23 palabras claves con su correspondiente definición, lo cual facilita la comprensión del trámite por parte de los ciudadanos, tales como: documento base o fuente, documento digitalizado, documento electrónico, firma digital, firma mecánica, registro de firma, sistema automático, sistemasemi-automático, traducción oficial, traductor oficial.

- Con respecto a la Resolución anterior, se modificaron algunas definiciones, entre otras: Traducción cambió por Traducción Oficial, Documento automático por Documento electrónico (automático hace referencia al sistema o procedimiento y electrónico corresponde al que contiene firma digital), Tercero por País amigo para claridad de los usuarios cuando se hace referencia al término que se emplea en una de las cuatro Cadenas de legalización.

- Se agrega la clasificación de documentos para determinar el procedimiento de su trámite: si es automático (electrónico) o por Otros documentos (digitalizado).

- Se incluyen requisitos sobre el registro de firmas para funcionarios públicos y agentes diplomáticos.

- Se aclaran las especificaciones técnicas de los documentos electrónicos con firma digital que aplican para procedimientos de interoperabilidad o relacionamiento por vía de canales digitales entre entidades.

- Se incluye, como ya se mencionó, el término “Oficial” respecto al trámite que deben cursar las traducciones oficiales, así como también se aclara en un Parágrafo que las traducciones oficiales no sustituyen el requisito de presentar el documento base o fuente original apostillado o legalizado desde el exterior.

- Se describen los motivos de devolución de dinero, en caso de errores por parte de la entidad.

- Se suprimió de la Resolución la descripción de los procedimientos y por sugerencia del Departamento Administrativo de la Función Pública, se remite al ciudadano a la Página Web de la Cancillería para consultar las Guías del trámite.

- En todas las Cadenas de Legalización se añadió un Numeral que orienta a los ciudadanos en el sentido de dirigirse a la Página Web de la Cancillería o al Portal Único del Estado, para consultar trámites y servicios del Estado o, en general, a través de los servicios ciudadanos digitales. Adicional, se da la opción para que el usuario pueda realizar en el respectivo Consulado colombiano, al mismo tiempo, la autenticación consular o validación de la firma de la autoridad del otro país junto con la Legalización en línea de los documentos extranjeros.

- En la Cadena de Legalización de documentos extranjeros que deban surtir efectos legales en Colombia, mediante la figura de la Circunscripción, se hace referencia a la norma que establece las Circunscripciones consulares.

Si bien el trámite de apostillas y de legalizaciones se ha logrado simplificar y agilizar hasta convertirse en un trámite modelo al seguir, un procedimiento 100% en línea y el producto final que se entrega es un documento electrónico con firma digital, también es cierto que requiere de continuas mejoras que lleven a que los documentos objeto de ser apostillados o legalizados procedan, mediante interoperabilidad, directamente de las entidades que los emiten o avalan y no sea el usuario quien los remita digitalizándolos. Hacia esa meta continúa trabajando este Ministerio.

Por lo anterior, se solicita a todos los funcionarios consulares brindar la debida orientación sobre este trámite, así como el apoyo que los ciudadanos requieran, en particular, en aquellos casos en que las Apostillas o Legalizaciones colombianas son rechazadas por entidades extranjeras debido a que contienen firma digital o por desconocimiento del uso de tecnologías que implementan documentos electrónicos que no requieren ser impresos, más bien se verifica su seguridad de manera virtual. Ante este tipo de situaciones, los Consulados de Colombia deben adelantar las gestiones pertinentes y hacer presencia ante las respectivas autoridades para demostrar las seguridades del modelo de desarrollo de nuestra Apostilla/Legalización.

Para su conocimiento, debido cumplimiento y soporte en la orientación que requieran los interesados enel trámite, se adjunta la Resolución 1959 del 3 de agosto de 2020, por la cual se dictan disposiciones en materia de apostillas y de legalizaciones de documentos y se deroga la Resolución 10547 del 14 de diciembre de 2018.

Cordial saludo,

CARLOS RODRIGUEZ BOCANEGRA

SECRETARIO GENERAL

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)

Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación, reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono 617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas de uso de la información aquí contenida.